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INFORME DE AUDITORIA

GESTIN DE LA CONTRATACIN
CONTROL INTERNO
usa uures
200.11.03 0 1

La Unin,

EL CONTROL INTERNO ES
COMPROMISO DE TODOS.

47

1 5 FEB

2015

Doctor
EDGAR ALEXANDER OSORIO L.
Alcalde
Municipio de la Unin Antioquia

Asunto: Auditoria a la Gestin de la Contratacin.


Respetado Saludo:
La Secretaria de Gobierno y servicios administrativos asignada de la responsabilidad de
las funciones de Control Interno con fundamento en la ley 87 de 1993, articulo 9.
encargo al contratista Asesor de Control Interno Jaime Heli Atehortua Gmez, practicar
la Auditoria de Evaluacin de la Aplicacin y el cumplimiento de la Gestin de la
Contratacin de la Administracin del Municipio de la Unin.
La Auditoria se llev a cabo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente
aceptadas y segn el articulo 3 del decreto 1537 de 2001 que enmarca el rol de Control
Interno y requiri planeacin, ejecucin e informe de la Auditora.
La auditoria incluy el anlisis de las evidencias frente a los criterios establecidos. el
cual brinda un nivel de confianza de los controles a los riesgos y a la evaluacin y
seguimiento de los procesos que operan en la Administracin del Municipio de la Unin
Antioquia, determinando el cumplimiento de la Gestin de la Contratacin y de la
normatividad vigente
Como resultado del proceso auditor de Evaluacin de la Aplicacin y el cumplimiento
de la Gestin Contratacin, de la Administracin Central del Municipio de la Unin
Antioquia. se identificaron ocho (08) debilidades, Cinco (05) observaciones y Cinco
(5) fortalezas.

En conclusin, el proceso de Gestin de la Contratacin, se cumple parcialmente


segn los criterios establecidos en la caracterizacin del proceso y procedimientos
correspondientes, dado que presenta debilidades por falta de gestin de los indicadores
y mapa de riesgos del proceso: el procedimiento de control de contratos, cumple
generalmente con la etapa precontractual y presenta observaciones en las etapas
contractual y poscontractual requiriendo atencin especial en los informes de
interventoria y los soportes correspondientes; mientras que el procedimiento de gestin

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del Plan de compras, presenta mltiples debilidades de seguimiento, anlisis y


cumplimiento de las actividades descritas, por lo tanto se requiere la actualizacion del
procedimiento; y en trminos generales para el proceso, se deben determinar
claramente las responsabilidades de cada actividad, socializar y sensibilizar
permanentemente los procedimientos, manuales y ejercer acciones de supervisoria
sobre los informes de interventoria, en procura del cumplimiento de los criterios
establecidos por la entidad para garantizar el cumplimiento normativo relacionado con
la contratacin estatal y la seguridad juridica. fiscal, disciplinaria y penal de los
responsables de los procesos contractuales de la entidad.

Dicho proceso, tambin presenta fortalezas, dados los controles establecidos y


ejercidos estrictamente por la Asesora Jurdica en temas como la normalizacin y
legalizacin de los diferentes contratos que suscribe la entidad, dando cumplimiento de
legalidad de los mismos, la presentacin de informes al ente de control fiscal, y la
actualizacin permanente de los responsables del proceso mediante circulares.

Con el fin de lograr que la labor de auditoria conduzca a que se emprendan actividades
de mejoramiento de la gestin pblica, las Secretarias responsables del proceso de
Gestin de la Contratacin del Municipio de la Unin deber suscribir con Control
Interno el correspondiente Plan de Mejoramiento en formato establecido en el
procedimiento de Auditoria de control Interno del proceso de Evaluacin independiente,
que permita subsanar las Debilidades puntualizadas.

MARIO
MORALES L NDOO
Secretario de obierno y Se cios Administrativos (e) de Control Interno

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2C0-11 03

SECRETARIA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS


ENCARGADA DE CONTROL INTERNO

MARIO LEON MORALES LONDOO


Secretario de Gobierno y Servicios Administrativos (e) de Control Interno

JAIME HELI ATEHORTUA GOMEZ


Auditor Lder

Asesor de Control Interno


Contratista

ESTIVEN POSADA VILLA


Auditor
Apoyo a la Gestin de Control Interno
Contratista

La Unin Antioquia
Febrero 15 de 2015

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11:nopo U IZO
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1.

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORA

Evaluar la Aplicacin y el cumplimiento de la Gestin en la Contratacin con sus


procedimientos. de la Administracin Central del Municipio de la Unin Antioquia.
2.

CRITERIOS

Control Interno en su proceso de auditora, verific el cumplimiento de las polticas.


procedimientos y requisitos de acuerdo a lo establecido en:

Proceso Gestin de la Contratacin.

Procedimientos de la Administracin Central.

Manuales de Interventora y Contratacin.

Indicadores, Registros, Riesgos.

Normas que regulan la entidad como principio de autorregulacin contenido en


el MECI y detectadas en el desarrollo de la auditoria por el equipo Auditor.

3. ALCANCE

4.

Objetivo General, lider, entradas, salidas, ciclo PHVA, riesgos y controles del
Proceso Gestin de la Contratacin.

Propsito, Alcance, Responsables, Polticas de Operacin, Contenidos.


GENERALIDADES

4.1 Metodologa
Para la ejecucin de la auditoria se dise lista de chequeo sobre la documentacin del
proceso de Gestin de la Contratacin, adems se solicit 15 carpetas de contratos
legalizados, se realiz reunin de apertura, entrevista con los responsables del proceso
y reunin de cierre de la auditora para presentar el informe de auditoria y recibir las
evidencias de las posibles contradicciones al informe, antes de emitir este informe
definitivo.

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U Unita

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4.2 Hechos Relevantes De Las ltimas Auditoras De Control Interno


No existe auditoria precedente al proceso de la Gestin de la contratacin de la entidad.

5.

RESULTADO DE LA AUDITORIA

La Auditora 02 de 2015, de Evaluacin de la Aplicacin y el cumplimiento del Proceso


de la Gestin Contratacin con sus procedimientos. de la Administracin Central del
Municipio de la Unin, presentan los siguientes resultados:

5.1 DEBILIDADES
1. Se evidenci la desactualizacin del procedimiento para la Gestin del Plan de
Compras.
2 Se evidencia desactualizacin de la Hoja de Vida del Servicio de Adquisicin de
Bienes de Consumo y Devolutivos.
3. No se evidencia la realizacin de "anlisis del reporte de necesidades de bienes y/o
servicios presentados por las diferentes Secretarias".
4. No se evidenci aprobacin del Plan de compras por parte del Consejo de Gobierno.
5. No se evidencia seguimiento semestral al Plan de Compras.
6. No se evidencia seguimiento al indicador de "Cumplimiento del Plan de Compras'.
7. No se evidencia seguimiento al indicador de "Oportunidad de Pagos a Proveedores",
establecido en la Ficha de Indicador del proceso de Gestin de la Contratacin.
8 Algunos contratos no presentan registro de reporte de los mismos en Gestin
Transparente

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Yapo* La llsofn
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5.2 OBSERVACIONES

1. El indicador "Cumplimiento del Plan de Compras", no tiene establecido claramente


los responsables de medir y calcular.

2. No se evidenci carpeta fsica con los registros del paso a paso del servicio
Adquisicin de Bienes de Consumo y Devolutivos: solo existen registros
electrnicos, sin copias de seguridad ni controles de seguimiento en el tiempo.
3. Se evidencia falta de control y seguimiento a los informes de interventoria. acta de
recibido y los respectivos soportes, as como la carencia de foliacin de las carpetas
de interventora, dado que estos no contiene cuadro de control financiero.
4. Se evidencia en los informes de interventoria debilidades en el control de pagos

5. La hoja de vida de Tramite y/o Servicio de "Legalizacin de Contratos" presenta


falta de unidad en los medios de comunicacin establecidos para presentar formas
de solicitud y respuesta del servicio prestado

5.3 FORTALEZAS

1.

La Administracin Central del Municipio de la Unin, adelanta sus procesos de


contratacin diferentes a la prestacin de servicios, as: contratacin directa,
seleccin abreviada, licitacin pblica, mnima cuanta, denotando la
implementacin de buenas prcticas de contratacin pblica.
La Asesora Jurdica, mantiene control de la etapa precontractual de la entidad,
procurando el cumplimiento de los requisitos y normas generales de la
Contratacin en la entidad territorial.

3.

La Administracin Central del Municipio de la Unin, a travs de la Asesora


Jurdica coordina la presentacin oportuna de informes de cada Secretara de
Despacho de los procesos de Contratacin que adelanta la entidad.

4.

Se evidencian controles a la expedicin de Certificados de Disponibilidad


Presupuestal (CDP), mediante el visado que realiza el despacho del Alcalde y la

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litniapo Os La Ueln
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posterior expedicin por la Secretara de Hacienda.

5.

La Secretara de Servicios Administrativos a travs del rea de Adquisiciones y


suministros, coordina la formulacin del Plan de Compras de la entidad,
mediante reuniones de sensibilizacin, envio de comunicados y alertas para la
presentacin de necesidades de cada despacho dentro de los trminos
establecidos por la Secretara..

6.

CONCLUSIONES

El proceso de Gestin de la Contratacin, se cumple parcialmente segn los criterios


establecidos en la caracterizacin del proceso y procedimientos correspondientes. dado
que presenta debilidades por falta de gestin de los indicadores y mapa de riesgos del
proceso; el procedimiento de control de contratos, cumple generalmente con la etapa
precontractual y presenta observaciones en las etapas contractual y poscontractual
requiriendo atencin especial en los informes de interventoria y los soportes
correspondientes; mientras que el procedimiento de gestin del Plan de compras,
presenta mltiples debilidades de seguimiento, anlisis y cumplimiento de las
actividades descritas, por lo tanto se requiere la actualizacion del procedimiento; y en
trminos generales para el proceso, se deben determinar claramente las
responsabilidades de cada actividad, socializar y sensibilizar permanentemente los
procedimientos, manuales y ejercer acciones de supervisoria sobre los informes de
interventoria, en procura del cumplimiento de los criterios establecidos por la entidad
para garantizar el cumplimiento normativo relacionado con la contratacin estatal y la
seguridad jurdica, fiscal, disciplinaria y penal de los responsables de los procesos
contractuales de la entidad.
Dicho proceso, tambin presenta fortalezas en temas como la normalizacin y
legalizacin de los diferentes contratos que suscrbela entidad, dando cumplimiento de
legalidad de los mismos, la presentacin de informes al ente de control fiscal, y la
actualizacin permanente de los responsables del proceso mediante circulares, adems
la Secretara de Servicios Administrativos coordina eficientemente la gestin del plan de
compras desde las solicitudes de bienes hasta la entrega de los mismos a cada rea de
gestin
7.

RECOMENDACIONES
1. La entidad debe garantizar que las carpetas que soportan cada uno de los
procesos contractuales, contengan todos los documentos que evidencien el
cumplimiento de requisitos establecidos en la normatividad, procesos y

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11~01 M u Unin
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procedimientos, manuales de contratacin e interventoria, entre ellos, el soporte


de la publicacin de los procesos contractuales en la pgina del SECOP y
gestin Transparente.
2. La Secretara de Gobierno y Servicios Administrativos, en coordinacin con los
responsables del proceso de Gestin de la Contratacin, deben actualizar el
procedimiento para la Gestin del Plan de Compras, la hoja de vida del Servido
de Adquisicin de Bienes de Consumo y Devolutivos.
3 La Secretaria de Gobierno y Servicios Administrativos, deben realizar
seguimientos semestrales al plan de compras y los respectivos anlisis del
reporte de necesidades de bienes y/o servicios presentados por las diferentes
Secretaras", contemplados en el procedimiento para la Gestin del Plan de
Compras.
4. Las Secretaras responsables del Proceso de Gestin de la Contratacin, deben
realizar seguimiento a los indicadores de 'Cumplimiento del Plan de Compras" y
"Oportunidad de pagos a terceros", establecidos en el proceso, como
herramienta de seguimiento y mejora continua.
5. El proceso de Gestin de la Contratacin debe incluir la consulta del Plan
Anualizado Mensualizado de Caja (PAC) de la Administracin Central del
Municipio de la Unin, como garanta financiera del cumplimiento de las
obligaciones contractuales de la entidad, especficamente en lo relacionado con
las formas de pago que asume la entidad, previniendo adems posibles
procesos judiciales, intereses moratorios, y sanciones por incumplimiento
contractual
6. La entidad debe ajustar en el proceso de Gestin de la Contratacin, los
procedimientos, hojas de vita de tramite y servicios, manuales de Contratacin e
Interventora, indicadores y mapa de riesgos, en atencin al conjunto de
observaciones que se presentan en este informe de Auditora: entre ellos, el
establecimiento de controles al consumo de insumos de impresin (papel, tintas,
entre otros), definicin de responsabilidades en el seguimiento de indicadores del
proceso, identificacin de las responsabilidades en los diferentes procedimientos
y la determinacin de actividades de acuerdo a la operacin normal de cada
procedimiento y actividad
7. Cada una de las Secretarias de Despacho en coordinacin con la Oficina
Asesora Juridica, deben garantizar la legalizacin de la totalidad de los contratos
suscritos por la Alcalda de la Unin, en los tiempos establecidos por el
procedimiento para el control de los contratos.

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CONTROL INTERNO

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COMPROMISO DE TODOS.

eskintstilla
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8 Los interventores y/o Supervisores designados para el desarrollo de los procesos


contractuales de la Alcalda de la Unin, deben dar cumplimiento a cabalidad del
Manual de Interventora dispuesto por la entidad, utilizar los formatos vigentes,
foliar la documentacin generada, anexar todas las actas y soportes del
cumplimiento del objeto contractual, evidenciar el control de pagos, transcribir
correctamente los valores, plazos, formas de pago y fechas en los diferentes
formatos que se emplean en el proceso y evidenciar la totalidad de actuaciones
realizadas durante el proceso.
9. La Secretaria de Gobierno y Servicios Administrativos, debe realizar copias de
seguridad peridicas de los diferentes registros del procedimiento de gestin de
Compras, permitiendo la conservacin de la memoria histrica y anlisis
posteriores por parte de la entidad.
8.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Proceso Gestin de la Contratacin Caracterizado,

Manuales de Interventoria y Contratacin.

Indicadores, Registros. Riesgos.

Normas que regulan la entidad como principio de autorregulacin contenido en


el MECI y detectadas en el desarrollo de la auditoria por el equipo Auditor.

Leyes de Contratacin Estatal


ANEXOS

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Plan de Mejoran, nto


Listas de4001
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GOMEZ

EST1VEN POSA A VILLA


Contratista
Auditor Acompaante

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BANCO DE CRITERIOS

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interventor y / o supervisor

Acta Designacin

El contrato contiene los soportes de pago de


segundas! social pensiones y riesgos
profesionales

Planillas de pago
de Segundad
Soca]

El contrato requiere in constitucin de fiducia


(La carpeta la contiene)

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El contrato que requiero constitucin de %duce


Flujo Financiero
(se venta que el costo do la comisin
(Gastos
aduotana es cubierto dinictaineres por 441
Ad rnwestracion)
wntre~
En caso de pactar el pego de anticipos
El interventor deber contar con la
comunicacin do legalizacin del contrato
Solicitud Anticipo
expedida por Masona Juridic.a o te
dependencia competente y con el plan de
Legalizacin del
diversin del anticipo aprobado. presentado por
contrato
el contratista en su propuesta
Plan de inversin
Para el ciado. el interventor deber elaborar y
del Antopo
suscnbr el acta de anticipa. El interventor sera
responsable de remitida Junto con el plan do Acta de Anticipo
inversin al jefe do la dependencia para el
framte MI asen reurrsnoceliante
b Apertura de la cuenta de manejo de anticipo
Lit AdrninestraPIOn klincpel extgr la Wectlea
de una watt barcada separada, 40tAdie o un Certificacin de
patnmono autnorrio wurvocabia segn el valor
apertura de
total del contrato ylo la ~lactad de seleccen. ajena bancaria o
de acuerdo con los requisitos exigidos. en la
Sclut}a
que se reciba por el contratista y la
intervenlocia el anticipo pactado

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Enna honoro Conciliacin dimane
Pian de ~ion nema Cuadro de
Ratone mensual
Inversin y buen maneto del anticipo
Comprobante de egresos. Recibos de pago.
El comprobante de papo Retencin en la
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CanceraoOn de la asma ~cano la adra o
Cemficado
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agotado el valor consignado en la entidad
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irdorme paros'
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&ser/veln del ordenada del gasto durante los
cinco (5) primeros as hbiles de Cada mes
'Especificando las actividades establecklas en
el contrato. las meditaciones ireptementaclas y
es otras ejecteadat ~do la descripcin
de Las actividades. cantidad y precios unitarios
'Incita el seguimiento ambiental.
Debe contener de manera concisa y mecisa la
informacin que permita conocer el estado y
avance del proyecto
Debe incluir:
Estado y avance del proyecto. de entrega do Informe parcial
bienes. servicios yro productos. especificando de Interventena
La cantidad, volumen. calidad y dems
condiciones. nivel de ejecucin presupuestal, y
los atrasos con respecto a la programacin
establecida en caso de presetterse
El estado del ca trato en el arabio 5nanciero
y presupuesta( anticipe, lacturacion mensual,
estado do avance financiero
Trebejos ejecutados Descripcin general de
las tareas ejecutadas, estado do avance (en
Mininos monetanos y de unidades lisas)
medicaciones del proyecto en cantidades y
~s ~os

Modificaciones, problemas y soluciones


s
Control de Calidad Cuadro resumen de
calad y estado de entrega y moteo de les
productos, yr0 servicios.
Desarrollo dei contrato y comportamiento
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relacionada con el proyecto. be" Y/0
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SInlesls de quedes y trmite dado a las
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El entre deber estar debidamente tokerto.
con tne pmeentiscin metodoidgcs adecuada
(india anexos. pie de pgina, entre otros)
El cotos debe ser
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Copee del contrato, de las modAcadones.
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Capa de is garartia Once incluye
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Registro lotogrko. antes_ durare y la
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u
1

Pirre cuantrcaon de los trabaos eyeculados


por el contratista, elaborar y suscnbr. con base
en los cortes penodicos pactados en el
contrato, las actas de recibo parcial de obra y
bekill iba,' hechos Que sucedan en su eleCIX3P n
les cuales suscnbob conturamwnde con el
comratstai apuntando los respectivos
actas de recibo
18
soportes
parca de otra
Una vez 'unido este earnIte , el memento
remitir pa nano las actas de reato parcial e
le dependencia responsable del contrato Pata
el respectivo trmite 00 pago, informando de
*Me hecho al contratista para que presente la
respectiva factura o cuenta de cobro.
Co' bese en los cuadros pera regostes
autora:coi o revaohn de prime rtlasoos del
contrato, cuerdo a ello bubas kipar. elaborar
be actas OlartepOndient**, en las cuales se
baga contar el vela de stos y el del acta de
Acta de rekuSte
sobo carespoosents, te cual ser suscrita
19
el cateto
~amenes con el ccntrilista, el ordenador
del peleo o de su delegado. En ellas se
especificar ad Mem a epatar y se apear la
enecin de nutro connotad pera obtener
el vado arsetorl,
COnCe140
pOMPIO o
El mien/tonto, debe dar concepto negativo O
n egativo pera
positivo a te sokatud Os suspensin de la
suspende el
earcuon del contrato presentada por el
contrato
~atesta por caranstances de berza mayor
debe
sustitcanas
Une
ocaso aorta, la cal
20 niir, recita ta onroon de aprobacin por ravobeorn del
parto del ordenada del gesto yto el pele de ia ordenada del
pesto
dependencia, proceder a suscribir
cainiuntamente con el contratista el acta de
acta de
suspensin temporal
suspensin
temporal

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

8,0

2,0

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

8,0

1,0

NA

NA

NA

HA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

2 NA

4.0

2,0

100,

100'..

AUDITORIA GESTIN DE LA CONTRATACIN

CRITERIO

142

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

21

Superado los mcoriversentes <pe hayan


marrado la macenson del costnito y venado
el asao pactado de euspensitet., el inlervenex
~torera et eta de rentoecin de obra,
suscrita por el interventor. el contraeos el
acta de
ordenedor del gesto ylo el jefe
r noecoon det
aependenom, dotando ~ende deldela
tiempo
contrato
total de suspensin temporal y del vencimiento
final del congelo Esta acta, Junto con le de
suspensin immor corno bese ave establos
la marcacin al verorritenlo del plazo del
contrato y el ese pa de suspensin

22

Une vez lensmedo el contrato dato del plazo


pactado pare eso, el interventor acceder e
elabora y suscntx con el conntsta el
ordenador del gasto ylo el Ade de la
depercketaa, el acto de *romo& del momo

Acta de
termesecton del
contrato

23

El intenrentor preceded- a secar el acta de


recibo donativo del contrato, en la que se
asar constancia del estado delSnovo en que
las eclastedes se recibieron otorgando la
respective probeta:o de los ea udios y
chelos si el castrato es de combo:So o
doelb leetteree la ~rosn de esta acto el
cortaos y el Inlareenlor anon pWra
regOntlebblibel pa la ~id S la
informecoon en ele contenida

Acta de reata
deratvo

NA

28

16

90

82

52

126

124

41

100

30

150

113

1 NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

ESTA

21,0

ESTA

14,0

NA

99

1,0

PORCENTAJE CUMPLIMIENTO

PRODUCTO
No

CUMPLIMENTOPROMEDIO

CONTRATO

13,1

705,

GESTION DE LA CONTRATACIN

BANCO DE CRITERIOS

64' .

AUDITORIA GESTIN DE LA CONTRATACIN

CONTRATO

s
tt
2

PRODUCTO
No

24

>

D
4.0

LI interventor solicitara a la Oficina do


Tesoreria la relacin de pagos efectuados al
contratista. Con base en sta informacin y la
relacin del estado en que se recibe la obra,
cantdades y kan. el rea toral de
oxtstn
y de Las obras extenonss, 01 valor
final del contrato, ocluyendo reajustes o
revisiones de precios. descOpain de su
estado. servicios prestados, bienes entregados
y los dems datos que exija el Estatuto
Soliotud de
Contractual vigente, elaborar y remitir al
rolar:ion de pagos
ordenador del gasto y/o el jefe de la
al contratista
dependencia el proyecto del acta de liquidacin
del ~ato dentro del mes siguiente a la
acta de
lecha de susapon del acta de reato
limidaon del
definitivo del mismo
contrato
El acta de 'gradacin deber ser menta por el
contratista, el interventor el ordenador del gesto
y/o el jefe de la dependencia, su trmite estar
a cargo del interventor.
Si el contratista, previa citacin efectuada en
debida forma. no se presenta a suscribas o se
~ere de firmada, sta ser firmada pa el
interventor y el Ordenador del gasto y/0 M'efe
de la dependencia. El oterventcr estar
elfranitVn A iiffinin

as
cc

-s-

CRITERIO
52

142

NA

NA

NA

NA

28

16

90

82

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

126

99

124

41

100

30

15,0

1,0

14,0

0,9

150

113

PORCENTAJECUMPLIMIENTO

GESTIN DE LA CONTRATACIN

CUMPLIMIENTOPROMEDIO

BANCO DE CRITERIOS

Int aclarar in ni se

Control de los dineros desembolsados durante


el desarrollo del contrato a travs de un cuadro
de control financiero, en el que describir las
actas financieras que se ha tramitado durante
la aiticuckn del conga. el mas gastado, la
cantidad de presupaseto sobrante y la anhelad
da obra (en trminos de Moro) que tata por
ancutat

Cuadro de

Control
Finanbeiro

70'

AUDITORIA GESTIN DE LA CONTRATACIN

No

'

CRITERIO

26

e (394 penbacernente al contratista la


Calaos de
pramontaon de los couatoe de ~go, la
trabap de be
gentes de alison y pago al adema de
empasedos da
49.4344/3 Wall en %Mal y pensiona. maro
cortitas
de ala o peto CSCOVIII (currb ello
hubiere lugar). nota de ppo de saleros y
segundad sooal
presacsones soases y dems conceptos para
con sus trabajados,. durante ta elecuctOn del
pago de solanos
contrato y antes do su handacin

27

3 Infamar al ordenalor del gasto y/o efe de la


dependencia el ocurnarmento de las
~aciones osntradualea, para que se
detentway sa hay bar a la alacactOn de
sanares y/o ala dederaborte de caducidad Requennento al
~otra de *cuento a su tuatcaohn y
contrabata
evalusoltn
4 Sanar por saos s~ le malenaleacal
Home
de as ~es de lenreson. makficaon e Inargamenlo
intapretaogn urdan& para procedas la
ccntrackal
; lde estas o la terainarbn batead
del contra
5 Reptan pa esas al controaa pa todos
loa Ischos as consbluyan astunparnmenlo del
controlo. arre aslonnecetn tema de sustento
para a Posas apuno& de ~as

52

142

28

16

90

82

126

99

124

41

100

30

150

113

25,0

oa

PRODUCTO

CONTRATO

CUMPLOPENTOPPCYC

GESTIN DE LA CONTRATACIN

PORCENTAJE CUMPLIWENTO

BANCO DE CRITERIOS

-*

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

TOTAL

FACTORES DE EVALUACIN: O: No Aplica 1: No Existe - 2: Existe

NA

NA

NA

O),

LISTA DE CHEQUEO
AUDITORA DE CONTROL INTERNO
MUNICIPIO DE LA UNION ANTIOQUIA

PROCESO: Evaluacin y Mejoramiento.


PROCEDIMIENTO: Auditorias de Control Interno.
NOMBRE DE LA AUDITORIA: Seguimiento y Cumplimiento al proceso de Gestin de la Contratacin y sus procedimientos.

NFORMACIN GENERAL
AUDITOR (ES)

JAIME HEU ATEHORTUA GOMEZ Y EST1VEN POSADA VILLA

AUDITADOS

Administracin Munid al dela Unin Anti

CICLO

uia

REGISTRO

SI

Se ha delegado la contratacin en la entidad?


Mediante que acto administrativo.

Acto Administrativo
(Decreto 047 de 2012)

La entidad cuenta con Plan Operativo Anual de Inversiones?


Evidenciarlo (Hacienda)

Plan Operativo Anual de


(POAI
201Inversiones
2015)

Evidenciar el Plan de Compras de la Entidad para la vigencia


2014. (Servicios Administrativos)

Plan de Compras 2014

Presupuesto
Contratacin

CDP

Actas
de
Contratacin

Informe de desempeo del


proceso

Evidenciar las solicitudes de Certificado de Disponibilidad


Presupuestal (Hacienda)
Evidenciar la evaluacin de propuestas (COMIT DE
CONTRATACIN) (Comit de Contratacin)
Evidenciar los Informes de desempeo del proceso realizados
durante la ltima vigencia (General)

Cdigo: EM

CUMPLIMIENTO

EVIDENCIAS Y

PREGUNTA

Evidenciar la Proyeccin Presupuestal del Proceso (Comit


Contratacin)

Versin: 01

de

PARCIAL

NO

X
X

comit

de

Pgina 1 de 5

A
en

111~pledelaallo

Cdigo: EM

LISTA DE CHEQUEO
AUDITORA DE CONTROL INTERNO
MUNICIPIO DE LA UNION ANTIOQUIA

Evidenciar la adjudicacin de las compras sujetas al proceso de


la subasta inversa (Servicios Administrativos)

de
contrato
Registro
adjudicados por subasta
inversa

Evidenciar el Registro del sistema de inventario de todas las


compras de bienes y servicios de las diferentes Secretaras
(Servicios Administrativos)

Inventario
servicios

Evidenciar las actas de inventario y asignacin de plaqueta al


bien devolutivos a los funcionarios que los requiere (Servicios
Administrativos)

Actas de inventario
Soportes de asignacin de
placas

Evidenciar el cumplimiento del Plan de Compras vigencia 2013


(Servicios Administrativos)

Alimentacin ALPHASIG y
Anlisis
Acta de Comit Tcnico

Evidenciar las Actas de seguimiento al Mapa de Riesgos y


Soportes de las acciones correctivas (Hacienda - Jurdica logstica - Talento Humano)

Actas de comit
Manuales establecidos
Planes establecidos

Evidenciar el control estadstico por modalidad de contratacin


(que permita evaluar los niveles de transparencia del proceso de
contratacin) (Comit de Contratacin - Jurdica)

Control estadstico
Informes por modalidad de
contratacin

Existe alguna herramienta para la designacin de los


interventores en la entidad que permita verificar la idoneidad
(Comit de Contratacin)

Herramienta
para
la
designacin y verificacin
de idoneidad

Evidenciar los resultados del proceso (autoevaluacin al control


y a la gestin). (General - Servicios - Juridica - Hacienda)

Acciones implementadas para la mejora del proceso (General Servicios - Jurdica - Hacienda)

Versin. 01

de

bienes

Actas de comit
Medicin de Indicadores

Planes de Mejora (auditoria


interna - plan mejora de
riesgos - acta de comit)

Pgina 3 de 5

LISTA DE CHEQUEO
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
isisedelaus

MUNICIPIO DE LA UNION ANTIOQUIA

OBSERVACIONES
1.

El indicador "Cumplimiento del Plan de Compras", no tiene establecido claramente los responsables de medir y calcular.

2.

No se evidenci carpeta fsica con los registros del paso a paso del servicio Adquisicin de Bienes de Consumo y Devolutivos; solo existen registros
electrnicos, sin copias de seguridad ni controles de seguimiento en el tiempo.

3.

Se evidencia falta de control y seguimiento a los informes de interventora, acta de recibido y los respectivos soportes, as como la carencia de
foliacin de las carpetas de interventora, dado que estos no contiene cuadro de control financiero.

4.

Se evidencia en los informes de interventoria debilidades en el control de pagos

5.

La hoja de vida de Tramite y/o Servicio de "Legalizacin de Contratos" presenta falta de unidad en los medios de comunicacin establecidos para
presentar formas de solicitud y respuesta del servicio prestado

Cdigo: EM

Versin: 01

Pgina 5 de 5