UNIVERSIDAD TECNOLOGICA

EQUINOCCIAL

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

Ttulo: Elaboracin de un Manual de Contabilidad

Para Tecompartes Cia. Limitada de la ciudad de Quito,
Provincia de Pichincha

PLAN DE TESIS
PREVIO LA OBTENCION DEL TITULO DE:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CPA

MYRIAN DEL PILAR ORTEGA VELASQUEZ

Directora: Dra. Paquita Salazar

QUITO - ECUADOR

2010

DEDICATORIA

Dedico esta tesis a mi esposo Gustavo y mi hijo

Nicols Luis, quienes han sido la principal motivacin
para seguir adelante en este gran proyecto, finalizando
mis estudios en esta etapa de mi vida profesional.

Myrian del Pilar

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios y mi Familia por ser inspiracin para

lograr objetivos y paso a paso convertirlos en realidad.
A la universidad Tecnolgica Equinoccial por darme la
oportunidad de tener conocimientos que servirn en el
campo profesional.
A Dra. Paquita Salazar, mi Directora de Tesis, por toda
su confianza, amistad, tiempo y dedicacin en lo
humano y en lo profesional.
A mi compaero Fernando Bentez, gracias a su ayuda
por facilitarme su empresa familiar, que fue un escaln
para lograr con este gran pas profesional.

Gracias de Corazn a todos

Myrian del Pilar

II

CERTIFICACIN

Certifico que la presente tesis ha sido desarrollada por Myrian

del Pilar Ortega Velsquez bajo mi supervisin

DRA. PAQUITA SALAZAR

Directora de Tesis

III

AUTORIA
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza su
autora:

Myrian del Pilar Ortega Velsquez

IV

INDICE
CAPITULO I.....3
1.
Introduccin...3
1.1
Planteamiento del Problema......4
1.2
Formulacin del Problema..5
1.3
Sistematizacin.5
1.4
Objetivos....6
1.4.1
Generales..6
1.4.2
Especficos....6
1.5
Justificacin...6
1.6
Hiptesis....7
1.7
Metodologa de la Investigacin....8
1.7.1
Tipo de Investigacin...8
1.7.2
Mtodos de Investigacin...8
1.8
Recoleccin de Investigacin....9
1.8.1
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin..10
1.8.2
Tratamiento y Anlisis de datos..10
CAPITULO
2.
2.1
2.2
2.2.1
2.2.1.1
2.2.1.2
2.2.2
2.2.2.1
2.2.2.2
2.2.2.3
2.2.2.4
2.2.2.5
2.2.2.6
2.2.3
2.2.3.1
2.2.3.2
2.2.3.3
2.2.4
2.2.4.1
2.2.4.2
2.2.4.3
2.2.4.4
2.2.4.5
2.2.4.6
2.2.4.7
2.2.4.8
2.2.5

II....12
Marco Terico, Conceptual y Legal.....................12
MARCO TEORICO...12
MARCO CONCEPTUAL..12
La Empresa....13
Importancia.14
Clasificacin...14
Contabilidad...16
Concepto.16
Objetivos.17
Importancia.17
La Contabilidad en el mundo...17
Clasificacin...18
Finalidad.19
Cuenta Contable...20
Clasificacin...20
Importancia.21
Codificacin de Cuentas Contables...21
Plan de Cuentas....22
Concepto....22
Estructura de un Plan de Cuentas..23
Requisitos...23
El plan es necesario y como sirve..24
Aspectos a considerar en elaborac. Plan Ctas.24
Debe tomar en cuenta lo siguiente en el plan......24
Objetivos del plan..25
Pasos a seguir en el sistema numrico.25
Ecuacin Contable.26
i

2.2.6
2.2.7
2.2.7.1
2.2.7.2
2.2.7.3
2.2.7.31
2.2.7.4
2.2.7.4.1
2.2.7.5
2.2.7.5.1
2.2.7.6
2.2.7.7
2.2.8
2.2.8.1
2.2.8.2
2.2.8.2.1
2.2.8.2.2
2.2.8.3
2.2.8.4
2.2.8.5
2.2.8.6
2.2.8.7
2.2.8.8
2.2.8.9
2.2.8.10
2.2.8.11
2.2.9
2.2.9.1
2.2.9.2
2.2.10
2.2.10.1
2.2.11
2.2.11.1
2.2.11.2
2.3
2.3.1
2.3.1.1
2.3.2.
2.3.2.1
2.3.2.2
2.3.2.3
2.3.3
2.3.3.1
2.3.3.2
2.3.3.3
2.3.3.4
2.4

Ciclo Contable.......27
Documento Fuente...28
Tipos de Comprobante de Venta29
Requisitos de documentos impresos...................29
Facturas............................................................29
Requisitos de la Factura...30
Notas de Venta......30
Requisitos.......30
Liquidacin de Compras...31
Requisitos...31
Tiquetes o Vales32
Notas de Debito o Crdito Comercial.32
Registros Contables..32
Libro Diario.32
Mayorizacin..33
Libro Mayor.33
Mayores Auxiliares....34
Balance de Comprobacin...35
Ajustes.35
Balance Ajustado...36
Estados Financieros..36
Estado de Situacin Financiera...36
Estado de Resultados...38
Estado de Cambio en el Patrimonio40
Flujo de Efectivo.40
Asientos de Cierre.42
Sistema de Informacin Contable......42
Sistema Manual.42
Sistema Computarizado...43
Control Interno.......43
Importancia del Control Interno......44
Manual de Procedimientos..44
Finalidad.44
Objetivos.45
MARCO LEGAL...45
Normas Ecuatorianas de Contabilidades NEC...45
Concepto.45
Principios de Contab. Gralmente Aceptada..49
Concepto.49
Clasificacin PCGA ..49
Principales Principios ms aplicados.49
Ley del Rgimen tributarios interno....50
Concepto.50
Impuesto al Valor Agregado....51
Retencin en la Fuente RF..51
Impuesto a la Renta IRTA....51
Organismos de Control.52

ii

CAPITULO III54
3.
Diagnostico54
3.1
Filosofa Institucional54
3.1.1.
Misin..54
3.1.2
Visin...55
3.2
Estructura Orgnica..56
3.3
Estructura Funcional.57
3.4
Mercado..59
3.5
Clientes...60
3.6
Proveedores...60
3.7
FODA..60
3.7.1
Fortalezas...60
3.7.2
Oportunidades....61
3.7.3
Debilidades.61
3.7.4
Amenazas61
3.8
Polticas61
3.9
Sistema Contable62
CAPITULO IV64
4.
Propuesta: Manual de Contabilidad para
Tecompartes Cia Ltda...64
4.1
Introduccin.64
4.2
Base Legal..65
4.3
Objetivos.65
4.3.1.
Generales...65
4.3.2
Especficos.66
4.4
mbito de Aplicacin66
4.5
Polticas..69
4.6
Sistema contable...70
4.6.1
Plan de Cuentas....70
4.6.2
Anlisis de las Ctas Especificas.70
4.6.3
Procedimientos y Formularios.84

CAPITULO
5.
5.1
5.2

V....89
Conclusiones y recomendaciones..89
Conclusiones..89
Recomendaciones.89

ANEXOS (Del 1 al 10)..91

BIBLIOGRAFIA.92

iii

INTRODUCCIN

Segn la capacidad de los negocios ecuatorianos, la informacin

est sometida a cambios para su actualizacin permanente de
acuerdo con la tecnologa moderna, siendo la contabilidad elaborada
por profesionales que han visto la necesidad de crear y mejorar cada
vez ms los informes y reportes, para obtener datos que satisfagan a
todo tipo de pblico, tomando en cuenta que deben ser claros,
sencillos, precisos y exactos.

El propsito de generar informacin de apoyo con reportes es

obtener un mayor desarrollo de un sistema Contable dentro de la
empresa con sus Estados Financieros para la toma de decisiones.

En Tecompartes se quiere tener un registro de las transacciones

sistemticas y ordenadas para llegar a tener informacin rpida y
consecuente, detallando un trabajo estructurado.

En el Capitulo Uno, tenemos el problema de la Investigacin

reuniendo los antecedentes, la formulacin del problema, la
justificacin e importancia de la investigacin, mencionando los
objetivos principales del trabajo y la metodologa a ser utilizada en la
elaboracin del trabajo.

En el Capitulo Dos, tenemos el marco terico, conceptual y legal,

llegando a una definicin ms amplia, proporcionando al usuario los
conceptos bsicos y normas relacionados con el ejercicio contable y
de control interno en el que la empresa puede desempearse.

En el Capitulo Tres, tenemos el diagnostico de la empresa, en el que

se resume la situacin actual de la misma, indicando el proceso de
1

compras, ventas, tambin su Filosofa institucional, FODA,

as

podemos definir el alcance de nuestra propuesta.

En el Capitulo Cuatro, tenemos la propuesta, siendo un modelo en el

que tenemos el procedimiento, plan de cuentas, pormenorizada en el
tipo de cada cuenta; sistema de control interno, estructura
organizacional y funcional, con procesos de ingreso y egreso; la
descripcin de procesos y registros contables con sus documentos
reales de la empresa.

En el Capitulo Cinco, tenemos las Conclusiones y Recomendaciones

de la informacin tratada del tema de estudio de la tesis.

CAPITULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN
ELABORACIN DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD PARA
TECOMPARTES CIA. LTDA.

INTRODUCCIN

El

presente

trabajo

de

investigacin

titulado

Manual

de

procedimientos contables para la aplicacin en Tecompartes Ca.

Ltda., tiene como finalidad elaborar un manual contable con criterio
tcnico, conociendo la base legal, la misin, la visin, objetivos,
organizacin, administracin, estructura para llegar a un control
interno ptimo que garantice la produccin de informes contables
confiables.

Esta investigacin est encaminada a mejorar y ampliar los

procedimientos contables manejando los procesos contables en
base a una estructura organizacional slida, que viabilice la
implementacin de controles internos que permita de manera rpida
y dinmica, producir estados financieros reales para que se facilite la
toma de decisiones, utilizando una va estratgica simplificada; de
esta manera la persona encargada de la contabilidad tendr una
visin clara de las necesidades de la empresa.1

Toda empresa para ser competitiva debe poseer un manual de

contabilidad para efectuar un trabajo eficiente en cualquier actividad
que le compete. Debe contar con procedimientos, control interno,
como instrumento para evaluar la eficiencia y eficacia de una

Contabilidad General, Sptima Edicin, Bravo Mercedes

empresa de su desempeo y determinacin de cundo una actividad

est siendo bien realizada o es considerada competente.

Los alcances y condiciones de las empresas se determinan con los

principales resultados del trabajo esperado, a travs de los procesos
de trabajo y produccin, las tcnicas y normas, los datos e
informaciones disponibles y las relaciones funcionales jerrquicas
manejadas en el espacio contable de trabajo.

Los reportes adicionales y la elaboracin de informes de uso interno

se lo pueden hacer mediante informacin dada, cuando se ha
desarrollado internamente la contabilidad administrativa.

Tecompartes Ca. Limitada se encuentra en un permanente proceso

de mejoramiento; sin embargo, no dispone de un sistema
actualizado para obtener resultados eficaces y ser ms competitivo.

1.-

EL PROBLEMA

La Empresa de Tecompartes Cia. Ltda., no tiene manual de

procedimientos contables, lo cual incide en la calidad y oportunidad
de la informacin financiera.

1.1

Planteamiento del problema.

Los retos de la empresa que el mundo le impone son varios, ya que

en

este tiempo de globalizacin y desarrollo de la tecnologa,

comunicacin rpida, etc. las empresas deben especializarse,

prepararse ms y mejor para conseguir los propsitos trazados.

Las empresas se ven avocadas a problemas tcnicos contables, es

decir,

estados

financieros

mal

elaborados,

problemas

con

proveedores, Servicio de Rentas Internas, etc. esto se acrecenta en

Tecompartes Cia Ltda. ya que no cuenta con un manual de
procedimientos contables para aplicarlo adecuadamente y que
facilite la uniformidad de criterios para la aplicacin contable as
como el manejo de un sistema de control interno eficaz. 2

1.2

Formulacin del Problema

Qu tipo de control interno se debera aplicar para un adecuado

Manejo y control de los recursos materiales, financieros y humanos
para Tecompartes Ca. Ltda. en la ciudad de Quito, Provincia de
Pichincha?

Preguntas directrices

1. Al aplicar un manual de contabilidad existira un correcto y

adecuado control interno?
2. Los controles contables existentes en Tecompartes Ca.
Limitada son insuficientes para un eficiente control interno por
parte de las personas que lo ejecutan?
3. A travs de una propuesta de la implementacin de un
manual de procedimientos contables mejorar Tecompartes
Ca. Limitada en

todos los aspectos relacionados con la

contabilidad?

1.3

Sistematizacin

Los manuales de contabilidad son una valiosa herramienta tcnica

que, coadyuva a lograr una adecuada sistematizacin de los
procedimientos contables dentro de las empresas.

NEC 1, Propsitos de los Estados Financieros

1.4.- Objetivos

1.4.1 General

Disear un manual de procedimientos contables para un manejo

eficaz del rea contable de Tecompartes Ca. Limitada en la ciudad
de Quito, Provincia de Pichincha que facilite implantar un control
interno para prevenir errores en los registros contables.

1.4.2 Especficos

o Presentar un diagnostico de la situacin actual de los

procesos contables de la Empresa.
o Identificar aquellos procedimientos que necesitan ser
redefinidos.
o Elaborar procedimientos que permitan unificar criterios
y mantener consistencia en los registros contables para
el rea financiera de Tecompartes.
o Mejorar los Procesos Contables de la empresa
o Sistematizar

la

normativa

que

se

utilizar

en

Tecompartes Ca. Limitada para dar cumplimiento a las

normas

legales

emitidas

por

los

organismos

correspondientes.
o Establecer polticas y procedimientos aplicables a la
Empresa.

1.5

Justificacin

El manual de contabilidad es necesario para un desarrollo pleno en

las operaciones de contabilidad, tomando en cuenta la visin de la
empresa que es de mejorar y ampliar los procesos contables para

que los estados financieros sean reales y oportunos y permitan una

toma de decisiones eficientes y eficaces.

Un manual de procedimientos contables permite establecer criterios

unificados en el manejo de la contabilidad a fin de mantener
consistencia en las operaciones.

Para Tecompartes Ca. Limitada, la elaboracin de un Manual le

permitir

definir

con

precisin

los

principios,

normas

procedimientos tcnicos que se deben aplicar, los mismos tienen

como objetivos lograr la coordinacin de las funciones, la
elaboracin de los estados financieros que presenten informacin
econmica financiera real, confiable, oportuna y segura, y para la
toma de decisiones de la mxima autoridad de la empresa.

An cuando Tecompartes funciona desde 1994 no cuenta con un

Manual de Contabilidad, esto es una desventaja competitiva. Con la
ayuda de los controles se mejorar la estabilidad y rentabilidad de la
empresa.

Las necesidades contables de Tecompartes Ca. Limitada se podrn

solucionar con la aplicacin del Manual de procedimientos contables
que se va a elaborar para obtener el titulo de licenciatura en
contabilidad y auditoria.

1.6

Hiptesis

Con la implantacin de un manual de procedimientos contables se

mejorar el control financiero interno que servir para la toma de
decisiones, desarrollo econmico y financiero de la empresa.

1.7.- METOLOGA DE LA INVESTIGACIN

1.7.1 Tipo de Investigacin

El nivel o tipo de investigacin a aplicarse en la Elaboracin del

Manual de Contabilidad es el Descriptivo y observacional porque nos
permite comprender la verdadera situacin en la que se encuentra la
empresa, los datos que se obtienen a travs del mismo son de suma
importancia en los controles que se establecen para el adecuado
manejo de los procedimientos contables.

1.7.2 Mtodos de Investigacin

Para sta investigacin se utilizaron los siguientes mtodos.

Mtodo Inductivo, es el que va desde lo particular hacia lo general

del problema propuesto. Dentro de la empresa se realiz la revisin
del proceso

contable; y se determin que la contabilidad de la

empresa no tiene normas ni procesos a seguir

Mtodo Deductivo, En cambio este lo utilizamos para desarrollar el

problema desde lo general hacia lo particular. As en la empresa se
redisearon procedimientos para ser aplicados a la empresa de
Tecompartes

Mtodo de Sntesis, va desde lo simple a lo complejo del problema,

se refleja en las conclusiones. Se prepar un documento final como
producto del mismo que incluye el resultado de los diferentes
anlisis realizados en el rea contable.

Mtodo Estadstico, o cuantitativo, esto se da al. final, cuando se

comunican los resultados, estos datos luego de analizarlos se

transforman en informacin para obtener resultados, conclusiones y

recomendaciones. Se aplic a tareas de la recoleccin de datos en
la investigacin y su respectiva interpretacin.

Mtodo de Anlisis, en ste se analizan, y se descomponen los

componentes de los procedimientos contables, sacando las partes
ms importantes del problema. As en la empresa lo aplicamos
describiendo y enumerando a diferentes problemas en las reas
contables para luego explicar las causas que los originaron.

1.8

Recoleccin de informacin

Para la recoleccin de la informacin se aplic un plan que

contempla estrategias metodolgicas requeridas para los objetivos e
hiptesis que nos condujeron a la elaboracin de un sistema de
procedimientos contables que permita el manejo adecuado de la
informacin contable en el marco del control interno de acuerdo con
el enfoque positivista, considerando los siguientes elementos.

Para el proceso de recoleccin de la informacin se emplearon las

siguientes:

tcnicas:

Observacin

Encuesta

al

universo

seleccionado de la empresa

Por ltimo, es necesario explicar el procedimiento para la

recoleccin

de

la

informacin:

las

encuestas

(cuestionarios

previamente elaborados) se aplicaron a la propietaria y a las

personas encargadas de la contabilidad; la observacin fue
constante durante el tiempo que dur esta investigacin

1.8.1 Tcnicas e instrumentos para la recoleccin de la

informacin

Como instrumento se elabor un cuestionario, para la encuesta.

Una vez elaborado el cuestionario, se aprob su validez y
confiabilidad, luego de una reestructuracin de tems, se realiz una
prueba piloto y as determin su validez y confiabilidad y por ltimo
se elabor el documento definitivo.

Para la presente investigacin se realiz un trabajo netamente de

campo, ya que se efectu un estudio sistemtico del control interno.
Por medio de esta modalidad se toma contacto en forma directa con
la realidad, y as se obtuvo una informacin de acuerdo con los
objetivos del proyecto.

Por otro lado tambin se realiz una investigacin bibliogrfica documental para conocer, comparar, ampliar, profundizar y deducir
diferentes enfoques, teoras, conceptualizaciones y criterios de
diversas autores sobre el manual de contabilidad, basndose en
principios, leyes y reglamentos

(fuentes primarias), o en libros,

revistas, anexos, peridicos y otras publicaciones

(fuentes

secundarias), tomando en cuenta los PCGA y Normas de

Contabilidad Ecuatorianas e Internacionales.

1.8.2 Tratamiento y Analisis de los datos (Procesamiento y

Anlisis)

Para el anlisis de datos de la investigacin que se realizaron, los

siguientes pasos:

Tabulacin, se ordenaron los datos de acuerdo con un plan

dentro de la Contabilidad General, en un formato de cuadro o

10

matriz, que se compone de: ttulo, columna, encabezado, cuerpo,

fuente y notas de pie de pgina.

La informacin se tabul con datos agrupados sobre activos,

pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, para determinar la
eficiencia del control interno contable de la empresa.

Graficacin, se grafica en histogramas, pie, etc, sustentados en

el uso del Excel.

Anlisis e interpretacin, se dio un criterio sobre los datos

obtenidos y relacionados con el problema investigado.

El manejo de la informacin se lo realiz mediante el estudio

minucioso de los datos para la presentacin de los resultados. Por
supuesto

las

representaciones

grficas

(barras

pasteles)

proporcionaron un conocimiento ms claro del trabajo que se

ejecut.

11

CAPITULO II
2.-

MARCO TERICO, CONCEPTUAL Y LEGAL

2.1

MARCO TERICO

Las empresas presentan la necesidad de tener un registro de las

transacciones comerciales bien llevadas, que faciliten que sus
estados financieros sean oportunos, redes y presente la informacin
econmica financiera para que pueda ser interpretada por el
contador y se puedan tomar decisiones por parte de la gerencia de
la empresa.

Dentro de las empresas uno de los sistemas que demandan

atencin y mejoras notables es la contabilidad, comprendida como
el medio de generacin de datos, reportes y balances, es decir
informacin que usa el gerente para la toma de decisiones para la
empresa.

Los directivos de la empresa buscan por todos los medios introducir

mejoras en su gestin dando paso a la implantacin de sistemas
entre estos el contable, con el fin de que cumpla sus funciones de
informacin y control, bajo condiciones de oportunidad, confiabilidad
y sencillez.

El sistema contable debe estar diseado convenientemente a fin de

permitir el registro preciso, claro y objetivo que se constituya en la
fuente de informacin idnea.

Cuando existe la ausencia del sistema contable en la empresa, la

contabilidad imprecisa o inoportuna conlleva a que la gerencia

12

carezca de informacin contable, lo que ocasiona un fracaso en las

decisiones importantes que toma la gerencia.

Se entiende que todas las operaciones que realiza la empresa se

elaboran con base en los principios de contabilidad generalmente
aceptados con eficiencia y criterios tcnicos en el momento del
procesamiento de las transacciones financieras y elaboraciones de
los estados financieros respetivos, pero es necesario indicar que la
empresa

siempre

debe

buscar

mejorar

actualizar

los

procedimientos, polticas, reglamentos, etc. La planificacin ser el

mejor camino para la obtencin de un manual de contabilidad
adecuada.

A medida que el tiempo transcurre se ve en las empresas la

necesidad de ser ms competitiva ya que de otra manera podrn
salir del mercado. Cada gobierno en el Ecuador cambia sus reglas y
esto hace que las empresas deban tomar medidas diferentes con
respecto al servicio que dan al cliente para mantenerse en el
mercado, lo que hace revisar su costo beneficio constantemente.

2.2.

MARCO CONCEPTUAL

2.2.1 La Empresa

Tiene el propsito de desarrollar actividades relacionadas con la

produccin y la comercializacin de bienes y/o servicios en general,
es una organizacin de capitales y tecnologa, integrada por
personas que se ubican en un determinado lugar, para satisfacer las
necesidades humanas.

Dentro de las empresas, toma destacada importancia la contabilidad,

comprendida como el medio de generacin de datos, reportes y

13

balances, ya que provee de una informacin veraz que usar el

gerente para tomar las decisiones presentes y futuras de la
empresa.

2.2.1.1

Importancia

La empresa es importante porque es el motor que mueve la

economa de un pas, con su capacidad generadora de riqueza, que
al ser distribuida equitativamente, propicia la paz social y por ende
tranquilidad y desarrollo.

La situacin financiera econmica permite a las empresas ser ms

dinmicas mostrando donde y como invertir su capital, tomando la
mejor decisin del dinero gastado y lo por gastar, evitando cierres o
tropiezos financieros

2.2.1.2

Clasificacin de la Empresa

Dentro de la clasificacin de la empresa encontramos la siguiente

clasificacin:

Por su naturaleza:

Industriales

Comerciales

Servicios.
INDUSTRIALES.Empresa cuya actividad es de transformar materia prima en
productos terminados, con las caractersticas de orientar recursos a
la transformacin mediante el empleo de dinero.

14

COMERCIALES.La comercializacin es la compra-venta de bienes. Las Empresas se

convierten en distribuidoras de productos terminados y al vender
cubre sus costos de adquisicin y obtienen la utilidad.

SERVICIOS.Son los que comercializan productos intangibles destinados a

satisfacer necesidades complementarias.

Por el sector al que pertenece

Pblicas

Privadas

Mixtas
PBLICAS.Son aquellas en que el capital pertenece al Estado
.
PRIVADAS.Son aquellas en que su capital lo aportan personas naturales y
jurdicas.

MIXTAS.Son aquellas que tienen un capital del sector pblico y privado

(personas naturales jurdicas)

Por la Integracin:

Unipersonales

Pluripersonales
UNIPERSONALES.Es aquella que su capital es de una sola persona natural.

15

PLURIPERSONAL.Son aquellas que su capital es aportado por dos o ms personas

naturales, formando las sociedades o compaas que se subdividen
a la vez en Sociedades de personas como: en comandita simple y
nombre Colectivo. La sociedad de capital formada por la sociedad
annima, economa mixta, compaa limitada y en comandita por
acciones.

2.2.2 CONTABILIDAD

2.2.2.1 Concepto

Contabilidad es el anlisis, registro cronolgico y control de las

operaciones econmicas que realiza una empresa en un perodo
determinado, con el fin de indicar al final del mismo la situacin
financiera real de la empresa, obteniendo utilidades o prdidas
producidas por el efecto de las operaciones realizadas3.

Cuando la Contabilidad tiene hechos y situaciones de momento, se

puede saber de inmediato la informacin de como est la situacin y
cules son los resultados obtenidos.

Dentro del registro contable los periodos son generalmente de un

ao calendario, siendo del 1 de enero al 31 de diciembre,
llamndose periodo o ejercicio contable.

La contabilidad refleja cambios de su entorno y tiene la capacidad de

incidir

en

el

mismo;

en

consecuencia

los

planteamientos

conceptuales de la contabilidad seguirn readaptndose para los

momentos crticos y reales del momento actual.

Contabilidad General de Pedro Zapata Snchez

16

2.2.2.2 Objetivos de la Contabilidad

Es brindar a los accionistas, bancos, gerentes y otros, informacin

lgica y razonada, con base en registros tcnicos de las operaciones
acaecidas durante el periodo contable de la empresa y su entorno.

Es

satisfactorio

cuando

esta

informacin

tiene

el

objetivo

administrativo de ofrecer informes a clientes internos externos para

facilitar las operaciones exitosas, que fueron la clave en la
planificacin, toma de decisiones, en el control de las transacciones;
cuya base son datos histricos, presentes y futuros de cada unidad
que comprende la empresa y su organizacin.4

2.2.2.3 Importancia de la Contabilidad

La importancia de la contabilidad es la necesidad de llevar un control

de sus negociaciones mercantiles y financieras de la Empresa para
la mejor utilizacin y manejo de su patrimonio. La contabilidad
procesa una informacin econmica financiera que sustenta una
base tributaria y legal y se convierte en una herramienta bsica y
eficaz para la toma de decisiones.

2.2.2.4 La Contabilidad en el Mundo

En el mundo la Empresa se volvi no solo competitiva, sino que

creo un sistema en que los pases pudieran comercializar y
contabilizar sus productos, sin estimar cantidades ni calidades o
peso. A travs de los cambios sociales y culturales la informacin se
volvi relativamente ms gil, creciente, exigente e indispensable
para un eficiente y eficaz mtodo de control. La contabilidad deja de

Rincn del vago, www.rincn del vago.com en Contabilidad General

17

ser manual y pasa a ser sistema de informacin satisfactorio para las

Empresas.5

2.2.2.5 Clasificacin de la Contabilidad

La contabilidad tiene su clasificacin desde la general o comercial

que sirve para registrar, clasificar y resumir todas las transacciones
monetarias realizadas arrojados por la empresa, as sus resultados
ser de acuerdo con la actividad que desarrolla la Empresa

Administrativa

Financiera

Costos

General o Comercial

Gubernamental

Bancaria
ADMINISTRATIVA.Es aquella que se relaciona con los ingresos, gastos, activos y
pasivos que llevan cualquier negocio y que sirve de base a los
administradores para

llevar la planificacin, control y toma de

decisiones con el fin de cumplir los objetivos de las empresas en

general.

FINANCIERA.Esta contabilidad proporciona informacin diseada para terceros,

relacionado con la empresa, como los inversionistas, proveedores,
fisco, etc.

Contabilidad General del siglo XXI del Eco. Jos Vicente Vsconez Arroyo

18

COSTOS.Es aquella que nos muestra donde y como se han utilizado los
recursos de la empresa, ya sean financieros y no financieros para
obtener un producto terminado o de servicios, ayudado a predecir
los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la atencin de los
problemas, imperfecciones e ineficiencias actuales aprovechando las
oportunidades que se pueden obtener.

GENERAL O COMERCIAL.Por lo general este tipo de contabilidades es la ms comn y

conocida en el campo empresarial, ya que se la utiliza en negocios
que se dedican a la compra y venta de mercadera y servicios no
financieros.

GUBERNAMENTAL.Su aplicacin esta en el Estado Ecuatoriano en sus empresas y

organismos

BANCARIA.Es utilizada por el sector Financiero, controlado y dirigido por la

Superintendencia de los Bancos,

2.2.2.6

Finalidad de la Contabilidad

La contabilidad tiene la finalidad de facilitar mecanismos como base

de datos as como reportes tcnicos de las operaciones realizadas
por un ente privado o pblico; la contabilidad registra datos en base
a sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a un sin nmero de
operaciones que pueda efectuar un determinado ente, clasificndolo
y resumiendo todos los datos obtenidos y resaltando en la
informacin de hechos ya acontecidos en el patrimonio para saber
interpretar los balances econmicos de la empresa.

19

A la falta de las tcnicas que proporciona la contabilidad no podra

manejarse correctamente la informacin para ayudar en la direccin
y coordinacin del desarrollo y xito de la empresa moderna.

2.2.3 CUENTA CONTABLE

Es el nombre que se da a los conceptos de naturaleza semejante

para registrar sus incrementos y disminuciones que se da a
diferentes rubros que son parte del Activo, Pasivo, Patrimonio,
Ingresos, y Gastos.

La cuenta contable tiene la caracterstica de ser explicativo por si

solo, entendindose de la forma simple su interpretacin y alcance,
debe ser completa para que no exista duda.

2.2.3.1 CLASIFICACIN DE LA CUENTA CONTABLE

Por su naturaleza

Personales

Impersonales
Por el Grupo al que pertenece

Activo

Pasivo

Patrimonio

Ingresos

Gastos
Por el Estado Financiero

Balance General

Estado de Prdidas y Ganancias

20

Por su saldo

Deudoras

Acreedoras
2.2.3.2 Importancia de la Cuenta Contable

La cuenta contable es la base de la contabilidad, integra el plan de

cuenta con un nombre adecuado que facilita la uniformidad en los
registros contables por los usuarios de la misma empresa.

2.2.3.3 Codificacin de Cuentas Contables

Para mayor comprensin con el siguiente ejemplo explicamos la

codificacin.

ACTIVO

Corriente

Caja

01

Bancos

02

Cuentas por Cobrar

03

PRIMER DIGITO.-

Dgito

corresponde al grupo de la cuenta Ejm: 1 =

Activo
SEGUNDO DIGITO.- corresponde al subgrupo. Ejm: 1.1 = Activos
Corrientes.
TERCER DIGITO.- corresponde a la especificacin de la cuenta de
Mayor Genera. Ejm: 1.1.03 = Cuentas por Cobrar

21

2.2.4 PLAN DE CUENTAS

2.2.4.1 Concepto.-

El catlogo de cuentas llamado tambin plan de cuentas, es una lista

de

cuentas

enumeradas

ordenadas

sistemticamente,

metdicamente clasificadas, aplicables a un negocio concreto, que

da el nombre y cdigo de cada una de las cuentas para su uso y
operacin general

El plan de cuentas es un instrumento de consulta y aplicacin que

permite presentar a la gerencia estados financieros y de importancia
trascendental para la toma de decisiones y posibilita un adecuado
control. Diseado y elaborado en base a los principios de
contabilidad generalmente aceptados, las normas de contabilidad y
la naturaleza de cada negocio.6

Contabilidad Financiera y General Cuellar Meja Guillermo Adolfo

22

2.2.4.2 Estructura del Plan de Cuentas

EMPRESA
TECOMPARTES
Balance de
comprobacin
Del 1 de enero al 31 de diciembre
2009
( en miles de dlares )
SUMAS
Fecha

Cdigo

Detalle

Debe

1,1,1,01

Caja

1,1,1,04

Muebles y Enseres

1,3,

Capital

1,4

Compras

1,5

Ventas

1,6

Gastos generales

SALDOS

Haber Debe

555

345

20

210
20

220
150

220
150

175
15

Suma:

740

Haber

175
15

740

395

395

El plan de cuentas se estructura de acuerdo con las necesidades de

la informacin presente y futura de la empresa, elaborndose luego
de un estudio previo que permite conocer sus metas, polticas y
otros.

2.2.4.3 Requisitos de un Plan de Cuentas

Flexibilidad y capaz de aceptar nuevas cuentas

Claro en la denominacin de las cuentas seleccionadas

Sistemtico en el ordenamiento y presentacin

Homogneo en los agrupamientos prcticos.
23

2.2.4.4 El plan es necesario y sirve como

Como medio para obtener informacin

Como estructura bsica en la organizacin

Tiene un diseo del sistema contable

Facilita la confeccin de los estados financieros

Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares.
2.2.4.5 Aspectos a considerar para la elaboracin de un plan de
cuentas

Emplear una terminologa clara para nombrar a las cuentas

Parte de lo general a lo particular, es decir comienza de las
cuentas colectivas.

No generalizar demasiado las cuentas.
2.2.4.6 Debe tenerse en cuenta lo siguiente para el plan de
cuentas

La actividad de la empresa

La forma jurdica de la empresa

La naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles,
bienes de uso) y los gravmenes que los afecten (hipoteca,
prenda)

La forma en que se realiza las compras (cheque, efectivo,
documentos, tarjetas de crdito)

La dimensin de la empresa (si tendr o no sucursales)

La forma de operar de la empresa con respecto a las ventas
de contado, a crdito

El medio de procesamiento de datos que se dispone si es un
procesamiento electrnico, permite un mayor nmero de
cuentas que un manual.

24


Tambin debera considerarse los requisitos de las normas

contables

Facilitando el reconocimiento de las cuentas es necesario
codificarlo, asignndolo un smbolo (nmero o letra o una
combinacin de ambos) a las cuentas.

Se debe aplicar los cdigos en un sistema (numrico decimal)
para intercalar ampliando las cuentas a la necesidad de la
empresa.

2.2.4.7 Objetivos del Plan de Cuentas

Satisface y facilita la necesidad de registro diario de las

operaciones de la empresa.

Ayuda y facilita el trabajo contable cuando se trata de
consolidar cifras financieras

Obtener la implementacin de un catlogo de cuentas
similares para el rpido manejo de registros coherentes que
puedan manejar los distintos empleados de la entidad.

2.2.4.8 Pasos a seguir para un sistema numrico

Grupo: est dado por los trminos de la situacin financiera,

econmica y potencial.

Situacin Financiera: Activos, Pasivos, Patrimonio.

Situacin Econmica: Gastos, Ingresos.

Situacin Potencial: Cuentas de Orden.
Subgrupo: est dado por la divisin racional de los grupos.

25


El activo se desagrega bajo el criterio de la Liquidez: Activo

corriente; activo fijo o propiedad, planta y equipo; otros
activos.

El pasivo se desagrega bajo el criterio de temporalidad:
pasivo corriente

o corto plazo; pasivo fijo o largo plazo;

diferido y otros pasivos.

Patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad:
capital, reservas, supervit de capital y resultados.

Cuentas de Resultados Deudoras (gastos) de acuerdo con su
naturaleza: operacionales; no operacionales.

Cuentas de Resultados Acreedoras (rentas) de acuerdo a su
naturaleza:

Ingresos

operacionales;

ingresos

no

operacionales; extraordinarios.

Cuentas de Orden se desagregan en:

Deudoras, Acreedoras.
2.2.5 Ecuacin Contable

La ecuacin contable es la que determina la interrelacin entre

activos, pasivos y patrimonio. La empresa tiene dos entradas que
son la aportacin del dueo y los crditos obtenidos de terceras
personas contablemente hablando son los pasivos y el patrimonio,
forman as la siguiente ecuacin:7

ACTIVO

Aplicaciones

= PASIVO + PATRIMONIO

Fuentes

Contabilidad General del siglo XXI del Eco. Jos Vicente Vsconez Arroyo

26

2.2.6 CICLO CONTABLE

Ciclo contable es la secuencia de la informacin que va desde el

origen de la transaccin hasta la emisin de los estados financieros,
en el siguiente orden:8

Inicio de Operacin

Documento Fuente

Evidencia documentada

Requiere Anlisis

Archivo cronolgico
Jornalizacin

Libro Diario

Registro Inicial

Requiere criterio y orden

Se presenta como asiento
Mayorizacin

Libro Mayor

Clasifica valores y obtiene saldos de cuenta

Requiere criterio y orden

Da una idea del estado de cada cuenta
Comprobacin

Balance

Resumen significativo del movimiento de cuentas
8

Contabilidad Superior, segunda edicin, Moreno Joaqun,

27


Despeja dudas

Valida el cumplimiento de PCGA y normas
Ajustes contables

Estructuracin de Informes

Estados Financieros

Estado de Situacin Financiera

Estado de Situacin Econmica

Estado de Flujo de Efectivo

Estado de cambio en el Patrimonio
2.2.7

Documentos Fuente

Son la fuente u origen de los registros contables, todas las

transacciones contabilizadas en una empresa deben contar con un
documento soporte el mismo que puede ser las facturas, notas de
venta, cheques, contratos, notas de crdito, notas de dbito,
pagars, papeletas de depsito, roles de pago.

Las transacciones que se realizan en una empresa estn

respaldadas por documentos fuentes que legalmente acreditan la
transferencia de bienes y servicios. 9

A continuacin enumeramos los comprobantes de venta obligatorios

sealados en la Ley Reformatoria para la Equidad Tributaria
publicados en el Registro Oficial No. 94-S del 23 de diciembre de
2009, as como reformas dadas a otras Leyes.

Contabilidad General, sptima edicin, Pedro Zapata Snchez

28

Estos documentos son los que deben entregarse cuando se

transfiere un bien o se preste un servicio. Los comprobantes de
venta autorizados son los siguientes:

2.2.7.1 Tipos de Comprobantes de Venta

Factura

Notas de Venta o boletas

Tiquetes o vales (cajas registradoras)

Liquidaciones de compra

Facturas de Honorarios

Notas de Dbito o Crdito

Otros comprobantes de venta (boletas de avin, documentos
bancarios, guachitos de lotera, etc.)

2.2.7.2

Requisitos de documentos impresos

Nombre o apellido o razn social del cobrador

Nmero del RUC o Cdula de identidad del cliente

Descripcin de los bienes o servicio objeto de la
transaccin

Precios unitarios y totales

Descuentos y bonificaciones

Impuesto

al

valor

agregado

separando

los

que

corresponde a la tarifa cero y doce por ciento.

Lugar y fecha de la emisin del comprobante
2.2.7.3

FACTURAS:

Sirven para la compra y venta de bienes y servicios entre

comerciantes y productores. Las facturas son comprobantes de
venta que sustentan la transferencia de un bien o la prestacin de un

29

servicio.

Son utilizadas cuando la transaccin se realiza con

personas jurdicas o con personas naturales que necesiten sustentar

crdito tributario del IVA, y en operaciones de exportacin.

La factura debe contener informacin del vendedor, del adquirente y

de la transaccin desagregando los impuestos; as como los datos
de la imprenta autorizada, de la autorizacin de la Factura y de su
caducidad. Los elementos mnimos son los que se detallan a
continuacin:10

2.2.7.3.1 Requisitos de la Factura

Nombre o apellido o razn social del cobrador

Nmero del RUC o Cdula de identidad del cliente

Descripcin de los bienes o servicio objeto de la
transaccin

Precios unitarios y totales

Descuentos y bonificaciones

Impuesto al valor agregado separando los que
corresponde a la tarifa cero y doce por ciento.

Valor total

Nmero de Gua de Remisin (cuando corresponda)

Validez de la factura

Datos de la Imprenta
2.2.7.4

NOTAS DE VENTA

Se la utiliza para operaciones de compra o venta de bienes o

servicios, generalmente para negocios pequeos.11

10
11

SRI, www.sri.gov.ec, Documentos de Venta

SRI, www.sri.gov.ec, Documentos de Venta

30

2.2.7.4.1

Requisitos de Notas de Venta

Nombre o apellido o razn social del comprador

Nmero del RUC o Cdula de identidad del cobrador

Fecha de la emisin de la nota de venta

Direccin de la matriz y del establecimiento emisor
(cuando corresponda) del adquiriente

Identificacin del adquiriente

Cantidad y Descripcin de los bienes o servicio objeto de
la transaccin

Precio unitario y valor de la venta incluido impuestos

Lugar y fecha de la emisin del comprobante

Validez de documento

Datos de la Imprenta
2.2.7.5

LIQUIDACIONES DE COMPRA DE BIENES Y

PRESTACIN DE SERVICIOS

Es el que acredita; utilizamos en la compra, venta de servicios

prestados por profesionales

2.2.7.5.1

Requisitos de las Liquidaciones de Compra

Nombre o apellido o razn social del comprador

Nmero del RUC o Cdula de identidad del cliente

Descripcin de los bienes o servicio objeto de la
transaccin

Fecha y lugar de emisin donde se realiz la operacin

Precios unitarios

Descuentos y bonificaciones

Impuesto

al

valor

agregado

separando

corresponde a la tarifa cero y doce por ciento.

31

los

que


Valores totales

Validez de la Liquidacin

Datos de la Imprenta
2.2.7.6

TIQUETES O VALES:

Provienen de las cajas registradoras, se utiliza en la compra y venta

de bienes de alta rotacin entre comerciantes y consumidores.

2.2.7.7

NOTAS DE DBITO O CRDITO COMERIAL

Es utilizada para la devolucin de los bienes y servicios comprados

o ajuste de precios.

2.2.8

REGISTROS CONTABLES

2.2.8.1 LIBRO DIARIO

Es el que registra cronolgicamente todas las transacciones que

realiza la empresa en forma de asiento, contable as tiene la fecha,
nmero, cuentas deudoras y acreedoras, valor y descripcin. Dentro
de la clasificacin de los asientos tenemos los simples, compuestos
y mixtos.12

12

Contabilidad General, sptima edicin, Pedro Zapata Snchez

32

EMPRESA TECOMPARTES
Libro Diario
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2009

Fecha

Cdigo

Detalle

Debe

Haber

-2

2009
c t-15

Parcial

1,1,1
1,1,4.2

Caja

1.200,00
Cuentas por Cobrar
Cliente Ana Prez

1.200,00
1.200,00

V/ reg. cobr de cuenta

pendiente
-3

2.2.8.2

MAYORIZACIN

Es la accin de pasar sistemticamente los valores que se

encuentran jornalizados, respetando la ubicacin de las cifras; es
decir, el registro de dbitos y crditos en cada una de las cuentas del
Libro diario se pasa a las cuentas del Mayor General por los mismos
valores ingresados o egresados, haciendo referencia al nmero del
asiento al que corresponde cada una.

2.2.8.2.1

LIBRO MAYOR

Es un registro que recoge la informacin anotada en el Libro Diario

en forma clasificada, ordenada, enumerando los asientos, para
analizarla en forma individual,

determinando sus movimientos

contables y su saldo. En el caso de tener una necesidad de requerir

informacin detallada puede ir a nivel de mayor auxiliar

33

EMPRESA
TECOMPARTES
Libro Mayor
Cdigo
CUENTA: Cuentas por
Cobrar
Fecha

No. Diario

Detalle

Debe

Haber

Saldo

Balance Inicial
01/01/2009

3000

05/01/2009

15

Pedro Tapia

1700

4700
800

10/01/2009

2.2.8.2.2

20

Almacenes Japn

3900

MAYORES AUXILIARES

Es una desagregacin de las Cuentas de Mayor General que

requieren ser ms detalladas, como inventarios, activos fijos,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar entre otros.

EMPRESA
TECOMPARTES
Libro Mayor Auxiliar
Cdigo
CUENTA: MAYOR

CXC

GENERAL

AUX

Fecha

CxC
N.Diario

CTA MAYOR

Pedro
Tapia

Detalle

Debe

Haber

Balance Inicial
01/01/2009

15

Fact. N. 348

05/01/2009

20

Comp.I Ing. N. 976

10/01/2009

32

Fact. N.450

5000
2000

7000
3000

1000

34

Saldo

4000
5000

2.2.8.3

BALANCE DE COMPROBACIN

Sirve para la verificacin si todas las transacciones del libro Diario

fueron trasladados al mayor respetando el dbito y crdito de todas
las cuentas el balance de comprobacin; permite controlar si en el
libro diario se aplica la partida doble, as tenemos las columnas de
suma de sumas: debe y haber, en cambio de los saldos: deudores y
acreedores.13
EMPRESA TECOMPARTES
Balance de Comprobacin
Del 1 de enero al 31 de diciembre
2009
( en miles de dlares )
SUMAS
Fecha

2.2.8.4

Cdigo

Detalle

SALDOS

Debe

Haber

Debe

345

210

1,1,1

Caja

555

1,2.2.1.03

Muebles y Enseres

20

3,1.1

Capital

1,4

Compras

1,5

Ventas

1,6

Gastos generales

15

Suma:

740

20
220

150

220
150

175

175
15

740

395

AJUSTES

Aun cuando el Balance de comprobacin esta cuadrado esto no

garantiza que las cuentas presentan valores actuales. Los ajustes
son asientos que se realizan en el Libro Diario y sirve para regular
las cuentas dejando valores reales o verdaderos
13

Contabilidad General, Mercedes Bravo Valdivieso, sptima edicin.

35

Haber

ajustes como:

395

provisiones, depreciaciones, amortizaciones, acumulados por cobrar

o por pagar, adems los prepagados y precobrados.

2.2.8.5

BALANCE AJUSTADO

El balance ajustado se presenta despes de realizar los ajustes

necesarios, en cada periodo, es decir cada que lo requiera la
gerencia de la empresa.

2.2.8.6

ESTADOS FINANCIEROS

Se presentan al final del periodo contable. Los estados financieros

son resmenes de movimientos financieros de la compaa o
empresa dentro de un perodo.

2.2.8.7

ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA

Proporciona informacin sobre la situacin financiera de la empresa;

Activos, Pasivos y Patrimonio, tomando en cuenta que sus recursos
de operacin van a ser tomados en cuenta como formato a corto y
largo plazo.

36

EMPRESA
TECOMPARTES
ESTADO DE
SITUACIN
Al 31 de diciembre
2009

ACTIVO
Circulante

1050

Disponible

320

CAJA GENERAL

100

BANCOS

220

Exigible

1030

Cuentas por Cobrar

820

Iva en compras

210

Realizable
Inventario Mercadera

600
600

Fijo

2870

Muebles y Equipos

800

( _ ) Deprec Acum Muebles y Eq

20

Edificios

780

1400

( _ ) Deprec Acum Edificios

80

1320

Herramientas

770

770

Otros
Inversiones Permanentes

180
180

TOTAL ACTIVOS

4100

PASIVOS

1150

Circulante

1150

Impuestos por Pagar

250

Cuentas por Pagar

310

Documentos por pagar

420

Obligaciones con IESS

120

Prestac. Laborables por Pagar

50

37

PATRIMONIO

2950

Capital Social

2000

Reservas

510

Utilidades del periodo

440

2950

TOTAL PATRIMONIO +
PASIVO

4100

GERENTE

2.2.8.8

CONTADOR

ESTADO DE RESULTADOS

Es el que presenta la situacin econmica de la empresa, las

utilidades o prdidas de un perodo, determinados a travs de
ingresos, Costos y Gastos para determinar si el resultado final es
utilidad o prdida.14

14

Contabilidad General , sptima edicin, pedro Zapata Snchez

38

EMPRESA TECOMPARTES
ESTADO DE RESULTADOS
Del 1 de enero al 31 de
diciembre 2009

Ventas

1200

(_ ) Devoluc. Vtas

( 50 )

(_ ) Desc Vtas

( 40 )

VENTAS NETAS

1110

(_ ) Costo de ventas

( 110 )

Utilidad Bruta en Ventas

1000

(_ ) Gastos de
Administracin

( 150 )

Sueldos de Administrac

100

Servicios bsicos Adm.

50

(_) Gastos de Venta

( 100 )

Movilizac en Ventas

10

Servicio de Ventas

15

Sueldos, salarios,
beneficios

75

Utilidad antes de part e

Imp. Rta.

750

(_ ) 15% Part.
Trabajadores

( 112.50 )

( = ) Utilidad antes imp

renta

637.50

(_ ) 25% Impuesto
Renta

( 159.38 )

( = ) Utilidad Neta a
distribuir

478.12

GERENTE

CONTADOR

39

2.2.8.9

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

Se describe los cambios de los distintos conceptos que conforman

el patrimonio o capital de la compaa acontecida en un perodo
contable. Se denominado tambin estado de supervit.

EMPRESA TECOMPARTES
ESTADO DE EVOLUCIN DEL PATRIMONIO
Del 1 de Enero al 31 de Diciembre 2009

CONCEPTO

CAPITAL

RESERVA UTILIDAD UTILIDAD

LEGAL

Saldo Inicial

30000

RETEN

5000

(- )Declaracin dividen
(- )Capitalizacin
= Saldos antes de Util

EJERCICIO ESTATUTAR

4000
-4000

5000

-5000

35000

+ Utilidad 2009
480

(- ) Transferencias

2.2.8.10

4800

(- ) Aplicaciones

Saldo 31-12-09

RESERVA

35000

480

-960

480

3840

-3840

3840

480

FLUJO DE EFECTIVO

Es aquel que determina en que actividades del negocio se utiliz el

efectivo, tambin se lo utiliza para evaluar la capacidad de la
empresa para generar efectivo, sus equivalentes y por ende el
equivalente de las operaciones de la empresa.

40

EMPRESA TECOMPARTES
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
AL 31 de diciembre del 2009

CODIGO

DESCRIPCION DE LA CUENTA

VALORES

VALORES

FLUJO DE EFECTIVO
OPERACIONAL
MAS

Utilidades Netas despus de impuestos

533,59

MAS

Depreciaciones

400,00

MENOS

Incremento de Cuentas por Cobrar

150,00

MENOS

Incremento de Inventarios

320,00

MAS

Incremento de Proveedores

200,00

MENOS

Decremento en empleados a pagar

30,00

Efectivo por actividad operacional

633.59

FLUJO DE EFECTIVO DE
INVERSIN
MENOS

Incremento Activos Fijos (brutos)

200,00

Efectivo por Actividad operacional

200,00

FLUJO DE EFECTIVO DE
FINANCIAMIENTO
MAS

Incremento de Pasivo a largo plazo

MENOS

Cambios de Capital

MENOS

Dividendos pagados

150,00
0.00
383.00

Efectivo por actividad de financiamiento

-233,59

INCREMENTO DE EFECTIVO

200,00
======

GERENTE

CONTADOR

41

2.2.8.11

ASIENTOS DE CIERRE

Son asientos que permiten cerrar las cuentas de gastos e ingresos;

es decir se elaboran al concluir el perodo contable, deben
eliminarse todas las cuentas de ingresos y gastos determinando si
hay utilidad o prdida del ejercicio econmico.

En los sistemas deben incluir normas para el registro, clasificacin y

resumen de los ingresos y el informe peridico a la gerencia de la
empresa.

2.2.9 Sistema de Informacin en Contabilidad

En el mundo de la tecnologa es necesario actualizarse cada vez

ms, considerando que la contabilidad es un sistema de informacin
de la empresa, que produce reportes de activos, pasivos, patrimonio,
los procesa y consolida cumpliendo con criterios bsicos, sta nos
informa sobre la situacin la econmica y financiera de la empresa,
por tanto, hay que prestarle la mxima atencin15

La informacin econmica financiera se utiliza como herramienta

indispensable

para emitir juicios o criterios; y, determina el

diagnstico econmico de la empresa, como base para la toma de

decisiones, en atencin de los problemas que se den y puedan
darse. La contabilidad servir para pulir posibles errores y ayudar a
fortalecer en la prctica un FODA presente y futuro.

2.2.9.1 Sistema Manual

En las empresas para el anlisis y registro de operaciones ordinarias

es importante dividir las funciones de trabajo entre los empleados lo
15

Contabilidad General , en foque prctico de aplicaciones informticas, 2001

42

que facilita el desarrollo de las actividades, y el cumplimiento del

ciclo contable partiendo del anlisis de las transacciones para
determinar las cuentas involucradas en las operaciones hasta
concluir con la emisin de informes contables.16

2.2.9.2 Sistema Computarizado

De acuerdo con el programa contable se registra las operaciones en

base a los datos, el cual prepara automticamente el asiento diario
respectivo y puede ser impreso en cualquier momento.

El software contable realiza los pases del diario al mayor

automticamente, realiza los asientos de ajuste previo anlisis del
contador y los pases al mayor son realizados, sacando el balance de
comprobacin y posteriormente procede a la elaboracin de
informes contables y al cierre de cuentas.

2.2.10 Control interno

El control interno trata de determinar la estrategia seleccionada en la

empresa,

para

proteger

sus

activos;

es

un

conjunto

de

procedimientos, directrices y planes de organizacin. El control

interno tiene por objeto asegurar eficiencia, seguridad y orden en la
gestin financiera, contable administrativa. Las categoras dentro del
control interno son la confiabilidad en la informacin financiera, el
cumplimiento de las leyes y la regulacin de aplicables, as tambin
la efectividad y eficiencia en las operaciones. 17

16
17

Contabilidad General, Bravo Mercedes, edicin 2007

Contabilidad General, Bravo Mercedes, edicin 2007

43

2.2.10.1 Importancia del Control Interno

Es el sistema nervioso de una empresa, su importancia radica en

que incluye
ejemplo:

mucho ms que el sistema contable y cubre, por

control

de

calidad,

las

prcticas

de

empleo

entrenamiento, polticas de ventas y auditora interna entre otros.

Para la aplicacin del control interno se debe contar con un grupo
humano idneo para las funciones a cumplir dentro de la empresa.

2.2.11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos se basa en el ordenamiento de las

actividades en forma secuencial. En la empresa cuando existe las
llamadas rutinas de procedimientos se demuestra en forma ms
sencilla como se ejecuta una actividad, organizando de mejor
manera las actividades que realizan los empleados.

Cuando ya se ha establecido un procedimiento contable solo se

debe respetar los pasos, ya que omitir alguno puede obstaculizar
todo el procedimiento puesto en marcha con efectividad.

Un manual de procedimientos sirve como gua flexible y til que

puede ser modificado de acuerdo con las diferentes necesidades, ya
que es un instrumento que describe las tareas, ubicacin,
requerimientos y a los cargos responsables de su ejecucin en la
empresa.

2.2.11.1

Finalidad de Manual de Procedimientos

Simplifica el trabajo as como el analisis de tiempo,

delegacin de autoridad, estudios de simplificacin de tareas
entre otros.

44


Asegura la uniformidad en el desarrollo de los procedimientos,

para lo cual es indispensable contar con descripciones claras
de los mismos.

Apoya a los administradores en la planeacin, organizacin y
direccin

Evala la gestin de los administradores de la empresa.
2.2.11.2 Objetivos del Manual de Procedimientos

Facilita

el desarrollo

de

las funciones

administrativas

mediante el empleo de procedimientos para cada rea de

trabajo.

Propende a la sistematizacin de funciones con el propsito
de garantizar la utilizacin ms productiva de las actividades
que se suceden en el cumplimiento de la administracin.

Determina los instrumentos especficos sobre los aspectos de
carcter administrativos que tiene lugar en el desarrollo de las
funciones y responsabilidades a cargo de la empresa y sus
unidades administrativas.

2.3

MARCO LEGAL

2.3.1 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD

Las Normas internacionales NIC y ecuatorianas de contabilidad
NEC.

2.3.1.1 Concepto

Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad son instrumentos normas

que conjuntamente con las dems leyes econmicas y financieras
del pas, principios y reglamentos, regulan el registro y control
contable, la elaboracin de los estados financieros as como son

45

instrumentos importantes para la toma de decisiones. Tenemos las

siguientes:

NEC N.1 Presentacin de estados financieros.- (NIC 1, NIC 5)

Norman su objetivo en la presentacin de los estados financieros,

orientan su estructura y requerimientos mnimos para asegurar la
comparabilidad con los estados financieros de periodo anteriores de
la misma empresa, con el reconocimiento, medicin y revelacin de
transacciones y eventos especficos que son tratados en otras
normas Ecuatoriana de Contabilidad.

NEC N.3 Estado de Flujo de Efectivo.- (NIC 7)

Esta informacin es til para proporcionar a los usuarios de estados

financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para
generar efectivo. Dentro de este estado conjuntamente con los
dems estados financieros se informa el comportamiento de los
activos netos de las empresas.

NEC N.4

Contingencias y suceso que ocurre despus de la

fecha del balance.- (NIC 10)

En esta norma se revelan contingencias que ocurren despus del

cierre del periodo contable, se aplica a la contabilizacin y revelacin
de contingencias y sucesos que ocurren despus del cierre del
periodo contable, adems se excluyen los compromisos originados
por contratos de arrendamiento a largo plazo, las obligaciones
derivadas de planes de pensiones, impuesto a la renta, y pasivos de
compaas de seguros de vida derivados de plizas emitidas.

46

NEC N. 8 Reportando informacin financiera por segmentos

Ayuda a una mejor comprensin de los usuarios de la informacin,

entendiendo con mayor facilidad el desempleo que ha tenido la
empresa, analizando y evaluando sus riesgos, es decir esta norma
puede contar con informacin por segmentos sobre los tipos o
clases de productos y servicios que la empresa produce y las
diferentes reas econmicas

NEC N.9 Ingresos (NIC 18)

En la contabilidad lo principal es el ingreso, ya que se identifican las

circunstancias y criterios que se cumplirn y reconocern en el
mismo, siendo la utilidad o ganancia de la empresa, la que percibe
por concepto de ventas, comisiones, intereses, dividendos y
regalas. Si la contabilidad determina cuando reconocer el ingreso,
esta norma, proporciona guas prcticas para la aplicacin del
probable ingreso cuando haya un flujo de beneficios econmicos
futuros hacia la empresa.

NEC N.10 Costo de Financiamiento

Esta norma determina el costo que se puede trasladar directamente

al gasto financiero, as como intereses y gastos bancarios que tienen
diferente fin, que puede ser para fondear la falta de liquidez para
inversiones en la compra de activos o para la produccin de un bien,
adems el costo financiero como arrendamientos.

NEC N.11.- Inventarios

Los inventarios son la cantidad de costo que ha de ser reconocida

como un activo, manteniendo los registros hasta que los ingresos

47

relacionados sean reconocidos como un activo, sealando una gua

del costo. El objetivo de los inventarios es indicar el tratamiento
contable bajo el sistema histrico, y sirve como una gua para la
determinacin del costo.

NEC N.12.-

Propiedad, Planta y equipo. (NIC 16)

Esta norma nos indica como se da el tratamiento contable para

propiedad

planta

equipo,

sealando

el

momento

del

reconocimiento de los activos, la determinacin del valor en libros y

los cargos por depreciacin que deben ser reconocidos en relacin
con ellos y las disminuciones en los valores en libros.

NEC N.13.- Contabilizacin de la depreciacin (NIC 4)

Los activos fijos que se deprecian pueden tener un efecto

significativo al determinar y presentar la situacin financiera ya que
los resultados de las operaciones de las empresas son parte
integrante del activo, y las depreciaciones del gasto.

NEC N.26.- Provisiones de activo y pasivo

Las provisiones son las que se aseguran que se utilicen las bases
apropiada para el reconocimiento y la mediacin, dentro de este
grupo tenemos a los activos y pasivos de carcter contingente hacia
su aplicacin.

NEC N.27.- Valor de realizacin o de mercado, como medida

apropiada de valor mxima.

Es cuando la empresa reconoce contablemente la correspondiente

prdida del valor por deterioro de un activo, esto quiere decir que

48

una empresa debe aplicar para asegurar que el valor de sus activos
no superen el importe que puede recuperar de los mismos.

2.3.2 PRINCIPIOS

DE

CONTABILIDAD

GENERALMENTE

ACEPTADOS

2.3.2.1 Concepto

Es un principio con base origen razn fundamental sobre la cual se

procede discurriendo en cualquier materia, los principios son el
resultado de muchos aos de experiencia que se han creado un
conjunto de normas generales para la contabilidad, es decir cuando
otro principio de aceptacin general origine una mejor medicin y
reconocimiento de los ingresos, costos, y gastos de una empresa.18

2.3.2.2 Clasificacin de los Principios por Grupos

BSICOS:
Son que se consideran fundamentales, por cuanto orienta la
accin de la profesin contable.

ESENCIALES
Tiene relacin con la contabilidad financiera en general y
proporciona

las

bases

para

la

formulacin

de

otros

19

principios .

GENERALES DE OPERACIN
Determinan el registro, medicin y presentacin de la
informacin financiera.

18
19

Contabilidad General, sptima edicin, Pedro Zapata Snchez

Contabilidad General, sptima edicin, Pedro Zapata Snchez

49

2.3.2.3

Los principales Principios ms aplicados son

Equidad

Dualidad Econmica

Ente contable

Bienes Econmicos

Moneda comn denominador

Empresa en marcha

Valuacin al costo

Perodo contable

Ejercicio

Devengado

Objetividad

Realizacin

Prudencia

Uniformidad

Materialidad

Significatividad

Exposicin
2.3.3 LEY

DE

RGIMEN

TRIBUTARIO

INTERNO

REGLAMENTO

2.3.3.1 Concepto de Rgimen Tributario

Segn el Art. 19 de Ley de Rgimen Tributario Interno, la empresa

debe llevar contabilidad y declarar el impuesto a la renta.

De acuerdo con el Art. 21 de la Ley del rgimen tributario interno la

empresa debe presentar estados financieros cada ao.20

20

Legislacin y Prctica Tributaria, primera edicin, de Trujillo Cristina

50

2.3.3.2 Impuesto del Valor Agregado (IVA)

Concepto

Es aquel que se genera al comprar o vender bienes o servicios ya

sea con tarifa cero o doce por ciento, este impuesto grava a todas
las etapas de comercializacin como al valor de los servicios
prestados en las condiciones que prev la Ley, su declaracin puede
ser mensual o semestral.

2.3.3.3 Retencin en la Fuente (RF) y artculos de soporte

Concepto

Es un impuesto que se retiene en transacciones comerciales y que

es un anticipo al impuesto a la renta.

2.3.3.4 Impuesto a la renta (IRTA)

Concepto

Este impuesto a la renta global que obtienen las personas naturales,

la sucesin in divisas y las sociedades nacionales o extranjeras es
de acuerdo con las disposiciones de la presente Ley

La empresa tiene Registro nico de Contribuyentes (RUC) No.

1791287231001, reconocida como compaa limitada cuyo capital es
de $ 1.000,00 (mil dlares), sus productos estn gravados con IVA,
est obligado a

retener en la fuente, a declarar y cancelar el

impuesto a la renta, impuestos de aduanas en sus importaciones. No

es contribuyente especial y est obligada a llevar contabilidad.

51

2.4

ORGANISMOS DE CONTROL

En nuestro pas tenemos organismos de control a las que estn

regidas las compaas y son los siguientes:

Superintendencia de Compaas
Es la que supervisa, controla y apoya actividades econmicas de
las compaas y se enfoca a los informes anuales.

Tecompartes est obligada a presentar anualmente sus balances

ante esta Institucin, porque es una compaa limitada de acuerdo
con la ley.

Municipio del Distrito Metropolitano de Quito

Su principal funcin entre otras es recaudar los impuestos prediales,
patentes, 1.5 por mil.

Tecompartes como parte de sus documentos de

funcionamiento

debe tener sus pagos municipales actualizados.

Servicio de Rentas Internas.

Es un organismo de control tributario cuyas funciones son de
controlar, fiscalizar y recaudar los impuestos fiscales, de acuerdo
con el Cdigo Tributario y la Ley Rgimen Tributario.

52


Ministerio de Trabajo
Es el que se encarga de hacer cumplir a los empleadores las
obligaciones para con los trabajadores garantizando el fiel
cumplimiento de las Leyes laborales.

Tecompartes cuenta con personal bajo relacin de dependencia y

esta sujeto al Cdigo del Trabajo que controla el Ministerio de
Trabajo.

IESS
Es la institucin encargada de amparar todo lo que se refiere a
salud, seguridad y jubilaciones de los afiliados del sector pblico y
privado.

La Ley ecuatoriana, establece que deben tener derechos y

obligaciones con el IESS el patrono y sus empleados.

53

CAPTULO III
3. DIAGNSTICO
INTRODUCCIN:

Tecompartes esta ubicada en la ciudad de Quito, en la calle Plaza

N.21-202 y Ramn Roca, es una empresa que tiene productos en la
lnea de electrnica con representatividad de algunas marcas en el
Ecuador; se encuentra constituida por la familia Bentez, la Sra.
Mariana Solrzano (madre) como Gerente, Fernando Bentez (hijo)
como Presidente, Pablo Bentez (hijo) y Pablo Bentez (hijo) como
accionistas todos de la Empresa, sus proveedores son locales y
externos

3.1 FILOSOFIA INSTITUCIONAL

La Filosofa Institucional propende al desarrollo de la empresa, de la

comunidad y de la sociedad. As tenemos su anlisis a nivel macro
en la misin y la visin.

3.1.1

Misin

Realizar Importaciones de partes y sistemas electrnicos de

productos de marcas garantizadas

Solucionar las necesidades de la demanda de parte de los
servicios en forma oportuna y garantizada

Cumplir

cada

estndar

de

calidad

de

los

productos

importados y nacionales para competir con el comercio local

Cumplir con las Normas Contables y de Comercio, que rige la
Ley nacional e internacional vigente

54


Mantener un registro contable-financiero para cumplir con las

normas nacionales.

Ser empresa lder en el mercado nacional,

Realizar un Manual de Procedimientos Contables
3.1.2

Visin

Tecompartes pretende ser lder en la distribucin de

elementos y partes de electrnica para abastecer y satisfacer
las necesidades del cliente.

Ser una empresa asociativa reconocida por la sociedad.

Generar beneficios econmicos y sociales a favor de sus
asociados y del consumidor en general.

55

3.2

ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL

JUNTA GENERAL
DE SOCIOS

PRESIDENCIA

GERENCIA

VENTAS

CONTABILIDAD
AUX. CONTABLE 1
AUX. CONTABLE 2.

AUX. CONTABLE 3

AUX. CONTABLE 4

MENSAJERO

56

3.3

ESTRUCTURA FUNCIONAL ACTUAL

JUNTA GENERAL DE SOCIOS:

La Junta Directiva se encuentra integrada por los siguientes Socios:

Sra. Mariana Solrzano

(madre)

Marcelo Bentez

(hijo)

Pablo Bentez

(hijo)

Fernando Bentez

(hijo)

PRESIDENCIA:
Lic. Fernando Bentez, encargado de esta funcin y realiza ventas a
nivel nacional

GERENCIA:
Sra. Mariana Solrzano, encargada de cumplir y tomar las
decisiones de la empresa.

VENTAS:
Sr. Marcelo Bentez, encargado de hacer ventas externas y de la
coordinacin de las importaciones (pide proformas para futuras
compras con plazos de duracin, mejorando as los precios del
mercado y poniendo en consideracin ante la presidencia, luego se
ejecuta la compra mediante la autorizacin respectiva); el Ing. Vctor
Nez se encuentra como soporte tcnico en ventas.

CONTABILIDAD:
El Contador CPA Lic. Alfredo Torres: quien se encuentra bajo la
modalidad de honorarios, y sus auxiliares de planta.

Los auxiliares de contabilidad son:

1. Ligia Elena Bentez, Auxiliar Contable 1 (hermana)

57

2. Sandra Vilaa, Auxiliar Contable 2

(sin parentesco)

3. Mercedes Solrzano 3

(ta)

4. Maria Solrzano 4

(ta)

5. Andrs Velasco mensajero

(sin parentesco)

El equipo de auxiliares que son de planta. Dentro de sus funciones

tiene la elaboracin de estados financieros mensuales y anuales;
interpretacin y anlisis de los mismos, ya que cualquier momento
que la Junta General de Socios solicita, uno de ellos, tiene la
obligacin de entregrselos a la fecha y hora indicada.

Aux. Contable 1:

Srta. Ligia Elena Bentez, encargada de registrar los ingresos y

egresos al sistema, revisin de facturas de compras y ventas, roles
de pago, elaborar borradores de impuestos, revisar los anexos de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar, revisar documentacin de
respaldo de las operaciones de la empresa si sta se encuentra
incompleta o faltase algo.

Aux. Contable 2:

Srta. Sandra Vilaa, encargada de los inventarios, actualmente est

unificando

actualizando

tems

similares

con

mismas

caractersticas, pero con diferentes nombres, tiene un stock de 5.000

a 6.000 tems que subir al sistema.

Aux. Contable 3:

Sra. Mercedes Solrzano, encargada de la Caja del Almacn

(ventas). Hace los Arqueos respectivos cuando designa da y hora el
contador, es decir lo realizan cada dos meses.

58

Aux. Contable 4:

Sra. Mara Solrzano, encargada de entregar mercadera y registrar

en pedidos de entradas y salida de bodega (temporal por jubilarse).

Mensajera:

Sr. Andrs Velasco, se encarga de cobros de los clientes, depsitos

bancarios, abrir el almacn, trmites para la empresa.

Limpieza:

Sra. de limpieza, trabaja a tiempo completo en la casa de la gerente

Sra. Mercedes Solrzano con su afiliacin y paga independiente a la
empresa, pero que va hacer el aseo de la empresa una vez por
semana.

Como personal ocasional esta el Asesor Externo Tributario

contratado como honorarios es el Ing. Mauricio Carrera, que parte de
su convenio es visitar a la empresa pasando un mes.

Servicio Tcnico de Equipo de Oficina, esta a cargo el Sr. Frank

Cruz, quien cuida la calidad y garanta de los activos en el momento
que lo requieren la empresa.

3.4

MERCADO

Los mercados que tiene la empresa esta en su mayora en Quito

con una filial pequea en Cuenca. Su mercado se extiende as:

59

3.5

CLIENTES

Dentro de las ventas cubre:

Nacionales

100%

Privado

65%

Pblico

35%

En las ventas locales se trabaja as:

Ventas: contado 50%, Crdito 50%

3.6

PROVEEDORES

Nacionales 60%

Exterior

En las compras locales se trabaja as:

40%

Compras: contado 20%, Crdito 80%

3.7

F O D A

3.7.1 Fortalezas

Tiene la Representacin de algunos proveedores del exterior

en el Ecuador.

Tiene stock suficiente para dar satisfaccin a sus clientes en

calidad, cantidad y tecnologa.

Todos los directivos y empleados que trabajan para

Tecompartes conocen el producto, lo que vende y en un
momento cualquier persona podra hacer ventas.

Tiene excelentes precios dentro de la competencia

Realiza licitaciones reales de stock y tecnologa actualizada y

no conocida en el pas.

60

3.7.2 Oportunidades

Gracias al prestigio de las marcas, se puede hacer los

despachos del producto a tiempo para cumplir con todos los
tiempos estimados de entrega.

Nuevos mercados por medio de clientes antiguos

Gama de productos que cubre las necesidades del mercado.

3.7.3 Debilidades

No tiene Manual dentro de la empresa

En la empresa no tiene control interno

Falta de procedimiento contables y de control

Control no eficaz de los inventarios

3.7.4 Amenazas

Estabilidad del pas (polticas cambiantes).

En el sector pblico, el sistema de los aranceles; ventas con

pagos tardos; falta de conocimiento del producto por parte de
quienes reciben.

La competencia desleal en el pas en la lnea de repuestos

electrnicos.

Los productos chinos de mala calidad que prefiere la gente

por el precio mas bajo.

3.8

POLTICAS

Actualmente no existe un estado sistematizado de polticas.

A continuacin se detalla las polticas existentes:

61

Para compras:

En las compras a crdito se trabajar con el 80% de sus

clientes.

En las compras de contado 20% (importaciones) con sus
proveedores.

Para ventas:

A crdito con el 20%

En las de contado con el 80%
Polticas Contables

Todo bien de propiedad de la empresa debe ser registrado al

momento de la compra a su costo original

Ningn documento contable puede ser movilizado fuera de la
compaa.

3.9

SISTEMA CONTABLE

En este momento estn actualizando el inventario con el fin de tener

la informacin desde el 1 de enero del 2009, actualizada en su
codificacin de mercadera para un mejor manejo de su contabilidad,
reflejada en sus ventas.

El mtodo que se utiliza en los activos fijos para su depreciacin es

de lnea recta, y es ejecutado por la Auxiliar Contable 1, y se espera
general futuro lo haga el sistema.

El plan de cuentas tiene uno de 6.000 tems que se espera despus

de la actualizacin no sobrepase de los 5.000, pero por el momento

62

funciona y trabajan con el que tiene, se entiende que una vez

unificado los tems del inventario y la contabilidad se lo actualizar
desde enero del 2010.

63

CAPTULO IV
4.

Propuesta: MANUAL DE CONTABILIDAD PARA

LA

EMPRESA TECOMPARTES CIA. LTDA.

4.1

INTRODUCCIN

La propuesta tiene como finalidad constituir una gua que contenga

procesos y mecanismos financieros como una herramienta de
gestin empresarial a travs del manejo efectivo y eficaz de los
recursos que conforman la empresa, que resuma las operaciones de
la compaa, describiendo las funciones y responsabilidades que
cada empleado tiene dentro de la organizacin.

El Manual de Contabilidad permite orientar a la empresa para ser

una organizacin adaptable y flexible al cambio, hacia la calidad que
dispone de informacin administrativa y financiera para la toma de
decisiones.

La finalidad de entregar informacin a tiempo es la que pretende

actualizar los procesos de la compaa, constituyendo una gua de
procedimientos de control interno de consulta y capacitacin tanto
para los empleados actuales como para el personal nuevo,
comprometindose

para

cumplir

con

las

responsabilidades

asignadas a cada cargo.

La informacin de gerencia debe ser garantizada siendo completa,

adecuada y veraz; si mejoramos la fluidez de la informacin creamos
la responsabilidad de su difusin y de mantenerlo actualizado,
siendo los usuarios del presente todos los empleados involucrados
en cada uno de los procesos.

64

Dentro de un Manual de Contabilidad puede generar cambios de los

integrantes y responsabilidades compartidas en todos los niveles de
la

organizacin,

creando

cambios

radicales

con

estrategias

gerenciales basndose en informacin econmica financiera capaz

de afrontar los retos de la competencia, asegurando la segregacin
de las funciones adecuadas para evitar conflictos y la duplicacin de
trabajo dentro y fuera de la empresa.

4.2

BASE LEGAL

Tecompartes esta constituida con autonoma y capacidad legal y

administrativa, permitindole cumplir con su misin y finalidad que
es la comercializacin y representacin de productos electrnicos
.en el mercado del pas

Tecompartes es una empresa que funciona desde 1994, siendo una

empresa con gran experiencia en el mercado ecuatoriano, de gran
trayectoria competitiva, que esta domiciliada en la ciudad de Quito,
cuyo RUC es 1791287231001, lder en el mercado de la electrnica.

El capital es de S/. 1.000.00 dlares, son cinco socios, y se

encuentra ubicado en la ciudad de Quito, en la calle Plaza N.21 y
Ramn Roca en el sector norte de esta ciudad.

4.3

OBJETIVOS

4.3.1 Objetivos Generales

Contribuir a mejorar la calidad de vida de la sociedad, facilitando

elementos o productos con los mejores estndares de calidad y
economa.

65

4.3.2 Objetivos Especficos

1. Ser competitivos, ofrecer un excelente servicio de atencin al

cliente.
2. Ser empresa Lder en el rea de la electrnica.
3. Estar siempre con la tecnologa de punta.

4.4

MBITO DE APLICACIN

El Manual de Contabilidad debe ser obligatorio en las empresas

dentro de su rea contable usualmente se hace y en todas las que
estn relacionadas a compras y ventas de productos, artculos,
suministros y servicios, como es el caso de Tecompartes Ca. Ltda.,
que vende productos de electrnica.

4.5

POLTICAS

Caja

Mensualmente se hace un arqueo de caja

Debe hacerse los depsitos diarios
La persona responsable elabora el respectivo reporte diario
Los reportes de caja deben cuadrar con dineros y depsitos diarios.
Los sobrantes en caja al efectuar arqueos

Bancos

Se debe conciliar mensualmente cada banco los nacionales e

internacionales.

Las chequeras deben ser revisadas si la numeracin es consecutiva.

66

No se deber emitir cheques al portador o en blanco

Para girar un cheque, ste contendr todos los datos completos sin
dejar espacios vacos.

Los cheques de Gerencia sern debidamente autorizados por el

Gerente

El responsable de llevar bancos tendr al da sus saldos y cuando se

lo pida ser de forma inmediata.

Activos Fijos

La depreciacin de los activos fijos ser por el mtodo de lnea recta,

la empresa designar el valor del 2% al valor residual

Se dar un mantenimiento previo a los activos fijos antes de concluir

el periodo contable para esa cuenta determinada

Cuentas por Cobrar

Se dar crdito a los clientes por plazo no mayor a 30 das; el crdito

ser autorizado por el Gerente y documentado

Las cuentas debern se revisadas peridicamente

Emitir un informe diario de cuentas por cobrar, actualizndose con

sus respectivos abonos (depsitos) y respaldos contables como
comprobantes de Ingreso.

El cliente que no hubiere comprado las especificaciones del producto

correcto, podr cambiarlo por otro de la misma lnea.

67

Compras

La planificacin arqueo de los pedidos se realizarn en base a la

revisin histrica de compras y pedidos especiales.

Los pedidos se realizarn a proveedores que consten en base de

datos de proveedores actualizada, en caso de ser nuevo proveedor
se proceder a calificarlo (volmenes de oferta, precios, pocas de
produccin)

En la negociacin se acordarn previamente los precios en base al

precio del mercado local, reconociendo adicionalmente la calidad del
producto, condiciones de pago, tiempo y lugar de entrega.

Al momento de la recepcin del producto deber realizar el control

de la calidad y cantidad en presencia del proveedor

El producto identificado como no conforme al momento de la

entrega recepcin se proceder a la devolucin inmediata o a la
renegociacin dependiendo del producto

Ventas al Detal

Las ventas al detal: los productos debern pasar por la caja para su
facturacin

El responsable de Caja y atencin al cliente deber ingresar el

cdigo de barras de los productos al sistema de facturacin

Se debe imprimir la factura o nota de venta a crdito o en efectivo.

Se debe cobrar en efectivo el valor que consta en la factura o nota
de pedido.

68

El cliente firma para constancia del crdito en la nota de venta o

factura.

El cliente recibe el original de la factura o nota de venta impresa y la

copia para archivo.

Ventas de Bodega por Mayor.

En las ventas al mayor se verifica en el sistema de stock de

existencia.

El responsable de bodega recepta el pedido emitido por el vendedor

El responsable de ventas elabora la proforma o factura de venta.

El documento anterior tiene una validez de 30 das de acuerdo con

la poltica de la empresa.

Entrega la factura o proforma para ser preparada y ser despachado

Proveedores

El Proveedor entregar la mercadera acompaada de la factura con

requisitos del Servicio de Rentas Internas.

Se entregar la factura al departamento de contabilidad para su

respectivo registro.

Se debitar a las respectivas cuentas de proveedores sus abonos o

cancelaciones.

69

4.6

SISTEMA CONTABLE

4.6.1

Plan de Cuentas (Anexo N. 1)

La empresa cuenta con un plan de cuentas que fue revisado y es

adecuado para sus necesidades, el mismo que se presenta en el
anexo 1.

4.6.2 Anlisis de las Cuentas Especficas

70

CAJA

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Activos

SUBGRUPO:

Corrientes

Fecha de Revisin
DIA MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

CAJA
1.1.1

Elaborado
por:
Pgina:
Aprobado
por:

DESCRIPCION:
Se capta los ingresos por conceptos de las ventas de materiales, para posteriormente
depositar en la cuenta corriente y transferirlos en la cuenta de Tecompartes

DEBITO

CRDITO

Ingresos de dinero en
efectivo
.
Los sobrantes en caja al
efectuar arqueos

OBSERVACIN

Egresos de dinero en Se caracteriza en el movimiento de

efectivo
dinero en efectivo
.
El faltante en caja
al efectuar el arqueo

EJERCICIOS
DEBITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

1.1.1.01
1.1.4.2

DESCRIPCIN

Caja

DEBE

HABER

1.000

Cuentas por
Cobrar
V/ Pago de clientes: Sr. Fabin
Cajas, segn facts. 210 a 251

1.000

CRDITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

1.1.2.2.01
1.1.1

DESCRIPCIN

Bancos
Caja
V/ Ventas del mes de enero 2009

71

DEBE

HABER

3.500
3.500

CONTROL INTERNO DE CAJA

1. Dentro del personal que atiende en caja, el cajero debe estar

con garanta de fidelidad.
2. En los movimientos bancarios los das anteriores y
posteriores a los estados financieros debe tener revisiones
extraordinarias.
3. Todos los arqueos de caja deben ser peridicos y sin previo
aviso a la persona responsable.
4. Para el control del efectivo se deber evaluar el riesgo,
diseando pruebas adicionales para todas las eventualidades
que se presenten.
5. Los cajeros depositan a diario los valores en las cuentas
bancarias de la empresa siendo la vigencia de su saldo
generalmente ser de un da, y el respaldo es el deposito
bancario; el cheque u otros documentos por cobrar deben
registrarse de inmediato en la cuenta respectiva de la
empresa.
6. Para tener un control de una muestra podemos hacer una
comparacin de Ingresos de Caja con los depsitos
realizados, transferencias a la cuenta de documentos por
cobrar y el estado de cuenta de clientes confirmados, con el
fin de cuadrarlos.
7. Para indicar un formato de Arqueo de Caja ( Anexo 9)

BANCOS

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Activos

Elaborado
por:

SUBGRUPO:

Corrientes

Pgina:

Fecha de Revisin
DIA MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

BANCOS
1.1.2.2

Aprobado por:

DESCRIPCION:
Esto debe llevar un auxiliar contable por cada banco y realizar conciliaciones bancarias, adems
est constituido por fondos mantenidos por cuentas corrientes nacionales a la vista y son de
disponibilidad inmediata, si tiene saldo acreedor el banco le hace un sobregiro en la cuenta
corriente a favor del banco y la cuenta ser sobregiros bancarios por pagar

72

DBITO

CRDITO

- Ingresos de dinero
cheques o transferencias
de dinero con crdito a las
cuentas que originan.
- Por anulacin de cheque
girados y no cobrados.

OBSERVACIN

- Egresos de dinero
en efectivo, cheques
o transferencias de
dinero con dbito a - Se caracteriza en el movimiento de dinero
las
respectivas en efectivo, cheques, transferencias y
cuentas.
notas de debito y crdito.
- Valor de notas
recibidas y debitos
solicitados.

- Por el valor de notas de

crdito recibidas o crditos
solicitados

EJERCICIOS
DEBITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO
1.1.2.2.01
1.1.1

DESCRIPCIN
Bancos

DEBE

HABER

3.500

Caja
V/ Deposito en el Banco por
Ventas del mes

3.500

CRDITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO
2.1.2.4.01
1.1.2.2.01

DESCRIPCIN
Proveedores

DEBE
2.500

Bancos
V/ Pago a proveedores (sumitec)
todo lo facturado del mes

CONTROL INTERNO DE BANCOS

1. Los cruces con estados de cuenta de clientes y de cheques
por efectivizar es una manera rpida de control
2. Entregar cheques cruzados
3. Comprobar depsitos inmediatos
4. Responsabilizar de custodias de chequeras
5. Realizar mensualmente la conciliacin bancaria
6. Dentro de las conciliaciones peridicas podemos pedir cortes
de cuentas especiales.
7. Para indicar un formato de Conciliacin Bancaria ( Anexo 8)

73

HABER

2.500

ANTICIPOS

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Activos

Elaborado
por:

SUBGRUPO:

Corrientes

Pgina:

Fecha de Revisin
DIA
MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

ANTICIPOS
1.1.4.2

Aprobado por:

DESCRIPCION:
Cuando las cuentas por cobrar son liquidadas en un periodo de un ao, contado desde la fecha
del balance general. Se tiene valores pendiente de cobro originados en anticipos o prstamos
al personal, cheques protestados, venta de bienes, valores depositados en exceso en la cuenta
de Tecompartes.
DEBITO

CRDITO

OBSERVACIN

- Por devoluciones en
exceso en la Cuenta de la
- Por el valor depositado Ca.
en la cuenta de la Ca.
- Por el valor de
cheques devueltos por Por
abonos
o
insuficiencia de fondos o cancelaciones de cheques
mal girados
protestados o mal girados.
Por
anticipo
de - Por las cancelaciones de
sueldos entregados a anticipos
de
sueldos
empleados
entregados al personal

- Se caracteriza por tener valor de cobro

siendo su registro en abonos o
cancelaciones por medio de depsitos o
cheques

EJERCICIOS
DEBITOS
FECHA
31 Ene 2009

CRDITOS
FECHA
31 Ene 2009

CDIGO
1.1.4.2
1.1.2.2.01

DESCRIPCIN
Anticipos

HABER

550

Bancos
V/ Anticipo concedido de honorario

CDIGO
1.1.1
1.1.4.2

DEBE

DESCRIPCIN
Caja

550

DEBE

HABER

550

Anticipos
V/ Cancelacin anticipo concedido

74

550

CONTROL INTERNO DE ANTICIPOS

1. Los anticipos se puede cruzar con estados de cuenta de
empleados
2. Obtener saldos con un control individual
3. Realizar conciliaciones mensuales.

Elaborado
por:

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Activos

SUBGRUPO:

Fecha de Revisin
DIA MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

Corrientes
ANTICIPOS I.
Renta
1.1.9.6.03

Pgina:
Aprobado
por:

DESCRIPCION:
Registra las retenciones que le han realizado a la entidad por servicios prestados.
Despus de realizar anualmente la liquidacin del impuesto a la renta si existe un sobrante
dicho valor se mantendr en un auxiliar identificado con el ao que corresponda.

DEBITO

CRDITO

- Cuando el valor del

impuesto anticipado que se
grava a la Ca., por
concepto de impuesto a la
renta retenido en la fuente
por terceros.

OBSERVACIN

- Se acredita por la - Se caracteriza por la liquidacin del

liquidacin anual que impuesto a la renta y se lo hace
efecte la Ca., por anualmente.
impuestos
del
Perodo.

EJERCICIOS
DEBITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

1.1.2.2.01
1.1.9.6.03
4.1.1
2.1.04.007

DESCRIPCIN

Bancos
Anticipo Impto a la Renta
Comisiones
Ganadas
IVA en Ventas
V/reg de comisiones ganadas

75

DEBE

HABER

2.120
120
2000
240

FECHA

CDIGO

31 Enero
2009

DESCRIPCIN

2.1.3.1.01
1.1.9.6.03

DEBE

Impuesto a la Renta por Pagar

Anticipos Imp. Renta
V/ Cancelacin anticipo del
Impuesto a la renta como
impuesto pagado por anticipado

HABER

120
120

CONTROL INTERNO DE ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA

1. Se requiere siempre Llenar formularios
2. Es necesario un registro de anexos
3. Se debe realizar el cruce de informacin con facturas

MUEBLES Y ENSERES

Elaborado
por:

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Activos

SUBGRUPO:

Fecha de Revisin
DIA MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

No Corrientes
MUEBLES Y
ENSERES
1.2.2.1.06

Pgina:
Aprobado por:

DESCRIPCION:
Se registra el valor de los muebles de oficina adquiridos por la entidad para ser utilizados por
la misma. Se encuentran sujetos a depreciacin en 10 aos. Se lleva registro de inventarios
permanente clasificados por grupos homogneos tomando en cuenta los aos, meses, das a
depreciarse en el periodo, siendo depreciacin acumulada y el saldo de libros actualizando
peridicamente

DEBITO

CRDITO

OBSERVACIN

- Por el valor de - Por el valor de costo - Se caracteriza por ser un activo fijo que
adquisicin de los activos. cuando se vendan o se deprecia de acuerdo con el tiempo de
se den de baja.
vida til.

76

EJERCICIOS
DEBITOS
FECHA
31 Ene
2009

CDIGO

1.2.2.1.06
1.1.9.6.01
1.1.2.2.01
2.1.3.5.03

DESCRIPCIN

DEBE

Muebles y Enseres
IVA Compras
Bancos
Ret. Fte por
pagar
V/compra de muebles Ofic.fact 786

HABER

500
60
542
18

CRDITOS
FECHA
31 Ene
2009

CDIGO

1..2.2.1.03
5.2.1.1.04
1.2.2.1.06

DESCRIPCIN

DEBE

Deprec. Acum Muebles y Enseres

Prdida por baja de
Muebles y Enseres
Muebles y Ensere
V/ Baja de Muebles de Ofic.
en mal estado

HABER

130
20

CONTROL INTERNO DE MUEBLES Y ENSERES

1.
2.
3.
4.
5.

Es necesario la toma fsica peridica

Se debe codificar a todos los bienes
El ingreso de facturas a travs del costo histrico
La conciliacin de saldos de inventarios con saldos contables
La entrega mediante acta a usuarios custodios

EQUIPO DE OFICINA

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Activos

SUBGRUPO:

Fecha de Revisin
DIA MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

No Corrientes
DEP. AC
EQ/OFIC
1.2.2.3.03

77

Elaborado
por:
Pgina:
Aprobado
por:

150

DESCRIPCION:
Registra el valor de depreciacin de los activos fijos depreciables de acuerdo con las
normas y porcentajes vigentes, esta cuenta registra valores de las provisiones destinadas a
cubrir la prdida del valor de los activos con efecto de desgaste producido por su utilizacin,
funcionamiento y obsolescencia tcnica, con excepcin de terrenos.

DEBITO

CRDITO

OBSERVACIN

- Por el valor de ajuste Por

el
valor - Se caracteriza por ser una cuenta que
por venta si es dado de acumulado de
la indica el valor del desgaste del activo fijo
baja.
depreciacin
de y el valor real que se va actualizando.
acuerdo con el uso

EJERCICIOS
DEBITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

5.2.1.1.27
1.2..2.3.03

DESCRIPCIN

DEBE

Gto. Deprec. Equipo de Oficina

Depr.Acu.Eq Of
V/ Reg Deprec Eq de Oficina

HABER

60
60

CRDITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

1.2.2.3.03
1.2.2.1.03

DESCRIPCIN

Deprec.Acum Equipo de Oficina

Equipo de Oficina
V/ Baja de Equipo de oficina
completamente depreciado en mal
estado.

DEBE

HABER

60

CONTROL INTERNO DE DEPRECIACION ACUMULADA DE

EQUIPO DE OFICINA
1. Abrir registro de cada activo fijo
2. Mediante el mtodo de lnea recta hacer sus clculos.
3. Conciliacin de valores con saldos contables.

78

60

PROVEEDORES

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Pasivos

Elaborado
por:

SUBGRUPO:

Corrientes

Pgina:

Fecha de Revisin
DIA MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

PROVEEDORES
2.1.2.4

Aprobado por:

DESCRIPCION:
Incluye todas las deudas con proveedores, tales como facturas y todo por pagar, por la compra
de bienes o servicios recibidos no cancelados de contado.

DEBITO

- Por abono o la
cancelacin de valores
adeudados con crdito a
la cuenta de bancos.

CRDITO

OBSERVACIN

Por
el
valor
adeudado
de
los
servicios recibidos o
de
los
bienes
comprados con debito
a
las
cuentas
respectivas.

- Se caracteriza por el valor de los

servicios recibidos o de los bienes
comprados con debito a las cuentas
respectivas.

EJERCICIOS
DEBITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

5.2.1.1.41
1.1.9.6.01
2.1.2.4.54
2.1.3.5.04

DESCRIPCIN

Gto tiles de Oficina

IVA Pagado
Proveedores
Ret Fte por Pagar
V/ compra tiles de oficina fact 156

DEBE

HABER

200
24
200
24

CRDITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

2.1.2.4.54
1.1.2.2.01

DESCRIPCIN

Proveedores
Bancos
V/ baja de muebles de oficina en
mal estado.

79

DEBE

HABER

176
176

CONTROL INTERNO DE PROVEEDORES

1.
2.
3.
4.
5.

La adquisicin en base de ofertas calificadas

Se requiere base de datos de proveedores
Es necesario el comit de adquisicin calificada oferta
Debe existir condiciones de compra venta
Tener mnimo tres proformas
CAPITAL PAGADO

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Patrimonio

SUBGRUPO:

Fecha de Revisin
DIA MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

Capital Social
CAPITAL
PAGADO
3.1.01

Elaborado
por:
Pgina:
Aprobado
por:

DESCRIPCION:
Es el que ha sido efectivamente cubierto por los dueos en la forma establecida en el contrato
social o en una reforma de estatutos, en base al cual los propietarios podrn ejercer sus
derechos
.
DEBITO
CRDITO
OBSERVACIN
- Por devoluciones de - Cuando se inicia la - Se caracteriza por ser la base el
Capital.
compaa se registra el primer aporte de los socios de una
capital de acuerdo con el empresa, a medida que pasa el tiempo
paquete accionario.
se puede ir incrementando con base
de sus utilidades y otros
- Por liquidacin de la - Por aumentos de capital
empresa
luego de cumplir con los
reglamentos legales
-

EJERCICIOS
DEBITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

1.1.2.2.01
3.1.01

DESCRIPCIN

Bancos
Capital Pagado
(Nombre/propietari)
V/ para registrar capital pagado

80

DEBE

HABER

900
900

CRDITOS
FECHA

CDIGO

31 Enero
2009

DESCRIPCIN

3.1.01
1.1.2.2.01

DEBE

Capital
Pagado

HABER

900

Bancos
V/ registra la devolucin del capital

900

CONTROL INTERNO DE CAPITAL PAGADO

1. La entrega de aportaciones documentadas que avalice su
tendencia y posesin
2. Hacer conciliaciones de saldos contables
3. Acciones transferibles entre socios
4. Tener el nmero de aportaciones pagadas.

INGRESOS POR VENTAS

Elaborado
por:

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Ingresos

SUBGRUPO:

Fecha de Revisin
DIA MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

Pgina:
Operaciones
INGRESOS POR Aprobado
VENTAS
por:
4.1.1

DESCRIPCION:
En esta cuenta se registra todos los expendios o ventas de mercaderas, sean estas al
contado o a crdito y las devoluciones en ventas a precio de venta.

DEBITO

CRDITO

OBSERVACIN

- Por neto de la cuenta al - Por emisin de Se caracteriza por ser una cuenta de
cierre
del
ejercicio facturas a clientes.
ingresos, que al final del periodo de la
econmico.
cierra con todas las cuentas de rentas
quedan en cero cada una de ellas.

81

DEBITOS
FECHA

CDIGO

31 Enero
2009

2.4.01.44
1.1.9.6.03
4.1.1
2.1.3.5.01

DESCRIPCIN

DEBE

Proveedores
Anticipo Impto a la Renta
Ing por Ventas
IVA en Ventas
V/ reg de comisiones ganadas

HABER

433.60
14.40
400
48

CRDITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

4.1.01
5.1.1
4.2.1

DESCRIPCIN

DEBE

Ingresos por Ventas

Costo de Ventas
Utilidad en Ventas
V/ para cerrar las cuentas de
ingresos y gastos y determinar la
utilidad del ejercicio

HABER

600
400
200

CONTROL INTERNO DE INGRESOS POR VENTAS

1.
2.
3.
4.
5.

Realizar comprobantes de ingreso de caja

Control de Ventas a Crdito
Control de ingresos con depsito
Tener un control a travs de registros individualizados
Elaborar y llevar un registro de Facturas

GASTO SUELDO

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

GRUPO:

Gastos

SUBGRUPO:

Fecha de Revisin
DIA MES
AO

CUENTA:
CODIGO:

Operacionales
GASTO
SUELDO
5.2.1.1.04

82

Elaborado
por:
Pgina:
Aprobado por:

DESCRIPCION:
Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales, siendo loa egresos los que
incurren en la empresa para cumplir con su actividad principal; los no operacionales son los
egresos que no se relacionan en forma directa con la actividad de la empresa, tales como
intereses o prdida en venta de los activos fijos

DEBITO

CRDITO

- Al registrar el gasto

OBSERVACIN

- Por cierre del - Se caracteriza por ser una cuenta de

ejercicio econmico. gasto y por ende siempre van en debe y
va al haber nicamente cuando se cierra
el Periodo

EJERCICIOS
DEBITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

5.2.1.1.04
5.2.1.1.10
1.1.2.2.02
2.1.3.2.03

DESCRIPCIN

Gto. Sueldos
Gto. Aporte Patronal
Bancos
IESS por Pagar
V/ reg pago sueldos

DEBE

HABER

700
150
635.55
21,45

CRDITOS
FECHA
31 Enero
2009

CDIGO

4.1.1
5.2.1.1.04
3.1.03

DESCRIPCIN

Ingresos por Ventas

Gasto Sueldos
Utilidad/Ejercicio
V/ para cerrar ingresos y egresos
determinando la utilidad

CONTROL INTERNO DE GASTOS SUELDOS

1.
2.
3.
4.

Hacer pagos hasta el da 5 del mes siguiente

Los pagos deben ser a travs de rol mensual
Previa autorizacin de la Gerencia
Clculo aplicando el salario unificado

83

DEBE

HABER

900
700
200

4.6.3 Procedimientos y Formularios

FORMULARIOS DE CONTROL DE LAS COMPRAS

Los formularios a de ser utilizados en las compras por la empresa

Tecompartes deben tener un mejor control en cuanto a:

Seleccin adecuada de los proveedores

Pedidos

Comprobacin de precios

Pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada
de la mercadera.

A continuacin se encuentran los formularios:

Nota de Pedido Compras ( Anexo 2 )

Orden de compra ( Anexo 3 )
Medidas de control interno para compras

El valor de las facturas debe corresponder a los precios

cotizados segn las rdenes de compra.

Las cantidades recibidas deben ser igual a las solicitadas

Todas las compras debern estar debidamente respaldadas
con los documentos

Controlar si el pedido de compra ha cumplido su seguimiento
hasta la adquisicin del mismo

Revisar y controlar que la factura del proveedor cumpla con
los requisitos legales para que sea contablemente aceptada y
se proceda a la autorizacin del pago.

84

PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL DETALLE Y AL POR MAYOR

Este proceso permitir determinar los responsables y actividades

que se deben desarrollar para efectuar las ventas

FORMULARIOS

DE

CONTROL

UTILIZARSE

EN

PROCEDIMIENTO DE VENTAS

Los formularios que la empresa debe utilizarse para tener un mejor

control de la gestin de ventas son los que a continuacin se
muestran:

Medidas de Control Interno para las Ventas

Se proceder a facturar a crdito unicamente a clientes que

se encuentran calificados y autorizados por el Supervisor de
ventas

En caso de quejas y reclamos de clientes se anotar en el
Registro de Quejas y Reclamos de clientes y se da el
seguimiento respectivo inmediato, luego se procede a
formular acciones correctivas de acuerdo con la situacin.

En los puntos de venta se acepta la devolucin cuando el
producto no cumple con los requerimientos del cliente
respaldndose con la Nota de Crdito.

El vendedor para realizar las promociones deber coordinar
con el Gerente procediendo con las actividades del mercado
de acuerdo con un Plan de Marketing establecido.

El Gerente realizar estudios de mercado para reactivar la
comercializacin, lanzamiento de nuevos productos y para la
apertura de nuevos puntos de venta.

El responsable de ventas al por mayor deben llevar consigo
lista actualizadas de precio y catlogos.

85


El responsable de ventas al por mayor debe conocer el stock

de productos para la oferta y la negociacin por volumen y
formas de pago.

Una vez realizada la entrega-recepcin del producto a entera
satisfaccin del cliente, la factura, la nota de entregarecepcin o la transferencia deben ser firmadas por la
persona que recibe.

El monto de las ventas depende de las siguientes garantas
presentadas y de la solvencia empresarial demostrada.

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INVENTARIOS

Se elabora el procedimiento donde se detallan las actividades que

se llevan a cabo para el manejo de inventario especficamente en
cuanto al ingreso de productos a la bodega.

El ingreso de productos puede darse por:

Compra de productos

Devolucin de productos por inconformidad (ventas)
PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE INVENTARIOS A BODEGA

El

responsable

de

Bodega-despachador

recepta

las

mercaderas en base a la Orden de compra y la factura que

proporcionada por el proveedor (verificar precio, cantidad y
estado de los productos)

Entrega documentos anteriores proceden a entregar a
contabilidad de la siguiente forma:
Copia 1: Archiva con la documentacin
Copia 2: Entrega al responsable de Bodega estado de los
productos)

86

El bodeguero despachador procede a perchar el producto en

la bodega

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INVENTARIOS (Egreso)

Este procedimiento identifica las actividades que tienen que

ver con el manejo de inventarios en cuanto se refiere a su
egreso, ya sea a travs de la bodega de la empresa.

El egreso de los inventarios se puede dar por dos razones:

Venta de productos al detalle y al por mayor

Devolucin de Productos (clientes)
Medidas de Control para el Manejo de Inventarios

Un control de inventarios permite:

Evitar

cumplir

prdidas

innecesarias

por

deterioro

obsolescencia por exceso de material almacenado.

Disponer de las existencias de mercaderas necesarias para
cumplir con los requerimientos de los clientes.

Reducir prdida fsica de inventarios
Las medidas de control a tomarse en consideracin son las
siguientes:

Todo producto adquirido deber ingresar a la bodega.

Ningn producto podr ser vendido sin que antes el mismo
haya sido ingresado al sistema de contabilidad

En ventas al por mayor con contrato, el despacho de
productos se realiza con notas de entrega-recepcin

Ningn producto es vendido o transferido sin los respectivos
documentos legales

87


En el caso de los clientes internos, el producto ser

despachado con transferencias

La devolucin de un producto de venta al detalle nicamente
podr ser aceptado dentro del mismo da que se emiti la
factura o nota de venta

En la devolucin de productos al por mayor, el cliente lo
realizar al momento que el responsable vendedor proceda a
entregar el producto.

Llevar un control de productos caducados por cada proveedor

Cada producto ser ubicado de acuerdo con su lnea

Efectuar el inventario fsico de productos en forma espordica
y el inventario global en forma semestral

FORMULARIOS DE CONTROL A UTILIZARSE

Los formularios de control de inventarios, que le permitir a la

empresa llevar un control de las mercaderas y disponer de insumos
correctos para el ingreso de informacin al sistema de contabilidad
son:

a) Registro de productos caducados ( Anexo 10 )

b) Nota de Pedido de Ventas ( Anexo 5 )
c) Notas de crdito. ( Anexo 6 )

88

CAPTULO V
5.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1

CONCLUSIONES

La empresa de Tecompartes no tiene un manual de

Contabilidad de acuerdo con la Ley de Rgimen Tributario y
las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

En la empresa no existe divisin de funciones.

Hace falta la efectividad de controles basados en la integridad
del personal dentro de las normas y conductas del compromiso tico, destrezas y competencia de cada uno de los emplea
dos.

Se ha detectado la necesidad de crear documentos que
faciliten controles y cruces de informacin para definir
procesos que a travs de flujogramas, facilitan la informacin
y cuadros de descripcin de funciones y reportes.

5.2

RECOMENDACIONES

Se recomienda poner en prctica la propuesta de tener un

Manual de Contabilidad que le permitir contar con informacin contable con procesos estandarizados y sobretodo incorporando controles que requieren constante monitoreo y
actualizacin.

Se requiere asignar funciones especficas a cada miembro de
la empresa de acuerdo con la propuesta para distinguir los
procesos contables.

En la empresa el personal debe mantener actualizadas las
polticas

procedimientos

que

garantice

el

perfecto

cumplimiento de estndares de calidad en los controles de

89

procesos de la empresa y eficiencia en la contabilizacin de

las operaciones.

Capacitar y actualizar constantemente al personal que est
involucrado en regulaciones fiscales, laborales y tributarias.

Realizar reportes de cruce de informacin para controles que
permitan detectar oportunamente las desviaciones que se
presenten en un momento determinado de documentos y
funciones.

90

ANEXOS

ANEXO N. 1

PLAN DE CUENTAS

VI

VI

VII

VIII

IX

ANEXO 2

NOTAS DE PEDIDO DE
COMPRAS

XI

XII

ANEXO 3

ORDEN DE COMPRA

XIII

XIV

ANEXO 4

LISTA DE PROVEEDORES

XV

XVI

ANEXO 5

NOTA DE PEDIDO DE
VENTAS

XVII

XVIII

ANEXO 6

NOTAS DE CREDITO

XIX

XX

ANEXO 7

NOTAS DE DEBITO

XXI

XXII

ANEXO 8

CONCILIACION BANCARIA

Conciliacin Bancaria

XXIII

Periodo del

al

BANCO
CUENTA
Saldo segn estado de Cuenta

xxxxx

(+) Depsito en Trnsito

Depsito
Depsito
Depsito

xxxxx
xxxxx
xxxxx

xxxxx

( ---) Cheque girados y no cobrados

Cheque
Cheque
Cheque

xxxxx
xxxxx
xxxxx

xxxxx

SALDO CONCILIADO BANCOS AL

xxxxx

Saldo en Libros
( `+) Notas de Crdito
xxxxx
xxxxx

xxxxx
xxxxx

xxxxx

( `+) Notas de Debito

xxxxx
xxxxx

xxxxx
xxxxx

xxxxx

SALDO CONCILIADO LIBROS AL

FIRMA (Asistente)

xxxxx

FIRMA ( Gerente)

FIRMA ( Contador)

XXIV

ANEXO 9

ARQUEO DE CAJA

TECOMPARTES CIA. LTDA.

ARQUEO DE CAJA
FECHA:
ENCARGADO:
MONTO ASIGNADO:
ULTIMO REEMBOLSO:
HORA DE INICIO:
HORA DE CONCLUSION

XXV

REALIZADO POR:
DOCUMENTACIN EXISTENTE EN CAJA
Fecha
Concepto Beneficiario
Documento de Respaldo

Valor

TOTAL DOCUMENTOS EXISTENTE EN CAJA

MONEDAS
Unidades
0.01
0.05
0.10
0.25
0.50
1.00
TOTAL MONEDAS

BILLETES
Unidades
1
5
10
20
50
TOTAL BILLETES

CUADRE EN EFECTIVO
Total
Observaciones

Total

Observaciones

Total

Total

RESUMEN:
Total Efectivo ( Documentos, monedas, Billetes )
Valor en Libros
Diferencia
Observaciones:
Los fondos fueron en mi presencia y me fueron devueltos al culminar el arqueo
ENCARGADO DE CAJA CHICA

XXVI

ENCARGADO DE ARQUEO

XXVII

ANEXO 10

REGISTRO DE PRODUCTOS
CADUCADOS

TECOMPARTES CIA. LTDA.

REGISTRO DE PRODUCTOS CADUCADOS
Fecha:
Cliente
Producto

Cantidad

Valor

XXVIII

Observaciones

Elaborado por

Aprobado por

XXIX

ANEXO 11

DOCUMENTOS

REALES DE DE
TECOMPARTES CIA. LTDA.

XXX

XXXI

XXXII

XXXIII

XXXIV

XXXV

XXXVI

XXXVII

BIBLIOGRAFA

BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Sptima Edicin,

2007, Quito - Ecuador

BLANCO LUNA, Yanel. Normas Nacionales e Internacionales
de

Contabilidad 2004. Instituto Nacional de Contadores

Pblicos de Colombia, Bogot D.C. 2004

CULLAR

MEJA,

Guillermo

Adolfo.

Fundamentos

de

Contabilidad Financiera. Un Enfoque Internacional Ciberlibro

2005. www.ucauca.edu.co/~gcuellar

MALHOTRA,

Naresh. Investigacin de Mercados. Ed.

Pearson Educacin, Mxico, S.A., Cuarta Edicin. Mxico,

2004

DAZ MORENO, Hernando. Contabilidad General. Enfoque
Prctico con aplicaciones informticas 1 de- Bog ot D.C.
Pearson Educacin de Colombia Ltda. Prentice Hall: 2001

ZAPATA SNCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Sptima
Edicin, Quito Ecuador

Servicio de Rentas Internas, www.sri.gov.ec.

Internet : www.google.com.

MORENO,

Joaquin,

Contabilidad

intermdia,

Edicin, Editorial Continental, Mxico 2002.

XXXVIII

Segunda