Procedimiento de Acciones

Correctivas y/o Preventivas

Fecha de elaboracin
28 /10/2013

Procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas

Direccin General
Unidad de Modernizacin y Proyectos Especiales
Proceso: Administracin del SGC-IFREM
Tipo de Proceso : Adjetivo

Edicin: Primera
Fecha: 28/10/2013
Cdigo: 227B10100
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OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el manejo de acciones correctivas y/o
preventivas dentro del Sistema de Gestin de Calidad para corregir y
prevenir no conformidades, eliminando las causas que las provocan.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las reas del Instituto de la Funcin
Registral delo Estado de Mxico que forman parte del sistema de gestin
de calidad; desde la identificacin hasta el cierre de la accin correctiva
y/o preventiva.
REFERENCIAS
Norma ISO 9000:2005. Sistemas de Gestin de CalidadFundamentos y vocabulario.
Norma ISO 9001:2008. Sistema de Gestin de Calidad- Requisitos.
RESPONSABILIDADES
Alta Direccin
Aprobar el procedimiento de acciones correctivas y/o preventivas
Proporcionar apoyo
y recursos para el cumplimiento
de las
actividades requeridas en la atencin de las acciones correctivas
y/o preventivas
Jefe de la Unidad de Modernizacin y Proyectos Especiales
Revisar los reportes del estado de las acciones correctivas y/o
preventivas.
Informar durante las reuniones de revisin por la direccin sobre los
registros de las acciones correctivas y/o preventivas.
Revisar los cambios al procedimiento de acciones correctivas y/o
preventivas para la implementacin del procedimiento normativo.
Gestionar los cursos de capacitacin sobre acciones correctivas y/o
preventivas.
Responsable del Procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas

Realizar los cambios al procedimiento de Acciones Correctivas y/o

Preventivas.
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Direccin General
Unidad de Modernizacin y Proyectos Especiales
Proceso: Administracin del SGC-IFREM
Tipo de Proceso : Adjetivo

Edicin: Primera
Fecha: 28/10/2013
Cdigo: 227B10100
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Asignar nmeros de folios para registros de Acciones Correctivas

y/o Preventivas
Capacitar a travs de cursos a los Administradores de Proceso (AP),
Representantes de la Direccin (RD), Responsables de Procesos,
Directores, y Subdirectores, e involucrados, sobre el manejo de
Acciones Correctivas y/o Preventivas del SGC.
Asesorar en la solucin de aquellos casos en los que el personal no
identifique con precisin las Acciones Correctivas y/o Preventivas.
Dar seguimiento a los registros hasta su cierre del propio
procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas.
Elaborar el reporte del estado de las acciones correctivas y/o
preventivas en el SGC.
Participar activamente en la implementacin de este procedimiento.

Directores de reas del IFREM

Proporcionar el apoyo solicitado y recursos cuando se requieran

para el cumplimiento de las actividades de las Acciones Correctivas
y/o Preventivas.
Aprobar las Acciones Correctivas y/o Preventivas que se presenten
en el proceso.
Autorizar la re-programacin de las fechas compromiso de cierre.
Cerrar el registro cuando las actividades hayan sido efectivas y
congruentes con el problema real presentado.
Participar activamente en la implementacin de este procedimiento.

Subdirectores de reas del IFREM

Concertar acciones con el Director y dar seguimiento a las
actividades que sean asignadas.
Participar activamente en la implementacin de este procedimiento.
Administradores de procesos (AP)

Solicitar nmero de folio para registro de Acciones Correctivas y/o

Preventivas
Documentar las Acciones Correctivas y/o Preventivas necesarias en
caso de identificarse no conformidades reales (Acciones
Correctivas) o potenciales (Acciones Preventivas) en el proceso.
Identificar la causa raz para atender la no conformidad detectada.
Determinar e implementar las acciones necesarias para solventar las
No conformidades.

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Establecer la fecha compromiso de cierre en las Acciones

Correctivas y/o Preventivas una vez que se haya tomado en
consideracin a las partes involucradas.
Registrar los resultados de las acciones tomadas en formato de
Acciones Correctivas y/o Preventivas.
Dar seguimiento a las Acciones Correctivas y/o Preventivas
detectados en el proceso involucrado o registradas por otros
departamentos.
Dar seguimiento a los hallazgos de auditoras, implementando
acciones correctivas y/o preventivas en los procesos que
correspondan
Conservar los registros generados del cierre de las acciones
Correctivas y/o Preventivas (archivo fsico o electrnico).
Emitir informe al Director de su rea sobre el estado de las Acciones
Correctivas y/o Preventivas para la Revisin por la Direccin.
Participar activamente en la implementacin de este procedimiento.
Participar en los cursos de capacitacin sobre Acciones Correctivas
y/o Preventivas que la Unidad de Modernizacin y Proyectos
Especiales convoque.
Gestionar los recursos con las autoridades para el cierre de las
Acciones Correctivas y/o Preventivas identificadas en su rea.

Representante de Direccin (RD) Enlace

Verificar que las Acciones Correctivas y/o Preventivas

implementadas hayan sido efectivas y congruentes con el problema
real o potencial presentado.
Participar en los cursos de capacitacin sobre Acciones Correctivas
y/o Preventivas que la Unidad de Modernizacin y Proyectos
Especiales convoque.

Responsable de proceso (RP)

Conservar los registros generados del cierre de las acciones

Correctivas y/o Preventivas (archivo fsico o electrnico).
Participar en los cursos de capacitacin sobre Acciones Correctivas
y/o Preventivas que la Unidad de Modernizacin y Proyectos
Especiales convoque.
DEFINICIONES

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Direccin General
Unidad de Modernizacin y Proyectos Especiales
Proceso: Administracin del SGC-IFREM
Tipo de Proceso : Adjetivo

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ACCION CORRECTIVA

Es cualquier accin que se ejecuta para eliminar

la causa de una no conformidad detectada o de
una situacin indeseable a fin de evitar su
recurrencia.

ACCION PREVENTIVA

Es cualquier accin tomada para prevenir la

ocurrencia de eventos potenciales indeseables
que puedan causar una no conformidad

AP

Administrador de proceso

Causa raz

Para este procedimiento se entiende por causa

raz a la causa fundamental que origina un
problema, identificado en el SGC
Cumplimiento de un requisito

conformidad
Correccin

Es cualquier accin tomada de manera inmediata

para resolver una no conformidad detectada.

No conformidad

Incumplimiento de un requisito que pone en

riesgo el SGC.

RD

Representacin de la Direccin

RD Enlace

RP

Es la persona que administra el SGC en las

oficinas registrales.
Es el enlace del RD de la Alta Direccin y de la
Unidad de Modernizacin
RESPONSABLE DE PROCESO

SGC

Sistema de Gestin de Calidad

INSUMOS
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Tipo de Proceso : Adjetivo

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ELEMENTOS DE ENTRADA

Formato: Acciones Correctivas y/o Preventivas

Registro Acciones Correctivas y/o Preventivas
RESULTADOS

Acciones Correctivas y/o Preventivas concluidas para eliminar no

conformidades en los procesos de SGC de IFREM

INTERACCIN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Procedimiento de Auditoras Internas

Procedimiento de Producto y/o Servicio No Conforme
POLTICAS

Cualquier incumplimiento de requisitos establecidos en los

documentos de los procesos deber tratarse como no
conformidades, documentndolas en registro de acciones
correctivas y/o preventivas para revisar en reuniones de trabajo,
comit de calidad, entre otros.
El personal que identifique una no conformidad deber reunirse con
el AP, RD, RP y/o Registrador involucrado para analizar la causa
raz y establecer las acciones con responsable y fechas
compromiso.
Los equipos de trabajo se podrn apoyar de herramientas como
lluvia de ideas, diagrama de Ishikawa, 5W y 1H entre otras para
llevar a cabo el tratamiento de las Acciones Correctivas y/o
Preventivas.
Las correcciones identificadas en el proceso se documentarn en
Minuta de reunin de trabajo.
Las Acciones Correctivas y/o Preventivas identificadas en el
proceso debern documentarse en formato: Acciones Correctivas
y/o Preventivas.
Las Acciones Correctivas y/o Preventivas debern ser apropiadas a
los efectos de las no conformidades reales y/o potenciales.

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Tipo de Proceso : Adjetivo

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Las Acciones Correctivas y/o Preventivas que se establezcan

debern ser congruentes y efectivas para la eliminacin del
problema detectado.
El RD de la Alta Direccin, RD Enlace del SGC, AP, RP y en el caso
de Oficinas Registrales el Registrador implementarn Acciones
Correctivas y/o Preventivas como resultado de:
o Hallazgos de Auditoras internas y externas correspondiente a
cada rea
o Identificacin de Producto y/o Servicio No Conforme
o Objetivo de Calidad que no cumplen con lo establecido en el Plan
de Calidad
o Autoevaluacin en la operacin del proceso
o Revisin por la Direccin
o Hallazgos del informe general de auditoras al SGC

El administrador del proceso deber tomar los siguientes criterios para

documentar acciones derivadas de una autoevaluacin, revisin por la
direccin, medicin de procesos, de servicios, satisfaccin del usuario,
objetivo de la calidad y auditoras internas o externas.
90% Mejora Continua
70%-89% Correccin
70% Accin Correctiva

Para verificar la eficacia de las acciones correctivas y/o Preventivas

deber establecer un periodo para la evaluacin de las acciones.
La eficacia de las acciones ser evaluada en :
o Revisin por la Direccin
o Indicadores en Plan de Calidad
o Auditoras Internas

Derivado de los hallazgos del informe general de auditoras al SGC

se generarn registros, que apliquen a todos los procesos del SGC,
de los cuales cada rea generar acciones para solventarlos, as
como evidencias de cumplimiento.
Los registros generales debern ser cerrados por los
Administradores de Macroprocesos.
Las evidencias de las acciones podrn manejarse fsica o
electrnicamente.

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Tipo de Proceso : Adjetivo

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Se realizaran acciones correctivas y/o preventivas cuando el

producto no conforme sobrepase el 3% del total de las solicitudes
presentadas.

UNIDAD
ADMINISTRATIVA/PUESTO
Administrador del proceso

ACTIVIDAD
Identifica una no conformidad (problema
real o potencial) o recibe propuesta del
personal IFREM.
Lleva a cabo acciones inmediatas de
correccin; analiza la causa raz que
origin el problema o no conformidad, se
podr apoyar de herramientas como
lluvia de ideas, diagrama de Ishikawa,
5W1H segn sea necesario y requisita
formato:
Registro
de
Acciones
Correctivas y/o Preventivas.
Solicita asesora y folio a Responsable del
Procedimiento de Acciones Correctivas
y/o Preventivas cuando as se requiera y
turna copia del registro al RD.
Revisa Registro de Acciones Correctivas
y/o Preventivas, realiza comentarios en
su caso y turna.

Representante de la Alta
Direccin (RD) Enlace del SGC

Administrador del proceso

Modifica
Registro
de
Acciones
Correctivas y/o Preventivas en caso de
ser necesario, y turna al Director.

Director

Recibe Registro de Acciones Correctivas

y/o Preventivas, verifica que las acciones
a tomar sean efectivas y congruentes
con el problema real o potencial
presentado, realiza comentarios en su
caso, y turna.

Administrador del proceso

Considera adecuaciones en su caso y

canaliza copia del Registro de Acciones
Correctivas
y/o
Preventivas
para
conocimiento.
Implementa acciones correctivas y/o
preventivas, transcurre un tiempo en
tanto rene las evidencias fsicas y/o
electrnicas que soporten la atencin de
la
No
Conformidad
identificada,
posteriormente enva.
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Tipo de Proceso : Adjetivo

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Responsable del Procedimiento

de Acciones Correctivas y/o
Preventivas

Recibe Registro de Acciones Correctivas

y/o Preventivas, archiva para su control y
espera evidencias.

Responsable del Procedimiento

de Acciones Correctivas y/o
Preventivas

Recibe evidencias de cumplimiento,

verifica que las mismas den el sustento
pertinente para su cierre, en su caso,
realiza comentarios y turna.

Administrador del proceso

Realiza adecuaciones, en su caso, y turna

evidencias de cumplimiento.

Director

Recibe evidencias y el registro de

acciones correctivas y/o preventivas, se
asegura que las acciones tomadas hayan
sido efectivas y congruentes con la
problemtica detectada, firma registro
avalando su cierre y regresa.

10

Administrador del proceso

11

Responsable del Procedimiento

de Acciones Correctivas y/o
Preventivas

Recibe evidencias y registro de cierre de

acciones correctivas y/o preventivas,
canaliza
copias
del
registro
al
Responsable del Procedimiento de
Acciones Correctivas y/o Preventivas, as
como al RD de la Direccin.
Archiva evidencias y registro para su
control.
Recibe copia del registro de cierre y
archiva para su control.

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Representante de la Alta
Direccin (RD) enlace del SGC

Recibe copia del registro de cierre y

archiva para su control.

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Tipo de Proceso : Adjetivo

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Tipo de Proceso : Adjetivo

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MEDICIN
Nmero de registros cerrados / Nmero total de registros de alta * 100
Registro de Evidencias
Control electrnico de folios de Acciones Correctivas y/o Preventivas.
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Formato Registro Acciones Correctivas y/o Preventivas
Anexo: Diagrama de Ishikawa
Anexo: 5W y 1H

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