FORO TEMATICO 1

SEMANA 1 Y 2

PRESENTADO POR:
MARA FERNANDA APONTE

PRESENTADO A:
PAOLA MILENA TOVAR

Bogot
febrero de 2014

FORO TEMATICO 1

A) 1 CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL?

Su importancia radica, en que cualquier archivo independiente del medio en
que se presente y bien sea que se produzca en la empresa o que llegue de
parte de un tercero, forman parte importante en las tomas de decisiones de
la entidad, basadas en los antecedentes que estos archivos o documentos
registren, por ende una adecuada administracin que permita un acceso
rpido, eficiente y eficaz es muy necesario en cualquier empresa, adems
por que contendr las memorias histricas de la empresa.
B) 2 CMO SE REFLEJA SU FINALIDAD EN LAS EMPRESAS,
ACTUALMENTE?
Debido a que cada da es ms la informacin que deben manejar y
manipular las empresas de cualquier ndole, se han visto en la necesidad de
llevar una gestin de todos los documentos tanto que reciben como que
elaboran, utilizado desde el simple registro manual de la correspondencia
que entra y sale, hasta los sofisticados sistemas informticos que manejan
no slo la documentacin independiente del formato en que vengan, sino
que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los
expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin,
contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y
recuperar informacin de cualquier lugar.
Por ende con la globalizacin y el volumen de informacin las empresas
actualmente han entendido en su mayora la importancia de una adecuada
administracin documental.

C) MENCIONE AL MENOS 5 ASPECTOS DE LA LEY 594 DE 2000 Y 5

ASPECTOS DEL ACUERDO 027 DE 2006, QUE HAYA IDENTIFICADO EN LA
EMPRESA QUE LABORA O QUE CONOCE.
LEY 594 DE 2000
ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o
solucin a los asuntos iniciados.
ARCHIVO TOTAL:
concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin,

segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los
archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna, el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
LEY 027 DE 2006
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento, o aun grupo e
documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.
ARCHIVO ELECTRNICO: Conjunto de documentos electrnicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivsticos.
CARPETA: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservacin.
DEPSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservacin de los documentos de archivo.
DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
EMPASTE: Tcnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma
de libro. La unidad producto del empaste se llama legajo.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.