Administracion de Proyectos - Sesion II

2016-09-12
LOGISTICA
Uso de celulares, SmartPhones, Tablets,
computadores porttiles, etc.
Participacin: No tragar entero. DUDA
PRESENTADA, DUDA RESUELTA.
Intervenciones cortas y centradas.
Breaks, a qu horas?
Diplomado en Gestin de Proyectos bajo Metodologa PMI
Ing. Jaime Andrs Vera Medina

Jaimico.vera@gmail.com
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PRESENTACION DE LOS PARTICIPANTES

Qu hago aqu? Porqu decid estar aqu?
Nombres y apellidos
Profesin
Si trabaja, cargo y responsabilidades
Experiencia/Conocimientos en PMI, PRINCE2,
Proyectos
Expectativas?

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Manejando las Expectativas.

Aqu no vamos a aprender nada.
Hablaremos de cosas que ustedes no saben
que saben, otras que ustedes no saben que no
saben, aunque la mayora de los temas
ustedes los saben.
No veremos instrucciones, ni recetas, ni nada
que suponga que existe una manera nica y
correcta para hacer las cosas.

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La importancia del Big Picture

Un viajero vio a tres obreros en un andamio. El
viajero le pregunt al primero: Qu ests
haciendo?.
El primero obrero respondi: Me estoy ganando
un salario"
El viajero le pregunt entonces al segundo
obrero: Qu ests haciendo?.
El segundo respondi: Estoy construyendo una
pared."
El viajero le pregunt finalmente al tercer
obrero: Qu ests haciendo?.
El tercero respondi: Estoy construyendo una
catedral."

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Actividad
Definiendo mi conocimiento actual
Se identific una necesidad insatisfecha en el
mercado, y se desea lanzar un nuevo producto
que cubra dicha necesidad.
1. Estructure un proyecto para cumplir con este
objetivo.
2. Presente el proyecto para conseguir los
recursos para llevarlo a cabo.

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Qu es un Proyecto?
Es un esfuerzo temporal con un principio y un final
Crea un producto, servicio o resultado nico
El resultado puede ser:
Un producto, un elemento final, un componente de otro

elemento, o una mejora de un elemento
Un servicio o la capacidad de realizar un servicio
Una mejora de los productos o servicios actuales
Un resultado, conclusin o un documento
Elaborado progresivamente

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Qu es un Proyecto?
Aclaraciones..
Temporal no significa corto
Temporal no aplica al resultado
Ejemplos..
Construccin de un edificio
Desarrollo de un nuevo Software
Desarrollo de un nuevo producto o servicio
Implementacin de un nuevo modelo de negocio
Cambio en la estructura, procesos o estrategia de una empresa

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Qu NO es un Proyecto?
Debemos diferenciar entre el trabajo operativo y los proyectos

Nueva funcionalidad para un software
Elaboracin de presupuesto de gastos
Compra de materia prima
Compra de un nuevo elemento
Ampliacin de una bodega de almacenamiento
El sistema tuvo un nuevo error. Hay que averiguar cual es la causa y solucionarlo.
Es esto un proyecto?

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Hechos!
Realidades que aquejan a las Organizaciones
73% no cumplen con los cronogramas y presupuestos de los proyectos.

Chaos Report - 16.2% de los proyectos son exitosos. Del 70% de proyectos no
exitosos, 52% corresponden a fallas parciales (expectativas, tiempos y/o
costos)
Encuesta OASIG - Las respuestas ms optimistas sitan la tasa de xito entre
20% y 30%
Encuesta KPMG Canada - 61% de los proyectos se consideran fracasados
Encuesta Conference Board - 40% de los proyectos no cumplen expectativas de
negocios, luego de un ao en operacin.
77% consideran que los proyectos no se encuentran alineados con el negocio.
Encuesta Robbins-Gioia - 51% de las implementaciones de ERP son fallidas
70% no cuentan con metodologas formales para gestionar cambios y
proyectos.
64% no cuentan con esquemas formales de gobierno para proyectos.
33% informa que sus inversiones principales son en tecnologa.

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A qu nos enfrentamos?

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A qu nos enfrentamos?

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Actividad
Tomando como base el video presentado, conteste
las siguientes preguntas:
1. Porqu considera que sucede esto en la gran
mayora de empresas?
2. Cul considera usted sera el punto de partida
para empezar a cambiar estas situaciones?
3. Cmo yo como director de proyectos puedo
contribuir a cambiar estas situaciones?
4. Considera que es un tema cultural?

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Qu es Gerenciar?
Es una ciencia/arte que busca y ensea la forma mas
efectiva de conducir los recursos y capacidades hacia
metas prevista

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Qu es una Organizacin/Empresa?
Es un grupo de personas que se han reunido para alcanzar
una o mas metas que de manera individual no seran
capaces de alcanzar.

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Qu es Gestionar?
Es hacer que las cosas
sucedan. Es llevar a cabo una
serie de actividades que
permitan
alcanzar
los
objetivos y metas planteadas.

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Retos de PM
Bueno, rpido, barato YA!
Responder eficientemente a las demandas del
negocio y de los clientes
Sensibilidad con los cambios del negocio
Entregar valor al negocio de forma incremental y
sostenida
Optimizacin de los recursos para control de
costos
Optimizacin de los riesgos

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Evolucin de las reas de Proyectos

Generacin
de Valor
Soluciones
Habilitadora del Negocio
Soporte
Visin Orientada a
Resolver Problemas
Visin Clsica
Reactivo
Conocimiento tcnico
Soporte a incidentes
Generadoras de costos
Proactivo
PMO como proveedor de
soluciones
Soporte a incidentes y
requerimientos
Generadoras de costos
pero tambin de
inversiones
La PMO habilita el
negocio
Conocimiento del
negocio
Marketing
Gobierno Corporativo
Se involucra en la toma
de decisiones
Portafolio de proyectos
Miembro del comit
ejecutivo

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Mejores Prcticas
Una forma aceptada por la industria de

hacer algo, que funciona y mejora el
resultado.
Una best-practice est basada en la experiencia de ms de

una persona y de ms de una organizacin.
No garantiza el xito.
Es una gua, no un estndar.
Son un punto de partida, no la meta.
Es genrica. No es particular de una tecnologa.
Permite construir una base slida de profesionalismo y
madurez en los procesos.
No intenta ser impuesta desde el mercado, sino que es una
sugerencia.

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Frameworks
Un
Framework
es
un
conjunto
estandarizado de conceptos, prcticas y
criterios para enfocar un tipo de
problemtica particular que sirve como
referencia, para enfrentar y resolver
nuevos problemas de ndole similar.

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Estndares
Un estndar es un documento aprobado

por una entidad reconocida que
proporciona, para un uso comn y
repetido, reglas, pautas o caractersticas
para productos, procesos o servicios, y
cuyo cumplimiento es obligatorio.
ISO 9453
Las mejores prcticas proveen las guas

para los estndares.

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Estndares, mejores prcticas, Frameworks

PMBOK
OPM3
Project
Management Body
of Knowledge
CMMI
Capability Maturity
Model Integration
PRINCE2
Projects IN
Controlled
Enviroments
Organizational
Project
Management
Maturity Model
MSP
Managing
Successful
Programmes
MoR
Management of
Risk

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Qu es el PMBOK?
Es la Gua de los Fundamentos Para la Direccin
de Proyectos (Project Management Body Of
Knowledge)
Proporciona pautas para PM y define conceptos
relacionados con la PM
Contiene el estndar reconocido a nivel mundial
y la gua para los PM
En el 2013 aparece la versin 5
Contiene 5 grupos de procesos, 10 reas de
conocimiento y 47 procesos

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Claves del PMBOK

Para que el PMBOK tengan sentido, los proyectos:
+200 personas
Recursos de diferentes pases
Duracin de +1 ao
Nunca se ha realizado antes
+100 $MM de presupuesto

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Direccin Organizacional de Proyectos

Las 3 Ps
Clientes, PMP, Equipo del

Proyecto. Comunicacin,
entrenamiento y una clara
definicin de roles y
responsabilidades es
esencial.
Los procesos de gestin

son el corazn de la
direccin de proyectos
Procesos
Personas
Productos
Constituyen las herramientas y la
tecnologa disponible para que las
empresas complementen los
procedimientos para la direccin de
proyectos. Un tonto con una
herramienta sigue siendo un tonto

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Direccin Organizacional de Proyectos
Las 3 Ps Qu impacta en el xito del proyecto
Productos
Procesos
Productos
25%
Personas
40%
Productos
Procesos
35%
Procesos
Personas
Personas

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Factores Ambientales de la Empresa (EEF)

Son condiciones que estn fuera del control del equipo e
influyen, restringen o dirigen el proyecto
Principalmente estn conformados por la cultura de la
organizacin y los sistemas existentes con los cuales el
proyecto tendr que lidiar o que podr utilizar
Son entradas a varios procesos, especialmente para los
procesos dentro de los grupos de procesos inicio y
planeacin
Influyen positiva o negativamente los resultados del
proyecto

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Factores Ambientales de la Empresa (EEF)

Pueden variar ampliamente en cuanto a tipo o naturaleza, pero
principalmente incluyen:
La cultura, estructura y gobierno de la organizacin

Distribucin geogrfica de instalaciones y recursos
Estndares de la industria o cumplimientos legales
Las infraestructuras
Competencias de los recursos humanos
La gestin del personal (seleccin, retencin, desempeo, etc.)
Condiciones del mercado
Tolerancia al riesgo por parte de los interesados
El clima poltico
Los canales de comunicacin establecidos en la organizacin
PMIS

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Activos de los Procesos de la Organizacin (OPA)

Son los planes, procesos, polticas, procedimientos y bases de conocimiento
especficos de la organizacin ejecutora y utilizados por la misma (Glosario PMBOK 5th Ed.)
Se incluyen las bases de conocimientos como lecciones

aprendidas e informacin histrica de los proyectos
ejecutados
Durante el proyecto los miembros del equipo pueden
realizar actualizaciones y adiciones a los OPA si es necesario
Son entradas a la mayora de los procesos en todos los
grupos de procesos, principalmente en el grupo de
planificacin
Dirigen y guan en la planeacin y ayudan a obtener los
beneficios del proyecto basado en la experiencia pasada de
la organizacin
Se debe pensar en ellos como los procesos, procedimientos
e informacin histrica

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Se pueden agrupar en dos categoras:
Procesos, Procedimientos y Polticas. A
travs de los aos se desarrollan y aplican
en
las
organizaciones
procesos,
procedimientos y polticas que funcionan
Base de Conocimiento Corporativa. Es
un repositorio en donde se almacenan y
actualiza la informacin histrica y lecciones
aprendidas
de
los
proyectos
organizacionales. Evita comenzar cada
proyecto desde cero

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La Base de Conocimiento Corporativa esta
conformada principalmente por informacin
histrica de proyectos pasados
Se usa para planear y gestionar proyectos futuros
Normalmente
la
Base
de
Conocimiento
Corporativa contiene informacin relacionada con:
-
Actividades
Lecciones Aprendidas
EDTs
Benchmarks
Reportes
Riesgos y sus planes de respuesta
Estimaciones de costos o tiempos
Recursos usados
Planes de Direccin de Proyectos
Correspondencia

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Lecciones Aprendidas (Postmortem)

El conocimiento adquirido durante un proyecto el cual muestra cmo se
abordaron o deberan abordarse en el futuro los eventos del proyecto, a fin de
mejorar el desempeo futuro (Glosario PMBOK 5th Ed.)
Son un activo esencial para gestionar un proyecto

Se crean en proyectos anteriores o durante un proyecto en curso
Incluyen lo que hicimos bien, lo que hicimos mal, y qu podramos hacer diferente si el
proyecto se pudiese volver a llevar a cabo
El PM debe recolectar y revisar las lecciones aprendidas de proyectos similares antes de
comenzar a trabajar en un nuevo proyecto
La lecciones aprendidas son entradas y salidas del proyecto
Se finalizan durante el grupo de procesos de cierre
Otros proyectos
actuales
Lecciones
Aprendidas
registradas en el
OPA
Mi Proyecto
Lecciones
Aprendidas de
mi Proyecto
Actualizar los
OPA de la
organizacin

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Informacin del Proyecto
Durante el ciclo de vida del proyecto se recopila,

analiza, transforma y distribuye a los interesados
una gran cantidad de datos e informacin
Durante el proyecto existen varios medios para
comunicar y almacenar la informacin
Comnmente se usa dato o informacin
indistintamente, lo que puede ocasionar errores
de interpretacin y comunicacin

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Informacin del Proyecto

Para identificar las etapas por las cuales la informacin se traslada se
usan 3 trminos diferentes:
Datos del desempeo del trabajo. Medidas y
detalles iniciales acerca del trabajo realizado.
Informacin del desempeo del trabajo.
Los datos del desempeo son analizados para
verificar el cumplimiento del plan y para evaluar
lo que significan
Informes de desempeo del trabajo. Son la
informacin del desempeo organizada para ser
distribuida a los interesados habilitando la toma
de decisiones

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Flujo de Datos, Informacin e Informes del Proyecto

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Ciclos de Vida
Dentro del estndar debemos identificar y
diferenciar el ciclo de vida del producto y el ciclo
de vida del proyecto
Ambos conceptos son necesarios para completar
el proyecto, pues el proyecto debe tener en
cuenta la fase en la que se encuentra el producto
No se deben confundir el ciclo de vida del
proyecto y los Grupos de Procesos de la
Direccin de Proyectos
El ciclo de vida del proyecto es lo que se necesita
hacer para hacer el trabajo
Los Grupos de Procesos son lo que se necesita
hacer para dirigir o gestionar el trabajo

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Ciclos de Vida
Un ciclo de vida es una progresin a travs de una serie de

etapas de desarrollo
Ciclo de Vida del Producto. La serie de fases que representan

la evolucin de un producto, desde el concepto hasta la entrega,
el crecimiento, la madurez y el retiro
(Glosario PMBOK 5th Ed.)
Ciclo de Vida del Proyecto. La serie de fases que atraviesa un

proyecto desde su inicio hasta su cierre
(Glosario PMBOK 5th Ed.)

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Ciclo de Vida del Proyecto

Es la serie de fases por las que pasa un proyecto
Las fases normalmente son secuenciales, aunque existen otros tipos de
relacin
Es la descomposicin lgica de lo que se necesita hacer para producir los
entregables del proyecto
Existen diferentes ciclos de vida de proyectos dependiendo del tipo de
producto, la industria, las preferencias de la organizacin, etc.
Las fases pueden dividirse por objetivos, resultados o entregables intermedios
Aunque los proyectos varan en tamao y complejidad, todos pueden tener la
estructura genrica de ciclo de vida:
-
Inicio del Proyecto

Organizacin y Preparacin
Ejecucin del trabajo
Cierre del Proyecto

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Fases del Ciclo de Vida del Proyecto
Un conjunto de actividades del proyecto relacionadas lgicamente que culmina

con la finalizacin de uno o ms entregables
Un proyecto puede dividirse en cualquier nmero de fases
El trabajo de cada fase tiene un enfoque nico del de cualquier otra fase, pero
estn relacionadas
El cierre de una fase termina con la transferencia o entrega del trabajo
producido en esa fase a otra fase
Cada vez que se cierra una fase se debe evaluar el trabajo realizado para
cambiar o terminar el proyecto

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Cuando un proyecto consta de ms de una fase se deben establecer e
identificar las relaciones entre las fases. Existen dos tipos bsicos
Relacin Secuencial
Una fase slo se inicia cuando la anterior se completa
Se reduce la incertidumbre pues se realiza paso a paso
Debido a las restricciones de finalizacin-inicio de las fases se pierden
alternativas para disminuir el cronograma del proyecto

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Relacin de Superposicin
Una fase se inicia antes que la anterior se complete
Puede requerir recursos adicionales para realizar actividades en paralelo
Puede aumentar el riesgo y el re-trabajo, pues se avanza a la siguiente fase sin
tener informacin precisa sobre el resultado de la fase previa

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Diplomado en Gestin de Proyectos bajo Metodologa PMI

Ing. Jaime Andrs Vera Medina

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Manejando las Expectativas.

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La importancia del Big Picture

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Un producto, un elemento final, un componente de otro

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Debemos diferenciar entre el trabajo operativo y los proyectos

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73% no cumplen con los cronogramas y presupuestos de los proyectos.

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