TEORA DE SISTEMAS

GUA DE AUTOAPRENDIZAJE

Gua de autoaprendizaje
Teora General de Sistemas
Modalidad de Educacin Abierta y
a Distancia

Secretara de Educacin Pblica

Direccin General de Educacin Superior
Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma
Mxico, 2004

INDICE
Introduccin
Objetivo general de la asignatura
UNIDAD l
TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS
1.1 Antecedentes de una teora unificada de sistemas
1.2 Los mtodos de la investigacin general de los sistemas
1.3 Jerarquizacin de Sistemas
1.4 El enfoque de sistemas
1.5 El razonamiento sistemtico
1.6 Eficiencia
1.7 Principios en los que se basan los sistemas

UNIDAD II
ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE LOS SISTEMAS
2.1 Significado de Sistemas
2.2 Clasificacin de los sistemas
2.3 Caractersticas de un sistema

UNIDAD III
LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA ABIERTO
3.1 El modelo de sistema abierto en la organizacin
3.2 Caractersticas de sistema abierto
3.3 Modelo de organizaciones sistemticas
3.4 La eficiencia organizacional
3.5 Anlisis de sistemas
3.5.1 Fundamentos
3.6 Aplicaciones
3.7 Procedimiento para analizar un sistema

UNIDAD IV
EL ARCHIVO COMO SISTEMA
4.1 Concepto global de archivo
4.2 El archivo como sistema
4.3 Organigrama de funcionamiento
4.3.1 sistema de archivo
4.4 Elementos constitutivos del archivo como sistema
4.4.1 Recepcin
4.4.2Ordenacin
4.4.3 Clasificacin
4.4.4 Descripcin
4.4.5 Seleccin

INTRODUCCIN
El precursor de La Teora General de sistemas fue el bilogo Ludwig Von
Bertalanffy, sus trabajos fueron publicados entre 1950 y 1968. Sus primeras tesis
las introdujo en su rea la biologa como integracin de los diferentes campos de
estudio en un paradigma de investigacin que se enfoca hacia la unificacin de la
ciencia. Defenda la aseveracin aristotlica: El todo es ms que la suma de las
partes
Bertalanffy pretenda ofrecer una forma innovadora para la comprensin de
fenmenos de ndole social, psicolgica y material en los cuales existen
correspondencias y distintas formas de comportamiento.
Para Bertalanffy los fenmenos complejos no eran explicables por la suma de
propiedades de procesos individuales. El paradigma tradicional slo permite el
estudio cientfico de la relacin entre dos ms o tres variables, quedando sin
solucin todos los problemas con un nmero elevado, pero finito, de variables.
Tambin consideraba que el carcter fundamental de un objeto viviente es su
organizacin la cual trasciende por completo de sus partes por separado.
Mientras que la ciencia clsica analizaba las unidades individuales, olvidndose
de la interaccin entre ellas.
Los estudios y tesis de Bertalanffy despus de algunos rechazos, por fin vio
frutos

cuando en 1954 se cre la

Sociedad para el Progreso de la Teora

General de Sistemas cuyos objetivos eran:

-

Investigar el Isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en varios campos

y promover transferencias tiles de un campo a otro.

Favorecer el desarrollo de modelos tericos adecuados en aquellos

campos donde falten.

Reducir, en lo posible, la duplicacin del esfuerzo terico en campos

distintos.

Promover la unidad de la ciencia, mejorando la comunicacin entre los

especialistas.

Desde este momento la Teora General de Sistemas se extendi en todos los

campos de la ciencia, aportando infinitos conceptos que son aplicables en gran
parte de todos ellos; el concepto de sistema paso a ser predominante en todas
las reas por ejemplo: si el tema es fisiologa ,se piensa en el sistema nervioso ,
la sociologa habla de sistema social la economa , de sistemas monetarios , la
fsica de sistemas atmicos etc. El enfoque sistmico o sistemtico, hoy en da en
la vida diaria, es tan comn que casi siempre se est utilizando, y a veces
inconcientemente.
En sta Gua de Autoaprendizaje, revisaremos los antecedentes de la teora y su
enfoque que en el campo de la ciencia y la administracin, se trabajar

con el

texto de Teora General de Los Sistemas de Bertalanffy donde encontramos los

fundamentos y antecedentes de su planteamiento, con Idalberto Chiavenato y su
texto de Introduccin a la Teora General de la Administracin que nos da una
visin completa de las tcnicas y enfoques administrativos; con el texto de
Churchman quien no ejemplifica muy concretamente el razonamiento sistemtico
y el enfoque de sistemas entre otros autores que retoman los escritos de
Bertalanffy para el desarrollo de sus propios trabajos.
Esperamos que la informacin aqu presentada te sea de utilidad y provecho para
tu formacin y especficamente la contribucin de esta materia para tu desarrollo
profesional.

UNIDAD I
6

TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Antes de iniciar la lectura te recomendamos tener un diccionario a la
mano ya que existen varios conceptos tcnicos y lo podras necesitar.

1.1.

ANTECEDENTES DE UNA TEORA UNIFICADA DE SISTEMAS

La Teora General de Sistemas surgi con los estudios de biologa que realiz
Ludwig Von Bertalanffy (1901- 1972) bilogo quien naci en Atzgersdorf, Viena, y
quien durante gran parte de su vida, se dedic a realizar investigaciones y
comprobaciones de su tesis en la cual se hace referencia constante a conceptos
generales, principios, instrumentos, problemas, mtodos y tcnicas relacionados
con todos aquellos fenmenos u objetos de estudio concebidos como un sistema.

Ludwig Von Bertalanffy

En su libro 1Teora General de los Sistemas encontramos los orgenes del

planteamiento de su tesis:

BERTALANFFY, V, Teora General de los Sistemas. Mxico, FCE, 1995. pgs. 1-19

Cuando hace unos 40 aos inici mi vida cientfica, la biologa estaba envuelta en
la controversia entre mecanicismo y vitalismo. El procedimiento mecanicista
consista esencialmente en resolver el organismo vivo en partes y procesos
parciales: el organismo era un agregado de clulas, la clula lo era de coloides y
molculas orgnicas, el comportamiento era suma de reflejos condicionados y no
condicionados, y as sucesivamente.
Los problemas de organizacin de estas partes al servicio del mantenimiento del
organismo, de la regulacin consecutiva a perturbaciones, se evitaban; o bien, de
acuerdo con la teora llamada vitalista, se tenan por explicables slo merced a
la accin de factores animoides-duendecillos, dan ganas de decir que acechaban
en la clula o el organismo; lo cual evidentemente era, ni mas ni menos, una
declaracin en quiebra de la ciencia.

Ante aquella situacin, yo y otros fuimos conducidos al punto de vista llamado

organsmico. Significa, en pocas palabras, que los organismos son cosas
organizadas y que como bilogos, tenemos que averiguar al respecto.

Trat de dar forma a este programa organsmico en varios estudios sobre

metabolismo, el crecimiento y la biofsica del organismo. Un paso en tal direccin
fue la llamada teora de los sistemas abiertos y los estados uniformes, que es
resumidamente , una expansin de la fisicoqumica, la cintica y la termodinmica
ordinarias.

Me dio la impresin, no obstante, de que no poda detenerme en el camino que

haba elegido, y ello me condujo a la generalizacin mayor an, a lo que llam
<Teora General de Sistemas>. La idea viene de muy atrs: la present por
primera vez en 1937, en el seminario filosfico de Charles Morris en la
Universidad de Chicago.

Sin embargo, en aquel entonces era mal visto teorizar en biologa, y tem lo que
el matemtico Gauss llamaba <el clamor de los beocios>. De modo que guard
mis notas en un cajn y no fue sino hasta despus de la guerra cuando
aparecieron mis primeras publicaciones sobre este asunto.

Ocurri entonces algo interesante y sorprendente. Result que se haba

producido un cambio en el clima intelectual y que estaban de moda la
construccin de modelos y las generalizaciones abstractas. Ms aun: un buen
puado de cientficos haban seguido lneas de pensamiento parecidas.

O sea que, al fin y al cabo, la teora general de los sistemas no estaba tan
aislada, ni era una idiosincrasia personal en el grado que yo haba credo, sino
que corresponda a una tendencia del pensamiento moderno.
2

Si bien la Teora de los Sistemas en sentido amplio tiene carcter de ciencia

bsica, existe un correlato de ciencia aplicada, lo que a veces se llama ciencia de

los sistemas a secas.

Ibid., pgs.94-97

Los motivos conducentes a la postulacin de una teora general de los sistemas

pueden resumirse bajo los siguientes encabezados:

1) Hasta hace poco, el campo de la ciencia como empresa nomottica- es

decir, que trata de establecer un sistema de leyes explicativo y predictivo
coincida prcticamente con la fsica terica. En consecuencia, la realidad
fsica pareci la nica otorgada por la ciencia.
La consecuencia fue el postulado del reduccionismo, el principio de que
la biologa, el comportamiento y las ciencias sociales habran de
manipularse de acuerdo con el parangn de la fsica, y al fin reducirse a
conceptos y entidades de nivel fsico.
En virtud de adelantos en la fsica misma, la tesis fisicalista

reduccionista se tornaron problemticas y hasta se manifestaron como

prejuicios metafsicos.
Las entidades de que trata la fsica tomos, partculas elementales, etc.han resultado ser mucho ms ambiguas

de lo que supuso: no son

metafsicas

piedras de construccin del universo sino modelos

conceptuales

harto

complicados,

inventados

para

dar

razn

de

determinados fenmenos de la observacin.

Por otro lado, las ciencias biolgicas, del comportamiento y sociales han
salido adelante. A fuerza de tener que ver con estos campos, y de las
exigencias de una nueva tecnologa, se impuso una generalizacin de los
conceptos cientficos y de los correspondientes modelos, lo cual llev al
surgimiento de nuevos campos ms all del sistema tradicional de la fsica.
2) En los campos biolgico, del comportamiento y sociolgico, hay problemas
esenciales que la ciencia clsica descuid, o mejor dicho, que no entraban

10

en sus consideraciones. Si examinamos un organismo vivo, apreciamos

un orden pasmoso, organizacin, mantenimiento en cambio, continuo,
regulacin y aparente teleologa.
Asimismo, en la conducta humana es imposible prescindir de la
persecucin de metas y de la intencionalidad, aunque se adopte una
posicin estrictamente conductista. Ahora bien, conceptos como los de
organizacin, directividad, teleologa etc. Sencillamente no tienen cabida
en el sistema clsico de la ciencia. De hecho en la visin del mundo
llamada mecanicista, basada en la fsica clsica, eran tenidos por ilusorios
o metafsicos.
La aparicin de modelos-

conceptuales y a veces hasta

materiales-

que representen semejantes aspectos de interaccin multivariable,

organizacin, automantenimiento, directividad, etc., implica la introduccin
de nuevas categoras en el pensamiento y la investigacin cientfica.
3) La ciencia clsica se ocupaba ante todo de problemas de dos variables,
de cursos causales lineales, de una causa y un efecto, o de unas pocas
variables cuando mucho.

La mecnica es un ejemplo clsico. Da

soluciones perfectas para la atraccin entre dos cuerpos celestes, un sol y

un planeta, y as permite la prediccin exacta de futuras configuraciones y
hasta la existencia de planetas no vistos.

Pero ya el problema de los tres cuerpos en mecnica es insoluble en

principio y solo puede ser abordado mediante aproximaciones, ya que

11

cuando los cuerpos

se multiplican surgen las dificultades. Numerosos

problemas, particularmente en biologa y en ciencias sociales

y del

comportamiento, son al fin y al cabo problemas multivariables que

requieren nuevos instrumentos conceptuales.
4) Lo que se ha dicho no tiene pretensiones metafsicas o filosficas. No
estamos alzando una barrera entre la naturaleza inorgnica y la viviente,
que evidentemente no vendra al caso en vista de la existencia de formas
intermedias como los virus, las ncleo protenas y dems unidades que se
autoduplican.
Tampoco insistimos en que la biologa sea principio <irreductible a la
fsica> lo cual tambin andara descaminado en vista de los tremendos
adelantos en la explicacin de la fsica y qumica de los procesos vitales.
Anlogamente, no se supone ninguna barrera entre la biologa y las
ciencias del comportamiento y de la sociedad. Lo cual eso s no mitiga el
hecho de que en los campos citados no haya instrumentos conceptuales
adecuados que sirvan para explicar y predecir, tal como sucede en la fsica
y en los mltiples campos de accin.
5) Se dira, pues, que hace falta una expansin de la ciencia para vrselas
con esos aspectos que deja fuera la fsica y que son los que tocan las
caractersticas

especficas

de

los

fenmenos

biolgicos,

del

comportamiento y sociales. Esto equivale a la introduccin de nuevos

modelos conceptuales.
6) Estas construcciones tericas ampliadas y generalizadas, estos modelos,
son interdisciplinarios: trascienden los comportamientos ordinarios de la
ciencia y son aplicables a fenmenos en diferentes campos. Esto conduce
al isomorfismo entre modelos, principios generales y aun leyes especiales
que aparecen en varios campos.

12

Resumiendo: la inclusin de las ciencias biolgicas, del comportamiento y

sociales en la tecnologa moderna exige la generalizacin de conceptos
cientficos bsicos, lo cual implica nuevas categoras del pensamiento cientfico,
en comparacin con las de la fsica tradicional y los modelos implantados con tal
propsito tiene naturaleza interdisciplinaria.

Una importante consideracin es que los diversos enfoques aqu presentados no

son monopolistas ni deben ser considerados como tales. Uno de los aspectos
importantes de los cambios modernos en el pensamiento cientfico es la
inexistencia de un <sistema universal> nico y que lo abarque todo. Cada
construccin cientfica es un modelo que representa determinados aspectos o
panoramas de la realidad. () las varias teoras de los sistemas son tambin
modelos que reflejan diferentes aspectos. No se excluyen mutuamente y a veces
aparecen combinadas.

Con estos planteamientos de Bertalanffy vamos a concluir mencionando

los

siguientes 3Supuestos Bsicos de la creacin de una teora de sistemas.

a.- Existe una ntida tendencia hacia la integracin de diversas ciencias

naturales y Sociales.
b.- Esa integracin parece orientarse rumbo a la teora de sistemas.

CHIAVANETO, IDALBERTO. Introduccin a la Teora General de los Sistemas. MacGraw

Hill,1986 pg. 497

13

c.- Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar
los campos no fsicos del conocimiento cientfico, especialmente

en las

ciencias sociales.
d.- Con esta teora de los sistemas, al desarrollar principios unificadores
que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas
ciencias involucradas nos aproximamos al universo de la ciencia.
e.- Esto puede generar una integracin muy necesaria en la educacin
cientfica.
De acuerdo a los planteamientos anteriormente sealados:
1.-) Explica con tus palabras y brevemente -mximo una cuartilla- cmo surgi la
Teora General de los Sistemas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

2.- Anota los nombres de las tendencias (ciencias o disciplinas) que menciona
Bertalanffy buscaban una aplicacin prctica de la Teora General de Sistemas:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
3.- Bertalanffy seala los seis motivos principales por los que surge la Teora
General de Sistemas.
Explica brevemente cada uno:

14

Enva a tu asesor
Enva a tu asesor
4

Hay una porcin de progresos novedosos destinados a enfrentarse a las

necesidades de una teora general de los sistemas. Los enumeramos brevemente

en la tabla que a continuacin se presenta:
DISCIPLINA

La ciberntica,

La Teora de la Informacin

La Teora de los Juegos

TESIS
Se basa en el principio de retroalimentacin o de lneas
causales circulares, que proporciona mecanismos para la
persecucin de metas y el comportamiento autocontrolado.
Introdujo el concepto de informacin como magnitud
medible mediante una expresin isomorfa de la entropa
negativa de la fsica y desarrolla los principios de su
transmisin.
Analiza con novedoso armazn matemtico, la competencia
racional entre dos o ms antagonistas en pos de ganancia
mxima y prdida mnima.

La teora de la decisin,

Analiza parecidamente elecciones racionales, dentro de las

organizaciones humanas, basadas en el examen de una
situacin dada y de sus posibles consecuencias.

La Topologa o matemticas relacionales

Incluyendo campos no mtricos tales como las teoras de

las redes y de las grficas.

El anlisis factorial

Es el aislamiento, por anlisis matemtico, de factores en

fenmenos multivariables, en psicologa y otros campos.

BERTALANFFY, V. Op. Cit., 93-93

La Teora General de los Sistemas

En el sentido ms estricto (G.S.T. en ingls), que procura

derivar, partiendo de una definicin general de <sistema>
como complejo de componentes interactuantes,
conceptos caractersticos de totalidades organizadas, tales
como interaccin, suma, mecanizacin, centralizacin,
15
competencia, finalidad, etc., y aplicarlos entonces a
fenmenos concretos.

ESQUEMA MECANICISTA DE LA CIENCIA

Como vimos en el captulo anterior, para Bertalanffy fue necesario explicar
diversos fenmenos desde otro enfoque, diferente al tradicional con el cual no
se podan explicar por ejemplo algunos fenmenos sociales y biolgicos.
Por ello en su libro

La Teora General de los Sistemas encontramos los

siguientes planteamientos de mecanicismo, organsmico y teleologa:

No obstante, la necesidad y factibilidad de un enfoque de sistemas no fue

evidente hasta hace poco.

Result por la necesidad del hecho de que el

esquema mecanicista de

vas causales aislables y el tratamiento merista

resultaban insuficientes para enfrentarse a problemas tericos, especialmente en

las ciencias biosociales, y a los problemas prcticos planteados por la tecnologa
moderna.

Ibid., pgs. 10-31

16

A principios de la tercera dcada del siglo, Bertalanffy se senta desconcertado

ante vacos evidentes en la investigacin y la teora biolgicas. En el enfoque
mecanicista entonces imperante pareca desdear, sino es que negar
activamente, lo que es, ni ms ni menos, esencial en los fenmenos de la vida la
meta de la fsica clsica era a fin de cuentas resolver los fenmenos naturales en
un juego de unidades elementales gobernadas por leyes < ciegas> de la
naturaleza. Esto lo expresaba el ideal del espritu laplaciano que, a partir de la
posicin y momento de sus partculas, puede predecir el estado del universo en
cualquier momento.

Esta visin mecanicista no se alter- antes bien, se reforz- cuando en la fsica

las leyes deterministas fueron reemplazadas por leyes estadsticas. De acuerdo
con la derivacin por Booltzmann del segundo principio de la termodinmica, los
acontecimientos fsicos se dirigen hacia estados de mxima probabilidad, de
suerte que las leyes fsicas son esencialmente <leyes

del desorden>, fruto de

acontecimientos desordenados, estadsticos.

Parecidamente a la biologa, a la luz mecanicista, vea su meta en la
fragmentacin de los fenmenos vitales en entidades atmicas y procesos
parciales.

El organismo vivo era descompuesto en clulas, sus actividades en procesos

fisiolgicos

y por

ltimo

fisicoqumicos,

el

comportamiento

en

reflejos

condicionados y no condicionados, el sustrato de la herencia en genes discreto y

as sucesivamente.

17

Por otro lado, en psicologa la concepcin bsica sola ser el modelo robot.
Haba

que explicar la conducta con el esquema

mecanicista estmulo-

respuesta (E-R); (premio-castigo) el condicionamiento, acorde con la pauta del

experimento con animales, apareca como fundamento de la conducta humana;
tena que reemplazarse el significado por la respuesta condicionada, que
negarse a la especificidad del comportamiento humano, etc.
Sin embargo, en contraste con esta visin mecanicista han aparecido en las
varias ramas de la fsica moderna problemas de totalidad, interaccin dinmica y
organizacin, hechos en los que se interes Bertalanffy y que explica a
continuacin.

CONCEPCIN ORGANSMICA
El autor abog por una concepcin organsmica en biologa que hiciera hincapi
en la concepcin del organismo como un todo o sistema y viese el objetivo
principal de las ciencias biolgicas en el descubrimiento de los principios de la
organizacin a sus diversos niveles. En conexin con trabajos experimentales
acerca del metabolismo y el crecimiento, por una parte, y con un esfuerzo por
concretar el programa organsmico, por otra, fue adelantada la teora de los

18

sistemas abiertos, fundada en el hecho bastante trivial de que el organismo

resulta ser uno de ellos, si bien por aquel entonces no haba teora.

De suerte que la biofsica pareca requerir una expansin de la teora fsica

acostumbrada, por el rumbo de la generalizacin de los principios cinticos y de
la teora termodinmica, la cual ms tarde sera conocida como termodinmica
irreversible. Qued de manifiesto entonces otra generalizacin. En muchos
fenmenos

biolgicos.

Pero

tambin

en

las

ciencias

sociales

del

comportamiento, resultan aplicables expresiones y modelos matemticos.

La similitud estructural entre semejantes modelos y su Isomorfismo (se refiere a

algo que tiene similitudes, formas semejantes) en diferentes campos se tornaron
ostensibles, y en el centro quedaron precisamente problemas de orden,
organizacin, totalidad, teleologa (que tiene una finalidad, un objetivo) etc.
Excluidos programticamente del mecanicismo.

Tal fue la idea de la Teora General de Sistemas. El triunfo de la biologa

molecular en aos recientes, el desciframiento del cdigo (o clave) gentico, y los
consiguientes logros en gentica, evolucin, medicina, fisiologa celular y muchos
otros campos es ya lugar comn. Pero a pesar del discernimiento ahondado que
alcanza la biologa molecular o a

caso

en virtud de l-, es manifiesta la

necesidad de una biologa organsmica que

segn Bertalanffy lo llevaba

sosteniendo unos 40 aos. La biologa no solo tiene que ocuparse del nivel

19

fisicoqumico o molecular, sino de los niveles superiores de organizacin viva

tambin.

Quizs an ms que la psicologa, la psiquiatra ha adoptado el punto de vista de

los sistemas. A continuacin citaremos a Grinker, 1967: De las Teoras llamadas
globales, la que primero enunci y defini Bertalanffy en 1947 con el nombre de
Teora General de los Sistemas ha prendido Desde entonces ha afinado,
modificado y aplicado sus conceptos, establecido una sociedad dedicada a la
Teora General de los Sistemas y publicado un General Systems Yearbook.

Muchos cientficos sociales pero slo un puado de psiquiatras estudiaban,

entendan o aplicaban la teora de los sistemas.

De pronto, bajo la Gua del

doctor William Gray, de Boston, se alcanz un

umbral, la reunin anual 122 de la American Psychiatric Association dedic dos

sesiones en 1966, a la discusin de esta teora, y se dispuso que en adelante

20

hubiera reuniones regulares de psiquiatras para desarrollar esta teora unificada

del comportamiento humano. De existir la tercera revolucin (despus de la
psicoanaltica y la conductista), reside en el desenvolvimiento de una Teora
General.
Lo mismo pasa en las ciencias sociales. Del vasto espectro, la extendida
confusin y las contradicciones

de las teoras sociolgicas contemporneas

(Sorokin1928, 1966) emerge una conclusin segura: que los fenmenos sociales
deben ser considerados en trminos de sistemas.- por difcil y hoy en da
fluctuante que sea la definicin de entidades socioculturales.
En otros tiempos puede haber servido de consuelo echar la culpa a las
atrocidades y estupideces a malos reyes, prfidos dictadores, la ignorancia, la
supersticin, las carencias materiales y cosas as.
Por ello la historia era del estilo quien hizo que: -idiogrfica- es el trmino
tcnico.As la guerra de los treinta aos fue consecuencia de la supersticin
religiosa y de las rivalidades de los prncipes alemanes; Napolen puso a Europa
de cabeza en virtud de su ambicin desmedida; la Segunda Guerra Mundial se
debi a la perversidad de Hitler y la proclividad blica de los alemanes.

Al contemplar cmo se hace la historia contempornea, resulta difcil adscribir su

irracionalidad y bestialidad a individuos nada ms, (a menos que les otorguemos
una capacidad sobrehumana- o subhumana para la maldad y la estupidez). Ms
bien parecemos vctimas de fuerzas histricas; sea lo que fuere lo que esto
quiera decir.

21

Los acontecimientos parecen envolver algo ms que las decisiones y acciones

individuales, y estar determinados ms bien por sistemas socioculturales,
trtese de prejuicios, ideologas, grupos de presin, tendencias sociales, el
crecimiento y la decadencia de civilizaciones y quien sabe cuanto ms.

Esta teora est enmarcada en una filosofa que acepta la premisa de que el
nico modelo significativo de estudiar la organizacin es estudiarla como sistema
y el anlisis de sistemas trata de la organizacin como sistema de variables
mutuamente dependientes; de ah que <la moderna teora de la organizacin
conduzca casi inevitablemente a una discusin de la Teora General de los
Sistemas> (Scout, 1963). En palabras de alguien que practica la investigacin
operacional:

En las ltimas dcadas hemos asistido al surgimiento

concepto clave en la investigacin cientfica. Ni

del <sistema> como

que decir tiene, desde hace

siglos que se estudian sistemas, pero ha sido agregado algo nuevoLa

tendencia a estudiar sistemas como entidades ms que como conglomerados de
partes es congruente con la tendencia de la ciencia contempornea a no aislar ya
fenmenos en contextos estrechamente confinados sino, al contrario, abrir
interacciones para examinarlas y examinar segmentos de la naturaleza cada vez
mayores.

22

Bajo la bandera de investigacin de sistemas

(y sus abundantes sinnimos)

hemos presenciado tambin la convergencia de muchos ms adelantos

cientficos especializados contemporneos Esta indagacin, como tantas otras,
est imbricada en un esfuerzo cooperativo que abarca una gama creciente de
disciplinas cientficas y de ingeniera.

De esta manera se cierra el crculo y volvemos a los avances de la sociedad

tecnolgica contempornea de los cuales partimos.

Lo que se deduce de estas consideraciones- por esbozadas y superficiales que

stas sean- es que en las ciencias modernas y las nuevas conceptualizaciones
de la vida hacen falta nuevas ideas y categoras, las cuales de una u otra
manera, giran en torno al concepto de <sistema>.

Los peligros de semejante tendencia son evidentes, por desgracia, y han sido
expuestos a menudo.

Segn el psicoterapeuta Ruesch (1967), al nuevo mundo

ciberntico no le importa la gente sino los sistemas; el hombre se vuelve

reemplazable y gastable.

O bien se elimina del todo, sustituyndolo por el

hardware de computadoras, maquinaria autorregulada y as por el estilo, o bien

hay que hacerlo tan confiable como se pueda: mecanizado, conformista,
controlado y estandarizado.

Esto concuerda con el bien conocido principio de sistemas, el de mecanizacin

progresiva; el individuo se convierte cada vez ms en un engranaje dominado
23

por unos pocos guas privilegiados, mediocres y chanchulleros, que persiguen

sus intereses privados tras la cortina de humo de las ideologas (Sorokin, 1966).

De acuerdo a las lecturas podemos rescatar que la Teora General de Sistemas

tiene sus fundamentos en el estudio

e investigaciones de la biologa y

especficamente en el estudio de organismos como sistemas abiertos.

A su vez

plantea la importancia de estudiar no slo las partes y procesos

aislados, si no tambin resolver problemas decisivos hallados en la organizacin

y el orden que los unifica, como consecuencia de una interaccin dinmica de
partes y que provocan un comportamiento en stas cuando se estudian aisladas
o dentro del todo.

CONCEPCIN TELEOLGICA

Este concepto expresa un modo de explicacin basado en causas finales.

Aristteles y los Escolsticos son considerados como teleolgicos en oposicin a
los causalistas (causa efecto) o mecanicistas.

Los conceptos de conducta intencional y de teleologa se han asociado por largo

tiempo a una misteriosa capacidad autoperfectiva o buscadora de metas. O

causa final, ordinariamente de origen sobrehumano o sobrenatural.

Ibid., pg. 15-16

24

Para adelantar en el estudio de los aconteceres, el pensamiento cientfico tuvo

que rechazar semejantes creencias en el propsito y en conceptos de
operaciones teleolgicas, a favor de una visin estrictamente mecanicista y
determinista de la naturaleza. Esta concepcin mecanicista qued firmemente
establecida con la demostracin de que el universo se basaba en la operacin de
partculas annimas que se movan al azar, de modo desordenado, generando,
con su multiplicidad, orden y regularidad de naturaleza estadstica, como en la
fsica clsica y las leyes de los gases.

El triunfo irrebatible de tales conceptos y mtodos en fsica y astronoma, y luego

en qumica, dio a la biologa y la fisiologa su orientacin preponderante. Este
enfoque de los problemas de los organismos fue reforzado por los afanes
analticos de la cultura y los lenguajes de la Europa occidental.

Los supuestos bsicos de nuestras tradiciones y las persistentes implicaciones

del lenguaje que usamos, casi nos fuerzan a abordar todo lo que estudiamos
como si estuviera compuesto de partes o factores separados, discretos, que
debemos tratar de aislar e identificar como causas potentes.

El concepto de mecanismo teleolgico, sin importar cmo pueda ser expresado

en trminos diferentes, puede verse como un intento de escapar de estas viejas
formulaciones mecanicistas que hoy resultan inadecuadas y de pensar en nuevas
y fecundas concepciones y metodologas ms efectivas para estudiar los

25

procesos de autorregulacin, los sistemas y organismos con auto orientacin y

las personalidades que se autodirigen.

As expresiones como retroalimentacin, servomecanismos, sistemas circulares y

procesos circulares pueden ser tomadas como expresiones distintas pero en gran
medida equivalentes de la misma concepcin.
Para resumir, podemos hacer la siguiente diferenciacin entre el Mecanicismo y
la concepcin Organsmica incluyendo la Teleolgica

Enfoque
mecanicista

Se descomponen
los elementos para
el estudio de un
fenmeno

Por ejemplo el organismo vivo era descompuesto en clulas, sus actividades en

procesos fisiolgicos y por ltimo fisicoqumicos, el comportamiento en reflejos
condicionados (estmulo-respuesta) etc.

Concepcin
Organsmica

Plantea a los
fenmenos como
una organizacin
y el orden que los
unifica, en el que
existe una
interaccin
dinmica de las
partes

26

Por ejemplo el cuerpo humano como un todo: una organizacin en donde cada
rgano se regula y trabaja con un orden y con una interaccin entre todos y
cada uno de los rganos.

Concepcin
Teleolgica

Sistema cuyo
comportamiento
global persigue,
normalmente, algn
tipo de objetivo o una
finalidad.

Por ejemplo: el sistema legal tiene un propsito en una sociedad que es el de

regular las conductas de los individuos para una mejor convivencia a travs de
las leyes que se formularon con una intencionalidad especfica.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

Elabora un cuadro comparativo con cinco Caractersticas del Esquema

Mecanicista y cinco de la Concepcin Organsmica.
Esquema mecanicista
1.2.3.4.5.-

Concepcin Organsmica
1.2.3.4.5.-

27

1.- Con tus propias palabras explica a qu se refiere el concepto de

Teleologa, que mencionamos en el texto?

Enva a tu asesor
Enva a tu asesor

1.2 LOS MTODOS EN LA INVESTIGACIN GENERAL DE LOS SISTEMAS

En el texto 7Teora general de los sistemas, Bertalanffy menciona:
Ashby (1958) ha esbozado admirablemente dos caminos o mtodos generales
posibles en el estudio de los sistemas:
Es fcil distinguir dos lneas principales:
1. Una, ya bien desarrollada en manos de Von Bertalanffy y sus
colaboradores, toma el mundo tal como lo hallamos, examina los varios
sistemas que en l se dan- zoolgicos, fisiolgicos, etc.- y ofrece entonces
enunciados acerca de las regularidades que se han hallado vlidas. Este
mtodo es esencialmente emprico. Emprico-Intuitivo

Ibid., Pg.98

28

2. El segundo mtodo consiste en empezar por la otra punta. En lugar de

estudiar primero un sistema, luego otro, despus otro ms, hay que
cambiar de extremo, que considerar el conjunto de todos los sistemas
concebibles y entonces reducir el conjunto a dimensiones ms razonables.
Tal es el mtodo que he seguido recientemente.
Es la Teora Deductiva de los Sistemas.

Nota: Si quieres profundizar en este tema, consulta el Libro Teora General de los
Sistemas, de Bertalanffy pgs.98-102.

Nivel

Descripciones y ejemplos

tomos, molculas, cristales, estructura

1.-Estructuras
estticas
biolgica
desde el nivel microscpico
1.3 JERARQUIZACIN
DE SISTEMAS

Formas estructurales y qumicas;

cristalografa, descripciones anatmicas.

Conceptos fsicos convencionales tales

como las leyes de la mecnica
de un subsistema a un sistema y de aqu
a un supersistema,
(newtonianos
y einsteinianos) y otros.
Este nivel se considera como <Termostato>,
Ciberntica; realimentacin y teoras de la
se pasa de
decontrol
estados simples
de organizacin
o de complejidad
menor (nivel 1) a
3.-Mecanismos
servomecanismos,
mecanismos homeostticos
informacin.
en y
organismos.
estados ms avanzados
ms complejos, (nivel 9 )
Llama, clulas y organismos en general.
a) Expansin de la teora fsica a sistemas
mantienen jerrquicos
ellos mismos en flujo de
A continuacin te presentamos un cuadro comparativo de que
losse8niveles
materia (metabolismo).
4.-Sistemas abiertos
b) Almacenamiento de informacin en
de sistemas basado parcialmente en Boulding:
cdigos genticos (DNA).
La conexin entre a y b no se haya clara
en el momento actual.
Organismos tipo planta: creciente diferenciacin
Teora y modelos aparentemente
del sistema ( la llamada divisin del trabajo en el incompletos
5.-Organismos inferiores
organismo; distincin entre la reproduccin y el
funcionamiento individual (herencia y soma)
Creciente importancia del flujo de informacin
Comienzo de la teora de los autmatas.
6.-Animales
(evolucin de receptores, sistema nervioso)
Realimentacin (fenmenos de regulacin,
aprendizaje, comienzo de conciencia.
comportamiento autnomo, oscilaciones de
relajacin)
Simbolismo; pasado y el futuro, el yo y el mundo, Teora incipiente del simbolismo.
7.-Hombre
autodefensa etc. Comunicacin a travs del
lenguaje.
Poblaciones de organismos (incluidas las
Leyes estadsticas y posiblemente
8
8.-Sistemas
humanas),
porMadrid,
smbolos1986.
(cultura),
dinmicas en la dinmica de la poblacin,
POZO,socio-culturales
Navarro Fernando. La
direccindeterminadas
por sistemas.
pgs.21-22
slo el hombre.
sociologa, economa, posiblemente
historia. Comienzo de una teora de los
sistemas culturales.
Lenguaje, lgica, matemtica, arte, ciencias,
Algoritmos de smbolos (por ejemplo,
29
9.-Sistemas simblicos
moral, etc.
matemticas, gramtica). Reglas del juego,
tales como en las artes visuales, msica
etc.
2.-Sistemas de mecanismo de
Conforme se avanza
<relojera>

Relojes, mquinas convencionales en general,

sistema solar.

Teoras y modelos

EL ENFOQUE DE SISTEMAS

Tal vez se te hayan complicado algunos trminos por eso te recordamos que
tengas a la mano tu diccionario a continuacin, vamos a presentarte varias
lecturas que explican la Teora General de Sistemas (TGS) y en los que vas a
seguir encontrando conceptos tanto de la biologa, matemticas y a partir de este
momento de la administracin, sta disciplina a retomado numerosos conceptos
de la TGS para su aplicacin prctica en las empresas.

30

Iniciamos con

Bertalanffy, quien nos comenta que

con el desarrollo de la

Tecnologa cada da se ha ido desarrollando ms un razonamiento dirigido hacia

el enfoque de sistemas:

El razonamiento en trminos de sistemas desempea un papel dominante en

muy variados campos desde las empresas industriales y los armamentos hasta
temas reservados a la ciencia pura.
En los ltimos aos han aparecido profesiones como proyectos de sistemas,
anlisis de sistemas, ingeniera de sistemas etc. Que conforman el meollo de
una tecnologa y una tecnocracia nuevas.
Las races de este proceso son amplias, por un lado esta el transito desde la
ingeniera energtica, la liberacin de grandes cantidades de energa, as en las
maquinas ingeniera de control, que dirige procesos mediante artefactos que han
conducido a las mquinas de vapor o elctricas hasta las computadoras y la
automatizacin entre otros.

La tecnologa ha acabado pensando no ya en trminos de mquinas sueltas sino

de sistemas. Una mquina de vapor, un automvil o un receptor de radio caan
dentro de las competencias del ingeniero adiestrado en la respectiva
especialidad.

Pero cuando se trata de proyectiles o de vehculos espaciales hay que armarlos

usando componentes que vienen de la tecnologa
9

heterogneas: mecnica,

BRTALANFFY, V. Op. Cit., pg. 1-4

31

electrnica, qumica etc. empiezan a intervenir relaciones entre hombre y

mquina y salen al paso innumerables problemas

financieros, econmicos,

sociales y polticos; no es slo el hecho de producir proyectiles o vehculos sino

que son sistemas que hay que planear o disponer. Por lo que se hizo necesario,
pues un enfoque de sistemas

Objetivo

Esto es, dado un determinado objetivo, se debern encontrar caminos o medios

para alcanzarlo lo cual requiere que el especialista en sistemas ( o el equipo de
especialistas) considere resoluciones posibles y elija las que prometen
optimizacin con mxima eficiencia y mnimo costo en una red de interacciones
tremendamente compleja.

Esto requiere tcnicas complicadas y computadoras para resolver problemas que

van muchsimo ms all de los alcances de matemtico.

32

Esta situacin no se ha limitado al complejo industrial-militar. Los polticos suelen

pedir que se aplique el Enfoque de Sistemas a problemas apremiantes, tales
como la contaminacin del aire y el agua, la congestin de trfico, la playa
urbana, la delincuencia juvenil y el crimen organizado, la planeacin de ciudades.

Un primer ministro canadiense (Manning 1967) inserta el enfoque de sistemas en

su plataforma poltica:
existe una interrelacin entre todos los elementos y constituyentes de la
sociedad. Los factores esenciales en los problemas, puntos, polticas y
programas pblicos deben ser siempre considerados y evaluados como
componentes interdependientes de un sistema total.

Por ejemplo de este planteamiento, en el que pensamos en la sociedad como un

sistema total, en el cual, los subsistemas (poltico, programas pblicos,
educativos etc.) son interdependientes y en donde algunos de ellos van a afectar
directa o indirectamente el buen desarrollo de algunos de ellos. Como podemos
apreciar en el siguiente esquema.

33

Polticos

Econmicos

Sociedad

Educativos

Sociales

1.5 EL RAZONAMIENTO SISTEMTICO

Para que sea ms clara esta conceptualizacin vamos a retomar un ejemplo de

34

10

Churchman aplicando el enfoque sistemtico:

Supongamos que contrastamos nuestro razonamiento acerca de los problemas

del mundo con un conjunto de pensamientos mucho ms especficos acerca del
desarrollo de un tipo de tecnologa, digamos el desarrollo de un cohete que es
capaz de enviar un objeto a la luna.

Aqu tenemos el objetivo especfico de hacer llegar un objeto a la luna dentro de

ciertas restricciones presupuestales. Podemos iniciar nuestro razonamiento con
el objetivo central y luego empezar a preguntar por una lista de sus objetivos que
obviamente son requeridos para obtener un objetivo primordial.

Si queremos que un objeto

descienda en la luna, entonces evidentemente

necesitamos:

1) Un sistema propulsor o sea

2) una sustancia capaz de enviar el objeto fuera del campo gravitacional de
la tierra
3) el diseo de un pjaro que volar hacia la luna y el cohete impulsor que
permita que haga su vuelo y que descienda de modo satisfactorio.
4)

Un subsistema de control de comunicaciones que permita a las personas

de la tierra saber dnde se encuentra el objeto y si fuera necesario,
controlar su vuelo y saber cuando ha descendido.
Y si el pjaro ha de tener un habitante terrestre, entonces obviamente
nosotros tendremos que

5) seleccionar y entrenar a una o ms personas que hagan el vuelo.

10

CHURCHMAN, C. W. Enfoque de Sistemas para la Toma de Decisiones. Mxico, Diana,

1993. pg. 22

35

Este conjunto de cosas que se requeriran para lograr el propsito de colocar

un objeto terrestre en la luna no es suficiente. Sabemos que tendremos que
pedirle a un grupo de personas que desarrolle un subsistema de propulsin,
el diseo del pjaro, los subsistemas de cohetes de propulsin, el subsistema
de comunicacin y control y el subsistema del astronauta.

Tenemos que crear directrices que nos permitan hacer bien el trabajo. En
otras palabras, para cada subsistema vamos a necesitar una medida de
actuacin del subsistema y el

nivel deseado de actuacin que habremos de

llamar el estndar para el subsistema. Esto significa que tendremos que

decirle al ingeniero que necesitamos un propulsor capaz de levantar un
determinado peso y un tipo de pjaro fuera de los lmites gravitacionales de
la tierra.

Tendremos que decirle tambin acerca de la cantidad de dinero que nosotros

podremos gastar para crear tal propulsor.
Si le decimos estas cosas con claridad, entonces el podr ser capaz de medir
la potencia de un propulsor determinado y nosotros podremos estar
capacitados para decidir si el propulsor que l ofrece cumple con el estndar
deseado.

Esto significa que podremos llegar a determinar si un subsistema est de

conformidad con el estndar.

36

Si as fuere, entonces estaremos en situacin de aceptarlo y utilizarlo en el

sistema total, sino sabremos que debemos tomar otros pasos para desarrollar
un subsistema hasta el nivel que nosotros deseamos.

Sin embargo, esto no es todo. No tenemos todo el tiempo que uno desea para
el diseo del subsistema.
En realidad debemos crear conciencia en el sentido de que si algunos de
nuestros esfuerzos son dilatados, entonces algunos de los otros esfuerzos
sern una prdida de tiempo, si va a tardar diez aos el desarrollo de un
propulsor adecuado, entonces sabremos que no debemos preparar
astronautas altamente entrenados para volar el prximo ao, ya que para
cuando el propulsor est debidamente desarrollado, los astronautas estarn
muy viejos para volar.

Por lo tanto necesitamos un plan que haga que cada subsistema alcance el
estndar en el momento deseado, de tal manera que el esfuerzo total de
desarrollo se desenvuelva con toda fluidez y as impedir que haya alguna
prdida seria por retraso.

Pero debido a que nunca podremos estar seguros que un determinado

conjunto de planes o aspiraciones dar resultados satisfactorios, necesitamos
algo adicionalmente:
Establecer los puntos explcitos que tendremos que tomar en caso de
que los planes fracasen. Este es probablemente uno de los aspectos

37

ms descuidados en el enfoque de sistemas referentes a diseo y

planeacin.
Quienes planean, generalmente estn demasiado optimistas acerca del xito,
de tal manera que al ocurrir un fracaso, no estn preparados para tomar las
medidas necesarias, debido a que nunca tomaron en cuenta esta posibilidad
con anterioridad. En otras palabras, para reiterar el punto, cuando
posponemos razonar acerca de algo por mucho tiempo, puede transformarse
en algo totalmente imposible llegar a razonar sobre ello de manera adecuada.

Si por ltimo, en el plan a desarrollar un sistema para colocar un objeto en la

luna, incluimos como un componente las actividades que determinan el
objetivo general y la justificacin de cada uno de los subsistemas, las medidas
de actuacin y estndares en trminos del objetivo general, entonces el
conjunto completo de subsistemas y sus planes y sus medidas de actuacin
constituirn un enfoque de sistemas al problema de colocar un objeto en la
luna.

Al ltimo elemento que determina los objetivos generales y que relaciona los
estndares del subsistema con el todo, puede llamrsele el subsistema de la
administracin.

Es el subsistema que considera el plan general y que

implementa su razonamiento.

38

Si el subsistema de la administracin funciona adecuadamente, su

razonamiento surge un proceso continuo., piensa en todo momento acerca de
la relacin del objetivo general con sus elementos. No se pone a pensar hasta
tanto se haya presentado la crisis. No inicia enumerando un conjunto de cosas
que desea hacer, sin molestarse en pensar por qu las desea hacer. Cada
paso del plan se justifica

en trminos del objetivo general. Esto no significa

que su razonamiento sea rgido y cerrado, debido a que un razonamiento

rgido y cerrado tambin es un razonamiento inapropiado.

Considera como se debe actuar cuando ocurra algo inesperado.

Por

supuesto, el subsistema de administracin puede fallar debido a que ningn

razonamiento ser siempre perfecto. Pero si este subsistema se encuentra
funcionando de manera correcta, nunca lo culparn de fallar por haber
ahorrado pensar en hechos inimaginables.

Si observas detenidamente el ejemplo del envo del cohete a la luna de

Churchman, vamos a sacar varios elementos que integran el Diseo de un
Plan, esto es un objetivo general, un objetivo especfico, toda una
metodologa detallada -esto es el cmo- para hacer llegar el cohete a la luna,
considerando todos los recursos humanos, financieros y tecnolgicos.

A su vez considerando un

pensamiento de previsin de lo que podr

funcionar o en un momento dado si no funcionar de que manera se pueden

solventar esas trabas u obstculos que se vayan presentando.
39

Por lo que es muy importante hacerse diversos cuestionamientos de para qu

sirve lo que estoy planeando, cual va a ser su finalidad, que funcin va a tener
y cuales son sus beneficios.

Es un razonamiento en donde se aglutinan todos los elementos que trabajan

agrupadamente para el logro del objetivo general del TODO.

De esta manera tenemos que el Enfoque de Sistemas es una forma de

pensar acerca de los sistemas totales y sus componentes, el pensamiento se
presenta desde el inicio para

describir lo que planeamos hacer. Y poder

obtener unos mejores resultados, este tipo de razonamiento nos lleva a la

Planeacin de proyectos, actividades, etc.

Es importante mencionarte que contrario a este razonamiento est el Enfoque

Reduccionista, el cual analiza el TODO (fenmeno) como eventos aislados,
en donde se va haciendo cada vez una subdivisin mayor del todo, como se
lleva a cabo en la mayor parte de los estudios cientficos ya que no se les
relaciona con la totalidad o consideran la totalidad como una simple suma de
elementos e incluso la reducen a sus elementos ms simples.

Sin embargo, no es tan malo, podemos decir que muchos de los avances
cientficos y tecnolgicos se deben al enfoque reduccionista, en donde se

40

estudia un fenmeno complejo por medio del anlisis de sus partes elementos
que lo conforman.

As tenemos que el enfoque reduccionista tiende a la subdivisin cada vez

mayor del todo y a su vez, el estudio de cada subdivisin, mientras que el
enfoque de sistemas trata de unir las partes que lo conforman para alcanzar
una totalidad en la que sus elementos estar interrelacionados.

Esto que comentamos lo podemos fundamentar en el siguiente ejemplo de

11

Johansen

Para dejar ms clara la idea y utilizando la imaginacin del lector,

supongamos que pudiramos disponer de un aparto tal que nos permitiera
observar solamente la conducta de un determinado jugador de uno de los dos
equipos que se enfrentan en el estadio. Aparece solo el individuo en accin.

Evidentemente que al cabo, de unos minutos, nos perecera que este hombre
se conduce de una manera bastante

extraa que nosotros no

comprendemos: lo vemos correr, detenerse, saltar caer al suelo, levantar las

manos, moverse con un comportamiento errtico.

Sin embargo si en un momento dado apretamos el botn de nuestro televisor

y lo integramos
11

JOHANSEN, B.Introduccin a la Teora General de Sistemas. pgs. 18-19

41

Al comportamiento del resto de los jugadores, rbitros y pblico, entonces

comprenderemos y nos explicaremos cabalmente una conducta hasta
entonces extraa y aburrida.

Esto no significa necesariamente que rechacemos el concepto de reduccin.

En ningn caso.

La prueba evidente de su validez la encontramos en el

resultado de su aplicacin en un crecimiento del saber humano.

Lo que pretendemos decir es que los fenmenos no slo deben ser
estudiados a travs de un enfoque reduccionista.
Tambin pueden ser vistos en su totalidad.

En otras palabras existen

fenmenos que slo pueden ser explicados tomando en cuenta el todo que los
comprende y del que forman parte a travs de su interaccin.
A medida que los sistemas u objetos de estudio van siendo ms complejos
(es decir, no slo estn constituidos por ms partes, si no que tambin la
interaccin entre ellas se hace cada vez ms compleja), parece ser que la
explicacin de lo fenmenos que presentan las conductas de esos sistemas
tiende a tomar en cuenta su medio, su entorno, es decir su totalidad.

42

Esto nos puede llevar a meditar que quiz conductas de sistemas (personas,
animales, grupos, comunidades, sociedades etc.) que hoy da nos parecen
extraas, inexplicables, imposibles de predecir, etc. tengan una respuesta
adecuada si ampliamos el objeto de investigacin y lo integramos en su
totalidad.

En realidad, muchos efectos no esperados que surgen, por ejemplo, con la

aplicacin

de

un

mecanismo

de

control

administrativo

perfectamente explicados (y/o anticipados) si se hubiera

pueden

ser

considerado la

totalidad de la organizacin y no slo en mbito reducido en que se explic.

43

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

Contesta si son verdaderas o falsas las siguientes afirmaciones:

1.- Cuando hablamos de el enfoque reduccionista nos referimos a que de acuerdo un
determinado objetivo se debern encontrar caminos o medios para alcanzarlo, utilizando
variados recursos con eficiencia y optimizacin.
( )
2.- Los factores esenciales en los problemas, puntos, polticas y programas pblicos
deben ser considerados y evaluados como componentes independientes de un sistema
total.
( )
3.- En el razonamiento sistemtico no es tan importante plantearse en primer lugar un
objetivo central, sino empezar a preguntarnos por una lista de sus objetivos que
obviamente son requeridos para lograrlo.
( )
4.- En el razonamiento sistemtico es muy importante plantearnos diversos
cuestionamientos de para qu sirve lo que estoy planeando, cual va a ser su finalidad, que
funcin va a tener y cuales son sus beneficios.
( )
5.- De alguna manera en el razonamiento sistemtico ira implcito el Diseo de un Plan,
con un objetivo general, un objetivo especfico, toda una metodologa detallada - el cmopara poder lograr mi objetivo, considerando todos los recursos humanos, financieros y
tecnolgicos.
(
)
6.- En el enfoque de sistemas, se analiza el TODO (fenmeno) como eventos

aislados, en donde se va haciendo cada vez una subdivisin mayor del todo.
( )

Enva a tu asesor
Enva a tu asesor

44

1.6 EFICIENCIA
Como podrs deducir de la lectura anterior, la eficiencia es uno de los factores
ms importantes en el momento de planear y uno de los elementos importantes
en el enfoque de sistemas, a la vez es una de las preocupaciones

imperantes

que los administradores tienen, (recuerda que entendemos por administrador

desde un ama de casa hasta un estudiante que tienen que controlar recursos y tu
que vas a administrar un archivo).

Con respecto a este tema, vamos a analizar el texto de

() parece que existe

12

Churchman:

un objetivo general de todos los administradores de

sistemas, especficamente, lograr la eficiencia de operaciones o dicho en otras

palabras, el objetivo de reducir los costos.

Cualquier administrador que est

alerta, analiza su sistema en todos los ngulos y discierne en donde se estn

presentando ineficiencias. Si es un buen administrador, hace todo lo posible para
eliminar todas esas ineficiencias para poder reducir los costos totales de
operacin del sistema.

Costo significa la utilizacin de recursos. Generalmente se mide en trminos de

dinero, pero con frecuencia los costos reales pueden medirse en trminos de
tiempo, de recursos fsicos u hombres.
12

Siempre que se gasta un dlar, se

Ibd. pgs.33-34

45

emplea una persona para realizar un trabajo, o se consume un recurso fsico, de

alguna
manera existir una oportunidad desperdiciada para hacer otros tipos de trabajo.

Cuando un administrador opera sujeto a un presupuesto, tendr que pensar que

cada peso gastado significa que cierto segmento del presupuesto total se
consume y se pierde para siempre.

Por lo tanto, le interesa mantener la eficiencia de su sistema al mximo, de tal

manera que todo peso gastado se emplee correctamente y contribuya a los
verdaderos objetivos del sistema.

La filosofa del enfoque de eficiencia respecto a sistemas, se basa en la idea de

la nica mejor manera, o sea, la forma correcta de realizar una tarea. Si sta
es la manufactura de un producto, entonces el enfoque de eficiencia consiste en
calcular cada movimiento y planear los pasos de la tarea para minimizar el
tiempo.

En la mayora de los casos, por supuesto, la mejor manera no se conoce, pero

segn afirma el favorecedor de la eficiencia, todo administrador est obligado a
luchar lo ms que pueda para aproximarse a ella.

Mucho se ha escrito y discutido acerca del enfoque de eficiencia, especialmente

ingenieros y humanistas. Es un enfoque que por su naturaleza conduce hacia la
46

automatizacin,

porque en muchos casos, si conocemos el mejor camino,

tambin sabemos como disear una mquina que haga el trabajo. El humanista
se siente traumatizado en la degradacin resultante de la dignidad humana y en
la negacin de los valores humanos ms profundos.

Pero hemos odo tantos comentarios desfavorables por parte del humanista
acerca de lo pernicioso de la eficiencia, que un enfoque diferente de oposicin a
la filosofa de la eficiencia pudiera ser ms orientador.

sta es la oposicin del enfoque cientfico a los sistemas. El argumento es que

concentrarse en la eficiencia en s misma puede ser una manera ineficiente de
administrar el sistema, desde un punto de vista general.

En otras palabras la nica mejor manera puede no ser la manera ptima para el
sistema completo. Esta oposicin a la administracin cientfica a veces utiliza un
nombre bastante similar, ciencia de la administracin, pero las dos filosofas
estn en polos opuestos.

47

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

De acuerdo al ejemplo que vimos de enviar un objeto a la luna, con el enfoque de

sistemas y tomando en cuenta la filosofa de la eficiencia; Imagina que vas a
establecer un pequeo archivo en tu casa, plasma en mnimo dos cuartillas.
cmo lo haras ? con qu recursos?
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Enva a tu asesor
Enva a tu asesor

48

1.7 PRINCIPIOS EN LOS QUE SE BASAN LOS SISTEMAS

Los sistemas tienen los fundamentos de su actuacin en unos principios, cuya
permanencia debe ser buscada a fin de mantenerlos en condiciones de eficacia,
de esta forma la construccin del sistema se ve inspirada por el conjunto de
aspectos que definen a un sistema.
A continuacin vamos a mencionar estos principios en los que se sustentan
sistemas de acuerdo a 13 Pozo Navarro:

Subsidariedad

Ningn sistema es completo en s

mismo. Todo sistema es un
subsidiario, en su delimitacin y
en sus aportes, de otros sistemas
en virtud de los cuales acta y
que forman su entorno.

Todos los sistemas que

forman la empresa estn
mutuamente relacionados en
Interaccin
su comportamiento, de
manera que las acciones
desarrolladas por unos de
ellos tienden a influir en el
comportamiento de los
dems, trascendiendo los
efectos del mismo a lo largo
13
POZO, Navarro Fernando. La direccin por sistemas, Mxico, Limusa, 1982. pgs. 47-49
de todo el sistema.

49

Determinismo

Todo fenmeno de conjunto que

acte en, o a travs, de los
sistemas, es resultado de causas
definidas y constatables.

Los influjos y el resultado de la accin de los factores endgenos y exgenos, no

son producto de fuerzas desconocidas. En uno u otro modo debe ser posible
determinar el origen y naturaleza de todos los actos que modifican el
comportamiento e interviene en la actividad. La identificacin del sistema o del
factor causante, forma parte del anlisis de la actuacin del sistema dado, a fin de
llevar a cabo la toma de decisiones tendente a controlar su actividad. Conocer las
causas de los resultados es fundamental para emprender acciones correctivas y
para influir en los objetivos.

Equifinalidad

El sistema debe estar

diseado de forma que
pueda alcanzar un
mismo objetivo a travs
de medios y acciones
diferentes entre s.

50

Este concepto se deriva de la distincin entre sistema abierto y sistema cerrado

en cualquier sistema cerrado, el estado final est invariablemente determinado
por las condiciones iniciales, por ejemplo el movimiento de un sistema planetario.
En cambio en un sistema abierto se puede alcanzar el mismo estado final
partiendo de diferentes condiciones iniciales y por diferentes caminos, es aqu
donde surge el concepto de equifinalidad.

Algunos otros conceptos o principios que se trataban en la ciberntica y que

tambin se aplican a otras reas hoy en da incluyendo la administracin ya que
segn Bertalanffy: la teora de sistemas esta ntimamente ligada a la ciberntica y
sta a la comunicacin, la ciberntica es una teora de los sistemas de control ,
basada en la comunicacin -transferencia de informacin--entre sistema y medio
circundante , as como dentro del sistema, y el control -retroalimentacin --del
funcionamiento del sistema con respecto al medio .

14

El concepto de retroalimentacin (FEEDBACK)

La retroalimentacin es un mecanismo segn el cual una parte de la energa de

salida de un aparto o de una mquina vuelve a la entrada. La retroalimentacin
(tambin llamada servomecanismo o retroaccin) es bsicamente un sistema de
comunicacin que produce una accin en respuesta a una entrada de
informacin, incluyendo el resultado de la propia accin en la nueva informacin
por la cual su comportamiento es modificado.
14

CHIAVENATO, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. Mxico,

McGraw-Hill, 1981. pgs.499-501

51

Observador

Caja Negra
Retroalimentacin

15

Lilienfeld

nos explica los conceptos de Caja Negra e Isomorfismo que estn

presentes en todo sistema:

El concepto de Caja Negra
El trmino se emplea en ingeniera elctrica. Se da a un ingeniero una caja
sellada con terminales para insumo y producto; puede aplicar cualquier voltaje
que desee y observar lo ms posible para deducir lo que ms pueda de los
contenidos de la caja negra.

El problema es aplicable a la vida cotidiana. Constantemente manipulamos tales

objetos; un cerebro o un animal pueden considerarse como una caja negra.

Solamente aceptando la envoltura de la caja negra podemos desarrollar una

epistemologa cientfica.
Comenzamos por no hacer suposiciones acerca de su contenido, aunque
tenemos ciertos medios para actuar sobre ella.
Supongamos que los insumos pueden representarse mediante un conjunto de
cuadrantes. Aunque, segn Sabih, pueda parecer poco natural esta descripcin

15

LILIENFELD, Robert. Teora de Sistemas, Mxico, Trillas, 1997. pgs. 58-59

52

puede representar la gran mayora de los sistemas naturales, an de los sistemas

biolgicos o econmicos.
La caja negra es un modelo simplificado, valido y til para el estudio de los
sistemas demasiado complejos en sus relaciones con su medio, de ah que no se
utilice el mtodo de causa y efecto, sino el de manipulacin externa de entrada de
los insumos y clasificacin de salida de los productos .

Caja Negra

El concepto de Isomorfismo

Para Lilienfeld Un mapa puede ser isomrfico de la regin que representa.

Tambin pueden serlo un objeto en movimiento y una ecuacin, o el negativo de
una fotografa con su ampliacin.

Otros isomorfismos incluyen una mquina de naturaleza mecnica, un aparato

elctrico y una cierta ecuacin diferencial, todos los cuales pueden

ser

isomrficos. Por tanto un aparato elctrico puede ser isomrfico de una ecuacin

53

diferencial, una computadora analgica. El propsito general ms importante de

la computadora digital es asombroso justamente porque puede programarse para
resultar isomrfico con cualquier sistema dinmico.

En el Diccionario de las Ciencias de la Educacin el Isomorfismo ...Es un

concepto matemtico que se refiere a la idea de tener la misma forma, la misma
estructura.
Se dice que entre dos estructuras hay un isomorfismo cuando ambas tienen las
mismas propiedades, y cualquier enunciado es simultneamente cierto o falso.
Por eso en Matemticas las estructuras deben clasificarse salvo isomorfismos.
16

En psicologa, en el marco de la teora de la Gestalt, concepto que postula una

identidad formal o estructural entre los campos de excitacin cerebral y los

campos estimulares fsicos.
El concepto de Mecanizacin y Centralizacin Progresiva

17

En el estado de totalidad, una perturbacin del sistema conduce a la

introduccin de un nuevo estado de equilibrio. Sin embargo, si el sistema est

escindido en cadenas causales separadas, estas marchan independientemente.
Segregacin Progresiva es cuando un sistema pasa de un estado de totalidad a
un estado de independencia de los elementos. El estado primario es el de un

16

ISOMORFISMO. En : PUBLICACIONES PARA PROFESORES , Diccionario de las Ciencias de

la Educacin. tomo II. Mxico, Santillana. 1983. Pg., 832
17
BERTALANFFY V. L. Op. Cit., .pgs. 71-75

54

sistema unitario que se va escindiendo gradualmente en cadenas causales

interdependientes.

Mecanizacin Creciente significa

determinacin creciente de elementos por

funciones solo dependientes de ellos mismos, con la consiguiente prdida de

regulabilidad sustentada en el sistema en conjunto, en virtud de las
interrelaciones presentes. Este hecho, que puede llamarse
< mecanizacin progresiva>, desmpea un papel importante en biologa. Parece
que lo primario es el comportamiento resultante de la interaccin dentro del
sistema; secundariamente est la determinacin de los elementos a acciones que
slo dependen de ellos, con lo cual se pasa a un comportamiento sumativo. ()
Similarmente, en el sistema nervioso hay partes que se tornan centros
irreemplazables para ciertos funcionamientos, p.ej. reflejos. En el reino biolgico,
sin embargo, la mecanizacin nunca es completa; an cuando el organismo est
en parte mecanizado, no deja de ser un sistema unitario; tal es el fundamento de
la regulacin y la interaccin con las cambiantes exigencias del medio
circundante.

En este contraste entre totalidad y suma reside la trgica tensin que hay en cada
evolucin biolgica, psicolgica o sociolgica. El progreso solo es posible
pasando de un estado de totalidad indiferenciada a la diferenciacin de partes.
Esto implica sin embargo que las partes se tornen fijas, dedicadas a tal o cual
accin.

55

() El principio de centralizacin es especialmente importante en el reino

biolgico. La segregacin progresiva est a menudo asociada a centralizacin
progresiva, cuya expresin es la evolucin, dependiente del tiempo, de una parte
conductora. Al mismo tiempo, el principio de centralizacin progresiva lo es de
individualizacin progresiva.

Puede definirse un <individuo> como un sistema centralizado. Estrictamente

hablando, en el dominio biolgico ste es un caso lmite, al cual slo hay
acercamiento ontogentico y filogentico, el organismo, en virtud de la
centralizacin progresiva, se hace ms y ms unificado e indivisible.

Analogas

18

(..)Al igual que la mayor parte de sus escritos, Von Bertalanffy dej clara su

creencia en la unidad fundamental de las ciencias. Tanto la fsica como la

biologa, psicologa y filosofa, culminarn en una Teora General de Sistemas.
En relacin con esto, cita fenmenos de la naturaleza interdisciplinaria, como por
ejemplo, oscilaciones moderadas

se han manifestado en ciertos fenmenos

fsicos, al igual que en muchos biolgicos y demogrficos.

Los paralelos que encuentra en diversas esferas son algo ms que meras
analogas y deben distinguirse tres niveles:

18

LILIENFELD, R. Op. Cit., pg. 32

56

1.- Analogas. Carecen de valor cientfico y se basan en similitudes superficiales

que no obedecen a factores implcitos o a las leyes que operan sobre stos.
2.- Homologas lgicas. Los fenmenos difieren en los factores causales
involucrados, pero gobiernan por leyes estructuralmente idnticas. Por ejemplo, la
corriente de fluidos y la conduccin de calor se expresan por la misma ley.
3.- Explicacin. Se encarga de las condiciones y leyes apropiadas.
La Teora general de sistemas, segn Von Bertalanffy, sirve como instrumento
para distinguir analogas de homologas; permite la transferencia de leyes de un
campo a otro, filtrando analogas incorrectas. Sin embargo, no especfica como lo
hace.

19

El concepto de Informacin

El concepto de informacin, tanto desde el punto de vista popular como desde el

punto de vista cientfico se refiere a un proceso de reduccin de la incertidumbre.
En el lenguaje diario, la idea de informacin est unida a la de novedad y utilidad,
pues informacin es el conocimiento (no cualquier conocimiento) disponible para
uso inmediato y que permite orientar la accin, al reducir el margen de
incertidumbre que cerca las decisiones cotidianas () En 1832 uno de los
precursores de la teora de la informacin fue Samuel Morse ().
La teora de la informacin es una rama de la matemtica aplicada que utiliza el
clculo de probabilidad. Se origin en 1920, con los trabajos de Leo Szilard y H
Nyquist, desarrollndose con las contribuciones de Hartley, Claude Shannon,
Kolmogorov, Norbert Wiener y otros. ()
19

CHIAVENATO, I. Op. Cit., pg. 473

57

Realmente la Teora de la Informacin surgi definitivamente con las

investigaciones de Claude E. Shannon y Warren Weaver para la Bell Teleephone
Company, en el campo de la telegrafa y telefona, telgrafo y del telfono 1949.
Ambos formularon una teora general de la informacin, desarrollando un mtodo
para medir y calcular la cantidad de informacin, con base en resultados de la
fsica estadstica.
La preocupacin bsica de Shannon era una comprobacin cuantitativa de
informaciones. Su teora sobre comunicaciones difera de las anteriores en dos
aspectos:

1. Shannon introdujo nociones de estadstica que an no se haban utilizado

en asuntos de esa naturalezaa.
2. Su teora era macroscpica y no microscpica, ya que concentraba la
atencin en aspectos amplios y generales de los dispositivos de
comunicaciones. Para Shannon el sistema tratado por la teora de las
informaciones consta de seis elementos:

Fuente

Transmisor

Canal

Receptor

Destino

Ruido o
Transferencia

58

Fuente significa la persona, cosa o proceso que emite los mensajes por
intermedio del sistema. El rendimiento exacto de la fuente no siempre es
suficientemente conocido. Se sabe que la fuente expide una sucesin de
mensajes. ()
Destino significa el ltimo receptor del mensaje. Puede ser una persona o una
cosa.
Canal significa una parte del sistema referente al transporte de alguna forma de
mensaje entre puntos fsicamente distantes. En la telefona, el canal es el hilo
conductor de comunicacin del aparato de un suscriptor a otro. En la radio
transmisin el canal es el espacio libre a travs del cual se difunde el mensaje.
Transmisor significa el equipo que une la fuente al canal. En el radio transmisor,
el transmisor incluye el micrfono, la antena y los equipos situados entre ambos.
Receptor significa el equipo situado entre el canal y el destino.
Ruido significa la cantidad de interferencia indeseable que tiende a deformar y
alterar,

de

manera

impredecible,

los

mensajes

transmitidos.

Son

las

perturbaciones generalmente presentes en todo sistema real de comunicaciones,

o sea, en todos los componentes del diagrama de bloque descritos en la figura
anterior.

59

FUENTE

Proclamacin real:
La palabra del rey

Puerte Automtica:
Afluencia de personas

Sistema telefnico
Habla humana

que cortan un rayo de

TRANSMISOR

Notario

luz
Clula fotoelctrica y

Aparato telefnico

CANAL

Mensajero

circuitos auxiliares
Hilo en contacto con

Hilo conductor que

el solenoide que

une un aparto a otro

Pregonero pblico
Poblacin en gral
Tentacin del

mueve la puerta
Mecanismo solenoidal
Puerta
Mal funcionamiento

Aparato telefnico
Otra persona
Esttica, interferencia,

mensajero de tomar

de algunos de los

linea cruzada y ruidos

cerveza a la orilla de

dispositivos

RECEPTOR
DESTINO
RUIDO

la carretera

La Teora de la Informacin busca sustituir cada bloque de la figura anterior por

modelo matemtico que pueda reproducir el comportamiento en gran escala del
bloque correspondiente. Estudia, inclusive, la interaccin de esos modelos
matemticos, su interdependencia, desde un punto de vista macroscpico,
considerando principalmente el aspecto probabilstico.
En todos los sistemas de informacin, la fuente sirve para suministrar mensajes.
El transmisor,

en todos los sistemas de informacin opera en los mensajes

emitidos por la fuente, transformndolos en forma adecuada al canal.

El canal transmite el mensaje bajo la nueva forma a un lugar distante.
El ruido perturba el mensaje en el canal.

60

El receptor en todos los sistemas, busca descifrar el mensaje grabado en el canal

y lo transforma en forma adecuada al destino. A partir de ah, podemos
generalizar que la Teora de las informaciones parte del principio de que la
funcin microscpica de las partes es la misma para todos los sistemas.
El sistema ciberntico presenta diversidad y es extremadamente complejo. En el
fondo, es una mquina manipuladora de informaciones por sus relaciones con el
ambiente.
() Wiener, destaca que , en el individuo, toda la informacin del ambiente es
recibida y coordinada por un sistema nervioso central que selecciona, archiva y
ordena los datos, enviando ordenes a los msculos, las cuales vuelven recibidas
por los rganos del movimiento y combinadas con el conjunto de informaciones
ya almacenadas para influir sobre las acciones actuales y futuras.
As el contenido de lo que permutamos con el ambiente, al no adaptarnos a l,
es la propia informacin.
El proceso de recibir y utilizar informaciones es justamente el procesos de ajuste
del individuo a la realidad y lo que permite vivir y sobrevivir en el ambiente.

Unidad II
ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE LOS SISTEMAS

61

A continuacin vamos a citar a dos autores que nos comentan al respecto de

ste tema y que sin embargo no se contraponen, aterrizan los conceptos en el
rea de la administracin los cuales, podemos relacionar de una forma ms
prctica con el rea de archivonoma ya que de alguna manera tu vas a ser un
administrador de archivos.

2.1 SIGNIFICADO DE SISTEMA

Por un lado, 20Churchman nos comenta acerca del significado de la palabra

sistemas:
An cuando dice, la palabra sistema ha sido definida de muchas maneras, todos
los que definen el trmino sistemas estn de acuerdo en que se trata de un
conjunto de partes coordinadas para lograr un conjunto de metas.

Un animal por ejemplo es un sistema maravilloso y complejo, con muchas

diferentes partes, todas ellas contribuyendo de diversas maneras para sostenerle
la vida, su capacidad reproductora y sus actividades.
Para poder hacer esta definicin ms precisa y tambin ms til, debemos aclarar
qu queremos dar a entender por partes y su coordinacin.

20

CHURCHMAN, C. W. Enfoque de Sistemas para la Toma de Decisiones. Mxico, Diana,

1993. pg. 47-48

62

Especficamente, la meta del administrador cientfico es explicar en detalle qu es

el sistema integral, el medio ambiente en el cual se desenvuelve, su objetivo y
cmo est apoyado por las actividades de las partes.

Para desarrollar este razonamiento un poco ms, tendremos que especificar una
serie de pasos del razonamiento, de la misma manera como un manual de
retrica o lgica intenta hacerlo. El lector deber tener en mente, sin embargo,
que estos pasos por ningn motivo deben tomarse en secuencia. Ms bien, a
medida que uno avanza al pensar en este sistema, muy probablemente ser
necesario volver a examinar los razonamientos que uno haya tenido en algunos
pasos previos. La lgica es esencialmente un proceso de verificacin y de
comprobacin del razonamiento de uno.

Con esto en mente, podemos presentar cinco consideraciones bsicas que el

cientfico debe considerar cuando razone acerca del significado de un
sistema:

Los

objetivos

del

sistema

considerado

como

un

todo

ms

especficamente las medidas de actuacin del sistema completo.

El medio ambiente del sistema: las restricciones fijas.
Los recursos del sistema
Los componentes del sistema, sus actividades, metas y medidas de
actuacin.
La administracin del sistema.

63

Idalberto Chiavenato nos menciona en su libro, que : 21Para Bertalanffy, sistema,

en su forma ms simple, es el conjunto de unidades (u objetos) entre los cuales
existen relaciones.
As, un sistema est compuesto por dos elementos crticos:

Las unidades (u objetos o elementos),

Las relaciones entre esas unidades
Aunque las unidades (u objetos o elementos) sean importantes, lo que realmente
caracteriza un sistema son las relaciones entre ellas. Obtener cita el ejemplo de
una carretera: los carros (unidades) andan por la pista obedeciendo a los
controles, a los agentes del trnsito y a las placas de sealizacin.

El sistema sera definido como los carros (con las personas adentro), la pista, los
controles, los agentes y las placas de sealizacin. Las relaciones son los carros
que andan por la pista bajo el control de los guardias o policas y la orientacin de
las placas.

Todos los carros se comportan como un conjunto. Podramos ampliar nuestro

sistema incluyendo otras carreteras, olas ciudades a las cuales se dirigen los
carros y as indefinidamente. Claro est que en este ejemplo simplificamos
mucho la definicin de sistema, excluyendo unidades no aparentes, pero

21

CHIAVENATO, I. Op. Cit., pgs. 499-501

64

Importantsimas, como las caractersticas psquicas y fsicas de las unidades,

personas, sus actitudes, capacidades etc.

Como vimos, sistema es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de

interaccin o interdependencia. Cualquier conjunto de partes unidas entre s
puede ser considerado como un sistema, siempre que las relaciones entre las
partes y el comportamiento del todo sea el centro de atencin.

Un conjunto de partculas que se atraen mutuamente (como el sistema solar), o

un grupo de personas en una organizacin, una red industrial, un circuito
elctrico, un computador o un ser vivo pueden ser considerados como sistemas.

Verificamos tambin que el enfoque de sistmico se desarroll con la ciberntica,

a partir del estudio del comportamiento e sistemas animados e inanimados,
constituyendo una sntesis de investigacin en reas como:

La automatizacin

El procesamiento de datos

La computacin en general

La comunicacin

Las investigaciones relacionadas con:

-

La biologa

La neurofisiologa

La econometra

La investigacin operacional

La administracin

65

La Frontera

Realmente es difcil decir, dnde comienza y dnde termina determinado sistema.

Los lmites (fronteras) entre el sistema y su ambiente admiten cierta
arbitrariedad.

El propio universo parece estar formado de mltiples sistemas que se

compenetran mutuamente. Es posible pasar de un sistema a otro que lo abarque,
como tambin pasar a una nueva versin menor en l contenida.

La definicin de un sistema depende del inters de la persona que pretenda

analizarlo. Una organizacin, por ejemplo, podr ser entendida como un sistema
o subsistema a an supersistema, dependiendo del anlisis que se quiera hacer.

La interpretacin de una estructura social como sistema, subsistema o

supersistema en relacin con otras estructuras sociales depende del hecho de
que el sistema tenga un grado de autonoma mayor que el subsistema y menor
que el supersistema. Es por lo tanto una cuestin de enfoque.

As un departamento puede ser visto como un sistema, compuesto de varios

subsistemas ( secciones o sectores) e integrado por un supersistema (la
empresa), como tambin puede ser visto como un subsistema compuesto por
66

otros subsistemas (secciones o sectores), pertenecientes a un sistema (la

empresa), que est integrado en un supersistema (el mercado o la comunidad).
Todo depende del punto de vista que sea adoptado.

El sistema total es el representado por todos los objetos, atributos y relaciones

necesarios para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de
restricciones.

El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados
todos los objetos, atributos y relaciones del sistema, mientras que las
restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operacin, que
definen la frontera del sistema y hacen posible explicar las condiciones bajo las
cuales debe operar.

El trmino sistema es generalmente empleado en el sentido de sistema total. Los

procesos componentes necesarios a la operacin de un sistema total son
llamados subsistemas que, a su vez, se forman por la reunin de nuevos
subsistemas, ms detallados.

El ambiente

67

As tanto la jerarqua de los sistemas como el nmero

de los subsistemas

depende de la complejidad intrnseca del sistema total. Los sistemas pueden

operar simultneamente, en serie o paralelamente. No hay sistemas fuera de un
medio especfico (ambiente): los sistemas no existen

en un medio y estn

condicionados por l. Medio (ambiente) es el conjunto de todos los objetos, que

dentro de un lmite especfico, puedan tener alguna influencia sobre la operacin
del sistema. La frontera es, pues, la condicin ambiental dentro de la cual el
sistema debe operar.

Medio ambiente
Frontera

Ambiente

2.2 CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS

68

Chiavenato22 nos presenta la siguiente clasificacin de sistemas:

Por sus similitudes (semejanzas) y disimilitudes (diferencias), los sistemas

pueden ser:
a)

Sistemas concretos (fsicos),

cuando estn compuestos de equipos, maquinaria y objetos y cosas reales. En

suma, cuando estn compuestos de hardware 23

Pueden ser descritos en

trminos cuantitativos de desempeo.

b)

Sistemas abstractos,

Cuando estn compuestos de conceptos, planes, hiptesis e ideas. Aqu, los

smbolos representan atributos y objetos, que muchas veces slo existen en el
pensamiento de las personas. En resumen cuando estn compuestos de
software24. No puede ser fcilmente descrito en trminos finitos.

Segn su origen, los sistemas pueden ser:

1) Sistemas naturales:
son los que surgen de procesos naturales, como el clima, el suelo, etc. Son
macroscpicos y no muy fciles de manipular. Pueden ser estables durante
mucho tiempo pues representan tendencia a operar entre lmites siempre
definidos, sin que importe su amplitud. Algunos sistemas naturales son

22

Ibid., pg 501-502

23

(trmino del lenguaje de las computadoras y de la literatura cientfica. No es traducible. Significa la

totalidad de los componentes fsicos de un sistema. Puede ser utilizado ms restrictivamente para significar
los equipos, en oposicin a software)
24

Trmino que tampoco es traducible, significa un conjunto de programas e instrucciones. Puede ser utilizado ms
restrictivamente para significar manejo.

69

adaptativos, esto es, se reajustan constantemente a las condiciones del

medio, como las oleadas calientes o fras en meteorologa.

Los sistemas cerrados, operan con muy pequeo intercambio de materia y

energa con el medio ambiente. Los sistemas naturales mantienen un juego
recproco con las fuerzas del medio ambiente y la calidad de su estructura es
optimizada cuando el conjunto de objetos del sistema se organiza,
aproximadamente a una operacin adaptativa.

2) Sistemas hechos por el hombre

O sistemas artificiales son aquellos en que el hombre contribuye a la marcha
del proceso mediante los objetos, de los atributos o de las relaciones. Pueden
poseer algunas de las caractersticas de los sistemas naturales, aunque no
todas. Pueden reproducir un ambiente controlada (condicionado) las
condiciones naturales que en el mundo real no permitiran la operacin por
parte del hombre. Pueden ser abiertos como las empresas y los gobiernos,
que mantienen amplio intercambio con relacin al medio (el pblico, la
legislacin, la competencia etc.) Pueden ser cerrados cuando el proyecto o
plan establece una entrada (insumo) constante o invariable
(resultado) estadsticamente previsible.

y una salida

El monopolio es un ejemplo del

sistema parcialmente cerrado, donde sus productos o procesos son

protegidos

por

patentes

marcas.

Los

sistemas

cerrados

estn

completamente estructurados y los objetos y relaciones se combinan de una

70

manera peculiar (lo cual no ocurre en los sistemas naturales) produciendo una
salida invariable. Es una situacin tpica de laboratorio.

Los sistemas hechos por el hombre pueden ser adaptativos cuando el propio
hombre suministra la entrada, la procesa y da salida. La adaptabilidad es un
continuo proceso de aprendizaje y de autoorganizacin, por cuanto la gama
de variacin de la entrada es muy grande y deja al procesador en una
situacin de incertidumbre.

Los sistemas naturales y los sistemas hechos por el hombre pueden presentar
adems

algunas caractersticas que les son comunes como:

Pueden ser concretos o abstractos

Cuando se limitan a ocurrencias finitas pueden ser observados por descripciones
cuantitativas
Pueden ser caracterizados por propiedades aleatorias. El sistema es aleatorio
cuando la entrada

no es previsible y la operacin se hace entre lmites

ampliamente definidos. La aleatoriedad define una condicin de entrada o de

salida estadsticamente inestable, la cual exige que se proyecten sistemas
adaptativos o sistemas ms simples para reducir la aleatoriedad.

Entre los sistemas hechos por el hombre, se presenta el sistema hombremquina en el cual, el hombre o la mquina puede ser el centro de la operacin,
con papeles perfectamente definidos. Al planear un sistema hombre-mquina se
debe nivelar la calidad de la entrada (accin) humana a la mquina. La mquina
tiene la funcin de procesador, pero siempre es el hombre quien administra la

71

entrada inicial. El papel de la mquina aumente de impor- tancia en razn directa

de su fuerza con la correspondiente disminucin del papel del hombre.

2.3 CARACTERSTICAS BSICAS DE UN SISTEMA

En la definicin de Bertalanffy, segn la cual el sistema es un conjunto de

unidades recprocamente

relaciona-das se desprenden dos conceptos: el de

propsito (u objetivo) y el de globalismo (o totalidad).

Esos dos conceptos retratan dos caractersticas bsicas en un sistema. Las
dems caractersticas dadas a continuacin son derivadas de esos dos
conceptos.

Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propsitos u objetivos.

Las unidades o

elementos (u objetos), as

como las relaciones definen un

arreglo con miras a un objetivo que debe ser logrado.

Globalismo o Totalidad: todo sistema tiene naturaleza orgnica, por la cual una
accin que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha
probabilidad deber producir cambios en todas las otras unidades del mismo. En
otros trminos cualquier estimulacin en cualquier actividad del sistema afectar
a todas las dems unidades, debido a la relacin existente entre ellas. El afecto
total de esos cambios o alteraciones se presentar como un ajuste de todo el
sistema. El sistema siempre reaccionar globalmente a cualquier estmulo
producido en cualquier parte o unidad. Hay una relacin de causa a efecto entre
las diferentes partes del sistema. As, el sistema sufre cambios y el ajuste
sistemtico es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema,
suelen resultar dos fenmenos: el de entropa y el de homeostasis.

72

Entropa: es la tendencia que tienen los sistemas al desgaste, a la

desintegracin, al relajamiento de los patrones y a un aumento de la aleatoriedad.
A medida que la entropa aumenta, los sistemas se descomponen en sistemas
ms simples. La segunda ley de la termodinmica explica que la entropa en los
sistemas aumenta con el correr del tiempo. Para Millar, a medida que aumenta la
informacin disminuye la entropa pues la informacin es la base de la
configuracin y del orden. Si por falta de comunicacin o por ignorancia, los
patrones de autoridad, las funciones, la jerarqua, etc., de una organizacin
formal vienen a ser paulatinamente abandonados, la entropa aumenta y la
organizacin se va reduciendo a formas gradualmente ms simples y
rudimentarias de individuos y de grupos. De ah surge el concepto de
neguentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de ordenacin del
sistema.
Homeostasia: es el equilibrio

dinmico entre las partes del sistema. Los

sistemas tienen una tendencia a adaptarse a fin de alcanzar un equilibrio interno

frente a los cambios externos del medio ambiente.

El

sistema

abierto:

segn

Klber

Nascimento,

las

diferencias

fundamentales entre los sistemas abiertos (como los sistemas biolgicos y

sociales, a saber, la clula, la planta, el hombre, la organizacin, la
sociedad), y los sistemas cerrados ( como lo sistemas fsicos, a saber, las
mquinas, el reloj, el termostato) son las siguientes:

Sistema abierto

Sistema Cerrado

Est en constante interaccin dual con el

ambiente. Dual en el sentido que lo influencia y es
influenciado por l; acta, pues, al mismo tiempo
como variable independiente y como variable
dependiente del medio ambiente.

No interacta con el ambiente.

Tiene capacidad de crecimiento, cambio,

adaptacin al ambiente y hasta autoreproduccin,
naturalmente bajo ciertas condiciones ambientales.
El estado actual, final y futura de este sistema no
est necesariamente condicionado por su estado
original o inicial.

No tiene la capacidad de crecimiento.

Es contingencia de este sistema competir con

otros sistemas.

No existe la competencia.

73

Bertalanffy se interes principalmente por los sistemas de circuito abierto, pues el

organismo vivo es un sistema abierto que se mantiene constantemente en el
mismo estado (autorregulacin), a pesar de que la materia y energa que lo
integran se renuevan constantemente: es el llamado equilibrio dinmico u
homeostasis. El organismo humano no puede ser considerado, por lo tanto, como
una mera aglomeracin de organismos separados, sino como un sistema definido
que posee integridad y organizacin. As como un sistema abierto, el organismo
es influenciado por el medio ambiente e influye sobre l, procurando alcanzar un
estado de equilibrio dinmico en ese medio. El modelo de sistema abierto es
siempre un complejo de eleven en interaccin y el intercambio continuo con el
ambiente.

Muchos autores hacen analogas entre la empresa y los organismos vivos,

resaltando que la empresa crece en tamao por el aumento de las partes, ingiere
cosas y las procesa en productos o servicios. En ese proceso hay un input y un
output y un proceso intermedio necesario a la vida. La empresa reacciona a su
ambiente (ajustndose y adaptndose a l para sobrevivir) y cambia sus
mercados, productos, tcnicas, estructura Puede hasta reproducirse en
empresas subsidiarias.

74

Por ejemplo en el siguiente esquema aterrizaremos los conceptos anteriormente

sealados haciendo analoga al cuerpo humano:

El ambiente de decisin ( sistema nervioso)

La estructura (el esqueleto)

Los flujos de informacin (el aparato circulatorio)

Los procedimientos (los movimientos

con manos, pies etc.)

75

UNIDAD III
LA ORGANIZACIN COMO UN SISTEMA ABIERTO

3.1 EL MODELO SE SISTEMA ABIERTO EN LA ORGANIZACIN

Ya vimos en la unidad anterior algunas caractersticas de del sistema abierto,

recordando, se mencion que son sistemas abiertos porque intercambian material
con sus medio ambiente y que por medio de las entradas y salidas de materiales
se producen cambios o transformaciones en sus componentes. As como

el

equilibrio que mantiene el organismo.

Pon mucha atencin en estos conceptos ya que son fundamentales para
entender qu es un sistema abierto en la organizacin.

25

Chiavenato nos comenta lo siguiente con respecto a este tema:

La idea de tratar la organizacin como un sistema abierto no es reciente.

Herbert Spencer ya afirmaba:
Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes
aspectos esenciales:

En el crecimiento;

En el hecho de que, al volverse ms complejo a medida que crece;

En el hecho de que, al volverse ms complejo sus partes exigen una

creciente interdependencia mutua;

25

CHIAVENATO, Op. Cit., pgs. 524-533

76

Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus

unidades componentes

Porque en ambos casos hay una paulatina integracin acompaada de

una creciente heterogeneidad

1.- El enfoque de Katz y Kahn

Katz y Kahn desarrollaron un modelo de la organizacin ms amplio y complejo, a
travs de la aplicacin de la teora de los sistemas a la teora de las
organizaciones. Despus de comparar las posibilidades de aplicacin de las
principales corrientes sociolgicas y psicolgicas al anlisis organizacional,
proponen aquellos autores que la teora de las organizaciones se libere del
dilema individuo-estructura que los enfoques psicolgicos y sociolgico no
lograron resolver y que trate de armonizarlo a travs de la teora general de los
sistemas.

Segn el modelo propuesto por ambos, la organizacin presenta las siguientes

3.2 CARACTERSTICAS TPICAS DE UN SISTEMA ABIERTO

a) La organizacin como un sistema abierto:

Para Katz y Kahan, la organizacin como un sistema abierto presenta las
siguientes caractersticas:

1.- Importacin de energa:

77

La organizacin recibe algunos insumos del ambiente y necesita reservas

renovadas de energa de otras instituciones, o de personas del medio
ambiente

natural.

Ninguna

estructura

social

es

autosuficiente

autocontenida.
2.- La transformacin:
Los sistemas abiertos transforman la energa disponible. La organizacin
procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de otra
entrenada,

servicios,

etc.

Esas

actividades

demandan

alguna

reorganizacin del input .

3.- El output:
Los Sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente.

4.- Los sistemas como ciclos de eventos:

El patrn de un cambio de energa tiene un carcter cclico. El producto
que la organizacin exporta hacia el ambiente suple las fuentes de energa
para la repeticin de las actividades del ciclo. As, la energa exportada al
ambiente vuelve a la organizacin para la repeticin de sus ciclos de
eventos.
Dicen aquellos autores que, son los eventos, ms que las cosas los que se
hallan estructurados, de modo que la estructura social es concepto, ms
dinmico que esttico. Las actividades estn estructuradas, de modo que
comprenden una unidad en su complementacin o cierre. Un ciclo de
eventos de carcter cerrado por s mismo, es una forma simple de

78

estructura. Tales ciclos nicos pueden tambin combinarse para dar una
estructura mayor de eventos o un sistema de eventos.

El funcionamiento de cualquier sistema abierto consiste en ciclos

recurrentes de input, de transformaciones y de output son transacciones
que comprenden el sistema y ciertos sectores de su ambiente inmediato; la
transformacin o throughput es un proceso contenido dentro del propio
sistema. Las transacciones por cuyo intermedio las agencias aceptan el
producto sistemtico, tpicamente se hallan unidas a las transacciones a
travs de las cuales nuevos inputs se hallan disponibles para el sistema.
Localizar un sistema, especificar sus funciones y comprenderlas, requiere,
por lo tanto, que este proceso enrgico cclico sea identificado y rastreado.

5.-Entropa negativa
La entropa es un proceso por el cual todas las formas organizadas tienden
a la desorganizacin, a la desintegracin y en fin, a la muerte. Para
sobrevivir, los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el
procesos

entrpico

se

reabastecen

de

energa

manteniendo

indefinidamente su estructura organizacional. A ese proceso reactivo de

obtencin de reservas de energa se le da el nombre de entropa negativa.

6.- Informacin como insumo, retroinformacin negativa y proceso de

codificacin:

79

Los sistemas vivos reciben, como insumos, materiales que contienen

energa y que son transformados o alterados por el trabajo hecho. Sin
embargo, reciben tambin inputs de carcter informativo y que
proporcionan seales a la estructura sobre el ambiente y sobre su propio
funcionamiento en relacin con l.
Para los autores, el tipo ms simple de input de informacin es la
retroinformacin negativa (negative feedback) que permite al sistema
corregir sus desviaciones de la lnea correcta.

Las partes del sistema envan de regreso informacin, sobre los efctos de
su operacin a algn mecanismo central o subsistema, el cual acta sobre
tal informacin y mantiene el sistema en la direccin correcta.
Cuando la retroinformacin negativa es interrumpida, el estado firme del
sistema desaparece, mientras que su frontera se desvanece, pues tal
dispositivo permite que el sistema se mantenga en el curso correcto sin
absorber exceso de energa ni gastarla demasiado.

Por otro lado, el proceso de codificacin permite al sistema reaccionar

selectivamente nicamente en relacin con las seales de informacin
para las cuales est sintonizando. La codificacin es un sistema de
seleccin de inputs , a travs del cual los materiales son rechazados o
aceptados y traducidos para la estructura. La confusin del ambiente est
simplificada en algunas categoras significativas y simplificadas para un
sistema.
80

7.- Estado firme y homestasis dinmica:

El sistema abierto trata de mantener una cierta constancia en el
intercambio de energa importada y exportada del ambiente, asegurando
su carcter organizacional y evitando el proceso entrpico.

As, los

sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme: existe un flujo

continuo de energa desde el ambiente exterior y una exportacin continua
de productos del sistema, sin embargo el cuociente de intercambio de
energa y las relaciones entre las partes continan iguales. El estado firme
es observado claramente en el proceso homeosttico que regula la
temperatura y humedad pueden variar, pero la temperatura del cuerpo
permanece igual.
Sin embargo, a pesar de que la tendencia ms simple del estado firme sea
la homeostasis, su principio bsico es la preservacin del carcter del
sistema: el equilibrio casi estacionario propuesto por Kart Lewin. Segn
este concepto, los sistemas reaccionan a los cambios o lo anticipan por
intermedio del crecimiento que asimila los nuevos inputs de energa en la
naturaleza de sus estructuras. Los altos y bajos de este ajuste continuo no
siempre traen el sistema de regreso a su nivel primitivo. As, los sistemas
vivos presentan un crecimiento o expansin, en el cual mximizan su
carcter bsico, importando ms energa que la necesaria para su output,
a fin de garantizar su supervivencia y obtener algn margen de seguridad
adems del nivel inmediato de existencia.

81

8.- Diferenciacin:
La organizacin, como todo un sistema abierto, tiende a la diferenciacin, o
a, a la multiplicacin y a la elaboracin de funciones, lo que acarrea
tambin, multiplicacin de papeles y diferenciacin interna. Los patrones
difusos y globales son sustituidos por funciones ms especializadas,
jerarquizadas y altamente diferenciadas. La diferenciacin es una
tendencia a la elaboracin de la estructura.

9.- Equifinalidad:
Los sistemas abiertos estn caracterizados por el principio de equifinalidad
propuesto por Bertalanffy: un sistema puede alcanzar, por una variedad de
caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones
iniciales. A medida que los sistemas abiertos desarrollan mecanismos
reguladores (homeostasis) para balancear sus operaciones, la cantidad de
equifinalidad puede reducirse. Sin embargo, la equifinalidad permanece: en
el sistema existe ms de un modo para producir un determinado resultado,
o sea, existe ms de un mtodo para la consecucin de un objetivo. El
estado estable del sistema puede alcanzarse a partir de condiciones
iniciales diferentes y a travs de medios diferentes.

10.- Lmites o fronteras:

Siendo un sistema abierto, la organizacin presenta lmites o fronteras, o
sea, barreras entre el sistema y el ambiente. Los lmites o fronteras definen

82

la esfera de la accin del sistema, as como un grado de apertura

(receptividad de insumos) en relacin con el ambiente.

Katz y Kahn desarrollaron un modelo de sistema input-output de energa,

obtenido de la teora de sistema abierto y Von Bertalanffy, en el cual el
resultado de la energa de produccin reactiva el sistema. Para ambos, las
organizaciones sociales son sistemas abiertos, porque el input de
energas y la conversin de output en nuevo input de energa consisten
en transacciones entre la organizacin y su medio ambiente. Siendo un
sistema abierto, la organizacin presenta lmites o fronteras que definen el
volumen e intensidad de esas transacciones con el ambiente.

3.3 MODELO DE ORGANIZACIN SISTMTICA

A continuacin te presentamos un esquema retomado de

26

Pozo Navarro

en donde se ve a la empresa como un sistema:

26

POZO, N. Op. Cit., pg. 59

83

Control

Management

Input
Personal
Dinero
Materiales
Equipos
Informacin

Procesador
Estructura
Personal

Output
Bienes/servicios
para lograr los
objetivos del
sistema

Operaciones

Realimentacin
Sistema de Informacin
Entorno

Para aterrizar un poco la informacin, a continuacin te mencionamos los tipos

de organizaciones que seala Chiavenato en su obra, esto con la finalidad de que
ubiques en qu tipo estara el archivo.

84

La tipologa de las organizaciones:

27

() La tipologa propuesta por Katz y Kahn considera la interaccin de muchos

factores y la cantidad de dimensiones para describir las organizaciones. Esta

tipologa considera los factores de primer orden que describen la funcin
genotpica de la organizacin y los factores de segundo orden que se relacionan
a aquellas funciones bsicas:

1.- Funciones genotpicas: se refieren al tipo de actividad que la organizacin

desempea como un subsistema del todo mayor que es la sociedad, o sea su
contribucin a la estructura social circundante. De la misma forma como las
subestructuras

de produccin, mantenimiento, adaptacin y administracin

fueron relacionadas con la organizacin total, la tipologa de Katz y de Kahn

describe las organizaciones de acuerdo con los papeles que ellas asumen en la
sociedad-en produccin, mantenimiento, administracin y adaptacin.
As la tipologa encuadra las organizaciones de cuatro amplias clases, las cuales
podrn ser desdobladas en algunos subtipos menores dentro de cada categora:

a) Organizaciones productivas o econmicas: son las organizaciones

relacionadas con la creacin de riqueza, manufactura de bienes y
servicios. Esas organizaciones pueden ser subdivididas a su vez en:

27

Actividades primarias: como son la agricultura, la minera por ejemplo;

Ibidem, pg. 532-534

85

Actividades

secundarias:

como

son

la

manufacturas

el

procesamiento;
-

Actividades terciarias: como son los servicios y las comunicaciones.

b) Organizaciones de mantenimiento: son las organizaciones que se

dedican a la socializacin y al entrenamiento de personas para sus
papeles en otras organizaciones y en un todo mayor constituido por la
sociedad. Esas organizaciones pueden ser subdivididas en:

Funcin de mantenimiento: como educacin, adoctrinamiento y

entrenamiento;

Funcin de restauracin: como en actividades de salud y de

bienestar, de reforma y de rehabilitacin.

c) Organizaciones

adaptativas:

relacionadas

con

la

creacin

de

conocimientos y con el desarrollo de nuevas soluciones a los problemas,

como en las universidades, las organizaciones de investigacin, etc.
d) Organizaciones

gerenciales

polticas

(poltico-administrativas):

relacionadas con la adjudicacin, la coordinacin y control de recursos,

personas y subsistemas, como el estado (en la cumbre de las estructuras
polticas), los rganos pblicos en general, los sindicatos, etc. Destacan
los autores que una sociedad es mantenida:

86

Por intermedio de las recompensas de su sistema econmico, el cual

proporciona

poderosa

motivacin

instrumental

para

los

comportamientos socialmente necesarios;

Por las estructuras de mantenimiento de educacin y religin, las

cuales inculcan las normas generales y los cdigos especficos de
conducta.

Por las estructuras polticas que promulgan e imponen las leyes. Una
organizacin depende parcialmente de la contribucin de los dems
tipos de organizacin para que se pueda mantener. Por otro lado,
ciertas organizaciones pueden asumir dos o ms funciones en el
sentido de intentar ms que una tarea de importancia.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Menciona en qu tipo de organizacin se encuentra el archivo, y porqu
de acuerdo a la lectura anterior.

___________________________________________________________
87

Enva a tu asesor
Enva a tu asesor

Chiavenato tambin menciona otras caractersticas que llama de segundo

orden pero que es importante rescatar los siguientes aspectos:

La naturaleza de la transformacin: transformacin de objetos o moldeo

de personas.
Los procesos que aseguran el mantenimiento de input humano: el
sistema debe contener algunas recompensas intrnsecas relacionadas
con la propia actividad de produccin del sistema (lo que los autores
denominan ciclo expresivo), algunas recompensas extrnsecas o
instrumentales relacionadas con las repercusiones de la actividad de
produccin, como la remuneracin o las relaciones con los colegas /lo

88

que los autores denominan ciclo instrumental) o incluso una

combinacin de ambas, las recompensas extrnsecas e intrnsecas.
La naturaleza de la estructura organizacional bsicamente burocrtica.
El tipo de equilibrio del sistema, que es diferente del equilibrio
encontrado en los sistemas naturales. Las organizaciones sociales
siguen el principio de maximizacin de rendimiento de la energa en
relacin con su gasto, tanto cuanto sea posible.

3.4 EFICACIA ORGANIZACIONAL

Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven solamente mientras

sean capaces de mantener neguentropa, o sea, importacin bajo todas las
formas de cantidades mayores de energa de lo que ellas devuelven al
ambiente como producto. La razn es obvia. El input de energa en una
organizacin en parte es invertido directamente y devuelto como output
organizacional. Pero una parte del input es absorbida y consumida por la
organizacin. Para poder hacer el trabajo de transformacin, la propia
organizacin requiere ser creada, recibir energa para mantenerse y tales
requisito estn reflejados en la inevitable prdida de energa entre input y
output.

89

Casi todas las organizaciones absorben energa por lo menos de dos formas:
personas, como fuentes de energa y materiales, los cuales ya necesitaron de
inversin de energa en la bsqueda, extraccin o manufactura parcial.
Los autores critican las distinciones contables entre las fuentes de energa y
entre los usos que cada una tendr como la clasificacin del input de energa
de personas como directo e indirecto, dependiendo de la proximidad de la
transformacin bsica, en que la organizacin est empeada.
Generalmente la mano de obra directa, se refiere a toda energa que acta
directamente sobre los materiales que entran a la organizacin ( producir,
vender), etc.) mientras que la mano de obra indirecta se refiere a la energa
que acta directamente sobre los otros miembros de la organizacin
(supervisin o servicios de asesora) o sobre los materiales que no son parte
de la transformacin organizacional (planeacin, estudios de tiempo,
contabilidad, etc.). Igualmente, los materiales tambin son clasificados en
suministro (materiales consumidos en el proceso de transformacin de la
organizacin, cuyo resultado el producto) o equipos (el material

eterno e

indestructible que facilita la transformacin por la organizacin, pero que no es

en s transformado). En la prctica, la distincin no es ntida, ya que los
equipos tambin se consumen, aunque lentamente.
Critican los autores la medida del input y del output de la organizacin, que
no se hace en trminos de energa, ni en cualquier otro denominador comn
que pueda ser prontamente traducido en alguna medida de enrga.

90

Se utilizan toneladas, metros, horas, litros, etc. Segn el

material de la

mercanca. La medida ms prxima es el dinero (costo) que no es

necesariamente medible con el input y el otput de energa.

La eficiencia para Katz y Kahn, se refiere a cuanto de input de una

organizacin surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema.
La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la
organizacin. La eficacia organizacional se relaciona con la extensin en que
todas las formas de rendimiento para la organizacin son maximizadas. Lo
que es determinado por una combinacin de la eficiencia de la organizacin
como un sistema y su xito en obtener condiciones ventajosas o inputs que
necesita.
La eficacia busca la maximizacin del rendimiento para la organizacin, por
medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y por medios polticos (no
econmicos).

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

91

De acuerdo al
informacin

esquema

anteriormente visto en la pg. 61 y con la

hasta aqu presentada vamos a tratar de aterrizar la

informacin.
Instrucciones:
En los espacios en blanco del esquema que a continuacin te
presentamos, seala, quien estara en el control, cuales seran los input,
cuales los output, cmo estara conformada la estructura y cual sera el
entorno en el caso del archivo.
Control

-________________

Input
-____________
-____________
-____________
-____________
-____________
-____________

Estructura

_________
_

-_________

Output
-______________
-______________
-______________
-______________
-______________

Realimentacin
Sistema de Informacin
Entorno

Enva a tu asesor
Enva a tu asesor

3.5 ANALISIS DE SISTEMAS

92

En el texto 28Introduccin a la Teora General de Sistemas el autor nos menciona

que en el reconocimiento de un sistema son necesarios cinco pasos a saber:

1.- Localizacin de las partes componentes (elementos) que estn relacionados

entre s:
2.- Identificacin del patrn

que rige las relaciones encontradas (red de

comunicacin)
3.- Percepcin de una finalidad (objetivo) en el arreglo visto como un todo:
4.- Definicin del medio ambiente donde actan las partes componentes
(ambiente)
5.- Establecimiento del ciclo de eventos que identifica el proceso del sistema
(ciclo de procesamiento)

1.- El enfoque sistmico

Existen tres mtodos analticos o conjuntos de tcnicas que se desarrollaron a
partir de la literatura y prctica de los enfoques sistmicos: el anlisis de
sistemas, la investigacin operacional y la ingeniera de sistemas. Aunque sean
mtodos diferentes entre s, no hay una lnea ntida y bien aceptada de
delimitacin entre los mismos. Tanto en la teora como en la prctica, esos
mtodos se superponen los unos a los otros.

28

CHIAVENATO I. Op. Cit., pg. 512-513

93

Histricamente, la investigacin de operaciones surgi durante la segunda guerra

mundial, en Inglaterra, como un intento de solucin de problemas militares
complejos. An despus de la guerra continu siendo aplicado en operaciones
militares, pasando de all a algunas empresas privadas inglesas y americanas.
La ingeniera de sistemas surgi alrededor de 1940 en trabajos relacionados con
red de comunicaciones y transmisin de televisin por la RCA y Bell Telephone
Laboratories.
El anlisis de sistemas fue creado por la Rand Corporation (Santa Mnica,
California) para la fuerza Area Americana en 1946, como una consecuencia
directa de la investigacin operacional.
Las diferencias entre anlisis de sistemas e ingeniera de sistemas son ms o
menos las siguientes:

A. Anlisis de sistemas
Quade

tiene el concepto de anlisis de sistemas como el anlisis destinado a

sugerir un curso de accin mediante el examen sistmico del costo, de la eficacia

y de los riesgos de polticas y estrategias alternativas-inclusive la formulacin de
otras ms, en caso de que las examinadas sean poco satisfactorias

As como la investigacin operacional, el anlisis de sistemas auxilia, al tomar

una decisin o resolver un problema, a encontrar una solucin inteligente a un
curso de accin preferible entre varias posibles alternativas.

94

La empresa de consultora RAND establece cinco etapas para escoger un curso

ptimo de accin.
1. Formulacin. Definir los puntos de inters, clarificar y delimitar
el problema.
2. Bsqueda.

Determinar

los

datos

pertinentes,

buscando

programas alternativos para resolver el problema.

3.

Explicacin. Construir un modelo y usarlo para explorar las

consecuencias de los programas alternativos.

4. Interpretacin. Deduccin de conclusiones.

5. Verificacin.

Comprobar

las

conclusiones

mediante

la

experimentacin.
G.B. Siegel destaca que el anlisis de sistemas puede ser aplicado tanto a
problemas operacionales como a problemas no operacionales, mientras
que Quade afirma que el Anlisis de sistemas ayuda a quien toma la
decisin a orientarse en cuanto a la poltica que ha de resolver problemas
en los que es tan difcil decidir qu se debe hacer y cmo hacerlo.

B. Ingeniera de sistemas:
Hall define la ingeniera de sistemas como la planeacin y la formulacin de
nuevos sistemas para el mejor desempeo de operaciones en curso o para
implementacin de operaciones, funciones o servicios hasta entonces nunca
ejecutados.
Hall especifica adems las seis etapas del proceso operacional:
95

1.

Definir y aislar el problema, si es posible, cuantificar y relacionar el

conjunto de factores que definirn el sistema y su ambiente.

2. Seleccionar un objetivo
3. La sntesis de sistemas trae consigo la compilacin o invencin de
sistemas alternativos capaces de atender a los objetivos.
4. El anlisis de sistemas significa deducir las consecuencias del total de los
sistemas hipotticos
5. La eleccin del mejor sistema comprende la evaluacin del anlisis y la
comparacin de esa evaluacin con los objetivos
6. La comunicacin de los resultados constituye la ltima funcin de esta
etapa

Aplicaciones del anlisis de sistemas

29

Lilinefeld retoma el anlisis de sistemas como una disciplina:

29

LILIENFELD, R. Op. Cit., pgs. 137-147

96

En sus manuales y documentos de divulgacin, se describe al anlisis

sistemas tan viejo

de

como las pirmides y tan nuevo como la era espacial;

indispensable si queremos adquirir conocimiento de las relaciones confiables y

relevantes en un mundo complejo.

Para el analista de sistemas el mtodo

cientfico es el anlisis de sistemas, y el anlisis de sistemas

es el mtodo

cientfico. En un sentido ms restringido, se refiere al diagnstico, diseo y

manejo de configuraciones complejas de hombres, mquinas y organizaciones.
Para disear, comprender y mejorar tales sistemas, el analista de sistemas debe
tener un conocimiento casi universal, no solo de ingeniera, sino de sistemas
biolgicos, mdicos y sociales.
Los analistas de sistemas afirman dominar y combinar diferentes disciplinas y
explotar las brechas entre las disciplinas del conocimiento histricamente
evolucionadas. Los analistas de sistemas deben estar dispuestos a superar las
limitaciones formalistas, con el objeto de mejorar los sistemas administrativos y
sociales. El anlisis de sistemas es un mtodo para evaluar y elegir los medios y
las metas sociales y organizacionales.

Al construirse el anlisis de sistemas como una disciplina, los tericos de

sistemas emplearon muchos de los conceptos de la ciberntica, de la teora de la
informacin, el sistema abierto de los bilogos y los lenguajes de las
computadoras.
La esencia de un sistema es una grfica o diagrama de flujo que se forma
con los elementos y las relaciones entre ellos.
97

Las

relaciones

pueden

denominarse

transacciones,

interacciones,

entradas, transmisiones, conexiones, lazos, etc.

-

Los elementos pueden llamarse nodos, componentes, operaciones,

vrtices, etc.

Las flechas se usan para indicar las entradas y salidas

Tales diagramas representan el sistema. Un sistema elemental para ser una

relacin lgica o cuantitativa, o un conjunto de variables en una transformacin y
no solamente en una unidad elemental. Se estudian tales sistemas mediante el
registro de la historia, de sus entradas y salidas correspondientes, precisamente
como lo describi Ashby.
Para los analistas de sistemas cualquier representacin diagramtico, tal como
un rbol genealgico o una pirmide representando el poder en una organizacin,
es una descripcin del sistema.

Se afirma que tales representaciones de

sistemas han evolucionado histricamente. Para los egipcios, el poder se

representaba mediante pirmides; posteriormente, cuando las mquinas cobraron
importancia, la organizacin se vea, en trminos mecanicistas, como un grupo de
ruedas y mecanismos de engranajes.

98

Cuando hubo conocimiento de la circulacin sangunea, aparecieron nuevos

conceptos como flujo, canales, depsitos y demora. Actualmente observamos el
surgimiento de sistemas teleolgicos o con un fin determinado; ahora se ve el
dominio de la concepcin ciberntica del mundo.
El diagrama de bloques, con flechas que representan entradas y salidas, es la
frmula central del anlisis de sistemas. Los tipos ms comunes de operaciones
incluyen:

1.- El bloque de transformacin, en el que la entrada x se convierte en la salida y

mediante reglas de conversin especficas.

2.- El bloque de decisin en el que se prueba la entrada x y se convierte ya sea

a y o a z de acuerdo con las reglas establecidas.
x

y
z

3.- El bloque de retroalimentacin, en el que se modifica la entrada x en funcin

de la salida y.

99

Los tres pasos representan operaciones de conversin, operaciones lgicas y

operaciones de correccin respectivamente. Los mismos se combinan y
multiplican a cualquier nivel deseado de complejidad.

Cada punto de transformacin puede concebirse como una caja negra en el

sentido que da Sabih a este concepto. No interesa cmo est construido o cmo
se realiza la transformacin; se desconoce internamente y se prueba mediante
los insumos y productos correspondientes. Solo presupone estabilidad y
consistencia.

Una vez establecidos, pueden desarrollarse todas las operaciones lgicas: lazos,
rboles de decisin. Diagramas de retroalimentacin, operaciones con retardo,
etc.

El diagrama o grfica de flujo

Muchos sistemas pueden describirse mediante diagramas de flujo, en el que las

variables son los elementos o nodos, y las flechas son las transformaciones.
Siguiendo ciertas convenciones que las flechas que parten de un nodo lleven
consigo la variable que all se encuentra; que el valor de las variables sea la
suma de todas las variables transformadas que entran en el nodo como flechas
que all arriban; y que una variable en la punta de la flecha sea igual al valor de la

100

variable en la cola de la flecha multiplicada por la transmitancia, las leyes de la

multiplicacin y la edicin podrn aplicarse a tales diagramas. De manera similar,
las cajas negras de un sistema se presentan como filas y columnas de una tabla,
y las variables que las conectan se presentan tabuladas. La transicin de una
mquina de un estado a otro puede diagramarse como los rboles de transicin
que describimos anteriormente.
De esta manera, los analistas de sistemas adoptan adornos matemticos para
presentaciones visuales, aunque jams se aplican consistentemente o en una
medida importante.

Jerarquas de sistemas

Los sistemas pueden ordenarse en jerarquas de sistemas amplios y complejos,

o pueden descomponerse en subsistemas ms simples.

En trminos del anlisis de sistema, las cajas negras pueden contener cajas
negras o bien contener cajas mayores.
Pero lo que analista parece dar a entender por jerarqua de sistemas, incluye los
esquemas de clasificacin empleados para organizar datos y archivos, el sistema
decimal para organizacin de bibliotecas de DEWEY, los sistemas de cdigo IBM,
as

como las jerarquas naturales representada por el sistema de pesos

atmicos.

101

Por consiguiente un sistema consiste en un conjunto de categoras y reglas de

clasificacin de entidades, as como la ubicacin dentro de jerarquas especficas
y el registro de sus atributos. El objetivo de tales sistemas de clasificacin es
controlarlos por reglas computarizadas. La computadora desarrolla sistemas de
clasificacin y respuestas de acuerdo con la variedad de tipos que se encuentran
en el sistema que se trata de controlar.
En este punto los analistas de sistemas discuten el control de un sistema
dinmico, pero siempre sin indicar cual podra ser el sistema.

El anlisis de sistemas reconoce aqu su deuda con la ciberntica de Sabih para

describir y clasificar mquinas de acuerdo

con el tipo de retroalimentacin

presente:

a) la retroalimentacin de primer orden incluye aquellas

msquinas en las que se hacen los ajustes ms simplespor ejemplo, el termostato que activa o desactiva el sistema
de calentamiento segn flucta la temperatura;
b) la retroalimentacin de segundo orden
mquinas que tienen

incluye aquellas

depsito de memoria donde se

registran los cambios de condiciones pasadas, lo que

posibilita a la mquina reaccionar no slo de un modo ciego
o mecnico, como en las retroalimentaciones

de primer

orden, sino tambin reaccionar con base en condiciones de

entrada anteriores, con planes alternativos preexistentes.
Esto equivalente a las funciones de escaln descritas por
Ashby.

102

Gran parte del trabajo fino del anlisis de sistemas consiste en la invencin y
programacin de los smbolos y cdigos que se emplean en computadoras. En
este momento los analistas de sistemas adoptan mayoritariamente la teora y los
mtodos de la teora de la informacin- si bien no siempre en la prctica, al
menos como parte del proceder filosfico.
Los sistemas de control incluyen :
a) medios de memoria: archivos de tarjeta
b) organizacin de memoria: tipos de memoria almacenada que
incluyen depsitos de datos, depsitos de patrones (en los que
se depositan las reglas de operaciones
c) depsito de aprendizaje: instrucciones almacenadas que se
suministran para cambios en los objetivos o procedimientos
dependiendo de los insumos
Los analistas de sistemas, al igual que los investigadores de la ciberntica,
sostienen que aunque las instrucciones almacenadas estn totalmente
determinadas, tales funciones de escaln permiten a las mquinas aprender
mediante la experiencia. La simple mquina con retroalimentacin es una
mquina imperfecta, la mquina con memoria se encuentra un paso adelante en
la jerarqua, y la mquina con funciones de escaln puede seleccionar planes
(preexistentes) y realizar retroalimentaciones predictivas. En consecuencia, los
sistemas aprenden y cambian los objetivos, aun cuando realizan funciones
preestablecidas de niveles inferiores.
Banco de datos
Se afirma que para intentar el anlisis de sistemas, llamado algunas veces
estudios de capacidad, se necesitan varios recursos de informacin almacenados
en forma computarizada. Pero cuando uno llega a la cima del anlisis de
sistemas, ya sea que se le considere un arte, oficio, ciencia o filosofa, descubre

103

una confusa mezcla de preguntas, frmulas y diagramas que sugieren que el

anlisis de sistemas es un gran libro que incluye todo lo que por casualidad
hacen los analistas.
La propuesta del analista de sistemas es coleccionar y almacenar enormes
cantidades de informacin, necesarias para el anlisis de las operaciones de
sistemas. El inters principal reside en el desarrollo de todas las categoras y
archivos de sistemas, as como los problemas de codificacin, depsito y
recuperacin. El sistema de informacin administrativa se vuele de este modo el
control cerebral de la organizacin.
Puede definirse un sistema integrado de informacin y control administrativo
como un sistema orientado a la administracin, concebido y diseado como una
entidad total y nica que controla una organizacin completa.
Esto no surge como la resultante del desarrollo de numerosas aplicaciones ms o
menos independientessino de las necesidades en mente de la organizacin
total. Lo que desemboca en un sistema unido por flujos de datos donde puede
eliminarse la redundancia de datos almacenados y la transmisin de informacin
inservible.
Para la mayor parte de los expertos en sistemas, el resultado principal de las
organizaciones empresariales e industriales, independientemente de los bienes y
servicios que produzcan, es la informacin que se deposita en cintas y discos de
computadoras para uso futuro.
Pocos tericos de sistemas-entre ellos Churchman-se preguntan si existen
hechos aparte de problemas o necesidades especficas; pero el concepto de un
banco central de datos es para la mayor parte un dogma bsico del enfoque de
sistemas.

104

El anlisis de sistemas como instrumento diagnstico

En consecuencia, los analistas de sistemas se ven a s mismos como si
desempearan la funcin de coordinar y clarificar metas en un sistema total
desde un punto de vista general, mientras que los individuos que trabajan en
tareas especficas son ms propensos al descuido, en tanto que estn limitados
con metas limitadas y especficas, tales como el resultado de la produccin en un
departamento o subsistema dado.
Los analistas de sistemas se formulan preguntas tales como: cal es el
sistema?,

cmo opera? , trabaja como se predijo?, puede mejorarse?,

Cules son los efectos de un tratamiento y un cambio? Dentro de este contexto,

los estudios de simulacin juegan un papel central. Pero una vez ms, las
aproximaciones a estos problemas resultan ser muy poco sistemticas, e implican
un asombroso conjunto de tcnicas e instrumentos que dependen en gran
medida de enfoques cuantitativos, estadsticos, computarizados.
Cuando el enfoque de sistemas se encamina a cuestiones sociales ms
ampliass, enfatiza un concepto de hombre y sociedad en trminos conductuales.
El texto de Van Court Hare, al igual que la concepcin de la sociedad de Norbert
Wiener, puede considerarse como un documento representativo. Adopta como su
modelo de sociedad, un esquema tomado originalmente de la Bsqueda de
identidad de Allen Wheellis. Wheelis distingue entre dos procesos sociales
fundamentales: el proceso instrumental, que representa la racionalidad cientfica,
respeto por los hechos, y el dominio creciente que resulta del hombre y la
naturaleza, y el proceso institucional el que, por el contrario, es el origen de
valores y certidumbres. El modelo ofrecido es la religin antes que la ciencia;
pero se ve al proceso institucional como el que abarca ms que ste; incluye
costumbres, tabes e instituciones sociales tales como parentesco, estado y
propiedad privada, a los que los hombres y sociedades acuerdan validez
incondicional. Es el origen de la conciencia individual y social. ()

105

El problema para el experto

en sistemas es en consecuencia introducir un

cambio a pesar de las resistencias institucionales. Las tcnicas a emplearse no

slo son manipulantes, sino francamente autoritarias. ()
En relacin con lo anterior Hare cita aprobatoriamente un ejemplo que tom de
las operaciones de inteligencia: dos hombres interrogan a un prisionero, cada uno
de los dos muestra estilos contrastantes. El primero es brutal y cruel, un sargento
que amenaza con matarlo; finalmente se retira fingiendo exasperacin; entonces
aparece el segundo: bondadoso, simptico; le ofrece comida y cigarrillos al
prisionero y se muestra incmodo por la situacin. El confuso y exhausto
prisionero finalmente dice su secreto al interrogador simptico.
Es poco lo que aqu puede aadirse sobre este tpico, pero el administrador de
los proyectos de anlisis de sistemas que busca combinar las habilidades
instrumentales e institucionales para un estudio dado, puede beneficiarse con un
ulterior estudio sobre la estrategia del papel dual en la organizacin.
Comprensiblemente, los hombres de sistemas manifiestan cierta preocupacin a
raz del problema que significa convencer a los clientes de que los sistemas que
les vendieron son lo que queran, que cumplen sus propsitos y que trabajan
como se prometi. Pero los trabajos de divulgacin de los analistas de sistemas,
que irradian el resplandor utpico de las promesas de la teora de sistemas, no
incluyen a menudo las fallas o los desastres que stos produjeron.
Tenemos en principio la capacidad tecnolgica para alimentar, proteger y vestir
adecuadamente a cada habitante del mundoTenemos en principio la capacidad
tecnolgica para dar educacin a cada habitante del mundo y permitirle disfrutar
de una vida intelectual maduraTenemos, en primer lugar, la capacidad de
prohibir la guerra e instituir sanciones sociales que prevengan el estallido de una
guerra ilegaltenemos tambin la capacidad de crear en todas las sociedades
una libertad de opinin y de accin que haran mnimas las compulsiones

106

ilegtimas impuestas por la sociedad al individuo.

En principio tenemos la

capacidad de desarrollar nuevas tecnologas que darn origen a nuevas fuentes

de poder y energa para su utilizacin ante emergencias fsicas y econmicas en
todo el mundo En principio, tenemos la capacidad de organizar las actuales
sociedades del mundo para posibilitar planes bien estructurados con el objeto de
resolver los problemas de pobreza, salud, educacin, guerra y derechos humanos
y el desarrollo de nuevos recursos
Si el ser humano tiene la capacidad de realizar todas estas cosas,
porqu no las hace?...
La respuesta es porque no estamos organizados.

30

Procedimientos para analizar un sistema

Al estudiar e identificar un sistema ( o cada proceso de un sistema), el analista

deber inicialmente estudiarlo bajo dos aspectos:
Anlisis del proceso (o procesamiento)

30

CHIAVENATO, I. Op. Cit., Pgs. 515-516

107

Cuando el sistema es estudiado como el conjunto de subsistemas

ntimamente enlazados. El anlisis orientado al proceso permite definir las
salidas (resultados) intermedias y estudiar los medios por los cuales estas
salidas pueden introducirse en procesos unidos en serie para el subsecuente
procesamiento o incluso mejorar su desempeo. El anlisis orientado al
proceso da una visin microscpica y es utilizado para resolver problemas del
mundo real y sistemas concretos.
Anlisis del resultado final
Cuando el sistema es tratado como un todo, a travs de una visin
macroscpica. El analista se vuelve ms hacia los resultados finales que
hacia los resultados intermedios de los subsistemas, despreciando las salidas
intermedias.
Para analizar un sistema-sea concreto o abstracto- se debe construir un
modelo capaz de explicarlo adecuadamente. Ese modelo podr ser
matemtico ( si se pueden establecer propiedades cuantitativas del sistema
en cuestin) o solo un flujograma de sistema (o de computador) (si el sistema
es de naturaleza mixta cualitativo-cuantitativo).
Hechas las anteriores consideraciones (orientadas hacia el proceso o hacia el
resultado final del sistema), el analista deber seguir los siguientes
procedimientos.
1.- Definir la necesidad real que debe quedar satisfecha
2.- Determinar los objetivos que contribuirn a satisfacer la necesidad real.
Objetivos son metas o resultados deseados por quien toma la decisin. Pude
ser el producto final, la salida o el output de un programa.

108

3.-Verificar las condiciones de restricciones dentro de las cuales el sistema

deber limitarse. Las restricciones pueden ser fsicas, financieras, temporales,
tcnicas, polticas, etc.
4.- Generar muchos sistemas alternativos diferentes. En otras palabras,
levantar varias alternativas que pueden satisfacer la necesidad real.
Alternativas son otros programas posibles adems de aquellos ya propuestos.
Las alternativas permiten una comparacin de dos o ms programas o
enfoques posibles, con miras a atender el mismo objetivo. Permiten sustituir
un programa en uso por un programa ya planeado o en proceso.
5.- Seleccionar las mejores alternativas por medio de un anlisis cuidadoso.
Se debe aplicar un criterio de seleccin para aquellas alternativas que sern
implementarias.
6.- Implementar las alternativas seleccionadas para ser debidamente
experimentadas. Implementacin es la adopcin de la alternativa seleccionada
para alcanzar el objetivo especificado. Es el desarrollo y experimentacin
piloto de una alternativa.
7.- Efectuar una evaluacin completa del sistema experimentando, verificando
su efectividad en cuanto al alcance de los objetivos.
8.- Con base en los resultados de las experiencias y del funcionamiento,
desarrollar las modificaciones necesarias y continuar en ese ciclo hasta que
los objetivos hayan sido alcanzados.
El trmino capacidad sirve para indicar no solo tener capacidad, sino disponer
de los conocimientos, del adiestramiento y de las herramientas necesarias
para la ejecucin de determinada tarea o funcin.

109

Modelo de relacin de verificaciones para un anlisis de sistemas

110

Problem
a

Restricciones
Fsicas,financieras,
de tiempo y
polticas

Necesidades
Define la meta
que debe ser
alcanzada o la
funcin que debe
ejecutarse

Objetivos
Declaracin de las
necesidades y
restricciones en
trminos de anlisis
adecuado

Capacidades
Recursos y nuevos
enfoques

Criterio de seleccin
-desempeo
-costo efectividad
-riesgo
-polticas

Alternativas
Inicia, adopta,
comprueba posibles
cursos de accin
para alcanzar los
objetivos

Seleccin de
alternativas
Aplica un criterio de
seleccin para
aquellas alternativas
que van a ser
implementadas

Desarrollo y exp.
Piloto
implementacin
Detalla las
alternativas
seleccionadas e
implementa

Realimentacin para
Los pasos anteriores a fin de investigar la posibilidad
de revisin de las necesidades objetivos,
restricciones, alternativas o implementacin

Evaluacin
Determina la efectividad del
sistema en cuanto al alcance de
objetivos

UNIDAD IV
EL ARCHIVO COMO UN SISTEMA

4.1 EL CONCEPTO GLOBAL DE ARCHIVO

111

A lo largo de la historia el hombre se ha visto en la necesidad de conservar datos,

sucesos y acceso a mucha ms informacin que la que puede mantener en la
memoria. Es por ello que registra esa informacin en archivos, tanto de orden
histrico como administrativos.

Vamos a retomar el concepto de archivo que has visto en

Introduccin a la Archivonoma:

31

la materia de

Se da el nombre de archivo al lugar donde se

custodian los documentos pblicos o particulares igual nombre recibe el conjunto

de stos documentos.
32

Archivo conjunto de papeles que estn debidamente ordenados y pueden ser

consultados en cualquier momento.

33

En un sistema de computacin, todo conjunto ordenado de registros accesibles,

recibe el nombre genrico de archivo.

A continuacin vamos a ver detalladamente el archivo como sistema, en este

texto retomado de Internet, puede ser que algunos trminos no los manejes
debido a que es un texto espaol sin embrago el trmino ms utilizado es el de
Archivologa que en Mxico estara homologado a la Archivonoma y el trmino
Documentologa que en Mxico utilizamos como Documentacin.
4.2 EL ARCHIVO COMO UN SISTEMA
31

ARCHIVO En: Gua de Autoaprendizaje de la Licenciatura en Archivonoma. ENBA, Mxico.p.17

PEREZ Galaz, Juan de Dios. Elementos de Archivologa. Manual de divulgacin. Mxico: imprenta
universitaria. 1952. p.101
33
DANIELS A. Y YEATES D. Entrenamiento bsico en anlisis de sistemas.Economa y empresa. Buenos
Aires. 1986 p.111
32

112

34

() La base del desarrollo del conocimiento y de la humanidad es la idea, para

ello la idea necesariamente tiene que petrificarse en algn soporte para que no
sufra alteraciones propias del tiempo y de la interpretacin errnea.
Todo esto constituye una cadena de desarrollo que influye en el pensamiento,
cada vez ms amplio, y de sus formas esenciales: el filosfico y el cientfico.
Uno de los factores esenciales para el desarrollo amplio del conocimiento ha sido
el progreso de las tcnicas de comunicacin masiva. Vivimos en un mundo de
investigadores que permanentemente demandan informacin. Pero al mismo
tiempo comprendemos que las ciencias no se encuentran aisladas, no pueden
desarrollar por s solas, permanentemente se relacionan, se auxilian.
Se modifica continuamente la metodologa que nos permite una interpretacin
ms adecuada del universo.
La Archivologa tambin ha sido afectada por estos cambios, es ms, para lograr
un conocimiento ms amplio se auxilia de otros conocimientos, de las disciplinas
administrativas, de la paleografa, esencialmente de la diplomtica, de la historia.
Al mismo tiempo que se relaciona con conocimientos afines como la
biblioteconoma y la documentologa, stas ltimas similares a la Archivologa,
formando un sistema de conocimientos y aplicaciones cuyo objetivo principal es
la informacin. ()

34

LA ARCHIVOLOGA Y LA TEORA DE SISTEMAS. AREVALO, JORDN VICTOR HUGO. En

http://www.vharj.freeservers.com/sistemas.htm

113

Existen en la actualidad una multitud de definiciones sobre el sistema, por la

misma razn que existen aplicaciones de la teora en todos los campos
cientficos. La definicin ms comn lo considera como el conjunto ordenado de
entes (o componentes)- independientes en s mismos, que estn en interrelacin
entre s y el medio que lo rodea, siendo interactuantes tienen la finalidad de lograr
objetivos determinados.
Si aplicamos este concepto a las ciencias de la documentacin, obtenemos como
conjunto

la

Archivologa,

Biblioteconoma,

Documentologa,

que

son

independientes por s mismos, independiente en el sentido que cada uno subsiste

y desarrolla independientemente, con sus mtodos caractersticos; que se
encuentran interrelacionadas por tener similitudes en las tcnicas documentales y
sobre todo por estar ntimamente unidos por un aspecto; los documentos.
Son interactuantes por las similitudes y diferencias que se prestan en cada
componente, sobre todo la finalidad de lograr objetivos determinados que es un
factor comn para las tres ramas: la informacin.

114

CUADRO: SISTEMA DE CIENCIAS DE LA DOCUMENTACION.

De la misma forma, se puede aplicar la definicin de sistemas a la Archivologa,

especficamente, el archivo es un sistema, veamos: las mltiples actividades que
se realizan en el mbito administrativo son fuentes generadoras de documentos,
como hemos observado en captulos anteriores: estos documentos "alimentan" al
archivo, el conjunto ordenado de componentes es una clara referencia a las
operaciones tcnicas que se realizan dentro del Archivo, como ser las tcnicas de
almacenamiento, las tcnicas interpretativas, descriptivas, documentales entre s,
teniendo por finalidad principal el servicio al usuario.
S. J. Dronick, en su trabajo Teora de Sistemas (System Theory), se refiere al
sistema como un dispositivo que capta una o ms entradas y que genera una o
ms salidas. () el vocablo dispositivo como "de lo que dispone" no siempre
implica mecanismos automticos, por lo que correspondera a las tcnicas
empleadas en los Archivos para obtener resultados satisfactorios, siempre en
funcin del servicio al usuario.
4.3 ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTO

115

CUADRO: SISTEMA DE ARCHIVO

El sistema del archivo

Conviene detenernos un poco ms en este aspecto. Comencemos primero por el
concepto de que toda organizacin es susceptible de ser un sistema, por el
mismo hecho de que organismo, responde a organizacin, rgano, es un
conjunto ordenado de entes (ministerios, gobierno, o los tres poderes, ejecutivo,
judicial), interrelacionados, interactuantes y que tienen el fin de lograr el bien
comn.
Pero este sistema est integrado por otros sistemas que lo componen, como ser
cada uno de los poderes, los cuales a su vez se constituyen en sistemas;
podemos desmenuzar de esta manera hasta llegar a una unidad no
desmenuzable, no divisible. Dentro de esta organizacin es que se encuentra el
116

archivo, sea histrico, sea intermedio, central o como quiera llamrsele, por la
misma razn que la documentacin como producto de actividades involucra a los
diferentes sistemas que componen el estado. De esta forma, el Archivo se
encuentra en relacin interna y externa; considerndose un sistema abierto,
observamos posteriormente estos detalles.
4.4 ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL ARCHIVO COMO SISTEMAS
Cada una de las tcnicas empleadas por el Archivo tambin constituyen sistemas
o subsistemas, para ello es necesario analizar hasta qu punto podemos decir
sistema.
Recepcin.- Como conjunto de actividades para efectuar la recepcin, control del
trmite y distribucin del documento.

Ordenacin y Clasificacin.- Como el conjunto de actividades que se realizan

para acondicionar los documentos de acuerdo a normas establecidas. Veamos
cada una de estas actividades.

117

Ordenacin:

Clasificacin:

Descripcin.- Como apertura de sistemas de recuperacin del documento y de la

documentacin.

118

Cada uno de los auxiliares descriptivos, a su vez constituyen microsistemas, por

la variedad de elementos que se emplean para conformar una informacin
adecuada.
Seleccin.- Como apertura de sistemas que permiten valorizar los documentos
por su contenido:

119

Por cualquier ngulo que observemos a la Archivologa, constatamos que se

trata de un sistema conformado por microsistemas, lo que hace que su naturaleza
como cuerpo de estudio tenga un carcter especial dentro de las ciencias de la
documentacin. Lo que implica que sea aceptada dentro del concepto moderno
de sistema como conjuntos organizados, pertenecientes a campos cientficos
diferentes, que muestran estructuras y compartimentos isomorfos, reducibles a un
tratamiento comn.
LA ARCHIVOLOGIA EN LA CLASIFICACION DE SISTEMAS:
En primer lugar tenemos en cuenta los sistemas por su naturaleza que pueden
ser dos:
Sistemas naturales: son aquellos en los cuales no interviene la mano del hombre
como productor del sistema. P. E. Sistema circulatorio, respiratorio, etc.
Sistemas creados: son aquellos en los cuales interviene el hombre como ente
productor del sistema. P. E. Sistema educativo, religioso, deportivo, etc.
La Archivologa, tpico producto humano, corresponde entonces a los sistemas
creados.
Estos sistemas creados o naturales, sern a su vez, por su contenido simples y
complejos.
Sistema simple: cuando sus partes son perfectamente identificables y unitarios
p.e. la familia.

120

Sistema complejo: cuando sus partes son susceptibles de conformar sistemas y

subsistemas.
Por el concepto que tenemos del sistema tambin podemos clasificar en sistemas
principales y en subsistemas.
Sistemas principales: cuando se considera al sistema como un todo generalizado.
Subsistemas: Cuando sus componentes son susceptibles de descomponerse en
otros subsistemas de menor jerarqua, hasta llegar a un elemento nico no
descomponible, el cual denominamos "unidad bsica del sistema".
La Archivologa sera entonces un sistema complejo y principal. La unidad bsica
del sistema, propiamente sera el dato, el conjunto de datos que conforman la
informacin. El documento resulta ser un microsistema puesto que es susceptible
de ser descompuesto en componentes.
Analicemos:

Por otro lado, para que un sistema sea considerado como tal, debe cumplir con
algunos requisitos independientes de la estructura:

121

Entes: que son los componentes o elementos bsicos, en el caso del documento
los elementos base sern el soporte y la informacin. Si tomamos en cuenta la
Archivologa como sistema principal, tendremos como elementos de base a
documentos, o como unidades bsicas del sistema de archivos.
Medios:

como

elementos

manipulables,

de

modo

que

los

elementos

interactuantes tengan los medios adecuados para conformar el todo organizado.

Los elementos manipulables de la Archivologa estaran compuestos en su
mayora por los principios, de unificacin, de procedencia, de seleccin.
Condiciones: como elementos no manipulables. En las ciencias de la
documentacin tenemos elementos no manipulables por los cuales los
documentos se identifican en razn de la actividad productora de documentos;
concretamente en la Archivologa, los elementos no manipulables conforman las
tcnicas que integran la estructura sistemtica. Esencialmente seran, la
recepcin, la ordenacin y clasificacin y la descripcin.
Fines: como elemento consecuente, lo cual presenta esencialmente dos
aspectos, el servicio y la informacin.
Estas condiciones nos permiten ingresar en otras clasificaciones de los sistemas,
los sistemas abiertos y los sistemas cerrados.
Sistemas abiertos: estos sistemas consideran las siguientes necesidades o
particularidades:

122

- Establecen relaciones con el medio, lo cual es manifiesto en la Archivologa,

puesto que est ntimamente ligada a la entidad productora en la recepcin
documental como en la distribucin de la informacin.
- Tienen la comunicacin como un factor esencial, los archivos, una vez
efectuada su labor documental, cumplen ampliamente con este factor al proveer
la informacin a una gama de usuarios, establecindose as una comunicacin
continua.
- Tiende al equilibro dinmico; al efectuar una recepcin documental, realizar las
operaciones de modo que lo substancial de la informacin se pueda proyectar al
medio social que los rodea, los archivos tienden al equilibrio dinmico, logrando
superar el estatismo del concepto tradicional que se tena de ellos.
- Los sistemas abiertos, crecen, decrecen y se autodestruyen; crecen cuando los
ingresos documentales exceden a la estructura interna. Cuando los ingresos
documentales son menores a la estructura, el sistema decrece. Si las estructuras
no son capaces de modificarse de acuerdo con estos ndices de crecimiento y
decrecimiento, el archivo se autodestruye, se convierte en elemento estanco,
obsoleto para cumplir los fines a los que est destinado.
- Los sistemas abiertos son autorregulables y selectivos, en razn de las
necesidades de crecimiento o decrecimiento, la estructura puede ser regulable
utilizando inclusive la seleccin como medio para cubrir las deficiencias
estructurales.

123

Los Sistemas Cerrados: como es de suponer, los sistemas cerrados son lo

opuesto al de los abiertos, no establecen relaciones con el medio que lo rodea, si
bien son autorregulables, no son selectivos porque no tienen los elementos
susceptibles de la seleccin. Al no tener un equilibrio en cuanto a ingreso de
documentacin y salida de informacin, tiende a transmutarse, y necesariamente
est destinado a cumplir un fin prefijado.
Concluimos entonces que un archivo es un sistema abierto.
Al hablar de los sistemas, continuamente enunciamos los trminos estructura y
actividades, en los sistemas abiertos o cerrados, es necesario entonces
conceptuar:
La estructura de un sistema: como la dimensin organizativa; esta dimensin
organizativa, est constituida por elementos o componentes esenciales que
internamente cumplen una interrelacin de modo que no existan elementos o
componentes superficiales.
La conducta de un sistema: como dimensin de funcionamiento, conformando el
conjunto de actividades producidas dentro del sistema para relacionar y mantener
la dimensin estructural y para lograr los estados de receptabilidad y
comunicacin del medio.
En los captulos anteriores hablamos de la organizacin del archivo, como un
elemento orgnico dentro de una organizacin mayor, lo cual conforma una
estructura de carcter administrativo.

124

Una organizacin es un todo integrado donde sus componentes estn

relacionados por la operacin total. Esa estructura total est creada por mltiples
sistemas arreglados por orden jerrquico, en donde la salida de un determinado
sistema es la entrada de otro sistema. Estos elementos se interrelacionan en el
proceso, coincidiendo hacia una salida o producto que hace coincidir con la
esencia del sistema, es decir, de un archivo slo puede salir documentos o
informacin en cualquiera de sus formas.
La eficacia de ese sistema estar controlada o regulada en razn de la
alimentacin que tengan, si su archivo no recibe la documentacin en forma
permanente, menos puede servir la informacin que de l se requiere. Todo este
fenmeno se unifica en un medio o ambiente como conjunto de circunstancias y
condiciones externas e internas que influyen en el sistema, siendo enorme la
gama de factores o variables que ejercen su influencia, hasta convertir a cada
archivo en una unidad identificable y distinta de los dems de su especie.
Tenemos entonces nuevos elementos a ser estudiados en el sistema.
Entrada: Es todo elemento que se incorpora al sistema para contribuir al logro del
objetivo prefijado. El ingreso documental tendr por objeto preparar la informacin
adecuada a las necesidades de la entidad productora, y la investigacin
posteriormente.
Proceso: Es el camino ordenado que siguen los elementos de entrada en su
interaccin para transformarse en el producto esperado. Bsicamente el proceso
en el archivo se identifica con las tcnicas operacionales.
125

Salida: como producto del sistema.

Retroalimentacin: o alimentacin, proceso en el cual toda informacin referente
al desempeo del producto se compara con el objetivo esperado para analizar
nuevamente las entradas y el proceso del sistema, regulando orientando y
evaluando las entradas y procesos. El objetivo bsico de la Retroalimentacin es
mantener o retroalimentar un resultado para que satisfaga los requerimientos del
sistema.
Por la forma del sistema tambin tenemos una clasificacin, en sistema reticular y
sistema celular.
Sistema reticular: como su nombre lo indica, el sistema est conformado por
elementos que forman una red, los componentes se denominan nodos, cubiertos
slo por una entrada y una salida.
Sistema celular: que es el ms apropiado para los archivos, este sistema tiene la
caracterstica de que los nodos tienen ms de una entrada y ms de una salida,
lo que les permite unirse a otros sistemas celulares hasta conformar un rgano
(organismos).
Por su jerarqua y de acuerdo con la complejidad del sistema, podemos clasificar
como:
Hipersistema
Supersistema
Macrosistema

126

Mesosistema
Sistema
Subsistema
Microsistema
Lo cual se considera que despus del Microsistema tendremos la unidad bsica
del sistema.
Por su evolucin, los sistemas se clasifican como sistema individual, social,
ecolgico, correspondiendo a la Archivologa el sistema social.
No nos corresponde ingresar en otros tipos de clasificacin por no ser de inters
para la rama que tratamos, si bien existen posibilidades de analizar otras
clasificaciones, pero se considera suficiente para el fin propuesto, el de
establecer las relaciones existentes entre la Archivologa y la teora de sistemas.
Diversos sistemas estudiados, cientficamente, han dado lugar a que plantearan
aspectos tericos que fueron conformando la teora de sistema que debe ser
considerada como un proceso analtico-sinttico para el objeto y sujeto que
estudia las relaciones con su entorno. Como observamos al principio, el enfoque
no es nuevo. Platn, en su obra "La Repblica" utiliza un enfoque sistemtico
para lograr un modelo de la ciudad estado, en la actualidad se puede considerar
al enfoque de sistemas como una aplicacin de Anlisis y la Sntesis del sistema,
dentro de un proceso coherente y lgico para analizar en forma ordenada las
necesidades y sus posibles soluciones.

127

Para lograr entonces, un enfoque adecuado de los sistemas, ser necesario

efectuar algunos pasos que nos permitan satisfacer los objetivos determinados,
tenemos:
1) Identificacin: consiste en aislar las necesidades reales que demandan
soluciones para la buena ejecucin del sistema.
2) Definicin: Es necesario tener definidos los objetivos principales y los
secundarios que puede brindar el sistema. Tambin es conveniente definir
limitaciones, jurisdiccin y presiones del sistema, sea en forma global, totalizando
todos sus aspectos, sea en algunos componentes del sistema y del ambiente en
el cual se desenvuelve.
3) Anlisis: de los recursos humanos y econmicos, cuando se trata de sistemas
en los que intervienen estos sistemas.
4) Seleccin: Primeramente debern formularse las diversas alternativas que
pueden brindar soluciones en los distintos campos del sistema, posteriormente
seleccionar hasta lograr un resultado ptimo. Esta alternativa ser implementada
en la medida que los resultados cumplan los objetivos trazados.
5) Control y Evaluacin: el control y la evaluacin debern realizarse en el
desempeo del proceso y de los resultados obtenidos.
De acuerdo con estos aspectos estudiados, enfocar un sistema es estudiar
tcnicas analticas de planificacin, estructuracin y control, pudiendo ser

128

aplicados a las distintas funciones de administracin, trmites y el desarrollo que

se efecta en los archivos.
PROCESOS DE ANALISIS Y SINTESIS:
Cuando se habla de anlisis de sistemas, nos referimos esencialmente a la
creacin de sistemas para cubrir necesidades vigentes, o la mejora de uno
existente porque no cubre todas las necesidades y exigencias presentadas. En
los procesos de anlisis se consideran esencialmente tres aspectos:
Estructural,
Funcional,
Relacional.
Como su nombre lo indica, el anlisis estructural consistir en un medio de
estudio de cada uno de los elementos o componentes del sistema. En el caso del
archivo, es efectuar un estudio de las caractersticas de una de las tcnicas
operacionales y su relacin con el conjunto. Los costos que suponen cada una de
estas tcnicas, el personal adecuado que ha de desarrollar las actividades, los
medios econmicos, edificios y de equipo sern considerados como factores que
pueden afectar a la estructura del sistema.
Al efectuar el estudio estructural, necesariamente se presentarn los problemas
de funcionamiento, lo que nos llevar al anlisis funcional, el cual necesariamente
nos conducir a los fines de servicio e informacin como objetivo principales del
archivo.
129

Una vez concretadas las estructuras y su funcionamiento, se ampla hacia el

anlisis relacional, es decir, las relaciones internas y externas con el medio
ambiente, en el cual se desenvuelve el sistema, en nuestro caso, el archivo.
Conviene especificar esta parte, el anlisis se realizar sobre:

los modos de recepcin de fondos,

los tipos de informacin proporcionados,

estudio de sectores que utilizan la informacin,

publicidad y edicin de cuerpos documentales,

conocimiento de los usuarios.

De acuerdo con los tres aspectos tomados en cuenta para el anlisis de

sistemas, en relacin con los archivos, es necesario tomar en cuenta:

el tipo de sistema a emplear en archivos,

determinacin concreta de los objetivos,

estructuracin del sistema,

funciones del sistema,

objetivos primarios y secundarios,

utilizacin del sistema,

planificacin a corto, mediano y largo plazo,

posibilidades de modernizacin del sistema.

En forma detallada, al efectuar el anlisis del sistema tendremos en cuenta:

Identificacin de los componentes del sistema,

130

Estudiar las estructuras, sectorial y total, interna y externa,

internacional o independiente del sistema.

Investigar los procesos, analizando la funcionalidad y fluidez de

actividades.

Identificar factores, relaciones y problemas relevantes o importantes

para el sistema.

Analizar tareas, mtodos y medios.

Reunir y clasificar toda la informacin correspondiente a la

sistematizacin del archivo.

-Proporcionar criterios que puedan derivar en alternativas del

sistema.

Una vez realizada la labor de anlisis, pasamos al proceso de sntesis del

sistema, que, al igual que el anlisis, estar compuesta por tres aspectos
esenciales, incluyendo un factor condicionante, de donde tenemos:

Sntesis estructural,

Sntesis funcional,

Sntesis relacional,

Sntesis histrica.

Durante el proceso de sntesis se estudian las diferencias entre las

combinaciones de los elementos y sus relaciones por separado, pero considerado
siempre como partes de un todo.

131

Se incluye la Sntesis histrica, como medio de comprensin del desarrollo del

sistema, se realizar su propio historial a fin de evaluar sus distintas etapas y las
experiencias anteriores de modo que podamos comparar resultados.
Todo lo expuesto, nos permite estudiar al sistema y sus procesos, utilizando
modelos de simulacin sistemticos, es decir, utilizando modelos sobre bases
reales, para determinar el comportamiento del sistema por aplicarse.

132