PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL

EN EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS EN MERCANTIL DE CONFECCIONES

LTDA. MERCON

DIANA MARCELA CANTOR

Cdigo: 17001027
MARTHA LAGOS MARTNEZ
Cdigo: 17001068

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CONTADURA PBLICA
CONTADURA PBLICA
Bogot, D.C.,
2008

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL

EN EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS EN MERCANTIL DE CONFECCIONES
LTDA. MERCON

DIANA MARCELA CANTOR

Cdigo: 17001027
MARTHA LAGOS MARTNEZ
Cdigo: 17001068

Trabajo de Grado para optar al Ttulo de Contador Pblico

Dr. LUIS ARMANDO LEAL

Director Tcnico
Dra. Erika Buchelli Aguirre
Directora Metodolgica

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CONTADURA PBLICA
CONTADURA PBLICA
Bogot, D.C.,
2008

NOTA DE JURADOS

DEDICATORIA
A mis padres por su apoyo incondicional y la fe con la que esperaron a que
culminara este proceso. A mis hermanos por su afecto y devocin. Con muchsimo
cario.
Diana Marcela.

A Dios y a mis padres, por la oportunidad que me dieron de vivir y me han

acompaado en todo momento hasta ver mi sueo hecho realidad. A mi hermano
porque con su alegra y amor me impuls a ser un modelo de vida. Con
muchsimo cario.
Martha Alexandra.

AGRADECIMIENTOS
Las autoras expresan su sincero agradecimiento al Seor Decano de la Facultad
de Contadura Pblica, Dr. FERNANDO ARTURO RODRIGUEZ MARTINEZ; aL
Director Tcnico, EL Dr. Luis Armando Leal y a la Directora Metodolgica Dra.
Erika Emile Buchelli, en quien encontramos un gran apoyo sin el cual no
hubiramos logrado cumplir el presente anhelo; a los Directivos de nuestra Alma
Mater; a nuestros amigos y compaeros de Carrera que compartieron este
proceso formativo y a todas las personas que de una u otra manera contribuyeron
en la realizacin de nuestra carrera y del presente trabajo.

CONTENIDO
pg.
INTRODUCCIN

13

1. TITULO

14

2. DELIMITACIN DEL TEMA

14

3. DELIMITACIN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIN

14

3.1 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

14

3.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA

15

4. JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA

16

5. OBJETIVOS

17

5.1 OBJETIVO GENERAL

17

5.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

17

6. PROPSITOS

18

7. MARCO DE REFERENCIA

19

7.1 REVISIN DE LITERATURA

19

7.1.1 La teora de sistemas

19

7.1.2 Particularidades en los modelos de inventario

22

7.1.3 Anlisis de procesos

22

7.1.4 Sistema de indicadores

26

7.2 MARCO DE REFERENCIA CONCEPTUAL

35

7.3 MARCO CONTEXTUAL

38

7.3.1 Historia y actualidad de Mercantil de Confecciones Ltda. MERCON

38

7.3.2 Estructura organizacional de Mercantil de Confecciones Ltda.

MERCON

38

7.3.3 Anlisis de manejo de inventarios en Mercantil de Confecciones Ltda.

MERCON

38

8. DISEO METODOLGICO

42

8.1 DEFINICIN DE LA POBLACIN Y LA MUESTRA

42

8.2 TIPO DE ESTUDIO

42

8.3 INSTRUMENTOS Y TCNICA DE RECOLECCIN DE DATOS

43

8.4 TCNICAS DE ANLISIS DE LA INFORMACIN

44

9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS

45

9.1 MATRIZ DOFA

45

9.2 RESULTADOS SOBRE MANEJO GENERAL DE INVENTARIOS

47

9.3 RESULTADOS SOBRE SISTEMAS DE MANEJO DE INVENTARIOS

49

9.4 RESULTADOS SOBRE CONTROL EN EL MANEJO DE INVENTARIOS

53

10. PROPUESTA DE ESQUEMA DE MANEJO DE INVENTARIOS

PARA MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA. MERCON

56

10.1 PLAN ESTRATGICO

56

10.1.1 Misin

56

10.1.2 Visin

57

10.1.3 Valores corporativos MERCON

57

10.1.4 Objetivos MERCON

57

10.1.5 Indicadores de Control de Inventarios

58

10.2 DIAGRAMA GENERAL DE FLUJO

66

10.3 LISTADO DE CONTROLES PARA PROCESOS DE INVENTARIO

78

11. CONCLUSIONES

81

BIBLIOGRAFA

83

ANEXOS

84

LISTA DE TABLAS
pg.
Tabla 1. Correlacin de intereses y objetivos segn su origen

30

Tabla 2. Matriz de acciones actuales de control de inventarios en MERCON

39

Tabla 3. Riegos relacionados con el control de inventarios de MERCON

40

Tabla 4. Criterios de anlisis de la informacin recolectada

44

Tabla 5. Matriz DOFA

45

Tabla 6. Aplicacin de matriz DOFA para los resultados del

diagnstico del control de inventarios en MERCON

46

Tabla 7. Composicin de la poblacin de Mercantil de Confecciones Ltda.

MERCON, segn reas de la organizacin y cargos

46

Tabla 8. Distribucin porcentual de Mercantil de Confecciones Ltda.

MERCON, segn rangos sexo

47

Tabla 9. Categoras de anlisis de entrevista (ver anexo A).

48

Tabla 10. Categoras de anlisis de Test (ver anexo B).

53

Tabla 11. Categoras de anlisis de Test (ver anexo C).

54

Tabla 12. Propuesta de matriz de acciones ideales de control de

inventarios en MERCON
(material, recurso humano y documentacin)
Tabla 13. Procedimiento entradas de mercanca por compra a stock

66
67

Tabla 14. Procedimiento chequeo de cantidades de mercanca

70

Tabla 15. Procedimiento devoluciones de mercanca a proveedores

71

Tabla 16. Procedimiento de ingreso de material al almacn

75

Tabla 17. Procedimiento de salida de mercanca para la venta.

77

Tabla 18. Lista de acciones ideales de control de inventarios.

78

LISTA DE FIGURAS
pg.
Figura 1. Proceso genrico

23

Figura 2. Ejemplo de una secuencia de un proceso genrico

25

Figura 3. Ejemplo de una secuencia de procesos y sus interacciones

25

Figura 4. Organigrama

38

LISTA DE GRAFICAS
pg.
Grafica 1. Personal a cargo del manejo de inventarios.

49

Grafica 2. Componentes del manejo de inventarios

50

Grafica 3. Parmetros tcnicos para administracin de Inventarios.

50

Grafica 4. Sistema de control para actualizacin de registros de

inventarios

51

Grafica 5. Conservacin y rotacin de materia prima y de bienes

51

Grafica 6. Informes a Gerencia

52

Grafica 7. Periodicidad de los Informes

52

LISTA DE DIAGRAMAS
pg.
Diagrama 1. Entradas de Mercanca por compra a inventario

68

Diagrama 2. Chequeo de cantidades de mercanca.

70

Diagrama 3. Devoluciones de mercanca a proveedores

74

Diagrama 4. Ingreso de material al almacn.

76

Diagrama 5. Salida de mercanca para la venta.

77

LISTA DE ANEXOS
pg.
Anexo A. Formato de entrevista semiestructurada sobre el manejo de
inventarios de la empresa Mercantil de Confecciones Ltda.
MERCON

85

Anexo B. Formato de test de verificacin aplicable a los sistemas de

Manejo de inventarios de la empresa Mercantil de Confecciones
Ltda. MERCON

87

Anexo C. Formato de test de verificacin aplicable a inventarios de la

empresa Mercantil de Confecciones Ltda. MERCON

88

INTRODUCCIN
El incremento de la competitividad demanda satisfaccin del cliente, reduccin de
costos operativos y aumento de la eficiencia interna. En parte, dicho logro de
eficiencia involucra un adecuado manejo y control de inventarios en donde se
requieren sistemas de informacin que permitan medir las diferentes etapas del
proceso de control; al fin de cuentas: lo que no se mide, no se maneja.
La productividad y la competitividad en el manejo y control de inventarios bien
puede ser evaluada por medio de los indicadores. Estos son una excelente
herramienta administrativa.
Si en verdad se aspira a tener una organizacin con altos niveles de eficiencia, se
deben cambiar los viejos paradigmas de la administracin al interior de la
organizacin, modernizar los sistemas de control, responder a tiempo las
exigencias del entorno y disponerse a hacer de la competencia el motor de
desarrollo y consolidacin de la organizacin.
En el actual esquema de mercado libre, alta competencia, condiciones de
mercado exigente y clientes con mltiple oportunidades de escogencia, es
necesario implementar criterios de competitividad, diagnstico rpido, ajuste
inmediato basados en un espacio de discusin objetivo. En este entorno, la
Informacin que permite este nivel de respuesta, es una informacin agregada,
filtrada y oportuna. Esta aspiracin se puede materializar con un manejo adecuado
de los inventarios y se verifica el logro de dicha gestin mediante los indicadores
desarrollados para tal propsito.
MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA. MERCON ha decidido implementar
acciones que le permitan mejorar el manejo de sus inventarios, con lo cual puede
dar respuesta inmediata a las exigencias de informacin de inventario y de
informacin contable relacionada con el inventario. Por esta razn se analiza en
este trabajo los criterios para el diseo de un sistema para el manejo de
inventarios a partir del anlisis de los sistemas de control de inventarios, las
particularidades en los modelos de inventario y los sistemas de indicadores de
control de inventarios, con el fin de obtener un manejo ms eficiente de los
inventarios evitando as prdidas de tiempo y reprocesos, entre otros.

13

1. TITULO
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL EN
EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MERCANTIL DE
CONFECCIONES LTDA. MERCON
2. DELIMITACIN DEL TEMA
El presente trabajo de grado comprende el desarrollo de una propuesta para el
manejo de inventarios para la Compaa MERCON de Bogot D.C., a partir del
anlisis de los sistemas control de inventarios, las particularidades en los modelos
de inventario y los sistemas de indicadores de control, con el fin de obtener un
manejo ms eficiente de los inventarios evitando as prdidas de tiempo y
reprocesos, entre otros.
MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA. MERCON con Nit. 860.518.134 de
Bogot D.C. en una empresa ubicada en la Carrera 13 N 17 75 de la actual
nomenclatura urbana de Bogot, D.C. y que actualmente tiene 31 empleados.
Dicha empresa fue constituida bajo escritura pblica No. 196 Otorgada en la
notaria 17 de Bogot, el 17 de febrero de 1984.
3. DELIMITACIN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIN
3.1 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA
MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA. MERCON est inscrita en la
Cmara de Comercio el 27 de Junio de 1984, bajo el nmero 153.874 del libro IX.
En cuanto a la misin, visin y objeto social de esta empresa se tiene lo siguiente:
El objeto social. Fabricacin, venta, distribucin, importacin, exportacin de toda
clase de mercancas, as como la representacin de firmas nacionales y
extranjeras dedicadas al comercio, inversiones en todo tipo de negocios
relacionados con el objeto social en desarrollo del objeto social y para su
cumplimiento, la sociedad podr ejecutar toda clase de actos y celebrar toda clase
de contratos tendientes al desenvolvimiento efectivo de sus principales actividades
sociales.
En cuanto a su capital, ste es de $ 250.000.000 dividido en 250.000 cuotas con
valor nominal de $ 1.000 cada una y cuenta con un activo de $ 3.196.000.000, en
los cuales el inventario corresponde a $ 1.388.677.860 constituido por mercanca
(textiles y confecciones) nacional e importada en un porcentaje de 70% y 30%
respectivamente. En cuanto a sus ventas anuales, estas alcanzan la cifra de
$6.267.648.002 a corte de 31 de Diciembre de 2007.
14

La empresa objeto de estudio, Mercantil de Confecciones Ltda. Mercon adolece

la necesidad de mejorar sus sistemas de administracin y manejo de inventarios
implementando un control escrito que le permita dar respuesta eficiente a las
necesidades de la informacin respectiva.
En la actualidad se realizan procesos en los que no se tiene en cuenta las
necesidades de registro y control de inventarios, lo cual desconoce los posibles
requerimientos de los clientes internos y externos de la compaa. Se trata de
actividades desarrolladas dentro del da a da sin que el proceso de inventarios
tenga claras sus responsabilidades y muchas de las actividades son repetidas por
diferentes personas, ocasionando inconvenientes y reprocesos que aumentan los
costos para la empresa.
El principal problema es que no existe sistema de control de inventarios, adems
el proceso general no se realiza ordenadamente, las funciones se entienden para
cada cargo, pero no se cumplen pues se le encarga la operacin a cualquier
empleado disponible sin determinar funciones y responsabilidades, por esta razn
se presento fraude por parte del conductor que se encargaba de hacer traslados
entre almacenes y as mismo de la distribucin de pedidos a clientes, las
cantidades de tela que se transportaban no eran verificadas por una persona
especifica, por tanto estaba abierta la posibilidad de cargar un numero mayor de
rollos de tela que los acordados, esto evento se dio porque las personas
encargadas de la entrega, tambin estaban involucradas con dicha accin de
fraude, aunque fue poco el efecto en la situacin financiera.
El control de calidad a las entregas de los proveedores no se realiza al momento
de recepcin sino cuando hay posteriores reclamaciones de los clientes, por
ejemplo en el mes de Febrero de 2008 se recibieron camisas importadas de China
de colores claros las cuales estaban empacadas y listas para ser distribuidas,
luego de algunas ventas algunos clientes manifestaron que al retirar uno de los
ganchos stos dejaban un pequea mancha en la parte delantera de la camisa,
por tanto se presentaron varias devoluciones de mercanca.
Si esta empresa quisiera mantenerse firme dentro del mercado y crear relaciones
de largo plazo, debe organizarse internamente y para esto debe implementar un
sistema de control de inventarios que les permita desarrollar todas las actividades
a travs de procesos con responsabilidades claras para cada persona del
departamento, minimizando el riesgo de desaparecer del mercado.
3.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA
De conformidad con el planteamiento del problema surge como formulacin del
mismo la siguiente pregunta de investigacin: Cmo proponer un sistema de
15

control de inventarios acorde con las caractersticas organizacionales y

necesidades de la empresa Mercantil de Confecciones Ltda. MERCON?
4. JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA
Una sntesis de los problemas identificados en la empresa a estudiar
justifican la realizacin de la presente investigacin son:

y que

No se elaboran documentos correspondientes a la entrada o salida de la

mercanca como remisiones o traslados; es decir se realizan los
documentos manuales, pero en el momento de ingresarlos al sistema,
en ocasiones se omiten documentos o se ingresan mucho despus de
de haberse recibido la mercanca o de haber hecho el documento de
salida, esto ocasiona que los inventarios permanezcan desactualizados
y la informacin no sea real y oportuna para las ventas lo cual lo que
da lugar a la perdida de ingresos.

No se almacena la mercanca ordenadamente segn su referencia; ya

que en el momento de la descarga en la bodega algunas referencias se
extravan por la cual no se sabe a cual pertenece, , esto hace que los
inventarios puedan perderse y presentarse situaciones de fraude como
en alguna ocasin ya sucedi.

No se unifica el nmero de las referencias de la mercanca en los

distintos puntos de venta, lo que ocasiona que se maneje una misma
referencia con diferente identificacin en cada una de las sucursales, y
por tanto no se puedan diferenciar en un momento dado, lo que se
presta para tomar decisiones erradas, por datos confiables. La falta de
unificacin de referencias hace que no se pueda obtener un consolidado
de toda la empresa, pues asi las referencias como producto existan en
cada uno de los almacenes el cdigo que se asigna es diferente en
algunos casos, esto se presta para que se duplique el trabajo en la
medida que se deba llegar a una revisin para determinar que cdigos
de referencia pertenecen a mercanca especifica

No se revisa el despacho de mercanca, es decir cuando se emiten los

despachos a los almacenes de cadena no se realiza un conteo doble
que permita confirmar la cantidad de mercanca que debe salir, al igual
que se corre con el riesgo que la mercanca se extravi en la
transportadora lo cual no podemos saber en cuanto se nos esta
incrementando la perdida de inventario y lleguen incompletos donde el
cliente.

16

El abordaje del problema planteado se justifica ampliamente desde dos

perspectivas principales, una en virtud de sus aportes para el logro del control de
los inventarios de la empresa objeto de estudio y otra en virtud de la pertinencia y
aportes acadmicos relacionados con la contadura.
El control eficiente de los procesos de inventarios le permite a la empresa reducir
costos relacionados con los reprocesos que con frecuencia realiza. De igual
manera, la empresa puede contar con informacin precisa y actualizada sobre los
inventarios y su afectacin a los registros contables.
En cuanto a una justificacin de carcter acadmico, el tema a desarrollar permite
el anlisis y desarrollo de temas y actividades pertinentes con la formacin en
contadura, lo cual coadyuva en nuestro proceso acadmico, pues los sistemas de
control de inventarios son una de las competencias que todo contador debe
demostrar con solvencia.
5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL
Realizar una propuesta de un sistema de control de inventarios basada en los
criterios de: teora de sistemas para identificar la integracin de cada uno de los
factores que intervienen en el control de inventarios, las particularidades de un
modelo de inventario, el anlisis general de proceso de inventario, indicadores de
gestin en el entorno de los inventarios, sistemas de planeacin y control de
inventarios, la contabilidad y los indicadores de control, que permita a la empresa
Mercantil de Confecciones Ltda Mercon mejorar el control de los procedimientos
internos para una mejor administracin de la organizacin.
5.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Identificar cada uno de los procesos actuales y sus deficiencias en el

manejo de inventarios mediante la revisin de procesos y funciones de
sus encargados, con el propsito de mejorar dichas gestiones.

Estudiar cada uno de los procedimientos realizados por los empleados

en la empresa MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA MERCON,
por medio de la revisin y anlisis de documentos, archivos,
procedimientos y funciones en el manejo de inventarios, con el fin de
identificar las debilidades que se presentan actualmente en el proceso
de inventarios y as mejorar la eficiencia.
17

Realizar un anlisis de las debilidades, oportunidades, fortalezas y

amenazas (DOFA) de la Empresa para conocer los puntos crticos y
llegar a sugerir estrategias que permitan la correccin de las dificultades
que hacen que la empresa no mejore la eficiencia en el proceso de
inventarios.

6. PROPSITOS
El propsito principal es realizar una propuesta de un sistema de control de
inventarios para la empresa Mercantil de Confecciones Ltda Mercon, y que ste
sirva para mejorar la eficiencia de los procedimientos internos para la
administracin de la organizacin. As mismo, se pretende que este trabajo sirva
de referente acadmico desde el cual otros estudiantes de contadura y carreras
afines orienten sus investigaciones en materia de anlisis, diseo e
implementacin de sistemas de control de inventarios.

18

7. MARCO DE REFERENCIA
7.1 REVISIN DE LITERATURA
La revisin de literatura se articula con base en los tres ejes principales que
orientan el presente trabajo, a saber, la teora de sistemas, la cual ayuda a
entender la organizacin como un sistema eficiente, las particularidades en los
modelos de inventario y los modelos de indicadores de control.
7.1.1 La teora de sistemas. Desde hace casi medio siglo y superando a la
costumbre de hablar de "organizacin social", se ha comenzado a caracterizar a
las sociedades humanas como sistemas sociales, entendiendo con ello que
existen una serie de fenmenos colectivos interdependientes, -de alguna manera
ordenados e interactuantes- que finalmente constituyen, producen y reproducen a
la sociedad humana. Se hace referencia al sistema o sistemas sociales para
indicar a la sociedad local, regional o nacional. A esos niveles de referencia, el
concepto de "sistema" resulta til como herramienta conceptual y de anlisis,
porque permite visualizar a un todo heterogneo de seres humanos, ordenado y
en interaccin recurrente.
Desde esta perspectiva holstica, Johansen plantea que los fenmenos no slo
deben ser estudiados a travs de un enfoque reduccionista. Tambin pueden ser
vistos en su totalidad. En otras palabras, existen fenmenos que slo pueden ser
explicados tomando en cuenta el todo que los comprende y del que forman parte a
travs de su interaccin1. A su vez, la totalidad es una propiedad inherente de los
sistemas, es decir, un sistema se comporta como un todo inseparable y
coherente. Sus diferentes partes estn interrelacionadas de tal forma que un
cambio en una de ellas provoca un cambio en todas las dems y en el sistema
total2.
Un todo puede ser, o una porcin muy amplia del mundo, o un fenmeno muy
vago e impreciso (en alguna parte hay que poner los lmites), de modo que aqu es
donde se prefiere al concepto de sistema el cual es asumido como un conjunto
con partes reconocibles como interrelacionadas- como un concepto que permite el
anlisis cientfico de cualquier todo que nos interese analizar o conocer en
detalle y con rigurosidad cientfica. [] Segn Johansen, ante la palabra sistema,
todos los que la han definido estn de acuerdo en que es un conjunto de partes
coordinadas y en interaccin para alcanzar un conjuntos de objetivos. Otras
1

JOHANSEN B., Oscar. Introduccin a la teora general de sistemas. Bogot: Limasa, 2000. Introduccin
ms Captulos 1, 2, 3 y 4.
2
LPEZ, Alejandro; PARADA, Andrea; SIMONETTI, Franco. Introduccin a la psicologa de la
comunicacin. Santiago de Chile: Editorial de la Universidad Catlica, 1995. p. 145.

19

definiciones se refieren a sistema como conjunto de objetos y sus relaciones, y

las relaciones entre los objetos y sus atributos, y un conjunto de partes y sus
interrelacionesi.
En cuanto a propiedades de los sistemas, stos poseen caractersticas que lo
hacen diferente de cualquier otra entidad considerada en otras reas del
conocimiento. Las propiedades atribuidas a los sistemas han generado el
desarrollo terico y prctico de nuevas disciplinas, por est razn es importante
introducir en este punto las diferentes propiedades de los sistemas.
Propiedades emergentes. si un sistema funciona como un todo, entonces tiene
propiedades distintas a las de las partes que lo componen y que emergen de l
cuando est en accin. Estas propiedades no se encuentran si el sistema se
divide en sus componentes y se analiza cada uno de ellos por separado.
El concepto de propiedad emergente est relacionado con la idea de niveles de
complejidad en los sistemas; las propiedades emergentes son el resultado de la
aplicacin de restricciones (prdida de grados de libertad) a los elementos de un
nivel inferior, de manera que se establezca la conexin con el nivel siguiente de
complejidad en el sistema. Son ejemplos de sistemas y propiedades emergentes
asociadas los siguientes:
Sistema
Ro
Sistema auditivo
Sistema visual
Cerebro
Computador
Sociedad
Equipo de baloncesto

Propiedad emergente
Remolino
Audicin en estreo
Visin tridimensional
Conciencia
Errores informticos
Cultura
Espritu de equipo

La palabra Sinergia viene del griego syn que significa con y ergos que significa
trabajo. La sinergia existe en un sistema cuando la suma de las partes del mismo
es diferente del todo, es decir, cuando el estudio de una de las partes del sistema
de manera aislada no puede explicar o predecir la conducta de la totalidad. En
otros trminos se expresa as:
2+2=5
Se le conoce tambin como la propiedad por la cual la capacidad de actuacin de
un sistema es superior a la de sus componentes sumados individualmente. Para
que se de la sinergia en un sistema (aunque es inherente al concepto de sistema),
20

debe existir en el mismo una organizacin y configuracin tal que se de una

ubicacin y relacin particular entre las partes.
Para la Teora General de Sistemas (TGS) la entropa se debe a la prdida de
informacin del sistema, que provoca la ausencia de integracin y comunicacin
de las partes del sistema. Aunque la entropa ejerce principalmente su accin en
sistemas cerrados y aislados, afecta tambin a los sistemas abiertos; stos ltimos
tienen la capacidad de combatirla a partir de la importacin y exportacin de flujos
desde y hacia el ambiente, con este proceso generan Neguentropa (entropa
negativa).
Para finalizar, en cuanto a la aplicacin de la Teora General de Sistemas TGS,
es pertinente tener en cuenta planteamientos como el enfoque de sistemas, se
considera ste como la utilizacin de las ideas de la TGS para desarrollar nuevos
esquemas de trabajo comn. Igualmente, se deben considerar algunas reas del
conocimiento que utilizan las ideas de la TGS para abordar la solucin de
problemas especficos o complementan sus propios conceptos. El enfoque de
sistemas es descrito como:

Una metodologa de diseo; para resolver problemas considerando la

mayor cantidad de aspectos involucrados, y tener en cuenta de manera
adicional el impacto de las decisiones tomadas.
Un marco de trabajo conceptual comn; aprovechando las
caractersticas comunes de campos divergentes (propiedades y
estructuras, mtodos de solucin y modelos, dilemas y paradojas).
Una nueva clase de mtodo cientfico; para ser aplicados en procesos
como la vida, muerte, nacimiento, evolucin, adaptacin, aprendizaje,
motivacin e interaccin.
Una teora de organizaciones; al considerar la organizacin como un
todo integrado con un objetivo de eficacia y armonizacin de sus
componentes.
Direccin por sistemas; para tener en cuenta las complejidades e
interdependencias de grandes organizaciones.
Un mtodo que relaciona a la ingeniera de sistemas, la investigacin de
operaciones, y otros; ya que tienen fundamentos e intereses comunes.

Estos referentes conceptuales y dada la utilidad de la teora de sistemas como

herramienta conceptual de anlisis de las organizaciones humanas, resulta muy
pertinente para la implementacin de un sistema de control de inventarios, la cual
implica un anlisis holstico en el que la teora de sistemas resulta un modelo
idneo.

21

7.1.2 Particularidades en los modelos de inventario. Los problemas de

inventarios se presentan bajo la forma de fenmenos de espera de una naturaleza
particular. Cualquier problema de inventarios incluye:

Una demanda de ciertos artculos que, en general, es aleatoria siendo

una funcin del tiempo, pero que tambin puede conocerse y
determinarse.
La existencia de un inventario de esos artculos para satisfacer la
demanda; este inventario se agota y debe ser reaprovisionado o
renovado. El reaprovisionamiento puede ser continuo, peridico o
inclusive realizarse a intervalos cualesquiera.
Costos asociados a estas operaciones, inversiones, depreciaciones,
seguros, riesgos diversos y almacenamiento.
Objetivos a alcanzar o restricciones que intervienen en razn de la
naturaleza misma del problema.

Para cumplir a tiempo con la demanda, las empresas mantienen con frecuencia
existencias a la espera de su venta. Es esencial determinar reglas que se puedan
aplicar para reducir al mnimo los costos por tener inventario y cumplir con la
demanda del consumidor. Los modelos de inventario responden a las siguientes
preguntas: Cundo se debe pedir un producto? Cunto se debe pedir del
producto?
Desde el punto de vista del cliente, un inventario debe contener tantas unidades
como puedan demandarse, y nunca debera quedar fuera de existencia. Los
inventarios cuestan dinero, representan el capital inmovilizado. No obstante,
existen razones para llevar inventarios. Estas son:

Independizar las etapas en produccin.

Aprovechar los descuentos al comprar grandes cantidades.
Atender oportunamente al cliente cuando requiera el producto.

En sntesis, la administracin y control de inventarios tiene una incidencia directa,

tanto en los procedimientos de administracin y control internos, como en el logro
de la calidad de los productos y servicios que se ofrecen, lo que a su vez redunda
en la satisfaccin del cliente3.
7.1.3 Anlisis de procesos. Un Proceso puede definirse como un Conjunto de
actividades interrelacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados. Estas actividades requieren la asignacin de recursos
tales como personal y material. La siguiente figura 1 muestra el proceso genrico.
3

MULLER, Max. Fundamentos de administracin de inventarios. Bogot: Editorial Norma S.A., 2003.

22

Figura 1. Proceso genrico.

Fuente: Documento de orientacin sobre el concepto y uso del Enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin
Documento: ISO/TC 176/SC 2/N 544R2. Diciembre 2003. ISO 2003.

Los elementos de entrada y los resultados previstos pueden ser tangibles (tal
como equipos, materiales o componentes) o intangibles (tal como energa o
informacin). Los resultados tambin pueden ser no intencionados; tales como el
desperdicio.
Cada proceso tiene clientes y otras partes interesadas (quienes pueden ser
internos o externos a la organizacin) que son afectados por el proceso y quienes
definen los resultados requeridos de acuerdo con sus necesidades y expectativas.
Debera utilizarse un sistema para recopilar datos, los cuales pueden analizarse
para proveer informacin sobre el desempeo del proceso, y determinar la
necesidad de acciones correctivas o de mejora.
Todos los procesos deberan estar alineados con los objetivos de la organizacin y
disearse para aportar valor, teniendo en cuenta el alcance y la complejidad de la
organizacin. La eficacia y eficiencia del proceso pueden evaluarse a travs de
procesos de revisin internos o externos. En cuanto a tipos de proceso, pueden
identificarse los siguientes tipos de procesos:

Procesos para la gestin de una organizacin. Incluyen procesos

relativos a la planificacin estratgica, establecimiento de polticas,
23

fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la

disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin.
Procesos para la gestin de recursos. Incluyen todos aquellos procesos
para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos
para la gestin de una organizacin, la realizacin y la medicin.
Procesos de realizacin. Incluyen todos los procesos que proporcionan
el resultado previsto por la organizacin.
Procesos de medicin, anlisis y mejora. Incluyen aquellos procesos
necesarios para medir y recopilar datos para realizar el anlisis del
desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos
de medicin, seguimiento y auditora, acciones correctivas y
preventivas, y son una parte integral de los procesos de gestin, gestin
de los recursos y realizacin.

Un enfoque basado en procesos es una excelente va para organizar y gestionar

la forma en que las actividades de trabajo crean valor para el cliente y otras partes
interesadas. Las organizaciones estn estructuradas a menudo como una
jerarqua de unidades funcionales. Las organizaciones habitualmente se gestionan
verticalmente, con la responsabilidad por los resultados obtenidos dividida entre
unidades funcionales. El cliente final u otra parte interesada no siempre ve todo lo
que est involucrado. En consecuencia, a menudo se da menos prioridad a los
problemas que ocurren en los lmites de las interfases que a las metas a corto
plazo de las unidades. Esto conlleva a la escasa o nula mejora para las partes
interesadas, ya que las acciones estn frecuentemente enfocadas en las
funciones ms que en el beneficio global de la organizacin.
El enfoque basado en procesos introduce la gestin horizontal, cruzando las
barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las
metas principales de la organizacin. Tambin mejora la gestin de las interfases
del proceso.
El desempeo de una organizacin puede mejorarse a travs del uso del enfoque
basado en procesos. Los procesos se gestionan como un sistema, mediante la
creacin y entendimiento de una red de procesos y sus interacciones. La
operacin coherente de esta red a menudo se denomina enfoque de sistema
para la gestin. Los resultados de un proceso pueden ser elementos de entrada
para otros procesos y estar interrelacionados dentro de la red global o sistema
global.

24

Figura 2. Ejemplo de una secuencia de un proceso genrico.

Fuente: Documento de orientacin sobre el concepto y uso del Enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin
Documento: ISO/TC 176/SC 2/N 544R2. Diciembre 2003. ISO 2003.

Figura 3. Ejemplo de una secuencia de procesos y sus interacciones.

Fuente: Documento de orientacin sobre el concepto y uso del Enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin
Documento: ISO/TC 176/SC 2/N 544R2. Diciembre 2003. ISO 2003.

25

7.1.4 Sistema de indicadores. Un sistema de control de inventarios no sirve de

mucho si no va acompaado de indicadores que permitan verificar el cabal
cumplimiento del sistema.
El sistema de indicadores de gestin se constituye como un tablero de control que
todo Gerente o Administrador requiere para conocer el estado de su negocio, es la
brjula de la gerencia moderna, que requiere diagnosticar situaciones a tiempo,
verificar tendencias, analizar causas, crear espacios de discusin con los
responsables, permiten definir cursos de accin y verificar la efectividad de la
gestin.
Trabajar bajo estos conceptos, requiere de un enfoque cientfico de la
administracin, un compromiso con esquemas administrativos modernos,
personas dispuestas a aceptar el reto del mejoramiento, Gerentes y
Administradores, dispuestos a creer en su gente y que sean estratgicos.
En combinacin con la estrategia, cabe decir que la estrategia o el pensamiento
estratgico es el punto de partida hacia la implementacin de los indicadores de
gestin, en los que la Claridad de la Misin, la Visin, los objetivos y las
estrategias empresariales, lejos de ser absolutamente estticos, constituyen una
plataforma dinmica, que debe adaptarse a tiempo a las condiciones de un
entorno cambiante. La experiencia indica que el Gerente o Administrador, en la
medida en que analiza el comportamiento de los indicadores los va ajustando4.
Qu son y para qu sirven? Los Indicadores son el reflejo de los logros y el
cumplimiento de la Misin y Objetivos de un determinado proceso. Sirven a la
Empresa, como una herramienta del mejoramiento de la calidad y de la toma
efectiva de decisiones que sobre el propio proceso se desarrollan. Proceso que
no se mida no puede ser mejorado. El Sistema de Indicadores y de Control,
permite monitorear de forma continua las variables que son factores crticos de
xito, as como las variables que exigen control, en bsqueda del mejoramiento de
las decisiones que sobre el presente y futuro de una empresa se tomen.
Qu buscan?
Cumplimiento de los objetivos, metas y misin.
Proteger los recursos de la Empresa.
Prevenir errores y su reincidencia.
Establecer desviaciones y adoptar medidas correctivas.
Monitorear los procesos de Gerencia y Planeacin.
Verificar el cumplimiento de las polticas y procedimientos.
4

PFEFFER, J. La Ecuacin Humana: La Direccin de Recursos Humanos Clave para la Excelencia

Empresarial. Barcelona: Gestin 2000 y Aedipe, 1996. p. 6.

26

Medir y controlar el desempeo de los empleados que operan un

proceso.
Gestin (permite mejorar)

Qu caractersticas deben tener?

Objetivo. Que sea accesible a la comprensin, no solo de los que lo van
a utilizar, sino tambin de quienes los van a conocer o utilizar como
referencia. Entre menos complejos, ms fciles de establecer.
Cuantificable. Que se pueda convertir en un nmero, entendible y que
permita la comparacin con otros procesos.
Verificable. Que sea posible su comprobacin mediante evidencias
documentarias.
Que agregue valor. Un Indicador debe ser definido con un objetivo claro
y especfico. El resultado del Indicador debe generar acciones y
decisiones que redunden en el mejoramiento de la calidad de los
servicios.
Que sean comunicados divulgados y operados. La eficacia de los
Indicadores radica en un ptimo proceso de divulgacin a los niveles
que operan y ejecutan procesos medibles.
Que reflejen el compromiso. El compromiso con el Indicador no debe ser
solo con su definicin y establecimiento, sino con el levantamiento de la
informacin y cumplimiento de las metas establecidas. El propietario del
Indicador, deber ser actor de su resultado.
Ventajas
Para el equipo de trabajo. Motivando a los miembros del equipo al
establecer metas, para que estas sean retadoras aunque alcanzables,
buscando generar un proceso de mejoramiento continuo y en algunos
casos de cambios radicales.
Para las actividades que se desarrollen en el negocio. Tiene como
resultado beneficioso, el de impulsar la eficiencia y la eficacia, lo que al
final lo traducimos en la medicin de la productividad y la competitividad.
Para la empresa. La sumatoria de los Indicadores particulares de los
procesos, conforman o resultan en una informacin corporativa, que
permita a la direccin, establecer prioridades en la solucin de
problemas tales como el aumento en los costos de operacin,
satisfaccin del cliente, y la rentabilidad funcional de la empresa.
Objetivos de su implementacin.

Evaluar en forma peridica, el avance en el cumplimiento de la Misin,

en las diversas actividades de la Empresa.
27

Unificar la metodologa, el lenguaje, el levantamiento de informacin, la

elaboracin de informes y el control y anlisis de los resultados.
Establecer las variables de control del negocio.
Retroalimentar a los equipos de trabajo, sobre el comportamiento de
una variable, y detectar errores oportunamente para su mejoramiento.
Promover el desarrollo de una cultura basada en datos y hechos
precisos que busquen el mejoramiento de la calidad, productividad y
competitividad de la Empresa.

Cmo se establecen

Partir de la definicin de la Misin, Visin y Objetivos organizacionales.

Definir la estructura que los operar, los procedimientos en que se
instalaran y el rea o personas que los controlar.
Desarrollar un mecanismo tecnolgico que asegure la obtencin del
resultado de los Indicadores.
Definir los factores de xito para cada Indicador, es decir, las metas.
Establecer la mxima capacidad de proceso.
Establecer el mtodo, la fuente, el responsable y la periodicidad.

Todo proceso logstico, debe fijar unos objetivos, para la totalidad de la actividad
empresarial, seguido por los correspondientes planes de accin, en trminos
logsticos. Los diferentes planes de accin, se establecen para conseguir unas
mejoras en aspectos concretos, como:

Grado de servicio al cliente.

Flexibilidad en tiempos de entrega
Distancias reales recorridas
Rapidez en la distribucin

Con el fin que la direccin pueda controlar y comprobar la evolucin y consecucin

de esos planes y objetivos, se definen unos criterios para medir el la parte global
del negocio en trminos logsticos, a lo largo del eje del producto o cadena
logstica. Estos indicadores constituyen uno de los instrumentos ms potentes
para la consecucin de los referidos objetivos logsticos.
Definicin y aceptabilidad. Todo indicador debe estar perfectamente definido en
cuanto a su contenido y formula de clculo, debiendo relacionarse con un objetivo
concreto, perfectamente cuantificable, y debe ser entendido y aceptado por los
responsables. Esto es muy importante, ya que bajo todo indicador debe existir una
responsabilidad inherente a su consecucin.

28

Modo de expresin. Los indicadores deben expresarse en forma de porcentajes,

ya que estas cifras son ms estables que las absolutas, fciles de interpretar y que
permitan analizar la evolucin de las magnitudes, as como la comparacin con
otros indicadores similares de otros sectores o departamentos.
Nivel de agregacin. Conviene que los indicadores se instrumenten en un
determinado nivel de agregacin definido, como: Familia de productos, sector de
mercado.
Simplicidad operativa. Los datos deben ser sencillos de calcular e interpretar,
empleando en lo posible herramientas informticas, que acten sobre bases de
datos fiables y actualizados. De esta forma se consigue una frecuencia operativa
razonable sin costo adicional.
Factibilidad. Los objetivos previstos deben ser realistas y realizables, tomando
coma base la situacin actual, que deber ser medida y comentada con los
responsables correspondientes, antes de fijar cualquier objetivo futuro.
Presentacin. Es conveniente que la presentacin sea en forma grfica,
comparando la evolucin con la relacin, al plan de accin propuesto, para ver la
tendencia.
El xito de un plan de indicadores, no es proporcional al nmero de indicadores
que se imponga, sino ms bien todo lo contrario, siendo recomendable, sobre todo
al principio, comenzar con unos pocos bien seleccionados.
Principales indicadores.
1. Indicador de utilizacin: Este es el que nos da la relacin entre la capacidad
utilizada y la disponible.
2. Indicador de rendimiento: Este es el que nos da la relacin entre la
produccin real y la esperada.
3. indicador de productividad: Este es el que nos da la relacin entre valores
reales de produccin y recursos empleados.
Entrando ahora en el anlisis de indicadores ms especficos se tienen los
indicadores en la gestin del talento humano, en efecto, el contexto en que se
sita la gestin del talento humano est representado por las organizaciones y las
personas. En resumen, las organizaciones estn conformadas por personas y
dependen de ellas para alcanzar sus objetivos y cumplir sus misiones. Para las
personas, las organizaciones constituyen en medio de alcanzar varios objetivos
personales en el mnimo tiempo y con el menor esfuerzo y conflicto. Mucho de los
objetivos individuales jams podran conseguirse mediante el esfuerzo personal
aislado. Las organizaciones nacen para aprovechar la sinergia de los esfuerzos de
varias personas que trabajan juntas. Sin organizaciones ni personas no habra
29

gestin del talento humano. Trminos como empleabilidad y fomento del espritu
empresarial al interior de la organizacin o intraempresariado se emplean para
mostrar, por un lado, la capacidad de la personas de conquista y mantener sus
empleos y, por el otro, la capacidad de las empresas para desarrollar y utilizar las
habilidades intelectuales y competitivas de sus miembros. Un claro ejemplo de la
simbiosis generada por la interaccin de intereses de una y otra parte se
representa en la siguiente tabla:
Tabla 1. Correlacin de intereses y objetivos segn su origen.
OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Supervivencia.
Crecimiento sostenido.
Rentabilidad.
Calidad en los productos
servicios.
Reduccin de costos.
Participacin en el mercado.
Nuevos Mercado.
Nuevos Clientes.
Competitividad.
Imagen en el mercado.

OBJETIVOS INDIVIDUALES
Mejores trabajos.
Mejores beneficios.
Estabilidad en el empleo.
Seguridad en el trabajo.
Calidad de vida en el trabajo.
Satisfaccin en el trabajo.
Consideracin y respeto.
Oportunidad de crecimiento.
Libertad para trabajar (autonoma).
Liderazgo participativo.
Orgullo de la organizacin.

Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Gestin del talento humano. Mxico: Mc GrawHill, 2002. p. 32.

En este punto resulta entonces posible una mayor aproximacin al concepto de

gestin del talento humano. Si bien la gestin del talento humano es un rea muy
sensible a la mentalidad que predomina en las organizaciones, es posible
proponer una concepcin.
Las personas como socias de la organizacin es quizs la concepcin ms
adecuada, pues en los tiempos actuales las organizaciones estn ampliando su
visin y actuacin estratgica. Todo proceso productivo se realiza con la
participacin conjunta de diversos socios, cada uno de los cuales contribuye con
algn recurso.
Los proveedores contribuyen con materias primas, insumos bsicos, servicios y
tecnologa; los accionistas e inversionistas contribuyen con capital e inversiones
que constituyen el aporte financiero para adquirir recursos; los empleados
contribuyen con conocimientos, capacidades y habilidades para toma de
decisiones y eleccin de alternativas que dinamicen la organizacin; los clientes y
consumidores contribuyen adquiriendo los bienes o servicios colocados en el
mercado; los socios de la organizacin contribuyen con algo esperando tener un
retorno por su inversin. Las alianzas estratgicas constituyen medios a travs de
30

los cuales la organizacin obtiene nuevos socios para fortalecer y consolidar sus
negocios y ampliar sus fronteras.
El proceso de Talento Humano, tiene seis procesos, y se define de la siguiente
manera:
1. Admisin de Personas, en donde se da el reclutamiento y la seleccin.
2. Aplicacin de Personas, en donde se disean los cargos y la evaluacin del
desempeo.
3. Compensacin de Personas, donde se fijan las polticas de remuneracin,
beneficios y servicios.
4. Desarrollo de Personas, donde se da el entrenamiento, los programas de
cambio y las comunicaciones.
5. Mantenimiento de Personas, donde se dan las condiciones de disciplina,
higiene, seguridad y calidad de vida y las relaciones con los sindicatos; y;
6. Monitoreo y Evaluacin de Personas, donde se generan los procesos para
acompaar y controlar las actividades de las personas y verificar
resultados.
Como es sabido, la seleccin del Recurso Humano puede definirse como la
escogencia de la persona adecuada para el cargo adecuado, es as como el xito
de un buen proceso selectivo inicia con la correcta exploracin de las exigencias
propias de las especificaciones del cargo.
En virtud de la enorme gama de diferencias individuales, tanto fsicas (estructura,
sexo, complexin, fsica, fuerza, agudeza visual y auditiva, resistencia a la fatiga,
etc.), como psicolgicas (temperamento, carcter, aptitud, inteligencia, etc.), las
personas se comportan en forma diferente y se desempean, de modo distinto con
mayor o menor xito en las ocupaciones propias de la empresa.
Pasando ahora al anlisis de indicadores ms especficos relacionados con la
implementacin de un sistema de control de inventarios, es importante concebir el
manejo y administracin de inventarios como un proceso en donde se requieren
sistemas de informacin que permitan medir las diferentes etapas del proceso de
control; al fin de cuentas: lo que no se mide, no se maneja. La estructura general
de indicadores de control relacionados con el manejo y administracin de
inventarios es:
PARMETROS PARA EL DESARROLLO DE INDICADORES DE CONTROL EN
LOGSTICA
Temas generales:

Definir el proceso logstico

31

Conceptualizar cada paso del proceso

Definir cada variable que se va a medir y acordar el objetivo y como se
va a medir
Recolectar informacin inherente
Tener en cuenta
Slo desarrollar indicadores para aquellas actividades o procesos
relevantes para nuestro proceso objetivo logstico

CLASES DE INDICADORES DE CONTROL

Indicador de utilizacin: cociente entre la capacidad utilizada y la

disponible. Utilizacin = capacidad utilizada/capacidad disponible.
Rendimiento = nivel de produccin real. Nivel esperado (standar).
Productividad = valor real produccin. Valor real produccin. Esperado.
Indicador de rendimiento.
Indicador de productividad: cociente entre la produccin real y la
esperada. cociente entre valores reales de produccin y recursos
empresariales x 100 x 100.

INDICADORES DE UTILIZACIN
Bodegas y Transporte:

rea utilizada / rea disponible

Cantidad de productos recibidos/capacidad de recepcin
Horas muelle utilizadas / capacidad muelle
Horas de trabajo conduciendo/horas total de trabajo
Volumen carga real del camin / capacidad cbica del camin peso
carga camin/capacidad de peso camin

Almacenamiento:
Horas de equipo utilizadas/Horas disponibles (para una actividad)
Volumen total recibido por da/capacidad de recepcin diaria
Volumen utilizado /Volumen disponible
Localizaciones de almacenamiento utilizadas/Volumen disponibles
Peso manipulado/Peso mximo que es posible manipular
Inventario:

Horas de equipo utilizadas/horas de equipo disponibles

Pedidos servidos/capacidad mxima de servir pedidos
Lneas de productos servidas/capacidad de lneas de productos
32

Unidades manipuladas/cantidad mxima de unidades que es posible

manipular
horas de inventario real mercanca/horas programadas inventario

Administracin:

Horas de trabajo utilizadas/Horas de trabajo disponibles

Volumen de pedidos procesado/capacidad de procesar pedidos
Pedidos recibidos/Capacidad de procesar pedidos
Horas dedicadas a responder reclamos/horas disponibles

INDICADORES DE RENDIMIENTO
Almacenamiento:

Lneas almacenadas por horas de trabajo/Lneas estndar por horas de

trabajo
Horas estndar de trabajo realizado/Horas de trabajo reales
Equipo real de servicio/Equipo estndar fuera de servicio
Costo real equipo/ Costo Presupuestado
Costo total real de la bodega/Costo presupuestado
Rotacin real/Rotacin estndar
Perdidas reales por perodo de tiempo/perdidas estndar por perodo de
tiempo
Pedidos reales manipulados por hora de trabajo/Pedidos estndar
manipulados por hora de trabajo

Inventario:

Costo de planeacin real/Costo de planeacin presupuestada

Costo de gestin de inventario real/Costo de gestin de inventario
presupuestado
Pedidos retrasados como porcentaje de las ventas de las ventas totales
Tasa de rotacin de inventario planeado contra los fijados como objetivo
Equipo real fuera de servicio/Equipo estndar fuera de servicio
Errores reales en transacciones/Errores estndar
Preguntas reales respondidas/Preguntas estndar respondidas
Das de inventario disponible planeados contra los fijados como objetivo
Nivel de servicio planeado contra nivel de servicio objetivo

33

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
Bodegas y transporte:

Cajas despachadas/horas de trabajo

Costo mercanca despachada/personal bodega empleado
Valor del inventario/rea m2 bodegas
Costo de bodega/costo mercanca despachada
Costo distribucin/ventas totales
Vehculos cargados/horas trabajo de carga
Distancia recorrida/horas de trabajo
Unidades cargadas/horas de trabajo carga
Distancia recorrida/consumo combustible

Almacenamiento:

Valor de los artculos recibidos/Horas de trabajo

Peso manipulado internamente/Horas de trabajo
Cajas manipuladas internamente/Horas de trabajo
Estibas manipuladas internamente/Horas de trabajo
Pedidos servidos/Costo total de la bodega
Valor de inventario/Superficie
Valor de inventario/Volumen
Unidades/Superficie
Peso manipulado de recepcin y expedicin/Horas de trabajo
Unidades manipuladas en recepcin y expedicin/Costo total de la
bodega

Administracin:

Valor de los pedidos introducidos/Horas de equipo

Pedidos introducidos/Da
Preguntas de clientes atendidas/Horas de trabajo
Lneas de artculos introducidas/Da
Pedidos introducidos/Costos totales
Ordenes de compra procesadas/Horas de trabajo

RESUMEN DE LOS PRINCIPALES INDICADORES DE CONTROL EN LOS

PROCESOS LOGSTICOS

Compras y abastecimiento
Control de inventarios
34

Planeacin de la produccin
Control de bodegas y almacenes
Transporte de mercancas
Distribucin y servicio al cliente
Distribucin fsica internacional
Indicadores financieros

7.2 MARCO DE REFERENCIA CONCEPTUAL

ACREDITAR: Es el acto por el cual una entidad de acreditacin (ICONTEC)
reconoce la competencia tcnica y confiabilidad de los organismos de la
evaluacin de la conformidad (laboratorios de prueba, laboratorios de calibracin,
unidades de verificacin, organismos de certificacin de sistemas, de producto o
de personal).
ADMINISTRAR: Es un concepto compuesto por planificacin, organizacin,
ejecucin y control que se realizan para determinar, y satisfacer los objetivos
establecidos mediante el uso de recursos como son los econmicos, el personal y
el tiempo.
ANLISIS DE INVENTARIOS: La cual esta referida a todos los anlisis
estadsticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron
previamente determinadas son las que deberamos tener en nuestra planta, es
decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la
rentabilidad que pueden producir estas existencias.
AUDITORIA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la extensin en que se cumplen los criterios de auditoria.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con
los requisitos.
CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de calidad orientada al
cumplimiento de los requisitos de la calidad.
CONTROL DE INVENTARIOS: Hasta ahora se han descrito las formas "clsicas"
de abordar la planificacin del Reaprovisionamiento y se han descrito algunas
herramientas fundamentales para el control de inventarios, como son las tcnicas
de previsin de demanda y el anlisis de costos. Seguidamente como
prolongacin lgica de los procesos de planificacin, se expondrn algunos temas
relacionados con el control de inventarios, tales como las tcnicas de medida y
35

recuentos de stock y criterios generalmente admitidos de clasificacin de

materiales, necesarios para asignar ptimamente los esfuerzos que lleva
aparejado el control de inventarios.
CONTROL DE PRODUCCIN: La cual se refiere a la evaluacin de todos los
procesos de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir
donde hay transformacin de materia prima en productos terminados para su
comercializacin.
DISEO Y DESARROLLO: Conjunto de procesos que transforma los requisitos en
caractersticas especificadas o en la especificacin de un producto, proceso o
sistema.
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte. Ej.: Registro, especificacin,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.
EFICACIA: Extensin en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados.
EFICIENCIA: Relacin entre resultados alcanzados y recursos utilizados.
GESTIN: Accin de administrar, es decir hacer diligencias conducentes al logro
de un negocio. Coloca al empresario al estilo gerencial ms dinmico, orientado a
los resultados.
GESTIN DE CALIDAD: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organizacin en lo relativo a la calidad.
GESTIN DE INVENTARIOS: Se entiende por Gestin de Inventarios, todo lo
relativo al control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual
se aplican mtodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la
tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de
entradas y salidas de dichos productos.
INVENTARIOS: Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que
una empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el cual
pertenece al patrimonio productivo de la empresa.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de
calidad de una organizacin.
MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos.
36

NORMALIZAR: Es el acto en el que se formulan y expiden normas o lineamientos

regulatorios.
OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado o pretendido relacionado con la
calidad.
PLAN DE CALIDAD: Documento que especifica que procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato especifico.
PLANIFICACIN DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad enfocada al
establecimiento de las objetivos d las calidad y a la especificacin de los procesos
operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de
la calidad.
POLTICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una organizacin
relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
PRODUCTIVIDAD: Es el dinamismo del proceso en el que se puede hacer ms
con los mismos recursos, hacer lo mismo con menos recursos o hacer ms con
menos recursos segn la planificacin estratgica de la empresa.
PRODUCTO: Resultado de un proceso. Existen cuatro categoras genricas de
productos: servicios, materiales procesados.
PROVEEDOR: Persona que tiene a su cargo abastecer un producto o materia
prima.
SERVICIO: Organizacin y personal destinado a satisfacer necesidades del
pblico o del alguna entidad pblica o privada.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente explicita u
obligatoria.
SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.
SISTEMA DE GESTIN: Sistema para establecer la poltica y los objetivos para
lograr dichos objetivos.
37

SISTEMA DE CALIDAD: Conjunto de estructura de organizacin, de

responsabilidades, de procedimientos, de procesos y de recursos, que se
establecen para llevar acabo la gestin de calidad.
7.3 MARCO CONTEXTUAL
7.3.1 Historia y actualidad de Mercantil de Confecciones Ltda. MERCON.
MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA. MERCON inici labores en febrero
de 1984 y tiene como objeto social la distribucin al por mayo y menor de
Productos textiles y prendas de vestir.
En la actualidad la empresa cuenta con un capital de $ 250.000.000 dividido en
250.000 cuotas con valor nominal de $ 1.000 cada una y cuenta con un activo de
$ 3.196.000.000, en los cuales el inventario corresponde a $ 1.388.677.860
constituido por mercanca (textiles y confecciones) nacional e importada en un
porcentaje de 70% y 30% respectivamente. En cuanto a sus ventas anuales, estas
alcanzan la cifra de $6.267.648.002 a Diciembre 31 de 2007.
7.3.2 Estructura organizacional de Mercantil de Confecciones Ltda.
MERCON. La siguiente figura presenta el organigrama de la organizacin.
Figura 4. Organigrama.
GERENTE
* Ricardo Zuluaga Aparicio
SECRETARIA
* Myriam Sony
Caviedes
JEFE DE PERSONAL
* Cesar Armando Ramrez
SECRETARIA
* Myriam Sony
Caviedes

REVISOR FISCAL
* Jaime Cabrera

VENDEDORES
ALMACENES DE CADENA
- CREDITO

ALMACENES BODEGA

CORTE

VENDEDORES
AUXILIAR
CONTABLE
* Martha Lagos

ENCARGADO
ALAMCEN
CARRERA 13

ENCARGADO
ALAMCEN
CARRERA 11

ENCARGADO
ALAMCEN
CARRERA 60

VENDEDORES

VENDEDORES

VENDEDORES

7.3.3 Anlisis de manejo de inventarios en Mercantil de Confecciones Ltda.

MERCON. Los procesos son los que dan coherencia a las actividades al
integrarlas en una secuencia ordenada, sin embargo en algunas ocasiones esta
secuencia no est claramente definida o no es conocida por todo el personal, por
eso es importante realizar una descripcin clara y detallada del proceso.
Uno de los problemas fundamentales es que las funciones se entienden para cada
cargo, pero no se cumplen pues se le encarga la operacin a cualquier empleado
disponible sin determinar funciones y responsabilidades. El control de calidad a las
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9o
1.d

entregas de los proveedores no se realiza al momento de recepcin sino cuando

hay posteriores reclamaciones de los clientes. Esto no se hace con cada pedido
recibido sino muy espordicamente.
El principal problema es que no existe sistema de control de inventarios (krdex).
Adems, el proceso general no se realiza ordenadamente y se sita el material en
muy diversos sitios del local destinado a almacenaje. Las solicitudes de los
afiliados o clientes es un proceso realizado verbalmente o mediante el uso de
cualquier papel firmado por el solicitante, que luego es aceptado como salida de
almacn para su facturacin a Mercon.
Tabla 2. Matriz de acciones actuales de control de inventarios en MERCON.
SITUACION ACTUAL

OPERACIN

39

TRANSPORTE

INSPECCION

ALMACENAJE

Tabla 3. Riegos relacionados con el control de inventarios de MERCON.

CAUSAS

RIESGOS

IDENTIFICACION DE RIESGOS
CONTROLES
CONSECUENCIAS
EXISTENTES

*Que
el
vendedor
entregue
la
mercanca (tela)
mal medida.
*El personal de
corte no esta *Perdida
1 capacitado para Mercanca
manipular
dolo
correctamente la
tela.

* Cuando sacan la
tela para corte se
saca tirilla de
calculadora para
saber cuantos
metros de tela se
utilizan.

de
*Perdida de la
sin
mercanca

*Que
a
la
transportadora
se le pierda la
mercanca.
*Que cuando se
entrada y salida
*Mercanca
2 de mercanca no
Imperfecta
se
revisa
cuidadosamente

*Afectara los
Estados Financieros
respecto a los
ingresos.
*Perdidas no
identificadas

*Que el lugar de
almacenaje
no
sea el apropiado
para colocar la
mercanca.
*Que
no
se
realice
mantenimiento a
la bodega o al *Daos fsicos
3
lugar
de de mercanca
almacenaje.

* Se utilizan estibas
para poner la
mercanca sobre
ellas.
* Se utilizan
*Se presentaran
plsticos para cubrir
perdidas y
telas en los lugares
desperdicios de tela. en los cuales puede
estar expuesta a la
humedad.

*En la bodega
pueden
ocurrir
incendios,
catstrofes,
inundaciones
etc.
*Que
no
se
entregue pedido
segn Orden de
Compra
*Que
no
se *Mercanca no
4 cuente con la solicitada y/o
mercanca en la no autorizada
bodega
o
almacn en el
momento de la
venta.

* Se revisa que la
mercanca este
completa al igual
que su calidad pero
es muy superficial el
control.

* Exiten plizas de
seguro de
mercanca.

CONTROLES
EFECTIVOS
*Se
informara
inmediatamente sobre
los
faltantes
de
mercanca y los daos
causados para que se
presenten
oportunamente
los
reclamos
a
los
proveedores y a la
transportadora.

RESPONSABLE

* Gerardo Sanchez
* Diego Cuevas
Dpto. Corte

*El encargado de la
bodega debe ser una
persona diferente a la
del almacn.
*Los ajustes de la
mercanca imperfecta
se harn por acta,
indicando la razn de
los
mismos
y
debidamente
aprobados
por
el
Gerente y Contador.

* Vendedores

*Se debe tener mucho

cuidado con el
almacenamiento y el
transporte interno y
externo de la
mercanca para evitar
roturas o deterioro de
las mismas.
*Expedir plizas contra
cada riesgo que se
pueda correr,

* Mantener una
constante seguridad
fsica sobre la
mercanca recibida.
* Hay una persona
que revisa la factura
con la Orden de
Compra y la
mercanca recibida.

*Van a existir
mercancas en la
bodega que no se
necesita.

40

* Segregar funciones
de la custodia y de los
registros guardados.
*El control de
inventarios debe llevar
radicador y control
general de remisiones,
en orden consecutivo.

* Cesar Ramrez
Administrador y Jefe
de Personal

*Mala captura de
la informacin en
el sistema.
*Captura
informacin
5 soporte.

de
*Inventario en
sin
la base de
datos esta
desactualizado
*No se informa a
tiempo
las
entradas
y
salidas
de
mercanca,

*Que
la
mercanca dure
mucho
tiempo
almacenada en
la bodega, lo
cual cumple con
su ciclo d e vida.
6 *Incursin
del *Mala rotacin
mercado
internacional.
*Nos debemos
adaptar
a
la
rotacin
del
inventarios
de
los clientes.
* Que le persona
encargada en el
momento de
ingreso o egreso
de mercanca no
lo realice en el
momento
indicado.
*Que cuando se
*Mala inversin
7
realice una
compra de
mercanca sea
muy bien
estudiada frente
al mercado
actual y la
competencia.

*No se pueden
conciliar el kardex
con los listados del
sistema.
*En el momento de
la salida de
mercancas se
descarga de
diferentes
referencias.

*En el momento de
venta de la
mercanca ya no es
satisfactoria para el
cliente.

*No existe

* No existe

*Bajo nivel de
ingresos nacionales.

*Cualquier
operacin despus
de haber recibido o
despachado la
mercanca, puede
afectar el resultado
de la empresa
aumentando
utilidades o
disminuyendo
perdidas.
*La mercanca
puede ser bien mal
estudiada y no
puede salir
fcilmente para la
venta.

Fuente: Autoras.

41

*El administrador
verifica que la
mercanca que se
va a comprar sea la
que mas es vendida
en el momento.

*El inventario cargado

al sistema slo se har
con
documentos
contables debidamente
prenumerados
y
aprobados por sus
responsables.
*El encargado de la
bodega
debe
establecer que las
mercancas recibidas
correspondan a lo
solicitado
por
el
almacn y ser in

* El almacenista debe
verificar mensualmente
la fecha de ingreso de
la mercanca y cuanto
tiempo
lleva
almacenada, para as
sacarla al mercado
rpidamente.

Adriana Cabrera

*Almacenista

*Que se lleve un
seguimiento de la
mercanca que tal vez
en solicitada por el
mismo cliente.
*Estar actualizado
sobre lo nuevo que
sale al mercado.
*Revisar que la
mercanca tanga un
buen costo para poder
realizar negocios.

* Cesar Ramrez
Administrador y Jefe
de Personal

8. DISEO METODOLGICO
En cuanto al qu de la investigacin, consiste en el diseo y elaboracin de una
propuesta para la implementacin de un sistema de control de inventarios para
Mercantil de Confecciones Ltda. MERCON. El cmo se ha de lograr implica, en
trminos generales el siguiente procedimiento:
1. Anlisis detallado de los procedimientos con los cuales son administrados
los inventarios en la empresa objeto de estudio.
2. Revisin literaria de los diferentes modelos de control de inventarios que
puedan ser de aplicacin a las necesidades de Mercantil de Confecciones
Ltda. MERCON.
3. Proponer un sistema de indicadores de control de inventarios.
4. Evaluacin final del trabajo.
8.1 DEFINICIN DE LA POBLACIN Y LA MUESTRA
Se trata de una muestra no probabilstica por cuanto no se depende de la
probabilidad, sino de causas relacionadas con la investigacin, tales como las
decisiones y los criterios que de entrada las autoras toman para la recoleccin de
informacin, tales como procesos de gestin, control de inventarios,
procedimientos, registros, etc., pudindose tratar de una muestra no probabilstica
homognea -para el caso de inventarios que cumplan requisitos de
estandarizacin- o de una muestra no probabilstica de casos tpicos para el
anlisis de caractersticas especficas en el manejo y control de inventarios.
La poblacin de anlisis del presente estudio est conformada por todos los
inventarios, procedimientos y manuales de funciones relacionados de la empresa
MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA MERCON, comprendidos a partir de
enero de 2006 hasta la fecha.
Para el tamao de la muestra no se utilizan los criterios de muestreo, pues dado el
tamao de la poblacin no se justifica dicho muestreo y se aplican los
instrumentos de recoleccin de la informacin a toda la poblacin y dependencias
de la empresa.
8.2 TIPO DE ESTUDIO
Es una investigacin descriptiva exploratoria, ya que se pretende describir una
situacin especfica dentro de la empresa, al tiempo que se explora el manejo de
inventarios con el fin de generar propuestas que permitan desarrollar un modelo
para una mejor eficiencia en el manejo de los inventarios.
42

8.3 INSTRUMENTOS Y TCNICA DE RECOLECCIN DE DATOS

Como instrumentos y tcnicas de recoleccin de datos se utilizar la entrevista
semiestructurada, la observacin de los distintos procedimientos que se utilizan, y
un test de verificacin de los procesos realizados por la empresa en el manejo de
los inventarios.
La entrevista semiestructurada da cuenta de la informacin y de las observaciones
del manejo de inventarios, en consecuencia se aplicar a los empleados
encargados de dichos procesos.
La observacin directa permite documentar los procedimientos realizados, las
condiciones fsicas de la organizacin y de almacenaje de los inventarios. Se trata
de una observacin no participativa en la que se documenta el periodo de tiempo
de anlisis establecido para la presente investigacin y que evidencie el manejo
de los inventarios.
Por ltimo, el test permite analizar los criterios de los sistemas de control de
inventarios empleados por la empresa y permite establecer el cumplimiento o no
de los procedimientos idneos por parte de la empresa objeto de estudio. Dicho
test se aplica a todos los empleados de la empresa en todas sus secciones.
En trminos generales, los formatos de entrevista y observacin abarcarn las
siguientes categoras de anlisis:

Nombre del funcionario.

Cargo del funcionario.
Funciones del empleado.
Descripcin de las funciones en el contexto general de la administracin
de inventarios.
Descripcin de las tcnicas empleadas en el desarrollo de dichas
funciones.
Descripcin, si los hay, de los sistemas de control de inventarios.
Descripcin, si los hay, de los indicadores de control de inventarios.
Descripcin general y ampliada del funcionario de otros aspectos del
manejo de inventarios.

Este modelo de entrevista permite obtener informacin objetiva de los aspectos

relacionados con el manejo de inventarios que actualmente se aplican en la
empresa objeto de estudio, lo cual lleva a que la propuesta que se disee atienda
las particularidades y necesidades de dicha empresa.

43

Para un anlisis detallado de los instrumentos de recoleccin de datos vanse los

Anexos A, B y C.
8.4 TCNICAS DE ANLISIS DE LA INFORMACIN
La siguiente tabla presenta una sntesis de las tcnicas a emplear en el anlisis de
la informacin recolectada.
Tabla 4. Criterios de anlisis de la informacin recolectada.
Tipo de informacin

Entrevista semiestructurada

Observacin
Test
Fuente: Autoras.

Tcnica de anlisis
Anlisis cualitativo de la informacin dada por el
entrevistado, en el que se tienen en cuenta
categoras tales como:
1. Conocimiento de las funciones propias
del manejo de inventarios.
2. Conocimiento de sistemas de
informacin de la situacin de
inventarios.
3. Cumplimiento de procedimientos.
4. Cumplimiento de metas y plazos.
Anlisis cualitativo de los procedimientos
realizados, las condiciones fsicas de la
organizacin y de almacenaje de los inventarios.
Anlisis
estadstico,
principalmente
de
distribucin porcentual de la informacin.

44

9. PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS

9.1 MATRIZ DOFA
La matriz DOFA es un instrumento metodolgico que sirve para identificar
acciones viables mediante el cruce de variables, en el supuesto de que las
acciones estratgicas deben ser ante todo acciones posibles y que la factibilidad
se debe encontrar en la realidad misma del sistema. En otras palabras, por
ejemplo, la posibilidad de superar una debilidad que impide el logro del propsito,
solo se la dar la existencia de fortalezas y oportunidades que lo permitan. El
instrumento tambin permite la identificacin de acciones que potencien entre s a
los factores positivos. De esta manera se tienen los siguientes tipos de estrategias
al cruzar el factor interno con el factor externo:
Tabla 5. Matriz DOFA
OPORTUNIDADES
AMENAZAS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

ESTRATEGIAS FO
(DE CRECIMIENTO)

ESTRATEGIAS DO
(DE SUPERVIVENCIA)

ESTRATEGIAS FA
(DE SUPERVIVENCIA)

ESTRETEGIAS DA
(DE FUGA)

FUENTE: Gua laboral Gerencie.com

Estrategias FO o estrategias de crecimiento son las resultantes de aprovechar las

mejores posibilidades que da el entorno y las ventajas propias, para construir una
posicin que permita la expansin del sistema o su fortalecimiento para el logro de
los propsitos que emprende.
Estrategias DO son un tipo de estrategias de supervivencia en las que se busca
superar las debilidades internas, haciendo uso de las oportunidades que ofrece el
entorno.
Estrategias FA son tambin de supervivencia y se refiere a las estrategias que
buscan evadir las amenazas del entorno, aprovechando las fortalezas del sistema.
Las estrategias DA permiten ver alternativas estratgicas que sugieren renunciar
al logro dada una situacin amenazante y dbil difcilmente superable, que expone
al sistema al fracaso.
El cruce del factor interno por el factor externo supone que el sistema est en
equilibrio interno; esto es, que las debilidades que tiene no han podido ser
superadas por si mismo. Sin embargo esta no es una situacin frecuente; el
45

sistema puede tener an debilidades que por una u otra razn no se han
superado, pudiendo hacerlo con sus propias posibilidades. Esto sugiere encontrar
estrategias del tipo FD, es decir la superacin de debilidades utilizando las propias
fortalezas.
Tabla 6. Aplicacin de matriz DOFA para los resultados del diagnstico del
control de inventarios en MERCON.
FORTALEZAS
F1: La organizacin cuenta con los recursos y
la infraestructura administrativa para
emprender acciones de control de inventarios.

OPORTUNIDADES
O1: Mejoramiento de los
procesos de control interno.
O2: Economa y eficiencia en los
controles al inventario.
O3: Registros contables
actualizados y disponibles en
tiempo real.
AMENAZAS
A1: Incumplimiento de pedidos
por ausencia de informes de
inventarios.
A2: No lograr metas de calidad y
de controles de inventario.

F2: Experiencia en los procesos de confeccin.

F3: Reconocimiento logrado en el contexto de
la moda de camisera
ESTRATEGIAS FO
(DE CRECIMIENTO)
Implementacin de criterios de control de
inventarios surgidos de la presente
investigacin.
F1+ F3 x O1+ O2+ O3

ESTRATEGIAS FA
(DE SUPERVIVENCIA)
Asociacin con otros fabricantes del sector
para la contratacin externa de este servicio.
F2+ F3 x A1+ A2

Fuente: Autoras

DEBILIDADES
D1: Ninguna experiencia anterior en
implementacin de sistemas de
control de inventarios.
D2: La ausencia de un organigrama
y cargos dirigidos al control de
inventarios.
ESTRATEGIAS DO
(DE SUPERVIVENCIA)
Contratacin externa de auditor o
tcnico de control de inventarios.
D2 x O3+ O1+ O2

ESTRETEGIAS DA
(DE FUGA)

Renunciar a cualquier proyecto de

control de inventarios.
D1+ D2 x A1+ A2

La empresa MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA MERCON, cuenta con

tres secciones: Operativa, Administrativa y de ventas. Se aplic el Formato de
entrevista semiestructurada sobre el manejo de inventarios de la empresa, el
Formato de test de verificacin aplicable a los sistemas de manejo de inventarios
de la empresa y el Formato de test de verificacin aplicable a inventarios de la
empresa a 37 trabajadores, distribuidos en las tres secciones as: 18 de la seccin
Operativa, 12 de Ventas y 7 de Administrativa. Los participantes presentan la
siguiente distribucin:
Tabla 7. Composicin de la poblacin de Mercantil de Confecciones Ltda.
MERCON, segn reas de la organizacin y cargos.
Cargo
rea de la Organizacin
Poblacin
Gerente
Administrativa
1
Administrador
Administrativa
3
Asesor
Administrativa
1
Secretaria
Administrativa
1
Mensajero
Administrativa
1
46

Supervisor de produccin y calidad

Operaria mquina plana
Operaria fileteadota
Operaria corte
Operaria armado
Operaria finales y empacado
Jefe de Ventas
Vendedor

Operativa
Operativa
Operativa
Operativa
Operativa
Operativa
Ventas
Ventas

Fuente: Autoras.

Totales

2
5
3
3
3
2
1
11
37

Tabla 8. Distribucin porcentual de Mercantil de Confecciones Ltda.

MERCON, segn rangos sexo.
Sexo
Poblacin
No.
%
Varones
12
32.43
Mujeres
25
67.57
Total
57
100

Fuente: Autoras.

En cuanto a la antigedad en la empresa, llama la atencin que 32 personas

presentan una antigedad mnima de entre 1 a 5 aos y cinco personas se ubican
con antigedad de entre 15 a 20 aos.
La escolaridad est repartida segn reas de la organizacin, de esta manera, los
7 integrantes del rea administrativa presentan educacin superior (terminada o
en curso); los 18 integrantes del rea operativa presentan secundaria incompleta
an cuando con formacin tcnica pertinente. Por ltimo, de los 12 integrantes del
rea de ventas 1 tiene formacin superior, 8 tienen secundaria completa y tres
tienen secundaria incompleta.
Por ltimo, todos los integrantes de la organizacin estn vinculados mediante
contrato a trmino indefinido.
9.2 RESULTADOS SOBRE MANEJO GENERAL DE INVENTARIOS
En cuanto a los resultados de la aplicacin del primer instrumento, es decir, del
Formato de entrevista semiestructurada sobre el manejo de inventarios de la
empresa MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA MERCON, en el 90% de los
casos (preguntas 3. Dentro de su cargo realiza funciones relacionadas con el
manejo de inventarios? y 4. Cuales son la funciones relacionadas con el control
47

de inventarios que usted realiza?) las funciones del cargo involucraban de alguna
manera algn aspecto del manejo de inventarios, sin embargo, la respuesta a la
4 en la que se peda especificacin de la funcin relacionada con el manejo de
inventarios, la respuesta era ambigua e imprecisa.
Las respuestas a la pregunta 5 (El desarrollo de sus funciones relacionadas con
el manejo de inventarios implica el cumplimiento de algn parmetro tcnico
establecido por la empresa?)sobre parmetros tcnicos dejaron entrever la falta
de criterios tcnicos conocidos en manejo de inventarios y en sus respuestas los
participantes hicieron alusin a las referencias de denominacin de los productos,
ms no a tcnicas de manejo de inventarios.
De igual manera, todos los participantes respondieron a la pregunta 6 (La
empresa ha establecido algn sistema de control que permita verificar con
regularidad el cumplimiento de la actualizacin constante de los registros y manejo
de inventario? De ser as comente cul:)sobre sistemas de control sobre la
existencia de una actualizacin de registros emprendida por la empresa, pero
dejaron sin respuesta a la pregunta sobre la existencia de sistemas de control para
la verificacin regular del cumplimiento y actualizacin de los registros y manejo
de inventario.
La pregunta 7 (Existen parmetros para la conservacin fsica adecuada de las
materias primas y bienes de la empresa, tales como adecuado bodegaje,
proteccin de la intemperie o de condiciones ambientales o climticas, etc. de
conformidad con las particulares caractersticas de dichas materias primas y
bienes de la empresa? De ser as comente cules:)fue muy favorablemente
respondida por todos los participantes, lo que denota un esfuerzo de la empresa
por mantener espacios fsicos adecuados para la disposicin y conservacin de
los materiales que componen los inventarios de produccin, de conformidad con
las caractersticas fsicas de los mismos.
Las respuestas a las preguntas 8 y 9 . (El manejo de inventarios implica rendir
algn informe a la gerencia o a las dems dependencias de la empresa?) y 9.
(Mencione la periodicidad de los informes sobre el control de inventarios y si
dichos informes deben cumplir algn parmetro tcnico establecido por la
empresa.) denotan la inexistencia de formatos de informe a gerencia sobre la
situacin de inventarios, con lo que tampoco existen parmetros de periodicidad
para dichos informes.
Tabla 9. Categoras de anlisis de entrevista (ver anexo A).
Preguntas
1y2
3y4
5

Categoras de anlisis
Funciones generales
Funciones especficas relacionadas con el manejo de inventarios
Parmetros tcnicos

48

6
7
8
9

Sistemas de control
Parmetros de conservacin fsica
Informe a Gerencia
Periodicidad y tcnicas de informes

9.3 RESULTADOS SOBRE SISTEMAS DE MANEJO DE INVENTARIOS

Al analizar los resultados de la aplicacin del test de verificacin sobre los
sistemas de manejo de inventarios se obtienen los siguientes resultados:
La pregunta 1 hace referencia a la cantidad de personas dedicadas a las
funciones de manejo de inventarios y se obtiene como respuesta que 3 personas
se dedican a esta funcin, es decir, slo poco ms del 8% del personal de la
empresa tienen funciones relacionadas con el manejo de inventarios.
La segunda pregunta hace relacin al porcentaje de tiempo o de funciones
dedicadas al manejo de inventarios. La respuesta es dada en tiempo y establece
que las 3 personas dedicadas al manejo de inventarios dedican el 20% de su
tiempo a las funciones relacionadas con el manejo de inventarios.
La respuesta a la tercera es confirmatoria de la respuesta a la pregunta anterior en
la medida en que confirma que el personal con funciones relacionadas con el
manejo de inventarios no est dedicado de manera exclusiva a dichas funciones.
El manejo de inventarios est a cargo de personal dedicado de manera exclusiva
a dichas funciones?
Grafica 1. Personal a cargo del manejo de inventarios

49

Las respuestas a la cuarta pregunta establecen que los componentes en el

manejo de inventarios abarcan todas las opciones de respuesta, es decir: a)
registro de entradas, b) registro de salidas, c) inventario inicial, d) inventario final,
e) registro de devoluciones.
Grafica 2. Componentes del manejo de inventarios

a. Registro de Entradas

b. Registro de Salidas

c. Inventario Inicial

d. Inventario Final

10

e. Registro de devoluciones

Las respuestas a la pregunta 5 establecen que la tcnica de administracin de

inventarios utilizada por la empresa es la de promedio ponderado.
Grafica 3. Parmetros tcnicos para administracin de Inventarios.

50

a. Peps

b. Ueps

c. Promedio Ponderado

10

Las respuestas a la pregunta 6, la cual indaga sobre el sistema de control que se

ha establecido para la actualizacin constante de registros y manejo de inventarios
establecen la preferencia del informe segn materiales.
Grafica 4. Sistema de control para actualizacin de registros de inventarios

VARIABLE
a. Documento nico de produccin
b. Informe segn reas de
produccin
c. Informe segn materiales
d. No responde

CANT.
0
2
4
4

En cuanto a los parmetros y condiciones adecuadas para la conservacin y

rotacin de materia prima y de bienes consultados en la pregunta 7, las
respuestas indican la utilizacin del bodegaje selectivo segn caractersticas del
material y el bodegaje selectivo segn rotacin por demandas de produccin.
Grafica 5. Conservacin y rotacin de materia prima y de bienes

a. Bodegaje selectivo segn caractersticas del bien

b. Bodegaje selectivo segn vida til del material

c. Bodegaje selectivo segn rotacin por demanda de produccin

d. Revisin peridica de condiciones fsicas, qumicas y ambientales

del sitio de bodegaje.

51

Las respuestas a la pregunta 8 sobre la obligacin o no de rendir algn informe a

la Gerencia o a alguna otra rea de la empresa sobre el manejo de inventarios
indican falta de unidad en este aspecto. En efecto, 29 personas respondieron que
algunas veces, mientras que las restantes 8 personas respondieron que no haba
que realizar y presentar dichos informes.
Grafica 6. Informes a Gerencia

Las respuestas a la pregunta anterior estn relacionadas con las respuestas a la

preguntas 9, segn la cual, la periodicidad de los informes sobre el manejo de
inventarios es mensual.
Grafica 7. Periodicidad de los Informes

"!

Concomitante con lo anterior, las repuestas a la pregunta 10 establecen que el

parmetro tcnico que la empresa ha establecido para los informes sobre
inventarios es el de informe segn materiales.

52

No se tienen funciones especficas de cada cargo, lo que hace que se demoren o

se realicen de forma errada ciertas labores. Los mismos vendedores dedican
parte de su tiempo para realizar tareas de inventarios.
En MERCON se realizan trabajos de inventarios pero no se tiene una persona
capacitada para el manejo de los mismos. Aunque a simple vista parece una
tarea sencilla es importante saber como controlarla y de igual forma el buen uso
del kardex.
En la actualidad se esta implementando el kardex sistematizado, pues es una
forma ms gil de controlar existencias y costos.
Todava no se utiliza el sistema POS en cada uno de los puntos de ventas, se
realizan facturas a mano, las cuales despus son capturados por una persona
diferente en la aplicacin; lo ideal seria que en el momento en el que se realice la
venta se descargue del inventario, pues se podra tener certeza de existencias
siempre, pues el simple hecho de que luego de unos das se descargue por otra
persona se presta para que la mercanca se descargue mal.
La empresa cuenta con la infraestructura para la distribucin y organizacin de la
mercanca, tanto en Bodega como en cada uno de los puntos de venta
Tabla 10. Categoras de anlisis de Test (ver anexo B).
Preguntas
1y2
3y4
5
6
7
8
9 y 10

Categoras de anlisis
Funciones generales
Funciones especficas relacionadas con el manejo de inventarios
Parmetros tcnicos
Sistemas de control
Parmetros de conservacin fsica
Informe a Gerencia
Periodicidad y tcnicas de informes

9.4 RESULTADOS SOBRE CONTROL EN EL MANEJO DE INVENTARIOS

En cuanto a los controles que la empresa ejecuta para el cumplimiento de los
procedimientos de inventarios, cabe sealar que las respuestas a este test
establecen la verificacin de inventarios iniciales, inventarios finales, registro de
los periodos de inventarios y el registro de algunos informes, sin embargo, no se
registra controles o tcnicas especficas en el manejo o control de inventarios.
A manera de conclusin, cabe sealarse la necesidad de implementar criterios
adecuados en el manejo de los inventarios de la organizacin. En primer lugar,
todos los funcionarios de la empresa deben, de alguna manera, formar parte de
las funciones de registro y control de inventarios, lo que implica que deban rendir
53

informe peridico sobre las acciones y registros de su rea que afecten los
registros y movimientos generales de inventarios.
De conformidad con lo anterior, la propuesta de un esquema de manejo de
inventarios para la organizacin se debe basar en el anlisis de todos los procesos
de la organizacin y la forma como cada uno de estos procesos afecta el registro y
control general de los inventarios.
Cada una de las reas de la organizacin y sus respectivas funciones debe estar
conectada en un diagrama de flujo en el que sus acciones estn coordinadas con
los informes, registros y manejo de la informacin relacionada con el control de
inventarios, lo que le permite a cualquier funcionario tener una informacin precisa
y actualizada sobre los inventarios y tomar las decisiones necesarias, por ejemplo,
en materia de control de calidad sobre lotes de produccin o sobre lotes de
materia prima con deficiencias de calidad o en la verificacin de insumos para la
produccin de determinado producto, etc.
Tabla 11. Categoras de anlisis de Test (ver anexo C).
Preguntas
1
2
3, 4, 5, 6 y 7
8

Categoras de anlisis
Rango de tiempo de la muestra
Descripcin del bien
Cumplimiento de parmetros tcnicos
Informe a Gerencia

En sntesis, en el manejo de inventarios de MERCON se presentan las siguientes

deficiencias:

Las entradas como son compras, traslado de mercanca a otros almacenes

y devoluciones que no se realizan en el momento en el que se recibe la
mercanca, sino mucho despus ya que el sistema no se encuentra al da.
Las referencias con las que se recibe la mercanca en ocasiones no son las
mismas que existen en el sistema, lo que lleva pensar que es una nueva
referencia, esta se crea con nuevo costo y mucho despus cuando
representan negativos en el sistema es cuando se sabe que ya existe esa
referencia.
Las facturas de contado no se descargan en el momento en el sucede la
venta, das despus una persona diferente se encarga de registrar la venta
y descargar la mercanca de acuerdo a lo que escriben manualmente en la
factura, que muchas veces ni siquiera se entiende, lo que da como
resultado que se descarguen mal los inventarios.
Se realizan traslado de mercanca entre almacenes que necesariamente
deben venir firmados por el que entrega mercanca, el que la recibe y el que
54

la transporta; lo cual estas condiciones no se cumplen si no hasta cuando

la mercanca llega a bodegaje.
Las remisiones de facturas de crdito muchas veces no registra la misma
ref. que la de la facturas, por tanto se descargan mal, teniendo en cuenta
que dicha mercanca de descarga es con la factura y no con la remisin.
Se presentan errores por ingresos errados (personas), lo que hace se
pierda tiempo, porque se estn realizando revisiones en el sistema
mensuales, que duran por lo menos tres das, en cada almacn, y esto
tambin debido a que no se descarga directamente del sistema en
momento en que se hace la venta (no se ha implementado el sistema
POS).
El programa permite que se generen negativos, esto por el hecho de que la
mercanca no se ingresa en el momento en el que se compra. Esto
tambin afecta costos a pesar de que se realiza un proceso de recosteo
mensual para reparar costo negativos, pero igual las ref. que pasan
negativas mensualmente generan costo negativos.

55

10. PROPUESTA DE ESQUEMA DE MANEJO DE INVENTARIOS PARA

MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA. MERCON
En primer lugar se propone establecer un plan estratgico en la empresa
MERCON ya que no cuenta con documentacin formal respecto a este tema.
10.1 PLAN ESTRATGICO
Consiste en la bsqueda de una o ms ventajas competitivas de la organizacin y
la formulacin y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar
sus ventajas, todo esto en funcin de la Misin y de sus objetivos, del medio
ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles. La Planificacin
Estratgica tiene por finalidad producir cambios profundos en los mercados de la
organizacin y en al cultura interna.
La expresin Planificacin Estratgica es un Plan Estratgico Corporativo, el cual
se caracteriza fundamentalmente por coadyuvar a la racionalizacin de la toma de
decisiones, se basa en la eficiencia institucional e integra la visin de largo plazo
(filosofa de gestin), mediano plazo (planes estratgicos funcionales) y corto
plazo (planes operativos).
10.1.1 Misin.
La Misin es la razn de existir de una empresa, con lo que le permite logra
rentabilidad. Qu es la organizacin: HOY. La Misin es el propsito central para el
que se crea un ente.
La Misin proyecta la singularidad de tu organizacin, sin importar el tamao.
Idealmente la Declaracin debe constar de 3 partes:
1. Descripcin de lo que la organizacin hace.
2. Para quin est dirigido el esfuerzo, el target.
3. Presentacin de la particularidad, lo singular de la organizacin, el factor
diferencial.
Anteriormente se involucraba al final al accionista que esperaba rditos de su
capital. Hoy prcticamente cay en desuso. Un enunciado claro de la misin
describe los valores y las prioridades de una organizacin. Al redactar la misin del
negocio, los estrategas se ven obligados a analizar la ndole y el alcance de las
operaciones presentes, as como a evaluar el posible atractivo de los mercados las
actividades en el futuro

56

10.1.2 Visin.
La Visin es una imagen del futuro deseado que buscamos crear con nuestros
esfuerzos y acciones. Es la brjula que gua a lderes y colaboradores. Ser
aquello que nos permitir que todas las cosas que hagamos, tengan sentido y
coherencia. La organizacin en el FUTURO.
Respndase: Qu es lo realmente queremos?
Debe ser factible alcanzarla, no debe ser una fantasa.
La Visin motiva e inspira.
Debe ser compartida.
Debe ser clara y sencilla, de fcil comunicacin.
La visin de la organizacin a futuro expone de manera evidente y ante todos los
grupos de inters el gran reto empresarial que motiva e impulsa la capacidad
creativa en todas las actividades que se desarrollan dentro y fuera de la empresa.
Consolida el liderazgo de alta direccin, ya que al tener claridad conceptual acerca
de lo que se requiere construir a futuro, le permite enfocar su capacidad de
direccin, conduccin y ejecucin hacia su logro permanente.
10.1.3 Valores corporativos.
Los Valores son principios considerados vlidos ya sea que los tengamos o
requerimos de ellos. Los valores son los puntales que le brindan a las
organizaciones, su fortaleza, su poder, fortalecen la Visin.
Es recomendable trabajar con un mnimo de 5 y mximo de 7 Valores, una
cantidad mayor no es recomendable, ya que pierden fuerza. Nada de esto
funcionar si la misin, la visin o los valores, no son compartidos.
No deben ser elaborados nicamente por la Gerencia General para luego ser
anunciados, deben ser el resultado de un trabajo en equipo. Tampoco deber
ocurrir que luego de delineados, quedan como simples enunciados, impresos en
hermosas placas de bronce que son lucidas en la Recepcin de la empresa, deben
ser verdaderas cartas de navegacin, que dirijan todos los esfuerzos hacia el
objetivo deseado.
10.1.4 Objetivos.
Los objetivos estratgicos sirven para definir el futuro del negocio mientras que los
objetivos organizacionales se refieren a como hacer los productos, los negocios en
el trmino de un ao.
Sobre los objetivos generales de una empresa:

Consolidacin del patrimonio.

57

Mejoramiento de la tecnologa de punta.

Crecimiento sostenido.

Reduccin de la cartera en mora.

Integracin con los socios y la sociedad

Capacitacin y mejoramiento del personal

Claridad en los conceptos de cuales son las reas que componen la

empresa

Una solucin integral que habr as el camino hacia la excelencia.

La fcil accesibilidad en la compra del producto para la ampliacin de

clientes

Sobre los objetivos especficos de una empresa:

La distribucin de los productos se de en forma oportuna a los clientes.

Buena calidad del producto a bajo costo obteniendo ventaja competitiva.

Realizacin de un programa de ventas promocional.

Mejor ambiente laboral donde el personal se pueda desenvolver con

capacidad.

Presentacin del producto de mayor comodidad y variedad.

Despus de haber diseado los objetivos y definido los recursos para lograrlos la
direccin debe colocar en cada rea clave a los ejecutivos capaces de obtener
resultados, aquellos que saben dirigir y motivar a su personal.
10.1.5 Indicadores de Control de Inventarios.
Proponer los indicadores de control de inventarios por medio de la identificacin y
conceptualizacin de las metas deseables y de las funciones y procedimientos
idneos para mejorar los recursos y activos asignados, as como para aumentar la
efectividad en las diferentes actividades del proceso de inventarios; basndose en
los siguientes conceptos:
Logstica Interna
Tener en cuenta las actividades asociadas con recibo, almacenamiento y
diseminacin de insumos del producto, como manejo de materiales,
58

almacenamiento, control de inventarios, programacin de vehculos y retorno a los

proveedores.
Logstica Externa
Tener en cuenta las actividades asociadas con la recopilacin, almacenamiento y
distribucin fsica del 0producto a los compradores, como almacenes de materias
terminadas, manejo de materiales, operacin de vehculos de entrega,
procesamiento de pedidos y programacin.
Perspectiva Financiera
Cmo nos veramos ante el entorno financiero?
Esta perspectiva financiera indica si la estrategia, puesta en prctica y ejecucin,
contribuye con los objetivos (Generar Valor)
La necesidad de los objetivos financieros es indiscutible y primaria en toda
actividad comercial
En general, los indicadores financieros estn basados en la contabilidad de la
Compaa, y muestran el pasado de la misma. El motivo se debe a que la
contabilidad no es inmediata (Al emitir un proveedor una factura, la misma no se
contabiliza automticamente), sino que deben efectuarse cierres que aseguren la
completitud y consistencia de la informacin.
Unos indicadores importantes para ser utilizados son:
Rotacin de inventarios
Proporcin entre las ventas y las existencias promedio. Indica el nmero de veces
que el capital invertido se recupera a travs de las ventas.
El inventario de mercancas de la empresa rota X veces en el ao, quiere decir,
que el inventario se convierte X veces por ao en efectivo o cuentas por cobrar.
Rotacin de inventarios =

Ventas acumuladas x 100

Inventario promedio

Las polticas de inventario, en general, deben mantener un elevado ndice de

rotacin, por eso, se requiere disear polticas de entregas muy frecuentes, con
tamaos muy pequeos. Para poder trabajar con este principio es fundamental
mantener una excelente comunicacin entre cliente y proveedor.
59

Plazo promedio de inventario

Equivale a la misma relacin anterior pero expresada en das.
Plazo promedio de inventario =

360 Das
Rotacin de inventarios

ndice de duracin de Mercancas Ventas acumuladas x 100

Proporcin entre el inventario final y las ventas promedio del ltimo perodo. Indica
cuantas veces dura el inventario que se tiene.
ndice de duracin de Mercancas Ventas acumuladas x 100 =
Inventario Final x 30 das
Ventas Promedio
Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en
inventarios que pueden no tener una materializacin inmediata y que esta
corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.
Exactitud del Inventario
Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan
irregularidades con respecto al inventario lgico valorizado cuando se realiza el
inventario fsico
Exactitud del Inventario=

Valor de diferencia ($)

Valor total de Inventarios

Se toma la diferencia en costos del inventario terico versus el fsico inventariado,

para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribucin.
Se puede hacer tambin para exactitud en el nmero de referencias y unidades
almacenadas.
Perspectiva interna
Este enfoque se refiere a los procesos de negocios internos. Los objetivos y las
mtricas basadas en esta perspectiva permiten a los ejecutivos saber como est
60

funcionando su negocio, y si sus productos o servicios estn cumpliendo con los

requerimientos del cliente.
En los procesos internos debemos ser excelentes y cmo deben ser alineados
con la visin general de la empresa.
Esta perspectiva del proceso interno permite identificar los procesos crticos
internos en donde se debe ser excelente, entregando propuestas de valor que
atraern y retendrn clientes.
Tambin analiza la adecuacin de los procesos internos de la empresa de cara a
la obtencin de la satisfaccin del cliente y conseguir altos niveles de rendimiento
financiero.
Para alcanzar este objetivo se propone un anlisis de los procesos internos desde
una perspectiva de negocio y una predeterminacin de los procesos clave a travs
de la cadena de valor.
Se distingue el siguiente tipo de proceso:

Procesos de Operaciones. Desarrollados a travs de los anlisis de calidad

y reingeniera. el indicador es el relativo a costos.

COSTOS DE INVENTARIOS
La Gestin de Inventarios es una actividad en la que consiste en tres tipos de
Costos

Costos asociados a los flujos

Costos asociados a los stocks
Costos asociados a los procesos

Costos asociados a los stocks, en este mbito debern incluirse todos los
relacionados con Inventarios. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento
deterioros, perdidas y degradacin de mercancas almacenadas, entre ellos
tambin tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una
componente fundamental los Costos financieros de las existencias, todo esto ya
sern explicados mas adelante.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habr que
tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise
calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir
tamao optimo del pedido) solamente habr que tener en cuenta los costos
evitables (que podrn variar en cada caso considerado), ya que los costos no
61

evitables, por propia definicin permanecern a fuera sea cual fuera la decisin
tomada.
Por ltimo, dentro del mbito de los procesos existen numerosos e importantes
conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos
de compras, de lanzamiento de pedidos y de gestin de la actividad.
Un caso paradigmtico es el siguiente. En general, los Costos de transporte se
incorporan al precio de compras (por qu no incorporar tambin los Costos de
almacenamiento, o de la gestin de los pedidos?), como consecuencia de que en
la mayora de los casos se trata de transportes por cuenta del proveedor incluidos
de manera ms o menos tcita o explcita en el precio de adquisicin. Pero incluso
cuando el transporte est gestionado directamente por el comprador se mantiene
esta prctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente
proporciona al volumen de mercancas adquiridas, sino que depende del volumen
transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se
convierte tambin en parte del costo de lanzamiento del pedido.
La clasificacin habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la
siguiente:

Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin de stocks

Costos de lanzamiento del pedido
Costos de adquisicin
Costos de ruptura de stocks

COSTOS DE ALMACENAMIENTO.
Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin del Stock,
incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los
inventarios tales como:

Costos Financieros de las existencias

Gastos del Almacn
Seguros
Deterioros, prdidas y degradacin de mercanca.

Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o

de que la mercadera este almacenada en rgimen de deposito por parte del
proveedor o de que sean propiedad del fabricante.
Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relacin
pormenorizado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesin de
los stocks en el caso ms general posible. No obstante, ms adelante se expondr
un mtodo simplificado para calcular estos costos (la tasa anual) que se utiliza con
mucha frecuencia.
62

La clasificacin de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los

clasifica por actividad (almacenaje y manutencin), por imputabilidad (fija y
variable) y por origen directo e indirecto.
Costo de Almacenamiento por Unidad
Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el nmero de unidades
almacenadas en un perodo determinado
Costo de Almacenamiento por Unidad =

Costo de almacenamiento
Numero de Unidades Almacenadas

Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y as decidir si es ms

rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.
COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE
Costos fijos

Personal
Vigilancia y Seguridad
Mantenimiento del Almacn
Reparaciones del Almacn
Alquileres
Amortizacin del Almacn
Amortizacin de estanteras y otros equipos de almacenaje
Gastos financieros de inmovilizacin

Costos variables

Energa
Agua
Mantenimiento de Estanteras
Materiales de reposicin
Reparaciones ( relacionadas con almacenaje )
Deterioros, prdidas y degradacin de mercancas.
Gastos Financieros de Stock.
COSTOS INDIRECTOS DE ALMACENAJE

de administracin y estructura
De formacin y entrenamiento del personal

63

GENERACIN DE INDICADORES DE CONTROL

Almacenamiento

Almacenar en un lugar cerrado, seco y bien ventilado.

Al dar el suplemento a la poblacin, haga la entrega de los sobres de
acuerdo con las fechas de caducidad ms prximas, para evitar que
stos lleguen al trmino de su vida til.
Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), a efecto de evitar siempre
sobres caducos.
Almacenarlos en un lugar adecuado, libre de humedad, de los rayos
solares y del polvo.
No almacenar las cajas cerca de sustancias qumicas o de artculos de
limpieza.
Evitar que las cajas o el plstico se mojen.
Por ninguna razn, el suplemento podr quedar almacenado a la
intemperie.
Verificar si existe un plan para el control y erradicacin de plagas dentro
del estado para llevarlo a cabo en las unidades y de acuerdo con las
polticas del estado, llevar a cabo el plan, a efecto de evitar que stas
daen el producto.

Manejo de mercanca.
Este se lleva a cabo con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas
adoptan los sistemas pertinentes para valuar sus existencias de mercancas con el
fin de fijar su posible volumen de produccin y ventas
Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los sistemas de
valoracin de inventarios pueden ser de gran utilidad para la empresa, ya que son
estos lo que realmente fijan el punto de produccin que se pueda tener en un
periodo.
Sistema de Inventario Peridico
Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de
mercancas mediante la realizacin de un conteo fsico en forma peridica, el cual
se denomina inventario inicial o final segn sea el caso.
Inventario inicial: Es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de
mercancas que tiene una empresa al iniciar sus actividades, despus de hacer un
conteo fsico.
Inventario final: Es la relacin de existencias al finalizar un periodo contable.
Sistema de inventario permanente
Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercanca en
64

existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo fsico,

por que los movimientos de compra y venta de mercancas se registran
directamente en el momento de realizar la transaccin a su precio de costo.
Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de
mercancas denominado "Krdex", en el cual se registra cada artculo que se
compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un
periodo da como resultado el saldo final de mercancas.
Procesamiento de rdenes.
Utilizar el proceso de rdenes para crear y actualizar rdenes de fabricacin. La
orden de fabricacin le permite fabricar productos terminados.
Se le permite emitir la orden de fabricacin, utilizar mtodos de salida diferentes y
crear clases diferentes de rdenes de fabricacin.
Manejo de informacin.
Para el buen manejo de informacin se puede realizar una implementacin de un
mejor modelo de inventarios es necesario contar con una asignacin de recursos
confiable, implementando metodologas mas modernas que vayan de la mano con
la tecnologa.
La siguiente metodologa puede ser una buena idea de lo que se debe realizar:

Recoleccin de datos e informacin (los modelos de investigacin).

Procesar la informacin, mediante la demanda del producto terminado
obtendremos la demanda de las materias primas.
Analizar dicha demanda para determinar su distribucin, utilizando pruebas
de hiptesis estadsticas.
Seleccin del modelo adecuado para manejar el inventario, tomando en
cuenta la distribucin obtenida, las necesidades y datos de la empresa.

Transporte de la mercanca
El transporte debe ser muy bien estudiado y evaluado por la empresa para que el
servicio sea de eficiente y de confianza para el traslado de la mercanca
despachada llegue sin ningn inconveniente al punto de entrega.
Moda gerencial
La moda gerencial satisfacen un deseo de los gerentes: parecer novedosos,
distintos a los dems y, sobre todo, superiores. Para muchas organizaciones, la
65

clave de su buena reputacin consiste en seguir la ltima moda (que su

desempeo real sea consistente con la imagen que quieren proyectar es otro
problema). Esto hace que otras organizaciones de igual o peor reputacin sigan la
misma moda, para lucir tambin a la vanguardia.
Cuando una tcnica se generaliza demasiado pasa de moda. Por ello, los
gerentes se mantienen en busca de una tcnica que muestre cun actualizados
estn. Esta bsqueda se explica tambin por el deseo de pertenecer al grupo que
est donde se debe estar: un signo de conformidad y tradicionalismo de los
seres humanos.
10.2 DIAGRAMA GENERAL DE FLUJO
Tabla 12. Propuesta de matriz de acciones ideales de control de inventarios
en MERCON (material, recurso humano y documentacin).
SITUACION
PROPUESTA

OPERACIN

ALMACEN

OPERACIN

OBSERVACIONES

INVENTARIOS

Entrada de Mercanca
por compra a stock

Chequeo de mercanca

Debe establecerse un control

de calidad al momento de
recepcin de pedidos

Determinacin de
devoluciones a
proveedores

La nota Crdito debe definirse

inmediatamente despus de la
recepcin de pedidos. Las
devoluciones deben definirse y
retornarse en el mismo
vehculo de envo del
proveedor (la mayor parte son
transportes propios)

Ingreso a Kardex

Se debe establecer el sistema

de control de inventario
computarizado. (existe un
computador disponible para la
secretaria)

Ubicacin de materiales
en estantera

La locacin de materiales
debe ser responsabilidad de
los Vendedores 1 y 2 que son
los encargados del manejo
fsico del Almacn.

Ingreso de material al
almacn

Debe obligarse la verificacin,

del material, el conteo fsico y
uso de vales cuando entra o
sale la mercanca.

Salida de Mercanca

Debe implementarse el uso de

formatos de Salidas de
Almacn

FUENTE: Autoras.

66

TRANSPORTE

INSPECCION

ALMACENAJE

Con base en los aspectos ya analizados sobre control de inventarios se propone

los siguientes procedimientos para el control de inventarios:
Tabla 13. Procedimiento entradas de mercanca por compra a stock
#
ACT

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

SALIDA

REGISTRO

Recibir Mercanca.

Recibe el bien con referencia al

pedido y a la factura o remisin
entregada por el proveedor

Bien recibido

Bien recibido

Verificar si la mercanca
corresponde a una
devolucin

Se verifica si la mercanca
corresponde a una devolucin de
insumo por subcontratacin.

N/A.

N/A

Almacenista

Realizar ajuste de
Inventario.

Ajustar el inventario con la entrada

del insumo de subtransaccin
sobrante.

N/A

Liquidacin
posterior de
pedido/ajuste de
inventario con
insumo sobrante
en
subcontratacin

Almacenista

N/A

N/A

Almacenista

N/A

N/A.

Almacenista

Fin del procedimiento

Verificar la necesidad de Se verifica si el bien recibido

realizar proceso de
requiere pasar por un proceso de
inspeccin.
verificacin
Se requiere proceso de
Inspeccin?

S hay proceso de inspeccin va a la

actividad nmero 7

CARGO

Almacenista

S no hay proceso de inspeccin

Ingresar al sistema
mercanca (Stock
Bloqueado).

Se efecta la entrada de mercanca

en el sistema a Stock bloqueado

N/A

Entrada de
mercanca a stock
bloqueado,

Almacenista

Inspeccionar la
mercanca.

Se verifica si al mercanca que est

en inspeccin cumple

N/A

N/A

Almacenista

N/A

N/A.

Almacenista

Certificacin
de recibo a
satisfaccin

Certificacin de
recibo a
satisfaccin

Almacenista

Almacenista

S la mercanca cumple
S la no mercanca cumple va al
procedimiento Salida por devolucin
a Proveedores del Macroproceso
Inventarios

Cumple la mercanca?.

Certificar entrada de la
mercanca.

Se certifica el recibo a satisfaccin,

con nombre, N de cdula, telfono
dependencia, y firma en la remisin.

10

Efectuar traspaso de
stock bloqueado a stock
de libre utilizacin

Se efecta
traspaso de stock
bloqueado a stock de libre
utilizacin.

N/A.

Traspaso de
stock bloqueado a
stock de libre
utilizacin

11

Autorizar al proveedor
para que facture

Informar al proveedor para que

facture.

N/A

N/A.

Almacenista

12

Certificar entrada de la
mercanca.

Se certifica el recibo a satisfaccin,

con nombre, N de cdula, telfono
dependencia, y firma en la remisin
o factura.

Certificacin
de recibo a
satisfaccin

Certificacin de
recibo a
satisfaccin

Almacenista

13

Ingresar al sistema la
Entrada de mercanca.

Efecta entrada de mercanca en el

sistema a stock.

N/A

Entrada de
mercanca a stock

Almacenista

67

#
ACT

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

SALIDA

REGISTRO

CARGO

14

Enviar al punto de
acopio factura con
soportes

Enviar al punto de acopio factura

con soportes

Factura con
soportes
entregadas

N/A

Almacenista

15

Stock de proyecto?

Se ingresa al sistema

N/A

Almacenista

16

Efectuar traspaso stock

a stock

17

Archivar Remisin o
copia de la factura.

N/A

Efectuar traspaso de
proyecto a stock propio

stock

de

Se archiva Remisin o copia de la

factura.
Fin del procedimiento

N/A
Remisin o
copia de la
factura
archivadas

traspaso de stock
de proyecto a
stock propio
Remisin o copia
de la factura
archivadas

Almacenista

Almacenista

Fuente: Autoras

Diagrama 1. Entradas de Mercanca por compra a inventario

Solicitud
escrita y
firmada
Pedido en el
sistema y copia
anexos

Hacer listas
de chequeo

1
Recibir mercanca

Remisin ( original)
o factura

2
Verificar si la mercanca
corresponde a una devolucin

Devolucin
mercanca

Impresin de
documento firmado

SI
Bien
3
Realizar ajuste de
inventario

4
Verificar la necesidad de
realizar proceso de inspeccin

12
Certificar entrada de
mercanca

Impresin de soporte
del documento firmado

13
Ingresar al sistema la
entrada de mercanca

NO
5
Se requiere proceso de
inspeccin?

11
Autorizar al
proveedor para que
facture

68

14
Enviar al punto de
acopio la factura con
soportes

En el momento de
la salida de la
mercanca fsica, se
descargue del
sistema.

SI

10
Efectuar traspaso de
stock

6
Ingresar al sistema
mercanca (stock
bloqueado)

9
Certificar entrada de
mercanca

7
Inspeccionar la mercanca

15
Stock de
proyecto ?

SI

16
Efectuar traspaso
stock a stock

SI

8
Mercanca OK?

17
Archivar Remisin o
copia de la factura.

NO

DEVOLUCION
MERCANCIA A
PROVEEDORES

69

FIN

Tabla 14. Procedimiento chequeo de cantidades de mercanca

#
ACT

ACTIVIDAD

Recibir mercanca.

Certificar entrada
de mercanca.

Se certifica entrada de Mercanca certificada

Mercanca certificada
mercanca con nombre,
con nombre, cdula,
con nombre, cdula,
cdula,
telfono telfono dependencia y telfono dependencia y
dependencia y firma en el firma en el documento firma en el documento
documento soporte.
soporte.
soporte.

Ingresar entrada
de mercanca.

Efectuar el ingreso de la
mercanca valorada en el
sistema.

DESCRIPCION
Recibir fsicamente
mercanca

SALIDA
la

Se archivan los documentos

Archivar
soportes.
documento soporte.
Fin del procedimiento

REGISTRO
Mercanca
recibida
fsicamente

N/A

Almacenista

Almacenista

N/A

Entrada de mercanca

Almacenista

Documentos soportes
archivados

Documentos soportes

Almacenista

Fuente: Autoras

Diagrama 2. Chequeo de cantidades de mercanca.

Entrada de mercanca
con documento de
soporte valorado

CARGO

Recibir
mercanca

Certificar entrada de
mercanca mercanca
Realizar chequeo de
toda la mercancia
dscargada en la bodega

Ingresar al
sistema entrada
de mercanca

Archivar documento
soporte

FIN

70

Tabla 15. Procedimiento devoluciones de mercanca a proveedores

#

ACTIVIDAD

SALIDA

REGISTRO

N/A

N/A

Si se presento remisin

N/A

N/A.

Ingresa
al
sistema
la
transaccin, para verificar si ya
se efecto verificacin factura

N/A

Visualizar
pedido

Auxiliar de
Compras

Si se verific factura

N/A.

N/A

Auxiliar de
Compras

DESCRIPCION

CARGO

ACT
1

Verificar si se tiene
remisin.

Present remisin?

Verificar si tiene
Verificacin Logstica de
Factura.
Se verific factura?

Verifica
si
el
present remisin

proveedor

Almacenista
Auxiliar de
Compras
Almacenista
Auxiliar de
Compras

Informar a Contabilidad
que tratamiento dar a la
factura.

Informa a Contabilidad el
tratamiento que se le va a dar a
la factura

Mensaje en
email

Mensaje en
email

Auxiliar de
Compras

Verificar si se realiz
pago.

Se verifica si ya se realiz el
pago

N/A

N/A

Auxiliar de
Compras

Se efecto pago de
factura?

Se efecto pago de factura

N/A

N/A

N/A

Devoluciones
de mercanca
a
Proveedores,
con referencia
al pedido o al
documento
generado en
la entrada

Vale de
salida
impreso

Mensajes de
movimientos
de mercanca
(imprimir vale
de salida)

N/A

N/A

Auxiliar de
Almacn

Vale de
salida
certificado

Vale de salida

Auxiliar de
Almacn

Vale de
salida
archivado

Vale de salida

N/A

N/A

10

11

12

13

Elaborar salida de
mercanca

Imprimir vale de salida

Entregar mercanca

Certificar recibo de la
mercanca

Archivar vale de salida

Negociar reposicin de
mercanca

Ingresa al sistema, para

elaborar salida de mercanca
devuelta al proveedor, salida
con movimiento, con referencia
al pedido o al documento
generado en la entrada.
Entrada con (libre utilizacin),
salida
(devolucin
a
proveedor), con referencia al
pedido
o
al
documento
generada en la entrada.
Ingresa al sistema,
imprimir vale de salida.

para

Entrega mercanca
Hace certificar en vale de
salida el recibo a satisfaccin
con el nombre, cdula, telfono
y firma del proveedor.
Archiva vale de salida

Negocia con el proveedor la

reposicin de la mercanca

71

Auxiliar de
Compras

Almacenista
Auxiliar de
Compras

Almacenista
Auxiliar de
Compras

Almacenista
Auxiliar de
Compras
Almacenista
Auxiliar de

devuelta por fuera del sistema.

Compras

Verifica si el proveedor puede

anular la factura de la
mercanca que se va a
devolver

N/A

N/A

Auxiliar de
Compras

El proveedor anula la factura

N/A

N/A

Auxiliar de
Compras

14

Verificar anulacin de
factura

15

Se Puede anular la
factura?

16

Solicitar anulacin de
factura

Solicita
a
Contabilidad
anulacin de la factura.

Mensaje en
email

Mensaje en
email

Auxiliar de
Compras

17

Verificar si repondr
mercanca alguna vez

Verifica
si
el
proveedor
repondr en algn momento la
mercanca devuelta.

N/A

N/A

Auxiliar de
Compras

El proveedor
mercanca

N/A

N/A

Auxiliar de
Compras

Mensaje
email

Mensaje email

Auxiliar de
Compras

N/A

N/A

Auxiliar de
Compras

Mensaje en
email

Mensaje en
email

Auxiliar de
Compras

N/A

N/A

Auxiliar de
Compras

Mensaje en
email

Mensaje en
email

Auxiliar de
Compras

N/A

Crear pedido
de devolucin
con clase de

Auxiliar de
Compras

18

Repondr la mercanca?

19

Solicitar bloqueo de
factura

20

Autorizar entrega de
mercanca en reposicin

21

22

Solicitar desbloqueo de
factura

Solicitar Nota Crdito

repondr

la

Solicitar a contabilidad el
bloqueo de la factura, teniendo
en cuenta que no se hace
devolucin de mercanca en el
sistema porque se va a utilizar
la misma factura para legalizar
la reposicin. La entrega de la
mercanca se efecta por fuera
del sistema.
Autoriza al proveedor entregar
la reposicin de mercanca
devuelta por fuera del sistema.
Una vez el proveedor haya
entregado a satisfaccin la
mercanca en reposicin, se
solicita
a
Contabilidad
desbloquear factura para el
pago.
Solicitar al proveedor Nota
Crdito correspondiente a la
mercanca que se va a
devolver. Tener en cuenta que
esto slo ocurre cuando el
proveedor no puede anular
factura y nunca repondr la
mercanca devuelta, por lo
tanto
el
pedido
queda
realmente cumplido y se
observar a travs del sistema
que hubo una devolucin.

23

Solicitar bloqueo de
factura

Solicitar a Contabilidad
bloqueo de la factura.

24

Elaborar pedido de
devolucin

Ingresa al sistema, para

elaborar en el sistema un
pedido de devolucin con clase

72

el

de documento
devolucin

25

26

Elaborar salida de
mercanca

Imprimir vale de salida

pedido

de

Ingresa al sistema, para

elaborar salida de mercanca
en el sistema, por devolucin al
proveedor,(entrada
de
mercanca
negativa-de
devolucin con referencia al
pedido de devolucin) .

Ingresa al sistema,
Imprimir vale de salida

para

Hace certificar en el vale de

salida el recibo a satisfaccin
con el nombre, cdula, telfono
y firma del proveedor.
27

Certificar entrega

Contina con el procedimiento

de Facturacin de proveedores
de bienes y servicios con
Fin del procedimiento

Fuente: Autoras

73

N/A

Vale de
salida
Impreso

Vale de
salida
certificado

documento
pedido de
devolucin
Devoluciones
de mercanca
a
Proveedores,
con referencia
al pedido de
devolucin,
(entrada de
mercancanegativa-de
devolucin)
Mensajes de
movimientos
de mercanca
(imprimir vale
de salida)

Almacenista
Auxiliar de
Compras

Almacenista
Auxiliar de
Compras

Almacenista
Vale de salida

Auxiliar de
Compras

Diagrama 3. Devoluciones de mercanca a proveedores

1
Verificar si
existe
Remision

No Conformidad de
Almacenistas

Elaborar salida de
mercanca por
devolucin a
proveedor

Remision?

SI

NO

Imprimir
documento de
salida
firmado

Verificar
factura

Entregar mercanca
Almacenista
Se verifico
Factura?

NO

Informar a contabilidad
el tratamiento que se
debe dar a la Factura.

SI

Certificar Recibo de
Mercancia.

Verificar si
se pago
Archivar Documento

SI

Pago

NO

Verificar si se
puede anular la
factura

Solicitar a
Contabilidad
la anulacin
de la Factura

NO

Se puede
anular la
factura

SI

FIN
Negociar con el
proveedor la
reposicin de la
mercancia

Verificar si se
cambia o se
repone mercancia

FIN

Autorizacin
reposicin de
mercanca

Se cambia
o repone la
mercancia?

SI

FIN

Impresin
documento
equivalente

NO

Solicitar Nota
Credito e ingresar
a sistema

FIN

74

Tabla 16. Procedimiento de ingreso de material al almacn

#
ACT

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

SALIDA

REGISTRO

CARGO

Verificar si existe el
cdigo del material en
el sistema.

Verifica si existe el cdigo del material

en el sistema para el almacn de
destino.

N/A

N/A

Almacenista

N/A

N/A

Almacenista

N/A

N/A

Si no existe el cdigo en el almacn

de destino va al procedimiento
Mantenimiento del dato maestro de
materiales, del Macroproceso de
compras
Si existe en almacn de destino se
descarga en ese almacn.

Existe el cdigo de
material?

Verificar si solicit
almacenista

Solicit almacenista
de destino?

Debe estar un almacenista encargado

de recibir la mercanca.

N/A

N/A

Almacenista

Elaborar reserva en el
sistema.

Ingresa al sistema, para elaborar

reserva en el.

N/A

Crear reserva

Almacenista

Ingresa al sistema, para imprimir dos

vales de salida.

Vales de
salida
impresos

Mensajes de
movimientos
de mercanca
(imprimir
documento de
traspaso)

N/A

N/A

Vale de
salida
certificado

Vale de salida

Auxiliar de
Almacn

Vale de
salida
entregado y
vale de
salida
archivado

Vales de
salida

Almacenista

Imprimir vale.

Verifica
si
encargado.

solicit

almacenista

Entregar mercanca
fsicamente.

Entrega fsicamente mercanca

almacn.

Certificar entrega de
mercanca.

Hace certificar el recibo a satisfaccin

en vale de salida con firma, nombre,
cdula, telfono y dependencia del
almacenista de destino.

Archivar vale .

al

Archiva vale de salida y entrega otro

vale de salida.
Fin del procedimiento

Fuente: Autoras

75

Almacenista

Secretaria
Auxiliar de
Almacn

Auxiliar de
Almacn

Diagrama 4. Ingreso de material al almacn.

Solicitud de almacn

1
Verificar si el cdigo
del material existe

2
Existe el
cdigo de
material en el
almacn?

Revisin de Ref.
existentes para
evitar duplicar
alguna

1
Creacin de nueva
referencia.

NO

1
SI

Verificar si solicit
almacenista

Firmar traslado por

quien entrega y
recibe.

5
Elaborar reserva en el
sistema.
6
Imprimir vale

7
Entregar mercanca
fsicamente

9
Archivar vale

8
Certificar entrega de
mercanca

FIN

76

Tabla 17. Procedimiento de salida de mercanca para la venta.

#
ACT

ACTIVIDAD

Elaborar salida de
mercanca en el
sistema.

Entregar
fsicamente la
mercanca.

REGISTRO

CARGO

N/A

Salida de
mercanca para la
venta

Almacenista

N/A

N/A

Auxiliar de
Almacn

Vale de salida
Impreso

Mensajes de
movimientos de
mercanca
(imprimir vale de
salida)

Almacenista

N/A

Vale de salida
certificado

Auxiliar de
Almacn

Vale de salida
y factura de
venta
archivada.

Vale de salida y
factura de venta

Almacenista

Ingresa al sistema, para

efectuar en el una salida para
la venta, con la factura de
venta
que
entrega
el
comprador .
Entrega
fsicamente
mercanca.

la

Imprimir vale de
salida.

Ingresa al sistema
imprimir vale de salida.

Certificar entrega
de mercanca.

Hace certificar el recibo a

satisfaccin
con
firma,
nombre, cdula y telfono del
comprador en el vale de
salida.

Archivar vale de
salida.

SALIDA

DESCRIPCION

para

Archiva vale de salida y

factura de venta.
Fin del procedimiento

Fuente: Autoras

Diagrama 5. Salida de mercanca para la venta.

Factura de
Venta

1
Elaborar salida de
mercanca en el
sistema.
2
Entregar
fsicamente la
mercanca
En el momento de la salida
de la mercanca fsica, se
descargue del sistema.

3
Imprimir vale de
salida.
4
Certificar
entrega de
mercanca

5
Archivar vale

77

FIN

10.3 LISTADO DE CONTROLES PARA PROCESOS DE INVENTARIO

De lo anterior se puede establecer una serie de acciones ideales de control de
inventarios. La siguiente tabla presenta una lista de acciones ideales de control de
inventarios y la notacin sobre su cumplimento actual.
Tabla 18. Lista de acciones ideales de control de inventarios.
CARACTERSTICAS PUNTOS DE VENTA y CONTROL TOTAL
S
No
Cumple
Observaciones
cumple cumple parcialmente
X
Manejo integrado de la
No se ha implementado el
facturacin y los inventarios.
sistema POS que permita
descargar directamente en
inventario al facturar.
X
Estadsticas de unidades por
vendedor.
X
Se pueden obtener estadsticas
Se cumple para algunos
por bimestre, trimestre,
productos o procesos, sin
semestre o un mes en especial.
embargo, esta informacin
no est cruzada con los
dems productos o
procesos lo cual genera
imprecisiones en la
informacin.
X
Versiones para sistemas
Monousuario o Multiusuario
garantizndole al usuario que
los programas pueden crecer
con l.
X
En sistema Monousuario
Se manejan
maneja los documentos por
simultneamente la
varias terminales
facturacin de crdito y
simultneamente, indispensable
contado, pero no por
en procesos en los que se
sistema de terminales de
requiere hacer facturas por
sistemas POS, sino
varios puntos a la vez.
manualmente
X
Totalmente en lnea y en forma
La informacin no est en
transparente.
lnea
X
Cumple enteramente con la ley
sin que usted corra riesgos.
X
Control de la informacin a
Se tienen usuarios con
travs de niveles de acceso y
diferentes niveles de
registro de los movimientos a
acceso. Solo una persona
nivel de operador.
tiene nivel de acceso
mximo
X
Recuperacin de la
En el programa se crean
informacin, en los
salvamentos que permiten
documentos, en el mismo punto
que la informacin no se
Controles

78

en que estaban cuando se

interrumpi el fluido elctrico.
(En sistemas integrados es
fundamental esta caracterstica
ya que garantiza la integridad
de la informacin en todo
momento).
Brinda Control Total de la
informacin de la empresa, lo
cual facilita el trabajo de las
reas de Despachos, Ventas,
etc.
Interfase automtica a
Contabilidad.

pierda, sino que quede en

pausa.

Manejo automtico de los

consecutivos de los
documentos.

Elaboracin de los documentos

empresariales pertinentes.

Definicin libre de informes con

los datos de los productos del
Inventario.

Facturacin de Contado.

Guarda los movimientos de

todo el ao

Permite ingresar el inventario

fsico de la Compaa con el fin
de efectuar un comparativo de
ste y el existente a ltimo
cierre en el sistema.
Se pueden realizar cierres
mensuales o diarios con el fin
de controlar la secuencia
cronolgica de los documentos
en el sistema.
De todos los listados se puede

Se utilizan algunos
listados que permiten
tener control de
referencias, pero por
puntos de venta.
Los inventarios como
aplicacin, aun no se
envan por interfase a
contabilidad, esta toma los
datos de la aplicacin pero
lo causa manuales.
Para algunos documentos
se maneja el consecutivo
automtico, otros se
numeran manualmente.
No se utilizan todos los
documentos que pueden
brindar informacin a la
empresa, solo algunos
Se elaboran formatos de
documentos con las
especificaciones que se
necesitan en un momento
dado.
Se hace facturacin de
contado, pero manual y
luego se ingresa al
sistema, para descargar el
inventario-.
El programa guarda la
informacin anual del
movimiento, y mensual se
hace mediante copias de
seguridad.
Si se realiza este
procedimiento, sin
embargo no se ejecuta
como debe ser

Se puede obtener listados

79

obtener una copia en un archivo

en disco.
Manejo de inventario
permanente.
Absolutamente seguro.
Maneja facturacin, cartera,
inventarios y estadsticas en
tiempo real.

fisicos y en disco, sin

embargo no todos los
listados que se imprimen
se guardan en Disco.

X
X

100% confiable. Posee

controles automticos de
Auditoria y verificacin de la
informacin.

Fuente: Autoras

80

Se realiza ingresos de
facturas no en el momento
en el que ocurre la venta,
pues son facturas que se
ingresan manualmente.
No se realizan con
frecuencia estos controles.
Teniendo en cuenta que
se deberian realizar cada
vez se hace un cierre, ya
sea de mes o diario.

11. CONCLUSIONES
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda
empresa: obtener utilidades. Pero si bien la obtencin de utilidades obviamente
reside en gran parte en las ventas, ya que ste es el motor de la empresa, sin
embargo, sin la funcin del inventario las ventas no operaran con efectividad,
pues se desconocera la disponibilidad real de material suficiente para poder
trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se
disuelve. En sntesis, sin inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la
micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, pues por lo general no
cuentan con registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le
ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
En todos los giros y actos de la empresa resulta de vital importancia el control de
inventarios, dado que su mal manejo se presta para situaciones tan indeseables
como el hurto continuado, as como tambin para mermas y desperdicios,
pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.
En lo desarrollado en el presente trabajo se pudo establecer que el control de
inventarios en MERCON significa una gestin de control sencilla que por efecto de
la cantidad de afiliados se convierte en complejo. El tipo de mercanca y el nmero
de referencias hace que factores de orden y control no se tengan como norma en
el proceso.
De las entrevistas, test y del proceso de observacin directa de la empresa se
obtuvo toda la informacin en el presente documento, con lo cual se cumpli con
el objetivo especfico, que buscaba conocer la estructura organizacional de la
empresa MERCON y del funcionamiento de los procedimientos y prcticas
generales.
As mismo, Se cumpli el objetivo relacionado con el planteamiento de la
metodologa ya que se analiz el manejo de inventarios en los flujogramas de
entrada de mercancas por compra, procedimiento chequeo de cantidades de
mercanca, devoluciones de mercanca a proveedores y ingreso de material al
almacn y salida de mercanca para la venta, con lo cual se determinaron las
debilidades del proceso de inventarios en MERCON.

81

Se encontraron pocas fortalezas en el proceso, algunas de las cuales son el

conocimiento del mismo por parte del personal de empleados que actualmente
labora all y del elevado grado de honestidad con que cuenta este mismo personal
con referencia al manejo de los recursos bajo su responsabilidad.

82

BIBLIOGRAFA
ARIAS, F. Introduccin a la tcnica de investigacin en ciencias de la
administracin y del comportamiento. Mxico: Editorial Trillas, 1988.
CAMACHO Pico, Jaime Alberto. Planeacin estratgica.
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER UIS. 1994.

Bucaramanga:

CDIGO LABORAL. Sustantivo del trabajo y procedimiento laboral. (2002).

Bogot: Grupo editorial LEYER.
CHIAVENATO, Idalberto. Gestin del talento humano. Mxico: Mc GrawHill, 2002.
FRED R. David. La gerencia estratgica. Bogot: Legis, 1994.
HERNNDEZ SAMPIERI, Roberto; FERNNDEZ COLLADO, Carlos; BAPTISTA
LUCIO, Pilar. Metodologa de la investigacin. Mxico: McGRAW-HILL, 1997.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Tesis
y otros trabajos de grado. Bogot: ICONTEC., 2002. 132 p. NTC. 1486 (quinta
actualizacin), 1075, 1487, 1160, 1308, 1307.
MANTILLA BLANCO Samuel Alberto. Control Interno-Estructura Conceptual
Integrada, Bogot, D.C.: Ecoe Ediciones, 1998 .
MULLER, Max. Fundamentos de administracin de inventarios. Bogot: Editorial
Norma S.A., 2003.
NONAKA y TAKEUCHI. La organizacin creadora del conocimiento. Mxico: Mc
Graw Hill, 1994.
PFEFFER J. Organizaciones y Teora de las Organizaciones. Buenos Aires: El
Ateneo, 2003.
PFEFFER, J. Ventaja Competitiva a Travs de la Gente: Cmo desencadenar el
poder de la fuerza de trabajo. Mxico: CECSA, 1996.
PFEFFER, J. La Ecuacin Humana: La Direccin de Recursos Humanos Clave
para la Excelencia Empresarial. Barcelona: Gestin 2000 y Aedipe, 1996.
PUCHOL, L. Direccin y Gestin de Recursos Humanos. 3. Edicin. Madrid, Daz
de Santos, 1997.
83

ANEXOS

84

Anexo A. Formato de entrevista semiestructurada sobre el manejo de

inventarios de la empresa Mercantil de Confecciones Ltda. MERCON
DATOS DE IDENTIFICACIN DEL EMPLEADO

NOMBRE Y APELLIDOS: (Opcional) _______________________________________________

CARGO QUE OCUPA: ___________________________________________________________
CATEGORA O CLASIFICACIN DEL CARGO: Directivo____ Profesional o tcnico____
Auxiliar o administrativo____ Operativo____ Otro, cul?________________________________
ANTIGEDAD EN EL CARGO:____________________________________________________
ANTIGEDAD EN LA EMPRESA:_________________________________________________
LTIMO GRADO DE ESCOLARIDAD: Primaria____ Bachillerato____ Tcnico____
Profesional____ Postgrado____ EDAD_______________________________________________
SEXO: Masculino___ Femenino____
TIPO DE CONTRATO: Trmino indefinido____ Temporal____

Las siguientes preguntas son para que Usted nos suministre su percepcin acerca del manejo que
de los inventarios se hace en la empresa MERCANTIL DE CONFECCIONES LTDA MERCON.
1. Cules son las funciones de su cargo?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________
2. Qu proporcin de tiempo dedica a cada funcin?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3. Dentro de su cargo realiza funciones relacionadas con el manejo de inventarios?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________
4. Cules son las funciones relacionadas con el control de inventarios que Usted realiza?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________
5. El desarrollo de sus funciones relacionadas con el manejo de inventarios implica el
cumplimiento de algn parmetro tcnico establecido por la empresa? De ser as comente
cul:
_________________________________________________________________________

85

6.

7.

8.

9.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________
La empresa ha establecido algn sistema de control que permita verificar con regularidad
el cumplimiento de la actualizacin constante de los registros y manejo de inventario? De
ser as comente cul:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________
Existen parmetros para la conservacin fsica adecuada de las materias primas y bienes
de la empresa, tales como adecuado bodegaje, proteccin de la intemperie o de
condiciones ambientales o climticas, etc. de conformidad con las particulares
caractersticas de dichas materias primas y bienes de la empresa? De ser as comente
cules:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________
El manejo de inventarios implica rendir algn informe a la gerencia o a las dems
dependencias de la empresa?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________
Mencione la periodicidad de los informes sobre el control de inventarios y si dichos
informes deben cumplir algn parmetro tcnico establecido por la empresa.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________

Categoras de anlisis:
Preguntas
1y2
3y4
5
6
7
8
9

Categoras de anlisis
Funciones generales
Funciones especficas relacionadas con el manejo de inventarios
Parmetros tcnicos
Sistemas de control
Parmetros de conservacin fsica
Informe a Gerencia
Periodicidad y tcnicas de informes

86

Anexo B. Formato de test de verificacin aplicable a los sistemas de

manejo de inventarios de la empresa Mercantil de Confecciones Ltda.
MERCON
La siguiente informacin es de carcter objetivo, en consecuencia slo se registra la informacin
que se verifica de manera precisa y que no obedece a la percepcin subjetiva de quien la
suministra o recoge.
1. Cuntas personas estn a cargo de las funciones de manejo de inventarios?________
2. Si se verifica que el o los funcionarios encargados de inventario desarrollan otras funciones
diferentes, describa la proporcin dedicada al manejo de inventarios respecto de las dems
funciones y describa si dicha proporcin es de tiempo o de funciones:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. El manejo de inventarios est a cargo de personal dedicado de manera exclusiva a
dichas funciones?: Si________ No _______
4. Qu componentes del manejo de inventarios se abarcan?:
a) registro de entradas_______ b) registro de salidas_______ c) inventario inicial_______
d) inventario final______ e) registro de devoluciones________
5. Bajo qu parmetro tcnico se administran los inventarios?
a) PE, PS______ b) UE, PS______ c) Promedio ponderado______
6. Qu sistema de control se ha establecido para la actualizacin constante de registros y
manejo de inventarios? a) Documento nico de produccin DUP______ b) Informe segn
reas de produccin______ c) informe segn materiales______
7. Qu parmetros y condiciones adecuadas se tienen en cuenta para la conservacin y
rotacin de materia prima y de bienes?
a) bodegaje selectivo segn caractersticas del material______ b) bodegaje selectivo
segn vida til del material______ c) bodegaje selectivo segn rotacin por demandas de
produccin______ d) revisin peridica de condiciones fsicas, qumicas y ambientales del
sitio de bodegaje______
8. El manejo de inventarios implica rendir algn informe a la gerencia o a las dems
dependencias de la empresa? Si______ No______
9. La periodicidad de los informes sobre inventarios es:
a) quincenal_____b) mensual______c) trimestral______ d) semestral______
10. Qu parmetro tcnico ha establecido la empresa para los informes sobre inventarios?
a) Documento nico de produccin DUP______ b) Informe segn reas de
produccin______ c) informe segn materiales______
Categoras de anlisis:
Preguntas
1y2
3y4
5
6
7
8
9 y 10

Categoras de anlisis
Funciones generales
Funciones especficas relacionadas con el manejo de inventarios
Parmetros tcnicos
Sistemas de control
Parmetros de conservacin fsica
Informe a Gerencia
Periodicidad y tcnicas de informes

87

Anexo C. Formato de test de verificacin aplicable a inventarios de la

empresa Mercantil de Confecciones Ltda. MERCON
La siguiente informacin es de carcter objetivo, en consecuencia slo se registra la informacin
que se verifica de manera precisa y que no obedece a la percepcin subjetiva de quien la
suministra o recoge.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Fecha y periodo de verificacin________________________________

Registro del bien, producto o materia prima. Defina__________
Se verifica inventario inicial? Si____________No_________
Se verifica inventario final? Si____________No_________
Se verifica registro para todos los periodos de anlisis de este test?
Si____________No_________
Se verifica informe para todos los periodos de anlisis de este test?
Si____________No_________
Se verifica tcnica reconocida para el registro de inventario?
Si____________No_________Cul?_______________________________
Se verifica tcnica reconocida para el informe de inventario?
Si____________No_________Cul?_______________________________
Observaciones adicionales:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________

Categoras de anlisis:
Preguntas
1
2
3, 4, 5, 6 y 7
8

Categoras de anlisis
Rango de tiempo de la muestra
Descripcin del bien
Cumplimiento de parmetros tcnicos
Informe a Gerencia

88