BOLETN No.

3 - AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS

Concepto
La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa
para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la
realizacin de sus objetivos.
Objetivo
Es examinar las actividades que la integran, con el propsito de mejorar los controles
operativos componentes y la propia eficiencia en desarrollo de dichas actividades.
Metodologa
En este boletn se dan algunas orientaciones concretas para llevar acabo la auditoria
operacional de compras.
1. Familiarizacin
a) El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando
a
cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la
operacin de compras en el flujo de las operaciones.
2. Visita a las Instalaciones
a) Inspeccionar las instalaciones de compras, e incluyendo todas las reas de
recepcin,
almacenaje, etc.
3. Anlisis Financiero y de Informacin operativa
a) Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como
externo.
b) Estudiar cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en
valores.
c) Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible
con los de empresas similares.
4. Entrevistas
Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer como se realiza
las
operaciones de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las
compras
y verificar la aplicacin de las polticas en esa rea.
5. Examen De La Documentacin
a) Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores,
requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de
casos
significativos, etc.
b) Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los
mtodos de compra, por ejemplo, compras de volumen, determinacin del lote
econmico de compras, alternativas de compras o fabricar, etc.
c) Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores
cuando el volumen de las compras permita esta prctica.
6. Resumen y discusin previa de los problemas detectados

a) Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que

permitan
captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado.
b) Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a
medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de
la empresa, motivar su participacin y afinar la interpretacin del auditor.
7. Elaboracin del informe
A continuacin se insertan algunos aspectos concretos sobre los que puede
informarse en
una auditoria operacional de compras:
Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre
las
mismas.
Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se
compren.
Ausencia de los registros para control de las alternativas de abastecimiento de
algn
artculo (archivo de proveedores).
Inadecuado control del personal de compras.
BOLETN No.4 - AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS
Los propsitos del presente Boletn son:
1. Establecer el concepto bsico y el alcance que se le dar para los efectos
particulares.
2. Orientar respecto a manera en que se puede tomarse de los resultados obtenidos
en la
auditoria operacional de ventas.
Concepto Y Alcance De La Operacin De Ventas
La operacin de ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
satisfacer las necesidades y deseos de los clientes.
La operacin de ventas comprende las siguientes actividades
1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro de los
objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
2. Participar en el establecimiento de las listas de precios.
3. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y
establecer
condiciones de pago.
4. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
5. Vigilar la correcta secuencia de las ventas desde el movimiento en que se coloca
un
pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con oportunidad y a
satisfaccin del interesado.
6. Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar
la
efectividad de ambos.

7. Realizar promociones de ventas.

8. Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumplimiento de
las
polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.
Metodologa
En el boletn No. 2 esta comisin establece la metodologa general para la auditoria
operacional, la cual es aplicable a la auditoria de ventas, los procedimientos deben
determinarse fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de
la
empresa y por el criterio del auditor.
Los aspectos particulares de la metodologa se comentan a continuacin:
1. Familiarizacin.
a) En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de aspectos que se
pretendan estudiar, la falta de adecuacin de los objetivos especficos de ventas con
los
generales de la empresa.
b) La familiarizacin puede llevarse acabo investigando, entre otros, las
caractersticas y
estratificacin de los siguientes aspectos.
Los productos que vende la empresa; los mercados que surte, sus competidores;
la
porcin del mercado que absorbe; sus canales de distribucin; el nmero de clientes
que maneja
Estudio de los expedientes, de auditoria, informes y cartas de recomendaciones o
sugerencias, cuando esto sea aplicable.
2. Visitas a las instalaciones
Inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y sus nexos con los
departamentos de (compras, produccin, publicidad, facturacin, almacenaje,
embarques,
crdito y cobranzas).
3. Investigacin y anlisis financiero y de informacin operativa
Anlisis de la informacin tanto interna como externa. Comparacin de las ventas con
las
efectuadas con aos anteriores, apreciando su tendencia y aplicacin de razones
financieras.
4. Entrevistas
Elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan conocer como se
realiza
la operacin de ventas. Es conveniente la elaboracin de diagramas de flujos para ver
la
secuencia de la operacin.
5. Examen De La Documentacin
Seleccin de los productos ms importantes de la empresa y determinar:
Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y
planes
previos.
Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos.

Revisin de los costos de los canales de distribucin, en comparacin con los

volmenes de ventas de cada uno.
Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener
una
idea general de la forma como se atienden las ventas.
6. Resumen y discusin previa de los problemas detectados.
Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe
desarrollarse
a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia.
7. Elaboracin del Informe
Elaboracin de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una
recapitulacin de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar
hallazgos.
8. Informe
En el boletn No. 2 se establecen los lineamientos bsicos para el informe de la
auditoria operacional. A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos
que
pueden informarse como resultados de la auditoria operacional de ventas.
Falta de definicin, de objetivos para la operacin de ventas y carencia de
polticas;
incumplimiento con objetivos y polticas; falta de vigilancia.
Desconocimiento del mercado y de la competencia.
Incentivos inadecuados en funcin al volumen de compras de los clientes y falta
de
informacin sobre los costos relativos.
Sistemas y distribucin inadecuada.
BOLETN No.5 - AUDITORIA OPERACIONAL DE COBRANZAS
La operacin de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa
para la recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron
proporcionados a sus clientes mediante el uso de su crdito.
Actividades bsicas que la integran
Llevar a cabo la prosecucin de la cobranza, utilizando los medios que se consideren
convenientes, tomando en cuenta las condiciones particulares de cada cliente
(estados de cuenta, cartas, recordatorios, cartas de insistencia, llamadas telefnicas,
telegramas, visitas, entrevistas personales, redocumentaciones, agencias de
cobranzas, abogados, etc.) y dejar constancia de los resultados de la misma.
Objetivos de la Auditoria Operacional de Cobranzas
Promover la eficiencia de las actividades que integran esta operacin.
Metodologa
Para realizar la auditoria operacional de cobranzas, como para la de cualquier otra
operacin, la metodologa y las tcnicas de que dispone el auditor son similares. Sin
embargo, se comentan los siguientes aspectos:
Investigacin y anlisis

Obtencin de la informacin que se considere necesaria para formarse un juicio

adecuado de
la situacin operacional de cobranzas, como relacin de saldos de clientes,
antigedad de los
mismos, rotacin de las cuentas por cobrar, importes cobrados peridicamente,
consumos
anuales de clientes, experiencias crediticias de los clientes, gastos fijos y variables de
la
cobranza.
Entrevistas
Elaboracin de guas de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer cmo se
realiza la
operacin de cobranzas.
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de
cobranzas para
conocer las actividades que realizan, las cargas del trabajo, el nivel de preparacin del
personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos
vigentes.
Consiste en la elaboracin del informe de la auditoria operacional. Conviene destacar
en este
proceso la necesidad de comprobar continuamente la informacin obtenida y
cuantificar,
cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que sern incluidos en el
informe.
Informe
Los elementos bsicos que debe contener el informe de la auditoria operacional de
cobranzas
son los que se mencionan a continuacin:
Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos involucrados en
la
operacin.
Comentarios sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanizacin.
Incluye desde
archivos hasta la elaboracin de correspondencia y sistematizacin parcial o total de
la
operacin.