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APLICACIN DEL

ENFOQUE SISTMICO
EN LAS
ORGANIZACIONES
RAY JONATHAN
PAJARES TIMOTEO

Introduccin
A continuacin se va a analizar la problemtica de una
empresa que ha crecido muy rpido en tan poco tiempo
pero no sabe porque sus ganancias son muy bajas, para
ello vamos a aplicar el enfoque sistmico en la empresa
analizada a continuacin. Esperando que este enfoque
sirva para aclarar casos similares en alguna otra
organizacin. Gracias.

ZVE COORPORACION
Solucionar un problema empresarial

ZVE Corporacin, es una empresa dedicada a la Publicidad - Eventos - Logstica, tiene sedes en
diferentes partes del pas, su principal cede esta en nuestra localidad Lima. La empresa ha
crecido y ahora cuenta con 5 locales en el pas en tan solo 5 aos, y ofrece una amplia
variedad de servicios para sus diferentes lneas. La empresa ha aumentado sus ventas y
clientes, pero los pronsticos de la ganancia de las ventas anuales son muy desalentadoras,
hasta parece que la empresa est en perdida, y en comparacin con sus competidores es una
de las ms reconocidas. La gerencia opto por invertir ms en marketing y publicidad para la
empresa en estos ltimos aos, para revertir la tendencia a la baja en las ganancias que se ha
ido dando.
En recientes reuniones con la gerencia se le planteo la implementacin de un sistema integral
para poder llevar el control de los gastos y proyectos que genera la empresa, tambin para
minimizar costos y entrega en menor tiempo de pedidos, pero la gerencia no lo vio muy
rentable por la inversin que esto implicara, la empresa no utiliza un sistema integral, no
tiene un servidor central, todo se maneja por el computador pero solo utilizan hojas de clculo
para llevar sus cuentas y llevar el control de proyectos. Adems los clientes exigen cada vez
ms que sus entregas y cobros sean ms exactos y en menos tiempo.
La gerencia planteo que sera ms factible contratar ms personal en las reas donde hay
mayor demanda de trabajo, ya que esta opcin tendra menor inversin y ayudara a agilizar el
proceso de cada rea. Con esta decisin no hubo ninguna mejora para la empresa, se sigue
demorando en la fabricacin, el tiempo de entrega del producto y en generar los costos reales
del proyecto.
El gerente se vio en la necesidad de optar por la solucin expuesta por el personal de sistemas,
pero sabe que esto implicara una gran inversin y a su vez el cambio de utilizar un sistema
integral, mucha gente de las diversas reas se resistiran al cambio, sin embargo el bajo
resultado de las ganancias hizo que suavizara su posicin. Adems el gerente se da cuenta que
en la actualidad la gran mayora de empresas competidoras ya utilizan un sistema integral, por
ms pequeo que sea.
Un equipo integrado por gerentes, administradores y analista de sistemas, realizaron un
estudio respecto a la factibilidad de implementar un sistema integral en ZVE Corporacin, el
equipo de estudio hizo observaciones respecto al proceso de cada rea, y entrevisto a
operarios, tcnicos, diseadores, jefes, administradores y otros empleados. Con base a un
anlisis de los requerimientos de los usuarios de cada rea, el equipo propuso un mejor
sistema, un sistema integral web, por los requerimientos y el tiempo de entrega a los clientes
que exigen hoy en da, tambin para tener de forma inmediata y exacta el reporte de las
ganancias y prdidas. Despus de revisar el estudio de factibilidad, la gerencia enfrenta una
importante decisin empresarial.

Definicin del Problema


Varios dejan claro que existe un problema serio en la empresa ZVE Corporacin.
1. Sntomas del desempeo de la empresa. Las ventas han aumentado rpidamente
cada ao, pero las ganancias van a una tasa ms lenta que la de aos anteriores. El
desempeo de las diferentes reas no est cumpliendo el objetivo de la empresa de
incrementar las ganancias, con el fin de solventar la empresa y mejorar su
participacin en el mercado. Las ventas actuales no estn cumpliendo los pronsticos
de las ganancias anuales.
2. Sntomas de niveles mnimos de la empresa. Los empleados estn dedicando
demasiado tiempo a elaborar y cuadros de costos y ventas. No estn brindando un
adecuado esfuerzo a sus funciones, que perjudica a los clientes, quienes no estn
recibiendo un servicio inmediato y una atencin personal.
3. Sntomas gerenciales. Los gerentes corporativos y de tienda estn dedicando
demasiado tiempo a la obtencin de informacin necesaria, o estn tomando
decisiones con base en informacin inadecuada. Los gerentes no estn dedicando
suficiente tiempo a marketing, planeacin y otras obligaciones.

Declaracin del problema


A los gerentes, diversas reas y clientes se les estn suministrando productos y servicios de
informacin inferiores. El lento procesamiento de las transacciones de la empresa perjudica
seriamente el desempeo de las diferentes reas de la empresa, lo que en algn momento va
a limitar los esfuerzos de las ventas y va a perjudicar el servicio al cliente. Los gerentes no
estn recibiendo el tipo de informacin sobre desempeo de las diversas reas que ellos
necesitan, y estn dedicando demasiado tiempo a tratar de adquirir dicha informacin, lo que
reduce el tiempo que se emplea en otras obligaciones gerenciales. Por estas razones, han
resultado perjudicados la calidad de las decisiones y el desempeo de las diversas reas de la
empresa.
Declaracin de requerimientos empresariales
Las sesiones de planeacin a largo plazo con el gerente y un grupo de consultora gerencial
identificaron un papel estratgico para los sistemas de informacin en la empresa. Se
desarroll un plan estratgico a largo plazo que recalcaba la necesidad de utilizar tecnologa de
sistemas de informacin para reducir el costo de hacer negocios de la empresa y para mejorar
los productos y servicios que la empresa ofrece y as obtener un mejor resultado en las
ganancias. Se identificaron sistemas web como una posible plataforma para respaldar este
papel de los sistemas de informacin. Otras posibilidades incluyen sistemas avanzados ERP en
marketing, distribucin y otras reas. El plan tambin define otros requerimientos
empresariales que deberan lograr los nuevos sistemas de informacin, los cuales son:
1. Respaldar la informacin personal de cada usuario,
2. Adaptar la informacin para respaldar las necesidades de toma de decisiones de los
gerentes,
3. Integrar e interconectar los recursos y las aplicaciones de los sistemas de informacin para
incrementar la eficiencia y la agilidad de la empresa en el mercado.

Resumen de soluciones alternativas


A continuacin solo presento 2 soluciones, para no extender el tema.
Solucin 1: mantener el sistema actual de informacin para el procesamiento y anlisis de las
diversas reas. Contratar ms empleados para mejorar la rapidez en las funciones que
demanden mayor carga de trabajo y as brindar un mejor servicio a los clientes. Contratar ms
asistentes de gerencia para cubrir las funciones que demande la recopilacin de informacin y
as el gerente pueda cumplir sus funciones reales.
Solucin 2: desarrollar un nuevo sistema Integral Personalizado de informacin utilizando
tecnologa web. Los sistemas web permitirn recopilar la informacin ingresada de cada rea y
as mostrar un resultado exacto, a su vez podr compartir informacin necesaria con sus
clientes, todo esto se realiza de forma rpida, y en lnea, permitiendo de esta forma que la
empresa proporcione un mejor servicio al cliente y obtendr resultados reales. El nuevo
sistema tambin facilitara a los gerentes la recepcin de respuestas inmediatas a solicitudes
de informacin de gastos y ventas de los proyectos, adaptadas a sus necesidades.

Evaluacin de soluciones alternativas


Evaluacin de la solucin 1.
Ventajas.
1. Bajos costos de puesta en marcha para capacitacin del nuevo personal.
2. Sistema manual simple, fcil de usar por parte de los trabajadores.
3. Se espera organizacin en las diversas reas y as entregar a tiempo un resultado ms
exacto, tanto para la gerencia como para los clientes.
4. La informacin adaptada a gerencia por parte de sus asistentes debera llevar a un
mejor uso del tiempo gerencial y a una mejor toma de decisiones.
Desventajas.
1. El elevado costo operacional se incrementa, debido a la contratacin de nuevo
personal.
2. El riesgo de prdida de informacin sigue siendo notable, ya que cada personal
interpreta la informacin a su manera.
3. El control de productos para la fabricacin sigue siendo inexacto.
4. La informacin sobre el desempeo de cada rea siempre tendr varios das de
antigedad.
5. No encaja en los planes de la organizacin de utilizar tecnologa de sistemas de
informacin para reducir costos e incrementar las ganancias y mejorar el servicio.
Evaluacin de la solucin 2.
Ventajas.
1. Costos operacionales relativamente bajos para operaciones y mantenimiento.
2. Sistema Integral personalizado web fcil de utilizar, muy amigable para el usuario
usando tecnologa actual ampliamente aceptada.

3. Procesamiento rpido de las transacciones que las diversas reas generan por parte de
los empleados utilizando el sistema web.
4. Informacin actualizada sobre desempeo de cada rea, estar a disposicin
inmediata del gerente o administradores.
5. Mayor control de los productos de almacn, ya que estos se entregaran para un
proyecto determinado.
6. Mejorar el proceso de fabricacin, evitando cuellos de botella y desperdicio de
material.
7. Se espera un aumento en las ganancias debido a la calidad del proceso para las ventas
y servicio personal a los clientes y a un mejor uso del tiempo gerencial.
8. La informacin adaptada a la gerencia, con base en datos actualizados, y disponible a
solicitud, debera conducir a una mejor toma de decisiones.
9. Diseada para integrar las 3 lneas que tiene la empresa publicidad, eventos, logstica.
10. Encaja en los planes de la organizacin de utilizar tecnologa de sistemas de
informacin para reducir costos y mejorar las ventas y el servicio.
Desventajas.
1. Elevados costos de puesta en marcha de hardware, software y el desarrollo e
implementacin del nuevo sistema.
2. Algunos empleados se muestran renuentes a utilizar la tecnologa, por medio del
sistema web, ya que no estn acostumbrados a manejar un sistema.

Razn principal para la solucin seleccionada


ZVE Corporacin, debera desarrollar un sistema integral personalizado basado en la tecnologa
web. Esto permitir un procesamiento rpido de las transacciones efectuadas por las diversas
reas, integrando las 3 lneas que maneja la empresa y esto va a proporcionar a la gerencia y
administradores, informacin oportuna adaptada a sus necesidades. Los empleados tendrn
ms tiempo de realizar sus funciones y brindar informacin y atencin personalizada a los
clientes.
El costo que demanda este proyecto es alto, pero vale la pena frente a las diversas ventajas
que se va a obtener con los resultados, ya que se va a poder integrar toda la empresa con un
mismo fin, obteniendo mejoras significativas y un mayor control y eficacia en las entregas.
Ahora el sistema web para ZVE Corporacin requiere disearse e implementarse.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Como hemos podido observar en el caso anterior, hay muchas empresas que se resisten a
utilizar la tecnologa, ya que cuando iniciaron sus funciones nunca necesitaron de un sistema
para comenzar su negocio, las personas que acompaan a estas empresas desde sus inicios les
resulta difcil adaptarse al cambio, el ser humano no lo puede hacer todo, hay clculos y
funciones que la tecnologa actual nos va a ayudar a mejorar el desempeo de nuestra
organizacin y poder de esta manera mejorar el servicio y la organizacin de la empresa.
La tecnologa se ha convertido hoy en da uno de los ejes fundamentales para avanzar en el
crecimiento y desarrollo de la empresa, tambin mejorar en la atencin a nuestros clientes ya
que sin ellos las empresas no existiran.

BIBLIOGRAFA
http://sistemas.aulauigv.com/