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Mdulo 1
ndice
Tema 1: Conceptos bsicos sobre hojas de clculo ......................................................... 4
1.1
1.2
1.3
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Alineacin ................................................................................................................... 30
Aplicacin de bordes................................................................................................... 30
3.8
3.9
4.2
4.3
4.4
Mdulo 1
FILAS
1
2
CELDA
3
4
Las columnas estn distribuidas de forma vertical y cada una de ellas, por lo general,
est rotulada con una letra o combinacin de estas; as, por ejemplo, tenemos las
columnas A, B, C,, AA, etc. Por otro lado, las filas estn distribuidas de forma
horizontal y estn rotuladas con nmeros.
La interseccin de una columna y una fila constituye una, un espacio destinado a
almacenar la informacin de la hoja de clculo. Las celdas son rotuladas tomando en
cuenta la letra de la columna y el nmero de la fila (en ese orden), por ejemplo: A1,
C1, B10, AA1200. etc. As, C1 es el rtulo (direccin o referencia) de la celda que se
encuentra en la columna C y la fila 1.
En cada celda podemos ingresar datos numricos, alfanumricos, frmulas o
funciones. Por ejemplo:
Datos
Ejemplos
Numrico
Alfanumrico
Frmula
=2+4.25, =A2+C20,
Funcin
=SUMA(A2:B8), AHORA(),
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2.
3.
Mdulo 1
4.
Mueva el mouse hacia la derecha y haga clic sobre Microsoft Office Excel
2007.
5.
Una vez que haya realizado estos pasos observar la pantalla inicial de MS Excel.
Mdulo 1
Observemos
El Excel 2007 presenta la cinta de opciones como un fichero donde
cada ficha muestra, adems del nombre, los controles agrupados
para poder tener a la mano: botones, galeras y contenido de los
cuadros de dilogo que estn todos relacionados con una tarea en
particular que se quiere realizar.
Tambin est el caso de una ficha especfica, por ejemplo: Vista
preliminar, que se muestra dentro de las opciones en el men del
botn de Office. La ubicamos?
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Filas (5)
Representa una lnea horizontal de la hoja. Estn etiquetadas con nmeros en
orden ascendente. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,..., 1048576 (1048576 filas).
Columnas (6)
Representa una lnea vertical de la hoja. Estn etiquetadas con letras de la
siguiente forma: A, B, C, D,..., Z, AA, AB, AC, AD,..., AZ, BA, BB, BC, BD,...,
BZ,..., IA, IB, IC, ID,..., IV,, XFD (16384 columnas).
Celdas (7)
Se genera por la interseccin de una columna con una fila. Una celda contiene
un solo dato de informacin de la hoja de clculo.
Hoja (8)
Una hoja de clculo es una cuadrcula rectangular compuesta de columnas, filas
y celdas. Una o ms hojas forman un libro de Excel.
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Mdulo 1
Con el mouse, haga clic directamente sobre una de las fichas de la cinta de
opciones y dentro de ella sobre un botn, cuadro de dilogo o galera que se
muestre.
Con la tecla [Alt], presione la tecla [Alt], aparecern unos nmeros encerrados
en un recuadro en cada comando de la barra de acceso rpido y una letra por
cada ficha de la cinta de opciones. Conforme escribamos estas letras se irn
abriendo os grupos y comandos. Por ejemplo: presionando la tecla [Alt]
escribimos [M] [S] se abrir finalmente el cuadro de dilogo Insertar funcin,
donde escogeremos una de ellas. Observe que las letras aparecen para
identificar los grupos o botones que se van abriendo.
Con teclas de mtodo abreviado, una combinacin de teclas que algunos
comandos tienen. Para identificarlas coloque el mouse sobre uno de ellos y
aparecer un recuadro con la secuencia. Por ejemplo: dentro de la ficha
Frmulas, colquese sobre el botn Insertar funcin (sin presionarlo), aparece
el mensaje: Mays+F3, presione esas teclas y se abrir el cuadro de dilogo
Insertar funcin.
Con el men contextual, sitese en la celda u objeto al que desea aplicar el
comando, haga clic con el botn derecho del mouse y obtendr un men de
opciones con los comandos ms comunes e inmediatos.
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Desplazamiento largos
Teclas
Fin +
Fin +
Fin +
Fin +
Re Pg
Av Pg
Alt + Re Pg
o
Alt + Av Pg
Accin
Hacer clic en la
etiqueta para
desplazarse a la
hoja seleccionada
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14
2.6.2
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Mdulo 1
Figura 16
Haga clic sobre la etiqueta de la hoja con el botn secundario del mouse y
seleccione la opcin Cambiar nombre.
Ejercicio sugerido 1:
Luego de haber revisado su material de estudio, le proponemos realizar
el siguiente ejercicio:
1.
2.
3.
16
Ingrese a Excel
En el libro en blanco, que por defecto muestra Excel, nombre las
tres hojas as:
Hoja 1 Base
Hoja 2 Tarifas
Hoja 3 Rutas
Inserte una hoja nueva entre las hojas 2 y 3 y nmbrela:
Repartidores.
4.
5.
6.
b.
c.
Para crear un libro basado en una plantilla haga clic en las opciones que se
encuentran debajo de En blanco y recientes de la seccin Plantillas.
d.
Haga clic en alguna plantilla que considere le pueda ayudar y haga clic en Crear.
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Mdulo 1
En la Barra de acceso rpido haga clic en el botn Guardar o elija Guardar del
men de Office, se abrir el cuadro de dilogo Guardar como:
b.
18
c.
d.
Para guardar el archivo que est trabajando tambin puede usar las
teclas CTRL + G.
Para cerrar todos los libros abiertos sin salir del programa, mantenga presionada
la tecla Shift y haga clic en Cerrar todo del men principal de Office.
Haga clic en el botn de Office y en el men haga clic sobre el botn Salir de
Excel
, luego de lo cual se cerrarn todos los libros abiertos uno por uno.
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Mdulo 1
En este cuadro, utilice la lista desplegable (1) para ubicar la unidad o carpeta
donde se encuentra el libro deseado y haga doble clic sobre ella.
Una vez ubicado el libro, haga doble clic sobre l (2), o seleccinelo, con un clic,
y presione el botn Abrir (3).
20
Finalmente, haga clic en el botn del cuadro Abrir (3) de la figura 21 o presione la
tecla ENTER.
Recuerde que para seleccionar una lista de archivos adyacentes de una
misma carpeta debe:
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Mdulo 1
Nota: Para eliminar algn documento reciente de la lista, haga clic sobre el cono (4)
de la figura 23.
Seleccin de celdas
Las celdas se seleccionan individualmente o como un rango para introducir datos
en ellas o para aplicar algn comando a todo el conjunto de celdas
seleccionadas.
22
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Mdulo 1
Ejercicio sugerido 2:
Luego de haber revisado su material de estudio, le proponemos realizar
el siguiente ejercicio:
Ingrese a la plataforma educativa PUCP PAIDEIA y descargue el archivo
Prctica. Haga lo que se le indica en la hoja Instrucciones.
Si tiene dudas, revise nuevamente su material o consulte a su tutor.
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Escriba el dato en la primera celda del bloque seleccionado, luego presione Ctrl
+ ENTER.
Otra forma de ejecutar el copiado en un rango de celdas:
o utilizar el TIP de
Haga clic en el botn de Copiar
combinar las teclas CTRL + C.
Seleccione el intervalo de celdas en el que desea copiar el dato.
o utilice el TIP de
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Haga doble clic sobre la celda que contiene el dato que desea corregir.
Realice las correcciones pertinentes del caso y luego presione la tecla ENTER
para ejecutar la correccin.
3.5.1
El dato constante
Dato ingresado directamente en la celda como: un valor numrico, fecha,
hora, texto, etc. Estos datos, una vez ingresados, no variarn mientras no se
modifiquen sus contenidos. A continuacin, se describen los tipos de datos
constantes.
Valor numrico
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Para utilizar las fechas y horas como parte de una frmula, tendr que
ingresarlas entre comillas dobles.
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Ejercicio sugerido 3:
Aunque frmulas y funciones es un tema del mdulo 2, intente
el siguiente ejercicio:
Haga lo mismo que lo mostrado en la figura 33 pero con datos y
formato de hora. Observe que aqu va a restar horas y minutos,
por lo tanto, el resultado estar en esas mismas unidades.
Si tiene dudas, revise nuevamente su material o consulte a su
tutor.
28
Dato texto
3.5.2
Dato frmula
Es un conjunto de elementos que a su vez pueden ser datos que forman
expresiones que nos permiten hacer clculos, por lo tanto hacen referencia a
otras celdas que tambin tienen datos, los mismo que se enlazan con
operadores aritmticos, funciones, valores, nombres de celda, etc. En el
siguiente mdulo trabajaremos con este tipo de dato.
ASCII: Se refiere a los nmeros, smbolos, signos, conectores, etc. que se obtienen combinando
ALT+ los diferentes nmeros a partir del 1. Ejemplo: con ALT+64 obtenemos @.
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Mdulo 1
3.6 Alineacin
Para alinear el contenido de una celda seleccione la(s) celda(s) que desea alinear y
utilice los botones que aparecen en el grupo Alineacin de la cinta Inicio. Asimismo
puede abrir el cuadro de dilogo si hace clic donde indica la flecha. Observe en la
figura que el dato numrico 123 en la celda B13 tiene alineacin vertical superior.
Recuerde que, por defecto, el programa Excel alinea en la celda: los textos y datos
alfanumricos a la IZQUIERDA, y los datos numricos a la DERECHA.
30
1.
2.
En la cinta Inicio, seccin o grupo Fuente, haga clic sobre el men desplegable
Bordes.
3.
En la parte superior llamada Bordes, del men, estn las diferentes formas y
posicin de los bordes.
4.
En la parte central se encuentra una parte llamada Dibujar bordes que nos
permite, como su nombre lo indica, trazar o dibujar uno a uno los bordes de las
celdas, borrarlos, cambiarles el color o el estilo del borde. En cada opcin se
abrir un pequeo men. Hasta aqu, si hace clic directamente, aplicar el
formato automtico que viene por defecto (color y grosor de borde)
5.
Pero si desea personalizar el estilo del borde, vea que en la parte inferior est el
botn Ms bordes, haga clic all y se abrir el cuadro de dilogo Formato de
celdas, donde, como ya hemos visto, hay otros aspectos del estilo que podemos
cambiar tambin, como color y grosor.
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Mdulo 1
Nota: Hasta aqu podemos decir que para cambiar el formato de una celda tenemos
dos mtodos:
1.
2.
Haciendo clic en los lugares resaltados en la siguiente figura, con lo cual siempre
se abrir el cuadro de dilogo: Formato de celdas de la figura 38. Solo
tendremos que escoger la ficha correspondiente. (Ver crculos).
6.
Entonces, si desea cambiar el color a los bordes, puede utilizar cualquiera de los
dos mtodos explicados lneas arriba. En ambos casos llegar a la paleta de
colores:
7
7.
32
En la zona Borde escoja la posicin del borde en la celda y aplique. Luego haga
clic en Aceptar.
8.
2.
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3.
Escoja el color que desea aplicar o haga clic en (3) para otros efectos. Incluso
hay opcin de trama.
4.
2.
34
Ejercicio sugerido 4:
Luego de haber revisado su material de estudio, le proponemos realizar el
siguiente ejercicio:
1.
2.
3.
Igualmente para las hojas Tarifas y Rutas ingrese los datos y aplique el
formato mostrado, respectivamente:
Guarde el libro.
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2.
Vertical
Horizontal
Figura 45
Ajustar al. Use esta opcin si desea obtener una impresin a una
escala diferente de la normal (100%).
Ajustar a. Indique aqu el nmero de pginas en las que desea
imprimir. Por ejemplo, si tiene un trabajo que ocupa dos hojas y
quiere imprimir en una, fije en 1 pgina de ancho por una de alto, o 1
pgina de alto por una de ancho.
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3.
Por ejemplo, para centrar los datos verticalmente en la pgina, ingrese los
mrgenes superior e inferior y active la casilla de verificacin Verticalmente del
cuadro Centrar en la pgina.
38
4.
Utilidad
Para colocar la fecha
Para colocar la hora
Para colocar nmero de pgina
Para nmero total de pginas a imprimir
Para colocar el nombre de la hoja activa en ese momento
Para colocar el nombre del libro abierto
Para dar formato al texto, si desea colocar tipos y tamaos de letra
diferente
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5.
6.
40
Pgina 1
Pgina 2
41
Mdulo 1
4.2.1
4.2.2
4.2.3
42
4.2.4
Para anular todos los saltos de pgina manuales, seleccione todas las
celdas de la hoja de clculo.
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Imprimir
(3)
Copias
(4)
Ejercicio sugerido 4:
Luego de haber revisado su material de estudio, le proponemos realizar el
siguiente ejercicio:
Descargue el archivo: PARA_IMPRIMIR, que se encuentra en la plataforma
educativa PUCP PAIDEIA. Luego de ello, realice lo siguiente:
45