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smart time plus - Installationsanleitung

Zeiterfassungssystem smart time plus

Installationsanleitung
1. Inhalt
1. Inhalt

................................................ 1

2. Zeiterfassungsterminal anschlieen

................................................ 1

3. Transponder oder Fingerabdrcke anlernen

................................................ 2

4. Software smart time plus installieren

................................................ 3

5. Arbeitszeitregelungen einstellen

................................................ 4

6. Mitarbeiter anlegen

................................................ 9

7. Urlaubsanspruch und Resturlaub

................................................ 11

8. Stundensalden korrigieren

................................................ 12

9. Datenbank im Netzwerk

................................................ 13

10. Automatischer Datenabruf

................................................ 13

11. Hufig gestellt Fragen (FAQ)

................................................ 14

12. Problemlsung

................................................ 16

2. Zeiterfassungsterminal anschlieen
Die Zeiterfassungsterminals der NTA- / NTB-Serie verfgen ber einen Netzwerkanschluss und einen
Anschluss fr einen USB-Stick. Die Erfassten Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeiter knnen entweder
ber ein vorhandenes Netzwerk vom Zeiterfassungsterminal in die Software smart time plus bertragen
werden oder mit einem handelsblichen USB-Stick ausgelesen werden.
Die Namen der Mitarbeiter, Stundensalden und Resturlaubsstnde knnen nur in Verbindung mit dem
Netzwerkanschluss bertragen werden. Eine Uhrzeitsynchronisation mit einem PC ist ebenfalls nur beim
Netzwerkanschluss mglich.
Im Lieferumfang enthalten ist ein 12 Volt Steckernetzteil (Typ kann je nach Terminal abweichen). Das Netzteil wird an der Unterseite des Zeiterfassungsgertes angeschlossen. Der Netzstecker wird in eine 230 V
Steckdose gesteckt.
Verbindung des Zeiterfassungsterminals mit einem Netzwerk
Der Anschluss fr das Netzwerk befindet sich auf der Rckseite des Zeiterfassungsterminals.
Verbinden Sie das Zeiterfassungsterminal mit einem Netzwerkkabel und einer Netzwerkdose oder einem
Switch / Hub. Im Terminal mssen Sie die Einstellungen fr IP-Adresse, Subnet-Maske und Gateway
vornehmen. Die voreingestellten Werte sind dabei gem Ihren Netzwerkanforderungen zu ndern.

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Wenn Sie das Zeiterfassungsterminal direkt mit einem PC oder Laptop verbinden mchten, muss ein
gekreuztes Netzwerkkabel verwendet werden (Crossover-Patchkabel). Dieses Kabel erhalten Sie im
Computerfachhandel in verschiedenen Lngen.

Abb. 1 Anschluss fr einen USB-Stick

Abb. 2 Netzwerkanschluss

Verbindung des Zeiterfassungsterminals mittels USB-Anschluss

Der USB-Anschluss dient lediglich zum Speichern der Buchungen (oder auch der Benutzerdaten), jedoch
nicht zum Verbinden des Terminals mit dem PC. Die gespeicherten Buchungen knnen dann ber die
Funktion Kommunikation Import USB in die Software bertragen werden.

3. Transponder oder Fingerabdrcke anlernen

Transponder anlernen
Jeder Transponder besitzt eine einmalige Seriennummer. Diese Seriennummer muss bei der
Inbetriebnahme direkt am Zeiterfassungsterminal einmalig unter einer Benutzer-ID angelernt werden. Diese
Benutzer-ID ordnen Sie spter in der Software smart time plus dem jeweiligen Mitarbeiter zu.
Verwenden Sie hierfr je nach Typ des Zeiterfassungsterminals den Menpunkt Benutzer/Benutzer im
Men des Zeiterfassungsterminals.
Weitere Informationen zum Anlernen der Transponder entnehmen Sie dem Handbuch fr das jeweilige
Zeiterfassungsterminal auf der beiliegenden CD.
Fingerabdrcke anlernen
Jeder Fingerabdruck stellt ein eindeutiges biometrisches Merkmal einer Person dar. Fr jede Person mssen
ein oder mehrere Fingerabdrcke bei der Inbetriebnahme am Zeiterfassungsterminal einmalig unter einer
Benutzer-ID angelernt werden. Diese Benutzer-ID ordnen Sie spter in der Software smart time plus dem
jeweiligen Mitarbeiter zu.
Verwenden Sie hierfr je nach Typ des Zeiterfassungsterminals den Menpunkt Benutzer/Benutzer im
Men des Zeiterfassungsterminals.

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Hinweise fr erfolgreiches Anlernen von Fingerabdrcken
Fr die Erfassung eines Fingerabdruckes sollte der zentrale Bereich eines Fingers verwendet werden. Legen
Sie den Finger deshalb so auf die Oberflche des Prismas, das dieser Bereich sicher erfasst werden kann.
Um eine hohe Erfolgsrate zu erreichen, wird das Einlernen 3 mal wiederholt in einem jeweils leicht
vernderten Winkel: Das erste Mal mit zentriert aufgelegtem Finger, der zweite Scan im Winkel leicht nach
links und der dritte leicht im Winkel nach rechts.
Legen Sie den Finger vollflchig und zentral platziert mit leichtem Druck auf die Sensoroberflche.

Weitere Informationen zum Anlernen der Fingerabdrcke entnehmen Sie dem Handbuch fr das jeweilige
Zeiterfassungsterminal auf der beiliegenden CD.

4. Software smart time plus installieren

Legen Sie die Installations-CD von smart time plus in das CD-ROM-Laufwerk ein.
Starten Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie auf das Laufwerk, in dem sich Ihre CD befindet.
Starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die Datei smart_time_plus_pro_6.msi. Es ffnet sich
der Setup-Assistent von smart time plus. Achten Sie bitte auf volle lokale Administratorrechte!
Klicken Sie im Startfenster auf Weiter.
Klicken Sie auf Installieren. Die Installation wird gestartet.
Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Setup-Assistenten zu beenden. Es steht Ihnen die Programmgruppe
smart time plus 6 und als Symbol auf dem Desktop zur
Verfgung.
Lizenz aktivieren
Wenn Sie die Vollversion erworben haben, befindet sich
in der CD-Hlle Ihre Seriennummer. Die
Seriennummer muss unbedingt aufbewahrt werden.
Ohne Eingabe der Seriennummer startet das Programm
nur als Demoversion. Solange Ihre Lizenz nicht aktiviert
wurde, werden Sie aufgefordert, die Seriennummer
einzugeben. Die Aktivierung erfordert eine Verbindung
zum Internet.
Geben Sie nun Ihre Seriennummer ein und klicken Sie
auf Aktivieren.
Nhere Informationen finden Sie im Handbuch auf der beiliegenden CD und in der Programmhilfe.

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Programm starten
Starten Sie das Programm smart time plus durch Doppelklick auf die Verknpfung smart time plus auf
Ihrem Desktop.
Beim ersten Programmstart wird kein Passwort bentigt. Der Benutzername ist Admin. Melden Sie sich
durch Klicken auf die Schaltflche bernehmen an. Es wird kein Passwort bentigt.

5. Arbeitszeitregelungen einstellen
Verschiedene Arbeitszeitregelungen einstellen
Damit das Programm alle Arbeitszeiten so berechnet, wie Sie es wnschen, mssen Sie einmalig die
Arbeitszeitregelungen in smart time plus gem Ihren Wnschen und Anforderungen einrichten. In einigen
der hierzu bentigten Programmfunktionen sind bereits Voreinstellungen hinterlegt. Sie knnen diese Daten
verwenden und abndern oder aber neue Definitionen gem Ihren Anforderungen erstellen.
Ablauf
1. Tagesplne einstellen, bei Schichtbetrieb: Schichtplne einstellen
2. Wochenplne einstellen enthlt die Tages- oder Schichtplne
3. Zeitgruppen einstellen
hier wird der Wochenplan zugeordnet

Tagesplne einstellen
Tagesplne bilden die verschiedenen Arbeitszeitregelungen pro Tag ab. Sie knnen einen Tagesplan fr
gleichartige Tage der Woche und fr mehrere Mitarbeiter, die nach de gleichen Regelung arbeiten
verwenden.
Wechseln Sie auf den Menpunkt Programm Tagesplan. Sie erhalten am linken Rand die bersicht der
bereits eingestellten Tagesplne. Whlen Sie den gewnschten Tagesplan durch Anklicken aus. Einen
neuen Tagesplan erstellen Sie durch Klicken auf die Schaltflche Hinzufgen.
Zur Erleichterung der Einstellungsarbeiten knnen Sie durch Klicken auf die Schaltflche Kopieren einen
vorhandenen Tagesplan kopieren. Danach stellen Sie die gewnschten Arbeitszeitregelungen ein. Speichern
Sie abschlieend Ihre Eingaben mit der Schaltflche bernehmen.

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Die eingestellten Tagesplne werden spter einem oder mehreren Wochenplnen zugeordnet (siehe
Abschnitt Wochenplne einstellen).

Erluterungen zu den Einstellungen im Tagesplan

Nicht verwendete Parameter knnen auf 0:00 belassen werden.
Soll:
Kernzeit:

Ist die Arbeitszeit ohne Pause, die an diesem Tag von einem Mitarbeiter zu leisten ist.
Die Differenz aus geleisteter Arbeitszeit (Ist-Zeit) und Soll-Zeit wird im Saldo aufsummiert.
Ist die Arbeitszeit, whrend der ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz anwesend sein muss.
Buchungen innerhalb der Kernzeit werden als Kernzeitverletzungen registriert. smart time
plus unterscheidet zwischen so genannten harten und weichen Kernzeitverletzungen.
Harte Kernzeitverletzungen sind Buchungen innerhalb der Kernzeit ohne
Entschuldigungsgrund in Form eines Funktionscodes.
Weiche Kernzeitverletzungen sind alle Buchungen innerhalb der Kernzeit, zu denen ein
Funktionscode existiert.

Dienstgang:

Das sind Vorgabezeitpunkte, zu denen ein Mitarbeiter abgerechnet wird, wenn die erste
Buchung des Tages eine Dienstgang-Kommen-Buchung oder die letzte Buchung des Tages
eine Dienstgang-Gehen-Buchung ist. Meldet sich der Mitarbeiter mit Dienstgang an, wird
bis zu dem eingestellten Wert zurck gerechnet, meldet sich der Mitarbeiter mit
Dienstgang ab, wird bis zum eingestellten Wert Arbeitszeit berechnet.

Rahmenzeit:

Die Rahmenzeit ist die Zeit des Tages, die innerhalb der Anwesenheit als Arbeitszeit
angerechnet wird. Zeitsummen vor oder nach der Rahmenzeit werden nicht angerechnet.

Tagesende:

Mit dem Tagesende definieren Sie das rechnerische Ende des Tages.
Die erste Buchung nach dem Tagesende wird als 1. Kommen-Buchung des Folgetages
gewertet. Uhrzeiten nach 24:00 Uhr werden in der Form 24:00 + 6:00 = 30:00 eingegeben.
Fr einen normalen Tageswechsel (24:00 Uhr) bleibt der Standardwert auf 0:00 gesetzt.
Werte, die kleiner als 24:00 sind, fhren zu einer falschen Zuordnung der Buchungen. Das
Tagesende wird fr den nachfolgenden Tagesplan gleichzeitig als Tagesbeginn gewertet.

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max. Arbeitszeit: Mit der Eingabe eines Werts fr die maximale Arbeitszeit knnen Sie die Anrechnung von
Arbeitszeit auf diesen Maximalwert begrenzen.
Tagesminimum: Mit dem Tagesminimum definieren Sie eine Zeitsumme die mindestens erbracht werden
muss, um als Arbeitszeit berechnet zu werden.
Vorholzeit:

Unter Vorholzeit versteht man das Ansparen von kleineren Zeiteinheiten pro Tag auf einem
Konto. Diese angesparte Zeit kann dann an so genannten Brckentagen oder anderen
Ereignissen diesem Konto entnommen werden. Brckentage sind Tage an denen, zum
Beispiel, an einem Dienstag oder Donnerstag ein Feiertag ist und am Montag oder Freitag
nicht gearbeitet wird. Um ein Vorholzeitguthaben zu erhalten, muss im Tagesplan eine
Zeitsumme definiert werden. Durch die Definition eines entsprechenden Funktionscodes
kann dem Vorholzeitkonto Zeit in Hhe der Soll-Zeit, der halben Soll-Zeit oder einer
definierten Zeit entnommen werden.

Pause:

ber den Menpunkt Programm Pausenplan knnen Sie automatische

Pausenregelungen einstellen. Die Pausenplne werden dann bei Pause 1 4 zugeordnet.

Rundung:

ber den Menpunkt Programm Rundungsplan knnen Sie Rundungsregeln fr die

Kommen- und Gehen-Zeiten einstellen. Die Rundungsplne werden dann bei Rundung
zugeordnet.

Nhere Informationen zur Einstellung der Tagesplne finden Sie im Handbuch auf der beiliegenden CD und
in der Programmhilfe.
Wochenplne einstellen
In den Wochenplnen werden die vorher eingestellten Tagesplne den einzelnen Wochentagen von Montag
bis Sonntag zugeordnet. Sie knnen einen Tagesplan fr gleichartige Tage der Woche an mehreren
Wochentagen zuordnen. Sie knnen einen Wochenplan fr mehrere Mitarbeiter, die nach der gleichen
Regelung arbeiten verwenden.
Wechseln Sie auf den Menpunkt Programm Wochenplan. Sie erhalten am linken Rand die bersicht
der bereits eingestellten Wochenplne. Whlen Sie den gewnschten Wochenplan durch Anklicken aus.
Einen neuen Wochenplan erstellen Sie durch Klicken auf die Schaltflche Hinzufgen.
Zur Erleichterung der Einstellungsarbeiten knnen Sie durch Klicken auf die Schaltflche Kopieren einen
vorhandenen Wochenplan kopieren. Danach klicken Sie auf die einzelnen Wochentage und whlen durch
Klicken auf den nebenstehenden Pfeil den gewnschten Tagesplan aus. Speichern Sie abschlieend Ihre
Eingaben mit der Schaltflche bernehmen.
Die eingestellten Wochenplne werden spter einem oder mehreren Zeitgruppen zugeordnet (siehe
Abschnitt Zeitgruppen einstellen).

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Besonderheiten bei Mehrschichtbetrieb
Whlen Sie den Menpunkt Programm Schichtplan. Geben Sie an, bis zu welcher Uhrzeit sich ein
Mitarbeiter anmelden muss, damit der gewnschte Tagesplan automatisch vom Programm ausgewhlt wird.
Das Programm ordnet die gewnschte Schicht zu, wenn sich der Mitarbeiter am Zeiterfassungsgert
anmeldet. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen.
Whlen Sie den Menpunkt Programm Wochenplan. Whlen Sie die Einstellung Nutzung der
Schichtplne. Ordnen Sie den jeweiligen Wochentagen den gewnschten Schichtplan zu. Zum Speichern
der Eingaben klicken Sie auf die Schaltflche bernehmen.
Tipp:

Zeichnen Sie sich Ihre Schichten auf ein Blatt Papier untereinander als Zeitstrahl auf. Somit erhalten
Sie einen besseren berblick ber die Uhrzeiten, die in die Schichtplne einzutragen sind.

Nhere Informationen zur Einstellung der Tagesplne finden Sie im Handbuch auf der beiliegenden CD und
in der Programmhilfe.
Zeitgruppen einstellen
In den Zeitgruppen werden die vorher eingestellten Wochenplne zugeordnet. Sie knnen einen
Wochenplan in mehreren Zeitgruppen zuordnen. Sie knnen eine Zeitgruppe fr mehrere Mitarbeiter, die
nach der gleichen Regelung arbeiten verwenden.
Wechseln Sie auf den Menpunkt Programm Zeitgruppe. Sie erhalten am linken Rand die bersicht der
bereits eingestellten Zeitgruppen. Whlen Sie die gewnschte Zeitgruppe durch Anklicken aus. Eine neue
Zeitgruppe erstellen Sie durch Klicken auf die Schaltflche Hinzufgen.
Zur Erleichterung der Einstellungsarbeiten knnen Sie durch Klicken auf die Schaltflche Kopieren eine
vorhandene Zeitgruppe kopieren. Danach nehmen Sie die restliche Einstellungen vor. Speichern Sie
abschlieend Ihre Eingaben mit der Schaltflche bernehmen.
Die eingestellten Zeitgruppen werden spter einem oder mehreren Mitarbeitern zugeordnet (siehe Abschnitt
Mitarbeiter anlegen).

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Erluterungen zu den Einstellungen in der Zeitgruppe
In das Eingabefeld mit dem Datumssymbol tragen Sie das Datum fr das Ende des Abrechnungsmonats
ein. Falls dieses nicht mit dem Ende des Kalendermonats bereinstimmt, geben Sie z.B. 19 als Tag der
Abrechnung ein. Der Eintrag "31" bedeutet immer "letzter Tag im Monat". Das Programm bercksichtigt
dabei automatisch, wie viel Tage ein Monat tatschlich hat.
Bestimmen Sie in den Eingabefeldern Saldobertrag ob positive oder negative Stundensalden begrenzt
werden sollen. Hat ein Mitarbeiter diesen Grenzwert ber- oder unterschritten, wird die zu viel oder zu wenig
erwirtschaftete Mehrarbeit vom Saldo abgeschnitten und auf das positive oder negative Kappungskonto
gebucht.
Wenn ALLE STUNDEN bertragen werden sollen, stellen Sie bitte den bertrag auf -800:00 und +800:00
ein!
Im Auswahlfeld Saldokappung whlen Sie aus, wann und ob berhaupt eine Begrenzung der negativen und
positiven Stundensalden erfolgen soll.
Im Auswahlfeld Schulferien knnen Sie den Mitarbeitern fr einen zeitlich begrenzten Zeitraum eine andere
Zeitgruppe zuweisen. Schulferien definieren Sie ber den Menpunkt Programm Schulferien.
Feiertage werden in smart time plus automatisch berechnet und jhrlich aktualisiert. Im Feiertagsmodul sind
alle bundesweit mglichen Feiertage enthalten und nach Bundeslndern geordnet hinterlegt.
Im Programm wird unterschieden zwischen Feiertagsgruppen (nach Lndern definiert) und einzelnen
Feiertagen. Dadurch ist es mglich, dass mit diesem Programm alle Mitarbeiter verwaltet werden knnen,
auch wenn sie in verschiedenen Bundeslndern mit unterschiedlichen Feiertagsregelungen ttig sind.
Zustzliche Feiertage knnen Sie in jeder Feiertagsgruppe eingeben. In der Spalte Typ knnen den
Feiertagen verschiedene Typen (1 bis 6) zugeordnet werden.
Die Zuordnung zu einer Feiertagsregelung in der Zeitgruppe erfolgt ber das Listenfeld Feiertagsgruppe. In
den Auswahlfeldern Feiertag knnen Sie einstellen, welcher Tagesplan an einem Feiertag gelten soll. Es
knnen bis zu 6 verschiedene Feiertagsregelungen eingestellt werden. An welchem Feiertag welche
Regelung gelten soll definieren Sie in den Feiertagen. Feiertage definieren Sie ber den Menpunkt
Programm Feiertage.
Das Programm verwaltet neben den blichen Feiertagen auch so genannte Vorfeiertage. Vorfeiertag ist der
Arbeitstag vor einem Feiertag, wenn dieser auf einen Wochentag von Dienstag bis Freitag fllt. Ist fr
einen Vorfeiertag im Auswahlfeld Vorfeiertag ein Tagesplan ausgewhlt, wird die Arbeitszeit nicht nach dem
Standardtagesplan fr diesen Wochentag berechnet, sondern nach dem hier eingestellten Tagesplan.

Nhere Informationen zur Einstellung der Tagesplne finden Sie im Handbuch auf der beiliegenden CD und
in der Programmhilfe.

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6. Mitarbeiter anlegen
Whlen Sie den Menpunkt Mitarbeiter Stammstze. Einen neuen Mitarbeiter geben Sie durch Klicken
auf die Schaltflche Hinzufgen ein.
Zur Erleichterung der Eingaben knnen Sie durch Klicken auf die Schaltflche Kopieren einen Eintrag
kopieren. Danach nehmen Sie die restlichen Einstellungen vor. Speichern Sie abschlieend Ihre Eingaben
mit der Schaltflche bernehmen.

Suchen
Senden

Kopieren

Benutzer-ID

Die Benutzer-ID muss fr den Stammdatensatz in der Software sowie im Terminal gleich lauten! Nur ber
diese Nummer erfolgt die Zuordnung der Buchungen am Terminal zum jeweiligen Stammdatensatz.

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Erluterungen zu den Eingaben bei Mitarbeiterstammstzen
Name:
Personalnr.:
Benutzer-ID:

Tragen Sie Namen und Vornamen des Mitarbeiters ein.

Geben Sie die Personalnr. des Mitarbeiters ein. Das Feld kann auch frei bleiben.
Geben Sie die Nummer des Transponders oder Fingerabdrucks des Mitarbeiters ein,
so wie er am Zeiterfassungsterminal angelernt wurde.
Transponder-ID:
Geben Sie die Identifikationsnummer des dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordneten
Transponders ein. Diese Nummer ist auf dem Transponderchip aufgedruckt. Das
Feld kann auch frei bleiben.
Benutzerstatus:
Mit dieser Funktion und dem Passwort werden ein oder mehrere Benutzer definiert,
die Einstellungen am Zeiterfassungsterminal vornehmen drfen. Sobald ein
Mitarbeiter als Administrator eingestellt wurde, gelangt man in das Men am
Zeiterfassungsterminal nur noch mit der Benutzer-ID und dem Passwort.
Passwort:
Hier tragen Sie dass Passwort fr Mitarbeiter ein, die Einstellungen am
Zeiterfassungsterminal ndern drfen.
Berechnungsbeginn: Tragen Sie hier das Datum in der Form TT.MM.JJ ein, ab dem das Programm
fr diesen Mitarbeiter berhaupt erst Zeiten berechnen soll.
Zeitgruppe:
Geben Sie ein, welcher Zeitgruppe (Arbeitszeitregelung) der Mitarbeiter zugeordnet
ist. Die Zeitgruppe ist seine Standardarbeitszeitregelung, die immer gilt,
sofern in der Tabelle der Registerkarte Zeitgruppenwechsel keine andere
Zeitgruppe zugewiesen ist.
Kostenstelle:
Whlen Sie aus dem Listenfeld die dem Mitarbeiter zugeordnete Kostenstelle aus.
(Option bei Nutzung von NovaCHRON Project)
Abteilung:
Whlen Sie in diesem Listenfeld die Abteilung aus, zu welcher der Mitarbeiter
zugeordnet ist. Das Feld kann auch frei bleiben.
Mandant:
Ordnen Sie den Mitarbeiter anhand des Listenfelds einem Mandanten zu.
Firmenbereich:
Ordnen Sie den Mitarbeiter anhand des Listenfelds einem Firmenbereich zu.
Es gibt zwei Verfahrensweisen, um die Transponder-ID in die Mitarbeiterstammdaten zu bernehmen.
1. Die Transponder-ID wird beim Einrichten eines Mitarbeiters am Terminal angelernt und anschlieend mit
der Funktion Empfange Nutzerdaten im Men Extras Terminal Terminalstatus in die
Mitarbeiterstammdaten bernommen.
2. Die Transponder-ID wird im Fenster Stammstze eingetragen. Mit der Schaltflche Mitarbeiterdaten
senden wird der Name und die Transponder-ID, an das Terminal gesendet.
Inaktiv:
nimmt an BDE teil:

Mit diesem Schalter knnen Sie einen Mitarbeiter deaktivieren. Er wird nicht
berechnet und steht in keiner Auswahl zur Verfgung.
Fr einen mit diesem Schalter aktivierten Mitarbeiter wird mit jeder Buchung
automatisch eine Buchung in NovaCHRON Project erzeugt.

Nhere Informationen zur Einstellung der Tagesplne finden Sie im Handbuch auf der beiliegenden CD und
in der Programmhilfe.

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7. Urlaubsanspruch und Resturlaub
Whlen Sie den Menpunkt Programm Urlaub. Legen Sie in diesem Modul den Grundanspruch fr den
Urlaub sowie den vom Programm zu berechnenden Zusatzurlaub fest.
Das Programm ist in der Lage, betrieblich gewhrten Zusatzurlaub nach dem Lebensalter und/oder nach der
Betriebszugehrigkeit zu berechnen. Diese Berechnung setzt voraus, dass im Stammsatz eines jeden
Mitarbeiters, je nach Erfordernis, die Eintrge fr das Geburtsdatum und das Eintrittsdatum hinterlegt sind.
Whlen Sie im Men Mitarbeiter Stammstze die Registerkarte Urlaubskonto.
Tragen Sie in der Spalte Akt einen Urlaubsanspruch ein, wenn dieser von den Firmendefinitionen abweicht.
Wenn Sie den Resturlaub korrigieren mchten verwenden die die Spalte Korr..
Beispiel:

Die Berechnung des Mitarbeiters beginnt mitten im Jahr. Der Anspruch fr ein ganzes
Kalenderjahr betrgt 26 Tage. Der Mitarbeiter hat bereits 12 Tage Urlaub genommen.
Tragen Sie in das Feld Akt die Zahl 26 ein. Tragen Sie in das Feld Korr. -12 ein.
Der Resturlaub wird automatisch korrigiert.

Die zuknftige Urlaubsberechnung erfolgt in smart time plus automatisch. Immer wenn ein Urlaubstag als
Abwesenheit eingetragen wird, wird automatisch der Resturlaub verringert. Nhere Informationen, wie
Abwesenheiten eingetragen werden entnehmen Sie dem Handbuch aus der Rubrik Fehlzeit eingeben.

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8. Stundensalden korrigieren
Diese Funktion knnen Sie verwenden, wenn bereits aufgelaufene Plus- oder Minusstunden vor Einfhrung
des Zeiterfassungssystems in smart time plus weiter gefhrt werden sollen. Die sptere Saldenberechnung
und bertragung in Folgemonate erfolgt in smart time plus automatisch.
Whlen Sie den Menpunkt Bearbeiten Summen. Alternativ knnen Sie auch in der Monatsbersicht
doppelt auf die Spalte Saldo klicken. Whlen Sie mit dem Kalender oder ber die Pfeilschaltflchen den
gewnschten Tag aus, fr den die Korrektur gelten soll. Geben Sie in der Zeile Kumuliertes Saldo in der
Spalte Korrektur die gewnschten Stunden ein. Dabei knnen + oder - als Vorzeichen verwendet werden.
Drcken Sie abschlieend ENTER. Die Eingabe wird sofort berechnet und kann in der Monatsbersicht
berprft werden.
Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass der Tagessaldo an dem Tag der Korrektur sofort mit der Eingabe
verrechnet wird. Die Eingabe kann beliebig oft gendert werden.

Zuknftig wird der laufende Saldo von smart time plus immer automatisch aus Sollzeit und Istzeit berechnet.
Nhere Informationen zur Einstellung der Tagesplne finden Sie im Handbuch auf der beiliegenden CD und
in der Programmhilfe.

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9. Datenbank im Netzwerk
Nur in ganz besonderen Fllen sollte die Datenbank auf ein Netzlaufwerk ausgelagert werden.
Wir empfehlen den Standardpfad der Datenbank nicht zu ndern!

10. Automatischer Datenabruf

Die folgenden Punkte drfen bei einer Mehrplatzinstallation nur auf dem Server ausgefhrt
werden. Sollten Sie das Programm nur an einem einzigen Arbeitsplatz verwenden,
knnen Sie diese Schritte fr den automatischen Datenabruf auf diesem PC ausfhren.
Starten Sie das Programm mit Ausfhren als Administrator.
Melden Sie sich diesmal mit dem Benutzernamen SU an.
Es ffnet sich das Fenster zur Installation des Programms als Windows-Dienst. Setzen Sie die Haken bei
Zeitauftrge. Klicken Sie nun auf Starten. Das Programm wird nun als Windows-Dienst NCServiceManager
installiert.

Sollten Sie die Aufschrift NC-Servicemanager: kein Zugriff lesen, haben Sie keine Berechtigung, Dienste auf
diesem PC zu installieren. Starten Sie das Programm als Administrator oder wenden Sie sich an Ihren
Systemadministrator.
Die Zeitpunkte fr die Ausfhrung automatischer Funktionen knnen Sie jederzeit anpassen. Whlen Sie den
Menpunkt Kommunikation Zeitauftrge.
Folgende Zeitauftrge werden empfohlen
Uhrzeit synchronisieren (z.B. Sonntags um 3:00 Uhr)
Online-Kommunikation (z.B. zwischen 07:00 und 20:00 Uhr, jedoch nur bei TFT-Terminals)
Buchungen empfangen / Erg. senden (z.B. jeden Tag zwischen 4:00 und 23:00, alle 15 Minuten)
Berechnung aller MA (z.B. jeden Tag um 3:30 Uhr)
Anzeigetableau (nur bei gekaufter Option, z.B. zwischen 07:00 und 20:00 Uhr alle 1min)
Wenn Sie die Funktion "Online-Modus" verwenden, werden bei jeder Buchung "Kommt" oder "Geht" am
Display angezeigt. Diese Funktion wird nur von Terminals mit Grafikdisplay untersttzt (NTA/NTB 400, 580,
680, 980) und funktioniert nur bei bestehender Netzwerkverbindung.

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11. Hufig gestellt Fragen (FAQ)
Wie erkennt man am Zeiterfassungsterminal, ob ein Mitarbeiter "Kommt" oder "Geht" gebucht hat?
Das Zeiterfassungsterminal registriert die Buchungen ohne Wertung auf Kommt oder Geht.
Die Wertung findet in der Software anhand der eingestellten Tagesplne statt. Der Wechsel zwischen
Kommen und Gehen erfolgt automatisch ohne dass dafr eine Taste gedrckt werden muss. Wie kann man
herausfinden, ob ein Mitarbeiter anwesend oder abwesend ist?
Mglichkeit 1: In der Anwesenheitsbersicht leuchtet die Lampe grn, wenn der Mitarbeiter anwesend ist.
Mglichkeit 2: Wenn Sie das Terminal zusammen mit der Software im "Online-Modus" betreiben, werden
bei jeder Buchung "Kommt" oder "Geht" am Display angezeigt. Diese Funktion wird nur von
Terminals mit Grafikdisplay untersttzt (NTA/NTB 400, 580, 680, 980) und funktioniert nur bei
bestehender Netzwerkverbindung.
Mglichkeit 3: Unmittelbar nach der Buchung am Terminal kann der Mitarbeiter seine im Terminal
gespeicherten Buchungen durch DRCKEN der M-Taste (Men) ansehen.
Wie ordne ich den Mitarbeitern verschiedene Arbeitszeitmodelle zu?
Whlen Sie den Menpunkt Mitarbeiter Stammstze. Alternativ knnen Sie auch auf das Symbol
Stammstze in der Menleiste klicken. Whlen Sie im Feld Zeitgruppe das fr den ausgewhlten
Mitarbeiter gltige Zeitmodell aus. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltflche
bernehmen.
Wo gebe ich Abwesenheitstage (Urlaub, Krank, ...) ein?
Whlen Sie den Menpunkt Bearbeiten Fehlzeiten. Alternativ knnen Sie auch in der Monatsbersicht
doppelt auf die Spalte Fehlgrund klicken. Stellen Sie im Feld Fehlgrund die gewnschte Abwesenheit
(Funktionscode) ein. Whlen Sie ber den Kalender den gewnschten Zeitraum.
TIPP: Durch Ziehen mit gedrckter Maustaste knnen Sie mehrere Tage gleichzeitig markieren. Alternativ
knnen Sie das Datum auch in die Felder vom / bis eingeben. Mit der Schaltflche Gruppe kann mehreren
Mitarbeitern gleichzeitig einen Abwesenheitsgrund zugeordnet werden. Zum Speichern der Eingaben klicken
Sie auf die Schaltflche bernehmen.
Wie korrigiere oder ergnze ich Kommen- und Gehen-Zeiten?
Whlen Sie den Menpunkt Bearbeiten Buchungen. Alternativ knnen Sie auch in der Monatsbersicht
doppelt auf die Spalte Beginn oder Ende klicken. Whlen Sie mit dem Kalender oder ber die
Pfeilschaltflchen den gewnschten Tag aus. Zum ndern vorhandener Buchungen klicken Sie die
gewnschte Uhrzeit an. Zum Hinzufgen neuer Buchungen klicken Sie auf die Schaltflche Hinzufgen.
Geben Sie im Feld Zeit die gewnschte Uhrzeit ein. Zum Speichern und Berechnen der Eingabe klicken Sie
auf die Schaltflche bernehmen.
Wie gebe ich vorhandene Stunden aus Vormonaten ein?
Whlen Sie den Menpunkt Bearbeiten Summen. Alternativ knnen Sie auch in der Monatsbersicht
doppelt auf die Spalte Saldo klicken. Whlen Sie mit dem Kalender oder ber die Pfeilschaltflchen den
gewnschten Tag aus. Geben Sie in der Zeile Kumuliertes Saldo in der Spalte Korrektur die gewnschten
Stunden ein. Dabei knnen + oder - als Vorzeichen verwendet werden.

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Wie kann ich nach nderungen der Arbeitszeitmodelle die Daten neu berechnen?
Whlen Sie den Menpunkt Datei Neuberechnung. Whlen Sie den gewnschten Zeitraum. Mit der
Schaltflche Gruppe knnen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig neu berechnet werden. Klicken Sie
abschlieend auf die Schaltflche Ausfhren.
Ihre Frage war nicht dabei?
Weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe.
Gern steht Ihnen auch unser Support-Team bei allen Fragen zur Verfgung. Schreiben Sie einfach Ihre
Anfrage per Email oder unser Support-Formular unter www.deltazeitsysteme.de.

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12. Problemlsung
Die hufigsten Ursachen fr Fehler sind falsche Einstellungen oder fehlende Einstellungen und Freigaben im
Netzwerk.
Haben Sie Hinweise zur weiteren Verbesserung des Programms oder stellen Sie Fehler im Programm oder
dem Bedienerhandbuch fest, dann informieren Sie uns bitte.

Problem

mgliche Ursachen

Meldung: Dies ist eine Demo-Version!!! Es sind

max. 3 Personen zulssig.

Lizenz wurde nicht aktiviert

Es besteht keine Verbindung zum Internet

Meldung: Es konnten keine gltigen Daten im

Datenbankverzeichnis ermittelt werden.

falsche Einstellungen fr Datenbankposition

keine Schreibrechte im Datenbankverzeichnis
Wenden Sie sich an den technischen Support.

Es kann keine Netzwerkverbindung mit dem

Zeiterfassungsgert hergestellt werden

Netzwerkkabel ist nicht angeschlossen

bei Direktanschluss an einen PC wurde kein
Crossover-Kabel verwendet
die IP-Adresse im Terminal ist falsch eingestellt
falsche Einstellungen in den Terminaldefinitionen
Datenbertragung wird von Firewall blockiert
bei wLAN-Terminals wird bei der IP-Adresse fr den
Netzwerkanschluss die gleiche Adresse wie fr das
wLAN-Modul verwendet

Die Arbeitszeiten werden nicht richtig berechnet

Nach nderung von Arbeitszeitregelungen werden

die Arbeitszeiten trotzdem nicht richtig berechnet

Fehlermeldung beim Buchungen empfangen: Es

sind zu viele nicht zuordnenbare Datenstze
vorhanden.

falsche Einstellungen in den Funktionscodes,

Tagesplnen, Schichtplnen, Wochenplnen oder
Zeitgruppen
in den Stammstzen ist ein falscher Zeitgruppenwechsel
eingestellt
in den Stammstzen ist der Berechnungsbeginn falsch
eingestellt
eine genderte Zeitgruppe wurde dem Mitarbeiter nicht
in den Stammstzen zugeordnet
Menpunkt Datei Neuberechnung wurde nicht
ausgefhrt
Im Terminal sind bereits Benutzer angemeldet, die noch
nicht mit der gleichen Benutzer-ID in der Software
angelegt sind. Datenabgleich mit Funktion
Terminalstatus durchfhren.

Hier finden Sie weitere Hilfe

Programmhilfe:
Internet:
Handbcher:
Technischer Support:

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