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Gesttio n

de
n e laa
In
nforrmacio n de
Com
mpraa

www.chilecompra..cl
2012

Tabla d
de Conten
nidos

Introdu
uccin............................................................................................... .............................................2
Que
esyparaqunecesitamosinformacin?........................................ .............................................2
Quaaportespuede
ehacerlainfo
ormacin?............................................... .............................................6
Quffuentesdeinfformacinusaar?........................................................... .............................................7
Quinformacinregistrarycm
mo?......................................................... .............................................9
Cmo
oseconstruye
eunindicado
or?............................................................ .......................................... 11
Processodeabastecimientodecaadacompra............................................. .......................................... 14
ElaporrtedelasTecnologasdelaaInformacin
nylagestin deinformaciin..................................... 19

Intro
oduccin

Enlos ltimosaosslasorganizaccionesdetod
doelmundo, enmayoro menormedid
da,sehanvissto
afectad
das, entre otras
o
cosas, por dos cu
uestiones funndamentales:: el valor ccreciente de la
informacin,comoparteimportantedelcapitalrentableyyelconceptodegestindecalidad.
Ambossfactoresinflluyendeunamanerapositivaenlafunncin,cadavvezmsrelevvante,quedeebe
tener la
l gestin de
e la informaccin y el valo
or que sta t iene para au
umentar la co
ompetitividad
d y
generaarbeneficios.
La gestin de informacin de compra es laa capacidad de nuestra o
organizacin para registrrar,
processar,almacenarydistribuirlainformaci
nrelacionad aconnuestraascompras.
En estta gua se describir porr qu es imp
portante gesstionar la infformacin y cmo hacerrlo,
destacandoelemen
ntostericosyyprcticosde
eapoyo.

Qu
es y para
a qu neccesitamoss informaccin?

Lainformaci
L
nesuninsum
moindispenssableparatom
marbuenasd
decisiones.Essel
resultadodel
r
registroyprrocesamientoodedatosbssicosynospeermiteconoccer,
combinando
c
elementos cuantitativos
c
y cualitativo
os, cmo se h
ha desarrollaado
una
u actividad
d, proyecto, programa o plan. Tambin nos perm
mite controlar y
estimarsufut
e
turocomporttamiento.
ormacin es un recurso estratgico ms
m de la em
mpresa. El p
personal de la empresa, los
La info
medioss materiales y econmico
os son considerados recurrsos de la misma ndole p
porque generran
mayores rendimien
ntos, es decir, son productivos, pero laa informacin tambin prroduce mejores
mientos ya qu
ue tiene la misin
m
de info
ormar, revelaar alternativaas, reducir in
ncertidumbree y
rendim
devela
ar soluciones,, entre otros usos. La info
ormacin ap oya la toma de decisionees y nos pueede
volvermscompettitivos.
La informacin se
e puede obttener tanto de recursoos organizacionales, com
mo humanos o
econm
micos.Asimissmo,elanlisisdelainform
macinobtennida,requiereedelaparticipacindeotrros
recurso
ostecnolgicos,humanos,,etc.


La informaccin no es ppatrimonio d
de las perso
onas ni de los
departamenttosquelage neran,buscan,almacenan
noutilizan,siino
queespatrim
moniodelaoorganizacin ensuconjunto.Cuandou
una
unidad operativa genera informacin, es muy pro
obable que ssta
dades.
puedasertiltambinpaaraotrasunid

Ejem
mplo:
Imagin
nemos un orgganismo pblico con mucchas unidadees que realizaan
compras a lo largo del pas. Varrias deellas han
h compraddo a un mism
mo
edor de convvenio marco que suele no
n cumplir ccon los plazo
os
provee
acordaados. Obviam
mente si estaa informaci
n se hubiesse compartid
do
oportu
unamente, se
e hubiese prreferido adjudicar las com
mpras a otro
os
provee
edores con to
odas las venttajas que ello
o significa, coomo en costo
os
econm
micos,costossdeoportunid
dad,entiemp
po,satisfaccindenuestro
oclienteinterrno,etc.

Lainfo
ormacinpuedetenerusoestratgicod
degestinyooperativo.

gico:cuando
oapoyadecissionesqueafeectanalfuturrodenuestraaorganizacin
ny
Usoestrat
asususuariios.
Uso de ge
estin: cuando permite controlar laas actividadees y correggir las posib
bles
desviacione
es.
Usooperattivo:cuando laspersonas quelautilizaan,lohacenp
peridicamen
nteconfines de
elaborarpro
oductososerrvicios.


En tod
dos los nivele
es y en todaas las decisio
ones, la inforrmacin a uttilizar debe aasegurar cierttos
criterio
osdecalidad.Estosson:

Disponib
bilidad

queexista.

Accesibiilidad

paraquie
eneslanecesiiten.

Oportu
una

enelmom
mentoadecu ado.

Vera
az
Complleta
Enlafo
orma
adecuaada

informacinreal.

todalain
nformacinneecesaria.
grfica
tablas
texto
etc.

Ejem
mplo:
Suponggamos que nuestro
n
serviicio dispone de 7 camionnetas,
algunasDieselyotrrasqueutilizaangasolinasinplomo.En estos
paraestodebbemos
momentosnecesitaamosrenovarr2deellas,p
ecer qu cam
mionetas es ms conveniente compprar y
estable
definir los trminoss de referenccia para ellas, como capaccidad,
motor,,etc.
s est la eespecificacin
En
ntre estas caractersticas
c
n del tipo de
co
ombustible qu
ue es ms eeficiente que utilicen y en este ejemp
plo
vaamos a proffundizar cm
mo es posib
ble determin
narlo utilizan
ndo
infformacinde
ecalidad.
Parato
omarladecisinnosapoyyaremosennuestrosregisstrosdegasto
osencombusstiblerealizad
dos
para laas camionetaas actuales, pues
p
esta infformacin ess veraz al pro
ovenir de meedios formales,
comolossonlasrd
denesdecom
mpraemitidass.
4


La info
ormacin estt disponible
e en la Intranet de la in stitucin y ees accesible para todos los
empleaadosquelare
equieran.
Alrealizarlabsqu
ueda,encontrramosquela informacin escompletaa,puescontieenelosmonttos
o el equivalen
nte en litros de
de las rdenes de compra emittidas para esstos propsitoos, as como
combu
ustible,yestnordenadas porperodossdetiempo. Lobuenoes quetodoesttoseencuentra
tabulado,yesmuyfcilidentificcarculeslao
opcincorreccta.
Deestamaneranosdamoscuentaquepudiimoscontaro
oportunamente
conla informacin necesaria,grraciasa que segestionaadecuadamente
la info
ormacin de las adquisiiciones anteriores y de los resultad
dos
obtenidosdeellas,amedidaque
eseibanrealizando.
Conesteanlisisno
deDiesel.
osdamoscuentaqueresultamseconmicoelusod

Qu
aportes puede ha
acer la infformacin
n?
Contarrconinformacindecalidaadpermiteap
poyardistintaasreasdelaasorganizacio
ones.
Enprim
merlugar,faccilitalagesti
ndiariadeu
unaorganizaccin,yaquessisecuentacconinformaciin
se pod
drn realizar las actividad
des en forma correcta yy oportuna, eevitando dem
moras y gasttos
innecesarios.
En seggundo lugar,, la disponib
bilidad de in
nformacin hhistrica ord
denada apoyya la toma de
decisio
ones de med
diano y largo
o plazo en una organizaacin, facilitaando la prep
paracin de los
fundam
mentos cuanttitativos y cu
ualitativos baasados en el comportamiento pasado
o y permitien
ndo
proyecctarfuturosescenarios.
Por lttimo, la info
ormacin es bsica para que los pro cesos sean ttransparentees y permite el
accoun
ntabilityoau
uditorasocialquerealizalacomunidadd,legitimando
oaselcorrectoactuardeela
organizzacin.
Entoncces,elbuenu
usodelainforrmacinperm
mitirser:
Efica
aces,puespo
odremostomaarmejoresdeecisionesparacumplirnueestrosobjetivvos
enelabastecimie
entoyprocesosdecompraa.

ue con inform
macin adec uada evitareemos prdidaas de tiempo
o y
Eficientes, ya qu
recu
ursos,realizan
ndocadavezmejornuestrrascompras.

Tran
nsparentes,yyaquepermittirquetodooscuentenco
onlainformaacinacercad
del
desaarrolloytrminosdelosprrocesosdecoompra.

Qu
fuentes d
de inform
macin ussar?

Lainfo
ormacinqueusamosenlaasdistintasde
ecisionespueedetenerdifeerentesorgenes.
Unaclaasificacinge
eneralesdisttinguirlainfo
ormacinqueeprovienedeelexteriordeelainformaciin
que se
e genera inte
ernamente. Asimismo,
A
estta clasificacin permite distinguir la in
nformacin q
que
entregalaorganizaccinhaciaele
exterior.

In
nformaci
n
delExterior

Inform
macin
Organizzacin
Inte
erna

Infformaci
n
alExterior

endelainformacinpodrtenerdostiiposdefuentte:
Elorige

1. Interna
Inform
macin de requirentes
r
s o clientes internos. LLos cuales
tienen la necesidad
d que debem
mos satisfacerr. Esta inform
macin por
nes de planiificacin y
ejempllo, es fundamental para las decision
elaboracindelplan
ndecomprass.
Inform
macin del p
plan de com
mpras.Realizzarunplandeecompras
ysupo
osteriorseguimiento,nospermiteguiaarycontrola rnuestras
compras. De esta manera, pod
dremos tomaar medidas c orrectivas op
portunas, y d
de igual form
ma,
adaptaarnosalascondicionesdelentornoeirractualizandoonuestroplaan,enlamedidaenqueessto
fuesen
necesario.
7


Inform
macin de anteriores
a
procesos
p
de
e abastecim
miento. Perm
mite, a travs de su anlissis,
compaarar actuaciones pasadas,, las decisiones tomadass y sus conssecuencias, n
no cometer los
mismo
oserroresyp
poderproyecttarfuturosesscenarios.Poorejemplo,basesrealizadas,registros de
contrattos,evaluaci
nderesultad
dos,evaluacindeproveeedores,etc.
Nosotros tambin
n somos fuentes de info
ormacin.Luuegodegeneerarinformacinparaapoyyar
ecisin,stad
debequedar disponibleparaquelapuuedanusaro
otros.Estoes aplicabletan
nto
unade
para la informaci
n que gene
eramos para nuestras deecisiones, co
omo para in
nformacin q
que
generaamosparaenttregaraterce
eros.

2. Externa
Inform
macin adh
hoc de pro
oveedores. Esta informaacin
comple
ementa nuestra informaacin internaa y nos perrmite
satisfacer mejor los
l
requerim
mientos al insertar vari ables
madedecision
nessobrecm
modefinirbi enlo
nuevassparalatom
quene
ecesitamos.
Portalles
de
ChileCompra
www
w.chilecomp
pra.cl.
Merca
adoPblico www.merccadopublico..cl y Ana
aliza
www.aanaliza.cl En
n estos portaales podemoss encontrar innformacin q
que nos pued
de ayudar a sser
mejorrescomprado
oresytomarrmejoresdeccisiones,comooporejemplo
o:

Informacin
n de otros compradorres, tales c omo bases, trminos de referenccia,
resolucione
es,precio,pro
oveedores,ettc.
Informacin
n con docum
mentos de apoyo sobre geestin de abaastecimiento,, programas de
mejoramien
ntodelagesttin,apoyono
ormativoleggalydecapacitacindeusodelportal..
Informacin
n acerca de las pregunttas frecuentees de comp
pradores y p
proveedores de
ChileComprra.
Informacin
n con diverssas noticias, tales comoo seminarios y encuentros en los q
que
podemospaarticipar.
Informacin
n cuantitativva por medio de inform
mes de gestiin de nuesstra instituci
n,
estadsticassdecomprasycontratacio
onesdeotrossorganismoscompradoress,etc.
Informacin
nreferenteaproveedoressinscritosylooqueofrecentantoenco
onveniosmarrco
comoenofertasrealizad
dasatravsd
deotrosmecaanismosdeco
ompra.
Informacin
n de bienes o servicios ofrecidos
o
y ddemandados, que se pued
de acceder p
por
medio del catlogo electrnico y de otros mec anismos de compra (estaadsticas, basses
elaboradas,,etc.).


Inform
macin de proveedore
es publicada en Intern
net. Internett nos da un
na infinidad de
informacinrespecttoamuchosproveedoresylosproducttosyserviciossqueellosoffrecen.
Inform
macin de otros
o
comprradores. Re
ealizar prcticcas como el benchmarkin
ng nos perm
mite
conoce
er las experiencias de otros
o
organissmos pblicoos o privado
os respecto del trato ccon
provee
edores, comp
plejidades a considerar
c
de
e productos oo servicios de ciertos rub
bros, resultad
dos
obtenidosapartird
desusproceso
osdeabasteccimientos,inddicadores,etcc.
Lainfo
ormacinexte
ernaesfcild
deencontrarryexisteenggrancantidad
d,esporesto
oquedebem
mos
saber establecer filltros de entrada para maanejar slo innformacin de calidad. Ess recomendab
ble
utilizarrcomofiltrollafuentedeo
origendelain
nformacin,ppuessiutilizaamosinformaacindefuenttes
confiab
bles y formales, como po
or ejemplo laa publicada een el portal C
ChileCompra,, se garantizaar
informacindecalid
dad.
La aplicacin prcttica de la informacin mencionada,
m
se podr veer ms adelaante cuando se
balaelaboraccindeindicaadoresysem
muestrenalgu nosejemploss.
describ

Qu
informacin regisstrar y c
mo?

El proceso de abaastecimiento y cada unaa de sus etaapas tienen distintos req


querimientoss y
resultaadosesperado
os.Sobrelab
basedeaquellos,debemoosdefinirqu esloquese esperadecaada
uno paara que el proceso comp
pleto se realice correctam
mente, es decir, estableceer metas. Esttas
metasobviamentelograrnquenuestraorgaanizacinsea mseficaz,eeficienteytransparente.
El cum
mplimiento de
e los objetivvos de cada etapa
e
depen der en gran
n medida dee las decision
nes
intermediasquesetomen.Enalgunoscasos,esposiblecoonocerpreviaamentelasdeecisionesquese
deberntomaryen
notrosnoesttanclaro;sinembargose puedenestim
marenalgunaamedida.
Sobre la base de lo
os objetivos y
y las decision
nes que se d ebern tomaar para alcan
nzarlos, se deebe
minarlainform
macinquessertil.
determ
Cuando
o es posible
e estandarizaar la informacin necesaaria, es
conven
niente dise
ear indiccadores qu
ue se vaaloricen
permanentemente y que permitan conocer y comparar ssu valor
m
mxximas, mnim
mas y estnd
dares determ
minados
con medidas
previam
mente, acord
des a los ob
bjetivos que se desean a lcanzar.
Adems, se pueden
n realizar com
mparaciones con los indi cadores
de otrros organism
mos comprad
dores, respeccto a los tiipos de
9


indicad
doresutilizados,losvalore
esalcanzados,,etc.

Recuerrde:
Cuando
orealiceelreegistrodelosdatos,preoccpesedequeestoscumpllanlascaracttersticasqueese
mencio
onanacontin
nuacin,puessestopermitirrqueposterriormentepuedavalorizarrlosindicadorres
queestablezca.
Losdattosdebenserr:
Estand
darizados: Esto significa que
q deben cu
uantificarse dde igual form
ma en cualqu
uier momento
o y
unidad
d. Por ejempllo: 1.000 factturas registra
adas por los ffuncionarios en Punta Arrenas en el a
ao
2009d
debenserequ
uivalentesa1
1.000factura
asregistradassporlosfunccionariosde LaSerenaen
nel
ao 20
009. A su vezz, esta cantid
dad debe ser equivalentess a 1.000 faccturas registrradas en el a
ao
2010,2
2011,2012,eetc.
Dimensionados: Deebe estableceerse claramen
nte la unidadd de medida. Por ejemplo: cm. o metrros,
horaso
odas,etc.
Frecue
entes: Debe especificarse
e
la frecuencia con que seern cuantifi
ficados. Por eejemplo: diarrio,
mensualoanual.
Detalla
ados: A su veez, hay que determinar
d
cul
c
es el niveel de detalle con el que sse registran los
datos. Por ejemplo,, si al evalua
ar al proveed
dor contamos
s slo con una nota final, o tambin ccon
evaluaciones parcia
ales respecto
o a distintoss factores (caalidad del producto, plazo de entreg
ga,
garanttas,etc.).
Dadas las caracterrsticas de laas decisioness que se tooman da a da, en muchas ocasion
nes
macindemayyoromenorcomplejidad, esporestoq
quedebemosssercapacesde
necesittamosinform
gestion
narlayadecuarlaanuestro
osrequerimie
entos.
La gestin de informacin pue
ede entenderrse como la ccapacidad dee nuestra orgganizacin paara
registrar,procesar,almacenaryydistribuirlaInformacin,,asociadaalaagestinestrratgica,tcttica
yoperaativadelaorgganizacin.
La gestin de inforrmacin debe coordinar los recursos dispersos en
n la organizaacin, hacien
ndo
nfasissenelconten
nidodelainfformacinporsobreelmeedioquelaso
oporte,consiiderandoqueeel
gastoe
eninformaci
nesparaobttenerbeneficciosy/oahorrrodecostos.

10


Enresu
umen,gestion
narinformaciinesdefinir:

Culeslaiinformacinn
necesaria?
Dndeserregistranlosd
datosparaob
btenerla?
Especificacionesdedato
osaregistrar
Mecanismo
osderegistrossdelosdatoss
Mododedistribucinde
emaneraopo
ortuna
Usosoportu
unosparalattomadedecissiones

Cm
mo se consstruye un
n indicado
or?

Los indicadores miden


m
el com
mportamiento
o de una vvariable paraa
evaluarelgradode
ecumplimienttoqueseha alcanzadocoonrespectoaa
loplan
nificadopreviamente,cm
moseestndesarrollando losprocesoss
operaccionales y cu
un eficiente
es somos en cada uno dde ellos. Loss
indicad
doresdegestinoperacion
nalseclasificandeacuerddoaloquesee
buscam
medirconellosen:
Activid
dad: mide las salidas o productos
p
de
e una unidadd, proceso o
o programa. Ejemplo: 5.0
000
processosdecompraasanuales.
Costo: Midelosdessembolsosco
ontrolableso variablesde laorganizaciin,asociado
osaunaunidaad,
$750.000.000
0anuales(coostodelasco
omprasdebieenesoservicios
processooprograma.Ejemplo:$
realizadas)
Eficacia: Mide el grado
g
en que
e se logran los objetivoss de una un
nidad, processo o program
ma.
Ejempllo:Lanzamien
ntodelPrograamaMujere
enelmundollaboral.
Resulta
ado: Mide el impacto fin
nal de un proceso o proggrama. Ejemplo: 60% del monto de las
comprasrealizadasmedianteCatlogoElectrnicodeConnveniosMarco
o.

11


La med
dicin de la gestin glob
bal del processo de abasteecimiento req
quiere del deesarrollo de un
grupoarmnicoysiistemticode
eindicadoresqueabarqueen,conunadecuadoconocimientodessus
es interrelaciones, las dim
mensiones de
e costo, efica cia, actividad
d y eficienciaa, que permittan
posible
obtene
erinformacin,comopore
ejemplo:

Calidaddelresultadodelacomprao contratacin
Costopresu
upuestadoye
ejecutado
Gradodeajjustealcalendarioacordad
do
Gradodesaatisfaccinde
elosusuarios
Cumplimien
ntodelosasp
pectosadministrativos

Paracaadaindicadorrsedebedefiinirunconjun
ntodecaracteersticasque determinarnsumediciny
suevalluacin.Estasscaractersticcasson:

Nombrede
elindicador:C
Colocarunno
ombrerepres entativo.
Descripcin
n: Sedebeexxplicarlaform
ma declculoo,entregarlaafrmulaexp
plcitaydeq
qu
fuenteseobtendrlainfformacinpaarasuvalorizaacin.
Unidaddem
medida:Enq
quunidadessemide(Nm
mero,porcen
ntaje,sono,$,etc.).
Regularidad
d:Perodode
etiempoquecubre.Porej emplo,diario
o,anual,etc.
Frecuencia de medicin
n: Cada cuntto tiempo see debe medirr (continuamente minuto
o a
unavezalda,mensual,se
emestral,etc. ).
minutoou
Valorestn
ndaroesperaado:Valoresq
queseesperaaqueelindiccadortomey quepermitirrn
realizarunaacomparacin
n.

uantitativos,e
esdecir,valo rannumricaamenteunau
unidad,proceeso
Comolosindicaadoressoncu
o programa,
p
esstos valores se deben comparar con otro valor para evaluar ssi se est bieen,
me
ejoropeorquedeterminaadoestndarr.Algunosesttndaresparaacompararin
ndicadoresso
on:
perodosanterioresenlamismaorganizzacinocon respectoalo
opresupuestaadooplaneaado
anteriormente.

onlosvaloressmximoym
mnimoquep
puedetomar elindicador sin
Lmitesde variacin:So
eldesarrollodelproceso.
queafectee

efiniendounrrangoquesepuedeconsid
derardentro delanormal operacindeelsistema.Siun
De
ind
dicador se saaliera del rango permitid
do, la personna encargada de la unid
dad, proceso
o o
pro
ograma,debe
erevaluarlaasituaciny tomarmediddascorrectivaasquepermittanalcanzar los
ran
ngos normales, de otro modo, se debern
d
cueestionar los valores mxximo y mnim
mo
esttablecidospre
eviamente.
12


Ad
dems,esimp
portanteelnombredela personarespponsabledeeesteindicado
or.Estaperso
ona
serrquienseprreocuparde
elaactualizaccinyverifica cindelosan
ntecedentesdeeste.
Ejemplodeindicador:

orcentajedecomprasurge
entes.
Nombre:Po
Descripcin
n:Secalculaccomoelnm
merodecompprasrealizadaasmediante laexcepcin de
comprasurgentessobreeltotaldecompras.La fuentedeinfformacinesChileCompraa.
%co
omprasurgen
ntes=

Unidaddem
medida:Porccentaje.
Regularidad
d:Anual.
Frecuenciademedicin:Semideauttomticamenttecadavezq
queserealizaunacompra..
Valorestn
ndaroesperaado:Menorall2%.
Lmitesdevvariacin:Lm
mitesuperiorde3%.Nohaaylmiteinferrior.
ResponsablleIndicador:Supervisordeabastecimieento.

Ejem
mplos de in
nformacin e indiccadores d
del processo de
abastecimientto

Como hemos expliccado a lo larggo de estas guas,


g
el procceso de abasstecimiento d
de cada comp
pra
puede descompone
erse en una serie de etapas secuenciiales, que so
on ilustradas en la siguien
nte
figura(recuerdequelasetapasd
dellamadoyrecepcin,e valuacinyaadjudicacind
dependernd
del
mecanismodecompraescogido).
Adems, hemos se
ealado la im
mportancia de elaborar uun plan de ccompras que pronostica las
comprasanualesde
enuestroorgganismoydeunprogramaadeseguimieentodelplan,,queanalice las
usasquelaso
originan.
desviaccionesdelmismoylascau
Asimismo,larelevaanciadecontarconinform
macinrespecctoalosprod
ductosyservviciosotorgad
dos
uestros provveedores y laa satisfaccin de nuestrros clientes internos antte las compras
por nu
efectuaadas,resultaclaveparare
ealizarbuenasscomprasaffuturo.

13

Procceso de ab
bastecimiento de cada comp
pra

Plan
ndeCompras

Seleccindel
Mecan
nismode
comprra
Definicind
de
requerimienttos

EjeccucinyGestin
delcontrato
Evaluacinde
Pro
oveedores

ConvvenioMarco
LicitaacinPblica
LicitaacinPrivada
Trato
oDirecto

Ad
djudicaciny
fo
ormalizacin

Llamado
oyRecepcin
deeofetas

Evaluaacindelas
ofertas

Porconsiguiente,laainformacin
ntilderegisstrar,procesaar,almacenarrydistribuir enrelacinccon
lospro
ocesosdecom
mpraesenorm
meymuyvarriada.Acontiinuacin,mo
ostraremosalggunosejemplos
deinfo
ormacinein
ndicadorestilesparalage
estindiaria, demediano plazoydetrransparencia de
nuestra organizaci
n. Esta cate
egorizacin laa hemos bassado en las principales reas donde se
ua
estaelaporte
edelainform
macin.Sinembargo,estoosindicadoreesslorepressentanunagu
manifie
y,enb
basealasherrramientasentregadas,suorganismopuuedeestableccerotrascateegorasydefinir
otrosindicadoresiggualmenteimportantes.
Porlttimo,losindiccadoressonp
presentadose
entrminosggenerales,perrotambinenmuchoscassos
es reccomendable estudiarlos con
c
un mayor nivel de detalle. Porr ejemplo, eel indicador de
porce
entajedelicitacionesdesie
ertaspuede analizarseslosobreeltotaldelicitaccionespbliccas,
licitacio
onesprivadass,olicitacionespblicaspo
orrubro,etc..

14


Lo anterior nos perrmite ir enco
ontrando info
ormacin mss completa p
para descubriir y mejorar los
mplo,puede serqueelpo
orcentajetotaaldelicitacio
onesdesiertassseabajo(2%
%),
problemas.Porejem
delicitacionesdesiertasen
nelrubrode asesoraseaelevado(30%
%).
peroelporcentajed

I.

Inform
macin pa
ara la gestiin diaria
Requerimie
entosinternoss
Nivelesdeinventario
Comprasan
nterioresdelm
mismoreque
erimiento
Contratosrealizados
ndeproveedores
Informacin
Reglamento
osyleyesdeccompraspblicas
Presupuestosdestinadoss
Caractersticasdelosbie
enesyservicio
ospublicadossenelCatlo
ogoElectrnicco
nparalaelab
boracindelccontrato
Informacin

II..

Inform
macin pa
ara la gestiin de mediano plazzo

Planifficacin
Plandecom
mprasactual,anterioresypresupuestossasociados.
nterna)prom
mediodemand
dadaydesviaacinestndaarpara
Cantidad(in
cadatipode
eproductooservicio.
nternasdeco
ompraportip odeproducttooservicio.
Nmerodesolicitudesin
NivelesdeInventario.
Nmerodequiebresdestockporpro
oducto.
o(unidadese
entregadasv//stotaldeuniidadessolicitadas).
Fillrateotaasadellenado
viaciones re
especto a lo pronosticad
do
Compras con desv
Compra.
PorcentajedeprocesosaadjudicadosssinemisindeeOrdendeC
esdesiertassiinoferentes, clasificadasp
pormotivos.
Porcentajedelicitacione
esdesiertasco
onoferentes,,clasificadaspormotivos.
Porcentajedelicitacione
bases.
Porcentajedeofertasrechazadasporrquenocumpplenconlasb
esehizoefecctivalagaranttasegnmecanismodeccompra,rubro
oy
Porcentajedevecesque
proveedor.
ones de la co
ompra o rechhazos en el m
momento de la entrega p
por
Porcentaje de devolucio
rubroyproveedor.
15

Porcentajederechazosd
derdenesdecompraseggnmotivo.
Porcentajedeincumplim
mientodelpro
oveedorsegnmotivos.
Porcentajedeincumplim
mientodepaggodelcompraador.

macin de m
mecanismos de compra
Inform
Tiempopro
omediodelprrocesodecom
mpraymediddadedisperssin(unavez seleccionado
oel
mecanismo
odecomprah
hastalaformaalizacindelccontrato).
elebrados.
Nmerodecontratosce
Montosdecomprasreallizadassegnmecanismo decompra.
Nmerodelicitacionesp
pblicas.
Nmerodelicitacionesp
privadas.
NmerodecomprasporrmediodeCaatlogoElectrrnicodeCon
nvenioMarco
o.
Nmerodecomprasexccepcionales,ssegntipodeexcepcin.
Nmero de
e adquisiciones publicad
das clasificaddas como m
menor a 10
00 UTM seggn
mecanismo
odecompra.
Cantidadprromedioydesviacindeofertaspresenntadaspormeecanismodecompra.
Porcentaje de licitacione
es con modifficacin de bbases (cuando
o se avisa al proveedor q
que
hubomodifficaciones).
Inform
macin de Contratos
Porcentajedecontratosdesuministrosegnrubrooyproveedo
or.
Porcentajedecontratosdeterminaciinanticipadaasegnmotivo.
Porcentajedecontratosmodificadossegnmotivoo.
Nmerodecontratosviggentesrenovvables,confeechadetrmiinoenestea
oyquedeb
ben
sergestionaados.
e contratos vigentes,
v
con
n fecha de ttrmino en eeste ao y ccon renovaciin
Nmero de
automtica.
Porcentajedecontratosvigentesrenovados.
Uso de
e ChileComp
pra
Porcentajedeoperacion
nesrealizadassdentroyfueeradeChileCo
ompra.
Porcentaje del monto total de co
ompras que fueron realizadas dentro y fuera de
ntedefinanciamiento.
ChileComprra,segnfuen

16

IIII.

Inform
macin de
e Transparrencia
Porcentaje de evaluaaciones con
n comisionees o equip
pos
nes.
evaluadoresenlicitacion
oresquepressentanreclam
mosclasificad
dos
Porcentaje deproveedo
pormotivoss.
Porcentajedelicitacione
esconpublicaacindecriteeriosdeevaluacindistinto
osdelprecio..
Porcentaje delicitacione
esconresolucinfundadaadeadjudicacinyplanillaadeevaluaciin
pra.
publicadasenChileComp
Nmero de compras clasificadas como exceepcionales ccon resolucio
ones fundad
das
pra.
publicadasenChileComp
ninformacinncompleta(ssealadaeneelArt.57
Porcentajedecomprasrrealizadascon
entodelaLeyydeComprassPblicas)
delReglame
Promedio de
d tiempo de
d publicaci
n y su desvviacin estn
ndar segn mecanismo de
compra.
Porcentajedelicitacione
escerradasso
obreeltotalddelicitacionesspublicadas.

dicadoresque
efavorecenlla transparen
nciadebenesstarconstanttemente conttrolados,esp
por
Losind
esta raazn que la mayora
m
est presente en el conjunto de indicadorres claves que se mostrarron
anterio
ormente. Maantener esto
os indicadore
es dentro dee los lmitess de variaci
n establecid
dos
permitteelaccountabilityoauditoriasocial querealizalaacomunidad,legitimando
oaselcorreccto
actuardelaorganizzacin.
Para re
ealizar un me
ejor seguimie
ento de los resultados
r
obbtenidos, es recomendable distinguir los
indicad
doresclaves, permitiendoassumediccinyseguim
mientoconstaante.Deestaamanera,ustted
podr realizarunco
ontrolalasvariablesimpo
ortantescadaavezquestassobrepaseenloslmites de
os, evidenciaando que lo
os resultado s se estn escapando del estnd
dar
variacin permitido
omento en q
que
esperaado. Para estto puede utiilizar mecanismos de aleerta que indiquen el mo
ocurranlasdesviaciionesparaco
orregirlasoportunamente.
A conttinuacin desstacaremos lo
os indicadore
es que no deebemos olvid
dar de controlar, los cuales
fueronextradosde
elalistaentre
egadaanterio
ormenteyagrrupadosenlaasmismasreeascrticas.
Gesti
n diaria
Ndecomp
prasanteriore
esdelmismorequerimientto.
Montodelp
presupuestodisponiblepo
ortem.

17


Gesti
n de median
no plazo
Porcentajedelicitacione
esdesiertasco
on/sinoferenntes,clasificadaspormotivvos.
Porcentaje de devolucio
ones de la co
ompra o rechhazos en el m
momento de la entrega p
por
rubroyproveedor.
Tiempopro
omediodelprrocesodecom
mpraymediddadedisperssin(unavez seleccionado
oel
mecanismo
odecomprah
hastalaformaalizacindelccontrato).
Montosdecomprasreallizadassegnmecanismo decompra.
pblicasyprivvadas.
Nmerodelicitacionesp
nvenioMarco
o.
NmerodecomprasporrmediodeCaatlogoElectrrnicodeCon
Nmerodecomprasexccepcionales,ssegntipodeexcepcin.
parencia
Transp
Porcentajedeevaluacion
nesconcomisionesoequiiposevaluado
oresenlicitacciones.
Porcentaje delicitacione
esconresolucinfundadaadeadjudicacinyplanillaadeevaluaciin
pra.
publicadasenChileComp
ones fundad
das
Nmero de compras clasificadas como exceepcionales ccon resolucio
pra.
publicadasenChileComp
on informacin completa (sealada en
n el Art. 57 d
del
Porcentaje de compras realizadas co
odelaLeyde
eComprasPblicas)
Reglamento
d tiempo de
d publicaci
n y su desvviacin estn
ndar segn mecanismo de
Promedio de
compra.
escerradasso
obreeltotalddelicitacionesspublicadas.
Porcentajedelicitacione
esconpublicaacindecriteeriosdeevaluacindistinto
osdelprecio..
Porcentajedelicitacione
Recuerrdeque:
La med
dicin de ind
dicadores no
o es slo para
a cumplir, ssino para tom
mar mejores decisiones, q
que
permittan que los procesos
p
de compra
c
de nuestra
n
organnizacin seann ms eficacces, eficientess y
transpa
arentes.
Porello
o,lomsimp
portanteesesstudiarlosmotivosocaussasqueafectaanqueelvalordelindicad
dor
resulteedistintoalessperado,para
aaspodermejorarloserrroresqueestaamoscometieendo.

18

El ap
porte de la
as Tecnollogas de la Inform
macin y la
a gestin de
inforrmacin
LasTecno
ologasdela Informacin puedenenteendersecomo
oel
conjunto
odeelementoostecnolgiicosquesirveenaunusuario
que req
quiere inforrmarse y ccomunicarse. Esto inclu
uye
equipamiento (harddware), apliicaciones co
omputacionales
e)yredesde comunicacio
ones.
(software
LasTecnologasdelaInformacin
npermitenmanejarmejorrla
informaccinquedisp onelaorganizacinygen
nerarasnuevvos
beneficio
os y ahorros. El avance dee esta tecnolloga, junto ccon
las red
ducciones de
e su costo, hace que laa mayora dde las organ
nizaciones tengan acceso
o a
compu
utadores,proggramasyconexionesaInternet.As,hooysecuentacconsoftwareestndarcom
mo
Excel, aplicacioness computaciionales desaarrolladas esspecficamente para ap
poyar processos
masqueinteggrandistintossprocesosdeelaorganizaccintipoWorkflow(flujo de
especfficosysistem
trabajo
o).
Herram
mientas accesibles y usab
bles como una
u planilla eelectrnica p
puede transfo
ormarse en un
excelen
nteapoyoen
nlagestind
delainformaccin,esdecirr,enelregisttro,almacenaamientoyen
nla
obtenccinoportunaadeinformaccinestructurrada,accesib leydecalidad.
Amododeconclusin,tengapre
esentelosigu
uiente:

Recuerde que
q la inform
macin es un recurso estrratgico muy importante, del cual ustted
podr dispo
oner si realiza una adecuada gestin dde ella, utilizzando mecan
nismos formales
pararecoge
eryregistrardatos,loscu
ualesunavezzprocesadosspermitirnllaobtencin de
informacin
ndecalidade
enformaoportuna.
Asegresed
deutilizarlaiinformacinccuandodebatomardecisiiones,puesn
nosirvedenaada
almacenaryygenerarinfo
ormacinsin
nolautilizapposteriormentte.Noolvide queelvalor de
lainformacinseincrem
mentaconelu
usodesta.
u adecuadaa gestin de informacin podr controlar sus niveles
Finalmente, al realizar una
deeficienciia,eficaciay transparenciaa,compararloosconlosesstndaresestablecidosyccon
los resultados de otro
os organismo
os, y le perrmitir tomar mejores d
decisiones paara
mejorarlos.
www.chilecompra..cl
Fono
o:56022904
4400/Fax:5660229044766
MesadeA
Ayuda:60070 00600
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