La comunicacin dentro del

proyecto

Uno de los aspectos ms importantes del trabajo del

director de proyectos (Qu hace un director de proyectos?) es promover y
facilitar la comunicacin dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran
medida la consecucin de los objetivos y la facilidad con la que avance el
proyecto. En este artculo intenta dar un punto de vista prctico de su
aplicacin en el mbito de los proyectos, sin pretender entrar en el detalle de
las tcnicas de comunicacin.

Objetivos de la comunicacin
dentro del proyecto
Dentro de las funciones del director de proyectos est el definir el plan de
comunicacin y el facilitar/promover la comunicacin entre los integrantes del
proyecto, por tanto es importante que este conozca cules son los objetivos que
se persiguen con esta comunicacin:

Integrar el equipo. Un proyecto es un conjunto de tareas

interrelacionadas y ejecutadas por personas. Por ello es importante
que los diferentes integrantes del proyecto sepan lo que deben hacer,
cuando lo deben hacer, dispongan de la informacin necesaria para
hacerlo, y se sientan partcipes del proyecto.
En cualquier proyecto existe siempre un conjunto de personas, que
sin participar directamente en l, tienen inters o necesitan estar
informadas sobre el mismo. Garantizar que esto ocurra es uno de los
objetivos.
Ser informado. Como se ha comentado en otros artculos, dentro de
las causas de fracaso del proyecto estn los cambios debidos a
alcance escondido, stakeholders no considerados, riesgos no
identificados, etc. Por tanto la comunicacin debe favorecer la
identificacin de estos puntos en la fase inicial del proyecto.

Evitar o solucionar conflictos. El hecho de que el proyecto este ejecutado por

personas implica que existirn conflictos, tanto de ndole tcnica como

personal, los cuales debern de ser prevenidos y gestionados por parte del
director de proyecto. Esto puede conseguirse a travs de la comunicacin.

Caractersticas de la
comunicacin dentro del
proyecto
Existen una serie de caractersticas que deberan cumplirse para que la
comunicacin sea efectiva desde el punto de vista de las necesidades de la
gestin de proyectos:

El hecho de mandar una gran cantidad de informacin a una misma

persona dificulta que esta pueda focalizarse en aquello que es
importante y/o le afecta, lo que suele generar confusin. Por ello es
recomendable que las comunicaciones sean directas y ajustadas al
objetivo e intereses de cada persona. Lo que no debe confundirse con
escatimar informacin, ya que sin llegar a caer en el exceso de
informacin, es importante dar a conocer el contexto de las
solicitudes o informacin que se transmite, con ello se consigue una
mejor comprensin de esta informacin, una mayor capacidad para
aportar y desarrollar el trabajo, y un mayor sentido de vinculacin del
interlocutor.
Dentro de los lmites que marca el sentido comn, es mejor transmitir
frecuentemente pequeas cantidades de informacin, que comunicar
mucho de golpe. Con ello se facilita que el receptor reciba y asimile
dicha informacin, y se incrementa su vinculacin al proyecto. Esto
debe hacerse respetando el punto anterior, lo que significa que no
debemos bombardear a alguien con pequeas cantidades de
informacin que no le afectan.

Idealmente cada persona debera recibir la informacin que necesita justo en el

momento que la necesita. En la prctica esto no es posible, pero cuando ms
nos alejemos de este principio ms malentendidos y confusin se generar
dentro del proyecto.

Ajustada al interlocutor. No es lo mismo comunicarse con un

miembro del equipo del proyecto que pertenece a nuestra
organizacin, con un proveedor, con el cliente, o con el comit de
seguimiento del proyecto, por tanto el mensaje, en forma y
contenido, debe estar ajustado a cada receptor.

Este punto no nicamente se refiere a aspectos formales, que tambin, sino a al

soporte de comunicacin que utilizaremos, y al nivel de detalles y contenidos

que incluiremos. Es responsabilidad del director del proyecto conocer cada

interlocutor y adaptar en consecuencia las comunicaciones.

Como se ha comentado, uno de los objetivos que se persigue con la

comunicacin es el de ser informado. Para ello el director de
proyectos debe fomentar que la comunicacin sea bidireccional, e
introducir en ella personas que puedan aportar conocimientos y
puntos de vista que puedan favorecer a los objetivos del proyecto.
Esto es especialmente importante en la fase de planificacin y el
inicio de la ejecucin, donde hay un especial inters en descubrir
requerimientos y riesgos ocultos.
Ajustar los contenidos al interlocutor no es lo mismo que esconder
informacin. Por regla general es siempre mejor ser abiertos, aun con
los puntos negativos, que intentar esconder informacin. En este
sentido es mejor decir que algo va mal y el plan que tenemos para
solucionarlo, que no decirlo.

Tipos de comunicacin dentro

del proyecto
A nivel general podemos dividir las comunicaciones que se desarrollan dentro
del proyecto en cuatro grupos, en funcin de si es formal o informal, e interna o
externa.

Comunicaci
n interna formal
Es toda comunicacin que se desarrolla dentro del equipo del proyecto a travs
de canales formales. En general corresponde a la distribucin de
documentacin oficial del proyecto, o de informacin relacionada con los
objetivos de este, la cual debe ser considerada para ejecutar el trabajo. El
hecho de hacerse por canales formales permite el registro y consulta posterior
de dicha informacin.

La forma y canal que se usa para distribuir esta informacin debe ser coherente
con el plan de comunicacin del proyecto, y en muchos casos ligada a un
determinado procedimiento.

Comunicacin externa formal.

De forma similar a la anterior es aquella comunicacin que se desarrolla del
proyecto hacia el exterior (cliente, direccin, stakeholders) a travs de canales
formales.
Se usa este tipo de comunicacin cuando se quiere dejar constancia de la
informacin trasmitida, bien por su importancia, porque afecta a los objetivos, o
porque su entrega forma parte del alcance. Igual que en el caso anterior, esta
debe ser coherente con el plan de comunicacin del proyecto, y ligada a un
determinado procedimiento cuando corresponda.

Comunicacin interna/externa
informal.
Es el tipo de comunicacin ms habitual dentro del proyecto, la que permite
integrar al equipo, y la mejor para resolver y evitar conflictos. Por su carcter
informal no queda registro de ella, por lo que el director del proyecto debe tener
el criterio suficiente para recoger aquellos temas ms importantes que deban
ser transmitidos formalmente.
En muchos casos usaremos la comunicacin informal para alinear o clarificar
puntos de vista antes de oficializarlos por va de comunicaciones formales.
Un aspecto importante a considerar es el envo de mails o documentos
preliminares como comunicacin informal. Esto es algo habitual, pero debemos
considerar que al ser un soporte escrito puede ser considerado una
comunicacin formal; no sera la primera vez que delante de un conflicto
aparece un mail o un documento que para el emisor era informal pero el
receptor lo considero como formal. En estos casos lo mejor es clarificar el
carcter informal de la comunicacin, bien en el cuerpo del mail o como una
nota sobre los documentos.