DIRECCION DE PLANIFICACIN

UNIVERSIDAD
TECNICA DE MACHALA

INSTRUCTIVO METODOLGICO
PARA LA ELABORACIN
DE PLANES OPERATIVOS
ANUALES

DICIEMBRE - 2012
1

DIRECCION DE PLANIFICACIN

INSTRUCTIVO METODOLGICO PARA LA ELABORACIN

DE PLANES OPERATIVOS ANUALES DE LAS DEPENDENCIAS
DE LA UTMACH
I.

MARCO LEGAL

El artculo 275 de la Constitucin Poltica de la Repblica dispone que el Sistema

Nacional de Planificacin (SNP) fije los objetivos nacionales permanentes en materia
econmica y social, determine -en forma descentralizada- las metas de desarrollo a
corto, mediano y largo plazo, y oriente la inversin con carcter obligatorio para el
sector pblico y referencial para el sector privado.
La Ley de Responsabilidad, Estabilizacin y Transparencia Fiscal, establece en su
artculo 2, la obligacin para cada institucin del sector pblico de elaborar el Plan
Plurianual Institucional para cuatro aos y Planes Operativos Anuales que servirn de
base para la Programacin Presupuestaria.
El Reglamento Sustitutivo al Reglamento a la Ley de Responsabilidad, Estabilizacin y
Transparencia Fiscal, dispone en el prrafo segundo del Art. 2.- El trmino para la
aprobacin de los Planes Operativos Institucionales Anuales para el periodo anual
subsiguiente, ser el 31 de mayo de cada ao.
El Reglamento Sustitutivo al Reglamento a la Ley de Responsabilidad, Estabilizacin y
Transparencia Fiscal, seala en el Art. 3.- Los planes de las entidades y organismos del
sector pblico no financiero evidenciarn las relaciones costo beneficio de los gastos
mediante indicadores que relacionen la valorizacin de productos, resultados, metas o
beneficios esperados de la ejecucin de programas y proyectos, con el monto de
recursos que se emplearn para lograrlos o con sus costos. Estas relaciones debern
estar de acuerdo con la metodologa que establezca SENPLADES, lo cual se verificar
en los respectivos procesos de evaluacin.
II. MARCO CONCEPTUAL
II.1 PLAN OPERATIVO ANUAL POA
La planificacin operativa segn la conceptualizacin de la Secretara Nacional de
Planificacin (SENPLADES), considera como base lo siguiente: funcin, misin y
visin institucional.
Los POA tienen como propsito fundamental orientar la ejecucin de los objetivos
institucionales; y propiciar pasos claros en objetivos y metas evaluables a corto plazo.
2.2 VINCULACIN DE PLANIFICACIN CON EL PRESUPUESTO
El POA es un instrumento que vincula la planificacin con el presupuesto, es la base
para elaborar la pro forma presupuestaria.
El POA supone concretar lo planificado en funcin de las capacidades y la
disponibilidad real de recursos.

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2.4 QUINES ELABORAN EL POA?

La elaboracin del POA, debe realizarse dentro de un proceso de interaccin
institucional interno, entre sus diferentes instancias orgnicas (direcciones de escuela y
departamentales / jefaturas / sub decanos y decanos / vicerrectores / rector).
2.5 CRITERIOS PARA LA FORMULACIN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
SENPLADES establece que los POA se formularan de conformidad con los
lineamientos que a continuacin se determinan:
a) El POA debe sustentarse en los grandes objetivos, metas, e indicadores
institucionales.
b) El POA se ajustar a las disposiciones legales y ser compatible con el presupuesto
asignado a la institucin.
c) El POA se registrar en la pgina Web de SENPLADES a nivel institucional, pagina
establecida para el efecto.
d) El POA debe ser aprobado por el mximo organismo institucional respectivo de cada
entidad y constituir el insumo bsico de la Proforma Presupuestaria.
III. INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE LA MATRIZ DEL POA
El presente Instructivo constituye una gua para la formulacin del POA; en ste, se
citan los conceptos de las diferentes variables que lo conforman y los procedimientos
para llenar la matriz, a fin de facilitar su elaboracin.
En el primer trimestre de cada ao el POA de cada departamento deber ser remitido a
su unidad acadmica correspondiente (Facultades) y estas al DEPLAN en informacin
consolidada, impresa y digital.1
La presentacin de los Planes Operativos Anuales para el periodo anual subsiguiente se
realizar hasta el 30 de abril de cada ao.2
El DEPLAN receptar los POA de la Administracin Central y el consolidado por
Facultades en el plazo sealado y por rgano regular.
IV. ESTRUCTURA DE LA MATRIZ DEL POA
A continuacin se detallan los conceptos de cada una de las variables y la forma cmo
se debe elaborar el formulario.
COMPONENTES:
1

El DEPLAN ha definido una plataforma informtica para ingresar los datos de los POA, a travs de la
pgina Web de la institucin conforme a los requerimientos de la matriz de la SENPLADES. Esta
plataforma entrar en funcionamiento el segundo semestre del 2012.
2

El POA del ao 2012 por nica vez se receptar en los primeros 15 das de enero del 2012. Para el POA
2013 se aplica la fecha del 30 de abril del 2012.

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Son las diferentes competencias desarrollas en la dependencia.

RESULTADOS:
Constituye el objetivo planteado que se espera lograr frente al componente. Se enuncia
en trminos cualitativos.
INDICADOR DE RESULTADO:
Representa la forma en cmo se calcular el resultado planteado, debe reflejar la una
operacin bsica que de preferencia puede ser una divisin o una cantidad en unidades.
METAS:
Se refiere al valor (absoluto o porcentaje) referido a la operacin realizada en el
indicador de resultado
ACTIVIDADES:
Son las acciones con las que se propone alcanzar, o cumplir, la meta propuesta,
ordenadas secuencialmente.
MEDIOS DE VERIFICACIN:
Constituyen los documentos fsicos que expresan el cumplimiento de las metas.
RESPONSABLES:
Es la unidad tcnica y/o administrativa de la institucin y su titular o funcionario
principal que esta a cargo de la ejecucin de las actividades para el cumplimiento de las
metas institucionales.
TIEMPO EN SEMANAS:
Es el tiempo previsto para alcanzar la meta expresada en semanas.
COSTO ANUAL:
Es el valor de los recursos monetarios (sean estos de gasto corriente o de inversin) que
se requieren para el cumplimiento de las metas institucionales.
FINANCIAMIENTO:
Tipo de financiamiento de donde proviene el recurso monetario para cumplir con las
metas establecidas por la Dependencia.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

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Una vez determinado el tiempo, se deber programar el cumplimiento de la meta

trimestralmente.
NOTA: Es importante recalcar que la medicin es requisito de la gestin. Lo que no se
mide no se puede gestionar y, por lo tanto, no se puede mejorar. Una meta es una
magnitud asociada a una caracterstica de la gestin institucional que permite, a travs
de su medicin en periodos sucesivos y por comparacin con el estndar establecido,
evaluar peridicamente dicha caracterstica y verificar el cumplimiento de los Objetivos
Estratgicos establecidos.
Las metas son aquellas sobre los cuales la institucin puede incidir directamente. Deben
ser especficos, medibles y relevantes.
La meta debe especificar la unidad de anlisis y la medida que puede ser nmero,
porcentaje.
EJEMPLO: DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION
Componente.- Coordinacin y Monitoreo de los POA de las Unidades Acadmicas y
Administracin Central.
Resultados.- Autoridades de las Facultades y Jefes Departamentales participan en el
proceso.
Indicador.-

# Sesiones de trabajo realizadas.

# POA presentados / # Unidades departamentales Capacitadas.

Meta.- 20 sesiones de trabajo, 80%

Actividades.- * Reuniones de trabajo; * Eventos de capacitacin
Medios de Verificacin.-

* Proyecto aprobado por el Consejo Universitario

* Registros de asistencia a eventos

Responsables.- * Consejo Universitario; * Director DEPLAN

Tiempo en Semanas.- 12
Costo Anual.- 1.200,00
Fuentes de Financiamiento.- Fondos del Estado
Cronograma de Ejecucin.- Primer y Segundo Trimestre

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UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

PLAN OPERATIVO ANUAL 2012
FACULTAD/DEPENDENCIA: ______________________________________________

COMPONEN
TES

Diferentes
competencias
desarrollas en la
Dependencia.

Coordinacin y
Monitoreo de los
POA de las
Unidades
Acadmicas y
Administracin
Central

RESULTAD
OS

INDICADO
R DE
RESULTAD
O

Constituye el
objetivo
planteado que
se espera lograr
frente
al
componente.
Se enuncia en
trminos
cualitativos.

Representa la
forma en cmo
se calcular el
resultado
planteado, debe
reflejar la una
operacin bsica
que
de
preferencia
puede ser una
divisin o una
cantidad
en
unidades.

Autoridades de
las Facultades y
Jefes
Departamentale
s participan en
el proceso

# de Sesiones
de trabajo
realizadas.
# de POA
presentados / #
Unidades
departamentales
Capacitadas.

METAS

MEDIOS
TIEMPO
ACTIVID
DE
RESPON
COSTO
EN
AD
VERIFICACI SABLES
ANUAL
SEMANA
N

Se refiere al
valor
(absoluto o
porcentaje)
referido a la
operacin
realizada en
el indicador
de resultado
.

Son
las
acciones con
las que se
propone
alcanzar, o
cumplir, la
meta
propuesta,
ordenadas
secuencialm
ente.

Nmero (40
sesiones de
trabajo) o
porcentaje
(80)%

*
Reuniones
de trabajo
* Eventos de
capacitacin

TOTAL:

Constituyen los
documentos
fsicos que
expresan el
cumplimiento de
las metas.

Es la unidad
tcnica y/o
administrativ
a de la
institucin y
su titular
que est a
cargo de la
ejecucin de
las
actividades.

* Proyecto
aprobado por el
Consejo
Universitario
* Registros de
asistencia a
eventos

* Consejo
Universitario
* Director
DEPLAN

Es el valor
de los
recursos
Tiempo
monetario
requerido
s que se
para el
requieren
cumplimient
para el
o de la meta
cumplimie
expresado
nto de las
en semanas.
metas
institucion
ales.

12

USD $

1.200,00

1.200,00

FUENTES DE
FINANCIAMIENTO
FOND
OS
DEL
ESTAD
O

FONDO
S
INTERN
OS

OTR
OS

Tipo de financiamiento de donde

proviene el recurso monetario para
cumplir con las metas establecidas
por la Dependencia. Ingresar valor
segn el casillero correspondiente.

1.200,00

1.200,00

0,00

0,00

CRONOGRAMA
DE EJECUCIN
2012 - 2013
OBSER
I
IV VACIN
II
III
TR
TR
TRI TRI
I
I

Marcar con una X el

tiempo requerido pare el
cumplimiento de la meta.

Detalle
adicional si
es
necesario

0,00