REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

SIMÓN RODRÍGUEZ
NÚCLEO VALLES DEL TUY
ANALISIS PROCEDIMENTAL

Facilitador: Participantes: C.I.

Lic. Kristian Cedeño Marisol Cisneros 6.996.984
Joselyn Taberoa 17.116.485
Isamar González 10.891.392
Lázaro Zerpa 13.697.780

Santa Teresa del Tuy, Junio de 2008

ANTECEDENTES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y, atendiendo a su
sentido amplio, los sistemas no constituyen nada nuevo para la Historia del hombre. Es así
como desde antiguo se habló y se escribió sobre sistemas filosóficos que a su vez fueron
fuente o permitieron el planteamiento de otros sistemas: astronómicos, matemáticos,
geográficos, etcétera.
En la vida moderna se utiliza la palabra sistema en disciplinas muy diversas y su
aplicación se ha generalizado enormemente. Oímos hablar (o leemos) sobre el sistema
solar, sistemas económicos, políticos, sociales, sobre sistemas de transportes, de
comunicación, sistemas contables, sistema circulatorio, sistema respiratorio, etc.

En 1964 en la Systems Science Conference se propuso y aprobó la siguiente

definición de sistema:
Un sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados
para lograr un objetivo común mediante el manejo y control de materiales, información,
energía y hombres.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
En la sección anterior hemos considerado distinta definiciones del vocablo sistema
en su sentido amplio y en la presente analizaremos en forma concreta la aplicación de ese
concepto en las actividades administrativas. Nuestro propósito será demostrar a través de
sucesivas elaboraciones cómo las organizaciones modernas deben actuar bajo la forma de
sistema para lograr el máximo de eficiencia. Comentaremos por lo tanto, algunas
definiciones especializadas.
Definimos a los sistemas administrativos como la red de procedimientos
relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una
organización.
METODOS ADMINISTRATIVOS
Método es el ordenamiento sistemático (armónico, equilibrado, organizado) de una
tarea. Métodos son los medios manuales. Mecánicos o tecnológicos con los cuales se
realizan las tareas individuales. Constituyen la serie de pasos hechos por un empleado para
realizar un trabajo.
Lo anterior significa que los métodos se refieren a “cómo” se realizan las tareas (las
maneras en que se realizan) y no qué se hace, quién lo hace o cuándo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de
operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas en
una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones
repetitivas.
Obsérvense los elementos básicos de esta definición:
– Conjunto de “operaciones” de oficina (por su naturaleza administrativa) dispuestas en un
orden secuencial invariable;
– Participación de varias personas en una o más oficinas; o sea los procedimientos pueden
abarcar más de un sector de trabajo;
– Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de
procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de
operaciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten con
frecuencia dentro de la organización.

UN PROCEDIMIENTO O RUTINA DEFINE:

– Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;

– Quiénes son esos participantes;

– Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesivo y el
momento.
ACTIVIDADES DEL ANALISIS DE SISTEMAS

1. Determinar el orden jerárquico de los centros decisorios de la empresa e identificar el

tipo de decisiones que emanan de los mismos, las características de esas decisiones y las
condiciones en que se desarrollan. Las decisiones más frecuentes se relacionan con la
planificación general, la formulación de políticas, los objetivos de producción, la
delegación de autoridad, la división y coordinación del trabajo, la disponibilidad de
recursos físicos, humanos y financieros, etcétera.
2. Detectar los requerimientos de información de esos centros decisorios para que éstos,
apoyados en esa información sistematizada, puedan cumplir eficientemente sus objetivos.
3. Diseñar el sistema que satisfaga las necesidades mencionadas en el punto anterior,
aplicando la metodología y técnica más actualizada, La actividad de diseño podrá consistir
en:
a) La creación de un nuevo sistema para satisfacer las necesidades no cubiertas por el
sistema vigente (revisión de sistemas).
b) La formulación de un nuevo sistema para cubrir necesidades que surgirán como
consecuencia de operaciones a desarrollarse en el futuro de la empresa (planificación de
procedimientos).
c) Poner por escrito (utilizando los medios gráficos o tecnología informática) las
instrucciones que ratifiquen procedimientos ya en vigencia).
d) El establecimiento de procedimientos de control respecto de sistemas vigentes (control
de registros, informes y formularios
4. Programar la implementación. Para evitar inconvenientes en los momentos en que se
esperan resultados, será necesario que todos quienes participen operativamente en el nuevo
sistema conozcan perfectamente en qué consiste su participación. No deben tener dudas
respecto de los procedimientos a seguir y operaciones a realizar. Para ello será necesario:
a) Contar con una precisa descripción escrita (o a través de software) de los
procedimientos. Esta descripción se compendia en los llamados Manuales de
Procedimientos, que servirán de guía para quienes intervendrán en el sistema.
b) Contar con personal debidamente entrenado, para lo cual deberá existir un plan de
entrenamiento en las funciones que ha de desempeñar.
c) Coordinar la puesta en marcha, aplicando las técnicas de planeamiento y cronograma de
actividades.
5. Verificar, mediante pruebas piloto, el grado de exactitud del sistema diseñado respecto de
las condiciones que le dieron origen. Las pruebas piloto consisten en operar el sistema –
antes de la implementación- con un volumen reducido de la información y controlar los
resultados. En esta actividad deberán también participar los funcionarios del sector
afectado.
6. Tener permanente vivencia de las operaciones y de los problemas (y también
oportunidades) diarios de la empresa; efectuar el seguimiento necesario para verificar si los
sistemas vigentes se adecuan técnica y económicamente a los requerimientos de la
organización. Con el transcurso del tiempo nuevas condiciones y nuevos factores producen
deterioros en los sistemas y obligan a una continua vigilancia y observación de distorsiones
para proceder a su corrección.
Todas las actividades mencionadas en los párrafos anteriores responden a las etapas
sucesivas que habrá que desarrollar desde la presentación de un problema (o identificación
de una oportunidad) hasta la implantación de una solución, es decir, investigación y
análisis, formulación de hipótesis y diseño; implementación y control.

OBJETIVO DEL ANALISIS DE LOS SISTEMAS Y METODOS

ADMINISTRATIVOS
Es obvio destacar que el problema básico de todo conductor de empresa es el de
lograr mantener una operatividad eficiente y eficaz. Este problema, de fácil enunciación
pero no de tan sencilla resolución, es común a todas las organizaciones de los países
modernos y se ha profundizado como consecuencia de los procesos de globalización e
incremento de la competitividad. Dentro del espectro de variables que integran esta
problemática empresaria inciden aspectos legales, impositivos, financieros, económicos,
productivos, comerciales, a abastecimiento, humanos, administrativos y, en los últimos
tiempos, se han agregado a la lista, aspectos que hacen a la adecuada selección de los
medios y elementos tecnológicos que hacen posible una conducción empresaria eficiente en
sus funciones de planeamiento, operación y control.
 La aparición de las grandes corporaciones a nivel mundial ha provocado nuevas
formas de administración y necesidad de aplicar nuevas técnicas y nuevos mecanismos de
comunicación, colocando a la información y al conocimiento en un lugar de privilegio en el
momento de acceder a los elementos básicos de los procesos de decisión. El éxito de una
organización se apoya en diversos factores entre los que se destacan:
a) La elección del producto o servicio con el que se opera; su originalidad, innovación,
especialización y oportunidad de lanzamiento influyen en su nivel de éxito.
b) El mercado, es decir el conjunto de potenciales clientes o usuarios.
c) La gestión del conocimiento (knowledge management); este es un factor quizás de más
reciente aplicación pero que junto a los recursos humanos resulta indispensable para
sobrevivir en la competitividad.
d) La estructura financiera, o sea disponibilidad de capital o de crédito suficiente.
e) El aporte de la tecnología en los adecuados niveles de actualización.
f) Una conducción profesional capaz de fijar estrategias, formular planes y aplicar y utilizar
herramientas de control.
Los factores indicados más arriba son determinantes del éxito en un macro nivel.
Pero si a ello no se agrega un desarrollo eficiente de las operaciones menores que
conforman los sistemas administrativos no se alcanzarán los resultados esperados. Las
operaciones de detalle, integrantes de los sistemas administrativos, serán las que permitan
coordinar la conjunción de dichos factores, dado que si bien una buena organización
administrativa no asegura por sí sola el éxito, la ausencia de ella impedirá la adecuada
combinación de los otros factores.