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A- Dfinition
Le classement est une technique qui consiste ranger dans un ordre
mthodique les documents selon un ordre prtabli, de faon pouvoir se
procurer facilement et rapidement linformation recherche.
Principes de classement
Un bon classement doit tre :
On distingue alors :
- les ordres fondamentaux :
Classement alphabtique
Classement numrique
Classement thmatique (ou idologique)
- les ordres drivs :
Classement dcimal
Classement chronologique
Classement gographique
Classement alphanumrique
1. Les ordres fondamentaux
Avant dentamer ltude des diffrents ordres ou modes de
classement, il est ncessaire de dfinir les mots suivants :
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Le classement
- Norme : ensemble de rgles alphabtiques qui ont t
normalises.
- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant lintitul du
document classer.
- Mot directeur : faon de prsenter une rubrique pour son
classement.
- Renvoi : inscription supplmentaire dune rubrique pour
renvoyer au mot directeur retenu, lorsquil y a hsitation sur le
choix de celui-ci.
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Classement Alphabtique -1
A Principe
Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs
lordre des lettres dans lalphabet.
Le classement selon cet ordre est souvent dlicat pour les
dnominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir
dans chaque dnomination ou chaque rubrique le mot directeur.
Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en
vidence en indexant la dnomination.
Ainsi, pour dterminer les mots directeurs dans une rubrique
complexe, nous allons appliquer les rgles dfinies par la norme
lAFNOR (Association Franaise de
NORmalisation).
B- Etude de la norme :
1er cas : la rubrique contient des noms propres
On classe au premier nom propre :
Exemple :
Etablissement TALEB et compagnie
JEAN frre et compagnie
Quand une rubrique renferme 2 noms propres dont lun est un
prnom, lautre est un nom de famille ; on classe par nom de
famille.
Exemple :
Htel NABILI Farah
Les particules Le, La, L, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd sont
considres comme faisant partie du nom, sauf les particules de
et d :
Exemple :
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
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Classement Alphabtique -1
Papeterie la Fontaine
LA FONTAINE (papeterie)
Les titres dhonneur ne sont considrs comme mot directeur
que lorsquils sont employs seuls ou bien relis un autre nom
par un trait dunion :
Exemple :
Caf Moulay
Hpital Moulay-Abdellah
Mosque lalla soukayna
MOULAY (caf)
MOULAY-ABDELLAH (hpital)
SOUKAYNA (Mosque lalla)
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Classement Alphabtique -1
Tout nom de localit, rgion ou pays est considr comme nom
propre, alors mot Directeur.
On classe au premier nom propre, sans tenir compte des
particules :
Exemple :
Les conserveries de Safi
Les minoteries de Casablanca
Caf de lAtlas
les points cardinaux et leurs composs et le mot centre
sont considrs comme nom propre, sil nen existe pas dautres
et sils sont employs (seuls) sans complment :
Exemple :
Le garage du centre
La gazette du sud marocain
Socit laitire de louest du Maroc
Les noms dbutant par un article simple (le, la, les, un, une)
ou prcd dun article contract (du, de, des) se classent daprs
le nom caractristique :
Exemple :
Grand garage de la Koutoubia
Htel du Rif
Maroquinerai des Ouled Teima
3me cas : la rubrique contient des noms publicitaires :
On classe au premier mot du nom utilis titre publicitaire
lexception des articles ou prpositions suivants : au, aux, d, de,
des, du, l, la, le, les.
On considre comme noms publicitaires :
Les mots ou ensemble de mots invents pour les besoins de la
publicit :
Exemple :
Grand magasin Bata
Radio casette Philips
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
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Classement Alphabtique -1
Les noms historiques, et lgendaires :
Exemple :
Restaurant Don Quichotte
Htel des Mrinides
Librairie la Goconde
Les mots pouvant tre isols dans la rubrique. On ne tient pas
compte des articles, ni des propositions (, de, pour, en, dans,
avec, sur, par, sans)
Exemple :
Journal lopinion
Ptisserie A la coupe dor
Publication Pour nous
Les mots trangers publicitaire :
Exemple :
Caf du stade du Foot-Ball
Manufacture de Pull-Over
4me cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de
personne, gographique, publicitaire ou assimils)
On classe au premier nom commun sauf socit ou
compagnie
Exemple :
Les caves marocaines
Comptoir des importations
Toutefois, sil ny a pas de nom commun autre que socit ou
compagnie, on classe lun de ces noms :
Exemple :
Socit industrielle et commerciale
Compagnie aropostale
Quand un nom commun est prcd dun adjectif qualitatif, on
classe ladjectif qualitatif :
Exemple :
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
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Classement Alphabtique -1
Grand soldeur
Quand un nom commun est prcd dun adjectif numral, on
classe ladjectif numral :
Exemple :
Htel du Dix-septime sicle
Aux cent mille chaussures
Si un adjectif est employ comme nom (substantivement), il est
alors considr comme mot directeur de classement :
Exemple :
Les jeunes du village.
La royale imprimerie
5me cas : la rubrique est forme dinitiale ou sigle :
On classe toujours daprs la premire lettre :
Exemple :
R.A.M
U.N.E.S.C.O
Indexage des rubriques :
On appelle ainsi la manire dcrire une rubrique afin de faciliter
un classement alphabtique.
Pour indexer correctement il faut :
- dabord crire le mot directeur (en majuscule)
- puis les mots qui suivent
- enfin entre parenthses, les mots prcdents
Exemple :
Rubriques non indexes
indexes
Caf des Quatre Etoiles
des)
Htel SAFIR
Rubriques
QUATRE toiles (caf
SAFIR (htel)
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Classement Alphabtique -1
La Royale Imprimerie, casa
casa (la)
ROYALE imprimerie,
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Classement Alphabtique -1
C- Avantages et inconvnients :
Avantages
Inconvnients
Utilisation
Le classement alphabtique sadapte particulirement au
classement des noms de personnes, des raisons sociales de
socit, clients, fournisseurs, personne dune entreprise, abonns
un service ou un journal une assurance, lves des coles etc
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Classement Numrique -2
A- Principe
Lordre numrique est bas sur la connaissance universelle de la
suite naturelle des nombres entiers. (Si lalphabet est limit 26
lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimite). Les
objets, les documents sont classs dans lordre des numros qui
leurs sont attribus, au moment de leur cration.
Le classement numrique ncessite lemploie de deux rpertoire :
1. un rpertoire alphabtique : pour retrouver le numro
de document
2. un rpertoire numrique : pour affecter chaque
nouveau document un numro
Exemple :
Rpertoire Numrique
N
Rubriques
1
La grande casablancaise
2
Transport rapide du Nord-Ouest du pays
3
Socit du Pull-over
4
Imprimerie Royale de lAtlas
Rpertoire Alphabtique
N
Rubriques
4
ATALAS (imprimerie Royale de l)
1
GRANDE casablancaise (la)
2
NORD-OUEST du pays (transport rapide du)
3
PULL-OVER (socit)
NB : on appel le numro donn la cote
La cote dune pice est attribue en fonction de larrive ou
rception du dossier
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Classement Numrique -2
B- Avantages et inconvnients :
Avantages
Inconvnients
Rpertoire alphabtique
indispensable
Sr : on saperoit facilement
de labsence ou de
dclassement dun dossier.
Utilisation
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cuisinire bois
cuisinire
Appareils de
chauffage
Radiateurs :
Sous-sujets
Aspirateurs :
Balai
Boule
Sujet
Appareils
mnagers
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Cuisinire
lectrique :
2 feux
3 feux
Subdivision
Appareils
radiateur gaz
radiateur
Inconvnients
Utilisation
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1- Classement dcimal
A- Principe
Le classement dcimal est une combinaison entre lordre
numrique plus lordre idologique. Ce mode a t imagin par un
bibliothcaire amricain appel DEWY pour unifier les cotes des
ouvrages.
Le classement dcimal comme son nom lindique est bas sur le
principe de la numrotation dcimale universelle (D.U).
Les documents classer sont diviss en 10 groupes principaux
numrots de 0 9 et ensuite chacun de ces groupes est
subdivis en 10 sous groupes qui peuvent nouveau tre divis
en 10 autres catgories et ainsi de suite.
La classification dcimale repose sur le principe suivant : entre 2
nombres dcimaux conscutifs de mme ordre, il est toujours
possible dintercaler 10 nombres dcimaux conscutifs.
Exemple :
1 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
2 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
3 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
Exemple :
Pour classer daprs le mode dcimal les documents suivants qui
portent les numros ci-aprs :
37-684-379-106-3215-364-6001-24-282-901-1005-2451-24513701-501
1
1005
106
2
24
2451
282
3
3215
364
37
3701
379
4
14/73
5
501
6
601
6001
684
1- Classement dcimal
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1- Classement dcimal
B- Avantages et inconvnients :
Avantages
Inconvnients
Organisation longue : il exige
Parfaitement adapt au
une analyse prliminaire trs
classement et la recherche de
pousse pour tablir un plan de
documentation
classement
Extensible linfini
Utilisation
Le classement dcimal de nombreuses utilisations :
classement de la documentation dans les entreprises
classement des livres dans les bibliothques
classement des comptes dans le plan comptable.
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2- Classement chronologique
A- Principe
Le classement chronologique consiste classer les documents
dans lordre de la suite naturelle des dates : annes, mois,
jours (quantimes).
Il est utilis lorsque la date apparat comme un lment essentiel
pour identifier un document. Le document sera class par
rfrence sa date de cration.
Dans ce mode de classement, le document le plus rcent doit
toujours tre plac sur le dessus.
Le classement chronologique est complt par un classement
numrique.
Exemple :
Fvrier 2009.
1
socits marocaines de peinture
2
socits de tissage FILATIS
3
socit de courtage GRACOM
mars 2009.
4
Standard tlphonique
5
socit industrielle Gazire
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02/02/09
12/02/09
21/02/09
02/03/09
24/03/09
2- Classement chronologique
B- Avantages et inconvnients :
Avantages
Inconvnients
Simple
Impossible de constater
labsence dun document
Extensible
Difficult de retrouver un
document dont on ne connat
pas la date prcise
Utilisation
Le classement chronologique est adapt pour le :
classement de la correspondance des doubles lettres envoyes
classement des effets de commerce
classement des revues et de journaux.
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3- Classement Gographique
A- Principe
Le classement gographique est une combinaison de lordre
idologique et de lordre alphabtique.
Le classement gographique est bas sur la connaissance des
divisions et des
Subdivisions
territoriales
ou
administratives
dune
unit
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3- Classement Gographique
B- Avantages et inconvnients :
Avantages
Inconvnients
Exige de srieuses
connaissances en gographie
Utilisation
Le classement Gographique est utilis pour les :
services des abonnements (revues, journaux)
services de vente par correspondance
agences de publicit
services commerciaux des entreprises
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4- Classement Alphanumrique
A- Principe
Le classement alphanumrique est une combinaison entre le
classement alphabtique et numrique : il consiste dabord
rpartir
les
documents
dans
des
classes
alphabtiques
B
01
02
03
BETA (pharmacie)
BANQUE marocaine de commerce
01
On peut classer les pices dans lordre darrive de la suite naturelle des dates, les
dossiers ne vont pas tre class selon un ordre alphabtique mais selon lordre des
dates.
On peut aussi les classer selon la date de consultation
Exp : contrats, les contrats dassurance
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
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4- Classement Alphanumrique
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4- Classement Alphanumrique
B- Avantages et inconvnients :
Avantages
Inconvnients
Simplicit
Impossibilit de constater
labsence dun document
Extensibilit
Difficile de retrouver un
document dont on connat pas
la date fixe
Sret
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Un dossier est sous sa forme la plus simple, une chemise en carton mince ou fort
dont les documents sont placs.
Le choix de celle-ci est en fonction de la nature des documents classer, de la
frquence de leur consultation et de la dure de leur conservation.
Dossiers ordinaires
Dossiers spciaux
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1- les dossiers
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Indexage et Signalisation
I - Indexage
Dfinition :
Indexer un dossier cest porter en clair sur la partie visible le titre de dossier, cest
galement indiquer les mentions essentielles du classement :
Exp :
o pour le classement alphabtique je mets des lettres sur les guides
o pour le classement numrique je mets des chiffres
o pour le classement gographiques je mets les noms des dpartements..
Les indications peuvent tre portes sur :
o des guides
o les onglets fentre.
1- les guides :
Ce sont des intercalaires en carton, mtal ou matire plastiques. Ils sont de mme
dimension que les dossiers mais portent des dpassants o sont inscrites les
mentions utiles de classement.
2- onglets fentre :
Lorsque les guides ne portent pas de dpassants on utilise des onglets fentre de
diffrents dimensions. Parfois on utilise la place des onglets des papillons
gomms.
II- signalisation
La signalisation est le moyen visuel qui nous permet de mettre en vidence certains
caractres communs un groupe de dossier. On met souvent en valeur des
renseignements permanant
Pour signaler les dossiers des clients domicilis dans le zone du sud, dans la zone
Nord on emploi des dossiers de couleurs diffrentes, des onglets fentres de
taille et de couleurs diffrentes, des papillons gomms que lon colle sur la partie
visible de fichier.
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
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Indexage et Signalisation
La signalisation mobile pour indiquer des renseignements temporaires.
Exp : on vous demande dindexer un dossier dont la rubrique est : grand magasin
toutes choses , Rabat ; utilisez les moyens de signalisation de votre choix pour
indiquer la ville.
Lgendes :
Rabat
Fs
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Meknes
Indexage et Signalisation
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Procds du classement
Principe :
Il existe 3 procds du classement fondamentaux :
I. classement horizontal
II. Classement vertical
1) Classement vertical ordinaire
2) Classement vertical suspendu
a) classement vertical suspendu visibilit suprieure
b) classement vertical suspendu visibilit latrale
c) classement vertical suspendu visibilit oblique
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Procds du classement
I- Le classement Horizontal
Principe :
Les dossiers sont poss horizontalement les uns sur les autres, le dos tourn vers
lextrieur cd vers lutilisateur.
Dossiers
utiliss
Indexage
Les meubles
Avantages
o
o
o
o
Inconvnients
application
o
o
o
o
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Procds du classement
II- Le classement debout
Principe :
Les dossiers, les livres sont classs verticalement, le dos tourn vers lextrieur cd
vers lutilisateur : comme les livres dans une bibliothque.
Dossiers
utiliss
Indexage
Les meubles
Avantages
Inconvnients
application
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Procds du classement
III- Le classement vertical :
1- classement vertical ordinaire
Principe :
Dans ce procd de classement les dossiers poss verticalement les uns derrire les
autres sur leurs plis.
Dossiers
utiliss
Indexage
Les meubles
Avantages
Inconvnients
application
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Procds du classement
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Procds du classement
2- Le classement vertical suspendu :
a- C.V.S. visibilit suprieure
Principe :
Il consiste placer les documents dans des chemises en carton fort dites
Hamacs .
Les hamacs sont munis :
o Soit de deux tringles dont les extrmits en mtal ou en plastique reposant sur
deux rails sur les bords dun tiroir,
o Soit de 2 4 crochets fixs au milieu de hamacs, ces crochets sont poss sur une
ou deux tringles du meuble.
Les dossiers peuvent rester ouvert ou bien refermer par un rabat ou une tringle.
Dossiers
utiliss
Indexage
Les meubles
Avantages
Inconvnients
application
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Procds du classement
Les meubles
Avantages
Inconvnients
application
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Procds du classement
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Procds du classement
b- C.V.S. visibilit oblique
Principe :
Les hamacs repose sur deux tringles. Les dossiers sont inclins selon un angle de
30 environ. Lintitul de dossier est la signalisation sont port sur la partie
suprieure.
Ce procd est utilis pour les dossiers peu volumineux. Les documents doivent
tre placer dans des sous dossiers ; ils doivent tre immobiliss par des pinces ou
des crochets.
Dossiers
utiliss
Indexage
o Les hamacs
Suivant le meuble utilis, il y a plusieurs possibilits dindexage
et de signalisation
o Les meubles bas 4 rangs des dossiers
o Les armoires portes coulissantes.
Les meubles
Avantages
Inconvnients
application
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o Classement numrique
o Classement chronologique
Les fiches sont trs employes dans les bureaux. Cest un document trs maniable.
La fiche est un moyen pratique pour runir les informations de toute nature.
On classe les fiches dans des fichiers adapts leurs usages. Elle facilite les
ralisations de nombreux travaux, et permettent par une signalisation bien choisie
dattirer lattention sur les travaux effectuer, les dmarches faire
La fiche est le systme le plus rapide pour lexcution des nombreux travaux :
o Elle est trs facile consulter
o Elle est rapidement classe
o Elle permet tout instant de fournir un renseignement demand.
(connatre les commandes en attente ou bien en cours dexcution ou bien
livres..)
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o A la Franaise
Exemple de fiche :
La partie permanente de la fiche
comporte
o nom du client
o sa profession
o son adresse
o la personne voir sil y a lieu
o les jours et heures de rception
o les conditions particulires
accordes (vente, livraison )
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
o
o
o
o
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B
BEN JALOUN Farid
Responsable :
Profession : Grossiste
Reprsentant :
Mouahidine Fs
RC :
Tel
mois
Fax :
Visite et correspondances
Date
Heure
Observation
Commandes
Date
Articles
Prix
observations
Rf Qt U Total
VERSO
Date
Crdit
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dbit
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Les fiches sont fixes sur des pochettes montes intervalle rgulier sur un plateau
tiroir : le dcalage correspond la partie visible (partie protge par Rhodod).
Signalisation fixe
Signalisation mobile
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Mission :
La premire mission dun service des archives est dassurer la collecte, le
classement, la conservation et la communication et de mettre en valeur les
documents administratifs. Les AEN veillent lapplication des textes
lgislatifs et rglementaires concernant la conservation des documents
officiels. Elles :
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Les dossiers
Les dossiers au bureau
Constitution du dossier
Lors de son ouverture, le dossier doit tre identifi par des lments de base :
l'intitul ou titre, qui analyse le contenu (viter les termes " divers ", " affaires gnrales ", "
correspondance ")
les dates extrmes (de la plus ancienne la plus rcente)
La tenue du dossier
Classer chronologiquement les pices (la plus ancienne dessous)
Rapprocher les documents qui vont ensemble (par ex. une lettre et sa rponse)
Eliminer immdiatement les " papiers de corbeille " : brouillons, doubles, invitations,
prospectus, formulaire vierge, document reu pour information
Aspects matriels
Eviter le ruban adhsif, les trombones, les lastiques, les fermoirs mtalliques
Utiliser pour le rangement des botes de 10 cm d'paisseur (ne pas hsiter rpartir un dossier
dans plusieurs botes)
Types de classement
Les dossiers sont en gnral regroups par grandes attributions du service : selon leur nature, on
peut ensuite utiliser un classement :
Thmatique
Alphabtique
Gographique
Chronologique
Chaque mode de classement a des consquences sur les recherches ultrieures et sur l'archivage,
qui sont prendre en compte au pralable.
Ex. : les dossiers de personnel, souvent classs par ordre alphabtique, sont liminer en fonction
de la date, ce qui pose des problmes lors de la prparation du versement ou de l'limination.
L'utilisation de chemises de couleur diffrente pour matrialiser les critres de classement peut
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
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Les dossiers
faciliter le tri.
Ex : une couleur diffrente pour chaque anne.
Les dossiers
Valeur culturelle
2- Ventiler les documents selon les diffrents postes du plan de classement, dans des
classeurs ou des dossiers suspendus. Il faut effectuer ce travail rgulirement chaque
jour ou chaque semaine !
3- Lorsque vient le moment du prarchivage
Jeter ce qui ne doit pas tre conserv:
Il sagit des copies reues pour information et de la documentation reue et prime.
Le reste sera vers aux AEN aprs 10 ans de prarchivage.
Conditionner les documents:
Utiliser des botes darchives; viter les classeurs ou les dossiers suspendus. Etiqueter
le conteneur (sujet et dates-limites).
Conserver dans un local adquat:
Mettre le plan de classement disposition de tous et tenir jour une liste des cartons
prarchivs.
4- Organiser la consultation des documents: check-in/check-out
Pour lutilisation interne dans les services (ractivation dun dossier), le responsable du
classement/prarchivage fait une fiche de prt pour le document retir (quel document?
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
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Les dossiers
qui? quand? retour estim le...) et marque labsence du document dans le carton
laide dun fantme (fiche plastifie, signet, etc.). Personne nest autoris aller se
servir dans le local de prarchivage, hormis le responsable !
5 Enfin, au terme du prarchivage, le responsable appelle les archives de lEtat pour
verser les lots de cartons darchives, accompagns dun bordereau de versement
(pas de livraisons de pices isoles).
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Les dossiers
Il est conseill de ne pas intgrer ces documents aux classeurs
correspondance reue mais de les regrouper sparment, pour pouvoir
ainsi les liminer en bloc lorsquils ne sont plus ncessaires.
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Les dossiers
La DUA
Le sort final des documents (ces prescriptions n'entrent en vigueur qu'aprs l'expiration de la
DUA) :
- C = conservation dfinitive et versement aux A.D.
- D = destruction avec visa d'limination
- T = tri selon des modalits variables
- E = chantillonage
Le tableau est valid par le service producteur et les Archives dpartementales, ce qui en fait un
contrat d'archivage.
Il existe une srie de tableaux qui n'ont pas t labors l'chelon local mais entre les
administrations centrales : ils constituent alors une rglementation nationale respecter.
Le tableau de gestion ne remplace pas le visa d'limination ; toute proposition de destruction
indique dans le tableau reste confirmer
Procdure de versement
Prparer le versement
- mettre en ordre les dossiers : vrifier qu'il sont regroups de faon cohrente selon les
diffrentes activits du service
- S'assurer que le classement (chronologique, alphabtique, thmatique) est bien respect ; au
besoin remettre leur place les dossiers dplacs
- vrifier que les titres des chemises correspondent leur contenu et que les dates sont exactes
- conditionner les cartons en botes solides (demander conseil aux Archives), et les numroter de
1 n ; utiliser d'autres modes de conditionnement pour les formats particuliers : registres, plans,
fichiers
Les botes ne sont remplies ni trop ni trop peu. Seul le numro figure au dos, les autres mentions
sont superflues.
Prendre contact avec les Archives Dpartementales
- Remplir le bordereau de versement et le faire parvenir aux Archives, au besoin dans un premier
temps par messagerie
- Aprs examen du bordereau et ventuellement demande de prcisions au service qui l'a rdig,
le directeur des Archives dpartementales donne son accord pour le versement
- Les Archives contactent le service pour fixer la date du transfert ; ne pas oublier de prciser le
lieu (btiment, tage, bureau) o les cartons sont entreposs, et tenir prts les moyens d'accs
aux cartons (clefs, badges, etc.)
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Les dossiers
Les archives destination
- Le service des Archives dpartementales vient chercher les cartons sur place
- Le versement est port au registre d'entre
- Aprs vrification de la cohrence entre le bordereau et les botes, le versement est rang dans
les magasins d'archives. Une cote lui est attribue. Elle contient en principe la lettre W (ex. : 7321
W)
- Le retour au chef du service versant d'un exemplaire dment sign du bordereau clt les
oprations de versement
Cet exemplaire est conserv par le service et lui sert lors de la consultation des dossiers dposs
aux Archives
Le bordereau de versement
Il constitue la fois :
- une pice rglementaire
- un instrument de recherche qui permet de demander communication des documents dposs aux
Archives
Il importe de le remplir avec beaucoup de soin : de la qualit des indications donnes par le
service versant dpendra la rapidit de la rponse ses futures demandes de recherche.
Le versement est constitu par l'ensemble des dossiers verss en une seule fois par un service
donn : un bordereau correspond donc un versement.
Comment le remplir ?
La premire page du bordereau sert l'identification du versement
- Le service versant s'identifie avec prcision en se situant dans sa hirarchie
- Le nombre d'articles correspond au nombre de cartons
- Le sommaire reprend les lments de la description par grands thmes
La description des dossiers se fait sur les pages suivantes, article par article, en prcisant chaque
fois le numro du carton
Le bordereau doit respecter le plan du classement, et les numros doivent tre dans l'ordre de 1
n (viter tout n bis, ter, quater)
La description, que l'on appelle aussi analyse, bien que sommaire et rsume, doit tre
suffisamment claire pour tre comprise de toute personne trangre l'administration, et
suffisamment prcise pour que l'on trouve facilement un document
Dans la description doivent figurer :
- l'attribution du service et/ou l'action administrative qui ont donn naissance au document
- le nom des personnes, des organismes ou des lieux concerns
- le type des documents (formulaire, compte-rendu, procs-verbal, facture.)
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
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Les dossiers
Certains lments de la description (gnralement les attributions et les actions) sont communs
des suites d'articles : plutt que de les rpter, il vaut mieux les faire figurer en titres et sous-titres
Les sigles doivent tre dvelopps
Les notions floues telles que etc., affaires diverses, affaires gnrales, divers sont proscrire car
ils ne signifient rien
Il convient de prfrence d'employer les termes utiliss dans le tableau de gestion pour rdiger la
description
Les dates extrmes sont la date du document le plus ancien et celle du document le plus rcent
contenu dans l'article
Aucun versement n'est reu s'il est dpourvu de bordereau
Prarchivage et liminations
Le prarchivage
Les documents stocker au prarchivage correspondent aux archives intermdiaires.
Ces dossiers n'ont plus d'utilit courante mais sont susceptibles d'tre rouverts pour diverses
raisons. Leur DUA n'est donc pas encore coule. Au terme de cette DUA, les documents
liminables seront dtruits sur la foi d'un bordereau d'limination. Ceux qui sont conserver
seront verss aux Archives dpartementales selon la procdure habituelle.
Le prarchivage n'est pas un dbarras : les dossiers qui y sont entreposs doivent tre clairement
identifis ; le service auquel ils appartiennent doit en dtenir la liste, vise par les Archives
dpartementales, et doit la mettre rgulirement jour, par des tris et des liminations.
Les liminations
Le bordereau d'limination
Aucun document n'est liminable sans le visa pralable du directeur des Archives
dpartementales (dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979 relatif la comptence des services
d'archives publics, art. 6). Ce visa sera accord sur la foi d'un bordereau d'limination, numrant
les documents dont la destruction est propose.
Le bordereau d'limination contient les lments suivants :
- service concern
- description sommaire des documents. Il est inutile de faire le dtail bote par bote : il suffit
d'indiquer le nombre de botes et le mtrage correspondant
- dates extrmes
Prpar par Mme Aicha ZAHRI
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Les dossiers
- rfrence si possible aux textes rglementaires ou aux tableaux de gestion
Le bordereau d'limination est sign par :
- le chef du service qui a produit les documents, qui atteste ainsi qu'ils n'ont plus d'utilit, que les
dlais lgaux de prescription sont atteints et qu' sa connaissance, il n'y a plus de recours possible
sur les dossiers concerns
- le directeur des Archives dpartementales, qui dcharge le service de toute responsabilit pour
la conservation dfinitive des documents.
Dtruire est un acte irrversible : il faut en garder la trace, et conserver soigneusement le
bordereau d'limination aprs visa.
La destruction matrielle des documents :
Aprs obtention du visa d'limination, elle incombe aux services producteurs des documents.
Pour des raisons de confidentialit, les documents doivent tre dtruits, par broyage,
dchiquetage ou incinration.
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Les dossiers
LA COMMUNICATION
Consulter les documents archivs
Les documents sont encore conservs dans le bureau ou dans local de prarchivage
L'emplacement du document doit tre marqu par une fiche de remplacement : le fantme,
sur lequel figurent
- la date de l'emprunt
- le nom de l'emprunteur
- l'endroit o le dossier se trouve temporairement
Les documents du service ont t verss aux Archives dpartementales de l'Isre
Le service demandeur effectue sa dmarche par tlphone, par courrier ou par messagerie en
indiquant
- la cote prcise figurant sur le bordereau de versement incluant le numro de carton
- l'analyse (nom de la personne pour un dossier nominatif)
- l'intitul prcis du service demandeur
Le document parvient au service accompagn d'un bulletin de communication qu'il faut
toujours conserver avec lui.
Le retour du document aux Archives de l'Isre, accompagn du bulletin de communication,
est impratif la fin de la consultation.
La consultation est limite aux documents que le service a lui-mme vers. Pour consulter des
documents issus d'autres services, il faut l'accord de ces derniers.
Communiquer les documents administratifs au public
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Les dossiers
Aux termes de la loi du 3 janvier 1979, cette communication est parfois restreinte lorsqu'elle
risquerait de :
- nuire au bon fonctionnement des pouvoirs publics
- porter atteinte au secret de la Dfense nationale et de la politique extrieure, au secret de la
monnaie et du crdit public, la sret de l'Etat et la scurit publique
- porter atteinte un intrt priv protg par la loi : secret de la vie prive, des dossiers
personnels et mdicaux, secret en matire industrielle et commerciale
Un document administratif nominatif ou contenant des informations relatives la vie prive
n'est communicable qu' la personne concerne.
Un document administratif communicable immdiatement au titre de la loi du 17 juillet 1978
reste communicable lorsqu'il est vers aux Archives dpartementales.
La procdure de drogation
Lorsqu'un lecteur dpose aux Archives dpartementales de l'Isre une demande de drogation
afin de pouvoir consulter des documents dj verss, mais n'ayant pas encore atteint leur dlai
lgal de communicabilit au titre de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, le service versant
est contact.
Un document non communicable au regard des dlais peut faire l'objet d'une communication
par drogation, au titre de la mme loi. Le service ayant effectu le versement doit alors
mettre un avis sur la demande de consultation exceptionnelle des documents et doit, en cas
de refus, motiver cette dcision.
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Les dossiers
Conseils pour llaboration dun bordereau dlimination extrieure
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Conseils pour llaboration dun bordereau de versement
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Les dossiers
Dans la 3me colonne (dates extrmes), on indique lanne du document le plus ancien et celle
du document le plus rcent contenus dans le dossier.
Exemple : Dbits de boisson, fermeture administrative : dossiers A-N, 1990-1992
La 4me colonne (communicabilit) est remplir en concertation avec les Archives
dpartementales.
La communicabilit des archives publiques est dtermine rglementairement en
fonction de la nature des dossiers.
Quelques conseils
Numroter les dossiers de manire continue, de 1 n.
Proscrire les numros bis, ter
Faire figurer uniquement les numros des dossiers au dos des botes : aucune autre information
relative au contenu des botes nest ncessaire.
Eviter les termes vagues :
Exemple : divers, gnral, etc., autres
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Les dossiers
Les tapes de l'archivage
GLOSSAIRE
Le vocabulaire des archives
Analyse : description concise et prcise du contenu d'un document ou d'un groupe de documents
(dossier).
Archives :
1 - Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel,
produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public
ou priv, dans l'exercice de leur activit.
Archives courantes : dossiers ouverts ou rcemment clos, conservs dans les bureaux pour le
traitement des affaires.
Archives intermdiaires : dossiers qui n'tant plus d'usage courant doivent tre conservs par
l'organisme producteur, essentiellement pour des besoins administratifs ou juridiques.
Archives dfinitives : documents conservs sans limitation de dure.
2 - Btiment o sont conserves et communiques les archives.
Archives contemporaines : documents produits postrieurement au 10 juillet 1940 et constituant
la srie W du cadre de classement des Archives dpartementales.
Article : unit de classement des archives qui se prsente gnralement sous forme de liasse, de
carton, ou de registre et qui est pourvue d'une cote propre. L'article peut runir plusieurs dossiers,
mais un dossier peut aussi correspondre plusieurs articles.
Bordereau d'limination : relev des documents ou des dossiers proposs la destruction.
Bordereau de versement : relev dtaill des articles constituant un versement fait aux Archives.
Cadre de classement : schma rationnel tabli pour le classement d'archives par sries, fonds,
sous-sries.
Communicabilit : possibilit de communiquer tout demandeur un document d'archives public
selon la lgislation en vigueur (communicabilit lgale) ou selon son tat (communicabilit
matrielle).
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Les dossiers
Cote : ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) affect chaque article pour le classer et
l'identifier.
Dates extrmes : dates d'ouverture et de clture d'un dossier.
Drogation : autorisation nominative exceptionnelle de consulter des documents d'archives
publiques non encore communicables au public.
Destruction : opration matrielle d'limination des documents dont la conservation ne se justifie
plus ni administrativement ni historiquement.
Dossier : ensemble des documents runis ou labors pour la conduite et le traitement d'une
affaire.
Dure d'utilisation administrative (D.U.A.) : dlai, exprim en annes, pendant lequel un
document est indispensable l'activit d'un service, pour des raisons juridiques ou des impratifs
de gestion. Durant cette priode, le document ne peut tre dtruit.
Fonds d'archives : ensemble de documents d'archives qu'une personne physique ou morale a
rassembls ou produits dans l'exercice de ses activits.
Plan d'archivage : tat typologique et parfois descriptif des dossiers et documents d'un
organisme, donnant pour chacun d'eux les rgles observer pour leur conservation et leur
communication.
Plan de classement : cadre mthodique tabli pour le classement quotidien des dossiers au sein
du service. Il doit tre logique, simple, prcis et volutif et permettre de retrouver rapidement le
document recherch.
Prarchivage : organisation et gestion des archives intermdiaires.
Srie W : srie rglementaire du cadre de classement des Archives dpartementales dans laquelle
sont classs tous les documents d'archives publiques postrieures au 10 juillet 1940.
Sommaire d'un versement : prsentation rsume du contenu d'un versement.
Tableau de gestion : tableau dressant un recensement systmatique des documents d'archives
produits ou reus par un service, en prcisant pour chacun d'eux la dure d'utilit administrative
et le sort final (limination ou conservation dfinitive aux Archives dpartementales).
Visa d'limination : autorisation d'liminer des archives donne par le directeur des Archives
dpartementales.
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Les dossiers
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Les dossiers
EXERCICE : CLASSEMENT : CRER UN PLAN TRIPLE ACCS
Vous travaillez depuis un mois comme secrtaire dans une petite asbl dducation
permanente (cole de devoirs, formation la citoyennet, organisation dactivits
culturelles et de confrences). Comme cest une jeune association, avant vous, chaque
animateur assumait son tour les tches de secrtariat. Depuis votre arrive vous avez
dj abattu pas mal de travail en terme dorganisation : organisation dun classement du
courrier entrant et sortant, des factures, des dossiers justificatifs etc.
Mais dans le coin de la pice, il restait un gros carton plein de documents ranger.
Dans un premier temps, vous avez analys le type de documents que vous dsirez
classer par thme dans des dossiers auxquels vous avez donn un nom et rangs
dans une armoire.
Dans un second temps, il vous reste, laide dExcel (ou autre tableur votre
disposition) crer un tableau qui permettra tous (animateurs, employeur et
remplaant(e) en cas dabsence) de sy retrouver.
Procdure pour la ralisation du tableau :
1. Lancez Excel (ou autre tableur) et crez un tableau trois colonnes (N dossier,
nom des dossiers, thmes).
2. Saisissez le nom des dossiers dans lordre o ils se trouvent dans le tableau cidessous.
3. Attribuez un thme chaque dossier (attention : vu le nombre limit de dossier il
est conseill de ne pas choisir plus de 4 ou 5 thmes).
4. Aprs la saisie, Triez, par ordre alphabtique la liste des dossiers et imprimez-l.
Liste des dossiers saisir :
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