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ALCALDIA MUNICIPAL DE

SACHICA
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION

DESARROLLO MUNICIPAL Y
BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO
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25-05-12

SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


1. OBJETIVO
Dar solucin a las diferentes clases de glosas que se pueden presentar en la base de datos de
beneficiarios del Rgimen Subsidiado en salud.
2. ALCANCE
Inicia: Reporte de la base de datos de glosas que genera el Fosyga.
Termina: Solucin de cada una de las glosas por parte de la EPS
Aplica: Para las glosas reportadas
3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Auxiliar Administrativo SISBEN
4. CAMBIOS EFECTUADOS
VERSIN
0

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

FECHA

Procedimiento emitido en Versin 0 para prueba.

25-05-12

5. REFERENCIAS TEORICAS
5.1 Glosas: Es una no conformidad en el ingreso de un usuario a la base de datos del sistema
nacional (FOSYGA), que afecta en forma parcial o total la validacin de la informacin veraz
que maneja la entidad, dicha inconsistencia es encontrada por la entidad responsable durante la
revisin integral, y requiere ser resuelta por parte de la entidad.
5.2 Descripcin glosas:
CODIGO

DESCRIPCION DE LA
GLOSA

INFORMACION
ADICIONAL EN LA
GLOSA

SE GENERA POR

GN0001

Consecutivo afiliado
repetido dentro del archivo
maestro.

Se debe verificar que no exista ms de un


registro con el mismo consecutivo de
afiliado.

GN0002

Nombres, apellidos y fecha


de nacimiento del afiliado
repetidos en el archivo

Se debe verificar que no exista ms de un


registro con nombres, apellidos y fecha de
nacimiento del afiliado igual.

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

subsidiado:
cdigo
departamento,
cdigo municipio,
rgimen

REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

Miguel ngel Abril Garca

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SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


Contributivo:
entidad que
tambin lo
presenta
GN0003

Tipo y nmero de
identificacin del afiliado
repetido en archivo

GN0004

Tipo y nmero de
identificacin del
aportante repetido en
archivo maestro

GN0005

Razn social del aportante


repetida en el archivo
maestro

GN0006

Aportante ya registrado en
BDUA

GN0007

Razn social del aportante


ya existe en BDUA

GN0008

Cotizante principal/cabeza
de familia no existe en
BDUA

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

Se debe verificar que no exista ms de un


registro con el mismo tipo y nmero de
identificacin del afiliado.

subsidiado:
codigo
departamento,
codigo municipio,
regimen
contributivo:
entidad que
tambin lo
presenta

se debe verificar en BDUA por tipo y numero


de identificacin del aportante

tipo y numero de
identificacin del
aportante, razn
social del
aportante,
actividad
econmica
tipo y numero de
identificacin del
aportante, razn
social del
aportante,
actividad
econmica

Validar por tipo y numero de identificacin


del cotizante/cabeza que exista en BDUA
(para MC-MS-NC-NS), adicionalmente para
MC-MS si el cotizante/cabeza no existe en
BDUA validar en el archivo de entrada que
exista el cotizante por tipo y numero de
identificacin del cotizante y que se reporte
como cotizante principal tipo C o F
parentesco vaco

REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

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GN0009

Cotizante principal/cabeza
de familia existe en BDUA
o en Maestro de Ingresos,
pero no pertenece a la
misma entidad/rgimen o
no esta en calidad de
Cotizante principal/cabeza
de familia
Cabeza de familia existe en
BDUA, pero no se
encuentra en el mismo
departamento/municipio

Validar por tipo y numero de identificacin


del cotizante principal o cabeza de familia
que exista en BDUA, en la misma
entidad/rgimen del afiliado o el tipo de
afiliado sea C o F, para tipo de afiliado C no
debe tener parentesco activo para cnyuge

GN0011

Cotizante principal/cabeza
de familia reportado se
encuentra en BDUA en
estado RETIRADO DESAFILIADO FALLECIDO

validar que el estado actual en BDUA sea


RETIRADO, DESAFILIADO o FALLECIDO

GN0012

Tipo de documento de
identidad del afiliado no es
vlido para afiliados que
son nuevos en la BDUA

ver valores permitidos

GN0013

Afiliado ya existe en BDUA


para rgimen contributivo

Entidad, cdigo
departamento,
cdigo municipio
y estado

GN0014

Tipo y numero de
documento de identidad
del afiliado ya existe y no
est vigente en histrico
de documentos BDUA

Validar que el tipo y nmero documento del


afiliado exista en BDUA para rgimen
contributivo.
No se glosa si el estado vigente del afiliado
es RE o DE y lo reporta rgimen subsidiado,
de lo contrario se debe aplicar la glosa.
validar que el tipo y numero documento del
afiliado reportado exista y no est vigente en
el histrico de documentos de BDUA

GN0015

Tipo y nmero de
identificacin del afiliado
reportado por ms de una
entidad

Si es reportado por una entidad de


subsidiado y una de contributivo

reportar una
entidad

GN0010

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

Validar por tipo y numero de identificacin


del cabeza de familia que exista en BDUA, en
el mismo departamento/municipio que viene
en el archivo

del cotizante
principal o cabeza
de familia: Tipo de
afiliado, entidad,
cdigo
departamento,
cdigo municipio,
rgimen
Subsidiado:
Cdigo
departamento,
cdigo municipio,
cdigo entidad,
rgimen, estado
Estado actual

REVIS
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Alcalde

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GN0016

Afiliado existe en BDUA


con diferente tipo y
numero de documento de
identidad

validar por nombres, apellidos y fecha de


nacimiento que existe en BDUA , pero con
diferente tipo y numero de identidad al
reportado en el archivo (HOMONIMO)

GN0017

Afiliado ya existente pero


los datos no concuerdan
con la informacin de la
BDUA

Valida por tipo y numero de identificacin


que el afiliado exista pero no coinciden los
nombres, apellidos, fecha de nacimiento y
sexo.
Aplica para rgimen contributivo si el afiliado
existe en rgimen subsidiado.
Aplica para rgimen subsidiado sin importar
el rgimen actual del afiliado.

GN0018

Identificacin del afiliado


en RNEC FALLECIDO o
CANCELADA

Validar que el tipo y nmero de identificacin


del afiliado reportado no est en la tabla de
fallecidos de la RNEC o este cancelada.

GN0019

Primer nombre
inconsistente o con
caracteres no permitidos
que son nuevos en la
BDUA

El nombre no puede contener ms de un


espacio seguido, ni caracteres especiales,
solo puede contener letras en mayscula y
sin tildes.

GN0020

Segundo nombre
inconsistente o con
caracteres no permitidos
que son nuevos en la
BDUA

El nombre no puede contener ms de un


espacio seguido, ni caracteres especiales,
solo puede contener letras en mayscula y
sin tildes. Esta validacin solo aplica si el
campo esta diligenciado

GN0021

Primer apellido
inconsistente o con
caracteres no permitidos
que son nuevos en la
BDUA

El apellido no puede contener ms de un


espacio seguido, ni caracteres especiales,
solo puede contener letras en mayscula y
sin tildes.

GN0022

Segundo apellido
inconsistente o con
caracteres no permitidos
que son nuevos en la
BDUA

El apellido no puede contener ms de un


espacio seguido, ni caracteres especiales,
solo puede contener letras en mayscula y
sin tildes. Esta validacin solo aplica si el
campo esta diligenciado

GN0023

Fecha de nacimiento
diferente a la registrada en
BDUA

Si el afiliado existe en BDUA y la fecha de


nacimiento es diferente

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

tipo y numero de
documento de
identidad del
afiliado que existe
en BDUA, Cdigo
departamento,
cdigo municipio,
cdigo entidad,
rgimen, estado
nombres,
apellidos, fecha de
nacimiento, sexo,
Cdigo
departamento,
cdigo municipio,
cdigo entidad,
rgimen, estado

Fecha de
nacimiento

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GN0024

Sexo diferente al
registrado en BDUA

GN0025

Cotizante principal/cabeza
de familia ya tiene
registrado un conyugue o
tiene ms de un conyugue
en el archivo de ingresos

Si el afiliado existe en BDUA y el sexo es


diferente

sexo

fecha inicio
contrato rgimen
subsidiado

GN0026
GN0027

La fecha de afiliacin a la
entidad es inferior o igual
a la fecha de inicio del
contrato de rgimen
subsidiado

Si el afiliado existe en BDUA y fecha de


afiliacin a la entidad es inferior o igual a la
fecha de inicio del contrato de rgimen
subsidiado

GN0028

El aportante no existe en el
maestro de aportantes en
BDUA

GN0029

Afiliado en trmite de
traslado, en el rgimen
contributivo

Para los tipos de cotizante diferentes de 3 el


aportante debe existir en el maestro de
aportantes; si el tipo de cotizante es 4 se
verifica la existencia del aportante en el
maestro de aportantes siempre y cuando el
tipo y nmero de identificacin del cotizante
sea diferente al tipo y nmero de
identificacin del aportante.
Si el afiliado existe en BDUA y se encuentra
en trmite de traslado o si el cotizante
principal del afiliado se encuentra en trmite
de traslado.

GN0030

Afiliado no pertenece a la
entidad/rgimen

GN0031

Afiliado no existe en BDUA

GN0032

Afiliado existe en BDUA en


estado fallecido

validar que el afiliado exista en BDUA y el


estado actual sea FA

GN0033

La fecha de afiliacin a la
entidad es inferior o igual
a la ltima novedad que
modifico la afiliacin

Si el afiliado a ingresar existe en rgimen


subsidiado y es para ingresar al rgimen
subsidiado se debe validar que la fecha de
afiliacin a la entidad no sea inferior o igual a
la fecha de afiliacin a la entidad vigente.

entidad tramite
traslado, Cdigo
departamento,
cdigo municipio,
cdigo entidad,
rgimen, estado

validar que el afiliado pertenezca a la entidad


y rgimen que reporta la novedad, excepto
para la N12 y N13
Validar por tipo y numero de identificacin
que exista en BDUA

fecha ltima
novedad, Cdigo
departamento,
cdigo municipio,
cdigo entidad,
rgimen, estado

Si el afiliado a ingresar existe en rgimen


subsidiado y es para ingresar al rgimen
contributivo se debe validar que la fecha de

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

REVIS
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APROB
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Alcalde

Alcalde

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afiliacin a la entidad no sea inferior a la
fecha de afiliacin a la entidad vigente. En
este caso particular donde el inicio de
contributivo es igual al de subsidiado, la
fecha de fin de la afiliacin y condicin
afiliaciones que se cierra debe ser igual al
inicio del mismo registro.
validar que sea igual al registrado en BDUA

Primer apellido

GN0034

Primer Apellido diferente


al registrado en BDUA

GN0035

Segundo Apellido
diferente al registrado en
BDUA

validar que sea igual al registrado en BDUA

Segundo Apellido

GN0036

Primer Nombre diferente al


registrado en BDUA

validar que sea igual al registrado en BDUA

Primer nombre

GN0037

Segundo nombre diferente


al registrado en BDUA

validar que sea igual al registrado en BDUA

segundo Nombre

T01

T01

Validar por tipo y numero de identificacin


que exista en BDUA

T02

T02

validar que el afiliado pertenezca a la entidad


que reporta en archivo R1

entidad actual
BDUA

T03

T03

validar que Primer Apellido, Segundo


Apellido, Primer Nombre, Segundo nombre,
Fecha de nacimiento, sexo se han iguales a
los valores registrados en BDUA

T04

T04

T05

T05

Se debe verificar que no exista ms de un


registro con el mismo tipo y nmero de
identificacin del afiliado en el proceso de
R1.
Si el afiliado existe en BDUA y se encuentra
en trmite de traslado

Primer Apellido,
Segundo Apellido,
Primer Nombre,
Segundo nombre,
Fecha de
nacimiento, sexo
en BDUA
una entidad que lo
solicito

GN0039

Fecha de afiliacin a la
nueva entidad inferior a la
fecha de afiliacin a la
entidad actual

Validar contra la fecha de afiliacin a la


entidad actual

GN0040

Entidad no corresponde a
la reportada en R2

validar que sea la misma entidad que se


report en R2

GN0041

Afiliado no reportado en
R2

Validar por tipo y numero de documento que


el afiliado que exista en R2

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

entidad tramite
traslado

REVIS
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APROB
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GN0042

Consecutiva novedad
repetida dentro del archivo
de novedades.

Se debe verificar que no exista ms de un


registro con el mismo consecutivo de la
novedad.

GN0043

Primer Apellido diferente


al registrado en R2

validar que sea igual al registrado en R2

GN0044

Segundo Apellido
diferente al registrado en
R2

validar que sea igual al registrado en R2

GN0045

Primer Nombre diferente al


registrado en R2

validar que sea igual al registrado en R2

GN0046

Segundo nombre diferente


al registrado en R2

validar que sea igual al registrado en R2

GN0047

Fecha de nacimiento
diferente a la registrado en
R2

validar que sea igual al registrado en R2

GN0048

Sexo diferente al
registrado en R2

validar que sea igual al registrado en R2

GN0049

Fecha de nacimiento
diferente al registrado en
BDUA

validar que sea igual al registrado en BDUA

GN0050

Afiliado existe en BDUA y


la fecha de la ltima
encuesta SISBEN no
corresponde al
departamento/municipio.

Se debe validar por tipo y nmero de


identificacin que el afiliado exista en la tabla
del SISBEN y la ltima fecha de encuesta
SISBEN sea en el departamento y municipio
reportados.

GN0051

La edad del afiliado


(Hijo(a)) excede o es igual
a la edad del Cabeza de
Familia

GN0052

El Nmero de hijos
registrados al Cabeza de
Familia supera los
permitidos

Se debe validar que el cabeza de familia no


tenga ms de 30 hijos (Parentesco =2)

GN0053

CONTRATO NO EXISTE EN
EL APLICATIVO DE
CONTRATOS

Se debe validar que el contrato reportado


exista para el departamento, municipio y
entidad en la tabla de contratos del aplicativo
de Rgimen Subsidiado con el mismo tipo de
contrato, modalidad de subsidio y fecha de
inicio de contrato reportados.

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

REVIS
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APROB
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Alcalde

Alcalde

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GN0054

CONTRATO NO VIGENTE

GN0058

Afiliado existe en BDUA,


pero no se encuentra en el
mismo
departamento/municipio

GN0059

Afiliado con datos


certificados RNEC, no se
puede aplicar esta
novedad

GN0060

Edad del afiliado


inconsistente con tipo y
nmero de identificacin

GN0062

Fecha de nacimiento
superior a fecha de
afiliacin a la entidad

GN0063

Registro no pertenece a un
afiliado cotizante en la
BDUA

GN0064

Afiliado reportado debe


ser otro miembro del
grupo familiar o conyugue
cotizante

GN0065

El tipo de afiliado debe ser


cotizante

GN0066

Afiliado reportado debe


ser beneficiario o adicional

GN0069

Cotizante no tiene relacin


con el aportante

GN0070

Afiliado reportado en N12


no se encuentra aprobado
en archivo R5

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

Se debe validar que la fecha actual no sea


superior a la fecha final del contrato
reportado.
Validar por tipo y numero de identificacin
del afiliado que exista en BDUA, en el mismo
departamento/municipio que viene el archivo
(cdigo departamento es la posicin 3 y 4 del
nombre del archivo de novedades)
Validar para las novedades N01- N02 - N03
que la informacin de tipo y nmero de
documento, nombres, apellidos y fecha de
nacimiento no se encuentren certificados por
la RNEC.
Ver valores de documentos de identidad

Esta glosa solo


aplica para
afiliados nuevos
en la BDUA, si el
afiliado ya existe
en BDUA esta
glosa no aplica

validar que el afiliado reportado se encuentre


en estado aprobado para la entidad que
reporta la novedad de traslado

REVIS
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APROB
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GN0071

Tipo de afiliado debe ser


Cotizante

GN0072

Afiliado reportado en N13


no se encuentra aprobado
en archivo R5

GN0074

Fecha de novedad inferior


a fecha de afiliacin a
entidad

GN0075

Novedad ya aplicada solo


se puede aplicar una vez

validar que esta novedad solo se aplique una


vez a un afiliado

GN0076

Sexo del afiliado reportado


en novedad igual al
registrado en BDUA

validar contra el sexo actual en BDUA si es


igual al reportado se glosa

GN0077

Entidad no es la primera
que tuvo el afiliado en
BDUA

GN0078

Zona de Afiliacin
reportada en novedad
igual al registrado en
BDUA

GN0079

Afiliado cotizante, cabeza


de familia o Adicional
diligencia la condicin de
estudiante o discapacitado

GN0080

Nivel SISBEN y Nmero de


ficha SISBEN reportada en
novedad igual al
registrado en BDUA

GN0081

Pertenencia tnica no
corresponde con
identificacin

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

El tipo de afiliado debe ser C para la novedad


N14 si el cambio de estado pasa a SU, IS, IH o
RX en este caso se cambia el estado de todo
el grupo familiar; si nuevo estado es retirado
o desafiliado no se valida el tipo de afiliado y
la novedad se aplica solo al afiliado reportado
y SE ROMPE EL PARENTESCO CON EL
COTIZANTE SI EXISTE.
validar que el afiliado reportado se encuentre
en estado aprobado para la entidad que
reporta la novedad de traslado

Si el Campo Pertenencia tnica = 1; y el Tipo


de Documento del afiliado en BDUA es AS o
MS, en la sexta posicin del nmero de
identificacin debe llevar "I" y si es AS o MS
y en la sexta posicin tiene "I" entonces el
campo pertenencia tnica debe ser igual a 1

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APROB
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SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


GN0082

Grupo poblacional no
corresponde con
identificacin

Si el tipo de documento del afiliado en


BDUA = AS y en la sexta posicin del Numero
de documento tiene una "D" Grupo
Poblacional =1 y si es AS y en la sexta
posicin tiene "D" entonces el campo grupo
poblacional debe ser igual a 1
Si el tipo de documento afiliado en BDUA =
MS y en la sexta posicin del Numero de
documento tiene una "A" Grupo Poblacional
=2 y si es MS y en la sexta posicin tiene "A"
entonces el campo grupo poblacional debe
ser igual a 2

GN0083

Nmero de Identificacin
No valido

GN0084

Fecha de novedad inferior


a la fecha de afiliacin a la
entidad actual

Ver tabla de documentos de identidad , se


debe validar si el afiliado existe en BDUA no
se glosa pero si es nuevo se tiene en cuenta
la tabla de documentos de identidad
Se debe validar que la fecha de inicio de la
novedad no sea inferior a la fecha de
afiliacin a la entidad actual.

GN0085

Fecha ltima novedad


inferior a la ltima
modificacin de la
afiliacin

aplicar cuando la fecha de afiliacin a la


nueva entidad sea inferior a la fecha de la
ltima novedad que modifico la afiliacin

GN0086

Informacin SISBEN no
vlida para otro grupo
poblacional

GN0087

Afiliado con grupo familiar


vigente

GN0088

Estado actual no valido


para la novedad o igual al
registrado en BDUA

GN0089

Identificacin del Cotizante


o Cabeza de Familia en
RNEC FALLECIDO o
CANCELADA

Se debe validar que si el campo grupo


poblacional es igual a 5 (otro grupo
poblacional), Pertenencia tnica es igual a 6
(Otras Etnias), el nivel SISBEN debe ser
diferente de N y la Ficha SISBEN diligenciada.
Si el afiliado reportado es Cotizante, se valida
si el cotizante tiene alguna relacin vigente
con Cotizante cnyuge, beneficiario,
adicional u otro miembro del grupo familiarrgimen subsidiado, en caso de tenerlo se
aplica la glosa
Si nuevo estado de la novedad N14 es
IS,RX,IH o SU el estado actual debe ser activo
para la N14, Para la novedad N16 el estado
actual debe ser IS,RX,IH o SU
Validar que el tipo y nmero de identificacin
del Cotizante o Cabeza de Familia reportado
no est en la tabla de fallecidos de la RNEC o
este cancelada.

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

fecha ltima
novedad de
modificacin

REVIS
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PROCEDIMIENTO
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SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


GN0090

Nuevo tipo de
identificacin no puede ser
NU

Se aplica si el nuevo tipo de documento es


NU

GN0091

Cotizante principal/cabeza
glosado en archivo de
entrada

GN0093

Cotizante reportado con


ms de un conyugue en el
maestro de ingresos

Si el cotizante principal/cabeza esta glosado


en el archivo de entrada, se glosa el afiliado
beneficiario, adicional u otro miembro del
grupo familiar
Se debe validar que a un cotizante reportado
en el maestro de ingresos no se le reporte
ms de un Conyugue cotizante tipo de
afiliado cotizante parentesco 1 y/o un
beneficiario cnyuge tipo de afiliado
beneficiario o adicional parentesco 1.

GN0095

Cotizante tiene vigente la


relacin cotizante
aportante reportada

GN0096

Afiliado reportado, no
tiene relacin vigente con
cotizante

GN0100

ltima novedad aplicada a


grupo familiar inferior a la
fecha de la novedad
reportada

GN0105

Cotizante Principal en
trmite de traslado

Validar que el cotizante principal que se


reporta no tenga trmite de traslados.

GN0106

Afiliado ya existe en BDUA


para ese departamento,
municipio y entidad en el
Rgimen Subsidiado

GN0107

El afiliado se encuentra en
estado RE o DE se debe
diligenciar el valor cinco
de la novedad N06,
El afiliado se encuentra en
estado diferente a RE o DE
no se debe diligenciar el
valor cinco de la novedad
N06
Fecha de la novedad debe
ser igual o mayor a la
fecha de afiliacin a la
nueva entidad de R1

Se debe validar por tipo y nmero de


identificacin que el afiliado no exista en la
BDUA con los mismos datos para Rgimen
Subsidiado, si cambia algn dato de
departamento, municipio o entidad no se
glosa.
se aplica cuando el afiliado se encuentra en
estado DE o RE y no se est diligenciando el
valor cinco de la novedad

GN0108

GN0109

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

Tipo y nmero de
identificacin de
cotizante principal.

se aplica cuando el afiliado se encuentra en


estado diferente DE o RE y se est
diligenciando el valor cinco de la novedad

Se de validar que la fecha de inicio de


novedad sea igual a la fecha de afiliacin a la
nueva entidad aprobada en R1para N12 y N13

REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

Miguel ngel Abril Garca

ALCALDIA MUNICIPAL DE
SACHICA
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION

DESARROLLO MUNICIPAL Y
BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO
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25-05-12

SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


GN0110

Afiliado que pasa de C a B


o A debe estar en estado
retirado o desafiliado

Se debe validar que si el afiliado reportado es


cotizante y est pasando a beneficiario o
adicional debe estar en estado retirado.

GN0113

Afiliado reportado, ya tiene


relacin vigente con
cotizante

GN0114

La fecha de vinculacin
con el aportante no puede
ser menor a la ltima
relacin con el mismo
aportante

GN0115

Afiliado activo en BDUA


Rgimen Subsidiado en
diferente municipio y/o
departamento.

Se aplica cuando el tipo y numero documento


del afiliado reportado existe en BDUA
rgimen Subsidiado en otro municipio y/o
departamento en estado activo diferente al
reportado en Archivo MS.

GN0116

Fecha de afiliacin a la
nueva entidad es menor a
la fecha de inicio de la
ltima modificacin de la
condicin de afiliacin.

Se debe glosar el registro cuando la fecha de


afiliacin de la entidad en el nuevo
departamento, municipio y/o entidad es
menor a la fecha de inicio de la ltima
modificacin de la condicin de la afiliacin,
de lo contrario permitir el traslado teniendo
en cuenta las otras validaciones.

GN0117

Informacin ambigua para


la BDUA.

Para todos los afiliados se debe glosar


cuando no existe vigente una afiliacin y/o
una condicin de afiliacin.

Cdigo
departamento,
cdigo municipio
y estado actual en
BDUA, cdigo
entidad.
Fecha de inicio de
la ltima
modificacin de la
condicin de la
afiliacin.

Se debe glosar para Rgimen Subsidiado:


para afiliados que estando activos vigentes
no tienen una relacin vigente en contratos
afiliacin, y para afiliados que estando
activos vigentes y tipo de afiliado es "O" no
existe un grupo familiar vigente.
Se debe glosar para Rgimen Contributivo:
para afiliados diferentes a AF, RE o DE y tipo
de afiliado es "C" vigente no existe un
cotizante aportante vigente, y para afiliados
con tipo de afiliado "A" y "b" vigentes
diferentes de AF, RE o DE no existe un grupo
familiar vigente.

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

Miguel ngel Abril Garca

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SACHICA
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GESTION

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BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO
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SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


GN0118

Municipio y Departamento
reportado, es igual al
registrado en BDUA

GN0119

Ya se aplic la novedad de
traslado del afiliado
reportado
Valores reportados en la
novedad N15, iguales a los
registrados en BDUA

GN0120

GN0121

Pertenencia tnica
reportada, igual a la
registrada en BDUA

GN0122

Grupo poblacional
reportado, igual a la
registrada en BDUA

GN0123

Indicador de Discapacidad
reportado, igual al
registrado en BDUA

GN0124

Estado reportado igual al


registrado en BDUA

GN0125

Afiliado Inconsistente

GN0126

Fecha de afiliacin menor


al inicio de la contratacin
actual del afiliado
Fecha de inicio de la
novedad pertenece a un
periodo presentado en
compensacin.

GN0127

GN0128
GN0129

GN0130
GN0131

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

Existe una relacin laboral


del afiliado con otro tipo
de cotizante

Se debe validar el municipio y el


departamento reportado en el archivo de
entrada contra el municipio y departamento
registrado en BDUA, si ambos son iguales se
aplica la glosa
si el afiliado tiene el trmite de traslado
aprobado y ya se aplic la novedad de
traslado se debe aplicar la glosa
Validar que los cuatro valores reportados
para la novedad N15 en el archivo de entrada
no sean iguales a los registrados en BDUA,
solo se aplica la glosa si los cuatro valores
son coincidentes.
Validar que la perteneca tnica reportada en
el archivo de entrada no sea igual a la
registrada en BDUA, si es igual se aplica la
glosa.
Validar que grupo poblacional reportado en el
archivo de entrada no sea igual al registrado
en BDUA, si es igual se aplica la glosa.
Validar que la discapacidad reportada en el
archivo de entrada no sea igual a la
registrada en BDUA, si es igual se aplica la
glosa.
Validar que el estado reportado en el archivo
de entrada no sea igual al registrado en
BDUA, si es igual se aplica la glosa.
Validar que posea afiliacin o de condicin
de afiliacin vigente el grupo familiar vigente
del cotizante principal
Validar que la fecha de afiliacin a la entidad
no sea menor o igual a la fecha de inicio de la
contratacin del afiliado.

Validar que si se quiere crear una relacin


laboral con tipo de cotizante madre
comunitaria (4), no debe tener ninguna
relacin laboral activa con otro tipo de
cotizante.

Afiliado retirado
Fecha de la novedad
diferente a la fecha de
afiliacin (valor 5)

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

Miguel ngel Abril Garca

ALCALDIA MUNICIPAL DE
SACHICA
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION

DESARROLLO MUNICIPAL Y
BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO
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25-05-12

SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


GN0132

Cotizante en estado no
activo

GN0134

Se encuentra la palabra
HIJO o HIJA en el primer o
segundo nombre

Si la novedad se le est reportando aun


afiliado que no es cotizante principal, se debe
validar que el cotizante principal de este
afiliado est en estado activo

6. POLTICAS DE OPERACIN
Verificar en el FOSYGA , la relacin de glosas.
Verificar datos con el usuario, mediante la requisicin de los documentos soporte.
Entrega de glosas a la EPS
7. RIESGOS
Duplicidad de informacin
8. CONTROLES
Verificacin de los usuarios en las entidades correspondientes.
Publicacin de las glosas
9. DESARROLLO
9.1 Solucin Glosa
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Inicio
Revisin de la pgina del FOSYGA, mensualmente
Si hay Glosas, se descargan en medio fsico
Se publican en la cartelera municipal
Se realiza un acta de glosas
Se remite a la EPS, el acta de glosas junto con las glosas
Verificar al siguiente mes las glosas solucionadas por parte de la EPS
Fin

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

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Miguel ngel Abril Garca

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BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO

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SACHICA
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GESTION

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25-05-12

SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


CONTROL DE TRANSPORTE ESCOLAR
No ACTIVIDAD / DIAGRAMA ENCARGADO
DE FLUJO

DESCRIPCIN

INICIO

REVISIN PGINA

IDENTIFICA EL
NMERO DE
PRESTADORES DE
SERVICIO

ASIGNACIN DE
RUTAS

SOLICITUD DE CDP

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

Administradora
SISBEN
Y
Rgimen
Subsidiado

Secretario
Gobierno

Asistencial
Secretario
Gobierno

Gerente
Jurdico

En la pgina Revisin de la pgina del


FOSYGA, mensualmente.

Se registra el nmero de transportadores


interesados en prestar el servicio; y se le
informa los documentos necesarios para
anexar a la propuesta de acuerdo al
Decreto 805 de 14 Marzo de 2008 (carta
de de propiedad del vehculo, licencia de
conduccin,
SOAT,
seguro
de
responsabilidad civil contractual y
extracontractual,
antecedentes
disciplinarios, pasado judicial, revisin
tcnico-mecnica y que los vehculos no
excedan a una vida til mayor de 10 aos
y su conductor debe ser el mismo
propietario).
De acuerdo a las rutas establecidas por
parte del municipio se asignan a los
de diferentes
proponentes
previo
los
requisitos anteriormente sealados.

Solicita la disponibilidad presupuestal a


/ Tesorera (Certificado de Disponibilidad
Presupuestal)

REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

Miguel ngel Abril Garca

DESARROLLO MUNICIPAL Y
BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO

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SACHICA
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION

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25-05-12

SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


DELEGA
SUPERVISIN
6

Secretario
Gobierno

ELABORA
CONTRATO Y
SOLCITA
REGISTRO

SOLCITA
REGISTRO
PRESUPUESTAL

Delega Supervisin del contrato

INFORMA AL
CONTRATISTA

APROBACIN DE
POLIZAS

Supervisor
Contrato

Supervisor
Contrato

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

RESOLUCIN DE
APROBACIN

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

Elaboracin del contrato y registro


presupuestal a cargo del Secretario
Gobierno,
segn
Manual
de
del Contratacin.

PC - Solicita al profesional universitario


del rea de presupuesto se expida
del Registro Presupuestal correspondiente.

Secretaria
Pagadora

Comunica al contratista, hace firmar el


contrato

Jurdico / Alcalde

PC - Verificar el cumplimiento de plizas


de acuerdo al contrato, las aprueba por
medio del diligenciamiento del Formato
respectivo de acuerdo al Manual de
Contratacin.

10

11

de

Secretaria
Pagadora

Recibe pliza y proyecta Resolucin de


/ aprobacin de pliza para revisin del
REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

Miguel ngel Abril Garca

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SACHICA
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BIENESTAR SOCIAL
PROCEDIMIENTO
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25-05-12

SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


Gerente
Jurdico y Vo.Bo. Del Alcalde.

12

PUBLICACIN EN LA
PGINA WEB
COLOMBIA COMPRA
EFICIENTE
.

13

PROYECTA ACTO
ADMINISTRATIVO DE
SUPERVISIN

SUSCRIBE ACTA DE
INICIACIN

14

Secretario
Gobierno

Secretario
Gobierno
Secretaria
Hacienda

Auxiliar
Secretario
Gobierno

15

INFORME DE
EVALUACIN

Supervisor
Contrato

16

SEGUIMIENTO
CONTRACTUAL.

Supervisor

17

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

PROYECTA Y SUSCRIBE
ACTA DE TERMINACIN
Y LIQUIDACIN DEL
CONTRATO

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

Supervisor

Despus de perfeccionado el contrato se


de publica en la pgina web Colombia
compra eficiente, el cual genera un
registro el cual contiene un cdigo en el
sistema.

Una vez el contrato ha sido legalizado;


de entrega copia de la carpeta contractual
respectiva y notifica al interventor o
de supervisor delegado para que ejerza su
funcin de acuerdo al Manual de
contratacin P-GCP-03.
Suscribe acta de iniciacin dentro de los
(5) das siguientes a la notificacin para
que inicie el contrato, cumpliendo con lo
de establecido en el Manual de contratacin
P-GCP-03, la cual deber ser allegada a
la Secretara de Gobierno para que obre
en la carpeta contractual.
Se suscribe el informe de evaluacin
del donde se verifica el cumplimiento de los
trminos sealados en los pliegos
definitivos.
Realiza el seguimiento contractual e
informa al Secretario de Gobierno y al
Alcalde sobre las novedades que se
presenten en la ejecucin del contrato.
Una vez ejecutado y cumplido el objeto
contractual el Supervisor procede a la
del elaboracin y suscripcin de las
REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

Miguel ngel Abril Garca

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PROCEDIMIENTO

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GESTION

P-DMB-12

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25-05-12

SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO


Contrato.
respectivas actas de terminacin y
liquidacin contractual firmadas por l y
las partes contratantes y
recibo de
Satisfaccin.

PUBLICACIN EN PG.
WEB COLOMBIA COMPRA
EFICIENTE

18

ARCHIVO CARPETA
CONTRACTUAL

19

Asistencial
Secretara
Gobierno

Supervisor/
Interventor

El acta de adjudicacin es publicada en


la pgina web Colombia Compra
de Eficiente.

Revisa y verifica todos los documentos


contenidos en la carpeta contractual en
concordancia con la Tabla de Retencin
Documental
y
procede
a
su
almacenamiento.

FIN

10. ANEXOS

FTP-GLOSAS. Pgina web FOSYGA

11. CONTROL DE REGISTROS


cdigo
SIG

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

Denominacin

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

Presentacin Proteccin

Tiempo de
retencin

Ubicacin

REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

Miguel ngel Abril Garca

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SACHICA
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GESTION

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BIENESTAR SOCIAL
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SOLUCIN GLOSAS RGIMEN SUBSIDIADO

FECHA:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:

ELABOR
21-06-12
Auxiliar Administrativo
SISBEN
Ana Mercedes Sierra
Hurtado

REVIS
21-06-12

APROB
21-06-12

Alcalde

Alcalde

Miguel ngel Abril Garca

Miguel ngel Abril Garca