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Uso de sistemas contables financieros y comerciales

Durante los aos 2012, 2013 y 2014 los registros contables y dems
operaciones se llevaron bajo un registro de Excel. La falta de un plan
estratgico para un sistema administrativo financiero y tecnolgico origina
entre otros aspectos que no haya informacin financiera, vlida, confiable y
oportuna, para una buena toma de decisiones. Por lo antes sealado se
inobservaron el artculo 19, prrafo 3 Mantenimiento del Sistema contable
del Reglamento a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, as
como las Normas de Control Interno 100-02 Objetivos del control interno,
405-03 Integracin contable de las operaciones financieras
En esta observacin debo indicar que:
Efectivamente considero que un sistema financiero contribuye en la
obtencin de informacin financiera necesaria para la toma de decisiones,
es por eso y con la finalidad de dar cumplimiento a la normativa legal
vigente que se realiz la siguiente gestin por parte de la suscrita:

Mediante memorando Nro. 009-IPEEP-JCH-2013 de fecha 05 de julio


de 2013 se presenta a la Gerente General Subrogante de IPEEP, el
informe de actividades efectuadas en calidad de contadora y se
realiza un recordatorio de que los registros contables y elaboracin de
estados financieros se los realiza en Excel a falta de un Sistema
contable. (Se adjunta copia de documento)
Con memorando Nro. 010-IPEEP-JCH-2013 de fecha 15 de julio de
2013 se presenta al Director Financiero los Estados Financieros de
IPEEP al 30 de junio de 2013 y se solicita dar celeridad a la
adquisicin del Sistema Contable, toda vez que la informacin
contable an sigue registrndose en hojas de Excel. ( Se adjunta copia
de documento)
A travs de correo electrnico institucional de fecha 14 de octubre de
2013 se indic al Director Financiero entre otras que, se debe dar
prioridad a la adquisicin de un programa contable que permita
realizar la generacin de informacin sistemticamente. ( Se adjunta
copia de documento)
Mediante Informe de gestin presentado al Director Financiero de
IPEEP y aprobado el 09 de diciembre de 2014, se detallan las
actividades realizadas por la suscrita durante el periodo del 21 de
Noviembre de 2012 al 21 de Noviembre de 2014, en el cual se realiza
la siguiente observacin: Es necesario indicar que toda la
informacin contable se encuentra registrada en hojas de clculo de
Excel, as como todos los informes remitidos al Ministerio de Finanzas
a travs del E-sigef, pues IPEEP an no cuenta con un sistema
informtico.

Adicionalmente debo indicar que a pesar de que la informacin financiera ha


sido generada a travs del Excel, esta no puede ser considerada invlida,
por lo que no comparto esta expresin utilizada en la observacin.

Efectivo Conciliaciones y diferencias


Mediante nuestras pruebas al rea de efectivo, no pudieron ser
encontradas las conciliaciones de Banco del Pacfico de los meses de abril a
julio de 2013. Mediante la respuesta enviada por el Banco Central del
Ecuador a nuestra solicitud de Confirmacin de saldos al 31 de Diciembre
de 2014, se detect una diferencia de US $ 1,389 con relacin a los
registros contables.
La no elaboracin, revisin y aprobacin de las
conciliaciones ha inobservado las Normas de Control Interno 401-03
Supervisin, 403-07 Conciliaciones bancarias y 405-03 Integracin contable
de las operaciones financieras
Referente a esta informacin debo manifestar que mensualmente fueron
ejecutadas las conciliaciones bancarias de las cuentas que posea IPEEP:
Cuentas rotativas (Banco del Pacfico, Banco Nacional de Fomento) y Banco
Central del Ecuador, lo cual puede ser evidenciado en el archivo fsico
constante en la empresa.

Mediante Informe de gestin presentado al Director Financiero de


IPEEP y aprobado el 09 de diciembre de 2014, se detallan las
actividades realizadas por la suscrita durante el periodo del 21 de
Noviembre de 2012 al 21 de Noviembre de 2014, entre las cuales se
enlista la elaboracin de Conciliaciones bancarias de las Cuentas
Corrientes: Banco Central del Ecuador, Banco del Pacfico y Banco
Nacional de Fomento, hasta el mes de Octubre de 2014.
Segn consta en el Acta de Entrega recepcin de informacin,
suscrita el 21 de noviembre de 2014 por parte de quien suscribe el
presente y el Director financiero, se realiz la entrega de lo siguiente:
Folder Conciliaciones Bancarias Banco Central del Ecuador 2014,
Folder Conciliaciones Bancarias Banco del Pacfico 2014, Folder
Conciliaciones Bancarias Banco Nacional de Fomento 2014, Folder
Conciliaciones Bancarias Banco Central del Ecuador 2012 - 2013,
Folder Conciliaciones Bancarias Cta. Cte. Banco del Pacfico 2012
2013.

Por lo expresado, adjunto al presente estoy entregando copias certificadas


de las conciliaciones bancarias que no pudieron ser encontradas por el
equipo auditor: Conciliaciones bancarias del Banco del Pacfico de los meses
de abril, mayo, junio y julio 2013.
En base a la diferencia de US $1,389 detectada por el equipo auditor, en la
confirmacin de saldos de la cuenta corriente Banco Central del Ecuador al
31 de diciembre de 2014, debo indicar que la misma corresponde a lo
siguiente:
Transferencias en trnsito de las cuentas rotativas de recaudacin
de ingresos de autogestin de IPEEP a cuenta bancaria Banco
Central del Ecuador:

Traslado de valor de Cuenta Banco Nacional de Fomento a Cuenta


Banco Central del Ecuador por $996.84
Traslado de valor de Cuenta Banco del Pacfico a Cuenta Banco
Central del Ecuador por $392.50

Lo anteriormente expuesto puede ser evidenciado en copia certificada de la


Conciliacin Bancaria de cuenta Banco Central del Ecuador al 31 de
Diciembre de 2014.

Polticas contables porcentajes de depreciacin y presentacin de


saldos en su patrimonio
A travs de nuestros cmputos globales pudimos identificar que la
Compaa defini la vida til de sus equipos de cmputo en 5 aos con un
porcentaje de depreciacin del 20%, sin que exista documentacin escrita
aprobando esta poltica contable. La Compaa present en el 2013, en su
cuenta patrimonial valores negativos por US $9,269 correspondiente a
diferentes ajustes del perodo, los cuales debieron ser ajustados contra
resultados acumulados. La no elaboracin, revisin y aprobacin de las
polticas contables ha inobservado las Normas de Control Interno 405-02
Organizacin del Sistema de Contabilidad Gubernamental.
En esta observacin indico lo siguiente:
Los bienes de larga duracin de IPEEP, fueron depreciados de acuerdo a lo
que dispone la Normativa del Sistema de Administracin Financiera
del Ministerio de finanzas, en su numeral 3.2.6 Depreciacin de
Bienes de Larga Duracin.
Para una mejor ilustracin a continuacin la siguiente tabla de vida til:

Por lo que los Equipos, sistemas y paquetes informticos de la Entidad


fueron depreciados a 5 aos con un valor residual equivalente al 10%.
Lo expresado se evidencia en el siguiente clculo:

N DE FACTURA

PROVEEDOR

DESCRIPCIN

REPRESMUNDIAL REPRESENT
13LAPT
AC IONES
OP TOS
INT
HIB
. CA
IA. LTDA.

1 RAC K DE TELEC OMUNIC AC IONES

CANTIDAD

C EDEO MERA RAQUEL EDELMIRA


1 C OMPUTADOR PORTATIL MARC A DELL
BRAVO ZAMBRANO NINO WAGNER
1 DISC O DURO EXTERNO HP 1TB
BRAVO ZAMBRANO NINO WAG
1 TABLET
NERAPPLE IPAD 4TA G ENER
INTELEQ S.A.
C OMPUFAC IL C OMPUTADORAS
3 IMPRES
Y FAC
ORAS
ILIDADES
MATRIC
CIALES
IA. LTDA.
EPSON FX-890
G RUPO INFORMATIC O SERVINFO
30C OMPUT
C IA.
ADORES
LTDA. DELL LATITUDE E6440
C OMPUTADORAS Y FAC ILIDADES
5 IMPRES
C ORAS
IA. LTDA.
TELEC UADOR C IA. LTDA.
REPRESMUNDIAL REPRESENT
4AC
C OMPUT
IONESADORAS
INT. C IA.MARC
LTDA.A LENOVO THINK
BANC O C ENTRAL DEL EC UADOR
2 KIT LEC TOR BIOMETRIC O

24/ 09/ 2013


001-001-76690

25/ 09/ 2013


001-001-177

25/ 09/ 2013


001-001-176

12/ 11/ 2013


001-001-17402

10/ 12/ 2013


001-001-58192

04/ 12/ 2013


001-001-640

01/ 02/ 2014


001-001-58865

06/ 02/ 2014


002-001-3718

01/ 04/ 2014


001-001-0016325

25/ 04/ 2014


017-028-96

15,00

1,00
1,00

10/ 11/ 2014


002-001-000006244 DAVILA G ONZALEZ PAUL DARIO
15C OMPUTADOR DE ESC RITORIO MARC A LENOVO
15.534,30

07/ 11/ 2014


003-001-000093261 AKROS C IA. LTDA.

TOTALES

TELE-RED TELEC OMUNIC AC6IONES


TELEFONO
Y REDES
IP GSAMA
.A. ALTA

01/ 12/ 2014


001-001-3590

8 DISC O DURO EXTERNO

05/ 11/ 2014


001-001-000002052 ROMSEG ROUP C IA LTDA

TELE-RED TELEC OMUNIC AC2IONES


MODULO
Y REDES
DE EXPAS
S.A. ION

1 ESC ANNER HP

05/ 11/ 2014


001-001-000002052 ROMSEG ROUP C IA LTDA

01/ 12/ 2014


001-001-3590

3 SWITC H C ISC O

05/ 11/ 2014


001-001-000002052 ROMSEG ROUP C IA LTDA

TELE-RED TELEC OMUNIC AC1IONES


TELEFONO
Y REDES
IP GSAME
.A. MEDIA

1 UPS PARA SERVIDOR TRIPP LITE

05/ 11/ 2014


001-001-000002052 ROMSEG ROUP C IA LTDA

01/ 12/ 2014


001-001-3590

3 SERVIDOR DELL POWER

05/ 11/ 2014


001-001-000002052 ROMSEG ROUP C IA LTDA

TELE-RED TELEC OMUNIC AC


60T
IONES
ELEFONO
Y REDES
IP GSAMA
.A. BAJ A

4 DISC OS DUROS INTERNOS

05/ 11/ 2014


001-001-000002052 ROMSEG ROUP C IA LTDA

01/ 12/ 2014


001-001-3590

2 AC C ESS POINT LINKSYS

05/ 11/ 2014


001-001-000002052 ROMSEG ROUP C IA LTDA

TELE-RED TELEC OMUNIC AC1IONES


C ENTRAL
Y REDES
TELEFNIC
S.A. A IP

8 UPS PARA PC S

05/ 11/ 2014


001-001-000002052 ROMSEG ROUP C IA LTDA

01/ 12/ 2014


001-001-3590

2 PROYEC TOR EPSON

05/ 11/ 2014


001-001-000002052 ROMSEG ROUP C IA LTDA

194.376,50

1.126,26

305,32

223,19

6.182,40

9.097,91

1.227,43

1.411,59

12.944,47

1.109,38

21.285,43

528,82

1.123,58

913,92

3.247,93

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

1,00

2,00

5.600,00

20/ 10/ 2014


001-001-000000043 FLORES MORAN ANIBAL G UILLERMO
8 SWITC H DE DISTRIBUC IN 24 PUERTOS

27.531,20

2,00

1.142,34

20/ 10/ 2014


001-001-000000043 FLORES MORAN ANIBAL G UILLERMO
1 GABINETE DE PISO 42 UR

20C OMPUTADOR PORTATIL MARC A DELL

2,00

20/ 10/ 2014


001-001-000000043 FLORES MORAN ANIBAL G UILLERMO
4 GABINETE DE PARDE DE 12 UNIDADES DE RED1.420,16

7,00

8,00

9,00

2,00

241,48

4.386,28

154,76

6.682,38 10,00

31.530,24 12,00

1.313,94 12,00

2.412,48 13,00

1.444,80 15,00

179,20

1.288,00 15,00

10.275,52 24,00

2.955,12 24,00

12.419,55 24,00

122,74

141,16

1.294,45

110,94

2.128,54

52,88

112,36

91,39

324,79

2.753,12

1.553,43

560,00

114,23

142,02

252,46

24,15

438,63

15,48

668,24

3.153,02

131,39

241,25

144,48

17,92

128,80

1.027,55

295,51

1.241,96

461,25

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

5,00

220,94

254,09

2.330,00

199,69

3.831,38

95,19

202,25

164,51

584,63

4.955,62

2.796,17

1.008,00

205,62

255,63

454,43

43,47

789,53

27,86

1.202,83

5.675,44

236,51

434,25

260,06

32,26

231,84

1.849,59

531,92

2.235,52

830,25

18,4

21,1

194,1

16,6

319,2

7,9

16,8

13,7

48,7

412,9

233,0

168,0

34,2

42,6

75,7

25,3

526,3

20,8

1.002,

5.675,

236,5

470,4

325,0

40,3

289,8

3.699,

1.063,

4.471,

1.660,

2.661,62 21.130,

18,41

21,17

194,17

16,64

319,28

7,93

16,85

13,71

48,72

412,97

233,01

84,00

17,14

21,30

37,87

3,62

65,79

2,32

100,24

472,95

19,71

36,19

21,67

2,69

19,32

154,13

44,33

186,29

69,19

TIEMPO10% VALOR
TIEMPO V.
DEP. ANUAL
DEP. MENSUAL
DEP. TOT
UTIL

DEPREC RESIDUAL

4.612,50 24,00

TOTAL

VALOR

2.524,61

02/ 10/ 2014


010-005-000014612 PA.C O C o mercia l e Industria
1C o
lS
mputa
.A.
do r ro busto to do en 1 IMAC

EQUIPOS DE C OMUNIC AC IN

1 C OMPUTADORA

ENTERSYSTEMS LATIONAMERIC
16CANA
OMPUT
DEADORAS
C OMPUT
HP
ADORAS
6300

07/ 12/ 2012


002-001-0133099

22/ 11/ 2012


001-001-000001100 SALAZAR GUERRA J OSE APARIC
1 EQUIPOS
IO
INTERNOS DE SERVIDOR

11/ 12/ 2012


001-001-0012845

10/ 12/ 2012


001-001-000002313 ALLC OMPU

COMPRA

FECHA DE