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PROTOCOLO DE MANEJO Y RECAUDO DE


EFECTIVO

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Versin: 03
Fecha:24-11-2014

PROTOCOLO DE MANEJO Y RECAUDO


DE EFECTIVO

OFICINA DE TESORERIA

HOSPITAL DE SUBA II NIVEL ESE

La ltima versin de cada documento ser la nica vlida para su utilizacin y estar disponible en el Portal Interno Hospital de Suba.
No haga copias de este documento porque corre el riesgo de tener una versin desactualizada

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PROTOCOLO DE MANEJO Y RECAUDO DE
EFECTIVO

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Contenido

Protocolo de Manejo y Recaudo de Efectivo . ............................................................... 3


1. Objetivo General ...................................................................................................... 3
2 Alcance y aplicacin del documento ......................................................................... 3
3. Justificacin ............................................................................................................. 3
4. Desarrollo del contenido ........................................................................................... 3
4.1. Caja ...................................................................................................................... 3
4.2 Consulta externa .................................................................................................... 4
4.3 Cierre diario de caja ................................................................................................ 4
5. Procedimiento a tener encuenta si hay diferencia entre el efectivo y el arqueo de caja 5

5.1 Reintegro dinero a usuarios .................................................................................... 6


5.2 Manejo de pagares ................................................................................................. 6
6. Mecanismos de monitorizacion del protocolo ............................................................ 7
7. Bibliografa ............................................................................................................... 8

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PROTOCOLO DE MANEJO Y RECAUDO DE
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Protocolo de Manejo y Recaudo de Efectivo


1. Objetivo General
Identificar cada uno de los puntos de control para el manejo y recaudo de efectivo en forma
eficiente y eficaz

2. Alcance y campo de aplicacin del documento:


Este protocolo hace parte del procedimiento de Gestin conciliacin de caja principal y va
dirigido a cada uno de los auxiliares de facturacin del Hospital de Suba II nivel ESE.

3. Justificacin:
Se requiere el protocolo de manejo de efectivo con el fin de poder administrar y controlar los
dineros de la Institucin en forma efectiva, siendo de gran importancia para la verificacin y
revisin de los pasos contenidos en este protocolo.

4. Desarrollo del contenido


4.1 Caja

A.
B
C.
D

Hospitalizacin-liquidadores

Elabora el egreso del paciente.


Efecta liquidacin de la cuenta
Elabora la factura
Da orden de pago en caja y solicita al usuario regresar una vez pague en caja

Auxiliar de caja

Elabora recibo de caja en esta caso es independiente UNICAMENTE SI TIENE COPAGO Y/O
PARTICULAR.

Liquidador servicio de piso

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Una vez generada la factura y recibo de caja entrega orden al usuario para que solicite la orden
de salida, con estos documentos (recibo de caja, factura y orden de salida debidamente
firmados) se procede a la salida de la Institucin.
NOTAS: Para el caso de las facturas que generan copago o cuota de recuperacin una
vez generada la factura se enva al acompaante del usuario a las cajas del hospital en
los servicios de urgencia o consulta externa con el formato de pago debidamente
diligenciado.
El auxiliar de liquidacin del servicio genera solo las facturas, por ningn motivo genera
el recibo de caja ni recibe de dinero.

4.2 Consulta externa

Auxiliar de caja

1. Elabora factura por sistema CSO Clinical suit One


2. Al momento de elaborar la factura se GENERA el recibo de caja correspondiente
3. Para los auxiliares del turno de la noche no se elaboran facturas ni recibos de caja a la
media noche evitando que la factura quede con una fecha y el recibo de caja con otra

4.3 Cierre diario de caja

Auxiliar de facturacin-caja consulta externa

A cada usuario se le asigna un nmero de caja en forma individual e intransferible.


Se le INFORMA que una copia de la pliza permanece con el asistente del centro de atencin y
la otra copia en el libro de registro de efectivo
Pasos a seguir para el cierre diario de caja

Identifique el cdigo de la caja correspondiente de acuerdo a la hora de ingreso y


elaboracin del primero y ltimo recibo de caja.
Genere e imprima el arqueo de caja
Organice el efectivo recaudado y compare con el total del arqueo.
Verifique valor recibido en efectivo y pagares
Identifique cuentas por cobrar
El valor de este arqueo de caja debe coincidir con el valor recibido en efectivo.
Si existen sobrantes, este dinero debe ser consignado en la caja fuerte y registrado en el
libro de efectivo.
Por ningn motivo deben existir faltantes en caja.
Dirjase a la caja principal y registre en el libro de efectivo el valor recaudado (este libro
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debe ser diligenciado sin tachones ni enmendaduras de ningn tipo, con esfero de tinta
color negro).
Los ttulos valores se registran en el espacio de observaciones en forma individual.
Deposite el dinero en un sobre en presencia de un testigo (preferiblemente el testigo
debe ser de la empresa de seguridad).
Marque el sobre con su Nombre, Valor, Fecha y Nmero de caja, selle debidamente. Si
hay recibos de caja por pagare registre en el libro de efectivo en la parte de
observaciones y guarde copia del formato correspondiente.
El formato de pagars debe estar debidamente elaborado con firma y nombre completo
de quien se obliga y quien autoriza el pagare.
Las facturas que tengan copago y requieran ser anuladas se solicita la anulacin al
asistente del centro por intermedio del sistema y en forma verbal y escrita el mismo da
o al da siguiente antes de las 8:00am
El auxiliar de caja verificara en el sistema de informacin el reporte de facturas del turno
en donde no deben aparecer facturas por cobrar.

5. Procedimiento a tener en cuenta si hay diferencia entre el


efectivo y el arqueo de caja

Imprime arqueo
Cuente el efectivo recibido.
Identifique formas de recibo de dinero (pagare, cheque o efectivo)
Genere listado de cuentas por cobrar
Genere listado de facturas con copago
Genere listado de recibos de caja
Puntee listado facturas vs listado de recibos de caja

NOTA: El valor debe coincidir y cualquier diferencia en caja es responsabilidad del auxiliar de
facturacin y/o caja
Auxiliar de caja con manejo de caja fuerte
Abra la caja fuete y los sobres en presencia de un testigo.
Entregue el dinero recaudado a la persona designada por la institucin para realizar la
consignacin en el banco y haga firmar en el libro la entrega del dinero.
Si por algn motivo debe retirarse del centro de atencin debe informar una vez que el
recaudador no recoge los dineros todos lo das.
La caja debe ser cuadrada en forma diaria y por ningn motivo se deben presentar
diferencias.
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5.1 Reintegro dinero a usuarios

El usuario elabora oficio de solicitud formal de reintegro que contenga mnimo la


siguiente informacin (Firma, Nmero de cdula, Telfono, causa de devolucin)
Entrega solicitud a asistente de facturacin adjuntando: (fotocopia de la factura,
fotocopia del recibo de caja, fotocopia del documento de identidad)
Asistente de facturacin verifica causal de devolucin, revisa en comprobador de
derechos, identifica plenamente y soporta la devolucin mediante elaboracin de
formato de reintegro a usuarios, firma y autoriza la devolucin, pasa formato
debidamente firmado por la lder de facturacin a la tesorera para la autorizacin y
seguidamente a la gerencia para autorizacin y firma correspondiente.
Una vez autorizado informa por escrito al auxiliar de caja que debe hacer entrega del
valor indicado, el auxiliar retira el dinero de la caja y hace entrega al usuario una vez
ingresa al sistema llamando la opcin tesorera, egresos, registro de devolucin con el
nmero del recibo de caja al recibir el abono se acepta el valor a devolver.
El auxiliar de caja debe conservar el soporte de reintegro y verificar antes de la
devolucin el nombre, valor, documento de identidad y firmas completas de autorizacin.
Registrando en el libro de efectivo el valor del reintegro
Si el valor corresponde a recibo de caja del mismo da se efecta la devolucin en forma
inmediata una vez el usuario firme con numero de cedula y telfono el recibo de caja
que se debe anular, solicitando la anulacin del recibo de caja al asistente del centro de
atencin.

5.2 Manejo de pagares

El usuario que informe que no tiene dinero para el pago correspondiente se le enva
a atencin al usuario quienes hacen el estudio socioeconmico correspondiente y
autorizan el pagare.
El rea de atencin al usuario enva el responsable a el rea de cartera quienes
verifican y elaboran el pagare y hacen firmar por la persona responsable del pago
elaborando un formato de autorizacin de pago.
Con el formato autorizado el usuario se dirige a la caja y se elabora el recibo de caja
correspondiente. (si el formato no est bien elaborado o no tiene NOMBRE Y FIRMA
del responsable de cartera) no se elabora recibo de caja.
Se debe tener en cuenta que el formato debe estar debidamente diligenciado, sin
tachones ni borrones, que el valor coincida con el copago o valor a pagar, y
debidamente firmado por la persona de cartera en donde especifica que el pagare

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reposa en la oficina de cartera.


El auxiliar de facturacin debe guardar copia de este soporte, una vez que este
documento est soportando un ttulo valor.

6. Mecanismos de monitorizacin del protocolo


El responsable directo de la puesta en marcha del protocolo es el auxiliar de caja con la
revisin respectiva del asistente de cada uno de los centros de atencin y la vigilancia diaria de
la asistente de tesorera y el profesional de tesorera.

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7. Bibliografa

Cdigo de Comercio
Documento Corporativo. Hospital de Suba. Gua de Gestin Documental.

CONTROL DEL DOCUMENTO


Versin

Fecha

02

2010-04-30

Modificacin del documento

Profesional de Tesorera

03

2014-11-24

Modificacin de documento

Lder de Tesorera

Elabor:

Descripcin de la modificacin

Revis:

Hilda Rosa Vanegas


Toquica

Flix Orozco Meja

Lder de Tesorera

Subgerente
administrativo y
financiero

Fecha: 2014-11-24

Fecha: 2014-11-24

Realizada por

Aval tcnico de
normalizacin:

Aprob:

Ana Mara Ramrez


Deisy Andrea Vaca
Horta

Gabriel Enrique
Castilla Castillo

Profesionales Gestin
de Calidad

Gerente

Fecha: 2014-11-24

Fecha: 2014-11-24

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