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IDEA
.
Licenciatura en Tecnologa y administracin
Automatizacin de Procesos Administrativos, Casos Empresariales
Jueves Hora: 9 pm.
Tarea de Estudio
Parte 1, 2 y 3
INTODUCCIN
Cumpliendo con los preceptos que establece las normas de Universidad Galileo
presento a consideracin la Tarea de Estudios de Casos Empresariales.
Para poder lograr una organizacin exitosa es necesario tener bien identificados y
automatizados todos los procesos de una oficina, es por eso que en esta tarea de
estudio se presente la solucin de automatizacin de la Corporacin Hotelera
CHN. Parte del xito de una organizacin es tener todos sus procesos y
procedimientos identificados para poderlos realizar de una manera ms rpida as
tambin definir manuales de procedimientos que aseguren el producto final.
Para poder realizar todos los procesos de automatizacin es necesario contar con
una buena administracin ya que la base y son quienes dirigen la direccin de la
organizacin, es de suma importancia que este departamento se encuentre bien
definido. Cundo se habla de automatizacin de oficinas se tiene que tener bien
claro que se busca la mayor eficiencia y productividad para realizar cualquier tarea
dentro de cualquier departamento.
La productividad es lo que se espera como resultado al realizar un proceso exitoso
de automatizacin el cual es un indicador que mide la eficiencia del proceso de
transformacin de los insumos en productos. La base ms importante de una
mayor productividad
son
Parte 1
Planta Telefnica.
Servidor.
Infraestructura de Red.
Computadoras.
Equipo de comunicacin.
Fax
Auriculares y Micrfonos.
Sistemas
Procedimientos.
Enlace a Internet.
Los hoteles miembros son muy pocos lo cual hace que tengan pocas
opciones y no llenen las expectativas de los visitantes.
Los precios son muy elevados lo cual genera que lo clientes emigren a
otras organizaciones hoteleras.
Uno de los factores principales o le mas importante es que los costos son
muy elevados, esto a su vez genera una serie de problemas como la
limitacin financiera, los costos altos mencionados con anterioridad y
tambin hace que el presupuesto para inversin sea muy bajo.
El sistema de informacin no es adecuado lo cual las organizaciones se
limitan a cambiar por el bajo presupuesto
Concluyendo con los problemas antes mencionados resalta la mala ejecucin
financiera la cual recomendara un realizar anlisis de financieros por expertos en
la materia financiera y contable.
F.O.D.A
Factores Internos.
Fortalezas.
Fidelidad de Miembros.
Fidelidad de clientes.
Conocidos en el sistema hotelero.
Web especializada.
Atencin nocturna.
Velocidad de Transacciones.
Pioneros en el pas en ofrecer servicio.
Experiencia y conocimiento del mercado global.
Calidad en el servicio al cliente.
Capacidad tecnolgica y recursos disponibles.
Cuentan con un Equipo (RH) competente y motivado.
Existencia de programas de mejora continua.
Confianza de Gerencia y personal en encontrar soluciones.
Debilidades:
Factores Externos.
Oportunidades.
Amenazas.
Efectos climatolgicos.
Malas carreteras.
Delincuencia.
Oferta del servicio sin costo por parte de la competencia.
Oferta ms variada de destinos y servicios por parte de la competencia.
Inestabilidad econmica global.
Inseguridad en el rea local.
Competencia muy consolidada.
Matriz de Estrategias.
Estrategia (FO)
Maxi-Maxi
Tomando en cuenta la oportunidad que la regin tiene para albergar
religiosos y nuestra experiencia global, instalaremos personal en las partes
especificas del pas donde segn nuestras encuestas hay ms
concentracin religiosa.
Nos uniremos a las organizaciones que preparan los eventos locales para
crear un equipo y as brindar mejor servicio y anticiparnos a los atrados por
dichos eventos.
Estrategia (DO)
Mini-Maxi
Estrategia (FA)
Maxi -Mini.
Estrategia (DA)
Mini-Mini
Organigrama
Responsable de
relaciones publicas
Jefe de ventas
Jefe de Mercadeo
Evaluador
Asistente de RRHH
1
Jefe de RRHH
Asistente de RRHH
2
Administrador Web
Administrador Web
Asesoria Externa
Asistente 1
Administrador de
Red
Jefe de informtica
Asistente 2
Gerente General
Tecnico 1
Encargado de
mantenimiento de
red.
Tecnico 2
Tecnico 3
Jefe de atencion al
cliente
Supervisor de Call
Center
Operadores diurno
(20)
Operadores
Nocturnos
(10)
Responsables de
planilla
Jefe de contabilidad
Auditora Externa
Axiliares de
Contabilida
Encargado de
presupuestos
Asistente de planilla
Asistente de
contabilidad
Asistente
Presupuesto
Nota: Resaltamos que los operadores de Call Center no los divid por cuestiones
de espacio.
Cliente
Contabilida
d
P3
P2
P1
(0)
Facturacin
Agencia
asignada
paraCliente
el
servicio
Datos de consulta
Respuesta de
consulta
Generando
consulta
Reservacin
Dat. Registro
Recibo
Reservacin
Registro para
Reservacin
Dat. Reservacin
Pago
Facturaci
n
Solicitud de consulta
P 1.1
Cliente
F1
Datos de
consulta
P 1.2
F3
Generand
o consulta
P 1.3
Respuesta
F4
de
consulta
F2
A
Dat.
Consulta
Cliente
F5
Entidades:
Empresa
Clientes
Procesos:
P1.1.se recibe datos de consulta.
P1.2. Se genera la consulta.
P1.3. Respuesta de consulta
Flujo de datos
F1. El cliente ingresa datos.
F2. Almacena datos de consulta.
F3. Se trasladan datos para consulta
F4. Se trasladan datos para la respuesta.
F5. Se entrega la informacin al cliente.
Almacenes.
A. Consulta de datos,
Reservacin.
P 2.1
Ingresa F1
Cliente
Datos de
P 2.3
P 2.2
F3
Generando
Reservacin
Recibo F4
De
reservaci
n
Dat. reservacin
Reservaci
n
F2
F5
B
Dat. Recibo
reservacin
Entidades:
Empresa
Clientes
Procesos:
P2.1. Ingreso de datos de reservacin.
P2.2. Generando reservacin.
P2.3 Generacin Del recibo de reservacin.
Flujo de datos.
Cliente
F6
P 3.1
Cliente
Pago de
F1
cliente
P 2.2
Cliente
F4
F2
Generando
factura
F5
Contabilid
ad
F3
Dat. factura
Entidades:
Empresa
Clientes
Procesos:
3.1 Pago de cliente
3.2 Generacin de factura.
Procesos.
F1. Se genera el pago del cliente.
F2. se traslada informacin de pago para la factura.
F3. Almacena datos, factura
F4. Se entrega la factura al cliente.
F5. Se entrega copia de factura a contabilidad.
Almacn:
A. Datos Factura
Diagrama Columnar
Cliente
Recepcin
Hotel
Contabilidad.
Inicio
12
10
13
9
11
Elaborado por:
Osmar Vlez
Autorizado por:
Gerson Rosa.
Fecha de
elaboracin:
2 de octubre de 2016
Hotelera
CHN
Secuencia
1. Consulta
2. Ingreso
datos.
actividad
Responsable
Cliente
3. Generando
consulta.
4. informacin
Cliente
Cliente
5. decisin
6. reservacin
7.documentacion.
8.Facturacin
9. Almacenamiento
Contabilidad
10 Documentacin
administracin
11. Almacenamiento
administracin
12. Facturacin
Cliente
13. Facturacin
Cliente
A nivel del destino, la oficina de turismo puede obtener esta informacin a travs
de entrevistas personales con cada una de las empresas tursticas, aunque si
hablamos de un destino turstico muy grande, resulta ms efectivo encargar dicho
estudio tambin a una empresa especializada.
Tambin resulta importante para el sector y para el propio destino el estudio de la
competencia, su estructura, sus resultados, sus procesos de mejora, etc. Esta
informacin se puede llevar a cabo a travs de expertos que analizan los datos de
los observatorios pblicos junto con la observacin y el seguimiento de la
competencia.
Informacin de presupuesto.
Los sistemas de informacin al igual que la gestin presupuestaria en este mundo
competitivo y globalizado son de vital importancia en la toma de decisiones, en los
diferentes niveles jerrquicos, para garantizar el xito gerencial de cualquier tipo
de organizacin.
Los presupuestos son los fundamentos en que se sustenta la gestin
presupuestaria, para la toma de decisiones acertadas, pues, sta comprende el
conjunto de dimensiones implcitas en el sistema presupuestario e
interrelacionadas con las otras reas organizacionales, a travs de un buen
sistema de informacin, y donde el presupuesto juega un papel integrador y
coordinador de las diferentes transacciones que se realizan, y de los recursos con
que cuenta una empresa en un determinado periodo, expresado en trminos
financieros. La gestin presupuestaria utiliza las estrategias adecuadas para la
bsqueda de la consecucin de los objetivos trazados por la alta direccin.
Para implementar un sistema presupuestario, es necesario enmarcarse sobre el
contexto de la empresa para definir con mayor claridad las necesidades
Tipos de Salidas
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Facturas.
Vuelos de retorno.
Consultas para reservacin.
Tipos de Entradas.
Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.
Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.
Consultas.
Datos estadsticos.
Facturas (interface automtica).
Pagos.
Anticipos.
Proceso:
Evaluacin de necesidades del cliente.
Planteamiento de ofertas.
Clculo del saldo de un cliente.
Generacin de ofertas.
Preparacin de tours.
Generacin de reserva.
Generacin de factura.
Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catlogo de servicios utilizado por cliente.
Facturas.
Datos personales.
Salidas:
Reporte de pagos.
Pagos.
Facturas
Encuesta a clientes.