GUIA ELECCIN Y REGISTRO DEL

COMIT PARITARIO DE SALUD CUPACIONAL O VIGIA OCUPACIONAL

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Acta de Convocatoria
Acta de inscripcin
Acta de Votacin
Acta de Constitucin
Acta de Asistencia
Acta de Cierre

1. Invitacin a conformar el Comit Paritario de Salud Ocupacional, dirigida a los

empleados relacionados en la nomina de la empresa (directos).
2. Inscripcin de candidatos al comit paritario de salud ocupacional o viga
ocupacional. Tener en cuenta que el comit se conforma con representantes
pares del empleador y los trabajadores que se encuentren dentro de la nomina
de la empresa, NO temporales, ni prestadores de servicio.

Estar compuesto por un nmero igual de representantes del

empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes, as:

De 10 a 49 trabajadores, un representante por cada una de las

partes.

Con menos de diez trabajadores deben nombrar un viga

ocupacional.
El empleador seala directamente sus representantes (entre ellos al
presidente del comit y su suplente), los representantes de los trabajadores
salen de votacin libre. (Art. 9 Resolucin 2013 de 1986). Para realizar la
inscripcin de los candidatos usted podr hacer uso del anexo 1 (Acta de
inscripcin de los candidatos al comit paritario de salud ocupacional).
Contenido:
1. En la hoja de Acta de inscripcin de los candidatos al comit paritario se
coloca el nombre de la empresa.
2. Colocar el periodo de funcionamiento, el cual es de 2 (dos) aos.
3. Colocar los nombres de los candidatos, oficio, seccin y fecha de
inscripcin.
4. Colocar nombre del responsable y la fecha del cierre de la inscripcin de los
candidatos.
3. Convocatoria del Comit Paritario de Salud Ocupacional Clnicas renales,
responsable Coordinadores administrativos. Ver anexo 2
(Acta
Convocatoria). Realizar el procedimiento cada dos aos (Art. 63 del
decreto 1295 de 1994).

Contenido:
1. Colocar la ciudad y fecha de convocatoria.
2. Colocar nombre de la empresa donde se realiza la convocatoria.
3. Colocar el lugar a la eleccin de la convocatoria.
4. Colocar da, mes, ao y hora de la convocatoria.
5. Colocar la firma del coordinador administrativo.
4. Organice el proceso de votacin y eleccin de los candidatos que van a
representar a los trabajadores: En este paso es necesario elaborar los votos,
elegir los jurados que colaboraran en el proceso y diligenciar el acta de
apertura de las votaciones. Para tal fin usted podr utilizar como gua los
anexos 3 (formato para votos) y 4 (acta de apertura de elecciones de los
candidatos al comit paritario de salud ocupacional).
5. Realice el proceso de votacin y eleccin de los representantes: Registre en un
formato el nombre, cdula y firma de la persona que va a votar, con el fin de
respaldar los datos de votacin que posteriormente se obtendrn. Ver anexo 5
(Acta de Asistencia-Registro de votantes Comit Paritario de Salud
Ocupacional). Una vez finalice la votacin diligencie el acta de cierre de las
votaciones, haciendo uso del anexo 6 (Acta de cierre de las votaciones para
eleccin de los candidatos al comit paritario de salud ocupacional) y
proceda a efectuar el conteo de los votos dejando constancia de ello en un
formato. Ver anexo 7 (Acta de Votacin- Resultados obtenidos del conteo
de votos) y se archivan los votos.
6. Conformado el comit presntelo ante todo el personal de la clnica y divulgue
las funciones bsicas que les tocar desarrollar (Art. 12 Resolucin 2013 de
1986 son funciones del presidente del comit y Art. 13 Son funciones del
secretario). Ver anexo 8 (Funciones)
7. Diligencie el acta de constitucin del comit. Ver anexo 9 (Acta de
constitucin de comit paritario de salud ocupacional).
1. Colocar el nombre de la clnica renal.
2. Colocar el periodo el cual debe ser de dos aos desde que se
eligi el comit paritario.
3. Colocar el da en que se eligi el COPASO.
4. Colocar la modalidad para la votacin: Urnas, votacin
electrnica, entre otros.
5. Colocar el nombre de las personas que salieron
elegidas, los representantes de los trabajadores y sus
respectivos suplentes.
6. Colocar el nmero de votos obtenidos.
7. El patrono nombra al presidente de COPASO y los miembros del COPASO
nombran al secretario el cual debe salir de los mismos elegidos.

8. Diligenciar el formato de inscripcin de Comit Paritario de Salud

ocupacional o Viga Ocupacional, ante el ministerio de proteccin social.
Anexo 10 (Formato de inscripcin de Comit Paritario de salud
ocupacional o Viga ocupacional).
Responsable coordinador administrativo.
1.
2.
3.
4.
5.

Evitar llenar el espacio reservado para el ministerio de proteccin social.

Colocar el nombre de la clnica renal.
Colocar el nmero del Nit de la respectiva clnica renal.
Colocar cdigo de la actividad econmica, segn decreto 1607.
Colocar la direccin y el telfono, incluyendo el nmero de centros de
trabajo.
6. Colocar el cdigo del departamento y del municipio.
7. Discriminar el personal por el trabajo realizado y clasificarlo. Este numero
debe coincidir con el total de las personas que estn vinculadas por
nominas, es de anotar que el personal de prestacin de servicios no
participa para la inscripcin y eleccin del comit paritario.
8. Si el nmero de trabajadores es menor a 10 se debe diligenciar el espacio
para viga ocupacional.
9. Colocar los representantes del comit paritario de salud ocupacional por
parte de los trabajadores y representantes del patrono sus respectivos
suplentes.
10. Colocar la fecha de constitucin de COPASO.
11. Colocar el presidente y el secretario de COPASO.

9. Radicar ante el ministerio de la proteccin social, la constitucin del

COPASO. Anexo 11 (Carta de radicacin del Comit paritario) en este
encontrara los documentos que se deben anexar y radicar.
10. Gua de acta para reuniones de COPASO.

ANEXO 1
ACTA DE INSCRIPCIN DE LOS CANDIDATOS AL
COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

Empresa: ______________________________________
Perodo: _______________________________________

NOMBRE

OFICIO

SECCIN

Responsable: NOMBRE DEL GERENTE ADMIN

Fecha de cierre: __________________________________

FECHA

ANEXO 2
ACTA CONVOCATORIA

Ciudad y fecha: __________________________________

El GERENTE de la _________________________________ Convoca a todos los
trabajadores para elegir sus representantes al Comit Paritario de Salud Ocupacional,
tanto los principales como sus respectivos suplentes.
La

eleccin

se

realizar

en

________________________________________

las

instalaciones
el

de

la

Da

_______________________________a las______________________; para lo cual se

facilitaran los medios necesarios, adems de publicar en cartelera las planchas inscritas
antes de la fecha y la hora anteriormente enunciada.

Firma del GERENTE - ADMIN______________________________

ANEXO 3
FORMATO PARA VOTOS
VOTOS POR CANDIDATOS INDIVIDUALES

Comit Paritario de Salud Ocupacional

VOTO PARA ELECCIN

__________
__________
EN BLANCO
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FORMATO PARA VOTOS

VOTOS POR CANDIDATOS INDIVIDUALES

Comit Paritario de Salud Ocupacional

VOTO PARA ELECCIN

____________
____________
EN BLANCO

ANEXO 4
ACTA DE APERTURA DE ELECCIONES DE LOS CANDIDATOS AL COMIT
PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
EMPRESA: _________________________________
PERIODO: __________________________________
Siendo las _____________ del da ____________________________, se dio apertura al
proceso de votacin para la eleccin de los candidatos al COMIT PARITARIO DE
SALUD OCUPACIONAL para el perodo que va de ______________de ____________
a ______________de __________.
En calidad de jurados de votacin se encarg a los seores: ______________________
como coordinador de la mesa de votacin y __________________________________
como colaborador de la mesa de votacin.

Nombre y firma
Coordinador de la mesa de votacin

Nombre y Firma
Colaborador de la mesa de votacin

ANEXO 5
ACTA DE ASISTENCIA -REGISTRO DE VOTANTES
COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

EMPRESA:
No.

_______________________
NOMBRE

FECHA: _____________
No. CDULA O
REGISTRO

FIRMA DEL
TRABAJADOR

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

FECHA: __________________________ RESPONSABLE: _________________

ANEXO 6
ACTA DE CIERRE DE LAS VOTACIONES PARA ELECCIN DE LOS CANDIDATOS AL
COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
EMPRESA ________________________________________FECHA:_______________
PERIODO DE:______________________________________________________
Siendo las (Hora) ___________ del da _________________________, se dio por
finalizado el proceso de votacin para eleccin de los candidatos al COMIT PARITARIO
DE
SALUD
OCUPACIONAL
para
el
perodo
queva
de
________________________________________.

En

calidad

de jurados de

votacin

se

encarg a

los seores

(as):

_______________________________________ como coordinador de la mesa de

votacin y ___________________________________________ como colaborador de la
mesa de votacin.

Nombre y Firma
Coordinador de la mesa de votacin

Nombre y Firma
Colaborador de la mesa de votacin

ANEXO 7
ACTA DE VOTACIN
EMPRESA ________________________________________FECHA:_______________
PERIODO DE:______________________________________________________
RESULTADOS OBTENIDOS DEL CONTEO DE VOTOS:
PERSONA

NUMERO DE VOTOS

PERSONA 1
PERSONA 2
PERSONA 3
PERSONA 4
VOTOS EN BLANCO:
VOTOS ANULADOS:

TOTAL VOTOS:
Resultaron elegidos en sta votacin las siguientes personas:
CATEGORA
NOMBRE

OFICIO

Nombre y Firma del Coordinador de la

mesa de votacin

SECCIN

PRINCIPAL

SUPLENTE

Nombre y Firma del Colaborador de la

mesa de votacin

ANEXO 8
FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMIT Y DEL SECRETARIO
Articulo 12, resolucin 2013 de 1986
Son Funciones del Presidente del Comit:
Las funciones del presidente del COPASO son:
1.

Presidir y orientar las reuniones en forma dinmica y eficaz.

2. Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las
reuniones.
3. Notificar por escrito a los miembros del comit sobre convocatoria a las reuniones
por lo menos una vez al mes.

4.

Preparar los temas que van a tratarse en cada reunin;

5.

Tramitar ante la administracin de la empresa las recomendaciones aprobadas en

el seno del comit, y darle a conocer todas sus actividades;
6. Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del comit e informar a los
trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo.
Las funciones del Secretario del COPASO son:

1.

Verificar la asistencia de los miembros del comit a las reuniones programadas;

2. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunin y someterla a
la discusin y aprobacin del comit;
3. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el comit y
suministrar toda la informacin que requieran el empleador y los trabajadores.

ANEXO 9
ACTA DE CONSTITUCIN DEL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL O
VIGIA OCUPACIONAL
EMPRESA
_________________________________________________________________
PERIODO DE:______________________________________________________

El da _________________________________________ se eligi el Comit Paritario de

Salud Ocupacional o el viga Ocupacional dando as cumplimiento a las exigencias de la
Resolucin 2013 de 1986, al Decreto 1295 de 1994 y a la Divisin de Salud Ocupacional
del Ministerio de Proteccin Social.
La modalidad utilizada para su eleccin fue: VOTACIN POR URNA
Resultaron elegidos:
1.
2.

_____________________________________(PRINCIPAL)
______________________________________ (SUPLENTE)

Representantes de la empresa:
Principales
1. FIRMA:
________________
C.C.

Suplentes
FIRMA:
________________
C.C.

Representantes de los Trabajadores:

Principal
2. FIRMA:
C.C.

Suplente
FIRMA:
C.C.

El nmero de votos obtenidos fue:

El representante legal de la Empresa _________________________________________
designa a _____________________________________________Como presidente del
comit , y por votacin del comit se nombra a: _____________________________Como
secretaria del mismo.