SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

2011

M-CO ES-01

TTULO: Manual de Contratacin Pblica para Gestin de Procesos

Especiales

Versin: 1

Manual de
Contratacin Pblica
para Gestin de
Procesos Especiales

METODOLOGA PARA ADMINISTRACIN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS

(Identificacin, Priorizacin, Modelado, Medicin, Control, Rediseo y
Mejora Continua)
Subsecretara de Gestin Estratgica e Innovacin

PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
09/05/2011

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NDICE
INDICE.............................................................................................. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
OBJETIVO DEL DOCUMENTO .................................................................................................................. 3
ALCANCE DEL PROCESO ......................................................................................................................... 3
MARCO LEGAL ESPECFICO ..................................................................................................................... 3
POLTICAS GENERALES .......................................................................................................................... 4
MATRIZ DE DEFINICIN DEL PROCESO ................................................................................................... 5
POLTICAS ESPECFICAS PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA ............................................................... 6
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, SITUACIONES DE EMERGENCIA .................................................... 7
DESCRIPCIN DEL PROCESO, SITUACIONES DE EMERGENCIA ................................................................ 8
POLTICAS ESPECFICAS PARA CONTRATACIN INTEGRAL POR PRECIO FIJO ........................................ 10
DESCRIPCIN DEL PROCESO, CONTRATACIN INTEGRAL POR PRECIO FIJO ......................................... 10
POLTICAS ESPECFICAS PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES ............................................ 11
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES........................ 11
DESCRIPCIN DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES .................................... 12
POLTICAS ESPECFICAS PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON Y SIN DECLARATORIA DE INTERES
PBLICO............................................................................................................................................... 14
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES
PBLICO............................................................................................................................................... 14
DESCRIPCIN DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES
PBLICO............................................................................................................................................... 15
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL
SECTOR PBLICO ................................................................................................................................. 16
DESCRIPCIN DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR
PBLICO............................................................................................................................................... 16
POLTICAS ESPECFICAS FERIAS INCLUSIVAS ......................................................................................... 18
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, FERIAS INCLUSIVAS ................................................................... 18
DESCRIPCIN DEL PROCESO, FERIAS INCLUSIVAS ................................................................................ 19

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OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Detallar los PROCESOS ESPECIALES DE CONTRATACIN, como una herramienta de consulta
para los equipos de contratacin de las Entidades Pblicas, bajo un enfoque en procesos que
fomente la mejora continua del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y un servicio de excelencia
al ciudadano.

ALCANCE DEL DOCUMENTO

El alcance del manual, abarca los procesos clasificados como especiales en la Ley Orgnica del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica y su Reglamento General:
o
o
o
o
o

Emergencias
Contratacin Integral por Precio Fijo
Arriendo de Bienes Inmuebles
Compra de Bienes Inmuebles
Ferias Inclusivas

MARCO LEGAL ESPECFICO

Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica

Reglamento a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
Resoluciones y Pliegos oficiales del Instituto Nacional de Contratacin Pblica especficos
para Procedimientos Especiales:

Naturaleza de la Contratacin

Especiales

Procedimiento
Emergencias
Contratacin Integral por
Precio Fijo
Arriendo de bienes
Inmuebles
Compra de Bienes Inmuebles
Ferias Inclusivas

Resolucin de
procedimiento INCOP
SI
045-2010

Modelos Oficiales
de Pliegos
NO

NO

N/A

NO

SI
NO
SI

013/09
N/A
047/2011

NO
NO
NO

Normas de la Ley de Inquilinato y cdigo civil (Aplica a arrendamiento de bienes inmuebles)

Rgimen de traspaso de activos (aplica nicamente a adquisicin de bienes inmuebles)
Decreto ejecutivo 1479, de creacin de la Unidad de Gestin Inmobiliaria del Sector Pblico,
INMOBILIAR. (aplica a arrendamiento y adquisicin de bienes inmuebles)

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POLTICAS DEL PROCESO GENERALES

A excepcin del procedimiento de Contratacin integral por Precio Fijo, en el cual su Monto
de contratacin para seleccin debe ser superior al 0,1% del presupuesto Inicial del Estado, los
dems procedimientos no mantienen relacin con variable monto para su seleccin, como se
observa en el siguiente grfico:
N/A Montos

OBRA

Emergencias
N/A Montos

Compra de Bienes
Inmuebles
Arriendo de bienes
Inmuebles
Ferias Inclusivas
Contratacin Integral
por precio fijo

N/A Montos

Especiales
N/A Montos

Tipo de bien o servicio a

contratar (Consultoria,
bienes y servicios, Obras)

CONSULTORA

PRESUPUESTO > 0.1%

BIEN O SERVICIO

En cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentacin

de las ofertas, la Mxima Autoridad de la entidad podr declarar cancelado el procedimiento, sin que
d lugar a ningn tipo de reparacin o indemnizacin, mediante acto administrativo motivado, en los
siguientes casos:
1. De no persistir la necesidad, en cuyo caso se archivar el expediente;
2. Cuando sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto de la contratacin;
en cuyo caso se deber convocar a un nuevo procedimiento; y,
3. Por violacin sustancial
La Mxima Autoridad de la Entidad Contratante, antes de resolver la adjudicacin, podr
declarar desierto el procedimiento, en los siguientes casos:
1. Por no haberse presentado oferta alguna;
2. Por haber sido inhabilitadas las ofertas presentadas por incumplimiento de las condiciones o
requerimientos establecidos en los Pliegos;
3. Por no celebrarse el contrato por causas imputables al adjudicatario, siempre que no sea posible
adjudicar el contrato a otro oferente; y,
4. Por considerarse inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o
la nica presentada. La declaratoria de inconveniencia deber estar sustentada en razones
econmicas, tcnicas o jurdicas.
Si el adjudicatario no celebrare el contrato por causas que les sean imputables, la Mxima
Autoridad de la entidad, declarar fallido al oferente y notificar de esta condicin al Instituto
Nacional de Contratacin Pblica.

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Todas las notificaciones que deban efectuarse en virtud de las disposiciones de la Ley y del
presente Reglamento General, incluso respecto de la resolucin de adjudicacin, se entendern
realizadas, desde que la entidad publique en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto
Nacional de Contratacin Pblica el documento, acto o resolucin objeto de la notificacin, para lo
cual debe existir los registros informticos correspondientes, salvo que fuese imposible notificar
electrnicamente, en cuyo caso, sta se realizar por medios fsicos. Las entidades contratantes
debern formar y mantener un expediente por cada contratacin.
MATRIZ DE DEFINICIN DE PROCESOS ESPECIALES
La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de EJECUCIN DE LA
CONTRATACIN PARA OBRAS, su actividad principal, el resultado de su ejecucin y el proceso que
utiliza la salida:
PROCESO: CONTRATACIN Proceso Epeciales
Proveedor

Entrada

Procedimientos especiales

Salida

Cliente

o Contratacin Integral por Precio Fijo

Unidades
Requirentes

Necesidades de
Contratacin bajo
procedimientos
especiales
Especiales

o Ferias Inclusivas
o Arriendo de Bienes Inmuebles
o Compra de Bienes Inmuebles

Contrato Suscrito,
o instrumento
utilizado

Proceso de Cierre
de la Contratacin
(Adminidatrador del
contrato o
designado a
verificar el bien o
servicio)

o Emergencias

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POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

Este procedimiento podr ser aplicado nicamente en situaciones de emergencia, que son aquellas
generadas por acontecimientos graves tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequas,
grave conmocin interna, inminente agresin externa, guerra internacional, catstrofes naturales, y
otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una
situacin de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva.
La entidad podr contratar de manera directa, y bajo responsabilidad de la Mxima Autoridad, las
obras, bienes o servicios, incluidos los de consultora, que se requieran de manera estricta para
superar la situacin de emergencia. Podr, inclusive, contratar con empresas extranjeras sin requerir
los requisitos previos de domiciliacin ni de presentacin de garantas; los cuales se cumplirn una
vez suscrito el respectivo contrato.
En todos los casos, una vez superada la situacin de emergencia, la Mxima Autoridad de la Entidad
Contratante publicar en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica, un informe que detalle las contrataciones realizadas y el presupuesto
empleado, con indicacin de los resultados obtenidos.

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FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

Proceso Contratacin en Situacin de Emergencia

Unidad Financiera

Unidades Requirentes (incluida la

Mxima autoridad)

Inicio

Mxima autoridad

1. Elaborar informe previo

justificativo para la elaboracin
de la declaratoria emergencia
con base al numero 31 del
articulo 6 de la LOSNCP ,

Unidad de
contratacin

1.1 Declarar
emergencia

Unidad Jurdica

1.2 Elaborar resolucin

motivada de declaracin de
emergencia y coordinar la
suscripcin por la mxima
autoridad

SI

NO
1

FIN

GESTIN
FINANCIERA

2. Elaborar informe tcnico con

requerimientos que obedezcan estrictamente
a las necesidades para superar la
emergencia

1.3. Subir al portal la

resolucin de declaracin de
emergencia y fecha de inicio
de la emergencia.

2.3.Elaboracin
requerimiento de
emergencia (de preferencia
se utilizan los modelos de
contrato oficiales segn la
naturaleza de la contratacin)

2.1 .Solicita Certificacin

Presupuestaria

1.2.1 Resolucin de
Declaracin de emergencia
suscrita

2.2 Certificacin
Presupuestaria
3. Aprueba
requerimiento
bajo declaratoria
de emergencia

3.1 Resolucin de inicio

y requerimiento
SI
aprobado

4. La entidad podr Contratar

directamente y bajo
responsabilidad de la mxima
autoridad, las obras, bienes o
servicios, incluidos los de
consultora.

NO
2

6. Elaborar y suscribir
contrato/s entre la Mxima
autoridad y el o los
oferentes adjudicado.

6.1 Contrato a suscribir

(las garantas pueden ser
solicitadas despus de la firma
del contrato)

5 Resolucin/es de
adjudicacin

6.2. Registrar Contrataciones

realizadas para superar
emergencia.

7. Elaboracin del
informe de
emergencia

Proceso de cierre

7.1 Revisar informe de

emergencia

7.2 Aprobar informe

de emergencia

7.3 Subir al Portal, el informe de

emergencia y documentacin
relevante de los procedimientos de
contratacin en situacin de
emergencia.

FIN

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DESCRIPCIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

1, 1.1, 1.2, 1.1.2, 1.3 Declarar Emergencia: Las Unidades Requirentes, incluida la Mxima Autoridad
como tal, debern justificar la necesidad de declaratoria de emergencia con base a lo establecido en
el numeral 31 del artculo 6 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. La
Mxima Autoridad bajo su responsabilidad autorizar la situacin de emergencia, la Unidad Jurdica
una vez autorizada la situacin de emergencia, proceder a elaborar la resolucin de declaratoria y
coordinar su suscripcin por la Mxima Autoridad. La Unidad de Contratacin deber subir al Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica la resolucin de
declaracin de emergencia, colocar la fecha de inicio de la emergencia y la informacin requerida por
el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, utilizando la
herramienta Publicaciones de Emergencia. Se deber considerar que los elementos que definen
una situacin como emergente y que deben resaltarse en la motivacin de la correspondiente
resolucin, son la inmediatez e imprevisibilidad, debiendo ser concreta, objetiva y probada
2.1, 2.2, 2.3, Elaborar Requerimiento: La Unidad Requirente deber elaborar un informe tcnico con
requerimientos que obedezcan estrictamente a las necesidades para superar la emergencia y
solicitar disponibilidad de fondos para la emergencia a travs del portal web
http://girg.informatica.gob.ec. Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera deber Analizar la
disponibilidad y gestionar los fondos requeridos para la emergencia. La Unidad de Contratacin
enviar a travs del sistema interno el requerimiento y la certificacin presupuestaria para
situaciones de emergencia a la Unidad de Contratacin, quien deber elaborar el documento formal
Pliegos de Emergencia de preferencia se utilizan los modelos de contrato oficiales segn la
naturaleza de la contratacin.
3, 3.1 Aprobar pliegos e inicio de la contratacin: Una vez recibida la documentacin de la Unidad
Jurdica, la Mxima Autoridad, aprobar los pliegos, mediante firma electrnica de la resolucin de
inicio de la contratacin o aprobacin del requerimiento, dentro del portal web
http://girg.informatica.gob.ec. El sistema brindar a la Mxima Autoridad la facultad de imprimir una
copia fsica de la resolucin suscrita de considerarlo necesario. En caso de no estar de acuerdo con el
contenido del requerimiento de contratacin, la Mxima Autoridad solicitar a la Unidad de
Contratacin las correcciones pertinentes. Tanto la resolucin suscrita como el requerimiento
aprobado, deben ser enviados a travs del sistema a la Unidad de Contratacin.
4, 5, 6, 6.1, 6.2 Seleccionar Proveedores en Situacin de Emergencia: La entidad podr Contratar
directamente y bajo responsabilidad de la Mxima Autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos
los de consultora. Una vez realizadas las contrataciones en situacin de emergencia la entidad
deber ingresar al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica
informacin bsica de cada una de las contrataciones, el detalle de los bienes y servicios contratados,
informacin de los contratistas adjudicados (incluida la fecha de inicio y finalizacin de los contratos)
y los contratos suscritos.
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7, 7.1, 7.2, 7.3 Elaborar Informe de contrataciones en Situacin de Emergencia: Una vez registrada
todas las contrataciones realizadas para superar la Situacin de Emergencia. La Unidad Requirente
debe elaborar el Informe general de resultados, que debe contener:
a) Nmero y fecha de la resolucin que declaro la emergencia
b) Nmero de contratos efectuados para superar la emergencia
c) Objeto de cada contrato efectuado
d) Identificacin del o los contratistas con su respetivo numero de RUC
e) Plazo de duracin de la emergencia
f) Valor de cada contrato incluyndose reajustes, contratos complementarios o cualquier otra
situacin que permita cuantificar con exactitud el valor invertido en la emergencia
g) Resultados de la contratacin con indicaciones de bienes adquiridos, servicios prestados,
productos de consultora u obras construidas segn sea el caso con referencia al
cumplimiento de sus respectivas obligaciones; y,
h) Indicacin clara de las situaciones de hecho que se lograron corregirse o superar con los
resultados de la contratacin
Este informe debe ser revisado por la Unidad Jurdica, aprobado por la Mxima Autoridad y
Publicado por la Unidad de Contratacin a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec del
Instituto Nacional de Contratacin Pblica. Cabe recalcar que el Instituto Nacional de Contratacin
Pblica tiene la obligacin de informar a la Contralora General del Estado y a la Procuradura General
del Estado, cualquier infraccin cometida por la entidad contratante durante la Emergencia.

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POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIN INTEGRAL POR PRECIO FIJO

Para celebrar contratos de obra, podr acordarse mediante resolucin razonada de la
Mxima Autoridad de la entidad, la celebracin del Contrato Integral por precio fijo, cuando se
cumplan de forma conjunta los siguientes requisitos:
1. Si del anlisis previo a la resolucin de la Mxima Autoridad, resulta ms ventajosa esta modalidad
con respecto a la contratacin por precios unitarios;
2. Si se tratare de la ejecucin de proyectos de infraestructura en los que fuere evidente el beneficio
de consolidar en un solo contratista todos los servicios de provisin de equipo, construccin y puesta
en operacin;
3. Si el presupuesto referencial de dicha contratacin sobrepasa el valor que resulte de multiplicar el
coeficiente 0,1% por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio
econmico; y,
4. Si la Entidad Contratante cuenta con los estudios completos, definitivos y actualizados.
Se prohbe en esta clase de contratos la celebracin de contratos complementarios, la inclusin de
frmulas de reajustes de precios o cualquier otro mecanismo de variacin de precios. El plazo de
ejecucin no ser sujeto a modificaciones salvo exclusivamente en los casos de fuerza mayor o caso
fortuito. Los contratistas de esta modalidad contractual asumen todos los riesgos y responsabilidades
por el cumplimiento del objeto del contrato en las condiciones acordadas.
La seleccin del contratista para la celebracin de este tipo de contratos, se realizar por el
procedimiento de Licitacin previsto en el Captulo III del Ttulo III de la Ley Orgnica del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica.
DESCRIPCIN DEL PROCESO DE CONTRATACIN INTEGRAL POR PRECIO FIJO

El procedimiento de Licitacin para contratacin de obras, es aplicables para el procedimiento de

Contratacin Integral por Precio Fijo, sin embargo el contenido de los pliegos (contrato) en su
conjunto deber satisfacer las polticas especficas de este proceso.

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POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES

En los pliegos se prever la posibilidad de que el interesado realice un reconocimiento previo del
bien ofrecido en arrendamiento y se establecer las condiciones en las que se dar el
arrendamiento, con la indicacin de la ubicacin y caractersticas del bien.
Cuando una entidad acta como Arrendataria seleccionar la oferta que cumpla con las condiciones
establecidas en los pliegos y presente el menor valor, mientras que cuando la entidad contratante
acta como arrendadora, buscara el valor ms alto o mejor postor. Para la seleccin y suscripcin
del contrato, el adjudicatario no requiere estar inscrito y habilitado en el RUP.
INMOBILIAR deber Emitir dictamen tcnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo,
permuta, comodato o donacin de los bienes de las instituciones pblicas y asesorar en el proceso.
(Decreto Ejecutivo No. 1479)
FLUJO DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES
Arrendamiento de bienes Inmuebles (como arrendador o arrendatario)
Oferente no requiere estar inscrito y
habilitado en el RUP

1.1 Revisar
documentacin

Unidad de Contratacin
1. Subir al Portal resolucin de inicio,
convocatoria y pliegos. (Adicionalmente se
publicar la convocatoria en la prensa nacional
o local por una sola vez; sin prejuicio de que se
puedan realizar invitaciones directas)

Mxima Autoridad/Delegado
Resolucin de inicio de contratacin
y pliegos (incluye dictamen tcnico
de Inmobiliar)

Inicio

3.1 Acta de
apertura

3. Receptar ofertas,
abrir ofertas

2. Enviar oferta

Unidad Jurdica

3.2. Evaluar
ofertas

3.2.1 Acta de
evaluacin

6. Adjudicatario
Fallido

6.1 Notificar al INCOP (resolucin

motivada por la Mxima Autoridad)

NO
5.2
Acepta?

4
Adjudicar?

SI
5.3 Contrato
Suscrito

PROCESO
DE CIERRE

4.1 Resolucin de
declaracin desierto

NO
3

SI
Subir al Portal la
documentacin relevante del
procedimiento de
arrendamiento

4.2 Resolucin de
adjudicacin

5. Solicitar la
documentacin
necesaria, elaborar
contrato a suscribir
entre la Mxima
autoridad o su
delegado y el
proveedor adjudicado
5.1 Contrato a
suscribir

6.2 Analizar adjudicar al

segundo oferente, segn
orden de prelacin

Fin

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DESCRIPCIN DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES

1, 1.1, Publicar Pliegos y Resolucin de Inicio de la Contratacin: Una vez recibida la documentacin
(pliegos y resolucin de Inicio de la contratacin suscrita) a travs del portal web
http://girg.informatica.gob.ec, la Unidad de Contratacin deber
Subir al Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica resolucin de
aprobacin de pliegos, convocatoria y pliegos. Adicionalmente se publicar la convocatoria en la
prensa nacional o local por una sola vez; sin prejuicio de que se puedan realizar invitaciones directas.
Cabe destacar que actualmente el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica no posee una herramienta especfica para arrendamiento de bienes inmuebles.
2. Enviar Ofertas: Una vez publicado el proceso en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del
Instituto Nacional de Contratacin Pblica del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, y realizada
la convocatoria o invitacin directa, el o los oferentes interesados, estn en la capacidad de entregar
sus ofertas en fsico, en el lugar, hora y contacto sealado en los pliegos.
3, 3.1, Apertura de Oferta: La Unidad de Contratacin debe receptar las ofertas de manera fsica;
una hora despus del da y hora sealados para la entrega de ofertas, la Mxima Autoridad o su
delegado proceder a la apertura de la oferta (se recomienda formalizar esta actividad mediante un
acta de apertura) .
3.2, 3.2.1 4, 4.1, 4.2 Evaluar y Adjudicar Ofertas: La Mxima Autoridad debe evaluar las ofertas
tcnicas con base a las condiciones establecidas en los pliegos y el valor del canon arrendaticio. El
valor del canon de arrendamiento ser de determinado sobre la base de los valores de mercado
vigentes en el lugar en el que se encuentre el inmueble. Como resultado de esta evaluacin se
genera el acta de evaluacin.
La Mxima Autoridad o su delegado, adjudicar el contrato o declarar desierto el proceso; Tanto la
resolucin que declara desierto el proceso, como la de adjudicacin deben subirse al Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica por la Unidad de
Contratacin.
5, 5.1, 5.2, 5.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificacin de la
adjudicacin a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin
Pblica, la Unidad Jurdica proceder a solicitar la documentacin requerida para la firma del
contrato y a gestionar la suscripcin del contrato entre la Mxima Autoridad o su delegado y el
proveedor adjudicado dentro del trmino de 15 das.
La Unidad Jurdica debe facilitar a la Unidad de Contratacin una copia del contrato suscrito para
regstralo en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica
como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratacin debe notificar y entregar el
contrato y la documentacin que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velar por
el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. El
contrato de arrendamiento se celebrar por el plazo necesario, de acuerdo al uso y destinacin que
se le dar, vencido el cual podr, de persistir la necesidad, ser renovado.
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6, 6.1, 6.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no se presente dentro del trmino
previsto, sin perjuicio de la sancin administrativa aplicable, la Mxima Autoridad o su delegado
mediante resolucin lo declarar adjudicatario fallido, comunicado de esta condicin al Instituto
Nacional de Contratacin Pblica; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus
intereses, adjudicar el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor
costo o declarar desierto el proceso.
Casos especiales: Los contratos en los que las entidades Pblicas participen como arrendadoras, de
locales de uso especial, como mercados, camales, casetas, cabinas, entre otros, siempre que no
respondan a una modalidad administrativa de autorizacin, licencia o concesin de uso pblico, se
arrendaran preferentemente a arrendatarios locales para lo cual no ser necesario publicar la
convocatoria en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin
Pblica sino que se podr cursar invitaciones individuales.
Los Contratos que correspondan a hoteles, salones para recepcin de eventos, restaurantes entre
otros, de propiedad de las entidades contratantes, cuyas caractersticas no sean de largo plazo,
tampoco se regirn por las normas del presente captulo sino por los usos y costumbres de la
actividad.

POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, CON Y SIN

DECLARATORIA DE UTILIDAD PBLICA
INMOBILIAR deber Emitir dictamen tcnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo,
permuta, comodato o donacin de los bienes de las instituciones pblicas y asesorar en el
proceso (Decreto Ejecutivo No. 1479). La Entidad Contratante debe mantener informado a
INMOBILIAR de todas las adquisiciones de bienes inmuebles concretadas.

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FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE UTILIDAD

PBLICA

Adquisicin de un Bien Inmueble privado, con declaratoria de utilidad Pblica o inters social
Unidad
Requirente

Unidad Financiera

1.1.2 Notificar
unidad unidad
requirente

Mxima autoridad

Unidad Jurdica

Unidad de contratacin
PAC aprobado y
publicado (incluido
reformas)

Inmobiliar

Inicio

FIN

NO
1.Elaborar
requerimiento (debe
estar incluido en el
PAC) Y Solicitar
disponibilidad
Presupuestaria

2.1 Emitir
Dictamen tcnico
previo

SI
1.1 Existe
disponibilidad
presupuestaria

SI
1.2 Requerimiento de
contratacin (informe
tcnico)

1.1.1 Certificacin
Presupuestaria

2.2 Dictamen
Favorable

SI

FIN

NO

NO

1.2.1 Enviar
requerimiento de
contratacin y
certificado
presupuestario

3. Elaborar resolucin de declaratoria de utilidad

pblica o de inters social de acuerdo con la Ley
y coordinar su la suscripcin por la Mxima
Autoridad

2. Resuelve adquirir un
bien inmueble necesario
para la satisfaccin de las
necesidades pblicas

3.1 Declaratoria de utilidad Pblica o de inters

social suscrita

3.2 Inscribir resolucin de declaratoria de utilidad

pblica o de inters social en el registro de la
propiedad

3.3 Notificar al propietario

del bien inmueble

3.4. Solicitar a la Direccin de Avalos y Catastros de

la Municipalidad en que se encuentren dichos Bienes,
el avalu del Bien Inmueble (en caso de no existir una
Direccin de Avalos y Catastros de la Municipalidad
o si luego de 30 das de haberse solicitado el avalo
no ha existido respuesta, el evalo lo podr realizar la
DINAC)
4. Negociar (un delegado de
la mxima autoridad) El precio
puede ser impugnado por el
propietario del bien Inmueble.

4.1 Se logr un
acuerdo (plazo mximo
90 das)

NO

3.5. Determinar el valor a pagar (no puede ser

superior al 10% del valor avaluado)

SI

5. Tramitar
transferencia
de dominio

5.1 Elaborar e inscribir la

escritura pblica en el
Registro de la Propiedad

FIN

6. Proceder a juicio de expropiacin conforme al

Cdigo de Procedimiento Civil, en el caso de
municipalidades se regular por las disposiciones de su
propia Ley.

DESCRIPCIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE

UTILIDAD PBLICA
1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para
solicitar la certificacin de disponibilidad de fondos, debe detallar en el portal web
http://girg.informatica.gob.ec, la informacin relacionada con la partida presupuestaria a la que se
aplicar el gasto, el objeto de la contratacin, el informe tcnico del bien requerido y su valor
referencial. Adicionalmente, de requerirlo podr adjuntar documentacin adicional relacionada. Una
14

FIN

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vez completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviar la solicitud a la

Unidad Financiera.
1.1, 1.1.1, 1.1.2 Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la
Unidad Financiera revisar si la contratacin solicitada est registrada en el PAC y verificar la
disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las
obligaciones derivadas de la adquisicin, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de
la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificacin
incluir la informacin relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se
aplicarn el gasto; y, se conferir por medio electrnico a la Unidad Requirente, a travs del portal
web http://girg.informatica.gob.ec.
1.2, 1.2.1 Completar requerimiento y enviarlo para autorizacin: Una vez certificada la
disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deber completar el requerimiento y adjuntarlo en el
portal web http://girg.informatica.gob.ec, con el fin de enviarlo a la Mxima Autoridad para su
autorizacin.
2, 2.1, 2.2 Autorizar Requerimiento: La Mxima Autoridad, es quien debe resolver o no adquirir un
bien inmueble para la satisfaccin de las necesidades pblicas, sin embargo, previo de iniciar el
procedimiento de declaratoria de utilidad pblica del bien inmueble, debe solicitar dictamen tcnico
a Inmobiliar para asegurarse de que no disponga de un bien inmueble pblico que pueda satisfacer
su requerimiento.
3, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 4, 4.1, 5, 5.1, 6. Declarar el bien inmueble de Utilidad Pblica: Una vez
Autorizada la compra del inmueble y bajo dictamen tcnico favorable al procedimiento de
declaratoria de utilidad pblica de Inmobiliar, la Unidad Jurdica inicia la elaboracin de la resolucin
de declaratoria de utilidad pblica o de inters social y coordina la suscripcin por la Mxima
Autoridad. Esta resolucin debe ser inscrita en el registro de la propiedad por la Unidad Jurdica,
previo a que la Mxima Autoridad o su delegado notifique al propietario del bien inmueble.
La Unidad Jurdica Solicitar a la Direccin de Avalos y Catastros de la Municipalidad en que se
encuentren dichos Bienes, el avalu del Bien Inmueble, en caso de no existir una Direccin de
Avalos y Catastros de la Municipalidad o si luego de 30 das de haberse solicitado el avalo no ha
existido respuesta, el evalo lo podr realizar la Direccin Nacional de Avalos y Catastros (DINAC),
para determinar el valor a pagar, que no puede ser superior al 10% del valor avaluado.
La Mxima Autoridad o su delegado buscaran llegar a un acuerdo econmico con el propietario del
bien, en un trmino no mayor a 90 das, de haber conseguido un acuerdo, la Unidad Jurdica deber
tramitar la trasferencia de dominio y elaborar e inscribir la escritura pblica en el Registro de la
Propiedad; en caso contrario la Entidad Contratante proceder a juicio de expropiacin conforme al
Cdigo de Procedimiento Civil, o en el caso de las municipalidades por las disposiciones de su propia
Ley.

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FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE

DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO
Adquisicin de un Bien Inmueble, por transferencia de dominio entre entidades del sector pblico.Unidad Requirente

1. Elaborar requerimiento
Solicitar disponibilidad
Presupuestaria

Unidad Financiera

1.1.2Notificar
unidad unidad
requirente

Mxima autoridad

Inmobiliar

Unidad de contratacin
PAC aprobado y publicado
(incluido reformas)

Unidad Jurdica

Inicio

FIN

NO

1.1 Existe
disponibilidad
presupuestaria

SI
1.2. Requerimiento de
contratacin (informe
tcnico)

1.1.1 Certificacin
Presupuestaria

FIN
NO

1.2.1 Enviar requerimiento

de contratacin y
certificado presupuestario

2. Autoriza
requerimiento y
solicita dictamen
Tcnico

3. Lograr un acuerdo
entre Entidades
Pblicas

2.1 Emitir
Dictamen
tcnico previo

SI

2.1.1 Dictamen
Favorable

SI

3.1 Se logr
acuerdo?

SI

NO

FIN

4. Elaborar
resolucin motivada y
coordinar su
suscripcin entre las
Mximas Autoridades
4.1 Resolucin
Motivada de las
mximas autoridades

Aplicar Rgimen
de Traspaso de
activos

FIN
NO

DESCRIPCIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE

DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PBLICO
1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para
solicitar la certificacin de disponibilidad de fondos, debe detallar en el portal web
http://girg.informatica.gob.ec, la informacin relacionada con la partida presupuestaria a la que se
aplicar el gasto, el objeto de la contratacin, el informe tcnico del bien requerido y su valor
referencial. Adicionalmente, de requerirlo podr adjuntar documentacin relacionada. Una vez
completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviar la solicitud a la
Unidad Financiera.
1.1, 1.1.1, 1.1.2 Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la
Unidad Financiera revisar si la contratacin solicitada est registrada en el PAC y verificar la
disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las
obligaciones derivadas de la adquisicin, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de
la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificacin
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incluir la informacin relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se
aplicarn el gasto; y, se conferir por medio electrnico a la Unidad Requirente, a travs del portal
web http://girg.informatica.gob.ec.
1.2, 1.2.1 Completar requerimiento y enviarlo para autorizacin: Una vez certificada la
disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deber completar el requerimiento y adjuntarlo en el
portal web http://girg.informatica.gob.ec, con el fin de enviarlo a la Mxima Autoridad para su
autorizacin.
2, 2.1, 2.2, 3, 3.1 Autorizar Requerimiento: La Mxima Autoridad, es quien debe resolver o no
adquirir un bien inmueble para la satisfaccin de las necesidades pblicas, sin embargo, previo de
iniciar el procedimiento, debe solicitar dictamen tcnico a Inmobiliar para determinar si dispone de
un bien inmueble pblico a ser utilizado. De ser positivo el dictamen, La Mxima autoridad buscar
llegar a un acuerdo con la entidad pblica propietaria del bien para su adquisicin mediante
compraventa, permuta, donacin, compensacin, de cuentas, traslado de partidas o de activos.
4, 4.1 Adquisicin del Bien Inmueble: Una vez llegado a un acuerdo entre las mximas autoridades
de las dos entidades pblicas, la Unidad Jurdica de la entidad contratante, elaborar la resolucin
motivada a ser suscrita por la Mxima Autoridad de ambas instituciones y coordinar la adquisicin
del Bien inmueble, aplicando el rgimen de traspaso de activos.

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POLTICAS ESPECFICAS DEL PROCESO DE FERIAS INCLUSIVAS

Solo podrn participar en procesos de adquisicin de bienes y servicios por ferias inclusivas,
los interesados que cumplan con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 o 3 del artculo 2 de la
resolucin 47-2011.
Toda entidad contratante deber permitir el funcionamiento de veeduras ciudadanas u
otras formas de contrato social, respecto de una o ms ferias inclusivas.
Para realizar una Feria Inclusiva, la entidad contratante determinar en los pliegos
respectivos el mbito territorial de la convocatoria atendiendo a los siguientes criterios:

El lugar donde se va a utilizar el bien o se va a prestar el servicio; o,

El Lugar donde se producen los bienes demandados.

nicamente los proveedores domiciliados dentro mbito territorial definido podrn participar de las
ferias. Las ferias inclusivas podrn realizarse respecto de las siguientes circunscripciones territoriales:
Una o ms: Zonas de planificacin, provincias, cantones y parroquias.
FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS INCLUSIVAS
Ejecucin de la Contratacin para bienes y servicios mediante Ferias Inclusivas
Oferentes

Unidad de Contratacin

Comisin Tcnica/INCOP

Mxima Autoridad/Delegado

1. Subir al Portal convocatoria para la

feria inclusiva, adicionalmente se
publicar en un medio impreso, radial o
televisivo del lugar donde se realizar la
feria. Los Pliegos tambin debern
subirse al Portal

Resolucin de inicio de
contratacin y pliegos

1.2 Participar en la socializacin de los pliegos para la

feria inclusiva (solo podrn participar interesados que
cumplan con los requisitos previstos en los numerales
1, 2 o 3 del artculo 2 de la resolucin 47-2011

2. Realizar
preguntas o solicitar
aclaraciones

Subcomisin

Unidad Jurdica

Inicio

1.2 Socializar los Pliegos de la

feria incusiva

2.1 Analizar y disponer las

respuestas y/o aclaraciones

SI

2.2. Acta de preguntas, respuestas,

aclaraciones y modificaciones a los
pliegos, en caso de existir.

Subir al portal (2.2)

NO

3. Enviar oferta(s) y
documentacin en fsico
(con base a lo establecido
en los pliegos)

4. Receptar (se entregar

al oferente un
comprobante de
recepcin) y abrir ofertas

4.1 Acta
de
Apertura

4.2. Requiere

4.2.1 Analizar
Ofertas

SI

apoyo de
subcomisin

NO

4.3.1 Solicitud de
convalidacin

4.4 Convalidar errores

SI

4.3
Existen
errores
de forma

4.2.3
Analizar
Informe

4.2.2 Informe de
Subcomisin

NO

8. Adjudicatario
Fallido
NO

Subir al portal
7.2. Acepta

6.1 Resolucin de adjudicacin

(debe ser publicada tanto en el
Portal del INCOP, como en el
Portal Institucional de la entidad
o entidades contratantes

5 Evaluar Ofertas (los resultados

deben ser comunicados a los
oferentes en audiencia Pblica y
publicados en el Portal del INCOP)

SI

5.1. de Evaluacin o calificacin

(debe incluir recomendaciones
para adjudicar o declarar
desierto).

6. Adjudicar
total o
parcialmente

7. Solicitar la
documentacin
necesaria, elaborar
contrato a suscribir entre
la Mxima autoridad o su
delegado y el o los
proveedores adjudicados

3
NO

SI

6.2 Resolucin
para declarar
desierto

7.3 Contrato(s)
Suscrito(s)
PROCESO
DE CIERRE

8.1 Notificar al INCOP

(resolucin motivada por la
mxima autoridad)

8.1.2. Analizar adjudicar

al siguiente en orden de
prelacin

7.1 Contrato a
suscribir

Fin

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DESCRIPCIN DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS

INCLUSIVAS
Los Flujos y la descripcin del proceso de planificacin de la Contratacin y Cierre, son aplicables a la
contratacin de ferias inclusivas, sin embargo el contenido de los pliegos en su conjunto deber
satisfacer
las
polticas
especficas
de
este
proceso.
Actualmente
el
Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica no presenta una
herramienta especfica para esta modalidad de contratacin.
1. 1.1 1.2 Publicacin de Pliegos y Resolucin de Inicio de la Contratacin: Una vez recibida la
documentacin (pliegos y resolucin de Inicio de la contratacin suscrita) a travs del portal web
http://girg.informatica.gob.ec, la Unidad de Contratacin debe publicar los pliegos, convocatoria y
resolucin de Inicio en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin
Pblica. Adicionalmente se publicar en un medio impreso, radial o televisivo del lugar donde se
realizar la feria.
La entidad deber realizar un proceso de socializacin de los pliegos de la Feria Inclusiva convocada,
respeto de los oferentes interesados que renan los requisitos previsto en las polticas especficas. La
Socializacin podr ser presencial o a travs de otros mecanismos, sin embargo es clave para el
desarrollo de este proceso y debe permitir la absolucin de duda o inquietudes presentadas por los
potenciales oferentes, respecto a las condiciones de participacin y dems requerimiento
contemplados en los pliegos, incluyendo informacin necesaria para que estos se habiliten en el RUP.
1.2, 2, 2.1, 2.2. Preguntas, Respuestas y Aclaraciones: Una vez publicado y socializado el proceso, los
oferentes interesados que se encuentren o no inscritos en el RUP, estn en la capacidad de realizar
preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos por escrito al funcionario designado de la Entidad
Contratante hasta 48 horas antes de presentar las ofertas. La Comisin Tcnica, responder las
preguntas y solicitudes de aclaraciones en el trmino que para el efecto haya establecido en los
pliegos.
La Comisin Tcnica de la entidad contratante, por propia iniciativa o a pedido de los participantes, a
travs de aclaraciones podr modificar los pliegos, siempre que no alteren el objeto del contrato y el
presupuesto referencial de los mismos. Deber elaborarse un acta de preguntas, respuesta y
aclaracin que debe ponerse en disposicin a los oferentes y publicada en el Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica.
3. Entrega de Propuesta: Una vez finalizada la etapa de preguntas y respuestas, si la entidad
contratante ha establecido la calificacin de la oferta econmica en los pliegos, los oferentes
presentaran dos sobres, uno conteniendo la oferta tcnica y otro con la oferta econmica. En caso
que la entidad haya definido que los oferentes deben adherirse o aceptar el presupuesto referencial
establecido, lo oferentes debern aceptar por escrito tal presupuesto y adjuntar la aceptacin de la
oferta tcnica en sobre nico.

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4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3 Apertura de Oferta: La Unidad de Contratacin debe receptar las
ofertas de manera fsica; la Comisin Tcnica proceder a la apertura de la oferta tcnica (formalizar
esta actividad mediante un acta de apertura) y revisar detenidamente si existen errores de forma.
De requerirlo el proceso, la respectiva Comisin Tcnica integrar subcomisiones de anlisis de las
ofertas tcnicas presentadas. Los informes de la subcomisin, que incluirn las recomendaciones que
se consideren necesarias, sern utilizados por la Comisin Tcnica como ayudas en el proceso de
calificacin y seleccin y por ningn concepto sern asumidos como decisorios. La Comisin Tcnica
obligatoriamente deber analizar dichos informes y avalar o rectificar la totalidad de los mismos
asumiendo de esta manera la responsabilidad por los resultados de esta etapa de calificacin; sin
perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo
realizado.
4.3, 4.3.1, 4.4 Convalidacin de errores: De identificarse errores de forma, la Comisin Tcnica
debe generar el acta de convalidacin de errores y solicitar la respectiva convalidacin a los
oferentes seleccionados a cada uno de los participantes.
La Unidad de Contratacin debe revisar las respuestas a la convalidacin; los proveedores tienen la
obligacin de responder a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica en el tiempo establecido para continuar en el proceso.
5. Evaluar Ofertas: La Comisin Tcnica debe evaluar las ofertas con base a los criterios definidos en
los pliegos y utilizando la tcnica de cumple o no cumple, la Unidad de Contratacin debe subir el
acta de evaluacin resultante al Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica; adicionalmente los resultados deben ser comunicados por la Comisin Tcnica
en audiencia pblica.
5.1, 6, 6.1, 6.2 Adjudicar: La Comisin Tcnica recomendar a la Mxima Autoridad de la entidad
contratante o su delegado, la adjudicacin total o parcial de los contratos. La Mxima Autoridad o su
delegado adjudicaran o no los contratos mediante resolucin motivada. Tanto la resolucin que
declara desierto el proceso, como la de adjudicacin deben subirse al Portal
www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica por la Unidad de
Contratacin.
7, 7.1, 7.2, 7.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificacin de la
adjudicacin a travs del Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin
Pblica o bajo los mecanismos dispuestos por la o las entidades contratantes, la Unidad Jurdica
proceder a solicitar la documentacin requerida para la organizacin de los contrato y a gestionar la
suscripcin del contrato entre la Mxima Autoridad o su delegado y el o los proveedor adjudicado
dentro del trmino de 15 das.
La Unidad Jurdica debe facilitar a la Unidad de Contratacin una copia del contrato suscrito para
regstralo en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratacin Pblica
como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratacin debe notificar y entregar el
contrato y la documentacin que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velar por
el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato.
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8, 8.1, 8.1.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que un adjudicatario no se presente dentro del
trmino previsto, sin perjuicio de la sancin administrativa aplicable, la Mxima Autoridad o su
delegado mediante resolucin lo declarar adjudicatario fallido, comunicado de esta condicin al
Instituto Nacional de Contratacin Pblica; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir
a sus intereses, adjudicar el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de
mejor costo o declarar total o parcialmente desierto el proceso.

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