1.

MANUAL DE USUARIO

FASE CONTRACTUAL
BIENES Y SERVICIOS

DICIEMBRE 2014

Tabla de Contenidos
1.

.......................................................................... 0

1. Presentacin ............................................................ 2
2. Fundamento Jurdico.................................................. 2
2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP.................................................................... 2
2.2 Artculos relacionados en el RLOSNCP. ................................................................ 4

3. Identificacin del procedimiento ................................... 6

1.- REGISTRO DE CONTRATOS ........................................... 7
2.- REGISTRO POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO13
3.- REGISTRO POR PARTE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE (Quien
creo el Proceso) ......................................................... 19

FASE CONTRACTUAL
REGISTRO DE CONTRATOS

1. Presentacin
El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades
Contratantes la Normativa relacionada con el Registro del Contrato hasta la
finalizacin del proceso con el Registro del Acta de Entrega Recepcin.

2. Fundamento Jurdico
2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP.
Art. 60.- Carcter de los Contratos.- Los contratos a los que se refiere esta Ley
celebrados por las Entidades Contratante, son contratos administrativos.
Art. 61.- Delegacin.- Si la mxima autoridad de la Entidad Contratante decide
delegar la suscripcin de los contratos a funcionarios o empleados de la entidad u
organismo adscritos a ella o bien a funcionarios o empleados de otras entidades del
Estado, deber emitir la resolucin respectiva sin que sea necesario publicarla en el
Registro Oficial, debiendo darse a conocer en el Portal Institucional.
Esta delegacin no excluye las responsabilidades del delegante.
Para la suscripcin de un contrato adjudicado no se requerir de autorizacin previa
alguna.
Art. 68.- Requisitos de los Contratos.- Son requisitos para la celebracin de los
contratos, los siguientes:

1. La competencia del rgano de contratacin;

2. La capacidad del adjudicatario;
3. La existencia de disponibilidad presupuestaria y de los recursos
financieros necesarios para el cumplimiento de las obligaciones; y,
4. La formalizacin del contrato, observando el debido proceso y los
requisitos constantes en la presente Ley y su Reglamento.
Art. 69.- Suscripcin de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso
mandato de la Ley lo requieran se formalizaran en escritura pblica dentro del
trmino de quince (15) das desde la notificacin de la adjudicacin. Los contratos
cuya cuanta sea igual o superior a la base prevista para la licitacin se
protocolizarn ante Notario Pblico. Los gastos derivados del otorgamiento del
contrato son de cuenta del contratista.
Las contrataciones que se realicen por el sistema de catlogo se formalizaran con la
orden de compra y el acta de entrega.
Las

contrataciones

de

menor

cuanta

se

instrumentarn

con

la

factura

correspondiente, sin perjuicio de que se puedan elaborar documentos que contengan

las obligaciones particulares que asuman las partes.
Los dems contratos se otorgarn por documento suscrito entre las partes sin
necesidad de escritura pblica.
Para la suscripcin del contrato, ser requisito previo la rendicin de las garantas
correspondientes. ()
Art. 70.- Administracin del Contrato.- Los contratos contendrn estipulaciones
especficas relacionadas con las funciones y deberes de los administradores del
contrato, as como de quienes ejercern la supervisin o fiscalizacin.
En el expediente se har constar todo hecho relevante que se presente en la
ejecucin del contrato, de conformidad a lo que se determine en el Reglamento.
Especialmente se referirn a los hechos, actuaciones y documentacin relacionados
con pagos; contratos complementarios; terminacin del contrato; ejecucin de
garantas; aplicacin de multas y sanciones; y, recepciones.

Art. 80.- Responsable de la Administracin del Contrato.- El supervisor y el

fiscalizador del contrato son responsables de tomar todas las medidas necesarias
para su adecuada ejecucin, con estricto cumplimiento de sus clusulas, programas,
cronogramas, plazos y costos previstos.
Esta responsabilidad es administrativa, civil y penal segn corresponda.

2.2 Artculos relacionados en el RLOSNCP.

Art. 112.- Documentos integrantes del contrato y normativa aplicable.- El contrato
est conformado por el documento que lo contiene, los pliegos y la oferta ganadora.
Los documentos derivados del proceso de seleccin que establezcan obligaciones
para las partes y que hayan sido expresamente sealados en el contrato, tambin
forman parte de este.
El contrato se regula por las normas de la Ley, las disposiciones de este Reglamento
General, por la normativa que emita el SERCOP; y, supletoriamente, por las
disposiciones del Cdigo Civil en lo que sean aplicables.
Art. 113.- Forma y suscripcin del contrato.- En todos los casos en que la ley exija la
suscripcin de contrato, este se otorgara por escrito; y, en los contratos de tracto
sucesivo, en caso de prrroga, para que sea validad, deber convenirse, tambin de
manera expresa y por escrito.
La entidad contratante verificara la aptitud legal del contratista en el momento de la
suscripcin del contrato, sin que ello signifique un trmite adicional para el
contratista.

Luego de la suscripcin y cumplidas las formalidades del caso, la

Entidad entregara un ejemplar del contrato al contratista.

Adjudicado el contrato, el adjudicatario o su representante debidamente autorizado,
deber suscribir el contrato dentro del trmino previsto en los pliegos o en la Ley,
para lo cual la entidad contratante le notificara sealando la fecha para hacerlo, que
no podr exceder de quince (15) das trmino siguientes a la fecha de adjudicacin,
excepcin hecha para el caso de que el adjudicatario sea un consorcio o asociacin,
en cuyo caso tendr quince das adicionales para la formalizacin de dicha
asociacin.

El contratista no estar obligado a presentar documentos que ratifiquen su idoneidad

legal si es que la informacin necesaria para esta certeza consta en registros
pblicos, ser la entidad contratante que verificara esta situacin.
Art. 121.- Administrador del contrato.- En todo contrato, la entidad contratante
designara de manera expresa un administrador del mismo, quien velara por el cabal y
oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del
contrato.

Adoptar las acciones que sean necesarias para evitar retrasos

injustificados e impondr las multas y sanciones a que hubiere lugar.

Si el contrato es de ejecucin de obras, prev y requiere de los servicios de
fiscalizacin, el administrador del contrato velara porque esta actu de acuerdo a las
especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato.
Art. 124.- Contenido de las actas.- Las actas de recepcin provisional, parcial, total y
definitivas sern suscritas por el contratista y los integrantes de la Comisin
designada por la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado
conformada por el administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido
en el proceso de ejecucin del contrato.
Las actas contendrn los antecedentes, condiciones generales de ejecucin,
condiciones operativas, liquidacin econmica, liquidacin de plazos, constancia de
la recepcin, cumplimiento de las obligaciones contractuales, reajustes de precios
pagados, o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime
necesaria.
En las recepciones provisionales parciales, se har constar como antecedente los
datos relacionados con la recepcin precedente.

La ltima recepcin provisional

incluir la informacin sumaria de todas las anteriores.

Art. 125.- Liquidacin del contrato.- En la liquidacin econmico contable del
contrato se dejar constancia de lo ejecutado, se determinarn los valores recibidos
por el contratista, los pendientes de pago o los que deban deducrsele o deba
devolver por cualquier concepto, aplicando los reajustes correspondientes. Podr
tambin procederse a las compensaciones a que hubiere lugar. La liquidacin final
ser parte del acta de recepcin definitiva.

Los valores liquidados

debern pagarse dentro de los diez das siguientes a la

liquidacin; vencido el trmino causarn intereses legales y los daos y perjuicios

que justificare la parte afectada.

3. Identificacin del procedimiento

Para el registro del contrato

se deber realizar los siguientes pasos: revise el

siguiente mapa conceptual. Imagen 3.1

Registro del Contrato

Informacin del Contrato

Principal:

Imagen 3.1

EJECUCION DEL CONTRATO

POR PARTE DEL
ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO

1.- FASE CONTRACTUAL: REGISTRO DE CONTRATOS

En esta etapa de clic en el enlace Contrato, para el ingreso de la informacin del
contrato. Imagen 1.1

Imagen 1.1
A continuacin se mostrara la siguiente pantalla, y deber dar clic en Ingreso de
Informacin del Contrato Principal. Imagen 1.2

Imagen 1.2
En la siguiente pantalla deber ingresar toda la informacin del contrato. Imagen
1.3

Imagen 1.3
Deber escoger al momento del Registro del Contrato a partir Desde la fecha de
Suscripcin o desde la fecha de Notificacin de Disponibilidad el Anticipo, y
luego dar clic en Guardar. Imagen 1.4

Imagen 1.4
En el siguiente mensaje de advertencia, lee detenidamente y de clic en Aceptar.
Imagen 1.5

Imagen 1.5

Ingrese los archivos que comprenden el contrato, la entrega del anticipo y los
archivos opcionales que crea usted pertinente, luego de clic en Continuar.
Imagen 1.6

Imagen 1.6
En la siguiente pantalla deber ingresar las garantas que para cada procedimiento de
contratacin pblica se deban solicitar. Imagen 1.7

Imagen 1.7
Una vez ingresada la informacin de las garantas y los respectivos archivos de clic en
Guardar Garanta. Imagen 1.8

Imagen 1.8
Luego deber subir los archivos correspondientes a cada una de las garantas y dar
clic en Finalizar. Imagen 1.9

Imagen 1.9
Inmediatamente aparecer el siguiente mensaje y deber dar clic en Aceptar.
Imagen 1.10

Imagen 1.11
Una vez que haya aceptado aparecer la siguiente pantalla y deber dar clic en
Finalizar. Imagen 1.12

Imagen 1.13
Lea detenidamente el siguiente mensaje en el cual le indica si est seguro de
finalizar el Registro del Contrato para lo cual deber dar clic en Aceptar. Imagen
1.14

Imagen 1.14
En la pgina principal en la descripcin dir Ejecucin del Contrato. Imagen 1.15

Imagen 1.16
2.- REGISTRO POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
Deber ingresar con su clave y buscar el respectivo proceso, y a continuacin deber
dar clic en Entrega Parciales. Imagen 2.1

Imagen 2.1
A continuacin deber dar clic en Registrar informacin de entregas parciales.
Imagen 2.2

Imagen 2.2
En la siguiente pantalla deber proceder al registro de Entregas Parciales y/o
Definitivas del Contrato Principal. Imagen 2.3

Imagen 2.3
Una vez que se haya ingresado todos los datos de las entregas deber ingresar los
datos de la Garanta Tcnica para lo cual deber dar clic en Registrar. Imagen 2.4

Imagen 2.4
Una vez registrada la garanta deber dar clic en Guardar Garanta y paso seguido
deber dar otro clic en Regresar. Imagen 2.5

Imagen 2.5
Automticamente se regresara a la pantalla de Registro de Entregas Parciales y/o
Definitivas del Contrato Principal y deber subir el archivo del Acta de Entrega
Recepcin y dar clic en Guardar. Imagen 2.6

Imagen 2.7
Automticamente se desplegara la siguiente pantalla en donde ese ha registrado todo
lo concerniente a la liquidacin y entrega del contrato y deber dar clic en
Finalizar. Imagen 2.8

Imagen 2.8
Para confirmar los datos registrados aparecer un mensaje indicndole si los datos
registrados son correctos para lo cual deber hacer clic en Aceptar. Imagen 2.9

Imagen 2.9
A continuacin deber dar clic en Regresar. Imagen 2.10

Imagen 2.10
En la siguiente pantalla deber dar clic en Finalizar, para terminar con todo el
Registro de las entregas. Imagen 2.11

Imagen 2.11
Aparecer un mensaje indicndole que est seguro de finalizar el registro del acta
entrega recepcin y deber dar clic en Aceptar. Imagen 2.11

Imagen 2.11
Una vez finalizado el proceso en la Descripcin aparecer el estado del mismo En
Recepcin. Imagen 2.12

Imagen 2.12
3.- REGISTRO POR PARTE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE (Quien creo el Proceso)
Para la finalizacin deber subir un archivo que contenga el acta de entrega
recepcin, la factura o las obligaciones particulares que asumen las partes. Imagen
3.1

Imagen 3.1
Cuando se hayan subido todos los archivos deber dar clic en Finalizar Proceso.
Imagen 3.2

Imagen 3.2
Para confirmar la finalizacin del proceso deber dar clic en Aceptar. Recuerde
que una vez que acepte no podr cambiar alguna informacin ni subir algn archivo
que se qued pendiente. Imagen 3.3

Imagen 3.3
A continuacin aparecer en la Descripcin del Proceso Finalizada. Imagen 3.4

Imagen 3.4