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Fragen zu den Neuen

20 Fragen und Antworten zu den Office-Programmen2007

Allgemein

1. Die wichtigste Frage überhaupt: Kann ich die neuen Office-Programme auf das alte Aussehen zurückstellen?

Im Prinzip nein, um mit Radio Eriwan zu reden. Von Microsoft ist das nicht vorgesehen. Aber es gibt auf dem Markt schon jetzt ein Tool, das diese Anpassung erlaubt. Classic Menu for Office 2007 nennt sich dieses und wird von Addintools angeboten. Der Kosten- punkt für die Einzelprodukte liegt um die 12 Euro, fürs komplette Office-Paket bezahlt man rund 22 Euro. Eine Testversion, die 15 Tage lang die klassischen Menü- und Symbol- leisten von Office erscheinen lässt, gibt es bei addintools.com zum Herunterladen. (http://addintools.com/german/menu_office/default.htm)

( http://addintools.com/german/menu_office/default.htm ) Ich habe das Tool getestet und es sieht wirklich ganz gut

Ich habe das Tool getestet und es sieht wirklich ganz gut aus. Man kann jederzeit zwi- schen den Ansichten hin- und herschalten und hat so die Möglichkeit, den Umstieg etwas ‚softer‘ zu gestalten. Befehle, die es in den neuen Anwendungen nicht mehr gibt, sind natürlich auch in den Menüs nicht zu finden. Am meisten wird es die Profis stören, dass E XTRAS A NPASSEN aus den Programmen herausgefallen ist. (Mehr dazu in Frage 4 und 5)

2. Was ist im Aussehen denn eigentlich so anders geworden?

Die größte Neuerung ist wohl, dass das alte Menü-System ersetzt wurde. Eine Multifunk- tionsleiste übernimmt die Strukturierung der Befehle. Diese besteht aus Registerkarten, die jeweils in Bezug auf bestimmte Szenarien oder Objekte zusammengesetzt sind. Jede Registerkarte ist wiederum in mehrere Gruppen unterteilt, die verwandte Steuerelemen- te enthalten.

Das nachfolgende Schema aus der Hilfe des neuen Words erklärt die geltenden Begriff- lichkeiten:

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- 2 -  Registerkarten sind aufgabenorientiert ausgelegt.  Die Gruppen auf den einzelnen Registerkarten teilen

Registerkarten

sind aufgabenorientiert ausgelegt.

Die Gruppen

auf den einzelnen Registerkarten teilen eine Aufgabe in Teilaufgaben auf.

Die Befehlsschaltflächen

in den einzelnen Gruppen führen einen Befehl aus oder zeigen ein Menü mit Befehlen an.

3. Wo finde ich die ganzen Befehle zum Öffnen, Speichern und so weiter?

Die ‚Rosette' links oben – offiziell heiß das Ding „Office-Schaltfläche enthält einen gan- zen Teil der früheren Befehle aus dem Menü DATEI. Dort findet man die alten Bekannten N EU, SPEICHERN, SPEICHERN UNTER, Ö FFNEN, DRUCKEN, eine Liste der letzten geöffneten Dateien und so weiter.

, eine Liste der letzten geöffneten Dateien und so weiter. 4. Kann ich mir die neuen

4. Kann ich mir die neuen Registerkarten auch wieder anpassen?

Leider ist auch das nicht vorgesehen in den neuen Office-Programmen. Sogar den Schalt- flächen-Editor hat Microsoft entsorgt. Aber auch hier hat ein findiger Mensch etwas ge- bastelt. Unter http://pschmid.net/office2007/ribboncustomizer/starter.php findet man den sogenannten Ribbon Customizer. Das Tool erlaubt es, die Registerkarten nach eige- nem Gusto anzupasssen. Das scheint ganz gut zu funktionieren. Unter der Registerkarte A NSICHT bekommt man eine neue Gruppe, die sich MULTIFUNKTIONSLEISTE ANPASSEN nennt. In der Kaufversion kostet es ca 30 $ und erlaubt auch das Anlegen neuer Registerkarten. Al- lerdings ist es mir nicht gelungen, Befehle, die unterhalb der Gruppenaufteilung liegen (so z. B. die Formatierung Kapitälchen) einer Gruppe zu zuordnen.

5. Komme ich irgendwo an das alte Alle Befehle heran und kann damit eventuell etwas anpassen?

Ja, das geht. Die Schnellstartleiste ist eine neue Erfindung von Office 2007, die sich komp-

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lett so einrichten lässt, wie man möchte. Hier kann man Befehle sammeln, die man häu- fig braucht und die man direkt zur Hand haben möchte.

häu- fig braucht und die man direkt zur Hand haben möchte. Im Normalfall liegt sie direkt

Im Normalfall liegt sie direkt neben der Office-Schaltfläche und ist über den kleinen Pfeil nach unten auf der rechten Seite konfigurierbar. Es gibt dort die Kategorie A LLE BEFEHLE, die bis auf die Ebene der einzelnen Anweisungen herunter gebrochen ist. Hier kann man dann auch auf z. B. einzelne Zeichenformatierungen zugreifen.

6. Gibt es in der Hilfe eine Übersicht über die ‚Wanderung‘ der einzelnen Befehle?

Das gibt es zum Glück in Form von Exceldateien, die relativ leicht zu finden sind. In drei der Office-Programme kommt man über das Fragezeichen

drei der Office-Programme kommt man über das Fragezeichen in das Hilfefenster und dann direkt zum Ziel

in das Hilfefenster und dann direkt zum Ziel der Wuensche, indem man dieses ganz nach unten scrollt. Dort findet man dann: Vergleich: Positionen der Word 2003-Befehle in Word 2007, bzw. Excel oder Powerpoint. Bei Access versteckt sich der Befehl hinter dem Hilfe-Punkt Erste Schritte. Bei Outlook braucht man den Unterpunkt Anzeigen von Hilfen um den Befehlsvergleich zu finden. Allen gleich ist, dass man dort den Befehl Neue Posi- tion bekannter Befehle oder eine ähnliche Formulierung findet. Der dort zu findende Link zu Zuordnungen für die Word-Multifunktionsleiste (Übersicht), bzw. den anderen Pro- grammnamen, bringt die Excel-Datei zum Vorschein, die systematisch die verschiedenen Menübefehle aufzeigt. Die Blattregister entsprechen den alten Menünamen, so dass man sich relativ schnell zu Recht findet, wenn man die alten Befehlsfolgen im Kopf hat.

Außerdem bietet Microsoft eine interaktive Hilfe im Netz an. Wer dauerhaft online ist, kann unter den folgenden Adressen damit spielen:

Word:

Excel:

Powerpoint:

Access:

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7. Alle früheren Office-Programme kannten den Befehl Extras Optionen. Wo ist das denn jetzt hingerutscht?

Hinter der Office-Schaltfläche verbirgt sich ganz unten relativ weit rechts neben dem entsprechende SCHLIEßEN-BEFEHL der Button mit den OPTIONEN für die einzelnen Program- me:

Button mit den O PTIONEN für die einzelnen Program- me: Hier ist vor allem der Punkt

Hier ist vor allem der Punkt E RWEITERT interessant, weil sich dort viele alte Einstellungen wiederfinden.

8. Gibt es die alten Registerkarten und Arbeitsbereiche eigentlich noch irgendwo oder sind diese auch der Generalüberholung zum Opfer gefallen?

Da nicht alle Befehle in die Gruppen passen können, hat Microsoft zum Glück diese Be- fehlsübersichten erhalten. Mit der Zeit bekommt man ein Auge dafür in den Gruppen un- ten rechts in die Ecke zu schauen. Findet man dort den Winkel mit dem Pfeil

Ecke zu schauen. Findet man dort den Winkel mit dem Pfeil hat man gewonnen. Entweder bekommt

hat man gewonnen. Entweder bekommt man den alten Arbeitsbereich, wie z. B. bei der Zwischenablage oder aber man hat die alten Registerkarten. Ein Beispiel dafür ist in Ex- cel, Word und Powerpoint in der Gruppe SCHRIFTART zu finden. In Excel hat man dann die kompletten Einstellungen zu dem alten Befehl F ORMAT ZELLEN.

9. Kann ich meine alten Dateien in den neuen Office-Programmen überhaupt lesen und weiterbearbeiten? Und was ist umgekehrt? Verstehen die alten Programme meine neuen Dateien?

Alle Office 2007-Programme haben keine Probleme mit den alten Dateien. Die sogenann- te Abwärtskompatibilität ist gewährleistet. Allerdings geht Microsoft nach langen Jahren wieder einmal bei den Formaten einen neuen Weg, weshalb man für Benutzer der alten Versionen beim Befehl SPEICHERN UNTER daran denken sollte, in der alten Version zu spei- chern.

daran denken sollte, in der alten Version zu spei- chern. Als Alternative bietet Microsoft einen Konverter

Als Alternative bietet Microsoft einen Konverter für die unteren Versionen bis Office 2000 an. Ausnahme wie auch schon in früheren Fällen ist Access. Das Datenbankformat lässt sich nicht so einfach umwandeln. Den Konverter findet man auf den Microsoft- Seiten im Internet unter der Adresse:

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Aber bevor man diesen Link abtippt ist man schneller, wenn bei Google als Stichwörter:

Konverter Office 2007 eingibt. Der Konverter kann ohne Zicken installiert werden und tut dann klaglos seinen Dienst. Was selbstverständlich ist: Features, die die alten Office- Programme nicht anbieten, können auch nicht konvertiert werden

10.Was hat es mit dem neuen Dateiformat auf sich, oder muss man das gar nicht wissen?

Man erkennt das an den originären Endungen der neuen Dateien, die vierbuchstabig sind und als letzten Buchstaben ein x haben: also docx, ppsx, xlsx, mdbx. Der große Vorteil dieses sogenannten XML-Formats: Die einzelnen Teile einer Datei sind tatsächlich ge- trennt auslesbar. Das kann man auch selber nachvollziehen. Benennt man eine beliebige Word-Datei um, so dass als Endung ZIP benutzt wird, kann man mit einem Doppelklick auf den neuen Dateinamen die einzelnen Teile getrennt öffnen

den neuen Dateinamen die einzelnen Teile getrennt öffnen 11.Kann ich ohne Probleme verschiedene Office-Versionen auf

11.Kann ich ohne Probleme verschiedene Office-Versionen auf meinem Rechner pa- rallel laufen lassen?

Im Prinzip ja. Es gilt zwei Dinge dabei zu beachten. Zum einen: Outlook ist nicht multiin- stallationsfähig, wie auch schon in den vorigen Versionen. Entweder Outlook 2007 ODER eine niedrigere Version. Beides geht nicht.

Außerdem muss man den Programmen abgewöhnen, dass sie jedesmal beim Starten schauen, welche Version zuletzt benutzt wurde und wenn es nicht die eigene war, wie wild anfangen, herum zu konfigurieren. Das kann dann schon mal eine Viertelstunde dauern. Um dieses Verfahren auszutricksen, geht man in der Windowsoberfläche zu START A USFÜHREN, tippt regedit in die Zeile und drückt Enter. Von dort navigiert man über die Pluszeichen zu diesem Eintrag und klickt ihn an, damit in der rechten Fensterhälfte seine Werte zu sehen sind:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Word\Options

(Achtung: Statt 11.0 könnte auch 10.0 oder 12.0 stehen). Mit der rechten Maustaste klickt man in den rechten Teil des Fensters und wählt N EU D WORD-WERT. Diesen Schlüss-

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le benennt man NoRereg. Ein Doppelklick darauf erlaubt es, seinen Wert ändern, den man auf 1 setzen muss. Macht man diesen Eintrag für jede Office-Version, dann hat die arme Seele Ruhe, und zwar für alle Office-Programme außer Access und nicht nur für Word, wie man vielleicht denken könnte.

12.Betätigt man die Office-Schaltfläche, sieht man rechts in einer Liste wie früher die zuletzt bearbeiteten Dateien. Was aber sollen die Pins daneben bedeuten?

Das ist ein neues Feature in Office 2007. Mit diesen Nägelchen kann man bestimmen, welche Dateien dauerhaft in der Liste verbleiben sollen. Im Normalfall ist es hellgrau und von der Seite sichtbar. Das heißt, dass die Datei in der Liste immer weiter nach unten rutscht, wenn neue Dateien benutzt werden. Irgendwann fällt sie aus der Aufzählung he- raus. Dies kann man verhindern, indem man den Pin anklickt. Er wird farbig, man sieht ihn von oben und die Datei ist festgepickt, was heißt: Sie rutscht in Liste nicht weiter nach unten oder fällt gar heraus.

in Liste nicht weiter nach unten oder fällt gar heraus. Wie viele Dateien dort aufgelistet werden,

Wie viele Dateien dort aufgelistet werden, kann man in den jeweiligen Optionen (siehe Frage 7) festlegen.

13. Wo sehe ich, welche Office-Version ich benutze und ob die Service Packs einges- pielt sind? Unter ?/Info ist es nicht mehr zu finden.

Stimmt. Dieser Befehl verbirgt sich inzwischen hinter der Office-Schaltfläche. Von dort wechselt man zu O PTIONEN und dort schaut man unter RESSOURCEN. Wenn man es weiß, ist es ganz einfach….

14. Wo sind eigentlich die ganzen kontextbezogenen Symbolleisten geblieben?

Microsoft hat hier die Logik geändert. Sobald man ein Element anklickt, das besonderer Befehle bedarf, z. B. eine Tabelle in Word, eine Graphik in Excel, einen Schriftzug in Po- werpoint, dann bekommt man eine oder mehrere neue Registerkarten, die oberhalb mit einen farbigen Hinweis versehen sind, worauf sie sich beziehen.

eine oder mehrere neue Registerkarten, die oberhalb mit einen farbigen Hinweis versehen sind, worauf sie sich

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15. Wenn ich mit der Maus auf eine Formatierung zeige, dann sehe ich die direkt schon auf dem markierten Text. Soll das so sein?

Ja, diese Vorschau auf Formatierungen ist eines der neuen Features in den Office- Programmen. Solange man nicht mit der Maus klickt, wird die entsprechende Formatie- rung nicht wirklich angewendet sondern gezeigt.

16. Wie schalte ich das Verschwinden meiner Multifunktionsleiste ab?

Wenn man auf das Häkchen neben der Schnellstartleiste geht, dann hat man dort ganz unten den Befehl MULTIFUNKTIONSLEISTE MINIMIEREN. Das Häkchen dort muss weg. Eine schnellere Lösung ist die Tastenkombination STRG + F1, die wie ein Lichtschalter die Leiste an- oder ausknipst.

17. Wo finde ich die Registerkarte ENTWICKLERTOOLS? Bei mir ist die ausgeblendet, aber man braucht sie für die Makros.

Man muss diese in den Optionen des jeweiligen Programms einschalten:

diese in den Optionen des jeweiligen Programms einschalten: Zu finden ist das unter dem Punkt unter

Zu finden ist das unter dem Punkt unter der Office-Schaltfläche unter PROGRAMMNAME-

OPTIONEN -> W ICHTIGSTE OPTIONEN BEIM ARBEITEN MIT

18. Was passiert mit meinen alten angepassten Symbolleisten?

Diese werden in eine eigene Registerkarte gepackt, die A DD-INS heißt und ganz rechts zu- gefügt wird. Die einzelnen Symbolleisten werden zu Gruppen zusammengefasst.

19. Ich habe gelesen, dass man PDF-Dateien erstellen kann und finde nun dieses Feature nicht bei mir.

Man muss einmal auf die Seiten von Microsoft gehen. Dort findet man unter:

ter, der sich dann in der Office-Schaltfläche unter SPEICHERN UNTER festsetzt.

20. Kann man in OpenOffice.org die neuen Formate lesen, bzw. können die Office- Programme OpenOffice.org lesen?

Bei http://odf-converter.sourceforge.net/download.html findet man Add-Ins zum Öff- nen, Bearbeiten und Speichern von OpenOffice.org-Dateien in Word, Excel und Power- point 2007. Umgekehrt ist mir im Moment noch kein funktionierender Filter für die neueste Version von OO.org bekannt.