FLUJOGRAMAS O DIAGRAMAS DE PROCESO

Definicin: El Flujograma, Diagrama de Flujo o de Proceso consiste en representar

grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de
smbolos, las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este,
indicando la secuencia cronolgica del proceso en cuestin, unidades involucradas y
los responsables de su ejecucin.
Son importante los flujogramas en toda organizacin y departamento, ya que este
permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin
del trabajo est equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo
para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. En la actualidad son
considerados en la mayora de empresas o departamentos de sistemas como uno de
los principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo y sistemas.

Caractersticas para su Diseo

1) Se rige por una serie de smbolos, normas y pautas convencionales para su
elaboracin.
2) El formato o esqueleto debe dividirse en partes que representan a los
departamentos. Secciones o dependencias involucradas en el procedimiento.
3) Cada dependencia, seccin o departamento debe mostrarse una sola vez en el
flujograma y en el mismo orden secuencial y cronolgico de su aparicin en el
procedimiento que se describe.
4) Cada paso, accin o actividad del procedimiento debe numerarse con claridad
(letras o nmeros) si tiene duplicados la numeracin correlativa, adems describirse
brevemente y con muy pocas palabras lo que se hace y lo que fluye.

Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los
procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y aqullas que son
redundantes o innecesarias. Tambin son de gran utilidad durante el desarrollo de la
documentacin de los Sistemas de Gestin, pues proveen una descripcin de los
procesos y un detalle de las operaciones mucho ms amigable que los procedimientos
e instructivos basados en texto.
Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia
del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeo de las
tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del
proceso facilita la consulta y promueve la creatividad.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCESO DE VENTA A CREDITO

1) El departamento de ventas recibe una orden de compra a crdito de un cliente
2) Ventas remite el pedido al departamento de crdito y cobranza para analizarlo
de manera de otorgar o negar el referido crdito solicitado
3) Crdito y cobranza luego del estudio correspondiente decide aprobar la
concesin del crdito al cliente y devuelve a ventas la solicitud debidamente
aprobada.
4) Ventas elabora una orden de despacho (factura) y enva al almacn a fin de que
preparen y despachen el pedido al cliente
5) Almacn enva mercanca al cliente con original y copias de las facturas
conservando el cuadruplicado.
6) El cliente recibe y firma factura como acuse de recibo de la mercanca y
devuelve original con copia quedndose con el triplicado a crdito y cobranza
7) Crdito y cobranza anexa factura a la orden de compra o pedido solicitada por
el cliente que fue aprobada y enva duplicado al departamento de contabilidad
8) Contabilidad se encarga de contabilizar y archivar factura
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE VENTA A CRDITO
DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS EN EL PROCEDIMIENTO

T
4
3
T
2
T
CLIENTE

VENTAS
2) Recibe y
enva pedido

1) Realiza
pedido

Pedid
o

Pedido

CREDITO Y
COBRNZ
3) Aprueba
pedido
Pedido 1

ALMACN
6) Enva mercanca y
factura

CONTABILID
AD

Factura1

241
341

1
2
341

Ordena Despacho

ttt

Factura 1

41

41

7) Enva
factura
original y
copia

8) Anexa a
expediente
y archiva
Factura 1

ttt

341

241
341

341

Factura2

Despacha

Factura
1

241

Factur

9) Contabiliza y
archiva

ttt

Recibe

5)
Prepara
y enva

41

ttt

ttt
Factur

Pedido

4) Enva
solicitud
de
pedido
aprobad
a

DIAGRAMA DE FLUJO DE TRABAJO

DEFINICIN: Tambin llamado Diagrama de flujo de circuito o del proceso de
recorrido