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PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. Titulo:
Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de un documento.
2. Introduccin:
Es el exordio de un discurso o prembulo de un documento.
3. Datos del destinatario:
Son los datos de la persona a quien va dirigido el documento tiene un Tratamiento o cargo por
4. Texto o cuerpo
Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencillo y se evitara el tuteo.
5. Remitente:
Es la persona que envia el documento.
6. Cargo o copia del que remite el oficio
: Es la constancia escrita de haber entregado un documento o expediente.
7. Referencia, notas y pie de pagina:
Son citas que ofrecen informacin adicional que resulta de inters para el lector, pero que no pueden
incluirse dentro del texto corriente de manera fluida
8. Anexo:
Aqui se indica la documentaicon que se adjunta al oficio, como catalogos, revistas tarjetas, programas u
otros documentos.
9. Lugar:
lugar de donde se enva
10. Fecha:
el da, el mes y el ao en curso
11. Conclusion:
Resolucin que se ha tomado sobre la materia de un documento despus de haberla ventilado.
12. Despedida.
Es la parte donde muestras amabilidad y cortesia para finalizar el documentos. Ej : Hago
propicia la oportunidad
para hacerle llegar mi consideracion y estima personal.
13. Firma:
Nombre y apellido, o ttulo, que una persona escribe con su propia mano en un documento,para darle
autenticidad o para expresar que aprueba su contenido
14. Antefirma:
Nombre de la empresa o razn social que enva la carta. Ej

CLUB DEPORTIVO DIABLOS ROJOS, A. C.


15. Posfirma:
Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le
distingue, ms el sello respectivo.
16. Nombre del ao:
Es la denominacin que se le da al ao actual P.Ej. "Ao de la consolidacin social y economica del
Per".
17. Sello:
Figuras o signos grabados, que se imprime a ciertos documentos para darles valor y eficacia.
18. La sumilla:
Es una clase de resumen, es la versin corta de un texto; consiste es redactar lo esencial de ste,
manteniendo la informacin del mismo en el menor nmero de palabras.
19. Cdigo, N de informe numeracin.
Oficio N 1575
-265-II-2010

20. Cierre del Acta:


Se usa generalmente un prrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y sealando que al
pie firmarn los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado.
21. Vocativo o expresin de cario:
Se emplea para identificar el nombre al que se dirige el remitente.
22. Membrete:
Parte que identifica a la institucin o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, allado superior
izquierdo.
23. Iniciales:
Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayscula las iniciales de la
persona que ordena o dicta la carta y con minscula, de la que escribe.
24. Finalidad:
Objetivo o fin del documento.
25. Base legal
: Se refiere a la Ley, Orden Ejecutiva o Resoluciones que dispongan la creacin de un organismo,
programa o la asignacin de recursos.
26. Alcance

Aportes o sugerencias.
27. Disposiciones:
Preceptos

legales

reglamentarios,

orden

mandato

de

la

autoridada. Disposiciones generales (procedimiento)b. Disposiciones finales (especificas)


28. Cargo de la autoridad que expide el documento
o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento.
29. Post-data:
Aquello que se aade a una carta ya concluida y firmada

Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensin variable,
pudiendo abarca incluso varias paginas. As mismo puede ser elaborado y firmado por mas de
una persona e ir acompaada de cuadros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios,
declaraciones, resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos.
Para sustentar la informacin que se proporciona.l informe es utilizado por trabajadores del sector
publico y privado y se redacta en papel A4.
rea de difucin
El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin o empresa. Relaciona
al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.
Facultad para firmar informe
Los servidores que no desempean cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos.Los que ocupan cargos
para que se comunique con sus superiores y con los de igual jerarqua.
Partes del Informe
a.Lugar y remitente
b. N de informe
c. Remitente
d. Destinatario
e. Motivo
f. Cuerpo
g. Conclusin
h.Despedida
i. Firma
Clases:

Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP los divideen
administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, loclasificamos en
ordinario, extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la
rigidez que observa en su redaccin y regularidad que se presentan:
a) Informe Ordinario:Usos:
Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones
programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin
sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Adems constituye
un verdadero documentos de trabajo por esto su informacin debe ser fra, objetiva e
imparcial.
Caractersticas:
Es regular y rgido.
Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral,semestral, y otros.
Su remisin es obligatoria.
Por lo general es enumerado.
La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisin.
Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la informacin quereporta.
b) Informe Extraordinario.-Usos:
El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsableso miembros de
comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus
superiores asuntos diversos de trabajo.
Caractersticas.Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para suremisin y normas
rgidas para su redaccin.
Los miembros extraordinarios se envan:
A pedido de la autoridad,
Cuando necesario comunicar sobre el avance o culminacin de una tarea encomendada, haya o no
peticin de la superioridad, y
Si se presentan casos imprevistos de inters.
Pueden ser numerados o no. La numeracin de los informes extraordinarios e obligatorios solo si el
remitente desempea cargo administrativos.
Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisin.
No llevan titulo.

c) Informe tcnico Usos:


El informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el
cumplimiento de la emisin Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento
instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas
u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma
de decisiones.
Caractersticas:
El cdigo lleva informe tcnico como nombre de documento.
Uso obligatoriamente referencia
Es numerado
El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.
Subttulos del texto del informe tcnico:
Introduccin.- Que especfica el motivo o las razones que impulsa la redaccin del informe.
Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos.
Anlisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, pruebas, cargos y
descargos y disposiciones legales.
Conclusiones.- Que contiene la deduccin lgica del anlisis que realiza, relacin directo a hechos e
ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se presenta y expresa en forma
directa.
Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relacin al asunto tratado. La autoridad es libre
de tomar en cuenta en la toma decisiones.
12. RECURSO DE RECONSIDERACIN
Es el Recurso impugnativo que se interpone ante el mismo rgano que dict la primera
resolucin impugnada, debiendo necesariamente sustentarse en nueva prueba instrumental. Este recurso
es opcional y su no interposicin no impide el ejercicio del Recurso de Apelacin.
13. RECURSO DE APELACIN
Es el Recurso impugnativo que se interpone cuando la impugnacin se sustente en diferente
interpretacin de las pruebas producidas o cuando se trate de cuestiones depuro derecho, debiendo
dirigirse a la misma autoridad que expidi la resolucin para que se eleve lo actuado al superior
jerrquico. Es un recurso ordinario y vertical o de alzada, que supone el examen de los resultado de la
instancia, y no un nuevo juicio, mediante el cual el juez examina la correccin y regularidad de la
resolucin dictada por el juez a quo, segn los motivos de agravio que aduzca el apelante. El recurso de
apelacin es el medio que hace tangible el principio de la doble instancia(previsto en el artculo X del

CPC). Con este recurso lo que se pretende es la eliminacin de la resolucin del juez inferior y su
sustitucin por otra que dicte el superior jerrquico. El recurso de apelacin se interpone para
corregir los errores eventualmente cometidos en la primera decisin. El mismo nombre de apelacin (de
appellare, llamar) alude alhecho de dirigirse la parte a otro juez a fin de que juzgue mejor
que el juez que ha juzgado en primer trmino.El artculo 364 del CPC indica que el recurso de
apelacin tiene por objeto que el rgano jurisdiccional superior examine, a solicitud de parte o de
tercero legitimado, la resolucin que les produzca agravio, con el propsito de que sea anulada o
revocada, total o parcialmente.El artculo 382 del mencionado cdigo adjetivo seala que el recurso
de apelacin contiene intrnsecamente el de nulidad, slo en los casos que los vicios estn
referidos a la formalidad de la resolucin impugnada.
14. RECURSO DE REVISIN
Recurso impugnativo que se interpone, excepcionalmente, ante una tercera instancia si
las dos anteriores fueron resueltas por autoridades que no son de competencia nacional.
15. EL RECURSO DE QUEJA
Segn el artculo 401 del CPC, el recurso de queja tiene por objeto el reexamen de la resolucin que
declara inadmisible o improcedente un recurso de apelacin o de

casacin. Tambin procede contra la resolucin que concede apelacin en efecto distinto al
solicitado. La queja se basa en la necesidad de contar con un instrumento procesal que
impida que una resolucin no pueda ser impugnada debido al designio de quien la dict, adquiriendo
irregularmente la calidad de cosa juzgada