ESCOLA SUPERIOR ABERTA DO BRASIL ESAB

CURSO DE PS-GRADUAO LATO SENSU EM

ENGENHARIA DE SISTEMAS

ALISSON ALAN LIMA DA COSTA

ANLISE SOBRE A UTILIZAO DO GERENCIAMENTO

ELETRNICO DE DOCUMENTOS (GED) NAS EMPRESAS
BRASILEIRAS

VILA VELHA - ES
2010

ALISSON ALAN LIMA DA COSTA

ANLISE SOBRE A UTILIZAO DO GERENCIAMENTO

ELETRNICO DE DOCUMENTOS (GED) NAS EMPRESAS
BRASILEIRAS

Monografia apresentada ao Curso de

Ps-Graduao em Engenharia de
Sistemas da Escola Superior Aberta do
Brasil como requisito para obteno do
ttulo de Especialista em Engenharia de
Sistemas, sob orientao da Prof. Beatriz
Christo Gobbi.

VILA VELHA - ES
2010

ALISSON ALAN LIMA DA COSTA

ANLISE SOBRE A UTILIZAO DO GERENCIAMENTO

ELETRNICO DE DOCUMENTOS (GED) NAS EMPRESAS
BRASILEIRAS

Monografia aprovada em ____ de ________________ de 2010

Banca Examinadora
______________________________

______________________________

______________________________

VILA VELHA - ES
2010

AGRADECIMENTOS

Em primeiro lugar, agradeo a Deus, pela fora e superao nos momentos de

dificuldade e por permitir mais uma conquista na minha trajetria.
Aos meus pais, que so a minha fonte de garra e fora para superar os momentos
de dificuldades.
minha esposa, Iliane Sandrelli, pelo carinho, amor, compreenso, confiana e o
enorme apoio para conseguir conquistar mais essa vitria na minha vida.
Aos meus irmos Costa Neto e Alan Glaydson, pela amizade e prestatividade.
E aos colegas do trabalho pelo incentivo e apoio durante o desenvolvimento deste
trabalho.

RESUMO

O cenrio tecnolgico est evoluindo rapidamente, e seguindo esse ritmo vm as

empresas ou organizaes brasileiras. A mudana de postura dessas empresas
provoca um dinamismo na forma de produzir informaes documentais. Esse
processo tem resultado na estocagem desordenada de documentos, pois em muitos
casos a produo to grande que os repositrios no suportam a demanda. Como
consequncia, surgem dificuldades de busca e armazenamento desses documentos.
Para solucionar este problema surge a tecnologia de Gerenciamento Eletrnico de
Documentos (GED), que um sistema de grande poder de organizao de
documentos, que tem como objetivo eliminar acmulo de papel (temporrios e
inativos) e aprimorar a consulta seguindo os avanos tecnolgicos. Diante dessa
realidade, este trabalho tem como principal tarefa, a partir de uma reviso
bibliogrfica, analisar a utilizao da tecnologia GED aplicada s empresas
brasileiras, com base nos benefcios decorrentes de sua implantao. Dentre eles,
temos: economia com papel, reduo do espao fsico interno nas empresas,
facilidade na consulta, aumento na integridade do arquivo, alm de fcil manuteno
e backup do acervo para evitar possveis perdas.
Palavras-Chave: Tecnologia, Empresas Brasileiras e Gerenciamento Eletrnico de
Documentos.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1: Ciclo de vida dos documentos............................................................ 23

Figura 2: Representao de um documento composto no contexto de GED... 27
Figura 3: Passos da Digitalizao de Documentos........................................... 28
Figura 4: Funes do Document Management - DM......................................... 36
Figura 5: Etapas do Document Imaging para documentos em papel................ 37
Figura 6: Aplicaes de processos.................................................................... 40
Figura 7: Ciclo de implantao de GED............................................................ 45

LISTA DE QUADROS

Quadro 1: Mdias x Condies Ambientais x Durabilidade.............................. 18

Quadro 2: Periodicidade/Prazo dos Documentos............................................ 20
Quadro 3: Comparao entre atividades de recuperao de documentos em
papel e GED......................................................................................................... 31

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

AIIM

Association for Information and Image Management Internacional

B2B

Business to Business

B2C

Business to Consumer

C2B

Consumer to Business

C2C

Consumer to Consumer

CDIA

Certified Document Imaging Architect

CENADEM Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informao

COLD

Computer Output to Laser Disk

CRM

Customer Relationship Management

DI

Document Imaging

DM

Document Management

EDI

Electronic Data Interchange

EPN

Engenharia de Processos de Negcios

ERM

Enterprise Report Management

ERP

Enterprise Resource Planning

GED

Gerenciamento Eletrnico de Documentos

IDC

International Data Corporation

MP

Modelagem de Processos

PGI

Processo de Gesto da Informao

SCM

Supply Chain Management

SUMRIO

1. INTRODUO..................................................................................................11
1.1. MOTIVAO.............................................................................................. 12
1.2. OBJETIVOS............................................................................................... 12
1.2.1. Objetivo Geral.................................................................................. 12
1.2.2. Objetivos Especficos..................................................................... 13
1.3. JUSTIFICATIVA......................................................................................... 13
1.4. ESTRUTURA DO TRABALHO................................................................... 14
1.5. METODOLOGIA DA PESQUISA............................................................... 14
2. FUNDAMENTAO TERICA....................................................................... 15
2.1. DOCUMENTO............................................................................................ 15
2.1.1. Conceito de documento................................................................. 15
2.1.2. Armazenamento dos documentos................................................ 16
2.1.3. Periodicidade/Prazos dos documentos....................................... 19
2.1.4. Organizao dos documentos...................................................... 21
2.1.5. Ciclo de vida dos documentos...................................................... 22
2.2. GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS (GED)............. 24
2.2.1. Definio de GED........................................................................... 24
2.2.2. Princpios da tcnica GED............................................................. 27
2.2.3. Caractersticas do GED.................................................................. 28
2.2.4. Vantagens da utilizao do GED................................................... 29
2.2.5. Desvantagens do GED................................................................... 30
2.2.6. Diferenas funcionais entre documentos de papel e GED........ 30
3. O MERCADO DE GED.... 32
3.1. APLICABILIDADES DO GED..................................................................... 32
3.3.1. reas de aplicao de GED........................................................... 34
3.3.1.1. Sade.................................................................................. 34
3.3.1.2. Jurdica............................................................................... 34
3.3.1.3. Contbil.............................................................................. 35

3.2. TECNOLOGIAS CORRELATAS DO GED................................................. 35

3.3. GED INTEGRADO ENGENHARIA DE PROCESSOS DE NEGCIOS. 39
3.4. GED E EMPRESAS BRASILEIRAS........................................................... 40
3.4.1. O GED no Brasil.............................................................................. 41
3.4.2. Problemas enfrentados pelas empresas brasileiras................... 43
3.4.3. Porque utilizar a tecnologia GED?................................................ 45
3.4.4. Dificuldades de aplicar tecnologias GED..................................... 46
4. BENEFCIOS DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS.. 48
4.1. BENEFCIOS QUALITATIVOS DE GED.................................................... 49
4.1.1. Aumento da produtividade e reduo de custos......................... 49
4.2. BENEFCIOS QUANTITATIVOS DE GED................................................. 49
4.2.1. Reduo no volume do estoque.................................................... 50
5. ANLISE DA UTILIZAO DE GED NO MBITO ORGANIZACIONAL
BRASILEIRO......................................................................................................... 51
5.1. CENRIO ATUAL DE EMPRESAS COM TECNOLOGIA GED............... 52
5.2. MUDANAS DECORRENTES DO GED................................................... 54
CONSIDERAES FINAIS

56

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

58

11

1.

INTRODUO

A produo de informaes feitas por empresas e organizaes est se

processando de forma muito rpida na atualidade. Torna-se de suma
importncia que tais informaes sejam geradas em documentos1 na forma de
papel, pois mediante o surgimento de necessidades posteriores de consulta,
seja possvel a aquisio e absoro do conhecimento de tais dados.
A grande prioridade de empresas e organizaes prov atendimentos,
servios e informaes, a seus clientes, de maneira gil e prtica. Porm, com
a produo de documentos gerados em excesso, torna-se complexo colocar
esse processo em prtica. Alm disso, ocorre a demora no atendimento,
insatisfao dos clientes em relao ao fornecimento de servios e a falta de
cuidado no armazenamento de documentos de papel.
Para tanto, surge uma tecnologia de gerenciamento eletrnico de documentos
(GED), que tem como propsito: facilitar o gerenciamento, o armazenamento, a
localizao e a recuperao de documentos, que inicialmente so produzidos
em forma de papel, mas posteriormente so armazenados em suporte digital
para possibilitar a empregabilidade dessa tecnologia.
Com a utilizao dessa tcnica, uma empresa reduz gastos com a manuteno
e localizao de documentos informacionais. Entretanto, para implantar a
tecnologia GED preciso tomar medidas preventivas, evitando a ocorrncia de
problemas de insatisfao ou insucesso no seu uso. Tais problemas surgem
devido falta de anlise das reais necessidades da empresa, pois muitas
vezes ocorrem casos em que a tecnologia implantada no atende demanda
encontrada na organizao. A partir dessas anlises de preveno, o resultado
ser positivo em relao satisfao de empresrios e clientes, a qualidade
das atividades administrativas e dos servios.
A aplicao de gerenciamento eletrnico de documentos tem como fator chave
estabelecer diretrizes que visam atingir nveis mais altos de produtividade,
1

Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa

utilizar para consulta, estudo, prova, etc.

12
praticidade e qualidade para atender a evoluo tecnolgica presente no setor
empresarial.
Diante desse contexto, onde se busca a qualidade em produo e conservao
de documentos e em atividades dirias das empresas, este trabalho, a partir de
uma breve pesquisa exploratria, visa contribuir para o conhecimento da
utilizao e dos resultados reais da tecnologia de GED quando aplicada s
empresas brasileiras.

1.1

MOTIVAO

No Brasil, existem empresas que diariamente produzem inmeros documentos,

tais como relatrios, documentos processuais, contedo relativo a projetos, etc.
Com isso percebe-se que so muitas informaes documentais sendo
produzidas e acumuladas em processo contnuo, dificultando no somente o
armazenamento destes documentos, mas tambm a busca por eles.
Diante dessa problemtica, a presente pesquisa foi desenvolvida a partir da
seguinte indagao: Existe tecnologia que pode ser utilizada pelas empresas
brasileiras para otimizar a busca, o armazenamento e a recuperao de
documentos?

1.2

OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo Geral

O objetivo deste trabalho analisar a importncia da utilizao da tecnologia
GED, aplicada nas empresas brasileiras, a partir de conceitos, princpios,
caractersticas e vantagens que positivamente as influenciaram na usabilidade
da gesto eletrnica de documentos.

13

1.2.2 Objetivos Especficos

Os objetivos a serem atingidos neste trabalho esto descritos de forma
detalhada a seguir:
Realizar uma fundamentao terica sobre o termo documento e a
tcnica de gerenciamento eletrnico de documentos. Sero abordadas
peculiaridades dos dois termos. Sobre o termo estudar conceitos, princpios,
caractersticas e vantagens da tcnica de gerenciamento eletrnico de
documentos;
Abordar as aplicabilidades do sistema GED, as reas de atuao
contempladas pela tcnica, tambm ser dado destaque s tecnologias que
compe o GED, bem como sua integrao engenharia de processos;
Mostrar o relacionamento entre GED e empresas brasileiras, a situao
da tecnologia no Brasil, alm disso, identificar os problemas e as dificuldades
que as empresas brasileiras enfrentam com a tentativa de implantao da
tecnologia de gerenciamento eletrnico de documentos;
Destacar os benefcios qualitativos e quantitativos que a tecnologia GED
proporciona s organizaes;
Analisar a utilizao do GED no mbito organizacional brasileiro,
focando em uma empresa, que dispe de servios de gerenciamento de
documentos, e em uma rea que obteve grandes avanos com a disseminao
da tecnologia.

1.3

JUSTIFICATIVA

Este estudo visa contribuir para a pesquisa sobre GED reunindo conceitos,
diretrizes e mtodos desenvolvidos e explorados por autores renomados na
rea que esclarecem a importncia dessa tecnologia nas empresas brasileiras,
sobretudo, em relao ao sucesso e sobrevivncia dessas organizaes que
priorizam servios geis e de qualidade para seus clientes.

Alm disso, a

experincia de empresas pode demonstrar limitaes tecnolgicas ou de

14
ordem financeira que precisam ser estudadas para posteriores discusses e
melhoramentos por profissionais e estudantes dessa rea tecnolgica.

1.4

ESTRUTURA DO DOCUMENTO

Este documento est dividido em captulos, que por sua vez esto divididos em
sees e subsees. Cada captulo possui uma abordagem relevante aos
objetivos do trabalho.
No Captulo 2 apresentada uma fundamentao terica abordando as
particularidades: do termo documento e da tcnica Gerenciamento Eletrnico
de Documentos. Mais precisamente,
No Captulo 3 so apresentadas as aplicabilidades de um sistema de GED
dando nfase s reas de implantao, as tecnologias que compe o sistema e
a importncia da integrao do GED com a Engenharia de Processos.
No Captulo 4 so mensurados os benefcios que a tecnologia GED oferece s
organizaes brasileiras, enfatizando a produtividade, os custos e a melhoria
no espao fsico onde os documentos so armazenados.
No Captulo 5 feita uma anlise sobre a atuao do GED no mbito
organizacional brasileiro, mostrando as empresas que utilizam a tcnica e
como elas progrediram com a sua implantao.
Por fim no captulo 6 so dadas as consideraes finais desta pesquisa.

1.5

METODOLOGIA DA PESQUISA

Este trabalho tem como mtodo de pesquisa a reviso bibliogrfica, visando

adquirir conhecimento sobre a temtica citada, e especificamente realizando
uma pesquisa exploratria atravs de livros, artigos e internet.

15

2.

FUNDAMENTAO TERICA

O surgimento de normas em relao gesto documental (criao,

manipulao e arquivamento) de documentos eletrnicos nas organizaes,
oriundo do processo normativo criado h muitos anos, onde se utilizava apenas
mtodos tradicionais de gerenciamento de documentos. Atualmente, com o
surgimento de mais normas, leis e seguido do auxlio de tecnologias, a maneira
de gerenciar as informaes documentais nas organizaes ficou mais
diversificada e fcil.
Com base no contexto apresentaremos neste captulo, os aspectos
relacionados tecnologia GED, como definio, princpios da tcnica,
caractersticas, vantagens e desvantagens.

Como a tcnica GED est

relacionada diretamente a documento, necessrio antes, apresentar algumas

peculiaridades sobre este meio de armazenar informaes, dentre elas
falaremos sobre: conceito, armazenamento, periodicidade/prazos, organizao
e ciclo de vida. Para estudar sobre documento e tcnica de gerenciamento
eletrnico de documentos, respectivamente, utilizaremos um referencial terico
que d o embasamento fundamental para a pesquisa.

2.1

DOCUMENTO

Instrumento fundamental em toda e qualquer organizao, pois nele que

temos a base ou fonte de toda informao ou dado, como: livro, revista, jornal,
etc. A seguir, sero apresentadas as principais particularidades de documento,
descritas no incio deste captulo.

2.1.1 Conceito de Documento

Conforme Indolfo, Campos e Oliveira (1995), o termo documento pode ser
definido como uma fonte de informao registrada em um suporte material que
pode ser utilizado para consulta com fins de estudo, prova e pesquisa, pois
comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e at pensamentos do homem
em uma determinada poca ou lugar.

16
Com base em Cunha (apud ARAUJO e COELHO, 2009, p. 3), documento :
Informao registrada, produzida ou recebida no incio, conduo ou
concluso de uma atividade individual ou organizacional, e que
compreende contedo, contexto e estrutura para fazer prova dessa
atividade. [...] Informaes registradas, independentes do suporte,
produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio
ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos
constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.

Segundo Fantini (2001, p.30) documento definido como:

Um conjunto de informaes (em meio eletrnico ou no) que agrega
dados estruturados, semi-estruturados e no-estruturados e que
representam o conhecimento produzido ao longo de um processo da
organizao.

Esses trs modelos de dados mencionados por Fantini configuram todo tipo de
informao produzida na empresa, que por sua vez, mediante a poltica
administrativa seguida na corporao, determina por quanto tempo um dado ou
informao pode manter-se armazenado ou arquivado.
Com base nesse pensamento, foram constatadas diferenas entre os dados
formatados (encontrados em arquivos de computador, bases de dados,
relatrios e aplicaes) e os documentos. A principal diferena que o primeiro
serve para as funes de registro, como armazenamento e recuperao de
informaes sobre o estado de um processo, enquanto que o segundo serve
para armazenar informaes de carter gerencial e estrutura das atividades
realizadas pela organizao.

2.1.2 Armazenamento dos documentos

As formas de armazenamento de dados em documentos dependem
unicamente do tipo ou caracterstica do documento.
Para Fantini (2001), em relao ao tipo, encontramos diversas formas como:
[...] facsimiles, e-mails, arquivos de processadores de texto, planilhas,
documentos em papel, vdeo e udio, microfilmes, formulrios HTML,
relatrios, informao de EDI (Electronic Data Interchange) e outros. Estes
documentos so considerados como a base para a comunicao entre as

17
pessoas e os processos de negcios. Desta forma, muitas pessoas criam,
modificam ou visualizam esses documentos diariamente em uma organizao,
embora no sejam usados exclusivamente por indivduos.
Segundo Indolfo, Campos e Oliveira (1995), atravs de seus diversos
elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados
quanto ao gnero, a espcie e a natureza do assunto.
Quanto ao gnero, os documentos podem ser definidos por seu aspecto de
representao em diferentes suportes:
Documentos Textuais: So documentos manuscritos, datilografados,
digitados ou impressos;
Documentos
dimenses

Cartogrficos:
variadas,

So

contendo

documentos

em

representaes

formatos

geogrficas,

arquitetnicas ou de engenharia. EX: mapas, plantas e perfis;

Documentos Iconogrficos: So documentos em suporte sintticos
contendo imagens estticas. EX: fotografias (contempla os negativos
fotogrficos), desenhos e gravuras.
Documentos

Filmogrficos:

So

documentos

em

pelculas

cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou

no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo
imagens em movimento. EX: filmes e fitas vdeomagnticas.
Documentos Sonoros: So documentos com dimenses e rotaes
variveis,

contendo

registros

fonogrficos.

EX:

discos

fitas

udiomagnticas.
Documentos Microgrficos: So documentos em suporte flmico
resultante da Microreproduo de imagens, mediante utilizao de
tcnicas especificas. EX: rolo, microficha, cartojanela.

18
Documentos Informticos: So documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador. EX: disco flexvel (disquete), disco rgido
(winchester) e disco ptico.
Dentre as formas de representao de documentos citadas nesta subseo,
destacamos os documentos informticos, que tm como caracterstica
fundamental a digitalizao, pois so trabalhados digitalmente para que
possam ter seu ciclo de vida maior do que os documentos tratados de forma
comum.
Conforme Avedon (1999), a preservao das informaes em documentos
digitalizados pode durar por at 200 anos. O que determinar o tempo de
conservao das informaes so o tipo de mdia de armazenamento e as
condies ambientais. Abaixo apresentamos um quadro demonstrativo das
mdias de armazenamento.

Nome da Mdia
CD-ROM

WORM

CD-R

MAGNETO-PTICO

Microfilmagem com
Qualidade
Arquivstica (Prata)

Temp. C

Umidade Relativa %

Durabilidade - Anos

40
30
20
10
40
30
20
10
40
30
20
10
40
30
20
10
40
30
20
10

80
60
40
25
80
60
40
25
80
60
40
25
80
60
40
25
80
60
40
25

2
10
50
200
5
20
100
200
2
5
30
100
2
5
30
100
20
50
200
500

Quadro 1: Mdias x Condies Ambientais x Durabilidade.

Fonte: Adaptado de Avedon (1999).

Quanto espcie, os documentos podem ser caracterizados pelo seu aspecto

formal, ou seja, as espcies documentais so definidas em razo da natureza
dos atos que lhes deram origem, ou em razo forma de registro de fatos.

19
Atos Normativos: So regras e normas expedidas por autoridades
administrativas. Ex: medida provisria, decreto, estatuto, regimento,
regulamento, portaria, entre outros.
Atos Enunciativos: So os opinativos, que esclarecem os assuntos,
visando a fundamentar uma soluo. EX: parecer, relatrio, voto.
Atos

de

Assentamento:

So

configurados

por

registros,

consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. EX:

apostila, ata, termo, auto de infrao.
Atos Comprobatrios: So os que comprovam assentamentos,
decises etc. EX: traslado, certido, atestado, cpia autenticada ou
idntica.
Atos de

Ajuste: So representados por acordos em que a

administrao publica (Federal, Estadual, do Distrito Federal ou

Municipal) parte. EX: tratado, convnio, contrato, etc.
Atos de Correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos
em sentido amplo. EX: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem,
edital, intimao, entre outros.
Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou
sigilosos. A classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao
no prejudica a instituio, podendo ser de domnio publico. Consideram-se
sigilosos os documentos que, pela natureza de seu contedo, devam ser de
conhecimento

restrito,

e,

portanto,

requeiram

medidas

especiais

de

salvaguarda para sua custdia e divulgao.

2.1.3 Periodicidade/Prazos dos Documentos

Em uma organizao, existem documentos em forma de papel sendo gerados
a todo instante, e eles tambm possuem uma periodicidade ou durabilidade na
questo do armazenamento.

20
Com base em Fantini (2001, p.17), a periodicidade dos documentos:
definida de acordo com as necessidades burocrticas do processo
administrativo, ou, so regidas por uma legislao especfica que
determina por quanto tempo devem ser guardados e deixados
disposio de uma eventual auditoria pelos rgos competentes.

A questo do prazo de armazenamento um assunto bastante relevante, pois

muitas empresas brasileiras conhecem os regimentos aplicados ao tempo que
se pode guardar documento de papel, porm no implanta essas regras. De
acordo com a legislao, os documentos devem ser guardados pelos seguintes
perodos, conforme quadro abaixo:
Prazo
3 Anos

5 Anos

10 Anos

Tipo de Documento
Caged Cadastro geral de admitidos e demitidos
Folha de votao da CIPA
Atestado Mdico
Aviso de dbito e crdito
Aviso e recibo de frias
Aviso prvio
Balancete
Carta de Advertncia
Carto de Ponto
Comunicao de dispensa
Conhecimento de frete
Conta de gua, Luz e telefone
Contrato de Estgios
Contribuio Sindical
DAR-Documento Arrecadao Estadual
Despesas de Viagens
DIRF-Declarao Imposto de Renda na Fonte
Duplicata a Pagar
Duplicatas Recebidas
Extratos Bancrios
ICMS-Guia de recolhimento do Imposto sobre Circulao de Mercadorias
e Servios
IPI-Imposto sobre Produtos Industrializados
IPTU-Imposto Predial Territorial Urbano
IPVA-Imposto sobre Veculos Automotores
IRPF-Imposto de Renda Pessoa Fsica
ISSQN-Imposto sobre servios de qualquer natureza
ITR-Imposto Territorial Rural
Livro Registro de Entradas
Livro Registro de Inventrio
Livro Registro de Sadas
Livro Registro de ICMS
Livro Registro de IPI
Livro Razo
Movimento de Caixa
Notas Fiscais de Entrada, Sada e Transferncia
Pedido de dispensa
Recibo de depsito bancrio
Recibo de penso alimentcia
Atestado de afastamento e salrios
Atestado de vacina
Auto de infrao do INSS
Autorizao para desconto em folha

21

20 anos

30 anos

Permanente

DARF-Documento Arrecadao Recursos Federais

DCTF-Declarao Contribuio Tributos Federais
Ficha salrio famlia
IRPJ-Imposto de Renda Pessoa Jurdica
Lalur-Livro de apurao lucro real
PIS-Programa de Integrao Social. Cadastramento
PIS-Guia de Recolhimento
PAT-Programa de Alimentao ao Trabalhador. Guia de Recolhimento
RAIS-Relao Anual de Informaes Sociais
Recibo de pagamento
Salrio educao guia de recolhimento
Salrio famlia
Salrio maternidade
Seguro desemprego
Adicional de periculosidade
Atestado Admissional
Comprovante de acidente de trabalho
Contrato de trabalho
Equipamento de proteo individual
Processo trabalhista
Resciso contrato de trabalho
Alterao cadastral de empregado
Auto de infrao do FGTS-Fundo de Garantia por Tempo de Servio
AM-Autorizao para movimentao conta vinculada FGTS
Declarao de opo FGTS
Discriminao de parcelas salrio contribuio INSS
Ficha financeira individual
Folha de pagamento
GRPS-Guia recolhimento Previdncia Social
Guia recolhimento FGTS
Recibo de Pr-labore
Relao de empregados
RPA-Recibo de pagamento a autnomo
Ata reunio da Cipa
Balano Patrimonial
Dissdio Coletivo
Ficha registro de empregados
Livro de registro de inspeo do trabalho
Livro de registro de patrimnio
Livro dirio

Quadro 2: Periodicidade/Prazo dos Documentos.

Fonte: Adaptado de Fantini (2001).

2.1.4 Organizao dos documentos

O termo organizao definido por Chiavenato (1999, p.23) como:
[...] um sistema de atividades conscientemente coordenadas de duas
ou mais pessoas. A cooperao entre elas essencial para a
existncia da organizao. Uma organizao somente existe quando:
h pessoas capazes de se comunicarem e que esto dispostas a
contribuir com ao conjunta, a fim de alcanarem um objetivo em
comum.

Conforme Roncaglio et al. (apud RIBEIRO, 2008), gerenciar documentos

significa racionalizar os espaos de armazenamento destes, garantindo s

22
empresas obter um melhor controle sobre as informaes que produzem e/ou
recebem. Desta forma, suas atividades operacionais ocorrero com mais
eficincia e rapidez.
A organizao de documentos nas empresas realizada na maioria das vezes
com base nas caractersticas semelhantes existentes entre tais documentos.
Segundo Starbird e Vilhauer (1997), a peculiaridade dos documentos est
relacionada funo, processo ou atividade que eles detm, e esse fator
fundamental e aplicvel pela maioria das organizaes, onde se costumam
seguir uma ordem hierrquica no arquivamento de documentos, comeando de
um grupo para subgrupos.
As organizaes possuem diversos setores ou grupos, porm alguns desses
ganham

destaque,

dentre

eles

temos

os

ramos

de:

administrao,

contabilidade, marketing e finanas.

Dentre esses grupos, podemos destacar o setor contbil, que pode ser
subdividido em contas a pagar, contas a receber, faturas, etc, e o setor
financeiro, subdividido em nota fiscal de sada, nota fiscal cancelada, etc.
(STARBIRD e VILHAUER, 1997).

2.1.5 Ciclo de Vida dos Documentos

Toda empresa possui um processo organizacional, e dentro deste princpio
esto os inmeros documentos de papel, produzidos e arquivados no dia-a-dia,
pois fazendo parte desta norma, estes produtos tm um ciclo de vida de acordo
com o processo organizacional da empresa. Desta forma, seu tempo de vida
pode durar enquanto houver necessidade de uso, ou seja, atravs da
possibilidade de pesquisa e relevncia para os planos e objetivos da
organizao.
Em relao produo de documentos, podemos dizer que esta atividade em
uma empresa ocorre medida que novos acontecimentos e necessidades
surgem, formalizando assim, a veracidade ou legalidade destes fatos. O que

23
pode determinar o ciclo de vida destes documentos o seu escopo,
caracterizando uma durao longa ou temporria.
Como exemplos de documentos com ciclo de vida temporrio, podemos citar
os referentes a um processo de admisso de funcionrios, aonde a contratao
vem aliada ao documento que torna legal o ato em questo, porm este tem
prazo de validade definido. Ex: Recenseadores do IBGE, pessoas contratadas
para realizar o trabalho de coleta em mais ou menos (3) trs meses.
Para Starbird e Vilhauer (1997, p.74) o ciclo vital da documentao pode
parecer uma seqncia linear desde a criao e gerenciamento dos
documentos ao armazenamento e ocasional pesquisa, at uma eventual
destruio.
Segundo Arajo e Coelho (2009), o ciclo de vida dos documentos ocorre desde
sua produo, organizao, tramitao e uso at sua destinao final. Com
isso, fica garantido, a eliminao criteriosa dos documentos destitudos de valor
para a guarda permanente e a preservao daqueles de valor informativo
probatrio ou histrico. A figura 1 ilustra o percurso de atividades dos
documentos:

Figura 1: Ciclo de vida dos documentos.

Fonte: Dorbal (2004).

O ciclo de vida dos documentos representado na figura 1 pode ser descrito

com base em Araujo e Coelho (2009):

24
Criao: etapa onde o documento criado, adquirido ou selecionado,
ou seja, ele criado pelo sistema ou adquirido por fontes externas ou
selecionado a partir de uma fonte externa.
Distribuio e publicao: o documento pode ter um uso ativo ou no,
logo se no existir esse uso contnuo pode garantir o seu arquivo (fsico
ou eletrnico) para futura recuperao, atravs do armazenamento.
Ps-deciso: visa ter uma organizao para os documentos, onde ele
tambm classificado de acordo com um plano de classificao e
descrio.
Arquivo e descarte: temos a questo da eliminao ou conservao, a
qual depende de uma avaliao da informao, onde se decide pelos
prazos de reteno ou eliminao imediata.

2.2 GERENCIAMENTO
(GED)

ELETRNICO

DE

DOCUMENTOS

Para estudar sobre Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)

importante conhecer o significado de cada palavra que forma o acrnimo GED,
pois esse tema surgiu a partir da juno das trs palavras: gerenciamento,
eletrnico e documento. Nesta seo, sero apresentadas as peculiaridades da
tecnologia GED, tais como: definies, princpios, caractersticas, vantagens,
desvantagens e as diferenas entre documentos de papel e a tcnica GED.

2.2.1 Definio de GED

De acordo com Sprague e Ralph (1995np), o termo Gerenciamento Eletrnico
de Documentos define-se separadamente da seguinte maneira:
Gerenciamento: refere-se criao, armazenamento, organizao,
transmisso, consultas, manipulao, atualizao, e eventual disposio
de documentos para preencher um propsito organizacional.
Eletrnico: est ligado utilizao de tecnologias de informao.
Documento: entende-se como um conjunto de informaes pertinentes
a um tpico, estruturado para a compreenso humana, representado por

25
uma variedade de smbolos, armazenado e manuseado como uma
unidade.
Para Koch (1998, p. 22-23), gerenciamento eletrnico de documentos
definido como a somatria de todas as tecnologias e produtos que visam a
gerenciar informaes de forma eletrnica. Tais informaes so classificadas
em trs tipos:
Voz: onde as informaes geradas de forma verbal. Cada vez mais
informaes verbais esto deixando o carter informal e assumindo
importncia no mundo dos negcios, como, por exemplo, pedir uma
pizza, aplicao no banco e alterao na aplice de seguros, tudo por
telefone.
Texto: contendo informaes mais formais, desde cartas a contratos,
planilhas, manuais, etc.
Imagem: mostra informaes que no podem ser representadas nas
formas anteriores (mapas, fotografias, assinaturas, etc.).
Entretanto, Avedon (1999) definiu gerenciamento eletrnico de documentos
(GED) como uma configurao de equipamento, software e de recursos de
telecomunicaes, baseada em computador e automatizada, que armazena e
gerencia imagens de documentos, e seus ndices codificados, que podem ser
lidas por mquinas e processadas por computador para recuperao sob
solicitao.
Como pode ser observado, existem vrias citaes sobre a definio de GED,
porm importante ficar claro, o significado das trs palavras que compem
esta tecnologia. Sobre elas podemos fazer as seguintes inferncias:
Gerenciar o ato de realizar um processo, envolvendo aes;
O termo eletrnico diz respeito ao meio de como se faz a ao ou
execuo;
E por fim documento que a matria, o corpo a ser trabalhado.

26
Com base nessas informaes, a tecnologia GED torna-se uma ferramenta de
suma importncia para as empresas brasileiras, bem como tambm para as
pessoas que trabalham no manuseio de documentos representados na forma
de papel. O termo Documento representa grande particularidade numa
estrutura organizacional, pois no documento que temos a base de toda a
informao registrada, fitada em um suporte material com o objetivo de ser
utilizada para consulta, provas, pois nele encontra-se todo o contedo que
ratifica os fatos e execues que foram realizadas.
A utilizao da tcnica GED procura sanar problemas relacionados ao
armazenamento de informaes existentes em documentos em forma de papel,
dentre as desvantagens mais comuns encontramos:
Acesso limitado;
Difcil recuperao;
Baixa segurana e integridade dos arquivos;
Necessidade de muito espao para alocao;
Alto custo de manuteno destas instalaes;
Alto custo de produo e gerenciamento (pessoal alocado).
Com base nas desvantagens dos documentos citadas anteriormente, notria
a percepo de contradio com o que prima maioria das empresas
brasileiras que a convenincia e o custo/benefcio. O primeiro aspecto
destaca-se com a possibilidade de ser um fator motivador para deciso tomada
na aquisio de um sistema de GED, enquanto o segundo a melhor razo
para se fazer o investimento.
A seguir, na figura 2 ilustrado um documento composto adaptado
tecnologia GED.

27

Figura 2: Representao grfica de um documento composto no contexto de GED.

Fonte: Adaptado de Sprague e Ralph (1995np).

2.2.2 Princpios da tcnica GED

Como j foi mencionada, a tecnologia GED, surgiu para melhorar a
organizao informacional das empresas, pois ela prov um meio que
facilmente armazena,

localiza

recupera

informaes existentes

em

documentos eletrnicos. Deste conceito possvel tirar alguns princpios,

dentre eles podemos dizer que a tcnica GED (KAMIROSKI, 2004):

28
Possui modo de gerenciamento e visualizao de documentos em
formato digital, seja digitalizada em processador de texto, planilha ou
outro;
No restrita somente a documentos acabados, no estgio final de
aprovao ou com destino ao arquivo. So sistemas que, dependendo
de sua necessidade, podem controlar o documento desde sua criao.

2.2.3 Caractersticas do GED

O gerenciamento eletrnico de documentos caracteriza-se por ser um
instrumento que possibilita s empresas dinamizar, racionalizar e disseminar o
acesso informao e a tomada de deciso no nvel estratgico das
organizaes (HADDAD, 2000).
Uma das caractersticas tpica de gesto de documentos a forma segura que
a tecnologia trata as informaes documentais das empresas, e dentre as
maneiras temos a digitalizao2. A figura 3 mostra os passos da digitalizao
de documentos.

Figura 3 - Passos da Digitalizao de Documentos.

Fonte: Valente (2007)

Processo de converso de documentos em papel ou microfilme para uma imagem digital

atravs de um equipamento denominado scanner.

29

2.2.4 Vantagens da utilizao do GED

A utilizao de sistemas GED nas organizaes surge devido maneira de
arquivamento de informao documental fsica que estas empresas realizam.
Geralmente este procedimento feito em armrios que so separados por
relevncia e ordem alfabtica. Assim, surge necessidade de um espao fsico
que garanta condies, tanto para a busca dos mesmos, quanto segurana
para que no haja depreciao e perda de informao. Para tanto, a
implantao do GED feita para melhorar o tempo de busca desses
documentos, economizando espao fsico em armrios, os quais servem para
arquivamento e acesso das informaes documentais.
Com base em Sprague e Ralph (1995, np), apresentamos algumas vantagens
do GED:

A economia de papel, j que os documentos estaro disponveis em

mdia eletrnica digital, fazendo mnimo o uso do papel;

A economia de espao fsico, pois um arquivo metlico de 4 gavetas,

com capacidade de 22.000 documentos, pode ser facilmente acomodado
em 1GB de espao de disco. Um equipamento com capacidade para
186GB, ou 4 milhes de documentos, pode ser acomodado no mesmo
espao do arquivo metlico;

A facilidade ao efetuar alguma consulta e reduo do tempo

localizao em grandes acervos, pois as consultas so feitas a partir
algumas palavras-chave, retornando vrios documentos referentes
assunto desejado, evitando contedo sem ligao com o contexto
busca.

O aumento na integridade de arquivos, j que redundncias seriam

facilmente localizadas e tratadas;

A alterao de qualquer documento s seria possvel mediante a

autorizao do gerente do sistema dada ao usurio, que pode ser
implementada de vrias maneiras, como por exemplo, com o uso de
senhas;

A disponibilidade de um documento para vrios usurios

simultaneamente, que com o uso da tecnologia de redes, podero fazer
uso de um documento no mesmo momento;

A fcil manuteno do acervo, pois o sistema assegura a organizao do

acervo em tempo integral, as revises de documentos ficam muito mais
fceis e os gerentes de sistema podero ter informaes do estado de
seu acervo a qualquer momento, sem ter realizar pesquisas demoradas
ou especficas;

A diminuio de perdas por arquivamento errado, j que os documentos,

antes de serem inseridos no acervo eletrnico, passam por uma

de
de
ao
da

30
classificao (indexao) que se baseia em vrios aspectos do contedo
do documento;

A correo de erros e aumento de legibilidade de documentos. Alguns

documentos de papel podem j estar na forma de cpias fotogrficas ou
em deteriorao. Os sistemas dispem de software de correo de
imagens, tornando documentos de m qualidade melhores depois de
digitalizados e tratados.

2.2.5 Desvantagens do GED

A realidade dos custos na aquisio de sistemas GED, que eles no so
baratos e sua aplicao exige muitos esforos financeiros, espaos fsicos e
profissionais.
Conforme Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), alguns problemas podem surgir
na implantao de sistemas GED, quando esta etapa realizada sem uma
orientao de profissionais especializados e adequados ao sistema. Segundo a
fonte, a ausncia de infra-estrutura apropriada, a falta de um planejamento
adequado e de uma padronizao no formato de armazenamento do
documento no sistema so as principais causas dos problemas psimplantao.
Segundo os autores Starbird e Vilhauer (1997, p. 88), um sistema de
gerenciamento eletrnico de documentos mal planejado, pode nunca chegar a
funcionar da forma pretendida ou imaginada. Portanto, recomendada a
avaliao dos aspectos citados no pargrafo anterior, para que a escolha do
software seja a correta, fazendo com que o sistema funcione como esperado,
eliminando problemas posteriores.

2.2.6 Diferenas funcionais entre documentos de papel e GED

Segundo Baldam, Valle e Cavalcante (2002), as diferenas operacionais entre
documentos tratados em forma de papel e pela tecnologia GED, surgem para
melhorar o rendimento e a produo de milhares de empreendimentos
espalhados pelo Brasil, pois observando as distines entre eles que as

31
organizaes optam por melhoria (com a implantao de GED) ou por
continuar com a metodologia tradicional de produzir documentos.
No quadro a seguir, sero ilustradas as principais diferenas entre papel e
GED:

Atividade
Capturar um documento
Uso de mais de uma forma
de armazenar documentos
ou arquivos setoriais

Recuperao

Tempos de recuperao
Distribuio do documento
(imagem)
Espao exigido para
armazenamento
(documentao por m)
Potencial de perda de
documentos
Impacto na infra-estrutura
de computadores
Impacto no sistema
atualmente em uso

Papel

GED

So armazenados em armrios
e pastas.
Cpias so feitas e
armazenadas em diversos
arquivos.

Documentos so digitalizados
para gerar imagens.
Busca por ndice de
diferentes maneiras para
localizar o mesmo
documento.
Sem limite fsico.
Ir ao computador, pesquisar
pelo ndice desejado,
visualizar ou imprimir.

Exemplo de fcil consulta: ir at

a sala do arquivo, encontrar o
documento, remov-lo, ir
copiadora, fazer cpia, retornar
o original ao local de origem.
Desde vrios minutos at
semanas
Malote, correio interno

Segundos

Alguns milhares

Via mensagem eletrnica,

prpria do sistema ou e-mail.
Milhes

Alta

Mnima

Nenhum

Alto

Nenhum

Potencialmente alto pode

requerer reviso de
processos.

Quadro 3: Comparao entre atividades de recuperao de documentos em papel e GED.

Fonte: Adaptado de Baldam, Valle e Cavalcante (2002)

Com base no quadro acima, percebemos que os aspectos velocidade e

praticidade so primordiais nas execues dirias de tarefas realizadas nas
empresas ou organizaes.

32

3.

O MERCADO DE GED

Neste captulo sero apresentadas as aplicabilidades de um sistema de

gerenciamento eletrnico de documentos, bem como as tecnologias que
compe a gesto de documentos.

3.1

APLICABILIDADES DO GED

Segundo

Cenadem

Centro

Nacional

de

Desenvolvimento

do

Gerenciamento da Informao (2007) existem muitas aplicabilidades de GED,

pois o objetivo de uma empresa ter um sistema de GED, no somente
guardar arquivos eletrnicos, mas tambm ser capaz de ter em suas mos o
poder de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. Como aplicabilidade
do GED tem-se:
Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comrcio
eletrnico e outras tecnologias;
Apoio aos processos de fiscalizao;
Apoio documental aos sistemas de GIS;
Arquivos de recortes de jornais e revistas Clipping;
Atendimento a clientes de servios utilitrios: telefonia, energia eltrica e
outros;
Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente,
aplicaes, por exemplo;
Automao de cartrios;
Bibliotecas digitais;
Cartes de assinatura;
Catlogos de peas e listas de preos;
Contratos de cmbio;
Contratos de financiamento e leasing;
Controle completo de compras. Do pedido entrega do produto;
Controle de bilhetes de companhias areas;
Controles de documentos de arrecadao, impostos, taxas e multas em
organismos do governo;

33
Converso de acervos histricos;
Converso de sistemas microgrficos;
Depsitos e pagamentos na retaguarda das agncias bancrias;
Desenhos de engenharia e relatrios tcnicos;
Disponibilizao ampla de documentos oficiais. Por exemplo, dirios
oficiais;
Documentao administrativa de hospitais;
Documentao cadastral e societria de clientes;
Documentao da logstica de transporte;
Documentao de auditoria;
Documentao de consrcios;
Documentao dos sistemas de qualidade - ISO 9000, por exemplo;
Documentao e acompanhamento do ciclo de vida do produto;
Documentao e relatrios contbeis e financeiros;
Documentos de escritrio de modo geral: Word, Excel, Power Point e
outros;
Documentos e processos de tribunais;
Documentos em geral das polcias civis, militares, detrans e outros;
Documentos em geral de instituies de ensino;
Forms Processing - Processamento de Formulrios;
Gerenciamento da documentao em benefcios. Fundos de Penso,
por exemplo;
Gerenciamento de contratos em geral;
Gerenciamento de correspondncia, fax, e-mail e outros veculos;
Gerenciamento de ordens de servio;
Gerenciamento de processos de concesso;
Processamento de cheques. Da consulta compensao;
Processos de crdito imobilirio;
Processos de importao e exportao;
Pronturios das reas de recursos humanos, incluindo recrutamento e
seleo;
Pronturios de pacientes em hospitais;
Resultados de exames laboratoriais;
Seguradoras: aplice, sinistro at a indenizao;

34

3.1.1 reas de aplicao do GED

Segundo a WSCOM (2010, np), dentre as diversas aplicabilidades citadas
neste contexto, destacamos trs reas onde a tecnologia GED tem atuao
forte, so elas: rea da sade, jurdica e contbil. Essas reas tm uma
caracterstica em comum, o manuseio muito grande de papis.

3.1.1.1 Sade
A rea da sade destaque pela diminuio na emisso de pronturio em
forma de papel. As instituies de sade do Brasil geram diariamente um
volume enorme de documentos com informaes sobre a sade de pacientes,
onde em um hospital de 100 leitos, por exemplo, so gerados em mdia oito
mil pginas/dia. Destas, cinco mil consiste nos documentos que compe o
pronturio mdico, um dos principais documentos produzidos pelas instituies
de sade.
A justificativa da implantao do GED pelas instituies de sade a agilidade
e a facilidade na consulta e visualizao dos pronturios, uma vez que o
manuseio de pronturios uma tarefa rdua, devido ao grande volume gerado
diariamente. Outros fatores relevantes da utilizao do GED so a garantia de
privacidade e segurana do paciente, pois conforme a legislao brasileira o
pronturio considerado um documento de poder do paciente e no do rgo
de sade.

3.1.1.2 Jurdica
A rea jurdica est entre as 5 primeiras reas que mais produz documentos
em papel no Brasil. Desde que a Lei n 11.419/06 foi sancionada, em muitos
setores do Poder Judicirio houve mudanas na maneira de trabalho de juzes
que executam tarefas no Ministrio Pblico, escritrios de advocacia e dos
departamentos jurdicos das empresas.
O diferencial da lei citada, que ela autoriza o uso de meios eletrnicos na
tramitao de processos judiciais, peties, recursos e intimaes. Desta

35
forma, a ajuda nas atribuies funcionais dos advogados quando os mesmos
no

perdem

mais

tanto

tempo

procurando

processos

de

clientes.

A implantao de GED em um determinado setor jurdico de suma

importncia, porque dar condies aos advogados, juzes e demais
profissionais da rea de realizarem trabalhos de forma mais eficiente e
aproveitando os recursos tecnolgicos que o sistema de GED oferece. Com
base nesta afirmativa, fica notria a importncia do GED na rea do direito,
garantindo o cumprimento das normas legislativas no trmite processual.

3.1.1.3 Contbil
Em um escritrio de contabilidade comum existir estantes contendo caixas ou
pastas, onde se armazenam diversos documentos de papis. E quando uma
empresa apresenta esta realidade, torna-se difcil a tarefa de manusear e
guardar esses enormes volumes de documentos.
Para solucionar os problemas citados, oferecendo agilidade e preciso na
busca das informaes, a tcnica GED dispe da digitalizao, tecnologia
poderosa e flexvel no processo de arquivamento, preservao e acesso a
documentos atravs do armazenamento de suas imagens em formato digital. E
essas imagens podem ser reproduzidas e visualizadas em computadores,
localizados de forma isolada ou em redes, com conexes locais ou remotas.
Ampliar, reduzir, rotacionar e reproduzir imagens em impressoras grficas,
tambm so tarefas da digitalizao.

3.2 TECNOLOGIAS CORRELATAS DO GED

As tecnologias que atualmente constituem a tcnica GED, foram sendo
incorporadas ao GED na medida em que a realidade das empresas foi
mudando, ou seja, o surgimento de necessidades reais que demandava a
implantao do gerenciamento eletrnico de documentos (CENADEM, 2007).
Atualmente existem (06) seis tecnologias que formam o GED:

36
Gerenciamento de Documentos (Document Management - DM)
So solues voltadas ao gerenciamento do ciclo de criao e reviso
dos documentos, onde dados do tipo nmero da verso/reviso, data da
criao, autor, dentre outros, so mais relevantes. Ou seja, o tipo de
informao aqui dinmico, pois est em constante processo de
alterao. Abaixo so visualizadas na figura 4, as funes da tecnologia
Document Management.

Figura 4: Funes do Document Management DM

Fonte: Silva (1995) apud Haddad (2000).

Gerenciamento da Imagem dos Documentos (Document Imaging DI) Koch (1998) define esta tecnologia como: documentos em papel ou
microfilme que se utilizam da tecnologia de imagem para agilizar os
processos de consulta, processamento e distribuio de documentos. O
Gerenciamento da Imagem dos Documentos utiliza programas de
gerenciamento para arquivar e recuperar documentos, empregar
equipamentos

especficos

para

captao,

armazenamento,

visualizao, distribuio e impresso das imagens dos documentos.

37

Figura 5: Etapas do Document Imaging para documentos em papel.

Fonte: Silva (1995) apud Haddad (2000).

Gerenciamento

de

Arquivos

(Records

and

Information

Management) Koch (1998) afirma que o Gerenciamento de Arquivos

o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da
mdia em que ele se encontra. O gerenciamento da criao,
armazenamento, processamento, manuteno, disponibilizao e at
descarte dos documentos so controlados pela categorizao de
documentos e tabelas de temporalidade.
Processamento

de

Formulrios

(Forms

Processing)

processamento de formulrios permite reconhecer as informaes nos

formulrios e relacionadas com campos nos bancos de dados. Essa
tecnologia automatiza o processo de digitao, por exemplo,
costumeiramente utilizado por bancos para agilizar o processamento dos

38
formulrios de abertura de contas e concesso de crditos (KOCH,
1998).
Gerenciamento

comparativo

de

relatrios

(COLD/ERM)

tecnologia Computer Output to Laser Disk (COLD), ou sada do

computador para disco laser, segundo Haddad (2000, p.15) so
ferramentas que visam o gerenciamento de relatrios oriundos de
sistemas informatizados, permitindo a recuperao de dados por
diversos ndices e apresentando-os em diversas formas. Os relatrios
so gravados em CD-ROM, ao invs da impresso, e disponibilizados
aos usurios para fazer consultas atravs de um software prprio. Para
Koch (1998) devido abrangncia dessa tecnologia, em vez de COLD
ela passou a ser chamada de ERM Enterprise Report Management, ou
gerenciamento corporativo de relatrios. Para o CENADEM (2007)
atualmente, essa transferncia de dados gerados eletronicamente para
discos

pticos

considerada

uma

importante

ferramenta

de

gerenciamento dos documentos e dos relatrios da organizao.

Fluxo de Trabalho (Workflow) Segundo Haddad (2000) so
softwares que automatizam e controlam os processos de negcio de
uma organizao. A tecnologia Workflow, atravs dos seus fluxos,
permite ao usurio analisar, programar, modelar e revisar os processos
de trabalho de uma forma mais simples e interativa, reduzindo tempo de
execuo e custos totais. Para Dalleyrand (1995), o fluxo de trabalho
permite gerenciar de forma proativa qualquer processo de negocio da
empresa. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades
e um aumento de produtividade com objetividade e segurana. Tambm
atua como integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias,
exemplo: ERP Enterprise Resource Planning (Planejamento de
Recursos

da

Empresa),

SCM

Supply

Chain

Management

(Gerenciamento da Cadeia de Fornecedores), CRM Customer

Relationship Management (Gesto de Relacionamento com o cliente),
EBussiness (negcios via internet) e outras.

39

3.3 GED INTEGRADO ENGENHARIA DE PROCESSOS DE

NEGCIOS
A integrao do GED com a Engenharia de Processos de Negcios (EPN) est
associada grande contribuio que esta tem fornecido aplicao de GED.
A EPN tem como funo possibilitar o entendimento da maneira como o
trabalho se realiza, especificamente em relao aos fluxos horizontais e
transversais de atividades e informaes em um dado ambiente empresarial
(SANTOS ET AL., 2002).
Conforme Santos et al. (2002), o principal foco da EPN a coordenao das
fronteiras organizacionais, com suporte a modelos de processos que por sua
vez tem as finalidades de: representao, anlise e melhoria da forma de
trabalho, o qual realizado horizontalmente, orientado para produtos, clientes e
mercado, e nas organizaes.
A engenharia de processos tem muitas aplicaes, e uma delas o redesenho
de processos, que tem como propsito realizar um re-projeto do trabalho
considerando os processos existentes e os conhecimentos dos seus
executores (SCHEER 1998 e 1999).
O redesenho de processos serve como uma instncia da engenharia de
processos para obter relacionamento com o GED. A seguir sero mostradas 4
quatro etapas de funcionamento do redesenho de processos, e dentre estas
fases tem uma que envolve a tecnologia GED. As etapas so:
I.

Especificao e seleo ou desenvolvimento de sistemas de

informao;

II.

Definio e implantao de indicadores de desempenho;

III.

Anlise, projeto e implantao de nova estrutura organizacional

mais aderente aos processos;

IV.

Gerncia do conhecimento levantado durante a primeira fase (e)

implantao de Workflow e Gerncia Eletrnica de Documentos
(GED) (SANTOS et al., 2002).

40
Outro fator a ser destacado sobre a aplicao de redesenho de projetos a
grande contribuio que esta tcnica tem dado ao mercado de negcios
virtuais, como por exemplo: o Business to Business B2B, o Business to
Consumer B2C, o Consumer to Consumer C2C, e o Consumer to Business
C2B (SANTOS ET AL., 2002). Tais modelos de negcios so desenvolvidos
e projetados pela aplicao de redesenho de processos.
A figura 6 mostra a ligao da tecnologia GED com a engenharia de processos:

Figura 6: Aplicaes de processos.

Fonte: Santos et al. (2002)

3.4

GED E EMPRESAS BRASILEIRAS

O relacionamento entre GED e empresas brasileiras vem melhorando cada vez

mais, pois o primeiro vem obtendo sucesso em suas aplicaes solues de
problemas, enquanto o segundo est se tornando parceiro fiel tecnologia que
tem como propsito melhorar a maneira de gerenciar e preservar documentos
que passam anos e anos arquivados.
A tendncia que a tecnologia GED se fortalea ainda mais no mercado
brasileiro, pois mesmo com um nmero de empresas adeptas ao GED sendo
grande, h em nosso pas muitas empresas que sabem da existncia e que
conhecem a tcnica GED, porm no a utiliza.

41
Muitas dessas organizaes tm desenvolvido sua prpria metodologia de
arquivar documentos importantes. Muitas dessas tcnicas tradicionais de
arquivamento de papel e registros eletrnicos demandam um grande esforo
para gerenci-los, distribu-los e encontr-los, e, por conseqncia, os esforos
necessrios para gerenci-los so proporcionais ao nmero de arquivos. Essa
avalanche de papis gera a cada dia maiores problemas s organizaes.
Todavia, outras empresas possuem um nmero considervel de documentos
que so produzidos em meio eletrnico, como por exemplo: em editores de
texto (Word), planilhas eletrnicas (Excel), projetos de arquitetura, etc. Essas
operaes trazem grandes benefcios s empresas, porm esta forma de
produzir documentos sem um gerenciamento adequado pode causar
problemas como: produo de vrias cpias desses documentos e a
duplicao de arquivos, resultando assim, na grande ocupao de espao em
disco, alm de custos desnecessrios de armazenamento.
Para gerenciar melhor a produo de documentos, as empresas brasileiras
adotaram a tecnologia GED, podendo converter toneladas de papis em meio
eletrnico, arquivar documentos em pastas virtuais e monitorar o fluxo
completo, de modo a ter nas mos a informao certa, no momento certo, a um
custo acessvel.

3.4.1 O GED no Brasil

De acordo com Araujo (2005), a tecnologia GED cresce a cada ano no Brasil.
Tal afirmao foi feita com base em uma pesquisa desenvolvida pela
Association for Information and Image Management Internacional (AIIM) e a
International Data Corporation (IDC). Conforme as instituies, a nossa nao
lidera o mercado de GED na Amrica Latina, colocando-se frente do Mxico
e da Argentina.
De 2002 at 2006, o Brasil movimentou cerca de US$ 3,64 bilhes, sendo,
portanto, uma das reas da tecnologia da informao que mais se
desenvolvem no Pas atualmente (ARAUJO, 2005). Esse crescimento tende a

42
aumentar ainda mais, at porque existem no Brasil muitas organizaes que
tem conhecimento sobre GED, mas ainda no utiliza.

Segundo Rondinelli (apud FACHIN, 2010, p.19):

No Brasil, as primeiras iniciativas vieram do Poder Executivo Federal,
mas, no que diz respeito s tecnologias da informao, deixando de
fora o gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos,
limitaram-se implantar um sistema de programas, direcionados em
disponibilizar servios e informaes aos cidados atravs, da
internet, denominado Programa Sociedade da Informao
(RONDINELLI, APUD FACHIN, 2010, p.19).

Contudo, em relao ao GED, o CENADEM Centro Nacional da Gesto da

Informao foi o pioneiro e comeou a trabalhar com a tecnologia em 1976,
especificamente com micrografia, buscando sempre ampliar os conhecimentos
inerentes rea do GED. Com isso, o Centro passou a ser referncia nacional
e internacional, tanto para fornecedores, usurios e profissionais interessados
pelos produtos voltados ao gerenciamento documental.
O sucesso do CENADEM em relao implantao do GED no Brasil se deu
pelo fato desta empresa disseminar novas tecnologias da informao e
documentao, alm de realizar pesquisas e projetos.
Outro fator importante a ser destacado que o CENADEM o pioneiro no
cenrio nacional em programas de treinamento: O maior programa de
treinamento do mundo em GED, o CDIA + (Certified Document Imaging
Architect) foi trazido para o Brasil pelo CENADEM, atravs da empresa The
Rheinner Group, Estados Unidos (HADDAD, 2000).
O desenvolvimento de programas de treinamento como CDIA foi realizado para
atender as empresas que utilizam GED. Este suporte necessrio devido ao
grande nmero de informaes que so geradas diariamente. Para se ter uma
idia, nos ltimos 50 anos a humanidade gerou a mesma quantidade de
informao que em 5 mil anos. A probabilidade que tal volume duplique nos
prximos 18 e 26 meses.

43
Conforme Koch (1998), neste ano a produo de informao est duplicando a
cada 11 horas. Esta evoluo na gerao de documentos causa alguns
problemas nas organizaes brasileiras, onde um executivo pode levar em
mdia 30 dias/ano procurando documentos, realizando vrias cpias de cada
documento e gastando US$ 250,00 para produzir novamente cada documento
perdido.
Ainda segundo Koch (1998), a situao apresentada no pargrafo acima tende
a aumentar a extensa burocracia e disperso de informao, ocasionando
srias conseqncias aos executivos, dificultando suas tomadas de decises
pela ausncia de informaes concretas, alm do alto desperdcio de recursos.

3.4.2 Problemas enfrentados pelas empresas brasileiras

A realidade das organizaes brasileiras atualmente bastante evoluda, e
com o surgimento das tecnologias GED, a perspectiva de crescimento cada
vez maior. Porm, antes de implantar esta tcnica, preciso realizar
procedimentos de precauo, dentre eles citamos a identificao de demanda,
onde podem ser observadas quais vantagens a organizao pode obter
utilizando o GED. Essas medidas nem sempre so realizadas pelas empresas,
resultando desta forma no insucesso da aplicao da tecnologia.
De acordo com Haddad (2000), esta situao foi comprovada atravs de
pesquisas realizadas pela The Rheinner Group, e publicadas no livro
Gerenciamento Eletrnico de Documentos editado pelo CENADEM (online),
onde surgiu a confirmao de que um dos principais motivos de insucessos de
projetos envolvendo tecnologias GED, que as empresas no analisam suas
reais necessidades, e resolvem adquirir recursos para solucionar problemas
envolvendo suas operaes.
Como soluo para os vrios problemas identificados nas organizaes, foi
desenvolvida pelo The Rheinner Group, uma metodologia que relata as etapas
e fases de tratamento de documentos. Com base nela, a equipe envolvida no
processo de construo de projetos, tem condies de estruturar um Processo
de Gesto da Informao - PGI, que tem como finalidade assegurar a

44
racionalizao dos fluxos de deciso dentro da organizao, introduzir
tecnologia de forma segura, atendendo desta forma clientes em geral
vinculados organizao (HADDAD, 2000).
Ainda conforme Haddad (2000), o PGI utiliza (5) cinco etapas:
Descoberta: a etapa inicial onde os conceitos de GED so
apresentados na organizao, fazendo com que os funcionrios obtm
conhecimento sobre as tecnologias utilizadas, identificando suas
diferenas e aplicabilidades.
Levantamento: a fase em que ser feita uma anlise sobre os
aspectos organizacionais envolvidos na implantao, como tipo de
documentos envolvidos, volumes, que usurios tm acesso a estes,
necessidade de manuteno do original (papel), seu nvel de hierarquia
na organizao que pode ser estratgico, ttico ou operacional.
Anlise: Nesta etapa, depois de feito o levantamento dos dados, avaliase efetivamente a aplicabilidade da tecnologia. A anlise de um sistema
GED objetiva tambm eliminar os processos sobrepostos e/ou
ineficientes, facilitando assim, a tomada de deciso. Outro fator
importante a ser destacado que, nesta etapa analisa-se o ponto de
vista global da organizao e sua estratgia, considerando os propsitos
e a relao funcional de cada unidade da organizao e o seu fluxo de
informao.
Projeto: a fase onde ocorre o detalhamento do projeto com a
caracterizao dos recursos de hardware (que abrange scanner,
armazenamento, exibio, impresso e redes de comunicao), software
(vinculado ao produto, estrutura de indexao, gerenciamento de
mdias), servios de digitalizao, customizao de produtos e
treinamento de usurios para a implantao do projeto. Nesta etapa
importante

falar

sobre

documento

que

informa

todas

as

funcionalidades do projeto do sistema, dando nfase s necessidades

especficas do sistema fundamental seguir a metodologia com os
seguintes itens: fluxogramas de processos, descrio narrativa de
processos, necessidades e configuraes de hardware e software,

45
necessidade de pessoal treinado, estimativas de custos, resumo do
impacto nos escritrios, e finalizando um cronograma.
Construo: a etapa final, onde ocorre a implementao e
implantao do projeto, realizando a instalao de hardware e software,
desenvolvimento da aplicao, converso do acervo, produo assistida
e treinamento de usurios.

Figura 7: Ciclo de implantao de GED.

Fonte: Adaptado de Haddad (2000).

3.4.3 Porque utilizar a tecnologia GED?

A tecnologia GED, a cada ano que passa, vem ganhando espao no mercado
nacional, tornando-se aliada s empresas brasileiras que objetivam ter um
melhor controle de suas informaes, documentos e dados. Para Cenadem
(2007), a utilizao do GED previne a ocorrncia de fatos e problemas que
acontecem no nosso dia-a-dia. Portanto, as empresas brasileiras esto
implantando GED porque ele:
Permite a recuperao da empresa aps desastres, como o caso do
World Trade Center, EUA, em setembro de 2001.
Reduo de custos com cpias, j que h disponibilizao dos
documentos em rede.
Absoluto controle no processo de negcio.
Alta velocidade e preciso na localizao de documentos.

46
Criao de facilidades para o trabalhador do conhecimento.
Disponibilizao instantnea de documentos sem limites fsicos.
Eliminao de fraudes, principalmente em agncias governamentais.
Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos
humanos e aumentando a produtividade.
Grande melhoria no processo de tomada de decises.
Aproveitamento de espao fsico.
Ilimitadas possibilidades para indexao e localizao de documentos.
Evitar extravio ou falsificao de documentos.
Integrao com outros sistemas e tecnologias.
Aproveitamento da base de informtica j instalada na sua empresa.
Mais agilidade nas transaes entre empresas.
Maior velocidade na implementao de mudanas nos processos.
Exigncia da alta competitividade.
Melhor atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas precisas e
instantneas.
Obteno de vantagem competitiva sustentvel.
Possibilidade da empresa virtual sem limites fsicos, com reduo de
despesas e permitindo que funcionrios trabalhem a partir de casa.
nica soluo para cumprir prazos de recursos em processos, como no
caso de multas de trnsito.
Tecnologia viabilizadora de outras como ERP e CRM.

3.4.4 Dificuldades de aplicar tecnologias GED

As dificuldades de implantao de sistemas ocorrem sob todos os aspectos, e
no caso do GED no diferente. Dentre os problemas que surgem na etapa de
implantao, temos: o custo, a avaliao do hardware e software envolvidos no
processo e a resistncia ao uso da tecnologia GED (FACHIN, 2010).
De acordo com Fachin (2010), os custos da implantao dependendo da
arquitetura envolvida, podem sair caros e isto abrange tambm a avaliao do
equipamento (hardware e software), pois periodicamente necessrio realizar

47
suporte

no

sistema, trocando

perifricos

desgastados

como

tambm

atualizando algum software para atender verso em uso do sistema GED.

Outro problema a ser destacado a resistncia de uso da tecnologia GED, pois
existe em algumas ou na maioria das reparties ou empresas brasileiras,
funcionrios antigos que no gostam da insero de uma nova tecnologia em
sua tarefa diria, mesmo melhorando o rendimento deste empregado, a
aceitao dele no primeiro momento no ocorre, mas aos poucos ele acaba
colaborando em utilizar discretamente o sistema (FACHIN, 2010).
Porm, esta quebra de paradigmas nem sempre acontece, pois esses
empregados antigos se acostumam a realizar seus trabalhos da mesma
maneira durante longos anos, e quando surge alguma tecnologia que mude
sua rotina de trabalho eles ficam contrrios utilizao desse novo sistema.
Para Fachin (2010), outra dificuldade presente na aplicao do GED a
constante mudana que ocorre nas tecnologias, e isto faz com que as mdias
fiquem cada vez mais atrasadas, forando o sistema a se adequar s
mudanas e preparado para adaptaes possveis.
Santos (2005), afirma que o mais difcil na implantao do GED lidar com a
obsolescncia tecnolgica que inevitvel. Comumente, os suportes para
guardar os dados duram dcadas, enquanto que os softwares de acesso
resistem poucos anos.
Diante dessa realidade, com as mdias evoluindo rapidamente, ou deixando de
ser utilizadas, existe preocupao por parte das empresas, no momento de
escolher ou implantar um sistema de GED. Em decorrncia das freqentes
mudanas ou evolues das mdias, a ocorrncia de futuras migraes entre
estas inevitvel, pois s desta forma h a garantia de manter o acervo legvel
(KOCH, 1997).

48

4.

BENEFCIOS DO GERENCIAMENTO ELETRNICO DE

DOCUMENTOS
Neste captulo, vamos discorrer sobre os benefcios qualitativos e quantitativos
que a tecnologia GED proporciona s organizaes, destacando aspectos
relacionados produtividade, custos e melhoria no espao fsico de
armazenamento.

Mesmo

com

todas

as

dificuldades

mencionadas

anteriormente, os benefcios compensam todo o esforo dado pelas empresas.

Conforme Arajo (2005), dentre os benefcios que a tecnologia GED dispe s
organizaes temos:
Evitar e prevenir a perda de documentos;
Facilita o gerenciamento das informaes;
Possibilitar acessibilidade instantnea aos documentos;
As imagens so disponibilizadas a todos por estarem em rede;
E as organizaes tm uma reduo significativa do seu espao fsico,
que, antes, era ocupado por arquivos convencionais.
Ainda segundo Arajo (2005, p.5), o Gerenciamento Eletrnico de Documentos
tambm:
Minimiza recursos humanos e aumenta a produtividade, evita a
falsificao de documentos, tem absoluto controle no processo de
negociao, reduz as fraudes, principalmente em agncias
governamentais, melhora o atendimento ao cliente, tem mais
agilidade nas transaes entre as empresas e possibilita integrao
com outros sistemas e tecnologias [...].

Os fatores positivos citados sobre o GED foram primordiais para a expanso da

tcnica, pois diversas organizaes no s no Brasil, mas no resto do mundo
esto implantando e utilizando os sistemas GED em suas atividades
operacionais. No entanto, como este trabalho foca somente s empresas
brasileiras, mensurado apenas os benefcios que contemplam o mercado
nacional.

49

4.1 BENEFCIOS QUALITATIVOS DE GED

Os benefcios qualitativos que os sistemas GED trazem s empresas se
destacam por resolver problemas identificados durante dcadas em algumas
organizaes. Logo, destacaremos dois problemas enfrentados por empresas
que continuam a trabalhar com informaes documentais em forma de papel,
dentre esses problemas temos os relacionados produtividade e aos custos.

4.1.1. Aumento da Produtividade e Reduo de Custos

Conforme INDEXLOG (2010) o aumento na produtividade e a reduo de
custos de uma organizao com a implantao de um sistema organizado de
gesto

produo

da

informao,

so

aspectos

que

ocorrem

independentemente da rea de atividade da empresa.

Com isso, existe o ganho na produtividade porque o processo de produo de
documentos torna a atividade mais rpida, neste caso ocorre eliminao do
trabalho individual, onde em uma empresa existem pessoas que so mais
organizadas que outras, e a padronizao do estilo de trabalho.
Enquanto isso, os custos caem com a implantao do GED, pois gasta-se
menos tempo procurando documentos em locais organizados, e ter um melhor
controle minimizando os erros nestas buscas, eliminando o trabalho de refazer
o documento vrias vezes.

4.2 BENEFCIOS QUANTITATIVOS DE GED

Os benefcios quantitativos so to importantes quanto os qualitativos, pois
enquanto estes, relacionados qualidade, so destaques por apresentar
melhoria na produo e diminuio nos custos, aqueles se destacam em
diminuir o volume do estoque. A seguir, ser apresentado o aspecto da
melhoria no espao fsico com a aplicao da tecnologia GED.

50

4.2.1. Reduo no volume do estoque

De acordo com Indexlog (2010), com a implantao de um sistema de
gerenciamento eletrnico de documento uma empresa pode reduzir o volume
de seu estoque, obtendo um ganho de espao fsico em seus repositrios,
armrios, etc. Esta melhoria adquirida atravs de 02 (dois) procedimentos
(INDEXLOG, 2010):

Eliminao da Necessidade de Meios Fsicos de Armazenamento:

Como a maioria dos documentos so produzidos e armazenados em
meios digitais atravs do GED, a necessidade de meios fsicos como
armrios ou arquivos para armazen-los diminui consideravelmente.
Assim, todo o processo de conservao e registro feito em
computadores, servidores e discos.

Remoo Fsica dos Documentos: Procedimento realizado em

algumas empresas ps-implantao de sistemas de GED, onde para a
organizao melhor excluir a documentao em forma de papel e
destinar a administrao e armazenagem de seus documentos uma
empresa especializada em armazenamento e gesto de documentos. O
arquivamento em meios e temperatura otimizados, podem fazer os
documentos de papel durar muito tempo do que no processo tradicional.

51

5.

ANLISE DA

UTILIZAO

DE

GED

NO

MBITO

ORGANIZACIONAL BRASILEIRO
Visando contemplar o objetivo geral deste trabalho, sero abordados neste
captulo, aspectos relacionados aos cuidados que as empresas devem ter para
poder implantar a tecnologia GED. Tambm ser citada como exemplo, uma
empresa nacional (GED Brasil) especializada em gerenciamento eletrnico de
documentos, e uma rea de aplicao (contbil) que obteve grandes avanos
com a implantao da tcnica GED.
Como antes enfatizado, para obter resultados significativos com a adoo de
um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos, necessrio que a
forma operacional vigente nas empresas, antes da implantao do sistema,
passe por um processo de anlise, ou seja, precisa-se que o gestor planeje a
soluo completa antes de adquirir o equipamento ou software (ARAJO,
2005).

Tal

procedimento

fundamental,

pois

comum

ocorrer

incompatibilidade entre hardware e software prejudicando desta forma, as

empresas.
A anlise das necessidades das empresas brasileiras, adotada antes da
implantao do sistema GED e defendida pelos autores torna-se ainda mais
importante

necessria,

se

forem

consideradas

as

ramificaes

caractersticas prprias do segmento das empresas nacionais, as quais so

muito diferentes das empresas estrangeiras.
Segundo Arajo (2005), no caso de implantao de GED em grandes projetos,
deve-se considerar a possibilidade de aplicar a terceirizao de mquinas
(hardware) e software, com isso a atualizao do sistema se torna simples e
barata. Este fator de suma importncia, pois muitos dos casos de insucesso
de utilizao de GED esto relacionados ao processo caro e complexo de
atualizao que o sistema deve sofrer.
No entanto, se a empresa que deseja implantar a tcnica GED j possuir uma
intranet, ela dever analisar solues de fluxo de documentos compatveis com
as tecnologias Web, uma vez que os programas so, em geral, mais baratos e

52
de fcil implantao, influenciando assim a eliminao de gastos com a
aplicao de treinamentos para utilizar estas tecnologias (ARAJO, 2005). A
relevncia de se ter documentos disponibilizados via rede que eles podem
ser acessados por vrios funcionrios simultaneamente.

5.1. CENRIO ATUAL DE EMPRESAS COM TECNOLOGIA GED

Atualmente o nmero de empresas brasileiras que trabalham com a tecnologia
GED bastante grande. Contudo, as que mais se destacam no cenrio
nacional so: GED Brasil, GRUPO STORE, ARQUIVAR, ARK TEC e
P3IMAGE. Tais empresas trabalham especificamente com prestao de
servios (guarda, organizao e digitalizao de documentos arquivos
inteiros ou no) ou fornecimento de tecnologia. Outros servios fornecidos por
essas empresas so: a microfilmagem, destruio segura, arquivo de
segurana (salas-cofre) e segurana biolgica (ARAJO e COELHO, 2009).
Porm, a empresa brasileira a ser destacada com mais nfase neste trabalho
a GED Brazil Tecnologia da Informao. Empresa especializada em Gesto
da Informao, com sede no Rio de Janeiro, e representaes comerciais em
diversas cidades e com um quadro de profissionais formados pela CENADEM
(SP), UFF, UFSCAR e USP (GEDBRAZIL, 2010np).
Com atuao em vrios setores como: Governo, Empresas Privadas, Terceiro
Setor, Sindicatos e Associaes, a GED Brazil dispe de pessoal qualificado,
softwares,

scanners, servidor seguro,

treinamento

suporte

tcnico,

objetivando gerir toda sua informao, reduzindo custo e tempo para os

diretores, gerentes e toda equipe envolvida (GEDBRAZIL, 2010np).
Continuando neste contexto, a GED Brazil oferece servios s empresas
atravs de ferramentas como (GEDBRAZIL, 2010np):
1. Scanner de alta resoluo;
2. Equipe exclusiva treinada e dedicada na GED BRAZIL University;
3. Software de GED/ECM Workflow/BPM desenvolvido pela GED
BRAZIL;
4. Material especfico;
5. Servidor exclusivo para informaes confidenciais da sua
instituio;

53
6. Apresentao da Legislao vigente sobre digitalizao de
documentos no Brasil.

importante ressaltar que, a utilizao de todas as ferramentas ou no em

uma corporao, feita com base nas necessidades e pr-projeto apresentado
pelo gestor da empresa. Dentre essas ferramentas, existe uma que deve fazer
parte da estrutura funcional de toda e qualquer empresa, e tambm rea, que
trabalha com a tecnologia GED, e essa ferramenta a que fala sobre a
legislao vigente no Brasil em relao digitalizao de documentos.
No Brasil, j existe algumas reas que so contempladas pela legislao,
portanto, podem utilizar a tecnologia GED em suas tarefas operacionais.
Dentre as reas temos:

rea mdica - Pronturios mdicos: apresentao de estudos

sobre a resoluo do CFM, a orientao da ANS e orientao do
Arquivo Nacional para arquivos mdicos;
rea jurdica: orientao do TSJ e OAB sobre a digitalizao de
processos;
rea fiscal contbil: orientao da Receita Federal sobre o
SPED, Nota fiscal eletrnica, DIPJ, IRPF e outros documentos
digitais;
rea educao: orientao do Ministrio da Educao para
digitalizao das provas, boletins e outros documentos
(GEDBRAZIL, 2010np).

Como mencionado no incio deste captulo, vamos citar uma rea que obteve
grandes melhorias na execuo do trabalho organizacional, e dentre as reas
citadas podemos destacar o ramo da contabilidade, que sofreu um impacto
evolutivo muito grande com os avanos tecnolgicos, sobretudo envolvendo o
gerenciamento eletrnico de documentos.
Nesta nova era que a digital, est ocorrendo uma verdadeira revoluo no
trabalho de profissionais que atuam no setor contbil. Com esse novo contexto,
muitas empresas desse ramo, mudaram a forma de produzir as escrituras de
seus clientes, as quais eram feitas em folhas de papel, impressas e
armazenadas em arquivos fsicos. Outra transformao sucedida com a
implantao do GED a forma de acesso aos documentos, que antes era feito
procurando em imensas pilhas de arquivos e agora se procede diretamente no
computador.

54
Portanto, com essa mudana na sistematizao das atividades das empresas
de contabilidade, o contador passa a agregar valor ao servio e fica integrado
s normas da legislao fiscal e contbil.
Segundo Lopes e Sammarco (2010), h um rgo que normatiza a maioria das
empresas contbeis em muitos pases, o International Financial Reporting
Standards (IFRS), que traduzindo significa as Regras Internacionais de
Contabilidade. Este rgo tem como premissa, determinar a todos os
escritrios de contabilidade adotem as normas mundiais de padronizao do
setor, como por exemplo, converter todos os documentos em forma de papel
ao formato digital.
Porm, no Brasil onde se registram mais de 400 mil contadores e 70 mil
escritrios, existem vrias barreiras que dificultam a adaptao ao IFRS, e
dentre esses obstculos podemos citar o fator da administrao, que
executado na maioria das empresas (cerca de 80% compondo a rea contbil)
por familiares (LOPES e SAMMARCO, 2010). O que se percebe nesse tipo de
situao a resistncia de profissionais, especificamente os que possuem
mais tempo de servio, na utilizao de novas tecnologias que visam
modernizar as atividades do escritrio ou empresa.
No entanto, essa resistncia tende a fraquejar, pois a fiscalizao sobre essas
questes est mais forte, e com o surgimento da SPED, NF-e e a disputada
concorrncia de mercado provocam uma mudana de gerenciamento dos
escritrios, visando acompanhar o mundo digital.

5.2. MUDANAS DECORRENTES DO GED

Toda empresa que passa a utilizar as funcionalidades da tecnologia de
gerenciamento eletrnico de documentos, deve sofrer mudanas em suas
estruturas funcionais e de recursos humanos, e com o setor de contabilidade
no diferente.
As alteraes atingem uma operacionalidade, que nos escritrios j se tornou
cultura, onde nos departamentos envolvidos existe uma poltica de top-down,

55
em que diretores so treinados e encarregados de difundir as informaes para
seus funcionrios, e isto considerada por essas empresas como a soluo
mais sensata, porm este recurso incompatvel com o que prega a tecnologia
GED.
O resultado das mudanas que as empresas comearam a investir na
qualificao dos seus funcionrios, objetivando auxiliar na profissionalizao
destes empregados e a valorizao do setor.
De fato, a tecnologia GED proporcionou grandes avanos ao setor de contbil,
mas existem 03 trs necessidades bsicas, especficas dessa rea, que so
considerados como o grande interesse dos profissionais contadores.
Conforme Lopes e Sammarco (2010), as exigncias consistem na: segurana
na armazenagem de dados dos clientes, organizao e facilidade na busca de
documentos e reduo de custos, seja com a impresso de papeis ou a
locao de espaos para o arquivo.
Finalizando esse estudo, fazemos a seguinte inferncia: a aplicao da
tecnologia GED no setor contbil, um ganho tanto para o contador quanto para
o cliente, pois o contador ganha produtividade, reduo de custo e pode
agregar ainda mais valor ao servio oferecido, enquanto o cliente ganha mais
qualidade, agilidade e confiabilidade nas informaes.

56

CONSIDERAES FINAIS
Este estudo buscou apresentar, de maneira geral, a tecnologia de
gerenciamento eletrnico de documentos, focando sobre seus aspectos
especficos, sua importncia e potencial de aplicao nas empresas brasileiras.
Foi observado que o trabalho de implantao de sistemas GED nas empresas
no se resume somente a guardar documentos eletrnicos, mas tambm
agregar s empresas, a capacidade de ter em suas mos o poder de gerenciar
todo o seu capital intelectual. As implantaes de GED vo muito alm do
procedimento de gerenciar documentos, elas tendem a envolver todo o setor
administrativo onde se encontram processos complexos.
Com isso podemos inferir que o GED, atualmente, uma ferramenta primordial
no sistema funcional das empresas no Brasil, pois os benefcios que essa
tcnica proporciona s organizaes reforam ainda mais essa tese.
Outro ponto identificado e discutido na pesquisa sobre os problemas
encontrados no processo de implantao de GED nas empresas brasileiras.
Dentre os principais problemas identificados com o estudo temos: o custo, a
avaliao do hardware e software envolvidos no processo e a resistncia ao
uso da tecnologia.
Como forma de solucionar ou minimizar os problemas abordados, a
organizao The Rheinner Group desenvolveu uma metodologia conhecida
como Processo de Gesto da Informao PGI, a qual relata as etapas e
fases de tratamento de documentos assegurando dessa forma a racionalizao
dos fluxos de deciso dentro da organizao, introduzindo tecnologia de forma
segura e atendendo desta forma clientes em geral vinculados organizao.
Contudo, a difuso da implantao de GED em empresas brasileiras bastante
positiva, pois cada vez mais, surgem novas adeptas a esta tecnologia,
incluindo reas como: sade, jurdica e contbil. Esta ltima foi utilizada como
objeto de estudo para atender ao objetivo geral deste trabalho que mostrar

57
como a utilizao da tecnologia GED contribuiu nas atividades administrativas
de empresas.
Apesar deste trabalho no ter desenvolvido um estudo especfico de
implantao de um sistema de GED, esta pesquisa contribuiu para aquisio
de conhecimentos sobre a tecnologia de Gerenciamento Eletrnico de
Documentos e explanao sobre o cenrio de atuao desta tecnologia, a qual
est crescendo cada vez mais no Brasil.

58

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

ARAJO, S. F. Desafios e Contexto do Gerenciamento de Documentos

nas Organizaes, Rio de Janeiro, 2005.
ARAJO, A. P. da S. S.; COELHO, I. S. Gesto de Documentos: Uma
Prtica de Gesto da Informao. X EREBD Encontro Regional de
Estudantes de Biblioteconomia e Comunicao. UFG, 2009.
AVEDON, D. M. GED de A a Z Tudo sobre Gerenciamento Eletrnico de
Documentos. Editora Cenadem, 1999.
BALDAM, R.; VALLE, R.; CAVALCANTI, M.. GED: gerenciamento eletrnico
de documentos. So Paulo: rica, 2002.
CARVALHO, F. S. de, GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos.
CENADEM. Goinia, 2007.
CHIAVENATO, I. Introduo Teoria Geral da Administrao. So Paulo:
Makron Books, 1999.
DALLEYRAND, Marc R. Workflow em Sistemas de Gerenciamento
Eletrnico de Imagens. So Paulo: Cenadem, 1996.
DORDAL O. B. Gerenciamento Eletrnico de Documentos. TCC Trabalho
de Concluso de Curso. Londrina, 2004.
FACHIN, J. Gerenciamento Eletrnico de Documentos na Universidade
Federal de Santa Catarina. Florianpolis, 2010.
FANTINI, Srgio Rubens. Aplicao do gerenciamento eletrnico de
documentos: estudo de caso de escolha de solues. 2001. 104 f. Dissertao
(Mestrado em Engenharia de Produo) Programa de Ps-Graduao em
Engenharia de Produo, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianpolis,
2001.

GEDBRAZIL - GED Brazil Tecnologia da Informao. Disponvel em:

<http://www.gedbrazil.com.br/docs/empresa1.htm>. Acesso em: 15 de
setembro de 2010.
HADDAD, S. R. GED Uma alternativa vivel na gesto da informao
estratgica. Belo Horizonte: PUC MINAS, 2000. 39 p. Disponvel em:
<http://www.powerbrasil.com.br/pdf/haddad2000.pdf>. Acesso em: 2 de
setembro de 2010.

59
INDEXLOG. Benefcios Qualitativos e Quantitativos da Gesto Eletrnica de
Documentos. Encontrado em: <http://www.indexlog.com.br>. Acesso em 12 de
setembro de 2010.
INDOLFO, A. C.; CAMPOS, A. M. V. C.; OLIVEIRA, Maria Izabel de. Gesto
de documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro:
Ministrio da Justia/Arquivo Nacional, 1995.
KAMIROSKI, V. L. Aplicativo para Gerenciamento Eletrnico de
Documentos. TCC - Trabalho de Concluso de Curso, 2004.
KOCH, Walter W. Gerenciamento eletrnico de documentos: conceitos,
tecnologias e consideraes gerais. So Paulo: CENADEM, 1997. 147 p.
KOCH, Walter W. Gerenciamento eletrnico de documentos GED:
conceitos, tecnologias e consideraes gerais. So Paulo: Cenadem, 1998.
LOPES, I.; SAMMARCO, R. Acesso Digital: Revoluo digital em
escritrios contbeis. Disponvel em:
<http://www2.acessodigital.com.br/materias.php?acesso=98&tipo=8>. Acesso
em 28 de setembro de 2010.
RIBEIRO, M. C. Os Benefcios da soluo do Gerenciamento Eletrnico de
Documentos Projeto Alexandria Implantado na Empresa Mvel Celular
S.A. Vila Velha, 2008.
SANTOS, R. P. C.; et al. Engenharia de Processos de Negcios:
Aplicaes e Metodologias. Rio de Janeiro, 2002.
SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gesto de Documentos Eletrnicos: uma
viso arquivstica. 2. ed. Braslia: ABARQ, 2005. 223 p.
SCHEER, A.W., ARIS - Business Process Frameworks, 2 ed., Springer
Verlag, Berlin, 1998.
______________, ARIS - Business Process Modeling, 2 ed., Springer
Verlag, Berlin, 1999.
SILVA, E. C. Sistemas de Gerenciamento de Documentos para centro de
documentao e informao. Belo Horizonte: Escola de Biblioteconomia da
UFMG, 1995. 157p. (Dissertao de Mestrado em Cincia da Computao).
SPRAGUE, JR., RALPH, H. Electronic Document Management: Challenges
and Opportunities for Information Systems Managers. Disponvel em:
<http://www.cba.hawaii.edu/sprague/MISQ/MISQfinal.htm.>. Hawaii, 1995.
Acesso em 20 de setembro de 2010.
STARBIRD, R. W; VILHAUER, G. C. Como tomar a deciso de implantar a
tecnologia de Gerenciamento Eletrnico de Documentos CENADEM
1997.

60
VALENTE, C. Fundamentos de Sistemas de Informao ESAB, Vila Velha,
2007.
WSCOM On-line. Multifuncionalidade: GED pode ser aplicado em diversas
reas. WSCOM O Jornal Eletrnico da Paraba, Nordeste - Brasil. Disponvel
em:
<http://www.wscom.com.br/noticia/brasil/MULTIFUNCIONALIDADE+GED+POD
E+SER+APLICA-614>. Acesso em: 20 de setembro de 2010.