CAPTULO I

Planteamiento del Problema

El mundo globalizado y de constantes avances tecnolgicos y cientficos
ha permitido evolucionar a una sociedad de conocimiento y de informacin,
exigiendo a las organizaciones, cambiar su paradigma tradicional y ser
cambiantes y consecuentes, en la bsqueda del aprendizaje significativo
para dar la respuesta que la sociedad requiere.
La globalizacin y la aparicin de las nuevas tecnologas han cambiado a
las organizaciones del siglo XXI en el desarrollo de sus actividades; ellas se
encuentran en la bsqueda constante que le permitan adaptar sus sistemas
de gestin y control, para canalizar sus esfuerzos, conocimientos y
habilidades de su equipo de trabajo con el fin de lograr los objetivos
trazados.
Como consecuencia de la globalizacin, muchas organizaciones han
iniciado la transformacin de sus estructuras y procesos para hacerlos ms
eficientes. La incorporacin de tecnologas de informacin y comunicacin
TIC ha jugado un papel importante en dichas transformaciones, generando
mltiples beneficios. En el caso especfico del mbito educativo, aunque
existen muchos nuevos postulados tericos y pedagogas que apuntan hacia
una transformacin, sta no se ha llevado cabo de forma integral, en esencia
la educacin permanece igual.
En el marco de estas organizaciones se encuentran las universidades, ya
que tienen la responsabilidad, de contribuir a resolver los problemas, que la
sociedad les presenta; guiando a su vez al hombre en su formacin,
pensamientos y en sus acciones. Frente a estos desafos impuestos por la
sociedad las universidades deben reestructurarse con miras actualizar su
organizacin, procesos y su academia para poder competir y articular sus
programas acorde a dichas necesidades.

En este sentido,

se evidencia los progresos y la utilizacin de las

tecnologas de informacin y comunicacin, para solucionar los problemas de

organizacin,como la automatizacin de todos aquellos procesos que se
realizan de forma manual;ofreciendo flexibilidad a nivel laboral mejorando as
la transmisin de los conocimientos y saberes, lo cual conduce a modificar
los procesos administrativos.
Destacando la importancia que las TIC aportan en las posibilidades de
innovacin de estas organizaciones, al contribuir a la actualizacin de los
programas, ofreciendo oportunidades a una poblacin que por motivos
laborales o de tiempo, estaban excluidos de los estudios universitarios; por lo
que las TIC permiten a travs de los estudios a distancia el acceso a la
educacin superior.
Bajo

esta

premisa,

puede

afirmarse

entonces,

que

todas

las

organizaciones estan sometidas a grandes retos en sus principales funciones

de sistemas o modelos de control; que articulen iniciativas y esfuerzos en las
relaciones, entre control y gestin, que permitan mantener la cohesin del
sistema, para alcanzar los objetivos organizacionales.
De esta forma, Gonzlez (2008), afirma que el cambio es el rasgo
distintivo de la sociedad actual. Sealando que en el contexto de educacin
superior, muchas instituciones no han logrado dichas transformaciones
tecnolgicas, atrasando as el proceso de innovacin tan necesario, donde el
conocimiento produce cambios constantes; destacando la importancia de lo
indispensable que las instituciones universitarias tanto pblica, como privada
participe y se mantenga activa en dichos cambios.
De acuerdo a resultados publicados por Datanlisis (2001), Venezuela ha
presentado un incrementado significativo en el uso de las TIC, especialmente
la Internet, sin embargo existe otros pases de Latinoamrica que
sobrepasan a Venezuela de forma importante, en este sentido se hace
necesario el apoyo econmico del sector pblico y privado al sistema

educativo, para fortalecer y sacar el mayor provecho a la Las Tecnologas de

Informacin y Comunicaciones (TIC).
Denotando el caso de Venezuela que an subsiste la brecha tecnolgica
debido al distanciamiento que las universidades mantienen en los adelantos
tecnolgicos, y por el otro, la falta de personal capacitado para el manejo de
ellas, observndose la falta de recurso humano capacitados en el rea de las
TIC, permitindole afrontar los retos globales educativos que coloca en
desventaja, resultando oportuno expresar que las universidades del pas,
deben transformarse y equiparse con las tecnologas comunicacionales, para
mantenerse a la vanguardia con universidadesde otros pases y as lograr,
una mayor calidad educativa.
En este sentido, de acuerdo a las consideraciones anteriores y tomando
en cuenta la observacin directa realizada, se logr verificar que en el
Instituto de Mejoramiento Profesional del Magisterio, especficamente en los
Ncleos y Extensiones; ubicados en toda la geografa nacional, no cuentan
con una plataforma tecnolgica actualizada, que permitan ofrecer una
eficiente calidad, en cuanto a los procesos administrativos se refiere, para
atender a la poblacin estudiantil de dichas instituciones.
Asimismo, se puede deducir lo importante que sera la aplicacin de
un sistema automatizado, a travs de las herramientas colaborativas de la
Web, que agilice de forma segura los diferentes procesos administrativos en
el departamento de control de estudio del Ncleo Acadmico Zulia.
En la actualidad, muchas instituciones hacen uso de la herramienta
tecnolgica con el fin de mejorar el servicio al estudiante, en el sector
educativo sera ventajosa la utilizacin de las herramientas colaborativas,
que ofrece la Web tal como jimdo, que permite crear una pgina web para
brindar informacin a los estudiantes y a su vez planificar y controlar de
manera eficiente todo lo relacionado con el personal que all labora y con el
estudiantado en general, es decir,

las inscripciones, las diferentes

solicitudes, el proceso de Admisin y de egreso del estudiante, solicitudes de

constancias y de record de notas para estudiantes regulares, entre otros.
Los procesos administrativos que se llevan a cabo en la Coordinacin
Local de Secretara del Ncleo Acadmico Zulia, ubicado en la Parroquia
Cristo de Aranza de Maracaibo, se ha estado llevando de forma manual, es
decir las diferentes solicitudes del estudiante regular; el estudiante llena una
planilla denominada planilla de solicitud, luego de esto, se transcribe la
informacin en la computadora y se procesa la firma por el coordinador; para
ellos el estudiante debe asistir a la universidad dos veces convirtindolo en
un proceso tardo para l.
Por otra parte,en el proceso de revisin de expediente para los
estudiantes posibles graduandos, desconocen los procedimientos que estos
requieren realizar; a su vez no poseen un medio que les facilite la
comunicacinentre el estudiante y el personal administrativo para la
interaccin efectiva, generando as retraso y descontento de ambas partes
en todo el proceso.
Del mismo modo, ocurre en el proceso de Admisin,debido a que las
personas que optan a ingresar a la universidad desconocen la forma correcta
del llenado de la planilla de admisin y la prueba de seleccin que es un
requisito obligatorio para dicho ingreso, como resultado de ello se originan
mltiples errores en el llenado de la misma, por el desconocimiento de la
modalidad de ingreso, donde aspiran a iniciar sus estudios, ocasiona
descontento por parte del estudiante ya que presentan inconvenientes a la
hora de intentar ingresar a la institucin, presentando retraso en dicho
proceso.
En cuanto a las solicitudes de constancias de estudio y solicitud de record
acadmico son realizados de forma manual bebido a que todos estos
procesos no se encuentra sistematizado, a la hora de emitir una constancia
de

estudio,

se

estudiante, como

debe
el

verificar

semestre

la
que

informacin
cursa,

suministrada

especialidad

entre

por

el

otros,

relacionados con el mismo, generara la revisin de archivos fsicos,

utilizndose ms tiempo del requerido y muchas veces la no emisin de
dicho documento causando malestar al estudiante al momento de retiro de la
misma.
Todas estas razones conduce al planteamiento de proponer laaplicacin
de una pgina Web para la Sistematizacin de los Procesos Administrativos
en Control de Estudio del Ncleo Acadmico Zulia, que los permita realizar
de forma rpida, segura y automatizada, contribuyendo a reducir tareas en la
ejecucin, mejorando el servicio prestado por la universidad sin que esto
represente mayores costos para ella.
Lo argumentado anteriormente y expuesta la situacin confrontada por la
universidad se plantean las siguientes interrogantes:
Cmo la pagina web propiciara la sistematizacin de los procesos
administrativosen el departamento de Control de Estudio del Ncleo
Acadmico Zulia?
Cules seran las fases los procesos administrativos en el departamento de
Control de Estudio del Ncleo Acadmico Zulia?
Cmo serian los elementos

los procesos administrativosen el

departamento de Control de Estudio del Ncleo Acadmico Zulia?

Cules serian los tipos de herramientas colaborativas de la web para la
realizacin de los procesos administrativos en el departamento de Control de
Estudio del Ncleo Acadmico Zulia?
Cules serian las ventajas y desventajas de la pgina web para la
sistematizacin de los procesos administrativos en el departamento de
Control de Estudio del Ncleo Acadmico Zulia?
Cmo se estructurara una pgina web la sistematizacin de los procesos
administrativos en el departamento de Control de Estudio del Ncleo
Acadmico Zulia?
Con el propsito de dar respuestas a dichas interrogantes se realiz un
estudio con el objetivo de analizar dicho propsito en la coordinacin local de

secretara especficamente en el departamento de control de estudio del

Ncleo Acadmico Zulia.
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
Proponer una pgina web para la sistematizacin de los procesos
administrativos en control de estudio de UPEL-IMPM

Ncleo Acadmico

Zulia

Objetivos Especficos
Definir las fases de los procesos administrativos en control de estudio
UPEL-IMPM Ncleo Acadmico Zulia
Caracterizar los elementos de los procesos administrativos en control de
estudio UPEL-IMPM Ncleo Acadmico Zulia
Identificarlos tipos de herramientas Colaborativas de la web UPEL-IMPM
Ncleo Acadmico Zulia
Analizar las ventajas y Desventajas de la pgina web para la
sistematizacin de los procesos administrativos UPEL-IMPM

Ncleo

Acadmico Zulia
Generar una pgina web para sistematizar los procesos administrativos de
control de estudio UPEL-IMPM Ncleo Acadmico Zulia

Justificacin de la Investigacin
Como organizacin educativa universitaria, el Ncleo Acadmico Zulia es
una institucin de alcance nacional e internacional lder en la formacin,
capacitacin, perfeccionamiento y actualizacin de docentes, de elevada
calidad personal y profesional en la difusin de conocimientos vlidos para la
sociedad, desarrollando procesos educativos promoviendo los valores de la
universidad.

En los ltimos aos se ha observado un mundo de cambios tecnolgicos

que han alterado profundamente nuestra sociedad y en la que las
organizaciones deben adaptarse a las exigencias del entorno generando
consigo nuevos principios y estrategias para fortalecer la participacin activa
de todos los que la conforman, para responder a las demandas educativas
que la sociedad actual les impone.
Desde el punto de vista terico esta investigacin es relevante porque
permitira orientar la interpretacin de los elementos bsicos para clasificar la
visin sobre la aplicacin de las nuevas tecnologas, en tal sentido de
comprender su utilidad y ventajas como herramientas pedaggicas modernas
capaz de agilizar los procesos administrativos y a su vez el proceso de
enseanza aprendizaje para satisfacer las necesidades individuales y
grupales de todo el colectivo involucrado en los procesos administrativos que
se llevan a cabo en el departamento de control de estudio del Ncleo
Acadmico Zulia.
Del mismo modo, los estudios de esta investigacin debe tender a que los
resultados de su aplicacin contribuyan a la solucin de los problemas
obteniendo aportes significativos desde el punto de vista de la ciencia, las
organizaciones, los individuos o la sociedad en general, es decir que
conduzcan a analizar la relacin existente entre el personal que labora en
dicho departamento con los estudiantes y pblico en general a fin de generar
conciencia en los beneficios y ventajas que ofrecen el uso de las tecnologas
de informacin y comunicacin.
En este sentido, la metodologa utilizada en dicha investigacin es
descriptiva proyectiva donde se puede hacer referencia aquel tipo de estudio
cientficos orientados a resolver problemas de la vida cotidiana o a controlar
situaciones prcticas. Dentro de esta concepcin general, puede distinguirse
a su vez dos sentidos ms especficos de dicha expresin aplicar o resolver
el problema donde se encuentre mediante fuentes de investigacin para

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realizar una propuesta a desarrollar en dicha institucin, donde el propsito

de la investigacin proyectiva es buscar la resolucin de problema.
Por esta razn se pretende la utilizacin de las pagina Web para
sistematizar los procesos administrativos en el departamento de Control de
Estudio, el cual tiene como finalidad mejorar la calidad de servicio ofrecido al
estudiante y pblico en general, lo cual conduce a generar cambios
significativos en los procesos administrativos que se llevan a cabo en dicha
institucin objeto de estudio, todo esto en beneficio de todos los involucrados
en dicho proceso.
Es importante resaltar que todos estos procesos administrativos
representan parte fundamental en la vida cotidiana de dicha institucin ya
que en la Coordinacin local de Secretara es el ente responsable del
ingreso, vida y egreso de todos sus estudiantes tanto en el pregrado,
postgrado y extensin, es decir en pocas palabras la Coordinacin de
Secretara es la columna vertebral del Ncleo Acadmico Zulia.
En este sentido, la propuesta tiene como finalidad principal proponer
generar unapgina web para la sistematizacin de todos los procesos
administrativos que se llevan a cabo en el departamento de control de
estudio del Ncleo Acadmico Zulia, optimizando as la calidad educativa y
de servicios prestados a nuestros estudiantes, egresados y pblico en
general.
Delimitacin de la Investigacin
El presente estudio de investigacin se realiz en la Universidad
Pedaggica Experimental Libertador-Instituto de Mejoramiento Profesional
del Magisterio; Ncleo Acadmico Zulia, especficamente en el departamento
de control de estudio, y tuvo como objetivo principal generar una pgina web
para sistematizar los procesos administrativos en el departamento de control
de estudio de dicha institucin; y a su vez contribuir a mejorar la eficiencia en
los procesos administrativos y la calidad de servicio prestada a los

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estudiantes. Asimismo la presente investigacin est inmersa en la Lnea de

Investigacin: Capacidad Innovadora en Educacin en su Temtica: La
Gestin Tecnolgica; su aplicabilidad para el desarrollo de la capacidad
innovadora en los entornos virtuales de aprendizaje, administrada por la
UPEL.
Con la implementacin de la pgina web se facilitarn las actividades de
control interno del rea de control de estudio de la UPEL-IMPM-Ncleo
Acadmico Zulia, teniendo en cuenta que no basta slo con cumplir el
objetivo general, sino tambin lograr la automatizacin de los procesos
administrativos del rea anteriormente mencionada apoyada en la misma
para el control interno; el cual repercutir de manera positiva en funcin de
un posible desarrollo y crecimiento sostenido de la organizacin. El cual
estar dirigido a la poblacin estudiantil de dicha universidad.
La dimensin temporal del proceso de investigacin del presente estudio
estar comprendida en un lapso desde Noviembre 2014 hasta Julio 2016. Y
por ltimo, la dimensin terica estar sustentada por I. Chiavenato, J.
Stoner, E. Freeman, D. Gilbert JR, Reyes Ponce, Hernndez y Rodrguez,
Harold Koontz y Heinz Weihrick, Alegsa.

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