BRV-MA-S4-001-FO

PROCURA Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIO

REVISIN:
2

CDIGO:
BRV-MO-AI-004-PR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

FECHA:

PGINA:

CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES

24-10-2007

1/7

REV.

FECHA

19-11-2001

Emisin Original

10-07-2002

Se modific el ttulo del punto 5

01-10-2007

- Se modific el titulo del punto 5. 1 y 5.2

- Se modific la redaccin de los puntos 1, 2, 3.1, 3.4, 4,
5.1.1, 5.1.2, 5.1.4, 5.1.9.
- Se incluy el punto 5.1.13 y 7.6
- Se modifico el nombre del Programa Anual Toma
Fsica de Inventario por Programa Anual Cclico de
Verificacin Toma Fsica de Inventarios.
- Se actualizo el procedimiento de acuerdo al documento
administrativo brv-ma-s4-001-pr Estructura y
Codificacin de los Documentos y brv-ma-s4-001-fo
Pginas de los Documentos.

TR

O
LA

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

HOJA DE CONTROL DE CAMBIO

Equipo de
Especialistas de
Almacn

Equipo de
Especialistas de
Almacn

S. Azocar

PI
A

ORIGINADO
POR

Elaboracin:
Lder de Operaciones de Almacn y Ventas
Sulfani Azocar

Revisin:
Gerente de Planificacin y Gestin
Juan Avila

Aprobacin:
Director Gerente
Guillermo Arellano

Fecha: 31--08-2007

Fecha: 01-10-2007

Fecha: 24-10-2007

APROBADO
POR

PROCURA Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIO

REVISIN:
2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

FECHA:

CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES

24-10-2007

1.

CDIGO:
BRV-MO-AI-004-PR

PGINA:
2/7

OBJETIVO

Establecer las disposiciones y acciones a seguir por el personal de Control de Inventarios

para el cumplimiento de las actividades asociadas a la preparacin y ejecucin del programa
anual de verificacin fsica de inventarios.

O
LA

2. ALCANCE

TR

Este procedimiento es aplicable a todos los materiales registrados en los centros

administrados por PDVSA - Bariven, desde la preparacin y realizacin del programa anual
de inventario hasta la tramitacin ante las Organizaciones de Finanzas correspondientes los
respectivos ajustes de discrepancias de inventarios.

3. DISPOSICIONES

Se establece un periodo de un ao para la programacin y ejecucin del programa

cclico de verificacin de inventario.

3.2.

El programa con base en el anlisis ABC debe efectuarse una vez al ao y al comienzo
de cada perodo contable.

3.3.

El programa para el inventario fsico se genera a travs del anlisis ABC, para el
inventario cclico o por excepcin al existir una necesidad o requerimiento individual
fuera del inventario programado.

3.4.

La aprobacin de los ajustes de inventarios y la contabilizacin en la cuenta corporativa

de ganancias y prdidas, est regida por los niveles de delegacin financiera
correspondiente en cada Gerencia Regional de Procura y la Organizacin de Finanzas
del rea.

PI
A

3.1.

3.5.

Se debe incluir en el presupuesto anual de gastos de la Gerencia Regional de Procura

una partida para cubrir el monto por Ajustes de Inventario para el periodo.

3.6.

La fiabilidad, integridad y concordancia de la data en la contabilidad de la empresa se

asegura con la realizacin peridica de un programa de verificacin fsica del inventario
de acuerdo a la clasificacin ABC:

Elaboracin:
Lder de Operaciones de Almacn y Ventas
Sulfani Azocar

Revisin:
Gerente de Planificacin y Gestin
Juan Avila

Aprobacin:
Director Gerente
Guillermo Arellano

Fecha: 31-08-2007

Fecha: 01-10-2007

Fecha: 24-10-2007

PROCURA Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIO

REVISIN:
2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

FECHA:

CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES

24-10-2007

CDIGO:
BRV-MO-AI-004-PR

PGINA:
3/7

A : Inventarios tres veces al ao.

B : Inventarios dos veces al ao.

C : Inventarios una vez al ao.

O
LA

Esta debe ser revisada conjuntamente con los Analistas de Planificacin de Materiales
y de acuerdo con el tipo de material. Los criterios para la seleccin de la modalidad
aplicable del inventario estn establecidos en el sistema automatizado SAP.

TR

4. RESPONSABILIDADES

El Director Gerente de PDVSA - Bariven, Gerentes Regionales de Procura, Supervisores,

Analistas de Control de Inventarios y Almacenistas con responsabilidades designadas en la
verificacin fsica del Inventario de Materiales son responsables por la aplicacin de este
procedimiento.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

5.1. Supervisor de Control de Inventarios

PI
A

5.1.1. Elabora el presupuesto anual para cubrir el monto por concepto de ajustes de
inventario, para todos los centros y almacenes asignados a su Gerencia y
basado en el historial de ajustes de inventario realizados en ejercicios contables
anteriores.

5.1.2. Realiza el anlisis de clasificacin ABC del inventario por centro o tipo de
material y grupo de artculo, conjuntamente con los Analistas de Planificacin de
Materiales; para definir la clasificacin y agrupacin de los materiales a incluir en
el programa anual de Verificacin o Toma Fsica de inventario.
5.1.3. Prepara el Programa Anual Cclico de Verificacin Toma Fsica de Inventarios,
donde se incluye la cantidad de posiciones de inventario fsico y una cantidad
estimada de posiciones de inventario acclico.
5.1.4. Obtiene la aprobacin del Programa Anual Cclico de Verificacin Toma Fsica
de Inventarios de la Gerencia Regional de Procura de PDVSA - Bariven y lo
remite a la Organizacin de Finanzas correspondiente.
Elaboracin:
Lder de Operaciones de Almacn y Ventas
Sulfani Azocar

Revisin:
Gerente de Planificacin y Gestin
Juan Avila

Aprobacin:
Director Gerente
Guillermo Arellano

Fecha: 31-08-2007

Fecha: 01-10-2007

Fecha: 24-10-2007

PROCURA Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIO

REVISIN:
2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

FECHA:

CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES

24-10-2007

CDIGO:
BRV-MO-AI-004-PR

PGINA:
4/7

5.1.5. Genera los Documentos de Inventario (Reporte SAP), por fecha, cantidad de
posiciones, por almacn, por ubicaciones y/o tipo de material, los entrega al
Analista de Control de Inventarios, y procede a bloquear dichas posiciones en
el sistema automatizado SAP.

O
LA

5.1.6. Genera los Documentos de Inventario (Reporte SAP), para las posiciones con
discrepancias a fin de efectuar una nueva verificacin o recuento y procede a
desbloquear las posiciones sin discrepancias.

TR

5.1.7. Genera la Lista de Diferencias de Inventario de aquellas posiciones con

discrepancia.

5.1.8. Realiza la investigacin para determinar las causas de las discrepancias, junto
con el Supervisor de Almacn.

5.1.9. Prepara el Informe sobre las Discrepancias en el Inventario con sus anexos:

a) Documentos de Inventario (Reporte SAP),

b) Lista de Diferencias de Inventario (Reporte SAP), y

PI
A

c) Anlisis y Establecimiento de Causas de las Discrepancia.

Propone sugerencias y las acciones correctivas para evitar situaciones futuras

de discrepancias, incluyendo observaciones sobre los materiales deteriorados
y/o que ameriten preservacin de acuerdo a lo establecido en el procedimiento
BRV-MO-AI-003-PR Preservacin de Materiales y Equipos u otro soporte
necesario.

5.1.10. Obtiene la aprobacin del nivel de delegacin financiera correspondiente para el

Informe de Ajuste de Inventarios.
5.1.11. Contabiliza en el sistema automatizado SAP las discrepancias del inventario
contra la cuenta de ajuste de inventario.
5.1.12. Enva a Finanzas el Informe de Discrepancias para limpiar la cuenta de ajuste
de inventario y pasar los montos a la cuenta de ganancias y prdidas.

Elaboracin:
Lder de Operaciones de Almacn y Ventas
Sulfani Azocar

Revisin:
Gerente de Planificacin y Gestin
Juan Avila

Aprobacin:
Director Gerente
Guillermo Arellano

Fecha: 31-08-2007

Fecha: 01-10-2007

Fecha: 24-10-2007

PROCURA Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIO

REVISIN:
2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

FECHA:

CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES

24-10-2007

CDIGO:
BRV-MO-AI-004-PR

PGINA:
5/7

NOTA: Este informe para sincerar limpiar de la cuenta de ajuste de inventarios a la

cuenta de ganancias y prdidas de la corporacin, debe prepararse dentro de los
dos (2) meses siguientes a la realizacin de los ajustes de inventarios.

O
LA

a) % Nivel de Discrepancias en Inventario,

5.1.13. Revisa y controla los indicadores inherentes al Control del Inventario de

materiales; tales como:

c) % Nivel de Sobrantes.
Analista de Control de Inventarios

5.2.

TR

b) % Nivel de Renglones en Falla (Stock-outs),

5.2.1. Ejecuta la verificacin cualitativa y cuantitativa de los materiales a inventariar y

de ser necesario realiza una nueva toma fsica o verificacin de aquellas
posiciones que resulten con discrepancias.

5.2.2. Asienta los resultados en los documentos de toma fsica de inventario y firma los
documentos.

PI
A

5.2.3. Transmite resultados de la verificacin en el sistema automatizado SAP.

5.2.4. Contabiliza en el sistema automatizado SAP, todas aquellas posiciones que

resultaron sin discrepancias en los documentos de inventario.

5.2.5. Realiza la investigacin para determinar las causas de las discrepancias, junto
con el Supervisor de Control de Inventarios y Supervisor de Almacn.
5.2.6. Informa al Supervisor de Control de Inventarios sobre aquellas posiciones que
durante la toma fsica presentan deterioro, condiciones inadecuadas de
almacenamiento o que requieren preservacin. As mismo mantiene informado al
Supervisor de Almacn sobre ubicaciones incorrectas tanto en fsico como en el
sistema y sobre la identificacin incorrecta o inadecuada del material en
Almacn

Elaboracin:
Lder de Operaciones de Almacn y Ventas
Sulfani Azocar

Revisin:
Gerente de Planificacin y Gestin
Juan Avila

Aprobacin:
Director Gerente
Guillermo Arellano

Fecha: 31-08-2007

Fecha: 01-10-2007

Fecha: 24-10-2007

PROCURA Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIO

REVISIN:
2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

FECHA:

CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES

24-10-2007

CDIGO:
BRV-MO-AI-004-PR

PGINA:
6/7

6. REGISTROS
Programa Anual Cclico de Verificacin Toma Fsica de Inventarios.

6.2.

Documentos de Inventario (Reporte SAP).

6.3.

Lista de Diferencias de Inventarios (Reporte SAP).

O
LA

6.1.

Anlisis y Establecimiento de Causas de las Discrepancias.

6.5.

Informe sobre las Discrepancias en el Inventario

6.6.

Informe de Ajuste de Inventarios

N
O

7. GLOSARIO
Clasificacin ABC:

7.1.

TR

6.4.

PI
A

Es la clasificacin que denota la prioridad y frecuencia con que deben ser verificados
fsicamente los materiales en existencia de acuerdo al consumo anual, valor en libro,
criticidad operacional. Comprende las siguientes categoras y sus frecuencias de
verificacin:
Clase A: tres veces por ao.

Clase B: dos veces por ao.

Clase C: una vez por ao.

7.2.

Inventario Cclico:

Se refiere al programa de verificacin o toma fsica de los inventarios en un periodo

contable anual de acuerdo a resultados obtenidos con base en un el anlisis ABC.
7.3.

Inventario Acclico:

Son las verificaciones puntuales de los inventarios de los materiales realizados por
excepcin.
Elaboracin:
Lder de Operaciones de Almacn y Ventas
Sulfani Azocar

Revisin:
Gerente de Planificacin y Gestin
Juan Avila

Aprobacin:
Director Gerente
Guillermo Arellano

Fecha: 31-08-2007

Fecha: 01-10-2007

Fecha: 24-10-2007

PROCURA Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIO

REVISIN:
2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

FECHA:

CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES

24-10-2007

7.4.

CDIGO:
BRV-MO-AI-004-PR

PGINA:
7/7

Centro:

Discrepancia:

7.5.

Es una organizacin virtual dentro del sistema automatizado SAP en el cual se

contabilizan las transacciones de un material.

Verificacin o Toma Fsica de Inventarios:

7.6.

TR

O
LA

Diferencia entre la cantidad fsica de inventario y la cantidad registrada contablemente

en libro (sistema automatizado SAP), abarca cualquier elemento de dato en sistema
cuya realidad fsica difiere del registro de informacin, tales como ubicacin fsica
registrada, concordancia de especificaciones tcnicas entre la descripcin y las
caractersticas del Material en Fsico.

9. ANEXOS

PI
A

Procedimiento BRV-MO-AI-003-PR Preservacin de Materiales y Equipos.

8.1.

8. REFERENCIAS

Es la actividad que se efecta para constatar mediante el conteo de todos los

materiales existentes en almacn, que las cantidades fsicas concuerdan con las
cantidades consignadas en los registros o en sistema y hacer las correcciones si es
necesario. As mismo se revisa el estado del material cualitativamente.

No se requieren anexos para complementar este documento.

Elaboracin:
Lder de Operaciones de Almacn y Ventas
Sulfani Azocar

Revisin:
Gerente de Planificacin y Gestin
Juan Avila

Aprobacin:
Director Gerente
Guillermo Arellano

Fecha: 31-08-2007

Fecha: 01-10-2007

Fecha: 24-10-2007