Manualdeprocedimientosdefacturacinycobranza 120520195230 Phpapp01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
FACTURACIN Y COBRANZA
PROCESSED PLASTIC DE MEXICO S.A. DE C.V
MANUAL DE
COBRANZA
Depto.
Administracion
PROCEDIMIENTOS
DE
FACTURACIN
Elaborado: Gerardo Chavez
INDICE
___________________________________________________________________
_
1. Introduccin
2. Objetivo del Manual
3. Marco Jurdico
4. Polticas Generales
5. Procedimientos
5.1. Facturacin a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos

Proporcionados por Direccion Comercial a clientes distinguidos a nivel nacional.
5.2. Facturacin a Crdito en Ventas Nacionales y Extranjeras
5.3. Cambios y/o Aumento a Clientes en Dias y/o Montos.
13
5.4. Facturacin a Clientes por Servicios Diversos.
14
5.5. Cobranza de la Facturacin Emitida a Crdito
15
5.6. Emisin de Notas de Crdito
19
6. Firmas de Aprobacion
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIN Y

COBRANZA
Depto.
Administracion
_______________________________________________________________________________
1. INTRODUCCIN
Como parte de las actividades que el Servicio que presta el departamento administrativo ha
emprendido en materia de Combate a la Corrupcin dentro de la Administracin, la Gerencia
Administrativa elabor el Manual de Procedimientos de Facturacin y Cobranza, con el
propsito de contar con un documento que apoye al eficaz desempeo de las
diferentes reas que participan en el proceso de facturacin y cobranza, para lo
cual se ejecutan directamente en los procedimientos u operacin diaria, aprovechando las
alternativas de operacin y experiencia anterior en la materia aplicada.
Por tal motivo, el Manual adems de constituir un instrumento de referencia
fundamental para el desempeo de rutinas de trabajo, servir de directriz para
la capacitacin, induccin y evaluacin del personal.
La utilidad de la informacin que comprende el manual depende, en gran
medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que
derivado de cualquier modificacin en las funciones, estructuras y normas que
afecten los procedimientos, se proceda a la actualizacin de ste, conforme a
los resultados que se observen en su aplicacin y las necesidades de las reas
involucradas en este proceso administrativo.
2. OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo las
actividades para la emisin de comprobantes fiscales en las oficinas cooporativas por los servicios
que presta el Compaia as como en las reas
dependientes de la Gerencia de Administracion y Ventas, involucradas en la facturacin y
cobranza, sirviendo como instrumento de apoyo y consulta para que los
empleados desarrollen sus labores con mayor eficiencia.
MANUAL DE
COBRANZA
Depto.
Administracion
PROCEDIMIENTOS
DE
FACTURACIN
________________________________________________________
3. MARCO JURDICO
1. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
2. Ley Federal del Trabajo.
3. Cdigo Fiscal de la Federacin.
4. Cdigo Civil Federal.
MANUAL DE
COBRANZA
Depto.
Administracion
PROCEDIMIENTOS
DE
FACTURACIN
4. POLTICAS GENERALES
1. La Gerencia de Adminitsracion es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpretacin
de la normatividad establecida en el presente Manual.
2. La Gerencia de Administracion tendr la responsabilidad de verificar la existencia de los
formatos en su Almacn de Formas Valoradas, para la emisin de los comprobantes fiscales por
los servicios prestados por la compaa a sus clientes.
3. Las reas de administracion, sern responsables a travs de sus Coordinaciones de mantener
el stock de comprobantes fiscales digitales necesarios.
4. La Direccin Corporativa Comercial es la responsable de celebrar contratos, convenios o
acuerdos comerciales, a travs de los cuales se autorice la prestacin de servicios a crdito a los
clientes corporativos.
5. La Direccin Corporativa Comercial a travs de sus reas facultadas, solo podr solicitar
facturas anticipadas, si tal esquema se encuentra contemplado en el contrato de servicios y
cumpliendo con todos los requisitos de facturacin establecidos.
6. Ser responsabilidad de las reas Operativas y Ventas, de verificar que el contrato se encuentre
debidamente firmado y vigente antes de que el servicio sea proporcionado.
7. Cuando la documentacin soporte de las solicitudes de facturacin es porque ya se habr
generado la solicitud de una alta de cliente en el sistema para su captura previamente autorizada,
sea parte integral de la misma por los datos contenidos en ella, esta deber estar validada con
nombre y firma del personal facultado para tal efecto.
8. La Direccin Corporativa Comercial a travs de la Gerencia de Ventas ser la
responsable de informar a las Gerencia Administrativa y Contabilidad sobre sobre las clusulas de
los contratos y de los datos fiscales de los Clientes.
9. A efecto de mantener un adecuado control del personal que interviene en el proceso de solicitud
y emisin de los comprobantes fiscales por la venta de producto o mercancias, las Gerencias de
Administracin y Ventas debern mantener vigente un catlogo de firmas autorizadas con las
facultades asignadas a cada una de ellas en este proceso.
10. La Gerencia Administrativa es responsable de revisar peridicamente el Manual, y en caso de
que requiera ser modificado por la adicin o adecuacin de funciones, deber solicitar la
intervencin de la Direccion de la Compaa, a fin de reglamentar los cambios a sus funciones
adjetivas y mantener actualizado el presente documento.
MANUAL DE
COBRANZA
Depto.
Administracion
PROCEDIMIENTOS
DE
FACTURACIN
5. PROCEDIMIENTOS
Unidad Responsable:
5.1 Procedimiento:
Facturacin a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos
Proporcionados por Direccion Comercial Operativa (DCO) a clientes distinguidos a nivel nacional..
Propsito
Que el area de ventas a lo largo del territorio nacional, solicite la emision
los comprobantes fiscales que soliciten los clientes, derivado de la venta de
productos propios y de importacion.
Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria A todo el personal tanto para
el personal que realice las funciones de Facturacin y
Cobranza en las Oficinas Administrativas o Coorporativa.
Polticas de operacin, normas y lineamientos
1. El personal de las Oficinas Administrativas estar obligado a expedir factura por ventas de
Productos a los clientes o cuando estos as lo soliciten y de igual forma si es en forma contraria,
como lo indica el Art. 29 del Cdigo Fiscal de la Federacin.
2. Los comprobantes fiscales expedidos debern cumplir con los requisitos
que marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, como
son:
Lugar y fecha de expedicin.

Razn Social del cliente.
Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
Domicilio Fiscal del cliente.
Descripcin del servicio prestado por el Organismo.
Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en
nmero o letra, as como el monto de los impuestos.
El comprobante fiscal que se expida deber sealar si la forma de pago
de la contraprestacin, se hace en una sola exhibicin o en
parcialidades.
Sello del rea emisora y firma del responsable de su emisin.
As como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o convenios para su
correcta emisin.
3. Los datos facturados sern responsabilidad del personal del area administrativa
que emita la factura.
4. La emisin de los comprobantes fiscales deber ser incluida en el reporte mensual de ventas.
COBRANZA
Depto.
Administracion
_______________________________________________________________________________
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
ACT.
NO.
Elabora el comprobante fiscal tres cuatro tantos con los

requisitos que marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en
sus Art. 29 y 29-A, por la venta de productos
prestados por la compaia:
1er. tanto original denominado Cliente electronico
2do. tanto copia denominado Consecutivo Fiscal
3er. Tanto copia denominado Expediente Cliente
(este ultimo ser para anexar pago por su cobranza)
Revisa que la informacin registrada en el comprobante

fiscal sean los datos correctos del cliente.
Realiza el cobro de la venta de productos.
Entrega al interesado 1er. Tanto denominado Cliente y
distribuye de manera electrnica( Email)
Los tantos restantes como sigue:
2do. tanto copia denominado Consecutivo Fiscal, lo turna
a la Administracion para su control, la que ser
responsable de su resguardo conforme a la normatividad
vigente.
3er. tanto copia denominado Expediente Cliente
Area Adminstrativa o
Contabilidad
3
4
TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

COBRANZA
Depto.
Administracion
CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO

Procedimiento: Facturacin a clientes en general por la venta de productos y servicios
proporcionados en la compaia.
Documentos
De Referencia
DOCUMENTO
CDIGO
Disposiciones aplicables en la materia, referidas en

el Marco Jurdico.
Registros
REGISTRO
Factura
No aplica
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
10 aos
Area Administrativa
No aplica
Glosario
Comprobante Fiscal: Es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usar
temporalmente bienes inmuebles (arrendamiento). Los comprobantes para efectos fiscales
deben reunir los requisitos y caractersticas que establece la legislacin fiscal. Estos
comprobantes permiten la disminucin de un gasto sobre los ingresos (deduccin) y la
disminucin de impuestos contra lo que se tiene a cargo (acreditamiento), y a la vez comprobar
el ingreso percibido por esa operacin.
Factura: Es el documento donde se fija el importe de la mercanca expedida. En algunos casos
sirve, adems, como propio contrato de venta. Sobre ellas deben sealarse claramente las
partes compradoras y vendedoras, con sus direcciones, telfonos y teles, la descripcin de los
productos de acuerdo con la descripcin exacta sobre la que convengan las partes; losa bultos
expedidos, con sus marcas y contraseas, peso bruto y neto; las cantidades de ventas
acordada (CIF,FOB, etc.) y la divisa fijada, lugar de expedicin, etc.

COBRANZA
Depto.
Administracion
Unidad Responsable:
5.2 Procedimiento:
Gerencia Administrativa.
FACTURACIN A CRDITO POR LOS SERVICIOS DE IMPORTACION Y VENTA DE PRODUCTOS NACIONALES Y
EXTRANJEROS.
Propsito
Registrar los comprobantes fiscales en el sistema de facturacin ADMINPAQ de los
clientes a los que LA COMPAA presta servicios de VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE
IMPORTACION y que tienen celebrado un contrato, convenio o acuerdo comercial con Processed
Plastic de Mexico S.A. dentro del que se establezca que el pago se realizar por transferencia
electronica bancaria el contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel
Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y
Cobranza en las Oficinas Coorporativas y sus respectivas competencias.
1. Las Areas Administrativa emitirn las facturas por servicios de importacin y venta de porductos
que debern cumplir con los requisitos que establece el Cdigo Fiscal de la Federacin en sus Art.
29 y 29-A, como son:
Lugar y fecha de expedicin
Razn Social del cliente
Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
Domicilio Fiscal del Cliente.
Descripcin del servicio prestado por el Organismo.
Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en
nmero o letra, as como el monto de los impuestos.
El comprobante fiscal que se expida deber sealar si la forma de pago
de la contraprestacin, se hace en una sola exhibicin o en parcialidades.
Sello del rea emisora y firma del responsable de su emisin.
As como todos los datos necesarios para su correcta emisin.
2. La Gerencia Administrativa es responsable de registrar en la base de datos
del programa de Facturacin, los documentos fiscales que
emitieron la Administracion, que de acuerdo al
contrato deban ser cobrados por el area de tesoreria o cobranza si cumple con lo
establecido en la poltica de cobros.
3. La Direccin Corporativa Comercial a travs Gerencia de ventas y su area y por
medio de las cuentas clave adscritos a stas, sern los responsables

de informar a las areas administrativas correspondientes, sobre las
condiciones establecidas en las clusulas de los contratos, tarifas aplicables
y de los datos fiscales de los Clientes.
4. El Area Administrativa debern anexar copia de los Depositos o Transferencias
a las facturas que stas emitan, para llevar a cabo el trmite de cobranza.

COBRANZA
Depto.
Administracion
5. En el caso de que el contrato, convenio o acuerdo comercial contemple la

emisin de formatos de validacin a efecto de llevar a cabo la cobranza,
estos debern ser enviados a la Gerencia de Administracin de Ventas
dependiente de la Direccin Corporativa Comercial, para su conciliacin, la
cual ser la responsable de autorizar y solicitar a la Gerencia Administrativa
las facturas de los servicios que en estos se amparen.
10

COBRANZA
Depto.
Administracion
RESPONSABL
E
Area
Administrativa
Y Contable
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
Elabora el comprobante fiscal tres cuatro tantos con los requisitos que
marca el Cdigo Fiscal de la Federacin, en sus Art. 29 y 29-A, por la venta de
productos
prestados por la compaia:
1er. tanto original denominado Cliente electronico
2do. tanto copia denominado Consecutivo Fiscal
3er. Tanto copia denominado Expediente Cliente
(este ultimo ser para anexar pago por su cobranza)
Revisa que la informacin asentada en el comprobante fiscal sea la

correcta.
Rubrica y cadena en la factura el sello del rea responsable de su elabora
cin.
Realiza la distribucin correspondiente:
2do. tanto copia denominado Consecutivo Fiscal.- Lo conserva en
la Administracion para su control.
3er. tanto copia Expediente Cliente.- Lo conserva en el
Espediente del Clientes la factura para su futuro proceso de cobranza.
Enva en los primeros tres das siguientes despus de su expedicion, 1er.
tanto original denominado Cliente y 3er. tanto denominado Cobranzases
enviado a la Tesorera o area de cobranzas, para su trmite de cobro, los
cuales debern incluir los servicios de importacin o venta de productos.
Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentacin
soporte correspondiente y cadena, sello y firma electrnica. Asi como su
numero orden de compra.
INFORMACIN INCORRECTA PARA CANCELACION DE FACTURAS
La cancelacin de facturas deber ser previamente autorizada y
firmada por el Gerente Administrativo para su control de facturas y
documentacin soporte a la emisin de documentos los mismos que tendrn
que tener anexo al frente o reverso el motivo de su cancelacin.
INFOMACIN CORRECTA
Registra en el Sistema de Facturacin ADMINPAQ los documentos de los
Clientes correspondientes a los servicios de importacin y/o venta de
productos en el interior de la Repblica y/o el Extranjero.
Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturacin Lista de Facturas
3
4
8
9
11
10
11
Rgimen Extranjeras y/o Nacionales que integra a la facturacin.

Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo:
a. El area de Cobranza o area de Tesoreria.
1er tanto original de la factura denominado Cliente Via Electronica, (email)
3to. tanto de la factura denominado Cobranzas y definitivo de la Lista
de Facturas Rgimen Extrajeras y/o Nacionales
b. Gerencia de Contabilidad:
Oficio con la Lista de Facturas Rgimen Extranjeras y/o Nacionales para
salva guarda
Elaboran los formatos de validacin (en caso de estar estipulado en el
contrato)
por los servicios prestados a los clientes y los envan debidamente
requisitados a
la Gerencia de Administracin de Ventas para su conciliacin.

COBRANZA
Depto.
Administracion
RESPONSABLE
ACT
.
NO.
Gerencia de
Ventas o Area de
Ventas
Gerencia
Administrativa
Area
Administrativa
4
5
Gerencia de
Ventas
6
7
Area
8
9
DESCRIPCIN
FACTURACIN CON FORMATOS DE VALIDACIN ALTAS CLIENTES

Elaboran los formatos de validacin, y enviando copia del contrato
generado con el cliente mencionando las condiciones de crdito,
informacin para facturacion y descuentos aplicables (en caso de estar
estipulado en el contrato) por los servicios prestados a los clientes y los
envan debidamente requisitados la operacin del proceso o mecnica a
utilizar con el cliente, a la Gerencia Administrativa para su conciliacin y
conocimiento.
Recibe Formatos de Validacin copia del contrato y realiza conciliacin
elaborando reporte total de informacin detallada con un reporte informando
a el area o persona responsable para su solicitud a facturacin.
Enva solicitud de autorizacin de facturacin a la persona responsable,
anexando debidamente validada la documentacin soporte como son: el
reporte o formato de validacin detallado por su captura en en el sistema de
Adminpaq.
Recibe oficio de autorizacin en el que se solicita la alta y/o facturacin,
estampa sello y hora y turna a el area de Ingresos para su atencin.
Verifica que la solicitud de autorizacin de facturacin contenga todos los
datos y documentacin soporte correspondiente debidamente validada, para
proceder a su facturacin.
INFORMACIN INCORRECTA
Devuelve documentacin a la Gerencia de Ventas para su
correccin.
Corrige documentacin y reenva nuevamente para su proceso anterior y
continuo.
INFOMACIN CORRECTA
Registra solicitudes de autorizacin de facturacin y altas de clientes en el
12
Administrativa
10
11
sistema de facturacin Adminpaq y procede a la emisin de la factura por los

servicios prestados de importacin y/o venta de productos.
Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo:
a. El area de Cobranza o area de Tesoreria.
1er tanto original de la factura denominado Cliente Via Electronica,
(email)
3to. tanto de la factura denominado Cobranzas y definitivo de la Lista
de Facturas Rgimen Extrajeras y/o Nacionales
b. Gerencia de Contabilidad:
Oficio con la Lista de Facturas Rgimen Extranjeras y/o Nacionales para
salva guarda para su consecutivo fiscal.
TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

COBRANZA
Depto.
Administracion
5.3. FACTURACION A CREDITO EN LOS DIFERENTES TIPOS DE CREDITOS OTORGADOS

A CLIENTES DE 30, 60 Y 90 DIAS.
Los Creditos Otorgados en los diferentes tipos modalidades debern estar autorizados por el area
de Direccion Comercial Operativa, y a sus vez los montos que delimiten la prestacin de nuestros
servicios de importacin y/o Venta de productos.
Para los cambios y ampliaciones de limite en tiempo y monto sern solamente autorizados por la
Direccion Comercial Operativa, la cual habr sido solicitada previamente por el area de Gerencia
de Ventas, en la cual mencionara los cambios solicitados haciendo mencin apartir de la fecha
inscrita, y enviada la solicitud a el Gerencia Administrativa para su validacin del mismo agregando
firma y fecha del recepcion y posteriormente enviada a el area de Facturacion o persona
encargada de la misma.
A su vez generando una copia tambin al area de Cobranza o Tesorera, para informar los
cambios generados apartir de la fecha indicada en dicho formato o documento.
13
Estos cambios sern efectivos solo si lleva las firmas y datos de correcion o cambio solicitado.
Y ser efectivo a partir de la fecha indicada o al segundo dia como mximo al recibirlo la persona
de facturacin.

COBRANZA
Depto.
Administracion
5.4. FACTURACION A CLIENTES POR SERVICIOS DIVERSOS.
Otro tipo de Servicios generados por la compaa es la distribucin de productos de

importacion, y fabricacin, del giro principal de la compaa,
Esto permite que nuestro mercado sea abierto a la recepcin de diferentes clientes del
area comercial (reatil), esto permite que podamos ser fexibles a sus necesidades,
Y los servicios que se llegen a presentar debern ser claramente presentados por escrito
mencionando la dinmica de los elementos que lo integran y proveedores que
colaboraran asi como el personal de Grencia de Ventas, Ventas y Adminsitracion
debidamente firmado y autorizado por la Direccion Comercial Operativa(DCO) teniendo
como membrete un numero de folio que habra genrado la Gerencia de Ventas para su
14
control interno de este documento y mencionando a la persona responsable del proyecto

a realizar presentando a 2 tantos una copia para el expediente de ventas y otra copia para
el area de facturacion.
Aclarando que no ser obligacin por parte del area administrativa o la persona
encargada de la facturacin que se de por enterada y si no le fue presentada y a su vez
recibida agregando firma y fecha de recepcin de este documento la copia
correspondiente
Ya en el area de Facturacion vendrn marcadas y aclaradas las aplicaciones de la
modalidad para facurar, y las condiciones y descuentos que se pueden generar, en
proceso a seguir para la facturacin del servicios diversos.

COBRANZA
Depto.
Administracion
_______________________________________________________________________________
Unidad Responsable: GERENCIA ADMINISTRATIVA
5.5, Procedimiento:
COBRANZA DE LA FACTURACIN EMITIDA A CRDITO.
Propsito
Entregar los comprobantes fiscales para tener una oportuna cobranza de los
Servicios y ventas de productos a crdito proporcionados por la compaia a los Clientes
Nacionales o Extranjeros de acuerdo a los compromisos contractuales establecidos por las reas
de la Direccin Comercial Operativa.
Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivel
Nacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y
Cobranza en las Oficinas Corporativas, dentro del mbito de sus respectivas competencias.
15

1. Las facturas que reciban las reas para gestionar la cobranza de los
servicios proporcionados, deben estar emitidas de acuerdo a lo establecido
en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que celebre la
Direccin Comercial Operativa y Ventas.
2. La Direccin Comercial Operativa y Ventas a travs de sus cuentas clave y/o
Gerencias, debern indicar y avisar por escrito a las reas que reciban las facturas con el
cliente para realizar gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual
se entregarn las facturas para su revisin y cobro o en su caso,
establecerlo en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial.
3. La administracion de Cobranza a travs de medios de comunicacin( Email), debern
entregar al cliente la factura original para su revisin dentro de los tiempos
que se establecen en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial.
4. En el caso de los clientes del Extranjero y/o
Gerencias de Ventas junto con la Direccin Comercial Operativa, debern considerar las
modalidades de pago y/o polticas establecidas por el Cliente con la finalidad de establecer
los tiempos reales de revisin y cobro en los contratos, convenio y/o acuerdos.
5. Las facturas originales sern entregadas al cliente por los Gestores de
Cobranza, mediante escrito en el cual se relacionarn las facturas que se
estn gestionando para su cobro, este documento deber ser acusado de
recibido por el cliente mediante sello y/o firma previa identificacin del
personal que reciba las facturas (en el caso de recepcin del documento con
firma se deber indicar el cargo).
6. El pago de los servicios proporcionados a crdito debern ser en:
a. Cheque.
b. Transferencia Bancaria o SPEI o SPEGUA.
c. Recibos y/o Notas de Crdito.
COBRANZA
Depto.
Administracion
8. En el caso de que los clientes no realicen el pago por las facturas emitidas, la
Gerencia de Administrativa debe informar a la Gerencia de Ventas y
la Direccin Comercial Operativa para solicitar su intervencin.
9. La Gerencia de Ventas y la Direccin Comercial Operativa a
travs de la relacin comercial, los agentes de ceuntas clave debern
gestionar la cobranza de los clientes,
que en su caso, no realizaron el pago en los tiempos estipulados en los
contratos, convenios y/o acuerdos celebrados por las reas de la Direccin y Ventas
en caso de no realizar la cobranza, deber informar a las reas que solicitaron su
intervencin, sobre el resultado de las gestiones realizadas, anexando el soporte
documental de las gestiones de cobranza realizadas, as como la copia del contrato
y la documentacin soporte que ampare la prestacin del servicio y/o venta de productos,
para que se proceda legalmente.
16
10. Las reas que reciban las facturas establecidas en estas poltica de este
procedimiento, debern integrar el expediente, con la documentacin
enviada por las reas de la Direccin Comercial Operativa y con las
gestiones realizadas por sus reas de la cobranza, para solicitar la intervencin
del rea Jurdica y se gestione la cobranza por la va legal si es el caso, y/o administrativa.
12. En caso de que los servicios proporcionados a crdito no sean recuperados,
deber realizarse lo establecido en el Manual de Normas, Bases y
Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del
Processed Plastic de Mexico S.A. Debidamente firmadas y autorizadas por la
Direccion Comercial Operativa (DOC).

COBRANZA
Depto.
Administracion
RESPONSABL
E
ACT.
NO.
DESCRIPCIN
Solicita la emisin de la facturacin para gestionar la cobranza de los

servicios
proporcionados, de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o
acuerdos comerciales que haya celebrado, y a travs de la gerencia de ventas
y aprobado por DCO y/o Gerencias adscritas, estas informa a las reas que
reciben las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario,
cargo y domicilio en el cual se entregarn las Fcturas para revisin y cobro.
Emite las facturas a crdito de los Clientes y/o Nacionales o Extranjeros
indicando la forma de cobro para proceder a recuperar los servicios
prestados de importacin y venta de productos y elabora oficio a cada Cliente,
indicando nmero de facturas o el reporte generado de adminpaq donde
mencione el numero de factura e importe del servicio o producto vendido y
17
5
6
10
11
12
recaba firma del Gerente de Administrativo.

Entrega o envio via email al Cliente relacin de factura(s) original(es) y
soporte que ampara el servicio utilizado, recabando acuse de recibo a travs
de sello o firma de recibido del cliente, anotando nombre de la persona, cargo
y nmero de telfono.
Monitorea va sistema el pago de los servicios con los clientes, de acuerdo
al
tiempo calendarizado indicado por el rea Comercial y/o Ventas
SE REALIZA EL COBRO
Deposita y/o verifica en las cuentas del la compaia el cobro de los
servicios y productos.
Registra el cobro efectuado aplicando la mension de los posibles
decuentos que se hayan generado para su origen o cobro y enva
documentacin original de los cobros con la relacin de descuentos a la
Contabilidad, para su registro.
Recibe y revisa que est correcta la documentacin original de los cobros,
solicitando la elaboracin de las notas de crdito que se tendran que hacer ya
con relacin anexa para la captura de los documentos en el sistema
administrativo y contable de bancos y se archiva.
NO SE REALIZA EL COBRO
Elabora un correo recordatorio al cliente solicitando el pago, indicando la
antigedad de saldos, lo rubrica informando los procesos Cobranza y su
estatus mencionando la programacin de la siguiente conexin o elance con el
cliente programada, informando al supervisor de area o gerencia.
Enva al cliente el correo recordatorio, recaba acuse de recibo en copia y lo
integra al expediente, mencionando los detalles de respuesta que nos hagan
saber, la situacin de su retardo de pago, o la aplicacin de un nuevo pago.
REALIZA EL COBRO?
SI: Contina con las actividades Nm. 5 a la 7.
NO: Elabora el correo electrnico de la rubrica al Cliente como segundo
recordatorio, marcando copia la Gerencia de Ventasl, solicitando su
intervencin para efectuar el cobro al cliente.
Interviene por la relacin comercial, solicitando el cobro al cliente, de no
llegar a un acuerdo con el Cliente, enva a la Gerencia Administrativa la
documentacin en original del contrato de servicio y/o convenio y los
acuerdos comerciales, as como las gestiones realizadas, para poder aplicar
las acciones combenientes.

COBRANZA
Depto.
Administracion
RESPONSABL
E
ACT.
NO.
13
14
DESCRIPCIN
REALIZA EL COBRO?
SI: Contina con las actividades Nm. 5 a la 7.
NO: Elabora Correo Electronico y copia a la Gerencia administrativa, lo
rubrica en el recuadro donde se solicita la intervencin del rea jurdica del
18
15
16
Organismo y anexa
originales de la siguiente documentacin:
a. Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del rea Comercial en
original.
b. Acuse de los oficios de requerimiento de pago.
c. Acuse original de la entrega de la factura o contra-recibo (con anexos
entregados por el rea comercial).
d. Acuse del Correo recordatorio.
EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO
Se contina con el procedimiento descrito en el Manual de Normas, Bases y
Procedimiento para Cancelar Adeudos pero esto solo se puede realizarapartir
de los 180 dias de la fecha de expedicion a Cargo de Terceros y a Favor del
Processed Plastic de Mexico S.A. de C.V.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO

COBRANZA
Depto.
Administracion
Unidad Responsable:
5.6 Procedimiento:
GERENCIA ADMINISTRATIVA
EMISIN DE NOTAS DE CRDITO
19
Propsito
Elaborar Notas de Crdito a los clientes de Processed, por las bonificaciones
que correspondan, as como por la reexpedicin de facturas de ejercicios
anteriores.
Alcance
El contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria
tanto para el personal que realice las funciones de Facturacin y
Cobranza y el resto de los involucrados dentro del mbito de sus respectivas
competencias.
1. La Gerencia de Administrativa por medio de la persona asignada de este rubro,
debe elaborar las Notas de Crdito a los Clientes para dar cumplimiento a las
polticas comerciales establecidas por la Gerencia Administrativa.
2. Las Notas de Crdito podrn ser utilizadas por el cliente para el pago de
Descuentos generados por pronto pago, comercializacin y distribucin u otros que estn
Establecidos en el contrato con el cliente.
3. Las Notas de Crdito se emitirn tambin por la modificacin, cancelacin
y/o reexpedicin de facturas de ejercicios anteriores, pero estas debern ser firmadas
y autorizadas por los gerentes del area Aministrativa y de Ventas
4. El seguimiento y control de las Notas de Crdito, se debe realizar por las
Gerencias de Administracin, Contabilidad, y capturada y generada en el
sistema Adminpaq compartido, en la que se capturar la informacin relacionada
a cada una de ellas y se conciliar mensualmente, para evitar que las
cuentas contables respectivas reflejen saldos contrarios.

COBRANZA V.1
Depto.
Administracion
Firmas de Aprobacion para este documento.
20

Manualdeprocedimientosdefacturacinycobranza 120520195230 Phpapp01

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Originaltitel

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Manualdeprocedimientosdefacturacinycobranza 120520195230 Phpapp01

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

Elaborado: Gerardo Chavez

2. Objetivo del Manual

5.1. Facturacin a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos

5.2. Facturacin a Crdito en Ventas Nacionales y Extranjeras

5.3. Cambios y/o Aumento a Clientes en Dias y/o Montos.

5.4. Facturacin a Clientes por Servicios Diversos.

5.5. Cobranza de la Facturacin Emitida a Crdito

5.6. Emisin de Notas de Crdito