PROCEDIMIENTO EVALUACIN, APROBACIN, ADOPCIN TABLAS DE

VALORACIN T.V.D. Y TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL T.R.D.

Acorde con lo determinado en la normatividad que rige la elaboracin, aprobacin, y

adopcin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin
Documental el procedimiento es el siguiente:
1. El Archivista elabora la propuesta para las Tablas, y junto con los anexos
necesarios, la remite para su estudio por el respectivo comit de archivo de la entidad;
se recuerda que deber estar presente en la sesin del comit , el jefe de la seccin a
la cual se le esta haciendo el estudio de su respectiva Tabla.
A. Para la T.R.D. son:
a. Estudios de produccin documental
b. Organigrama, con los respectivos actos administrativos que lo sustentan.
c. Normatividad que incide en la produccin, trmite y conservacin de los
documentos
d. Manuales de funciones de las dependencias
e. Manuales de procesos
f. Manuales de procedimientos
B. Para la TVD son:
a. Historia Institucional, contextualizando el inicio, funcionamiento y
finalizacin (en caso de liquidacin) de la institucin sealando los actos
administrativos de reestructuracin.
b. Organigramas
c. Cuadros de clasificacin Documental: Uno para cada reestructuracin
administrativa
d. Inventario de archivo
e. Normatividad se remite para su estudio por el comit de archivo de la
respectiva entidad.
Nota: Los anexos son los mnimos requeridos, la propuesta puede tener otros anexos
segn sea conveniente para su estudio, evaluacin.
2. El Comit deber hacer un estudio juicioso de la propuesta; teniendo en cuenta
que debe conservar los documentos por el tiempo necesario segn sus valores
primarios; y que una vez concluidos stos valores se debe examinar si tienen valores
secundarios que puedan justificar su conservacin para la investigacin histrica,
tcnica o cientfica. Surtida la aprobacin en el comit de archivo, el secretario general,
o el representante legal de la entidad, enviar con comunicacin haciendo entrega
formal de las tablas con todos los anexos, y el acta de aprobacin por el comit de
archivo al respectivo presidente del Consejo Territorial de Archivos; para las entidades
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municipales, ser al Consejo del Municipal de Archivos y las Departamentales al

Consejo Departamental de Archivos de Antioquia.
3. Al recibo de la tabla por el Consejo Territorial de Archivos, ste encomendar la
labor de evaluacin a su Comit Evaluador de Documentos, -que funciona en el seno
del Consejo, como comit tcnico asesor-, el Comit Evaluador deber producir el
concepto sugiriendo la aprobacin o negndola. Se sugiere realizar la evaluacin
teniendo en cuenta los requisitos que se seala en el anexo de formato de evaluacin
anexo. Cuando se recomienda la aprobacin se presentar al pleno del Consejo
Territorial de Archivos para continuar con el trmite. En caso que no cumpla con los
estndares tcnicos y legales para su aprobacin se deber dar aviso a la entidad y
brindarle la asesora sobre los arreglos que se deba efectuar para poder aprobarla, en
el documento de entrega se deber sugerir el plazo mximo de entrega de las tablas
corregidas; se sugiere que no sea mayor de 3 meses. El Consejo debe oficiar a la
entidad, si cumplido este plazo no se ha entregado la nueva versin corregida
4. Cuando el Consejo recibe el concepto de aprobacin emitido por su Comit
Evaluador, se convocar a sesin lo mas pronto posible- y se discutir el concepto, se
proceder a realizar la aprobacin dejando claridad de cuantos votos hay a favor, en
contra o abstenciones; se registra en la respectiva acta y se produce el Acuerdo del
Consejo Territorial de Archivos aprobando la tabla y ordenando su aplicacin (se anexa
modelo de acuerdo de aprobacin).
5. Se notificar por escrito a la entidad la aprobacin de la tabla, devolviendo el
citado instrumento, con la comunicacin de notificacin y entrega de un ejemplar del
Acuerdo de aprobacin.
6. Al recibo del Acuerdo de aprobacin de la T.R.D. se deber realizar el
diagnstico necesario en cuanto a recursos de ndole financiero, logstico y humano
para proyectar y elaborar el Plan de Aplicacin de la T.RD. o la T.V.D. previendo la
suficiente capacitacin a todos los empleados para abordar el nuevo sistema de
organizacin de archivos, y la adquisicin de los recursos necesarios (carpetas, cajas,
ganchos, rotulos, planotecas, archivadores, equipos, reas de depsito etc). El acto
administrativo respaldar el Plan de Aplicacin, para el caso de las Tablas de Retencin
dejara claro la fecha a partir de la cual ser una exigencia la conformacin de los
archivos de gestin u oficina, central e histrico segn la tabla., para el caso de las
T.V.D. se indicar la fecha en la cual se inicia y finaliza de la organizacin del fondo
acumulado.
7. El respectivo Comit de Archivo Institucional, es el responsable de verificar que
la T.R.D. y la T.V.D. continen siendo vigentes, segn sucedan los cambios normativos,
de procesos, procedimientos o reformas administrativas de las entidades. Se sugiere
hacer una revisin mnimo cada ao. Los respectivos jefes de oficina, una vez detecten
la necesidad de realizar una actualizacin a la T.R.D. o T.V.D. debern solicitar su
actualizacin al Comit de Archivo.
8. El Consejo Territorial de Archivo deber programar en su plan de accin visitas a
las entidades a las cuales les ha aprobado las tablas, para verificar su implementacin,
en caso de renuencia en la aplicacin deber dar aviso a los entes de control
respectivos y al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia.
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Recomendaciones

En cualquier etapa del proceso de evaluacin y aprobacin de las tablas se debe
tener en cuenta lo determinado por la Ley 734 de 2002 en el artculo 40, para
evitar problemas por conflicto de intereses.

El Comit de Archivo Institucional, El Comit Evaluador de Documentos y el
Consejo Territorial de Archivos, as como el Representante Legal, al emitir los
actos administrativos de aprobacin, improbacin o adopcin, debern de
ejercer el respectivo control para indicar sobre que versin de las Tablas se emite
su decisin. Se sugiere que el Consejo Territorial de Archivos conserve una
copia de la T.R.D. y T.V.D.
Para mayor informacin concerniente al tema puede consultarse la siguiente
normatividad:
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos
Ley 397 de 1997, Ley General de Cultura, artculos 4 y 12
Decreto Nacional 4124 de 2004. Decreto Departamental 1148 de 1996
Acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nacin A.G.N:
07 de 1994, 02 de 1996, 12 de 1995, 15 de 2003,
22 de 2000, 37, 39, 41, 42 de 2002, 02 de 2004, 27 de 2006

Nota importante: El presente concepto se emite teniendo en cuenta lo que se

determina en el Decreto Nacional 01 de 1984 art. 25
Proyecto:

JOS LUIS VARGAS FORERO

Secretario Tcnico
Consejo Departamental de Archivos de Antioquia.
Tcnico Archivo Histrico de Antioquia

Anexo 1. Formato e Instructivo de Evaluacin Tabla de Retencin Documental.

Anexo 2. Formato de Evaluacin Tabla de Valoracin Documental
Anexo 3. Formato de Acuerdo de Aprobacin de Tabla de Retencin
Documental
Anexo 4. Formato de Acuerdo de Aprobacin Tabla de Valoracin Documental