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CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o
expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales o del perodo. A continuacin, se sealan las
caractersticas de cada uno de ellos.
1. Archivo permanente o expediente continuo de auditora
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en el que se concentran los documentos
relacionados con la informacin general del sujeto fiscalizado, como antecedentes, organizacin, operacin,
informacin legal, fiscal, financiera, programtico-presupuestal y de revisiones de rganos de control interno y
externo. Esta informacin se actualizar en forma continua y servir como instrumento de referencia y
consulta en auditoras posteriores.
El archivo se integrar de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la Integracin del Archivo
Permanente emitidos por la Firma; es necesario que se inicie con un ndice que permita identificar la
informacin y facilitar su localizacin.
2. Papeles de trabajo actuales o del perodo
Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditora. En ellos
se deja constancia o evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora; del estudio y
evaluacin del control interno; de la seleccin de la muestra de auditora; del anlisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos y tcnicas de auditora; de la supervisin realizada; de quin aplic los procedimientos y de la
fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del informe de auditoria en el que se
incluyen las recomendaciones formuladas.
3. Integracin de expedientes y orden de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo se archivarn conforme a un sistema alfanumrico, para lo cual deber considerarse el
tipo de auditora de que se trate y la secuencia de los perodos o programas que han sido objeto de revisin.
Todos los archivos iniciarn con un ndice que permita conocer su contenido. Los papeles de trabajo se
sealarn con ndices y marcas para facilitar su localizacin y relacionarlos entre s. Los ndices son
de utilidad para indicar en qu seccin del expediente se encuentran determinados papeles de trabajo; las
marcas sirven de referencia para conocer el tipo de pruebas realizadas.
Generalmente, al poner en prctica un procedimiento de auditora, en el anlisis se utilizan varias cdulas, por
lo que stas deben numerarse progresivamente, de acuerdo con los ndices asignados a los rubros (captulo,
concepto o partida) o subfuncin de aplicacin, de preferencia en forma piramidal (cdulas sumarias,
analticas y subanalticas).
Propiedad, custodia y confidencialidad
Los expedientes y papeles de trabajo que los servidores pblicos de la Firma elaboren e integren en
el desempeo de sus funciones de auditora sern responsabilidad de la Firma, en su manejo se asegurar la
proteccin de los datos personales, y respecto del carcter de la informacin, deber clasificarla en sus
modalidades de reservada o confidencial. Recordemos que dichos papeles representan la prueba material del
trabajo realizado.
El personal auditor ser responsable de la custodia y cuidado de los papeles de trabajo durante la realizacin
de la auditora, hasta que concluya la revisin y se emita el o los informes respectivos.
Se sealar un lugar especfico en las instalaciones de la Firma,a efecto de que en l se archiven
adecuadamente los expedientes y se evite su deterioro y, una vez cumplida su vigencia administrativa,
pasarn a formar parte del archivo de la Empresa dentro de la Firma.
Asimismo, para evitar el extravo de los documentos y que personal no autorizado utilice indebidamente la
informacin relativa a los hallazgos de auditora, los papeles de trabajo se guardarn, en das y horas
inhbiles, en el lugar que para tal fin sea asignado, preferentemente bajo llave.
El contenido de los papeles de trabajo deber ser valorado por el auditor, con el fin de identificar y
salvaguardar los datos e informacin de acceso restringido.

CLASES DE PAPELES DE TRABAJO


Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:
Por su uso

- Papeles de uso continuo.


- Papeles de uso temporal.
Por su contenido
- Hoja de trabajo.
- Cdulas sumarias o de Resumen.
- Cdulas de detalle o descriptivas.
- Cdulas analticas o de comprobacin.
POR SU USO:
Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a
plazos mayores a un ao o indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de
procedimientos, etc.). Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra
conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por
varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio
determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un ao,
conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la
auditoria del ejercicio a que se refieran.
POR SU CONTENIDO:
Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginacin, existe en
la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido esta ms o menos definido.
Se clasificarn de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificacin o ejecucin del trabajo. Entre estos
estn:
- Planificacin de auditoria
- Hojas de trabajo
- Cdulas sumarias o de resumen
- Cdulas de detalle
- Cdulas narrativas
- Cdulas de hallazgos
- Cdulas de notas
- Cdulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el rea auditada. Entre los que figuran:
- Estados financieros
- Conciliaciones bancarias
- Manuales
- Organigramas
- Planes de trabajo
- Programacin de actividades
- Informes de labores
Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes
independientes al rea auditada. Algunos de estos son:
- Confirmaciones de saldos
- Interpretaciones autnticas y normativa publicada
- Decretos de creacin de unidades
- Opiniones Jurdicas
- Opiniones Tcnicas
CDULAS
Para realizar un trabajo de auditora, ya sea como empleado del departamento de auditora interna o como
contador pblico, el auditor necesitar examinar los libros y los documentos que amparen las operaciones
registradas y deber, adems conservar constancia de la extensin en que se practic ese examen,
formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administracin,
de los contratos celebrados, etc. as como anlisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los
procedimientos de registro, etc. Estos extractos, anlisis, notas y dems constancias constituyen lo que se
conoce como cdulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo.

Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el informe final. Una definicin de
cdulas de auditora podra ser:
Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una
cuenta, rubro, rea u operacin sujeto a su examen.
Las cdulas de auditora se pueden considerar de dos tipos:
- Tradicionales.
- Eventuales.
Las tradicionales, tambin denominadas bsicas, son aquellas cuya nomenclatura es estndar y su uso es
muy comn y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:
- Cedulas sumarias
Que son resmenes o cuadros sinpticos de conceptos y/o cifras homogneas de una cuenta, rubro, rea u
operacin.
- Cedulas analticas
En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cdula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informar, por grupos homogneos, los tipos
de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, as como el saldo total
de cada grupo. Las cdulas analticas se harn una por cada tipo de clientela, sealando en ellas como est
conformado el saldo de cada grupo.
Las eventuales no obedecen a ningn tipo de patrn estndar de nomenclatura y los nombres son asignados
a criterio del auditor y pueden ser cdulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de
ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cdulas de recomendaciones,
control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos ms tipos de cedulas que pudieran
presentarse.

CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO


De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los
balances y los estados financieros de las empresas, as tambin los papeles de trabajo constituyen la base
del dictamen que el contador pblico rinde con relacin a esos mismos balances y estados financieros.
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a travs de los estados
financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos.
El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelar ninguna
informacin confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el
consentimiento del cliente. Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir y
en algunos casos se ve obligado, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe,
como de la correccin tcnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.
La confidencialidad se establece como norma y est relacionada estrechamente con el cuidado profesional
que debe tener el personal auditor. En este sentido, queda estrictamente prohibido mostrar los papeles de
trabajo a personas no autorizadas, a menos que se trate del personal que realice labores durante el proceso
de revisin; cuando los papeles coadyuven a solucionar los problemas que se presenten en las revisiones; o
cuando formen parte de la evidencia de hechos o irregularidades que se hayan detectado.

PROPIEDAD
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, l los prepar y son la prueba material del trabajo
efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse
confidenciales, est obligado a mantener absoluta discrecin respecto a la informacin que contienen.
Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no
revelar por ningn motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su
profesin (a menos que lo autorice l o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan
las leyes respectivas).

PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRNICOS

Los papeles de trabajo en medios electrnicos se refieren a informacin creada, transmitida, procesada,
grabada o conservada electrnicamente que dan soporte a un informe de auditora. A dicha informacin slo
se puede tener acceso usando equipos y tecnologas idneas.
En funcin de su naturaleza, y con el fin de asegurar la confiabilidad en dicha informacin, y en qu medida es
viable para el desarrollo de las pruebas sustantivas de auditora, se deber hacer nfasis en los
procedimientos que conduzcan a verificar los siguientes aspectos:
1. Autenticidad:
En qu medida se puede confirmar la identidad de la persona o entidad que crea la informacin.
2. Integridad:
La cual consiste en asegurar que la informacin sea completa, exacta, actualizada y vlida.
3. Autorizacin:
Verificar que la informacin haya sido preparada, procesada, corregida, enviada, recibida, y consultada por
personas facultadas para ello.
4. Admisin:
Cuidar en la medida de lo posible que la informacin que recopile la entidad de fiscalizacin, no sea
susceptible de ser rechazada por las personas involucradas en el intercambio de la misma, por motivos tales
como que no se pueda probar su origen, recepcin o contenido.

PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS (PED)


Con los avances de la tecnologa, es necesario que el auditor conozca los equipos electrnicos que utilice su
cliente para aprovecharlos al practicar su auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en la
programacin, pero s que conozca los programas de contabilidad que utiliza el cliente.
COMPLEJIDAD TCNICA
Los sistemas PED se definen por su complejidad tcnica y el grado en que se utilizan en una organizacin.
Una mejor medida de la complejidad es la capacidad de un sistema en comparacin con la capacidad de un
sistema conceptuado como mejor norma, y se define como complejo.
GRADO DE USO
Hay dos maneras de las cuales el auditor podra servirse de los equipos electrnicos
a) Pera obtener estados, relaciones, anlisis de cuentas, etc. que podr utilizar como cdulas cuyo contenido
facilite la verificacin de ciertas partidas. Como medio para comprobar el funcionamiento del control interno,
en caso que se trate de una auditoria operacional.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos88/papeles-trabajo/papelestrabajo.shtml#clasificaa#ixzz4F0XZZAn7