INTRODUCCION AL ESTUDIO DE PROYECTOS

I. INTRODUCCION
Qu es un proyecto ?
Un proyecto es un mecanismo de bsqueda de una solucin inteligente al
planteamiento de un problema que tiende a resolver, entre varias posibilidades, una
necesidad humana.
En qu consiste la tcnica de preparacin y evaluacin de proyectos ?
La preparacin y evaluacin de proyectos se ha convertido en un instrumento de uso
prioritario entre los agentes econmicos que participan en cualquiera de las etapas de la
asignacin de recursos para implantar alternativas de inversin.
Esta tcnica no debe ser tomada como una herramienta de anlisis que determine
categricamente si un proyecto es viable o no, en funcin de la rentabilidad calculada.
Se trata, mas bien de aportar mayor informacin o de reunir elementos de juicio
adicionales para canalizar racionalmente el proceso de toma de decisiones. Las
diferentes particularidades o condiciones alrededor de un proyecto permitirn rechazar
un proyecto rentable y aceptar uno que no lo es, lo cual podra estar en contra del
criterio tcnico, pero basadas en posibles requerimientos de tipo legal, macroeconmico
o social privilegien estas consideraciones sobre el anlisis matemtico, razn por la cual
tendremos que estar abiertos a esta posibilidad.
II.

EL ENTORNO PARA LA SELECCIN DE PROYECTOS.

Sin importar cmo se identifica un proyecto particular, existe un conflicto

potencial de intereses entre los proponentes de un proyecto o programa y el resto de la
sociedad. Los beneficios de los proyectos y programas pblicos generalmente se
concentran en un subsegmento de la poblacin relativamente limitado. Las personas que
perciben las ganancias, tendern a estar fuertemente a favor del mismo. Por otro lado, si
los costos del proyecto se pagan en proporcin significativa con ingresos pblicos que se
distribuyen ampliamente entre toda la sociedad, ningn grupo considera que tenga que
cargar con una proporcin significativa de los costos. El resultado pronosticado es que
los beneficiarios de un proyecto tendern a formar un grupo de apoyo que se haga or,
mientras que los que cargan con los costos constituyen un grupo demasiado difuso y sus
prdidas individuales son demasiado pequeas para que se conviertan en un contrapeso
eficaz en el proceso poltico a favor del inters concentrado de los beneficiarios. De esta
manera las balanzas polticas tienden a estar inclinadas a favor de aceptar proyectos,
incluso si van en perjuicio del desarrollo del pas en general.
El hecho de que los beneficiarios potenciales pueden formar un grupo de presin
entusiasta a favor de un proyecto no constituye de ninguna forma una justificacin para
que ste se realice. Por el contrario, este hecho es casi irrelevante en casos donde la
sociedad en general corra con la mayor parte de los costos ; es precisamente en estos
casos en los cuales se necesita urgentemente un sistema de evaluacin de proyectos
para que pueda proteger el inters colectivo del pas.
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El xito de un proyecto radica en el proceso de levantamiento de la informacin

relevante. Inclusive el enfoque ms sofisticado del anlisis de costos y beneficios puede
estar equivocado si se le incorporan estimados bsicos incorrectos de beneficios y
costos, por consiguiente, se debe hacer un esfuerzo especial en garantizar la estimacin
correcta de estas cifras iniciales. Con mucha frecuencia los costos de un proyecto
resultan ser mayores de lo que se estim originalmente, y muy a menudo en un margen
sustancial, adems existen muchos casos donde la subestimacin de los costos
acompaa la sobrevaloracin sustancial de los beneficios, lo que empeora la situacin.
No todos los proyectos son igualmente importantes en trminos de uso de
recursos escasos, por lo tanto, los gastos y el tiempo dedicados para evaluar diferentes
proyectos podrn variar de manera considerable. As, para conservar los escasos
recursos financieros y humanos disponibles, se puede introducir una serie de etapas al
proceso de evaluacin. Cada etapa se caracteriza por un mayor grado de exactitud en los
datos utilizados. Al final de cada etapa, se tiene que tomar una decisin de aprobar o
rechazar el proyecto sin un mayor anlisis, slo si el xito potencial de un proyecto es
sensible al nivel de exactitud de los datos que se estn utilizando, se deben dedicar ms
esfuerzos a mejorar la confiabilidad general de la evaluacin.
III.

FACTORES CLAVES PARA EL XITO

Mltiples factores influyen en el xito o fracaso de un proyecto. Algunos de ellos

se indican a continuacin :
Los cambios tecnolgicos pueden transformar un proyecto rentable en un proyecto
fallido.
Los cambios en el contexto poltico tambin pueden generar profundas
transformaciones cualitativas y cuantitativas en los proyectos en marcha.
Tambin son importantes los cambios en las relaciones comerciales internacionales,
donde restricciones no previstas o barreras arancelarias o para-arancelarias que
pudiera establecer un pas para la importacin de productos como los generados por
el proyecto, podran hacer que ste se torne en un gran fracaso.
La inestabilidad de la naturaleza, el entorno institucional, la normativa legal y muchos
otros factores hacen que la prediccin perfecta sea un imposible.
Lo anterior no debe servir de excusa para no evaluar proyectos. Por el contrario,
con la preparacin y evaluacin ser posible la reduccin de la incertidumbre inicial
respecto de la conveniencia de llevar a cabo una inversin. La decisin que se tome con
ms informacin siempre ser mejor que aquella que no lo haga.

IV.

EL PROCESO DE PREPARACION Y EVALUACION

El proceso de preparacin y evaluacin de proyectos consiste de varias etapas

que incluyen evaluaciones y puntos de decisin que llevan a la aceptacin o rechazo del
proyecto. Este proceso se puede dividir lgicamente en cuatro etapas de evaluacin y
cuatro puntos de decisin antes de que el proyecto reciba la aprobacin final. Estas
etapas se muestran en el diagrama presentado a continuacin.
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Idea
y definicin

Se rechaza

Prefactibilidad

Se rechaza

Factibilidad

Se rechaza

Diseo
detallado

Se rechaza

Inicio del
proyecto

4.1 Idea y definicin del proyecto

La primera etapa busca reunir la informacin sobre la demanda probable del bien
que se espera del proyecto. Si existen evidencias insuficientes sobre la existencia de
cualquier demanda significativa del proyecto, entonces no se pueden garantizar los
gastos requeridos para realizar un anlisis de prefactibilidad. Si las evidencias existentes
indican que un proyecto potencial est casi de ltimo en la lista de prioridades de la gente
que recibir su servicio, entonces talvez deba abandonarse la idea, incluso antes de que
se hagan ms gastos en su evaluacin.
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Si esta etapa de definicin del proyecto se ejecuta adecuadamente, servir de base

para un estudio de prefactibilidad, en el caso en que el proyecto todava parezca tener
potencial despus de esta breve evaluacin inicial.
4.2 Estudio de Prefactibilidad
En el estudio de prefactibilidad se realiza realmente el primer intento para
examinar el potencial global del proyecto. Para realizar este estudio, es importante tratar
de mantener un nivel uniforme de exactitud en todo el anlisis y al mismo tiempo darse
cuenta de que el propsito de este estudio es obtener estimados que reflejen el orden
correcto de magnitud de las variables que indicarn si el proyecto es lo suficientemente
atractivo para garantizar un trabajo de diseo ms delicado.
En el anlisis de prefactibilidad, para evitar la aceptacin de proyectos basndose
en estimados extremadamente optimistas de los beneficios y costos, se deben utilizar
estimados que tiendan a sesgar los beneficios del proyecto de manera descendente
dndole al mismo tiempo un sesgo ascendente al estimado de los costos. Si el proyecto
todava sigue siendo atractivo despus de esta evaluacin, entonces tiene buenas
oportunidades de pasar una evaluacin ms exacta.
El estudio de prefactibilidad normalmente cubrir seis reas diferentes : viabilidad
comercial, tcnica, legal, recursos humanos y apoyo administrativo y financiero si se
trata de un inversionista privado, o econmica, si se trata de evaluar el impacto en la
macroeconoma del pas, en este ltimo caso tambin habr que agregar el mdulo
social.
El estudio de la viabilidad comercial indicar si el mercado es o no sensible al bien
o servicio producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendra en su consumo o uso,
permitiendo, de esta forma, determinar la postergacin o rechazo de un proyecto, sin
tener que asumir los costos que implica un estudio econmico completo.
El estudio de viabilidad tcnica estudia las posibilidades materiales, fsicas y
qumicas de producir el bien o servicio que desea generarse con el proyecto. Muchos
proyectos nuevos requieren ser probados tcnicamente para garantizar la capacidad de su
produccin, incluso antes de determinar si son o no convenientes desde el punto de vista
de su rentabilidad econmica ; por ejemplo, si las propiedades de la materia prima
nacional permiten la elaboracin de un determinado producto, el agua tiene la calidad
requerida para la operacin de una fbrica de cervezas o si existen las condiciones
geogrficas para la instalacin de un puerto.
Un proyecto puede ser viable tanto por tener un mercado asegurado como por
ser tcnicamente factible. Sin embargo, podran existir algunas restricciones de carcter
legal que impediran su funcionamiento en los trminos que se pudiera haber previsto, no
haciendo recomendable su ejecucin, por ejemplo, limitaciones en cuanto a su
localizacin o el uso de un producto.
El estudio de la viabilidad de gestin es el que normalmente recibe menos
atencin, a pesar de que muchos proyectos fracasan por falta de capacidad administrativa
para emprenderlo. El objetivo de este estudio es, principalmente, definir si existen las
condiciones mnimas necesarias para garantizar la viabilidad de la implantacin, tanto en
lo estructural como en lo funcional.
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La importancia del punto anterior hace que se desarrolle la presentacin del

estudio de viabilidad financiera con un doble objetivo : estimar la rentabilidad de la
inversin y verificar si existen incongruencias que permitan apreciar la falta de capacidad
de gestin. Los que actan as plantean que si durante la etapa de definicin de la
conveniencia de un negocio se detectan inconsistencias, probablemente el inversionista
podra actuar con la misma liviandad una vez que el proyecto est en marcha. El estudio
de viabilidad financiera de un proyecto determina, en ltimo trmino, su aprobacin o
rechazo. Este mide la rentabilidad que retorna a la inversin, en valores econmicos.
El estudio econmico permite realizar los ajustes economtricos a los datos
financieros y se evalan los costos y beneficios del proyecto desde el punto de vista de la
economa.
Finalmente, el estudio social evala el proyecto desde el punto de vista de quien
recibe los beneficios y quien paga los costos de un proyecto. Cuando sea posible, se debe
hacer una cuantificacin para determinar cunto se beneficia o paga cada uno de estos
grupos.
Las investigaciones secundarias probablemente son ms tiles en los mdulos
tcnicos y de ingeniera, pero menos valiosos en los mdulos de mercadeo, recursos
humanos y apoyo administrativo.
4.3

Estudio de factibilidad

Despus de completar todos los mdulos del estudio de prefactibilidad, se debe

examinar el proyecto para ver si tiene posibilidad de cumplir con los criterios financieros,
econmicos y sociales que el dueo del proyecto (incluido el gobierno) ha establecido
para los gastos de inversin. Se debe realizar un anlisis de sensibilidad del proyecto para
determinar las principales variables claves que determinan sus resultados.
La funcin de la etapa de factibilidad de una evaluacin es mejorar la exactitud de
las mediciones de las variables claves si el proyecto indica que tiene potencial para tener
xito. A fin de mejorar la exactitud, se tendrn que realizar investigaciones ms
profundas y quizs se deba buscar una segunda opinin con respecto a otras variables.
Es al final de esta etapa que se tiene que tomar la decisin ms importante en
cuanto a si se debe aprobar o no el proyecto. Es difcil detener un proyecto inapropiado
despus de que se ha realizado el trabajo de diseo detallado (muy costoso) en la
siguiente etapa de la evaluacin. Una vez que se ha comprometido recursos
considerables para preparar el diseo tcnico y financiero detallado de un proyecto, los
funcionarios pblicos o privados tendran que ser muy valientes en admitir que fue una
mala idea.
4.4

Diseo detallado

Si la evaluacin del proyecto es tal que los que toman decisiones dan su
aprobacin al mismo, entonces la siguiente tarea es desarrollar el diseo detallado del
proyecto.
La etapa de diseo detallado de una evaluacin de un proyecto es el punto donde
se mejora la exactitud de los datos para todos los mdulos anteriores hasta el punto
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donde se pueda desarrollar un plan de accin operacional. En esta etapa no solamente se

ejecuta el diseo fsico del proyecto, sino tambin el programa para la administracin,
operacin y mercadeo.
Cuando se ejecuta este proceso, se revisa nuevamente el proyecto para ver si
todava cumple con los requisitos de aprobacin e implementacin. Si no cumple, se
debe pasar este resultado a las autoridades apropiadas para su desaprobacin o rechazo
final. Es el ltimo punto de retorno.
4.5

Implantacin del proyecto

Si se han ejecutado apropiadamente la evaluacin y diseo, la seleccin del

proyecto que ser implantado debe solamente implicar la culminacin de las
negociaciones para finiquitar las condiciones de financiamiento y la aprobacin formal
del proyecto, la cual requerir la aceptacin de propuestas de financiamiento y un
consenso en cuanto a los documentos del contrato, incluyendo licitaciones y otros
contratos que requieran el compromiso de recursos.
En esta etapa es crucial el nombramiento de un Gerente del proyecto quien
tiene la responsabilidad de la implantacin. Esto implicar decisiones con respecto a la
asignacin de tareas a grupos dentro de la organizacin y decisiones con respecto a la
adquisicin de equipo, recursos y mano de obra. Es necesario establecer programaciones
y marcos cronolgicos. Se deben activar los procedimientos jerrquicos y de control para
brindar retroalimentacin a los formuladores de polticas y al gerente del proyecto.
Cuando el proyecto est cerca de su finalizacin, se deben realizar preparativos
para ir deteniendo gradualmente las actividades de construccin y entregarlas a la nueva
administracin operativa. Esta transferencia debera ser realizada de manera paulatina y a
medida que el proyecto empiece a funcionar, es esencial que se brinden destrezas, planes
y organizacin de control para que continen con la funcin del proyecto a fin de evitar
costos de arranque excesivos que puedan fcilmente determinar el xito o fracaso total
del proyecto.
En este punto cabe sealar que el horizonte del proyecto tiene tres etapas
perfectamente delineadas: en primer lugar la etapa de instalacin o ejecucin en la cual se
hacen la mayor parte de las inversiones, la etapa de operacin o de funcionamiento en la
cual se generan los costos y se producen los ingresos propios de la venta de la
produccin o de la prestacin del servicio; y la tercera etapa en la cual se supone que el
proyecto termina su actividad regular al no alcanzar a generar los beneficios de orden
financiero, econmico o social y se procede a su liquidacin. La duracin de las etapas
depende de cada proyecto en particular.

HORIZONTE

ESTUDIO DE PREINVERSION

4.6

EJECUCION

OPERACION

LIQUIDACION

Evaluacin a posteriori

La funcin de postevaluacin consiste, no solamente, en evaluar el desempeo

de un proyecto y dar un veredicto final en cuanto a su contribucin al desarrollo del pas,
sino tambin identificar las variables crticas para el diseo e implantacin de un proyecto
que determinaron su xito o fracaso para que se puedan repetir experiencias exitosas y
se puedan eliminar los fracasos.

V. CONCLUSIONES
Un buen estudio de un proyecto minimizar el conflicto potencial de intereses entre
los proponentes y el resto de la sociedad y servir de base para el desarrollo de nuevas
alternativas de inversin.
La metodologa de preparacin y evaluacin de proyectos basado en etapas permite
avanzar en el estudio a travs de una secuencia lgica cuyo resultado ser un plan
consistente que logre el apoyo de todos los grupos de inters involucrados.
El xito de un proyecto radica en el proceso de levantamiento de la informacin
relevante. Hay que recordar que slo se puede desarrollar una mejor informacin a
costa de tiempo y recursos financieros. Estos costos pueden ser compensados con los
recursos ahorrados por disponer de mejor informacin, lo cual evita realizar proyectos
inapropiados o proyectos cuyo diseo y funcin no estn adaptados para satisfacer los
objetivos generales del proponente o del pas en su conjunto.
No todos los proyectos rentables deben ponerse en marcha de inmediato, aun en el
caso de existir los recursos necesarios, si se maximiza su rentabilidad postergando su
iniciacin.
El proyecto no puede entenderse como un objetivo en s mismo. Por el contrario, slo
ser un medio para alcanzar los objetivos generales sobre los cuales se elabor el plan
de desarrollo.
El analista de proyectos tiene que trabajar con neutralidad respecto de las polticas de
contexto que se dan en un momento determinado, independientemente de cul sea su
posicin frente a ellas.