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GLOSARIO SAP

CONECTIVO
Un proyecto de Cermica Italia

GLOSARIO SAP

INTRODUCCIN
Usuario SAP, con este diccionario usted podr recordar el significado
de los nuevos trminos que trae consigo el sistema SAP, que ser
nuestro vocabulario del da a da.
Considere esta cartilla como una valiosa herramienta de trabajo que le
facilitar la interaccin con el sistema.

Recuerde:
la Empresa llegar hasta donde usted
quiera que llegue!

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GLOSARIO SAP

A
Abono:
Es el movimiento contable que reduce los importes o valores pendientes de deudores o
acreedores.
Acreedores:
SAP denomina acreedores a todas aquellas personas naturales o jurdicas que ejercen el
oficio de prestar servicios o venta de materiales.
Activo Fijo:
El concepto de activo fijo comprende los bienes de cualquier naturaleza (adquiridos,
construidos, en trnsito de importacin, en montaje o construccin ya sean tangibles o
intangibles) adquiridos por la compaa, con la intencin de emplearlos en forma
permanente, no destinados para la venta, y que se utilicen en el curso normal de los
negocios.
Activos Fijos en leasing:
Activos Fijos en leasing se tendr el control e informacin de los activos que figuran con un
contrato de arrendamiento
Ajuste por Inflacin:
El proceso mensual de Ajuste por Inflacin comprende las actividades orientadas a
calcular y registrar el monto de ajuste por inflacin de los bienes tangibles e intangibles.
Ambiente SAP:
Es una unidad o programa de trabajo dentro del sistema SAP, que contiene bases de datos
y tablas propias y separadas, es usado para separar las partes del sistema que se
encuentran en Desarrollo, Calidad o Productivo, adems, es el rea de trabajo de SAP
donde los usuarios interactan con el sistema.
Amortizacin depreciacin:
Es la prdida de valor de un bien por el uso.
Almacn:
Es el espacio fsico que permite la ubicacin de los materiales en inventario. Se tendrn
almacenes de ubicaciones fijas y almacenes con ubicaciones variables.
En el almacn se tiene la informacin relacionada con los materiales, as como la
descripcin de los mismos.
o Almacn MM: Es el nmero que identifica un lugar fsico donde se tiene la
visibilidad de los inventarios y la diferenciacin de ellos a nivel de saldos totales.

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Los almacenes MM son de ubicacion fija, por ejemplo, los almacenes de repuestos y
suministros.

Altas de activos fijos por compras directas:


El proceso de Altas de Activos Fijos por Compras Directas comprende las adquisiciones de
activos fijos que sern recibidas directamente en el rea usuaria sin pasar previamente
por una bodega.
Altas de activos fijos por salidas de almacn:
El proceso de Altas de Activos Fijos por salidas de almacn, comprende las adquisiciones
de activos fijos que sern recibidas directamente en el almacn para tener control de
ellos. Las salidas de bienes en almacn que son destinados a obras en curso o maquinaria
en montaje son tratadas en el proceso de Altas de Activos Fijos por Liquidacin de
Construcciones en Curso o Maquinaria en Montaje.
Alta de Activo Fijo por Liquidacin de Obras en Curso o Maquinaria en Montaje:
El proceso de Alta de Activo Fijo por Liquidacin de Obras en Curso o Maquinaria en
Montaje comprende la adquisicin y puesta en marcha de activos fijos, ya sea en forma
total o parcial y que correspondan a activos principales o gastos asociados.
AM:
Es el submdulo de activos fijos donde se procesan, contabilizan y analizan todas las
transacciones que involucran a los activos de la empresa.
Anlisis Estndar:
Opciones para edicin de listas y presentacin grafica de resultados definidos por SAP.
Anlisis Flexibles:
Definicin de sus propios informes (Evaluaciones) apoyndose de las estructuras de
informacin existentes o creadas por el usuario
Anticipos:
Los anticipos se utilizan para la financiacin a corto y medio plazo. En general, el acreedor
o fabricante no tiene que pagar intereses por el anticipo. En algunos ramos industriales es
habitual efectuar anticipos si un fabricante no puede financiar la produccin de
mercancas por s mismo, debido a que, por ejemplo, los perodos de produccin son muy
dilatados. Los anticipos suelen efectuarse antes del inicio de la produccin o despus de
terminaciones parciales.
AP:
Es el submdulo de cuentas por pagar donde se procesan, contabilizan y analizan todas
aquellas transacciones financieras que involucran a los proveedores u otros acreedores de
la empresa.

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AR:
Es el submdulo de cuentas por cobrar donde se procesan, contabilizan y analizan todas
aquellas transacciones financieras que involucran a los clientes u otros deudores de la
empresa.
reas de Valoracin:
Las reas de valoracin permiten manejar en paralelo los diferentes valores de cada
activo, segn las necesidades de informacin de la compaa, por lo que se pueden definir
tantas reas de valoracin como se requiera. No obstante, se recomienda tener el nmero
mnimo de reas de valoracin posibles para no duplicar innecesariamente los datos de
configuracin del sistema.
Asesor comercial:
Es el vendedor responsable de los distribuidores, mayoristas y detallistas. Generalmente
es el vendedor que debe hacer correras o visitas. Recibe salario variable (por comisin) o
mixto (Bsico + comisin).
Aviso de Calidad:
Es un documento en donde se notifican los problemas encontrados durante la inspeccin
de calidad. Puede ser generado en forma manual o automtica.

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B
Bajas de activos:
Este proceso permite registrar en forma automtica el retiro de activos en cada una de las
Sociedades ejecutando los clculos y contabilizaciones correspondientes, segn el valor
por el cual se venda o se de baja o el motivo que la genera.
Bajas con Ingreso:
Este proceso corresponde a las bajas por venta de remate, sobrantes, otros (varios
espordicos) de los activos fijos.
Bajas por Perdidas (con o sin reclamacin de seguros):
El proceso de baja de Activos Fijos por perdidas totales con o sin reclamacin del seguro,
consiste en el reconocimiento de la perdida de activo fijo que formaba parte de los bienes
de la compaa. La prdida debe registrarse durante el periodo gravable con ocasin de
una fuerza mayor: un incendio, una inundacin, hurto, etc., se reconoce este retiro como
una perdida.
Bajas por retiro:
El proceso de baja de activos por retiro corresponde al cese definitivo del uso de un activo.
El proceso se inicia diligenciando el formato de traslado de Activos Fijos a la bodega de
inservibles por parte del rea Usuaria. El rea de almacn aprueba el traslado a travs de
un documento de traslado que es enviado al rea de Activos Fijos.
Bajas por venta a un Trabajador:
El proceso de baja de activos fijos por venta a un trabajador comprende las actividades
relacionadas con la baja de un activo fijo, la que seala la venta a un empleado.
Biblioteca de Informacin logstica - BIL:
La BIL permite registrar, clasificar y recuperar Ratios.
informes o anlisis a usuarios no familiarizados con SAP.

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Especialmente la bsqueda de

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C
Canal de distribucin:
Es el canal a travs del cual los materiales (productos) o los servicios vendibles llegan a
los clientes. Los canales de distribucin tpicos incluyen las ventas al por mayor, al por
menor y contra almacn.
Canales internos (Clientes INT):
Son los clientes que pertenecen a la compaa.
Canales externos (Clientes EXT):
Son clientes que no pertenecen a la compaa.
Capacidad:
La capacidad es la aptitud para realizar una tarea especfica.
Capacidad del Puesto de Trabajo:
En un Puesto de Trabajo, se distingue entre varias capacidades, como mano de obra o
mquinas, mediante la clase de capacidad
Caracterstica de Inspeccin:
Es la unidad bsica de la gestin de calidad. La caracterstica de inspeccin define las
propiedades a ser evaluadas en un material o producto. Ejemplo: medidas, tono,
apariencia.
Caractersticas de inspeccin:
Las caractersticas de inspeccin describen los criterios de inspeccin de materiales y
equipos.
Catlogo de Calidad:
Es una agrupacin de cdigos que puede ser utilizada para identificar y ubicar defectos,
tomar decisiones y establecer actividades, entre otros.
Categorizacin de producto:
Es la agrupacin y clasificacin que tienen todas las referencias de productos en el
sistema.
Centro de Beneficio:
En SAP se conoce como CeBe y es la unidad organizativa que agrupa los ingresos, costos
y gastos de un rea. En nuestro caso los centros de beneficio van a identificar las
diferentes unidades de negocio.
Centro de Costos:

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En SAP se conoce como CeCo y es la agrupacin de los costos y gastos de un conjunto de
recursos (personas y/o equipos) que prestan un servicio al interior de la empresa; por
ejemplo, el grupo de mquinas de tejido mono cilndricas. Los centros de costos estn
asignados a un nico centro de beneficio, donde se van a consolidar todos los gastos.
Centro de Emplazamiento:
El centro de emplazamiento de un objeto tcnico es el centro en el que est instalado.
Centros de Planificacin de Mantenimiento:
El centro de planificacin del mantenimiento de un objeto tcnico es el centro en el que se
planifican y preparan las medidas de mantenimiento para el objeto
Certificado de Calidad:
Es el documento donde se indican los resultados de los anlisis de calidad de un lote en
particular de productos terminados.
Cierre de Activos Fijos:
Mediante este proceso se realizan en forma automtica los ajustes y depreciaciones
contables y fiscales; los cuales en el momento se manejan en archivos de Excel cada uno
por separado.
Cierre del mes:
El cierre del mes comprende todas las actividades relacionadas con el cierre de un perodo
contable
Cierre Previo:
Las operaciones de cierre previo aseguran que se hayan contabilizado todas las entradas
necesarias en el Libro Mayor, incluyendo entradas de los sistemas perifricos (Nomina),
contabilidad auxiliar (Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Activos Fijos, Materiales),
contabilizaciones peridicas contabilizadas directamente al Libro Mayor.
Cierre Directivo:
Comprende la reasignacin de los costos en toda la organizacin, utilizando la
funcionalidad de imputacin y liquidacin proporcionada por Controlling (CO).
Cierre Financiero:
Las operaciones del Cierre Financiero incluyen: Contabilizacin de reconciliacin en FI
(CO), Revaloracin de Moneda Extranjera, Estados Financieros Ajustados por Inflacin,
Ajustes de contabilizacin en los centros de costos, centros de Beneficios y el objeto COPA fuera de las condiciones del balance adecuado, creacin de informes financieros y de
direccin.
Clase de Actividad:
Representa los servicios que ofrecen los Centros de Costos dentro de una Empresa. Se
definieron 5 clases de actividad para el costeo del producto:
o Hora Mquina
o Hora Mano de Obra Directa

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o
o
o

Hora Mano de Obra Indirecta


Hora Mano de Obra Tcnica
Hora Apoyo a la Produccin

Clases de activos:
Las clases de activos fijos son los elementos mediante los cuales la compaa agrupa sus
activos de acuerdo a sus propias necesidades. La funcin principal de la clase de activo
fijo es establecer la conexin entre el registro de cada activo en el plan de valoracin y sus
correspondientes cuentas contables en el Mdulo de Contabilidad General (GL).
Clases de Costos:
Son todas las cuentas que se manejan en CO (controlling). Existen dos clases de costos:
o Primarias: Son las cuentas del estado de prdidas y ganancias (pyg) que existen
en el plan nico de cuentas contable.
o Secundarias: Son las cuentas creadas en CO para asignaciones de costos y
comienzan por F las de Facturacin y por S las de Subreparto.
Por norma contable hay cuentas de gastos propias para el rea administrativa, rea de
ventas y para el rea de produccin.
Clases de Documentos:
El tipo o clase de documento es un cdigo a travs del cual podemos determinar el tipo de
transaccin que se est registrando y que permite diferenciar los asientos contables
(registro de facturas, asientos de diario directos al mayor general, transacciones de los
mdulos que alimentan la contabilidad, etc.).
Clase de Inspeccin:
Es el nmero o cdigo que determina la forma de realizar una inspeccin de calidad de
acuerdo al tipo de evento que la genera. Por ejemplo: 01: Entrada de Mercanca, 04:
Entrada de Mercanca desde la produccin, 13: Produccin con Orden de Fabricacin.
Clave de Contabilizacin:
Es un indicador que establece la naturaleza de las distintas transacciones, sealando si las
mismas corresponden a un dbito o a un crdito de acuerdo con las cuentas
correlacionadas.
Clientes:
El trmino "cliente" se utiliza para definir a todos los clientes con los que las sociedades
Coldeplast y Microplast tienen contacto..
CO:
Sigla en ingls de Controlling, es el mdulo de SAP encargado de la gestin de ingresos,
costos y gastos.
CO-PA:
Cuenta de resultados que permite evaluar segmentos de mercado, que se pueden
clasificar de acuerdo con las necesidades de la compaa, segn artculos, clientes,

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pedidos o cualquier combinacin de stos, o unidades comerciales estratgicas, tales
como las organizaciones de ventas o las divisiones, con respecto al beneficio o el margen
de cobertura de la empresa.
Cdigo o Nmero de Activo Fijo Principal:
Para el registro del cdigo o nmero principal de activo fijo es el medio de identificacin
del activo fijo dentro del sistema. Cuenta con doce caracteres alfanumricos (mximo), los
cuales se asignan segn una definicin previa de rangos de nmeros para cada clase.

Compensacin:
Este proceso consiste en el cruce de asientos contables (movimientos) en una cuenta
contable. El sistema permite realizar compensaciones de cuentas contables en forma
manual y en forma automtica (segn criterios configurados segn las necesidades del
cliente).
Compras de referencias nuevas de stock almacn:
Estas compras obedecen a que se elabora una Solicitud Interna al Almacn, de referencias
que se necesitan, ya sea para modernizacin de mquinas, o por requerimiento especfico.
Compras de reposicin stock Almacn:
Para reposicin stock almacn no se requiere diligenciar la solicitud interna al almacn El
Comprador verifica peridicamente en el sistema cules productos se encuentran con el
stock y confronta fsicamente dichos productos. Si el inventario del producto est por
debajo
del
stock
mnimo,
se
procede
a
realizar
la
compra.
Compras de rotacin inmediata de referencias ya utilizadas:
Todos los artculos de aseo y papelera se verifican peridicamente y se hace un listado de
los artculos que hacen falta, para luego realizar la compra en caso de ser necesario.
Se tienen productos como repuestos electrnicos y elctricos, materiales como
machuelos, herramientas, que se controlan desde mantenimiento.
Compras de rotacin inmediata de referencias nuevas:
Estas compras son solicitadas al Comprador a travs de la solicitud interna al almacn,
donde se describen claramente el producto con su referencia y especificaciones, ya sea
para ensayos, para reemplazo de productos que no haban sufrido daos desde que se
adquirieron o de repuestos que no se le haban cambiado a una mquina en su vida de
operacin, entre otros.
Conciliacin de cuentas con Deudores:
Cuentas por cobrar que deban cerrar un ciclo y que previamente se hayan definido como
cuentas de partidas abiertas.
Conciliacin Bancaria:

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Esto abarca desde la generacin de los movimientos contables hasta la presentacin de
los informes de posicin (cuentas bancarias) y previsin de liquidez (cuentas de terceros)
complementando los procesos contables de cuentas por pagar y por cobrar, as como el
registro de los extractos bancarios y la compensacin de la cuentas contables transitorias.
Confirmacin de orden de transporte:
Es el evento dentro del sistema que identifica la confirmacin de la orden de transporte
(instruccin de salida/entrada del material).
Conjuntos de seleccin:
Un conjunto de seleccin contiene una combinacin de cdigos diferentes a nivel de
centro, por ejemplo, descripciones codificadas de particularidades de la caracterstica
(como el color, la forma, las caractersticas de superficie), causas del defecto o decisiones
de empleo de grupos de cdigos diferentes.
Contabilizaciones automticas:
Son las diferentes transacciones en la gestin de inventarios y los registros de las facturas
de proveedores relevantes para contabilidad. Estos movimientos deben ser registrados en
documentos contables y contabilizados en cuentas del libro mayor. Las contabilizaciones
automticas se dan cuando el sistema determina de forma automtica las cuentas a las
cuales se deben registrar los asientos contables.
Cruce de cuentas:
Cuentas por cobrar que deban cerrar un ciclo contra una cuenta por pagar y que
previamente se hayan definido como cuentas de partidas abiertas.
Cuenta asociada:
Es aquella cuenta que no recibe contabilizacin directa desde GL (Contabilidad General)
sino a travs de los mdulos de compras, ventas o los submdulos de cuentas por cobrar,
cuentas por pagar y activos fijos, una cuenta asociada est asignada desde los datos
maestros de cada mdulo.
Cuentas de mayor especial:
Son las cuentas de anticipos, por ejemplo: anticipos a acreedores, anticipos a empleados.
Cuentas por cobrar no comerciales:
Cuentas por cobrar a particulares y funcionarios
Cuentas por pagar Obligaciones Financieras:
En este concepto se incluyen todas las obligaciones contradas por la Compaa por
intermedio de una gestin de crdito de la Gerencia Financiera, quin gestiona ante las
entidades financieras y crediticias del pas o del exterior el monto, el plazo, la tasa, la
moneda y dems condiciones inherentes al mismo.

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Datos maestros:
Son un conjunto de datos clasificados segn materiales, caractersticas y catlogos, entre
otros, que son necesarios para el funcionamiento del sistema.
Decisin de empleo:
Es la decisin que se da sobre un lote de inspeccin para que el material pueda ser
utilizado o no en el proceso siguiente.
Depreciacin:
El proceso mensual de depreciacin y amortizacin comprende las actividades orientadas
a calcular y registrar el gasto mensual de depreciacin y/o amortizacin de los bienes
tangibles e intangibles.
Destinatario factura (RE):
Rol que desempea el cliente cuando es a quien se le enva la factura.
Destinatario mercanca (WE):
Rol que desempea el cliente al que se le despacha la mercanca.
Determinacin de cuentas:
El plan de cuentas se utiliza para las imputaciones dentro de la contabilidad de activos
fijos. La imputacin se controla en contabilidad por medio de las clases de activos fijos. En
cada clase de activos fijos se especifica una determinacin de cuentas, en la que se
asignan las cuentas de mayor donde se llevarn a cabo las contabilizaciones automticas
de los movimientos de altas, traslados, bajas, capitalizacin de obras en curso,
depreciacin y ajuste por inflacin, en el caso que aplique.

Deudores:
Son todos aquellos clientes, entidades financieras u otros terceros que tienen cuentas por
pagar a la empresa. Los clientes son un tipo de deudor llamado comerciante.

Distribucin de utilidades a socios:


Realizar la causacin del valor de los dividendos decretados por la Asamblea de
Accionistas,
Documento:
Es un registro de datos que se genera al ejecutar una transaccin.

Documetno AA:

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Es el
documento de Activos Fijos. Documentos estndar para registrar todos los
movimientos relacionados con activos fijos.

Documetno AF:
Contabilizacin Amortizacin. Documentos utilizado para el registro contable de la
depreciacin/amortizacin
Documento de venta:
Es la forma en que el rea de ventas pasa a planeacin sus pedidos; puede ser a travs de
un pedido del cliente que indica la cantidad de material solicitada por el cliente o, a travs
de una necesidad primaria que indica la cantidad solicitada de materiales para la
produccin que se va a dejar en inventario (es el pronstico de la cantidad a vender).

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E
Ejecutivo de cuenta:
Es el vendedor responsable por las cadenas y puntos de venta propios. Recibe salario
bsico sin comisin.
Encargado comercial (VE):
Es el rol que asume la persona encargada de la venta (vendedor).
Estado de un material en inventario:
Es el estado en el cual puede encontrarse un material en inventario y puede ser: Libre
Utilizacin, Control Calidad o Bloqueado.
Estado de una orden de fabricacin:
Una orden de fabricacin puede tener los siguientes estados:
o Creada: Se confirman las cantidades a producir.
o Liberada: Se separan los componentes necesarios para producir el material.
o Notificada: Orden con las cantidades reales producidas.
o Liquidada y Cerrada: rdenes con cierre contable.
Evaluacin de proveedores:
Se realiza por cada Organizacin de compras con unos criterios estndar que dan una
calificacin por cada uno de ellos.

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F
Fecha del horizonte de crdito:
Es la fecha que se establece para que el sistema considere los prximos vencimientos, con
el fin de calcular el grado de agotamiento del crdito.
FERT:
Sigla que significa producto terminado en el maestro de materiales.
FI:
Sigla en ingls de Financial Accounting, es el mdulo de SAP encargado de la contabilidad
financiera de la empresa.

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Gestin de Stock:
Se trata del proceso de entrada de mercancas, el cual inicia con la llegada de la
mercanca por parte del proveedor para efectuar la entrega de insumos, material de
empaque, papelera, cafetera, dotacin, repuestos, herramientas, etc., finaliza con la
ubicacin en las Bodegas de Almacn.
GL:
Es el submdulo de Contabilidad General Financiera en el que todos los movimientos de
la contabilidad de la empresa se registran de manera manual o automtica a travs de
procesos integrados definidos.

Grfico de control estadstico de procesos (SPC por sus sigla en ings de


Statical Process Control):
Es el grfico que se utiliza para evaluar el desempeo estadstico de una caracterstica del
proceso. Para el sistema se utilizarn grficos de Media y Rango.
Grupo de artculos:
Clave con la que se pueden agrupar varios materiales o servicios con las mismas
propiedades y un determinado grupo de artculos.
Grupos de cdigos:
Los grupos de cdigos se utilizan para gestionar, definir uniformemente y estandarizar la
informacin referente al registro de al registro de defectos, problemas, causas de
problemas, acciones correctivas, medidas preventivas, as como el registro y evaluacin
de datos cualitativos.
Grupo de cuentas:
El grupo de cuentas tiene caractersticas de control de los campos que son obligatorios,
opcionales o no visibles en el momento de crear el registro maestro del proveedor.
Adicionalmente, a travs del grupo de cuentas se controla el rango de nmeros de los
proveedores, que puede ser de asignacin interna o externa.
Grupos de Planificacin de Mantenimiento:
Son los procesos en los cuales se divide el mantenimiento en la compaa, y desde cada
grupo se planifican los recursos de mantenimiento, con mano de obra, materiales, hojas
de ruta, etc.
Grupo de productos:
Es la agrupacin de los productos por la unin de dos variables: el gnero (sexo) y el
grupo de edades (etapas de la vida). Un producto puede pertenecer al grupo de Hombres,
aunque sea usado por un adolescente.

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Grupo de vendedores:
Es la subdivisin del personal o staff de una oficina de ventas, por ejemplo, pueden
definirse grupos de vendedores para sectores individuales. Dentro de los grupos de
vendedores nacionales se encuentran:
o Ejecutivo de cuenta:
Es el vendedor responsable por las cadenas y puntos de venta propios. Recibe
salario bsico sin comisin.
o Asesor comercial:
Es el vendedor responsable por los distribuidores, mayoristas y detallistas.
Generalmente es el vendedor que debe hacer correras o visitas y recibe salario
variable (por comisin) o mixto (Bsico + comisin).
o Gerente comercial:
Es director de distrito o cualquier persona de la oficina central, responsable por
negocios particulares como la venta por Catlogo y licitaciones, por ejemplo, el
director de lnea.

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H
HALB:
Sigla que significa semielaborado en el maestro de materiales.
Hoja de Ruta:
Es el conjunto de caractersticas, procedimientos, planes de muestreos y puestos de
trabajo que especifica las actividades de produccin e inspeccin de un material en un
centro dado. Una hoja de ruta muestra la secuencia de operaciones individuales
necesarias para la fabricacin de un producto. Las hojas de ruta para mantenimiento
describen una secuencia de operaciones de mantenimiento individuales que se realizan
repetidamente dentro de una empresa. Se usan las hojas de ruta para estandarizar estas
secuencias de trabajo de repeticin y planificarlas con mayor eficacia.

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GLOSARIO SAP

I
Indicadores de impuestos:
Muestran los porcentajes a calcular de acuerdo con el tipo de impuesto, por ejemplo, IVA
del 16% para las compras de bienes y servicios, IVA del 10% para arrendamientos, entre
otros.
Indicadores de retencin:
Muestran los porcentajes de retencin a calcular de acuerdo con el tipo de retencin, por
ejemplo: Retencin por compras generales, retencin por compra de combustible,
retencin por compra de productos agrcolas, entre otros.
Inspeccin y verificacin:
Actividades que establecen la condicin actual de un objeto tcnico.
Interlocutor comercial:
Un interlocutor comercial puede ser cliente y proveedor al mismo tiempo si, por ejemplo,
nuestros clientes tambin nos suministran mercancas.
Intermediario (ZI):
Rol que desempea el agente o intermediario a travs del cual se realiza una venta
internacional.
Inventario fsico:
Un inventario es la actualizacin de las cantidades y los importes relacionados con el
patrimonio de activos fijos.
IVA repercutido:
Es el IVA facturado al cliente.
IVA soportado:
Es el IVA que llega en las facturas de los proveedores.

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GLOSARIO SAP

L
Libro auxiliar:
Es el libro que contiene la informacin de terceros y de movimientos en cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, mdulo de activos fijos y tesorera.

Libro de pedidos:

Es una relacin del nmero de proveedores posibles para un material. Entre las bondades
del libro de pedidos tenemos que permite listar los posibles proveedores para un material
y marcar uno de ellos si se desea que el sistema lo sugiera como primera opcin de
compra, permite actualizaciones automticas, adems, permite bloquear los proveedores
a los cuales no se les deben montar pedidos.
Lmite de Crdito:
Lmite de crdito del cliente. El importe indicado aqu representa un lmite superior para el
total de los crditos y los crditos previsibles de un deudor.
Lista de materiales (BOM):
Es la lista con los componentes que se requieren para fabricar un producto, esta lista
contiene para cada componente la cantidad y la unidad de medida.
Lista de materiales de componentes:
Existen componentes de una lista de materiales que a su vez tienen otra lista de
materiales, es el caso de las tintas preparadas, por lo tanto, en la lista de materiales de
impresin se incluir la tinta preparada y en la lista de materiales de tintas los
componentes de dicha tinta.
Lote de Almacn:
Es el conjunto de un material que se caracteriza por la homogeneidad de
sus
propiedades, es decir, que tericamente fue fabricada bajo las mismas condiciones de
produccin.
Lote de Inspeccin:
Es la base para la gestin de la inspeccin, consta de todos los datos para realizarla
(material, caractersticas, entre otras).

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GLOSARIO SAP

M
Maestro de materiales y/o tipos de materiales:
Es una base de datos o listado que contiene todos los materiales en SAP. El maestro
incluye productos terminados, semielaborados (calcetines, seamless, fajas), repuestos y
suministros, productos qumicos, telas e hilazas, materia prima, material de empaque,
material POP, servicios, etc. El sistema contar con un maestro nico para todas las
empresas, lo que garantizar la visibilidad del inventario para cada uno de los materiales
mencionados en los almacenes MM.
MAF:
Tipo de material no valorado inventariable.

Mandante:
Es una unidad independiente en el Sistema SAP que posee su propio entorno de datos y
por tanto, datos maestros y parmetros especficos de parametrizacin. En ingls se
denomina Client. En los proyectos se utilizan tres mandantes especficos:
o DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones, programas y
ajustes a objetos de SAP (Objetos: programas, pantallas, tablas, funciones)
o QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los reales
o PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.

Mantenimiento Correctivo:
Actividades para reestablecer las condiciones de un objeto tcnico.

Mantenimiento preventivo:
Actividades que mantienen la condicin de un objeto tcnico.
Material:
SAP identifica a travs de un cdigo toda clase de producto, ya sea materia prima,
qumicos, repuestos, producto semielaborado o producto terminado.
Estos materiales tienen unas siglas que los identifican:
o FERT: Producto terminado
o HALB: Semielaborado
o ZDES: Productos en desarrollo (muestras)
o ROH: Materia Prima
o VERP: Material de Empaque
o ZQUI: Qumicos
Material POP:
Es todo el material de exhibicin, como los maniques, estanteras, entre otros.

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GLOSARIO SAP

MM:
Sigla en ingls de Materials Management, es el mdulo de SAP encargado del
abastecimiento y gestin de inventarios.

Montajes simultneos:
Consiste en la produccin de dos o mas materiales en forma simultnea en el mismo
puesto de trabajo.

Modulo de Equipos de Cmputo:


Contiene los computadores a los cuales se les debe programar un mantenimiento
preventivo de aseo y verificacin y copia Ghost.

Modulo Metrolgico:
Contiene los equipos que son verificados y/o calibrados mediante un programa de
Metrologa ya que influyen directamente en la calidad del producto (Ejemplo:
Controladores de temperatura, indicadores de presin, velocidad.)
Movimientos:
Son los conceptos por los cuales un material de inventario se mueve: entradas, salidas,
ajustes, traslados, traspasos.
MRP:
Sigla de Plan de Requerimientos de Materiales. Es la herramienta central del mdulo de PP
para planeacin, la cual calcula las necesidades de los diferentes materiales de acuerdo a
los pedidos de cliente, entrada de materiales, notificaciones de las rdenes de produccin,
consumos de los materiales, etc, es decir, se encarga de consolidar las entradas y salidas
de los materiales y generar las necesidades correspondientes.

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GLOSARIO SAP

N
Necesidad de transporte:
Es el documento en el sistema que representa la solicitud de materiales que el almacn
debe gestionar para despachar el material.
Nivel de Calidad:
Es la base para definir los planes y esquemas de muestreo cuando se evala un lote.

Notificacin:

Es el proceso mediante el cual se actualizan los datos de una orden de fabricacin: status,
fechas, actualizacin de los costos de produccin, reduccin de la carga de capacidad de
un puesto de trabajo, entre otros.

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GLOSARIO SAP

O
Operacin:
Es la actividad llevada a cabo en un puesto de trabajo.
Orden de fabricacin:
Es la orden que describe y controla los datos relevantes para la fabricacin de un
producto, se genera a partir de una orden previsional y que confirma las cantidades a
producir (Hoja de ruta + lista de materiales).
rdenes Internas:
Son las herramientas de CO que se utilizan para recolectar costos y en algunos casos
ingresos dentro de una sociedad CO. Tienen la funcionalidad de la planificacin, la
supervisin y la contabilizacin de costos.
A travs de las Ordenes CO se podr planificar, recopilar, controlar y liquidar costos de
determinadas operaciones y tareas especficas de la empresa (controlar los costos de una
inversin, de alguna actividad en Proceso, un proyecto, etc.)
Orden de transporte:
Es el documento en el sistema que representa la instruccin de salida/entrada del material
del almacn.
Orden Previsional:
Orden sugerida por el sistema para los materiales que se producen.
Organizacin de Compras:
Es el rea de la organizacin responsable por la negociacin de todas las condiciones de
compras: precios, plazos de entrega, de pago, cantidades, por ejemplo: Compras
Nacionales y Compras Importadas.
Organizacin de ventas:
Es el rea responsable de la venta y de la distribucin de mercancas y servicios. Con la
ayuda de las organizaciones de ventas se puede realizar una subdivisin regional del
mercado. Cada operacin comercial se procesa dentro de una organizacin de ventas.
Otras ventas (donaciones, muestras, obsequios):
Son ventas que se facturan pero no se cobran a los clientes, deben registrarse en otro
canal de distribucin para que no contaminen las ventas.

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GLOSARIO SAP

P
Pagos automticos:
Este proceso inicia en los registros contables de cuentas por pagar cargados a la cuenta
de un acreedor (proveedor) y termina en la ejecucin del pago, sea por cheque o
transferencia electrnica.
Pagos individuales:
Contabiliza los pagos pendientes por cancelar de una manera manual seleccionando las
partidas abiertas del acreedor. Al ejecutar el pago de estas partidas se contabilizara el
pago afectando las cuentas de banco y se imprimir el cheque.
Pago por anticipado:
Es el tipo de venta en el cual el despacho se hace despus de recibir el pago del cliente,
es lo que se conoce como Venta de Contado. Como estos clientes no tienen asignado
cupo de crdito siempre estn bloqueados para despacho.
Partidas abiertas:
Son todas aquellas partidas deudoras o acreedoras pendientes de ser cobradas o pagadas
respectivamente, por ejemplo, las cuentas por cobrar pendientes de pago de un deudor.
Partidas compensadas:
Son todas aquellas partidas deudoras o acreedoras que han sido canceladas, ya sea
mediante un pago un cruce de documentos, por ejemplo, las facturas canceladas de un
deudor, ya sea porque las pag o se cancelaron mediante notas crdito.
Partidas individuales:
Son cada una de las posiciones, lneas o asientos contables que contiene un documento,
por ejemplo, cuando una cuenta contable es tratada como partida individual, permite
visualizar cada uno de los movimientos que la afect.
Pedido de compra:
Es la conversin de la solicitud de pedido en rdenes de compra al proveedor. Se tendrn
dos tipos de Pedidos de Compra, uno como resultado de convertir una solicitud de pedido
en una orden de compra y otra creada directamente en el sistema, aplica sobre todo para
los servicios.
Periodo de cierre contable:
Finalizacin del periodo fiscal y contable respectivo.
Plan de Cuentas de la sociedad u operativo:
Es el plan de cuentas formado por las cuentas asignadas o habilitadas a cada sociedad FI.

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GLOSARIO SAP

Plan de cuentas de grupo:


Es el plan de cuentas que sirve para consolidar los datos de las diferentes sociedades FI,
es el mismo plan nico de cuentas (PUCO) a 6 dgitos y se denomina GRUP.
Plan de cuentas General:
Es el plan que rene todas las cuentas de las sociedades FI.
Planes de inspeccin:
Un plan de inspeccin es un dato maestro de QM que permite determinar el objeto a
inspeccionar, donde se realiza la inspeccin, que se le va ha inspeccionar, las
especificaciones del material o equipo, el mtodo del anlisis, los procedimientos de
muestreo, procedimientos para toma de muestra,
cuando se debe realizar esta
inspeccionar, y puntos de inspeccin.
Planes de muestreo:
Un plan de muestreo es una recopilacin de instrucciones de muestreo. Las instrucciones
de muestreo hacen referencia al tamao de la muestra, segn una cantidad de lote de
inspeccin concreta, y definen los criterios para determinar si se acepta un muestreo o se
rechaza y cmo se hace.
Plan de Valoracin:
El plan de valoracin es el directorio donde se consignan las caractersticas de los activos
fijos, a partir de las reas de valoracin, tales como la depreciacin, el perodo a depreciar,
la fecha de capitalizacin, las vidas tiles, descripciones, etc. Dicha informacin permite
calcular el valor de los activos fijos para fines contables, fiscales o financieros.
Planificacin MPS:
De acuerdo al proceso de Gestin de Demanda, el sistema en este proceso realiza un
juego de inventarios que arroja una serie de ordenes previsionales que sugieren un
ingreso de mercanca para garantizar el abastecimiento oportuno del producto.
Planificacin de necesidades MRP:
Esta definicin permite modelar el proceso de planificacin de los materiales dependientes
del plan de produccin o mantenimiento y otras materiales secundarios.
Planificacin de capacidades:
Permite determinar que tipo de planificacin de capacidades es la que mas se ajusta a las
caractersticas de los puestos de trabajo que requieran el proceso.
Pool de trabajo:
Es el listado de los lotes de inspeccin que tienen pendiente algn registro de los
resultados o decisin de empleo.
Posicin de Tesorera:

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GLOSARIO SAP
Proporciona informacin sobre el estado financiero actual de las cuentas bancarias y
transitorias (Cheques, Entradas, Salidas). La Posicin de Tesorera proporciona un resumen
del desarrollo de tesorera a corto plazo integrando registros individuales.
PP:
Sigla en ingls de Production Planning & Execution, es el mdulo de SAP encargado de la
planeacin, planificacin, programacin y ejecucin de la produccin.
Previsin de Tesorera:
Est formada, bsicamente, por las entradas y salidas de pagos por partida abierta de las
cuentas a cobrar y las cuentas a pagar. Puesto que la planificacin y previsin de dichos
pagos y recaudos suele ser a largo plazo, la probabilidad de realizar el pago en la fecha
prevista es menor que la probabilidad de pago existente en la posicin de tesorera.
Procedimiento de Muestreo:
Es el esquema que permite definir las propiedades de muestreo de una poblacin y la
forma de valoracin de la caracterstica que se est evaluando.
Proveedor:
El trmino se utiliza para definir todos los interlocutores comerciales que llevan a cabo una
entrega o que prestan un servicio para la sociedad.
Puesto de trabajo:
Es el lugar fsico donde se llevan a cabo las operaciones de produccin.
Est definido por las mquinas y los empleados involucrados en el proceso de produccin;
contiene informacin sobre capacidad, clculo de costo y programacin.
Punto de Inspeccin:
Es la identificacin del equipo, hora, fecha, entre otros, donde se toma la muestra a la cual
se le har inspeccin de calidad.

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GLOSARIO SAP

QM:
Sigla en ingls de Quality Management, es el mdulo de SAP encargado de la gestin de
calidad.

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GLOSARIO SAP

R
RAMO:
Los ramos tienen funciones de control en el Sistema SAP, igual que los tipos de
materiales. Es, por ejemplo, un factor que determina la secuencia de pantallas y la
seleccin de campos en un registro maestro de materiales
Reembolso de Caja Menor:
Aqu se rinden los gastos realizados. El responsable de la Caja Menor enva los soportes de
los gastos a contabilidad (facturas) cuando ha consumido aproximadamente el 60% del
monto definido para dicha Caja Menor y al final del mes, all hacen el registro de la cuenta
por pagar (crdito por el total a reintegrar al custodio contra el gasto correspondiente a
cada soporte en cabeza de cada proveedor, incluyendo los impuestos y/o retenciones
correspondientes).
Registro de resultados:
Es la actividad que permite ingresar los datos obtenidos durante la inspeccin de calidad
en el sistema SAP.
Registro info compras:
Es una base de datos que contiene los precios de compra de los materiales por cada
proveedor. Se puede crear en el sistema o bien se puede actualizar cada vez que se crea
un Pedido de Compras, es una relacin entre material y proveedor. El registro mantiene un
historial del precio de compra y/o oferta, permite listar los posibles proveedores por
material, maneja escalas de precios y trabaja con perodos de validez del precio de
compra (el cual se maneja de acuerdo a la modalidad de la compra).
Reserva:
Las reservas son solicitudes que se efectan al almacn, para que ste tenga preparados
materiales para la salida en una fecha ms tarda y con un fin determinado.
Responsable de pago (RG):
Rol que desempea el cliente al que se le genera la cuenta por pagar.
Rolling forecast:
Consiste en estimar la venta del primer mes en donde ya muchos de los pedidos se
encuentran cargados en la planta y adicionalmente estimar dos meses siguientes para
tener visibilidad trimestral.
ROH:
Sigla que significa materia Prima en el maestro de materiales.

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GLOSARIO SAP

S
SAP:
Sigla para Sistemas, Aplicaciones y Productos en el Procesamiento de Datos. Es la
herramienta tecnolgica adquirida por el negocio que trabaja como plataforma de
informacin, en el cual se modelan todas las operaciones de las empresas; este sistema se
caracteriza por el manejo de informacin integrada entre diferentes mdulos logsticos y
financieros, siendo capaz de abarcar todas las reas de la empresa.
Sector:
Es la agrupacin de productos segn sus caractersticas y/o comportamiento comercial.
Pueden definirse grupos de productos, es decir, sectores para una amplia gama de
productos.
SD:
Sigla en ingls de Sales and Distribution, es el mdulo de SAP encargado de las ventas y
distribucin.
Sociedad de Costos:
Es la organizacin que permite manejar la contabilidad de costos o de gestin de varias
sociedades FI.
Sociedad FI:
Es la entidad jurdica legalmente constituida que corresponde a las empresas que tienen
Nit. La sociedad FI es la unidad organizacional para la cual se define un Plan de Cuentas,
con el propsito de reportar tanto interna como externamente los resultados de la
empresa. Se identifica con un cdigo alfanumrico de 4 dgitos.

Sociedad GL:
Es la organizacin que permite la consolidacin de los estados financieros de varias
sociedades FI.
Sociedad CO:
A travs de esta estructura se analizan los ingresos, costos y gastos de cada negocio y de
sus reas de apoyo, generando informacin til para la toma de decisiones. La sociedad
CO permite asignar los costos, gastos e ingresos a objetos de imputacin como cuentas,
centros de costos, centros de beneficio y rdenes internas.
Sociedad PA:
Es la estructura que permite visualizar y analizar la rentabilidad por compaas, unidades
de negocio, tipo de producto, organizacin de ventas, cliente, grupo de clientes, marca,
distritos y vendedor, generando valor para la toma de decisiones. Una sociedad PA se
identifica con un campo alfanumerico de 4 dgitos.

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GLOSARIO SAP
Solicitante (AG):
Rol que desempea el cliente que hace el pedido de ventas.
Solicitud de pedido:
Es todo el requerimiento de material generado por una necesidad del MRP (que mira
necesidades y cantidades de inventario, reglas de planeacin y sugiere qu comprar), o
por usuarios que tienen una necesidad de compra.
Subreparto:
Es la asignacin de gastos de un centro de costos a otro a travs de una cuenta interna.

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GLOSARIO SAP

T
Tiempo de montaje:
El tiempo de montaje contempla el desmontaje de la referencia anterior y el montaje de la
nueva referencia, este tiempo varia dependiendo de la similitud que tenga la nueva
referencia con la anterior y del tipo de montaje que se tenga que realizar
Tipo de Cotizacin Oficial (M):
Este tipo de cotizacin ser utilizada para el registro de las Tasas Representativas del
Mercado, y sern utilizadas para los clculos de los diferenciales cambiarios (Procesos
Mensuales) y aquellos registros u operaciones que as lo requieran (por ejemplo:
proveedores del exterior).
Tipos de Inspeccin:
Es el esquema que determina el nivel de exigencia en los criterios de aceptacin o rechazo
de un lote.
Tipo de material:
Los materiales que tienen los mismos atributos bsicos se agrupan y se asignan a un tipo
de material. De este modo se pueden gestionar diversos materiales de manera uniforme
segn las necesidades de la empresa.
TR:
Es el submdulo de Tesorera donde se administra la liquidez de la empresa.
Traslado de activos fijos:
Mediante este proceso ser posible trasladar o distribuir los gastos asociados a un activo a
otro(s) centros de costos en cada una de las empresas, segn las necesidades o
requerimientos de la gerencia o del rea interesada en que dicho proceso se realice.
Traslados entre secciones:
Se define como norma que durante el tiempo en que se est realizando el inventario no se
hacen entregas de materiales al proceso, no hay traslados de materiales entre secciones
en el proceso, ni se hacen entregas a producto terminado.
Traspaso de Stock (inventario):
Es la operacin que permite bloquear lotes defectuosos o liberar lotes aceptados despus
de efectuada la evaluacin respectiva.

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GLOSARIO SAP

U
Ubicacin:
Es el cdigo de barras que permite identificar una ubicacin dentro del almacn.
Ubicacin Tcnica:
Las Ubicaciones tcnicas son estructuras ordenadas jerrquicamente que representan un
sistema tcnico, una estructura o parte de la misma.
Unidad conforme:
Es la unidad que cumple con las especificaciones de calidad o que presenta desviaciones
menores que no impiden su consumo o utilizacin.
Unidad defectuosa:
Es aquella unidad inspeccionada que puede tener uno o ms defectos. La unidad
defectuosa puede ser calificada como conforme o no-conforme.
Unidad de medida base:
Es la unidad de medida con la que se crea el material. Con esta unidad se gestiona o
administra el inventario a travs del proceso, por ejemplo: unidad, metros, gramos, etc.
Unidad no-conforme:
Es la unidad defectuosa cuya desviacin impide el consumo o utilizacin del material.

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GLOSARIO SAP

V
Valoracin de moneda extranjera:
Proceso para realizar los asientos automticos mensuales de ajuste por diferencia en
cambio a las cuentas que se registren en una moneda diferente al peso (COP), con el fin
de tener actualizados los saldos de estas cuentas y mostrar estados Financieros ajustados
a Normas Legales.
Valor Estadstico:
Es aquella cantidad medible, que puede asignarse a centros de costos, rdenes internas y
centros de beneficio. Los valores estadsticos se utilizan para el subreparto y la
distribucin de costos, por ejemplo, el nmero de empleados; KW de energa; horas
trabajadas por centro de costos.
Pueden ser fijos o totales:
o Fijos: Se traslada del periodo en el que se contabiliza a todos los periodos
posteriores
o Totales: No se trasladan al periodo siguiente, por lo tanto se debe indicar para
cada periodo individual.
Valor del Fondo y lmite de desembolsos:
El valor del fondo de las diferentes Cajas Menores de cada Sociedad, segn los gastos
menores que genere cada Empresa, ste valor debe ser tal que los reembolsos de la Caja
Menor sean hechos como mximo una vez por semana.
Ventas sin gestin comercial:
Son aquellas ventas de materia prima, repuestos, entre otros, que se hacen a otras
compaas o las de cualquier producto que se hace entre las compaas del grupo. Para
que los permisos de precios, estadsticas, etc., se puedan manejar fcilmente, estas
ventas estn separadas del resto de las ventas en el sistema.
VERP:
Sigla que significa material de empaque en el maestro de materiales.
Versin de fabricacin:
Es la clave que determina las diferentes tcnicas de fabricacin para un material. Es la
combinacin de una lista de materiales y una hoja de ruta, por ejemplo, si una referencia
se hace con algodn peinado y no hay esta clase de algodn, se puede tener otra versin
de fabricacin con otro tipo de algodn.
VSGC:
Sigla de Ventas Sin Gestin Comercial.

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GLOSARIO SAP

Z
ZDES:
Sigla que significa productos en desarrollo (muestras) en el maestro de materiales.
ZQUI:
Sigla que significa Qumicos en el maestro de materiales.

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