EMPLEO DE REGISTROS Y FORMAS

DE PLANEACIN
1. Introduccin

El fin de la revisin de los procedimientos de contabilidad y de control interno, es

averiguar cuales son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de
control interno existente, como base para determinar el alcance del examen.
La revisin no termina con las investigaciones realizadas al principio de la
auditora sino que continan en el transcurso de ella.
Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificacin que pueda
recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos
aspectos se deben comunicar por medio de memorndums de sugerencias,
conteniendo las deficiencias localizadas en la organizacin del negocio.

2.

Tcnicas a aplicarse en la planeacin de la

auditora.
1.
2.
3.
4.
5.

Estudio y Evaluacin
Estudio y evaluacin
Estudio y evaluacin
Estudio y evaluacin
Anlisis Factorial:

de la Organizacin.
de sistemas y procedimientos.
de flujogramas.
del sistema de control interno.

A continuacion desarrollaremos cada uno de los puntos anteriores

1. Estudio y Evaluacin de la Organizacin.

Para que el auditor pueda darse cuenta cabal de la estructura orgnica y
allegarse de elementos para estudiar y evaluar la organizacin y el equipo
humano que la integra, deber empezar por obtener un organigrama detallado
de la misma, en el caso de que no existiera, ser una razn ms para que el
auditor lo elabore o actualice y en el desarrollo de esta tarea encontrar una
magnfica oportunidad de empezar a conocer la operacin organizacional de la
entidad o de la funcin sujeta a auditora y sobre todo, las personas
involucradas.
En la obtencin del organigrama se recomienda que ste se elabore cubriendo
los siguientes puntos:

Abarcar a toda la entidad o la funcin sujeta a revisin.

Contener los puestos principales de la entidad y toda la estructura
tratndose de la revisin a una funcin.

Quedar perfectamente establecido los tipos de autoridad en caso de ser

lineal, funcional y staff.

2. Estudio y evaluacin de sistemas y procedimientos.

Representa una de las acciones ms importantes en la planeacin y desarrollo
de cualquier trabajo de auditora.
Toda entidad debe contar con manuales de sistemas y de procedimientos de
operacin sobre los cuales el auditor debe basarse para hacer su estudio y
evaluacin de estos conceptos, pero encontramos que muy pocas son las
entidades que los tienen, en estos casos, el auditor deber desarrollarlos para
sus propsitos.
Podemos observar algunos problemas:
La extensin que debe drseles y que va directamente relacionada con el tiempo
asignado al auditor para realizar su trabajo.
As como la habilidad para describir los procedimientos de operacin.
Tomemos en consideracin que un sistema es la conjuncin de procedimientos
de operacin que estn enmarcados en polticas administrativas y/o
disposiciones de control, el estudio y evaluacin de dichos procedimientos se
debe efectuar en forma independiente por cada uno de los que integran ese
sistema para, posteriormente, una vez que se han identificado todos los que
conforman el sistema, llevar a cabo el estudio y evaluacin global del mismo.
El estudio y evaluacin de un procedimiento de operacin se puede llevar a cabo
en el siguiente orden:

Primero: Identificar las generalidades del procedimiento:

a) Nombre,
b) A que sistema o funcin operacional pertenece.
c) Dnde inicia.
d) Dnde termina.
e) Que objetivos persigue.
f) Que polticas administrativas y/o disposiciones de control debe respetar.

Segundo: Describir en forma secuencial las actividades involucradas en el

procedimiento sujeto a anlisis y evaluacin.

3. Estudio y evaluacin de flujogramas.

El estudio y evaluacin de flujogramas es llevar por medio de una

representacin grfica los procedimientos de operacin.

Tcnica de Diagrama de flujo (flujograma)

Indica el punto inicial del diagrama y su ubicacin.

Significa un documento.
- Letras maysculas dentro del rectngulo indica el documento afectado,
por ejemplo, O.C. = orden de compra y se le pone nmeros en las orillas
para mencionar si es el original (1) y si son copias (2).
- Con la marca en el ndice inferior derecho
Indica preparacin de un documento.
-

Documento con firma o sellado.

Indica que servir de base en la preparacin de documentos contables o bien

respaldar a esos documentos.
- Muestra el movimiento fsico de los documentos.
Indica que un documento nunca va a reentrar al flujo. Tambin se usa para
mostrar que el documento se enva a alguien fuera de la empresa, o que se
enva a algn departamento interno donde los detalles o usos no incumben a
la auditora.
- Documento para algn propsito especial, registro en libros o base para la
preparacin de otro documento.
- Archivo temporal del documento.
Documento destruido.: Los documentos pueden terminar en:
- Archivo permanente.
- Pasar a otro flujo.
- Pasar fuera del flujo.
- Destruirse.

Indica operacin, describindose brevemente.

- Reportes o listados.

Comprende al sistema de contabilidad, como libros, registros contables,

documentos comprobatorios.
- Registro contable de los auxiliares y registros al ltimo destino.

Las descripciones dentro del diagrama debern ser mnimas, anotaciones

simples de letras o nmeros, anexando en una hoja adicional el significado de
dichas letras.

4. Estudio y evaluacin del sistema de control interno.

El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para
salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su
informacin financiera y la complementaria administrativa y operacional,
promover eficiencia en la operacin y provocar adherencia a las polticas
prescritas por la administracin.

Segn el Boletn 3050 emitido por la Comisin de Normas y Procedimientos de

Auditora, dentro de sus generalidades nos explica que el estudio y evaluacin
del control interno se efecta con el objeto de cumplir la norma de ejecucin del
trabajo que requiere que el auditor debe efectuar un estudio y evaluacin
adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar la
naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de
auditora.

El control interno se divide en:

Control Administrativo, donde se debe observar y aplicar en todas las

fases o etapas del proceso administrativo.
Control Financiero Contable, orientado fundamentalmente hacia el
control de las actividades financieras y contables de una entidad.

A la conjuncin de estos dos elementos deriva en el Sistema Integral de Control

Interno.
La Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora del Instituto Mexicano de
Contadores Pblicos en su boletn 5030, muestra la metodologa para el Estudio
y evaluacin del control Interno, donde recomienda que ese proceso se efecte
por ciclos de transacciones, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la
dinmica de las empresas. Los ciclos bsicos de transacciones a considerar son:
ingresos, compras, produccin, nminas y tesorera.
El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control
interno, no solamente en los planes de la direccin sino en la ejecucin real de
las operaciones cotidianas.

La evaluacin del control interno es la estimacin del auditor, hecha sobre los
datos que ya conoce a travs del estudio, y con base en sus conocimientos
profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.
De este estudio y evaluacin, el Contador Pblico podr desprender la
naturaleza de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello
depender la extensin que deba dar a los procedimientos de auditora de
empleados y la oportunidad en que los va a utilizar para obtener los resultados
ms favorables posibles.

Formas de hacer el estudio y evaluacin del control interno.

Mtodos:
a) Mtodo Descriptivo o de memorndum.
b) Mtodo Grfico.
c) Mtodo de Cuestionario.

Mtodo Descriptivo:
Consiste en la descripcin de las actividades y procedimientos utilizados por el
personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad,
haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas
actividades y procedimientos.
La descripcin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones
en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicar en
forma aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los mtodos contables y administrativos en
vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa,
los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes,
cuanto perciben por sueldos, etc.
La informacin se obtiene y se prepara segn lo juzgue conveniente el Contador
Pblico, por funciones, por departamentos, por algn proceso que sea adecuado
a las circunstancias.
La forma y extensin en la aplicacin de este procedimiento depender desde
luego de la prctica y juicio del Contador Pblico observada al respecto, y que
puede consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compaa de manera que
cubran todos los aspectos de su revisin.
B. Que las notas relativas contengan observaciones nicamente respecto a
las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas

en sus papeles de trabajo, tambin cuando el control existente en las

otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado.
Siempre deber tenerse en cuenta la operacin en la unidad administrativa
precedente y su impacto en la unidad siguiente.

Ventajas:

El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor

conocimiento de la empresa.
Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que
acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas:

Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.

No se tiene un ndice de eficiencia.

Mtodo Grfico.
Seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a travs de
los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control
para el ejercicio de las operaciones.
Este mtodo permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde
se encuentran debilidades de control, an cuando hay que reconocer que se
requiere de mayor inversin de tiempo por parte del auditor en la elaboracin de
los flujogramas y habilidad para hacerlos.
Se recomienda el uso de la carta o grfica de organizacin que segn el autor
George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintticos que indican los aspectos
ms importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales
funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de
cada empleado encargado de su funcin respectiva.
Existen dos tipos de grficas de organizacin:

Cartas Maestras.
Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales
departamentos.

Cartas suplementarias.
Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en
forma ms detallada.

Se recomienda adems el uso combinado de estas cartas con los manuales de

operacin ya que se complementan.

Ventajas.

Proporciona una rpida visualizacin de la estructura del negocio.

Desventajas.

Prdida de tiempo cuando no se est familiarizado a este sistema o no

cubre las necesidades del Contador Pblico.
Dificultad para realizar pequeos cambios o modificaciones ya que se
debe elaborar de nuevo.
Se recomienda como auxiliar a los otros mtodos.

Mtodo de Cuestionarios.
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor,
los cuales incluyen preguntas respecto a cmo se efecta el manejo de las
operaciones y quin tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas
indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las
respuestas negativas sealan una falla o debilidad en el sistema establecido.

Ventajas:

Representa un ahorro de tiempo.

Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a
descubrir si algn procedimiento se alter o descontinu.
Es flexible para conocer la mayor parte de las caractersticas del control
interno.

Desventajas.

El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensin.

Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas
respuestas.
Su empleo es el ms generalizado, debido a la rapidez de la aplicacin.
De los mtodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa
profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.

Para cubrir ese vaco se presenta un cuarto mtodo:

Deteccin de funciones incompatibles.
El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectar funciones
incompatibles del personal involucrado en la operacin, administracin, control y
marcha de la entidad sujeta a auditora.
Se presenta como una hoja de cuestionario, que en la parte superior derecha, se
menciona la funcin clave y ah mismo se anotan los nombres de los
ejecutantes, a continuacin, sobre el lado izquierdo de la hoja, estn
consignadas otras funciones donde se anotarn los nombres de los ejecutantes,
si el nombre de la persona que realiza la funcin clave se repite en las otras
funciones, se constituye as una funcin incompatible que ser anotada a
continuacin en la columna de observaciones y en consecuencia habremos
descubierto una falla en el control interno.

Estudio y Evaluacin del control interno por ciclos de transacciones.

Consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo
control interno estar sujeto a revisin y evaluacin. Esta identificacin incluye
el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las
caractersticas especficas del mismo.
Para auxiliarse el auditor deber basarse en los boletines de la serie 6000 de las
Normas y Procedimientos de Auditora emitidos por la Comisin de Normas y
Procedimientos de Auditora del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos.

5. Anlisis Factorial:
Consiste en la distincin e identificacin de los factores que concurren en los
resultados de operacin de una entidad para llegar al conocimiento de cada
factor, con el objeto de determinar su contribucin en el resultado de las
operaciones realizadas.

El anlisis factorial se concibe la operacin de una entidad como resultado de la

combinacin ponderada de sus componentes genricos, unos internos y otros
externos, a los que se denomina factores de operacin.
La identificacin, anlisis y estudio de dichos factores habr de hacerse tomando
en cuenta la actividad o giro de la entidad y el propsito de la misma, ya que es
obvio que no sern los mismos factores que inciden para entidades industriales
o comerciales, de venta de servicios o de productos, lucrativas, no lucrativas,
gubernamentales o no gubernamentales.
Para ilustrar lo anterior mencionaremos los factores internos de una entidad
industrial.

Medio ambiente.
Administracin.
Productos.
Procesos.
Funcin Financiera.
Facilidades de produccin
Mano de obra
Materias primas.
Produccin.
Mercadotecnia.
Contabilidad.
Estadsticas.

El fin del anlisis factorial aplicado a una entidad, es cuantificar la contribucin

de cada factor en el resultado de las operaciones que sta realice, es, por tanto,
un medio de control.
El Auditor debe apoyarse en el uso de cuestionarios para este propsito.
Este estado debe ser complementado con la aplicacin de razones financieras
simples, comparando cuantitativamente los componentes de cada factor para
evaluar su contribucin en el resultado de las operaciones de la entidad.