GESTIN Y ORGANIZACIN DE

DOCUMENTOS

Trabajo Social
INFORMTICA APLICADA

3.1 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

Los archivos son datos de informacin; dependiendo del archivo, necesitara un

programa u otro para ser abierto.
Los archivos se componen en dos partes: su nombre y su extensin. La extensin
marcara el tipo de archivo que es y el programa que utilizara para abrirse.
Hay muchas extensiones de archivos; incluso archivos con las mismas
caractersticas pueden ser de distintas extensiones.

A continuacin, tiene unas pocas extensiones comunes que se pueden encontrar:

Los archivos cambiaran dependiendo del tipo que sean y mostraran opciones
especficas para cada uno.

Cambiar el nombre de un archivo

Para cambiar el nombre de un archivo,
haga clic con el botn secundario en el
archivo cuyo nombre desea cambiar y, a
continuacin, pulse en Cambiar nombre.
Escriba el nombre nuevo y presione
ENTRAR. Si se solicita una contrasea
de administrador o una confirmacin,
escriba la contrasea o proporcione la
confirmacin.

Abrir un Archivo
Para abrir un archivo, busque el archivo o la
carpeta que desee abrir y haga doble clic en
el
archivo
para
abrirla.
Se
abre
automticamente su programa asociado.
Para abrir un archivo en un programa
diferente del que se abre generalmente el
archivo, haga clic con el botn secundario en
el mismo, seleccione Abrir Con y a
continuacin, pulse en un programa
compatible de la lista. Si tiene un archivo que
no
se
abre,
tendr
que
instalar
probablemente un programa capaz de abrir el
archivo.

Propiedades
Si abre Propiedades de un archivo, vera la
siguiente imagen:
En la pestaa Detalles podr observar
informacin sobre el archivo, autores, tamaos,
fechas de creacin entre otros muchos
atributos; dependiendo del tipo de archivo
aparecern una serie de opciones u otras.

Seleccin de archivos
Para seleccionar un archivo, solo deber hacer clic encima de l y se tornara de un
color azulado
Para seleccionar varios elementos contiguos, cree un cuadro azul pinchando y
manteniendo el botn izquierdo del raton. Todos los archivos y carpetas que se
encuentren total o parcialmente dentro quedaran seleccionados. Tambin puede
seleccionarlos pulsando la tecla shift o mayscula del teclado y con la ayuda de
las teclas de direccin.

Copiar, cortar y pegar

Copiar clsico. Consiste en seleccionar el archivo o

archivos necesarios y copiarlos con algunos de los
siguientes mtodos:

Haga clic con el botn secundario encima de uno de

los archivos seleccionados para abrir el men
contextual y seleccionar la opcin Copiar
Utilizar la combinacin de teclas Control + C

Cortar clsico. Consiste en seleccionar el archivo o

archivos necesarios y cortarlos con algunos de los
siguientes mtodos:

Haga clic con el botn secundario encima de uno

de los archivos seleccionados para abrir el men
contextual y seleccionar la opcin cortar.
Utilizar la combinacin de teclas Control + X

Pegar clsico. Consiste en pegar un archivo

directamente sobre una carpeta u otra unidad de
almacenamiento utilizando uno de los mtodos
siguientes:

Haga clic con el botn secundario en la zona en

blanco y seleccione la opcin Pegar.
utilice la combinacin de teclas Control + V

Permisos de Archivos
Windows 8 gestiona de forma sencilla los permisos de archivos. Los permisos
son reglas asociadas a los objetos de un equipo o red que determinan si se
puede obtener acceso a ese objeto y lo que se puede hacer con el. Por ejemplo,
puede obtener acceso a ese objeto y lo que se puede hacer con el. Por ejemplo
puede obtener acceso a un documento compartido en red, pero solo puede
leerlo, no modificarlo. Los administradores del sistema y los usuarios con
cuentas de administrador pueden asignar permisos a usuarios individuales o a
grupos.

Historial de Archivos
El historial de archivos hace copias de
seguridad de los archivos que se
encuentran en las bibliotecas, contactos,
favoritos, escritorio, etc. Tambin permite
restaurar
los
archivos
daados
o
eliminados y encontrar las diferentes
versiones de un archivo en un momento
dado.

Trabajo Social
INFORMTICA APLICADA
Unidad 3
3.1 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS. (FORMATO / COPIA / FICHEROS /
ATRIBUTOS)
Los archivos son datos de informacin; dependiendo del archivo, necesitara un programa u otro
para ser abierto.
Los archivos se componen en dos partes: su nombre y su extensin. La extensin marcara el tipo
de archivo que es y el programa que utilizara para abrirse.
Como podras observar en la siguiente imagen, es un archivo de audio MP3 llamado Hiro.mp3. Hiro
hace referencia al nombre del archivo, en este caso de la cancin; el punto sirve para separar la
informacin y mp3 indica el tipo de archivo y el programa asociado a esta extensin ser el
encargado de abrir el archivo.

Al abrirlo se abre el reproductor de Windows media, que es programa encargado de reproducir los
archivos mp3.
Hay muchas extensiones de archivos; incluso archivos con las mismas caractersticas pueden ser
de distintas extensiones.
A continuacin, tiene unas pocas extensiones comunes que se pueden encontrar:

Los archivos cambiaran dependiendo del tipo que sean y mostraran opciones especficas para
cada uno.

El uso y reproduccin de este material es exclusivamente para usos didcticos

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Unidad 3

Cambiar el nombre de un archivo

Para cambiar el nombre de un archivo, haga clic con el botn secundario en el archivo cuyo
nombre desea cambiar y, a continuacin, pulse en Cambiar nombre. Escriba el nombre nuevo y
presione ENTRAR. Si se solicita una contrasea de administrador o una confirmacin, escriba la
contrasea o proporcione la confirmacin.

Abrir un Archivo
Para abrir un archivo, busque el archivo o la carpeta que desee abrir y haga doble clic en el
archivo para abrirla. Se abre automticamente su programa asociado. Para abrir un archivo en un
programa diferente del que se abre generalmente el archivo, haga clic con el botn secundario en
el mismo, seleccione Abrir Con y a continuacin, pulse en un programa compatible de la lista. Si
tiene un archivo que no se abre, tendr que instalar probablemente un programa capaz de abrir el
archivo.

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Unidad 3

Propiedades
Si abre Propiedades de un archivo, vera la siguiente imagen:

En la pestaa Detalles podr observar informacin sobre el archivo, autores, tamaos, fechas
de creacin entre otros muchos atributos; dependiendo del tipo de archivo aparecern una serie de
opciones u otras.

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Unidad 3

Seleccin de archivos
Para seleccionar un archivo, solo deber hacer clic encima de l y se tornara de un color azulado
Para seleccionar varios elementos contiguos, cree un cuadro azul pinchando y manteniendo el
botn izquierdo del raton. Todos los archivos y carpetas que se encuentren total o parcialmente
dentro quedaran seleccionados. Tambin puede seleccionarlos pulsando la tecla shift o
mayscula del teclado y con la ayuda de las teclas de direccin.
Pero puede encontrarse que necesite seleccionar elementos que estn dispersos separados por otros
archivos. En este caso deber ayudarse de la tecla Control del teclado y el raton. Manteniendo
Control presionada, clique en cada archivo o carpeta deseado para seleccionarlo.
Una vez seleccionado, prosiga con gestin de archivos.
Copiar, cortar y pegar
Windows 8 mantiene el sistema clsico de copias de archivos. Para copiar un archivo en otra
ubicacin, abra la ubicacin que contiene el archivo que desea copiar, haga clic con el botn
secundario en el archivo que desea copiar y pulse en Copiar. A continuacin, abra la ubicacin en
la que desea almacenar la copia, haga clic con el botn secundario dentro de la ubicacin destino
y, luego, en Pegar. La copia del archivo original aparece en la nueva ubicacin.
Mover o copiar los archivos a lugares distintos de la computadora o a medios extrables es
sumamente importante para poder hacer un uso completo del equipo.
Puede realizar estas opciones de maneras distintas

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Unidad 3

Copiar clsico. Consiste en seleccionar el archivo o archivos

necesarios y copiarlos con algunos de los siguientes mtodos:
o Haga clic con el botn secundario encima de uno de los
archivos seleccionados para abrir el men contextual y
seleccionar la opcin Copiar
o Utilizar la combinacin de teclas Control + C

Cortar clsico. Consiste en seleccionar el archivo o archivos

necesarios y cortarlos con algunos de los siguientes mtodos:
o Haga clic con el botn secundario encima de uno de los
archivos seleccionados para abrir el men contextual y
seleccionar la opcin cortar.
o Utilizar la combinacin de teclas Control + X

Pegar clsico. Consiste en pegar un archivo directamente sobre

una carpeta u otra unidad de almacenamiento utilizando uno de los
mtodos siguientes:
o Haga clic con el botn secundario en la zona en blanco y
seleccione la opcin Pegar.
o utilice la combinacin de teclas Control + V

Aparecer una ventana con el proceso de copiado o cortado.

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Pulse Ms detalles para ver ms informacin.

Tambin puede hacerlo de una forma ms grfica. Abra las dos ventanas: la que contiene los
archivos a copiar o pegar y la unidad destinataria.
Pinche y arraste el botn en el archivo y arrstrelo hasta la otra ventana.

Al traspasarlo a la ventana de destino, se cortar y se pegar.

Permisos de Archivos
Windows 8 gestiona de forma sencilla los permisos de archivos. Los permisos son reglas asociadas
a los objetos de un equipo o red que determinan si se puede obtener acceso a ese objeto y lo que se
puede hacer con el. Por ejemplo, puede obtener acceso a ese objeto y lo que se puede hacer con el.
Por ejemplo puede obtener acceso a un documento compartido en red, pero solo puede leerlo, no

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Unidad 3
modificarlo. Los administradores del sistema y los usuarios con cuentas de administrador pueden
asignar permisos a usuarios individuales o a grupos.
No es estrictamente necesario aplicar permisos para evitar que otras personas obtengan acceso a
nuestros archivos. La propia cuenta de usuario evita que cualquiera que tenga una cuenta estndar
en el equipo pueda ver los archivos. Sin embargo, no impide que alguien que usa una cuenta de
administrador en el equipo los vea. Si existen otras cuentas de administrador en el equipo, en lugar
de usar permisos, podr proteger sus archivos cifrndolos con el sistema de cifrado de archivos
(EFS). Si crea una cuenta de usuario para otro usuario en el equipo, asegurese de crear en este caso
una cuenta estndar, en lugar de una cuenta de administrador. Windows automticamente aplica
permisos a los archivos o carpetas de acuerdo con la configuracin de su cuenta de usuario y, de
ser aplicable, el grupo de seguridad en el que se encuentra su cuenta de usuario. Si aplica permisos
existentes y producir resultados no deseados. Por lo tanto, no se recomienda aplicar permisos a
archivos.
Historial de Archivos
El historial de archivos hace copias de seguridad de los archivos que se encuentran en las
bibliotecas, contactos, favoritos, escritorio, etc. Tambin permite restaurar los archivos daados o
eliminados y encontrar las diferentes versiones de un archivo en un momento dado.
Previamente a utilizar el historial de archivos es necesario configurar una unidad para el historial
de archivos a travs del Panel de Control. Elegimos Sistema y Seguridad en el Panel de Control. A
continuacin elegimos Historial de archivos. La opcin Seleccionar unidad de la parte izquierda
del panel de control permite elegir la unidad para la recuperacin de los archivos. Despus de
seleccionar la unidad adecuada, finalmente se hace clic en Activar. De esta forma se activa el
historial de archivos en caso de que no se hubiera activado antes y se habilita una unidad para alojar
los archivos recuperados. Tambin se puede utilizar la opcin Guardar Copias de Seguridad de los
archivos con Historial de archivos.

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Para restaurar archivos se utiliza la opcin Restaurar archivos con Historial de archivos situada en
la pantalla del Panel de control. Se eligen los archivos a recuperar en el historial de archivos y se
hace clic en Restaurar. Tambin se puede utilizar la opcin Restaurar archivos personales situada
en la parte izquierda de la pantalla del Panel de Control.

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3.2 GESTIN DE CARPETAS

Las carpetas hacen la funcin de contenedor y sirven para clasificar la informacin

generalmente en forma de archivos.
Las carpetas pueden mostrarse de distintas maneras, como es el caso de las
carpetas situadas en la biblioteca que el icono tienen un dibujo que las caracteriza
y facilita la identificacin de cada una sin necesidad de leer el nombre.
Las carpetas pueden albergar otras carpetas en su interior o archivos.

Crear una carpeta

Para crear una carpeta, vaya a la ubicacin
(una carpeta o el escritorio) donde desea crear
una carpeta nueva. Haga clic con el botn
secundario en un rea en blanco del escritorio
o en la ventana de la carpeta, seleccione
Nuevo y a continuacin, pulse en Carpeta.
Escriba un nombre para la carpeta nueva y
presione ENTRAR. La nueva carpeta que ha
creado aparece en la ubicacin que ha
especificado.

Propiedades de carpetas
Si hace clic con el botn secundario encima de
una carpeta o archivo, aparecer un men
contextual. En la siguiente imagen, observa el
men contextual de una carpeta.
Si abre Propiedades en
aparecer la siguiente ventana

una

carpeta,

Observe que hay cuatro pestaas. La primera llamada general

y que se observa en la imagen, proporciona informacin sobre el
tipo de carpeta, la ubicacin, el contenido y su tamao, la fecha
de creacin y dems atributos, como si es una carpeta oculta.
La segunda Compartir, puede configurar las opciones de
comparticin de la carpeta si esta compartida o bien podrs
compartirla en la red.
En la tercera Seguridad, podr modificar los permisos de
acceso y modificacin de la carpeta en red.
Por ltimo, Personalizar. Aqu puede establecer el tipo de
carpeta que ser, elegir una imagen para mostrar como icono
dentro del logo de la carpeta o cambiar el icono.

Seleccin de carpetas
Para seleccionar una carpeta, solo
deber hacer clic encima de ella y se
tornar de un color azulado

Para seleccionar varios elementos contiguos, cree un cuadro

azul pinchando y manteniendo el botn izquierdo del ratn.
Todos los archivos y carpetas que se encuentren total o
parcialmente dentro quedaran seleccionados. Tambin puede
seleccionarlos pulsando la tecla shift o mayscula del
teclado y con la ayuda de las teclas de direccin

Pero
puede
encontrarse
que
necesite
seleccionar elementos que estn dispersos
separados por otras carpetas. En este caso
deber ayudarse de la tecla Control del
teclado y el ratn. Manteniendo Control
presionada, clique en cada archivo o carpeta
deseado para seleccionarlo.

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3.2 GESTIN DE CARPETAS (DIRECTORIOS - SUBDIRECTORIOS)
Las carpetas hacen la funcin de contenedor y sirven para clasificar la informacin generalmente
en forma de archivos.
Las carpetas pueden mostrarse de distintas maneras, como es el caso de las carpetas situadas en la
biblioteca que el icono tienen un dibujo que las caracteriza y facilita la identificacin de cada una
sin necesidad de leer el nombre.
Las carpetas pueden albergar otras carpetas en su interior o archivos.

Crear una carpeta

Es posible crear cualquier nmero de carpetas e incluso almacenar carpetas dentro de otras. Las
carpetas que se encuentran dentro de otras se denominan a menudo subcarpetas. Para crear una
carpeta, vaya a la ubicacin (una carpeta o el escritorio) donde desea crear una carpeta nueva. Haga
clic con el botn secundario en un rea en blanco del escritorio o en la ventana de la carpeta,
seleccione Nuevo y a continuacin, pulse en Carpeta. Escriba un nombre para la carpeta nueva y
presione ENTRAR. La nueva carpeta que ha creado aparece en la ubicacin que ha especificado.

Propiedades de carpetas
Si hace clic con el botn secundario encima de una carpeta o archivo, aparecer un men
contextual. En la siguiente imagen, observa el men contextual de una carpeta.
Si abre Propiedades en una carpeta, aparecer la siguiente ventana:

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Unidad 3

Observe que hay cuatro pestaas. La primera llamada general y que se observa en la imagen,
proporciona informacin sobre el tipo de carpeta, la ubicacin, el contenido y su tamao, la fecha
de creacin y dems atributos, como si es una carpeta oculta.
La segunda Compartir, puede configurar las opciones de
comparticin de la carpeta si esta compartida o bien podrs
compartirla en la red.

En la tercera Seguridad, podr modificar los permisos de acceso y modificacin de la carpeta en

red.

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Por ltimo, Personalizar. Aqu puede establecer el tipo de carpeta que ser, elegir una imagen
para mostrar como icono dentro del logo de la carpeta o cambiar el icono.

Seleccin de carpetas
Para seleccionar una carpeta, solo deber hacer clic encima de ella y se tornar de un color
azulado

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Para seleccionar varios elementos contiguos, cree un cuadro azul pinchando y manteniendo el
botn izquierdo del ratn. Todos los archivos y carpetas que se encuentren total o parcialmente
dentro quedaran seleccionados. Tambin puede seleccionarlos pulsando la tecla shift o
mayscula del teclado y con la ayuda de las teclas de direccin.

Pero puede encontrarse que necesite seleccionar elementos que estn dispersos separados por otras
carpetas. En este caso deber ayudarse de la tecla Control del teclado y el ratn. Manteniendo
Control presionada, clique en cada archivo o carpeta deseado para seleccionarlo.

Una vez seleccionado, prosiga con gestin de carpetas.

El uso y reproduccin de este material es exclusivamente para usos didcticos

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INFORMTICA APLICADA
Unidad 3
Copiar, cortar y pegar
Mover o copiar las carpetas a lugares distintos de la computadora o a medios extrables es
sumamente importante para poder hacer un uso completo del equipo.
Puede realizar estas opciones de maneras distintas

Copiar clsico. Consiste en seleccionar la o las carpetas

necesarias y copiarlas con algunos de los siguientes mtodos:
o Haga clic con el botn secundario encima de uno de los
archivos seleccionados para abrir el men contextual y
seleccionar la opcin Copiar
o Utilizar la combinacin de teclas Control + C

Cortar clsico. Consiste en seleccionar la carpeta o carpetas

necesarias y cortarlas con algunos de los siguientes mtodos:
o Haga clic con el botn secundario encima de uno de los
archivos seleccionados para abrir el men contextual y
seleccionar la opcin cortar.
o Utilizar la combinacin de teclas Control + X

Pegar clsico. Consiste en pegar el contenido directamente sobre la carpeta utilizando uno
de los mtodos siguientes:
o Haga clic con el botn secundario en la zona en blanco de
una carpeta y seleccione la opcin Pegar.
o utilice la combinacin de teclas Control + V

Aparecer una ventana con el proceso de copiado o cortado.

El uso y reproduccin de este material es exclusivamente para usos didcticos

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Unidad 3

Pulse Ms detalles para ver ms informacin.

Tambin puede hacerlo de una forma ms grfica. Abra las dos ventanas: la que contiene la carpeta
a copiar o pegar y la destinataria.
Pinche y arraste el botn en la carpeta y arrstrela hasta la otra ventana.

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