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Introduccin
La administracin de la produccin se refiere al diseo, direccin, y control sistemtico de los
procesos en servicios y productos para los clientes internos y externos (Krajewski Ritzman,
2008). Esta importante disciplina es la que nos permite evaluar y diagnosticar el desempeo
de los aspectos administrativos de las organizaciones con el fin de mejorar el funcionamiento,
potencializar las fortalezas y corregir errores en medio de stos procesos administrativos.
En ste sentido, en el presente trabajo evaluaremos los aspectos administrativos y de
produccin de una organizacin en especfico con el fin de realizar, no slo un diagnstico de
su situacin actual si no poder realizar unas recomendaciones que ayuden a la empresa a
mejorar sus procesos, su gestin y as poder ayudar al cabal cumplimiento de sus fines
misionales.
2. Planteamiento del problema
La cooperativa de trabajadores de la educacin del Cesar COOTEC es una empresa del
sector solidario con 22 aos de existencia y con una larga trayectoria en el sector, siendo una
de las ms reconocidas cooperativas de maestros del Cesar. Hoy en da, la empresa cuenta con
ms de 1600 asociados y con un sin nmero desafos diarios, entre los que se encuentran el
mejoramiento continuo de los procesos, la vinculacin con tareas sociales, y el enfrentarse a
una reglamentacin cada vez ms estricta con organizaciones de su tipo, como han sido la
migracin a las Normas Internacionales de Informacin Financiera y la reforma tributaria que
se encuentra en trmite en el congreso, el cual somete a las Empresas sin Animo de Lucro
como COOTEC a unas nuevas reglas de juego en cuanto al mbito fiscal.
3. Objetivo General
Realizar un diagnstico general de la gestin administrativa en produccin de la
empresa COOTEC.
4. Objetivos Especficos
Cesar COOTEC.
Direccin: Calle 14 No 19a3-100 Urb Santa Rosa.
Nombre de los propietarios: al ser una empresa del sector solidario, los
Planeacin
Factores Organizacionales
PLANEACION
Respue
Aspecto
Visin documentada
Visin socializada
Mision documentada
Mision socializada
Objetivos estrategicos
Politicas documentadas
Procedimientos
sta
SI
SI
SI
SI
SI
SI
documentados
Presupuestos documentados
SI
SI
Organizacin
Factores Organizacionales
ORGANIZACIN
Aspecto
Respuesta
Observacin
Universitario
SI
Finanzas,
Temticas de capacitacin
Organigrama documentado
Manual de funciones
administracin Anualmente
SI
SI
Actualizacin manual de
funciones
Proceso de seleccin
Otro
documentado
SI
Contratacin
Tipo de contratacin
Asesora tcnica en aspectos
Directa
administrativos
Procesos organizacionales
SI
Reingeniera
diversos factores
**
***
Factores Organizacionales
DIRECCIN Y CONTROL
Aspecto
Tipo de liderazgo
Tipo de comunicacin
Sistemas de informacin
Seguimiento peridico a presupuestos
La empresa realiza auditoras internas
Respuesta
Situacional
Formal
Contables
SI
SI
Observacin
*
**
***
Respuesta
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Observacin
documentada.
Diagrama de flujo: No. En el diseo del servicio se tiene clara una
hoja de ruta para el servicio pero no existe sta herramienta
documentada.
5.4 Diseo del servicio y ciclo de vida
Ciclo de vida del servicio: No. Se podra decir que el producto que
ofrecemos (los crditos) se encuentran en etapa de madurez por la
diversas entidades.
Nivel de contacto: Alto. El grado de contacto con nuestros
asociados en nuestra actividad es alto porque la mayora de las
fases del proceso de otorgamiento de crditos y cartera requiere la
comunicacin funcionario-asociado.
Ubicacin. Contamos con instalaciones fijas, por las necesidades de
contable y financiera.
Sistema de retroinformacin: S. Hay una constante comunicacin y
relacin entre nuestros directivos y funcionarios con los asociados,
servicio al asociado.
Tipo de proceso de produccin: Centro de Trabajo. En nuestras
instalaciones se encuentran puestos correspondientes a cada rea de
Se tom como operacin para la observacin las consultas a la auxiliar de cartera, se tomaron
10 observaciones y se
t(min)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
tiempos:
5,55
6,1
5,4
6,15
5,49
6,35
5,45
6,1
10
6,15
t(min)
5,55
6,1
5,4
6,15
5,49
6,35
5,45
6,1
10
6,15
52,74
9
5,86
0,95
5,567
6,1237
6. Anlisis de la informacin
En sta seccin, lo que se realizar es el respectivo anlisis de cada uno de los aspectos
revisados en la encuesta, para lo cual tendremos en cuenta aspectos tericos de diversos
autores sobre los temas especficos.
6.1 Planeacin:
La planeacin estratgica es importante para el desarrollo organizacional en el presente, segn
Steiner (1998), la administracin estratgica es un proceso sistemtico de desarrollo e
implementacin de planes para alcanzar propsitos u objetivos por lo que pasa definir
misin, visin y objetivos estratgicos con el fin de fortalecer el norte de la empresa y
dirigirla hacia l. Es un hecho positivo que COOTEC cuente con los componentes de la
administracin estratgica como son la misin y la visin, que segn Jack (2000) son formas
mediante las cuales la empresa define el camino que desea tomar a lo largo del tiempo y es un
aliciente para orientar las decisiones estratgicas de crecimiento.
Para el caso de las polticas, que son directrices, reglas y procedimientos establecidos para
apoyar los esfuerzos realizados para alcanzar dichos objetivos (David, 2013), COOTEC
tiene la ventaja de tenerlas establecidas y trabajar constantemente por el cumplimiento de
ellas. Otro punto importante es que COOTEC tiene identificadas sus Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas, lo cual coadyuva en la correcta administracin
estratgica.
La empresa, que cuenta con procedimientos documentados, cuenta con ventajas, segn Kootz
(2014) los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el
manejo de actividades futuras, la cual es una importante herramienta de planeacin y
administracin. Los presupuestos, manejados en COOTEC por el comit de administracin,
son importantes para la planeacin y el control de las actividades, porque son las herramientas
que brindan pautas y procedimientos que le sirven a la empresa para enmarcar el derrotero
que deben seguir las actividades en procura de la utilidad de las expectativas de los asociados
(Mendoza, 2004).
6.2 Organizacin y Control
6.3 Direccin
En el caso de los aspectos directivos se podran establecer algunos puntos relacionados con el
grado de escolaridad del gerente, el tipo de liderazgo y la comunicacin, lo que veremos. En
lo que respecta al nivel de escolaridad, este le da cierto grado de formacin tica y profesional
al gerente, lo que potencia los fines estratgicos y las operaciones en la empresa, y coadyuva
en el desarrollo de un tipo de liderazgo favorable, el cual es el liderazgo situacional, definido
por Hersey y Blanchard, el cual contempla que ante diversas situaciones se debe, en primer
lugar, realizar un anlisis de la situacin determinada, para luego adoptar un estilo de
liderazgo que se adapte a esa situacin.
Lo anterior, se complementa perfectamente con la comunicacin formal, que segn Martin
(1997) transmite mensajes reconocidos como oficiales de la organizacin y basados en la
jerarqua establecida en el organigrama.
6.4 Normas y Polticas
El cumplimiento de las normas es importante para el desarrollo organizacional, adems, tener
polticas definidas para el cumplimiento de stas normas le da un grado ms de cumplimiento
para poder ofrecer servicios de calidad. Segn Koontz y O'Donell (1972) "Las polticas son
planteamientos generales o maneras de comprender que guan o canalizan el pensamiento y
la accin en la toma de decisiones de todos los miembros de la organizacin" y tambin
sirven para cumplir objetivos misionales, como mejora de produccin, calidad, medio
ambiente, normas laborales, responsabilidad social y aspectos financieros, como los consigna
COOTEC en las polticas que tienen definidas.