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LETTRE ADMINISTRATIVE

DES NORMES, DES USAGES


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Le vocabulaire administratif doit se diffrencier du style des affaires et de la correspondance prive. Il met en jeu des formulations,
des expressions inusites l'oral.
L'application des "bons usages" permet un traitement plus rapide du courrier et respecte l'interlocuteur.
Le ton dun document administratif doit permettre au lecteur den identifier le caractre officiel
Le langage administratif doit rester accessible tous : bien crire, cest faire comprendre son lecteur le maximum de choses en lui
prenant le minimum de temps.

CARACTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF


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Le respect de LA VOIE HIERARCHIQUE (s'adresser Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, s/c de l'Inspectrice de l'Education
Nationale, circonscription de.)
La responsabilit et lhomognit : lanonymat comme lemploi du personnel nous sont proscrits. Toute lettre administrative
emploiera le je (engagement de la personne). La forme impersonnelle est admise pour une plus grande objectivit de la rdaction
(il apparat que... il convient de...) et pour indiquer une marche suivre : il y aura donc lieu de...
La prudence et la prcision : sen tenir aux faits et aux arguments
La neutralit et lobjectivit : labsence de passion et de violence caractrise le langage administratif
La clart et la concision : rendre simple ce qui est obscur
La courtoisie et la politesse : jai lhonneur de... est prsent dans la plupart des courriers administratifs.

DES PRINCIPES
ETRE CONCIS ET PROFESSIONNEL, BANNIR L'HUMOUR
SE DISTANCIER ET MAITRISER SES EMOTIONS
PRENDRE EN COMPTE LE DESTINATAIRE
SE RELIRE
ANTICIPER SUR LES INCOMPREHENSIONS OU LES
INTERPRETATIONS

LAISSER DECANTER, voire DIFFERER MAIS SANS TARDER


NE PAS ECRIRE DE FAUSSES AFFIRMATIONS
SOIGNER L'ORTHOGRAPHE ET L'ECRITURE
SIGNER SES COURRIERS
MENTIONNER LES PERSONNES MISES EN COPIE (ne pas
abuser de cette dmarche) et les ventuelles pices jointes)

DES CONSEILS POUR BIEN ECRIRE


A viter :
- Jai le plaisir de... Il mest agrable de...
- les rptitions
- les abrviations ( Madame et non Mme)
- les sigles
A chasser : - le style tlgraphique, les mots la mode, le franglais
A utiliser avec attention : les temps des verbes : le conditionnel est plus courtois que le futur qui lui est plus impratif
A bannir : la familiarit, tout emprunt au jargon courant, les superlatifs et les exagrations, le ton affectueux ou mondain.
Les termes qui indisposent : Rappel Je vous signale

LES FORMULES DE REDACTION USUELLE


Les formules introductives
Si le courrier fait suite un change prcdent, on peut employer des expressions comme :
- En rponse votre courrier du...
- Comme suite votre lettre du... ou Comme suite notre conversation tlphonique du...
- J'ai l'honneur d'accuser rception de votre lettre du...
- J'ai l'honneur de vous faire connatre que...
- J'ai l'honneur de vous rendre compte... , J'ai l'honneur de vous exposer...
- J'ai l'honneur de vous faire parvenir...
- J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir...( un suprieur hirarchique)
- J'ai l'honneur de vous informer que...
- Par lettre rappele en rfrence...
- J'ai l'honneur de vous rendre compte...
- Je vous saurais gr...
Pour exprimer une demande
- Je vous prie de bien vouloir...
- Je vous serais oblig de bien vouloir
- Emploi des verbes: rendre compte de, exposer , solliciter de, proposer de, prier de bien vouloir ( un suprieur hirarchique)
- Prendre lattache de : prendre contact avec une personne pour obtenir son accord sur une affaire (attache = approbation crite)

- Laisser le soin de : ne peut tre utilis que par un suprieur


- Bien vouloir : ide de dfrence, de courtoisie
- Etre dans limpossibilit de : est utilis pour ne pas pouvoir
Les formules pour exposer des faits
- Donner son avis ou connaissance de : est utilis pour aviser , informer
- Utiliser le prsent de l'indicatif : ajouter, constater, observer, signaler, confirmer, prciser, souligner, considrer, noter, rappeler
- Utiliser les formules : je me permets de..., je crois devoir..., je prends acte..., je crois devoir attirer votre
attention...( formule autoritaire)
- Utiliser des formules plus souples: je prends note..., je ne manque pas de..., je n'ignore pas que...
Des formulations pour introduire des paragraphes successifs :
Ne pas employer :
dautre part
sans utiliser
dune part
En second lieu
sans utiliser
en premier lieu
Sur le second point
sans utiliser
sur le premier point
Tout dabord
sans utiliser
ensuite, enfin...
Des mots outils
- titre d'information, titre exceptionnel...
- cependant...; mais...; toutefois...
- ds maintenant...; d'ores et dj...; sans dlai...
La conclusion
- aussi..., dans ces conditions... , en consquence...
- Il convient de..., il y a lieu de..., il parat souhaitable...
- Je vous serais oblig...; je vous serais reconnaissant...; je vous saurais gr...
Des formules de politesse (on nutilise une formule de politesse que sil y a une formule dappel)
En relation avec l'expression d'une demande, il est possible d'crire, par exemple :
- En vous remerciant par avance de l'attention que vous voudrez bien prter ma demande, je vous prie d'agrer, Monsieur
l'Inspecteur d'Acadmie, l'expression de ma considration distingue.
- Je vous prie d'agrer, Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, l'expression de ma haute considration.
- Je vous prie d'agrer, Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, l'expression de ma trs haute considration (plus rvrencieux)
- Je vous prie d'agrer, Monsieur le Maire, l'expression de ma considration distingue.
- Veuillez agrer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considration distingue.
- Veuillez agrer, Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, l'expression de mes respectueuses salutations.
- Je vous prie d'agrer, Monsieur, l'assurance de ma considration.
- Je vous prie d'agrer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distingues
- Je vous prie de croire, ..., lexpression de mes sentiments respectueux.
- Je vous prie de croire, ..., lexpression de mes sentiments les plus dvous.
- Veuillez croire, ..., lassurance de mes salutations distingues.
- Veuillez agrer, ..., lexpression de mes salutations distingues ou lassurance de ma considration.
- Je vous prie de recevoir ou dagrer,..., mes salutations distingues.
- Je vous prie dagrer, ..., lexpression de mes sentiments distingus.
QUELQUES FORMULATIONS INCORRECTES OU PEU ELEGANTES
On crit
Commencer une carrire
Atteindre la limite dge
Sintresser
Pallier une difficult
Par lettre rappele en rfrence
Jai lhonneur de porter votre connaissance
Jai lhonneur daccuser rception
Vous avez bien voulu me faire part de...

On bannit ou on vite
Dbuter, dmarrer une carrire
Etre atteint(e) par la limite dge
Attacher de lintrt
Pallier une difficult
Par lettre sus-vise
Je vous annonce
Comme suite, en rponse votre lettre du...
Vous avez attir mon attention...

METTRE EN FORME UN COURRIER


Format A4 avec marges de 2,5 cm de chaque ct. Le corps du texte s'inscrit dans un rectangle de 16 x 24,7 cm.
L'encre utiliser est noire ou bleue.
En haut gauche,
Alignement gauche

En haut dans la moiti droite,


Alignement gauche

Cordonnes de l'expditeur
Madame, Monsieur et titre ou qualit de
l'expditeur

Lieu et date
nom du mois en lettres, sans
majuscule
Exemple : Evry, le 6mai 2009

A l'attention de Monsieur .
Rfrences du courrier auquel on
rpond, objet de la lettre
Exemple :
Rf. : votre courrier du 15 avril 2009
Objet : candidature au poste de CLIS 1
de la Palmeraie

Coordonnes du destinataire
A destination d'une personne
reprsentant un service, inscrire : A
l'attention de ;
A destination d'une personne par la
voie
hirarchique, indiquer le titre de la
personne intermdiaire prcd de s/c
[sous couvert de] .

Corps de la lettre
- La formule d'appel, le texte de la lettre et la formule de courtoisie peuvent tre soit aligns gauche avec ou sans
retrait.
- Les diffrents paragraphes sont spars les uns des autres par une ligne blanche.
- Le corps de la lettre n'occupe pas plus de la moiti de la hauteur de la lettre et doit tre justifi (dans le cas d'une lettre non manuscrite) ou
non
Formule d'appel
Le plus souvent, la personne qui on s'adresse est mentionne (comme dans la formule d'appel).
Formule de courtoisie
Plus ou moins conventionnelles, volutives comme toute la langue, elles sont spcifiques aux circonstances. Comme toute la langue, ces
formules voluent
Quart infrieur de la lettre
NE PAS OUBLIER DE SIGNER
Signature manuscrite
Indication des pices jointes, s'il y a lieu
prcdes de "P.J. :"
alignement gauche
Ex : P.J. : photocopie du compte rendu de lincident du 18 avril 2009
Indication des personnes qui ce courrier est galement envoy
Ex : Copie Madame l'Inspectrice de l'Education Nationale
LA CORRESPONDANCE ELECTRONIQUE
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Les formes sont moins conventionnelles mais tiennent toujours compte de l'importance du destinataire.
Les formules de courtoisie sont plus courtes :
Respectueuses salutations
Sincres salutations
Bien cordialement
Evitez de diffuser des adresses de destinataires personnels. Recourir si besoin, par discrtion uniquement, la
fonction "cci": copie cache invisible.
Ne pas utiliser abusivement de la fonction "rpondre tous"