Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
DAFTAR ISI
1
Database ............................................................................................................................................1
1.2
Table...................................................................................................................................................2
1.3
Latihan 1...........................................................................................................................................13
Relationship .....................................................................................................................................16
2.2
2.3
2.4
Latihan 2...........................................................................................................................................22
Q U E R Y...................................................................................................................................................24
3.1
3.2
Query Select.....................................................................................................................................24
3.3
3.4
Query Append..................................................................................................................................31
3.5
Query Update...................................................................................................................................34
3.6
Query Delete....................................................................................................................................36
3.7
3.8
3.9
3.10
Latihan 3...........................................................................................................................................46
3.11
3.12
Blocked Content...............................................................................................................................51
3.13
Latihan 4...........................................................................................................................................53
FORM .......................................................................................................................................................57
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
Start Up Form...................................................................................................................................87
4.11
Latihan 5...........................................................................................................................................89
R E P O R T ................................................................................................................................................94
5.1
Membuat Report..............................................................................................................................94
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
Latihan 6.........................................................................................................................................109
Pertemuan
Pembahasan
II
III
IV
VI
Latihan 5 (form)
VII
VIII
IX
Tujuan :
Mengenal Obyek Database pada Microsoft Access
Membuat Database
Membuat Table
Mengatur Property Field pada Tabel
1.1 Database
Pada Microsoft Access, database merupakan tempat menyimpan data yang terstruktur dan skematis.
Database pada Microsoft Access 2007 diwujudkan secara fisik berupa satu file dengan ekstensi .accdb. Satu
database dapat memuat beberapa object seperti pada table berikut.
Tabel I. Object-object pada Database Microsoft Access 2007
Nama Object
Table
Query
Form
Report
Macro
Module
Fungsi
Digunakan untuk menyimpan data
Merupakan fasilitas untuk memilih dan mengubah isi data (modifikasi data).
Digunakan untuk antarmuka pengisian data
Digunakan untuk mencetak isi data ke piranti keluaran (printer)
Digunakan untuk menyimpan sekumpulan instruksi-instruksi yang sering digunakan
secara rutin
Digunakan untuk menuliskan kode-kode tambahan diluar instruksi rutin, dan dapat
digunakan oleh semua form.
Perhatikan juga lokasi tempat menyimpan file tersebut. Jika tidak ditentukan secara spesifik, biasanya file
database otomatis akan disimpan pada folder MyDocuments. Jika ingin mengganti lokasi penyimpanan file,
klik icon folder di sebelah kanan text File Name.
Pada tutorial ini, akan dibuat sebuah database dengan nama Pegawai. Klik tombol Create.
1.2 Table
Tabel merupakan tempat fisik untuk menyimpan data. Agar data dapat disimpan dengan baik, maka table
harus dibuat dengan format yang sesuai dengan keperluan data tersebut. Satu table akan terdiri dari satu
atau beberapa field (ditampilkan sebagai kolom), dan dapat diisi dengan satu atau beberapa data (satu data
disebut dengan record, ditampilkan sebagai baris). Setiap field harus diberi nama dan harus didefinisikan
tipe data serta ukurannya (panjang field), misalnya berupa angka, huruf, tanggal dan lain-lain.
Ukuran ditentukan dari tipenya, misalnya untuk tipe data angka, ukurannya dapat berupa bilangan bulat
atau pecahan. Untuk bilangan bulat, misalnya, dapat dibagi-bagi lagi menjadi beberapa jenis tergantung
dari berapa banyak nilai yang akan ditampung. Jika ditentukan integer, misalnya, maka nilai yang dapat
ditampung maksimum adalah 32000. Jika ingin lebih dari 32000, dapat dipilih tipe data Long Integer.
Primary key adalah field-field yang dipilih untuk menjaga keunikan data dalam satu baris/record. Primary
key dapat berupa satu field atau gabungan beberapa field (composite key). Satu table biasanya selalu
memiliki satu field sebagai primary key.
Langkah-langkah membuat table secara umum adalah :
1. Definisikan nama field-field penyusun table (struktur table)
2. Definisikan tipe data dan ukuran setiap field
3. Tentukan Primary Key
4. Lengkapi property setiap field
5. Hubungkan field dengan field dari table lain (jika table-table tersebut saling berhubungan).
Membuat Table
Database yang baru dibuat belum diisi dengan apapun. Biasanya, Access akan langsung menampilkan menu
untuk membuat table. Table dapat dibuat dengan menggunakan dua cara tampilan yaitu Design view dan
Datasheet View.
Gambar di bawah menunjukkan tampilan Datasheet View. Biasanya Access langsung menganggap kolom
pertama pada Datasheet View ini sebagai Primary key, dan diberi judul kolom ID. Untuk menambah
kolom baru, cukup klik text Add New Field.
Untuk mengubah judul kolom, klik 2x pada judul kolom dan tuliskan nama kolom baru.
Untuk menentukan tipe data setiap kolom / field, gunakan menu Datasheet di bagian atas.
Setelah menuliskan semua kolom, table tersebut dapat disimpan untuk dimodifikasi lebih lanjut. Biasanya,
modifikasi table lebih mudah dilakukan menggunakan Design View. Untuk menyimpan table klik tanda
close (x) di sebelah kanan atas table, atau klik kanan pada bagian atas table dan pilih menu Save As.
Untuk melihat tampilan pada design view, klik pada nama table, dan klik Design View
Tipe data dapat diubah melalui pilihan pada kolom sebelah kanan (Data Type) dan ukurannya dapat diubah
melalui tab General di bagian bawah tabel.
Digunakan untuk menentukan format tampilan data, biasanya untuk tipe data angka atau tanggal (Date).
Bebeapa contoh format misalnya format angka dan tanggal seperti pada gambar berikut :
A
a
&
C
., ;-/
>
<
!
\
Jika inputmask diisi dengan Password maka semua karakter yang diisikan pada text tersebut akan diubah
menjadi karakter (*), tetapi disimpan sebagai karakter aslinya.
Format pada inputmask hanya berlaku pada pengisian data dan tidak berlaku pada saat import data atau
menjalankan query. Jika pendefinisian inputmask dilakukan bersama-sama dengan pendefinisian Format,
maka tampilan data akan mengikuti property Format dan inputmask akan diabaikan. Tetapi data tetap akan
disimpan seperti pada inputmask, dan format tidak akan mengubah isi data, hanya mengubah tampilan
data. Tabel berikut ini menunjukkan beberapa contoh penggunaan format input mask.
Tabel 3. Contoh Penggunaan Format pada Input Mask
Format
(000) 000-0000
(999) 999-9999
(000) AAA-AAAA
#999
>L????L?000L0
>L0L 0L0
00000-9999
>L<??????????????
SSN 000-00-0000
>LL00000-0000
Boleh dikosongkan, tetapi jika diisi, maka hanya dapat diisi dengan angka
(206) 555-TELE
Tiga karakter pertama dalam tanda kurung harus diisi dengan angka. Karakter
berikutnya boleh diisi dengan karakter apa saja, tetapi tidak boleh dikosongkan
20 atau 2000
Boleh diisi / tidak diisi. Tetapi jika diisi, harus diisi dengan angka.
GREENGR339M3 atau MAY R 452B7
> , Semua karakter akan diubah menjadi huruf besar
L , Karakter pertama harus berupa huruf
????, empat karakter berikutnya boleh kosong
L , karakter ke enam harus diisi huruf
?, karakter ke tujuh bebas
000, karakter ke 8-10 harus diisi dengan angka
L , karakter ke 11 harus diisi dengan huruf
0, karakter ke 12 harus diisi dengan angka
T2F 8M4
> , Semua karakter akan diubah menjadi huruf besar
L0L, karakter pertama dan ketiga harus berupa huruf, karakter kedua harus
berupa angka.
Diselingi dengan satu spasi kosong
0L0 , karakter ke lima dan ketujuh harus berupa angka.
98115- atau 98115-3007
Hanya lima karakter pertama yang harus diisi dengan angka, karakter berikutnya
boleh diisi boleh dikosongkan. Jika diisi, hanya dapat diisi dengan angka.
Maria atau Brendan
Karakter pertama akan diubah menjadi huruf besar, minimal harus diisi dengan
satu karakter, dan karakter berikutnya akan diubah menjadi huruf kecil,
Maksimum 15 karakter.
SSN 555-55-5555
Karakter pertama dimulai dengan karakter SSN, dan diikuti dengan sisa karakter
yang harus berupa angka
DB51392-0493
Caption
Digunakan untuk memberi judul kolom yang berbeda dengan nama field. Judul yang tertulis pada caption
akan ditampilkan pada table dan form. MIsalnya ada field dengan nama : kd_brg, dapat diberi caption
Kode Barang untuk memudahkan user memahami maksud field tersebut.
Default Value
Digunakan untuk menentukan nilai yang otomatis akan diisikan jika kolom tersebut dikosongkan.
Validation Rule dan Validation Text
Validation Rule digunakan untuk menentukan aturan atau kondisi yang harus dipenuhi oleh data yang akan
diisikan pada kolom tersebut. Misalnya, untuk field stock, maka validation rule nya adalah >=0, artinya
tidak boleh mengisikan stok negatif.
Validation Text digunakan untuk menentukan pesan yang akan ditayangkan jika terjadi pelanggaran aturan
penulisan yang sudah ditetapkan pada Validation Rule.
Contoh :
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
7
Ketika table dijalankan, dan dicoba mengiskan nilai negatif pada field stock, database akan menampilkan
pesan sebagai berikut :
Validation Rule dapat juga diisi dengan nilai antara, misalnya, umur pegawai antara 18 hingga 65 tahun,
maka pada validation rule dapat dituliskan : >=18 AND <= 65
Required dan Allow Zero Length
Property Required digunakan untuk menyatakan apakah field tersebut harus diisi melalui proses entri data
atau tidak
Property Allow Zero Length digunakan untuk menentukan apakah field tersebut boleh dikosongkan (Yes)
atau harus ada isinya (No).
Indexed
Property Indexed digunakan untuk mempercepat fasilitas pencarian. Jika Index ditetapkan, maka field
tersebut akan diurutkan sehingga mempermudah pencarian. Index dapat dipilih Duplicates OK atau No
Duplicates. Jika dipilih Duplicates OK, berarti field yang ditentukan sebagai index boleh diisi dengan data
yang sama, sedangkan jika dipiilh No Duplicates berarti tidak boleh ada isi data yang sama pada field
tersebut.
Text Align
Text align digunakan untuk menentukan perataan text, misalnya justified, rata kiri (left) atau rata kanan
(right).
Jika lebih dari satu field yang akan dibuat menjadi primary key, sorotlah field-field tersebut secara
bersamaan, klik kanan dan pilih menu primary key.
Tab Lookup
Tab lookup digunakan untuk mengatur isi sebuah text yang biasanya berupa pilihan tertentu. Sumber
pilihan data dapat berupa nilai yang diisikan sendiri, atau diambil dari table lain. Untuk mengatur lookup,
display biasanya dibuah menjadi combo box atau listbox.
Berikut ini contoh pengaturan lookup pada field Status yang akan diisi dengan 2 pilihan nilai yaitu S
dan M.
1. Klik field status, klik lookup. Ubah property Display control menjadi combo box
3. Isi property row source dengan nilai pilihan, masing-masing dipisahkan dengan tanda titik koma (;),
Save table.
4. Jika Lookup akan mengacu ke table lain, pilih Row Source Type Table/Query, dan pada Row
Source, pilih nama tabel yang akan diacu.
Biasanya field pada tabel lain yang diacu adalah field Primary Key yang disimpan sebagai field
pertama. Misalnya ingin mengacu pada tabel t_pegawai dengan field pertama adalah NIP.
Column Count digunakan untuk menentukan berapa banyak kolom dari table yang diacu akan
ditampilkan. Jika diisi lebih dari 1, maka combo box akan menampilkan beberapa kolom dari table
yang diacu, tetapi hanya satu field yang akan disimpan (bound column = 1). Setelah table disimpan
dan dijalankan kembali, maka tampilan kolom NIP akan menjadi seperti gambar berikut.
5. Jika Row Source Type diisi dengan table/Query, tetapi hanya ingin menampilkan nilai tertentu dari
table tersebut, maka kita dapat membangun sebuah query (akan dibahas lebih lanjut). Misalnya,
hanya ingin menampilkan NIP dari table t_pegawai, yang isi field gol = 2 saja.
Pada saat mengisi Row source, klik tanda titik tiga () di bagian kanan row source hingga terbuka
panel query seperti gambar berikut :
Klik Yes, akan ditampilkan panel Query Builder seperti pada gambar berikut. Klik field-field yang
akan ditampilkan (NIP dan Nama), klik field Gol (untuk menentukan criteria data), dan pada Criteria
isikan ketentuannya yaitu Gol = 2. Uncheck bagian Show di bawah field Gol untuk mengatur agar
isi data field Gol tidak ditampilkan.
Isi criteria
data yang
ingin
ditampilkan
Unchek
bagian
Show
Setelah selesai, klik kanan pada query builder dan pilih menu Close
Hasil query tadi, maka row source akan terisi dengan perintah Query seperti pada gambar berikut :
Simpan table dan jalankan seperti biasa. Perhatikan data-data yang ditampilkan pada kolom NIP
tersebut.
1.3 Latihan 1
1. Ubahlah table t_pegawai di atas agar sesuai dengan ketentuan sebagai berikut :
Nama field
Tipe Data/ukuran
Input Mask
Caption
Indexed
Nama field
Tipe Data/ukuran
Input Mask
Caption
Nama_peg
Text / 20 karakter
Semuanya diubah menjadi huruf besar, maksimum 20
karakter
Nama Pegawai
Nama field
Tipe Data/ukuran
Caption
Lookup
JK
Text / 2 karakter
Jenis Kelamin
Value List, diisi dengan LK dan PR
Nama field
Tipe Data/ukuran
Caption
Lookup
Status
Text / 1 karakter
Status
Value List, diisi dengan S dan M
Nama field
Tipe Data/ukuran
Input Mask
Caption
No_telp
Text / 15 karakter
Kode area, 3 digit angka, dipisahkan dengan karakter -,
no.telpon maksimum 8 digit.
Nomor Telpon
Nama field
Tipe Data/ukuran
Format
Input Mask
Caption
Tgl_lahir
Date / Time
Medium Date
Tanggal, dd-mmm-yy
Tanggal Lahir
Nama field
Tipe Data/ukuran
Default value
Validation rule
Validation text
Input Mask
Caption
Jml_anak
Number/integer
0
Nilai paling kecil adalah nol
Tidak boleh diisi dengan nilai negatif
Tanggal, dd-mmm-yy
Tanggal Lahir
Tipe Data
Number
Number
Number
Number
Number
Ukuran
Integer
Long Integer
Single
Single
Single
Tentukan agar field Gol menjadi Primary key, dan isikan data-data sebagai berikut
Tipe Data
Text
Text
Text
Ukuran
3
20
20
Tentukan agar field dept_id sebagai primary key, isikan data-data sebagai berikut
Ubah kembali table t_pegawai, tambahkan 2 kolom baru yaitu dept_id dan gol, dengan ketentuan
tipe data dan ukuran sama seperti field gol an dept_id pada table t_gaji dan t_dept.
Aturlah agar kolom dept_id agar mengacu pada table t_dept, dengan mengubah lookup seperti
berikut :
Aturlah agar field gol pada table t_pegawai mengacu pada field gol dari table t_gaji.
Save. Buka kembali table t_pegawai dan isikan dengan beberapa data sesuai dengan keinginan
anda.
Tujuan :
Mengenal konsep relasi antar tabel
Merelasikan tabel pada Microsoft Access
2.1 Relationship
Table-table pada sebuah database biasanya saling berelasi. Relasi ini didefinisikan berdasarkan kebutuhan
desain table tersebut, dan dibuat untuk mendukung integritas data. Dengan saling berelasi, maka data pada
satu table akan langsung berhubungan dengan data dari table lainnya. Relasi juga menjamin agar
perubahan data tidak dapat dilakukan secara sembarangan, tetapi berdasarkan ketentuan perancangan
database atau sesuai dengan aturan yang sebenarnya di dunia nyata.
Agar table-table dapat direlasikan perlu diperhatikan beberapa hal yaitu :
1. Table-table harus dibuat dengan kaidah yang benar, misalnya penentuan tipe data dan penentuan
field-field primary key.
2. Table-table yang akan direlasikan, jika sudah diisi dengan data, harus diisi dengan data yang sama
untuk setiap field yang berelasi. Misalnya, jika ingin merelasikan field gol pada table t_pegawai
dengan t_gaji, maka field gol pada table t_pegawai, harus sama isinya dengan data pada field gol di
table t_gaji. Oleh karena itu, sebaiknya table-table direlasikan sebelum diisi dengan data,untuk
mencegah data yang diisikan tidak sesuai dengan kaidah relasi.
Untuk mendefinisikan Relationsip, klik menu Database tools, pilih Relationship
Pada panel Show Table, klik nama table, dan klik Add. Tambahkan table-table yang akan direlasikan.
Setelah semua table ditambahkan, klik Close.
Klik field yang akan direlasikan, misalnya dept_id pada t_dept dengan dept_id pada t_pegawai. Caranya
dengan menyorot field dept_id pada salah satu table, tahan tombol mouse dan tarik ke field dept_id pada
table lain. Kemudian, pada panel Edit Relationship, klik Enforce referential integrity dan klik OK.
Perhatikan Relationship Type One To Many otomatis didefinisikan oleh Microsoft Access, yang
menunjukkan bahwa satu record pada table t_dept dapat berelasi dengan banyak record pada table
t_pegawai.
Relasikan semua field yg saling berhubungan sehingga didapat relasi seperti pada gambar berikut
Perhatikan pada diagram relationship, akibat dinonaktifkannya Enforce Referential Integrity, maka simbol
many pada ujung t_pegawai dihilangkan.
Sekarang coba ubah data golongan pada table t_pegawai secara sembarangan. Perhatikan bahwa
perubahan ini ternyata diijinkan oleh database.
Pada gambar di atas, gol 8 dan 6 tidak sesuai dengan isi field gol pada table t_gaji.
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
19
Demikian juga misalnya jika ingin menghapus field gol=2 pada table t_gaji, yang sebenarnya masih diacu di
table t_pegawai. Maka database juga akan mengijinkan proses penghapusan ini.
Ubah kembali data agar seperti semula (kembalikan data gol pada table t_pegawai agar sesuai dengan data
gol pada table t_gaji. Isikan kembali data gol=1 pada table t_gaji). Tutup semua table dan ubah kembali
relationship dengan cara seperti sebelumnya, aktifkan kembali Enforce Referential Integrity.
Ulangi proses di atas. Jika kita mengubah isi field gol pada table t_pegawai dengan nilai yang tidak sesuai
dengan isi field gol pada table t_gaji, Microsoft Access akan menolak perubahan tersebut.
Jika kita ingin menghapus data pada table t_gaji, yang masih diacu oleh data pada table t_pegawai,
Microsoft Access juga akan menolak.
Coba anda ubah data pada t_dept, misalnya, mengganti kode departemen ACCOUNTING, dari ACT menjadi
ACX. Perhatikan juga bahwa data pada t_pegawai untuk kode ACT akan otomatis berubah menjadi ACX.
Perhatikan misalnya kode HRD dihapus dari table t_dept, maka semua data yang menggunakan kode HRD
pada table t_pegawai juga akan otomatis terhapus.
Isi table t_pegawai sebelum kode HRD dihapus pada table t_dept
Microsoft Access akan menampilkan pesan bahwa penghapusan tersebut akan berdampak ke table lain
yang saling berelasi. Klik YES
Isi table t_pegawai setelah kode HRD dihapus dari t_dept, jika t_pegawai langsung dibuka tanpa ditutup
terlebih dahulu.
Isi table t_pegawai setelah ditutup dan dibuka kembali. Perhatikan bahwa semua karyawan dengan dept_id
= HRD ikut terhapus.
2.4 Latihan 2
Buatlah satu database baru, simpan dengan nama dbhotel. Pada database tersebut buatlah beberapa
table yang saling berelasi, dengan struktur sebagai berikut:
T_kamar
Nama field
No_kamar
(PK)
Kd_tipe
Status
T_tamu
Nama field
Id_tamu (PK)
Nama
Alamat
No_telpon
No_ktp
T_menginap
Nama field
No_trans
(PK)
Id_tamu
Tgl_checkin
Tgl_checkout
T_pesankamar
Nama field
No_trans
(PK)
No_kamar
(PK)
T_pesanfas
Nama field
No_trans
(PK)
Kd_fasilitas
Jml
Tipe data
Text
Ukuran/format
5
Text
Number
Tipe data
Text
Text
Text
Text
Text
Ukuran
8 / xxx00000, dengan xxx diisi dengan PRS jika tamu perorangan dan
COM jika tamu mewakili perusahaan. 00000 adalah nomor urut,
mulai dari 00001 dan seterusnya.
30, huruf besar semua
50
15
20
Tipe data
Number
Ukuran
Integer
Text
Date
Date
Tipe data
Number
Ukuran
Integer
Text
Tipe data
Number
Ukuran
Integer
Text
Number
QUERY
Tujuan :
Mengenal fungsi query pada Microsoft Access
Membuat berbagai jenis Query
a. Select : query untuk memilih data, baik yang berasal dari satu table atau gabungan dari beberapa
table
b. Update dan Delete : query untuk mengubah dan menghapus isi data
c. Append : query untuk menambah isi data
d. Make Tabel : query untuk membuat table baru.
e. Crosstab : query untuk membandingkan data dari satu table terhadap table yang lain.
Pada panel show table, pilih nama table yang ingin ditampilkan, klik close.
Pada bagian bawah, terdapat beberapa property yaitu field, table,sort, show, criteria.
Field : digunakan untuk mendefinisikan nama field yang akan ditampilkan.
Table : sumber field tersebut berasal
Sort : menentukan apakah isi field tersebut akan diurutkan, tersedia dua pilihan yaitu Ascending
(diurutkan naik) dan descending. Field primary key biasanya otomatis diurutkan secara Ascending.
Show : jika pada bagian show ditandai checklist, maka field tersebut akan ditampilkan. Jika tidak
ditandai checklist berarti isi field tersebut tidak akan ditampilkan, meskipun disertakan dalam query
tersebut. Misalnya field tersebut hanya sebagai kriteria pencarian.
Criteria : digunakan untuk menentukan kriteria pemilihan data.
Jalankan query dengan menekan icon (!) di kelompok menu di bagian atas.
Untuk melihat perintah SQL dari setiap query yang dibuat, pilih menu VIEW, pilih SQL VIEW
Umumnya, pemilihan data dilakukan dengan menempatkan statemen khusus pada bagian criteria.
Statemen ini akan menjadi dasar pemilihan data dan akan ditempatkan sebagai segmen Where Clausa pada
statement SQL.
Beberapa statemen yang sering digunakan pada criteria misalnya :
1. Menampilkan data dengan nilai tertentu
Jika field bertipe text, nilai dituliskan dalam tanda petik, misalnya nama = ANI, maka pada
criteria cukup dituliskan : ANI.
Jika field bertipe number, nilai dituliskan tanpa tanda petik, misalnya harga = 1000, pada
criteria cukup dituliskan : 1000
Jika field bertipe tanggal, nilai dituliskan diapit dengan tanda pagar (#), misalnya tgl_lahir =
1 desember 2008, dapat dituliskan : #01-12-2008#.
2. Menampilkan data dengan rentang nilai tertentu, misalnya lebih besar atau lebih kecil . Kriteria
ini dapat diterapkan pada tipe data number dan date
Contoh :
harga lebih besar dari 1000, pada criteria cukup dituliskan : >1000
usia kurang dari atau sama dengan 20, pada criteria dituliskan : >= 20
tanggal bayar lebih dari 1 Oktober 2009, pada criteria dituliskan : > #01-10-2009#
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
26
3. Menampilkan data yang berada pada range nilai tertentu, misalnya antara nilai a dan b. Kriteria
ini juga hanya dapat diterapkan pada tipe data number dan date. Pemilihan nilai pada rentang
dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
Menggunakan kombinasi simbol lebih besar dan lebih kecil, serta penghubung logika AND,
atau OR
Contoh :
Menampilkan harga yang lebih besar dari 100 dan kurang dari 200, pada criteria
dituliskan : >100 and <200
Menampilkan harga yang kurang dari 100 atau lebih dari 200, pada criteria
dituliskan :
<100 OR >200
Menggunakan klausa BETWEEN AND (hanya untuk nilai antara)
Contoh : between 1000 AND 2000, between #20-10-2009# AND #30-10-2009#
Berikut ini beberapa contoh pemilihan data :
1. Menampilkan semua baris dari tabel t_dept, tetapi hanya dua kolom yang ditampilkan yaitu dept_id
dan dept_name
Caranya : ulangi pembuatan query, pilih 2 field saja yaitu dept_id dan dept_name, atau hapus field
manager dengan cara menyorot kolom manager dan tekan DEL.
b. Menampilkan data dept_name yang diakhiri dengan karakter ING. Isikan criteria = Like
*ING
Keyword Like digunakan untuk mencari kemiripan pola karakter, karakter * digunakan untuk
menggantikan karakter sembarang. Pada contoh di atas, Like *ING berarti mencari semua data
yang karakter depannya sembarang, tetapi karakter terakhirnya adalah ING.
Jika dituliskan Like ING*, berarti mencari data yang diawali dengan karakter ING.
Jika dituliskan Like *ING*, berarti mencari data yang di bagian tengahnya terdapat karakter ING.
2. Klik kanan di bagian tengah query desing dan piih menu show table. Pada panel show table, klik
table t_dept, klik Add dan close.
3. Klik semua kolom yang ingin disalin ke table baru (misalnya ingin menyalin semua kolom). Jika ada
kolom tertentu yang ingin disalin, isikan criteria pemilhan datanya pada bagian criteria (misalnya
yang nama managernya diakhiri dengan huruf O, dapat dituliskan pada bagian criteria kolom
manager : like *O).
4. Simpan dengan nama q_create_table. Perhatikan bahwa pada daftar obyek sudah dapat dilihat
obyek q_create_table dengan simbol khusus berbeda dengan query biasa lainnya.
5. Klik 2x untuk menjalankan query, Jika ini merupakan pertama kali kita menjalankan query pada
suatu database , biasanya query modifikasi data (create, update, delete, append) tidak dapat
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
29
dijalankan secara otomatis. Pesan ini dapat dilihat di bagian bawah panel Access. Untuk membuka
blokir tersebut, klik tombol option di bagian atas.
6. Pada panel berikutnya, klik enable this content dan klik OK.
7. Jalankan lagi query q_create_table. Perhatikan bahwa pesan blokir sudah tidak terlihat di bagian
bawah panel Microsoft Acces.
9. Klik Yes pada pesan berikut, yang menyatakan bahwa setelah table dibuat, selanjutnya akan
disalin data dari table t_dept ke table yang baru dibuat.
Perhatikan bahwa pada bagian obyek sudah terlihat table baru yaitu t_dept_juga. Klik 2x untuk
melihat isinya. Perhatikan bahwa isi datanya sama persis dengan isi table t_dept (karena pada
query ini tidak ada pemilihan data dengan criteria tertentu dari table t_dept).
2. Pilih menu Create query design. Pada panel show table, klik close tanpa memilih table apapun.
3. Pada query type, pilih Append
5. Piih table sumber data dengan cara menampilkan table dan memilih table t_dept_juga.
6. Pilih semua kolom (karena kebetulan struktur data dan tipe datanya sama), dengan cara mengklik
setiap kolom yang ingin disalin.
8. Jalankan Query, pada kotak pesan berikut, klik Yes untuk menyakan bahwa kita setuju penyalinan
data dari t_dept_juga ke t_dept.
Klik yes, tutup query, buka table t_dept, perhatikan isi datanya
4. Isikan nilai perubahan pada bagian Update To. Pilih field dept_name sebagai criteria perubahan
data dan isikan criteria perubahannya yaitu Like F*.
Format query di atas dapat dibaca sebagai satu statemen perubahan data berikut :
Ubahlah table t_dept, gantilah isi field manager menjadi ALEX FERGUSON, untuk semua
departemen dengan dept_name diawali dengan huruf F.
JIka dilihat dalam bentuk SQL VIEW, maka akan didapat perintah SQL sebagai berikut :
UPDATE t_dept SET t_dept.manager = "ALEX FERGUSON"
WHERE (((t_dept.Dept_name) Like "F*"));
5. Jalankan query, klik yes pada kotak dialog konfirmasi update data.
6. Simpan query dengan nama q_update
Perhatikan bahwa data dari table t_dept_juga sudah ditambahkan ke table t_dept.
2. Klik dept_name, pada bagian property isikan nilai seperti pada gambar berikut :
Buka table t_dept_juga, dan perhatikan isi datanya. Ternyata record dengan dept_name =
FASILITAS sudah terhapus.
Misalnya, query berikut akan menampilkan semua field dari table t_pegawai, yang memenuhi ketentuan
dept_id = LOG
Berikut ini cara mengubah criteria dept_id = LOG menjadi sebuah parameter, misalnya dengan nama
kode_dept.
Simpan query tersebut dengannama q_parameter1. Jalankan query dan perhatikan bahwa query tersebut
akan menampilkan kotak untuk meminta input seperti pada gambar berikut. Jika diisikan nilai tertentu,
misalnya FRO dan di klik OK, hasilnya dapat dilihat pada gambar di bawahnya.
Query di atas dapat dijalankan berulang-ulang tanpa harus mengubah query, untuk menampilkan data
dengan dept_id yang berbeda-beda.
Criteria dan parameter dapat dibuat lebih dari satu, seperti pada contoh berikut :
Jika dilihat perintah SQL-nya, maka akan dihasilkan struktur SQL sebagai berikut :
SELECT t_pegawai.NIP, t_pegawai.Nama, t_pegawai.Gol
FROM t_pegawai
WHERE (((t_pegawai.Gol)=[no_gol]) AND
((t_pegawai.dept_id)=[kd_dept]));
Pemberian criteria menggunakan parameter juga dapat menggunakan ekspresi operator perbandingan dan
logika, seperti >, <, >=, <=, AND, OR, BETWEEN..AND, dan lain-lain.
Misalnya, menampilkan data karyawan yang golongannya lebih besar dari golongan tertentu (ditentukan
sebagai masukan pada saat query dijalankan).
Catatan : harga bertipe number Long integer, dan diskon bertipe number Single.
Isilah table diatas dengan data-data sebagai berikut
Buatlah sebuah query baru, tambahkan table t_barang dan pilih semua field. Di kolom terakhir, tuliskan
ekspresi dengan nama : harga_baru, diikuti dengan tanda titik dua (:), di sebelah kanan tanda titik dua, klik
kanan dan pilih menu Build
Menu ini akan mengaktifkan panel expression builder seperti pada gambar berikut. Ekspresi dapat
dituliskan langsung tanpa expression builder, tetapi adanya expression builder membantu memudahkan
dalam menulis ekspresi, terutama jika kita belum terlalu mahir dengan ekspresi.
Misalnya harga baru dirumuskan sebagai kenaikan 10% dari harga lama, maka pada expression builder
dapat dituliskan formula seperti pada gambar. Usahakan agar setiap field yang dilibatkan pada formula
didapat dengan cara mengklik 2x nama field tersebut (jangan diketik, untuk menghindari salah ketik).
Setelah selesai, klik OK.
Perhatikan bahwa ekspresi tersebut sekarang sudah tertulis pada kolom baru.
Jalankan query untuk melihat hasilnya. Perhatikan bahwa query akan menampilkan sebuah KOLOM baru
yaitu harga_baru yang memuat hasil perhitungan query ekspresi sebelumnya.
Query juga dapat mengambil data dari query lain. Misalnya kita ingin mengambil data dari query q_hitung1
sebagai sumber untuk membuat query yang lain. Caranya pada panel show table, klik tab query dan pilih
nama query yang akan ditampilkan.
Query ekspresi tidak hanya berupa perhitungan, tetapi juga dapat berupa persamaan aggregate yaitu hasil
perhitungan atas beberapa data pada satu kolom, misalnya rata-rata nilai pada satu kolom, nilai
maksimum, minimum dan sebagainya.
Sebagai contoh, buatlah query baru dengan sumber dari q_hitung1. Tanpa mengklik satu field pun dari
q_hitung1, tuliskan ekspresi berikut pada field pertama di query anda. Perhatikan bahwa fungsi Avg sudah
disediakan pada bagian Function, pada kolom ketiga. Klik 2x untuk menggunakan fungsi tersebut.
Pindahkan kursor ke tengah-tengah tanda kurung avg(), klik 2x field yang akan dicari rata-ratanya, misalnya
field diskon, yang berasal dari query q_hitung1.
Tambahkan dua ekspresi lainnya, masing-masing untuk mencari nilai maksimum dan minimum dari field
harga_akhir pada q_hitung1.
Query di atas hanya menghasilkan satu baris data, karena data yang ditampilkan merupakan aggregate atau
diperoleh dari perhitungan beberapa data pada field sumber query.
a. Menghitung tunjangan keluarga, tunjangan diberikan jika status = M, jika tidak menikah
maka tunjangan keluarga = 0.
Tunj_kel : IIF([t_pegawai]![ [status]=M,
[t_pegawai]! [tnj_kel]* [t_pegawai]!
[gaji_pokok], 0)
Tunj_kel : field / ekspresi untuk menampung hasil perhitungan tunjangan keluarga
[t_pegawai]! [status] : f ield untuk menyimpan data status
[t_pegawai]! [tnj_kel] : persentase besarnya tunjangan keluarga
[t_pegawai]! [gaji_pokok]: gaji pokok
b. Menyatakan kelulusan siswa, jika nilai >= 60 dinyatakan lulus, jika kurang dari 60
dinyatakan tidak lulus
Keterangan : IIF([t_mhs]! [nilai]>=60, LULUS, TIDAK LULUS)
c. Menyatakan kondisi berlapis, misalnya pada table t_barang,
Jika jenis = A diskon 10%,
Jika jenis = B diskon 7.5%
Jika jenis = C diskon 5%
Jika jenis= D diskon=2.5%
Untuk jenis lainnya tidak diskon.
disc:
IIf([t_barang]![jenis]="A",0.1,IIf([t_barang]![jenis]="B",0.075,IIf([t_barang]![jenis]="C",0.05,
IIf([t_barang]![jenis]="D",0.025,0))))
Hasil eksekusi query :
3.10 Latihan 3
Buatlah table t_nilai dengan struktur sebagai berikut :
NIM
Nama
UTS
UAS
Tugas1
Tugas2
Tugas3
a. Isilah dengan beberapa baris data terserah selera, usahakan agar data yang diisikan bervariasi nilainya.
b. Buatlah query Update, yang akan mengubah semua nilai UTS dinaikkan 5%, jika nilai UTS tersebut
dibawah 45.
c. Buatlah query ekspresi dengan menambahkan 3 field baru sebagai berikut :
2. Field rata_tugas : diisi dengan rata-rata tugas 1, tugas2 dan tugas3.
Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012
46
3. Field nilai : diisi dengan hasil perhtiungan 20% rata_tugas + 35% UTS + 55% UAS
4. Filed keterangan : diisi dengan LULUS jika nilai >= 60 dan TIDAK LULUS jika nilai kurang dari 60
5. Field skor, diisi dengan huruf A,B,C, dan D, dengan batas nilai dapat anda tentukan sendiri.
Misalnya A : nilai > 75, B, nilai antara 65-75, dan seterusnya.
d. Buatlah query berparameter untuk menampilkan data nim, nama dan nilai yang memiliki rentang nilai
antara atas dan bawah (atas dan bawah diberikan sebagai masukan)
e. Lengkapi query berparameter di atas, dengan menambahkan parameter satu lagi, yaitu yang memiliki
nilai rata_tugas > 75.
f. Buatlah query aggregate untuk menghitung berapa banyak mahasiswa yang lulus
g. Buatlah query aggregate untuk menghitung berapa rata-rata nilai dan berapa nilai maksimum dan
minimum.
Secara umum, pemilihan sumber field pada query gabungan didasari dari table utama yang akan
ditampilkan datanya. Misalnya kita ingin menampilkan data gaji pokok setiap karyawan. Data gaji pokok
terdapat di table t_gaji, sedangkan penghubung antara table t_pegawai dan t_gaji adalah field gol. Maka,
untuk membangun query yang menampilkan data nip, nama, gol dan gaji pokok, bentuk query design-nya
adalah seperti berikut :
Seperti halnya query satu table, query multi table juga dapat dilengkapi dengan criteria tertentu, misalnya :
Menampilkan gaji pokok karyawan yang golongan 2 saja, terurut berdasarkan nama.
Menampilkan gaji karyawan yang namanya mengandung karakter AD, dan gaji pokoknya lebih besar dari
1,200,000.00
Query multi table juga dapat menggabungkan data yang berasal dari beberapa table sekaligus, disertai
dengan ekspresi perhitungan dan kriteria-kriteria lainnya seperti pada contoh berikut.
Misalnya kita ingin menghitung gaji yang diterima karyawan, yang didapat dari gaji pokok ditambah dengan
berbagai macam tunjangan dan menampilkan semua hasil perhitungan tersebut dalam satu table.
Buat query baru, tambahkan 3 tabel yaitu t_dept, t_pegawai dan t_gaji.
Klik semua field yang ingin ditampilkan, yang merupakan gabungan dari 3 tabel, sebagai berikut
Untuk menjalankan query, klik tombol RUN, atau tanda seru (!) di bagian atas panel. Save query dengan
nama q_gaji dan jalankan kembali
Query yang sudah dijalankan dapat dimodifikasi kembali dengan membuka query dalam bentuk design
view sebagai berikut :
Usahakan nama field diklik dari yang tersedia di bagian bawah, jangan diketik. Jika terjadi kesalahan
formula, expression builder akan menampilkan pesan expression error:. Klik OK jika sudah selesai,
simpan query dan jalankan.
Menghitung gaji yang diterima: tambahkan satu expresi lagi untuk menghitung gaji yang diterima,
dengan cara yang sama seperti expresi di atas
GAJI:
[gaji_pokok]+[tunj_transport]*[gaji_pokok]+[tunj_transport]*[gaji_pokok]+[tunj_golongan]*[gaji_p
okok]+[t_kel]
Simpan query dan jalankan. Jika tampilan angka terlalu banyak, dapat diatur melalui property
format sebagai berikut : klik kanan pad field expresi GAJI dan pilh menu properties, ubah format
menjadi Standard
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
50
Untuk menjalankan macro atau ekspresi yang sudah dibuat, klik Option dan pilih Enable this content
Sayangnya, pesan diatas dan pemilihan untuk mengaktifkan content tersebut berulang-ulang terjadi setiap
saat kita menjalankan query atau form yang mengandung ekspresi.
Untuk mengatur agar database mengijinkan semua macro berjalan sehingga kita tidak dihadapkan dengan
pesan blocked content setiap saat menjalankan query atau perintah macro lainnya, ubahlah setting
security database dengan cara berikut :
Klik office button, dan klik access option
Pilih menu Trust Center dan klik tombol Trust Center Settings
Pilih menu Macro Settings dan klik option enable all macros, Klik OK hingga kembali ke database.
3.13 Latihan 4
Diberikan kasus sebagai berikut :
Di sebuah hotel, terdapat sekitar 40 kamar, setiap kamar dikelompokkan menjadi 4 tipe kamar yaitu
standard, deluxe, suite dan super. Masing-masing memiliki harga sewa dan fasilitas yang berbeda. Tamu
yang ingin menginap dapat memilih lebih dari satu kamar setiap kali menginap, tetapi akan memiliki satu
bukti tagihan. Selain kamar, di hotel juga tersedia berbagai fasilitas seperti restoran, kolam renang, spa,
dan laundry. Tamu dapat menggunakan fasilitas tersebut dengan harga dan bukti pembayaran yang
terpisah, dan semua bukti tagihan akan dikalkulasi pada saat tamu keluar hotel.
Dari kasus diatas, dapat dibuat Entity Relationship Diagram sebagai berikut :
Berdasarkan Entity Relationship Diagram di atas, dapat dibuat definisi table sebagai berikut :
Menampilkan rincian biaya kamar yang harus dibayar pada satu kali transaksi
Sebelum mengisikan ekspresi untuk field berikutnya (total), simpanlah query di atas dengan nama
q_kamar (agar field jml_hari tersimpan sebagai elemen query). Kemudian isikan ekspresi berikut untuk field
total
FORM
Tujuan :
Mengenalkan object form
Menggunakan Form untuk menampilkan dan modifikasi data
Form akan otomatis ditampilkan seperti diatas, simpan form tersebut dengan cara klik kanan pada nama
form, pilih save
Cara lain adalah menggunakan form wizard, seperti pada contoh berikut :
Klik Create, Klik More Forms, dan pilih Form Wizards
Pada panel berikutnya, pilih sumber form, yang dapat berupa query atau table, atau digabungkan dari dua
sumber sekaligus. Pada contoh berikut sumber datanya adalah table t_barang. Pindahkan field dari kolom
kiri ke kolom kanan menggunakan tombol > atau >> (untuk semua field). Klik Next
Pilih Layout / posisi field-field pada Form, misalnya Columnar, klik next.
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
58
Tuliskan judul untuk form, klik tombol finish jika sudah selesai.
Form akan langsung ditampilkan seperti contoh berikut. Untuk mengubah desain form, klik kanan pada
form dan pilih Design View.
Gambar berikut menunjukkan tampilan form pada saat Design View. Kita dapat mengubah-ubah posisi
obyek pada form, menambahkan obyek baru misalnya text, label, gambar, atau tombol (button) untuk
membuka form lain, atau mengubah text pada form.
Semua control-control tersebut memiliki beberapa properties yang dapat dimodifikasi nilainya sesuai
keinginan. Dalam penggunaannya, control-control tersebut dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu bound
control dan unbound control.
Bound control adalah control yang terikat langsung dengan field pada table atau query. Control ini
dihasilkan secara otomatis jika kita membuat form yang berasal dari table/query. Biasanya tampilannya
berupa textbox, kecuali pada saat membuat table, field-field tersebut diset property lookup combobox atau
listbox, maka tampilan field tersebut pada form juga otomatis berupa combobox dan listbox. Data-data
pada bound control tersambung langsung dengan data pada table/query, sehingga jika data ini diubah pada
form, maka otomasi isi data pada table/query juga berubah (kecuali jika diset form bersifat read only).
Unbound control adalah control-control yang ditambahkan sendiri tanpa terkait dengan field-field dari
table/query. Pengisian data pada unbound control dapat dilakukan melalui program atau pengaturan
property dan perubahan data pada unbound control tidak berpengaruh langsung pada table/query (kecuali
diatur melalui program / makro).
Beberapa control dan property yang umum digunakan misalnya :
Control
Keterangan
Label
Property yang sering digunakan adalah :
Caption : diisi dengan text yang akan ditampilkan
Textbox
Property yang sering digunakan adalah:
Control source: menentukan sumber data, misalnya berasal dari table atau dari sumber lain.
Input Mask : menentukan format masukan, misalnya berupa tanggal, no.telpon atau format
tertentu.
Default Value : menentukan nilai default jika dikosongkan
Locked : mengatur agar data tidak dapat diubah
Button
Digunakan untuk menjalankan satu perintah tertentu. Button dapat dibuat dengan
mengaktifkan wizard dan menentukan langkah-langkah yang harus dilakukan jika button
tersebut diklik.
Combobox dan listbox.
Digunakan untuk menampilkan pilihan berupa combobox dan listbox.
Property yang sering digunakan adalah:
Control source: menentukan sumber data, misalnya berasal dari table atau dari sumber lain.
Option Button, Checkbox dan option group
Digunakan untuk menampilkan pilihan. Biasanya dikelompokan dalam satu kotak option
group
Image
Digunakan untuk menyisipkan gambar pada form
Untuk lebih jelasnya, berikut ini akan diberikan beberapa contoh pembuatan form menggunakan controlcontrol tersebut, baik yang tersambung dengan field pada table/query maupun yang berupa unbound
control.
Field foto akan digunakan untuk menyimpan data berupa alamat file, field foto_juga akan
digunakan untuk menyimpan data foto berupa object, oleh karena itu type datanya diset sebagai
OLE Object.
2. Siapkan satu folder, isi dengan beberapa file image, sebaiknya dalam bentuk file berukuran kecil
(dibawah 100 kb) untuk memudahkan tampilan foto pada form.
3. Isilah table di atas, untuk field foto, isi dengan alamat file foto tersebut, seperti pada contoh
berikut :
4. Untuk field foto_juga, klik kanan pada kolom tersebut dan pilih menu Insert Object
5. Klik opsi create from file dan klik tombol browse untuk memilih file yang akan disisipkan.
6. Pilih nama file image yang akan disisipkan, dan klik OK. Perhatikan bahwa data disimpan pada table
sebagai package.
7. Tambahkan field baru pada form, untuk field Foto, akan ditayangkan dalam bentuk gambar yang
disimpan pada control image. Bukalah form frmpegawai dalam keadaan design dan geser
batas bawah form (Bar form footer) agar cukup tempat untuk menyisipkan kotak image.
8. Klik control image dan letakkan di bagian bawah.
9. Klik kanan control image, set property control source menjadi foto (field yang memuat
alamat file image yang akan ditampilkan). Untuk mengatur agar gambar yang ditampilkan sesuai
dengan kotak yang disediakan, jangan lupa atur property size mode menjadi stretch. Simpan
form dan jalankan kembali untuk melihat hasilnya.
10. Untuk menambahkan field baru lainnya yaitu field foto dan foto_juga. Klik menu Add existing
Fields pada kelompok menu Tools.
11. Klik pada field yang ingin ditambahkan, letakkan pada form. Pada contoh diatas, akan ditambahkan
field foto dan foto_juga.
12. Simpan form dan jalankan kembali. Perhatikan bahwa tampilan field foto_juga adalah berupa
kotak dengan icon kecil. Klik icon tersebut dan perhatikan bahwa Microsoft Access akan otomatis
membuka program yang dapat digunakan untuk membaca object tersebut. Karena object berupa
image, maka Office akan otomatis membuka aplikasi Microsoft Office Manager untuk
menampilkan isi image.
2. Pada form kosong, tambahkan control combobox dan ikuti langkah-langkah untuk membuat
combobox melalui ComboBox Wizard, yaitu :
a. Pilih I want the combo box to look up untuk menentukan agar combo box diisi dengan
data dari table / query tertentu.
b. Pilih nama table / query yang akan digunakan sebagai sumber data, misalnya table
t_pegawai
c. Pilih nama field yang akan digunakan sebagai criteria pencarian data, misalnya Nama.
Pindahkan ke kolom kanan dengan klik tombol >.
d. Hilangkan tanda () dari opsi Hide Key.., agar primary key pada field tersebut tetap
ditampilkan (untuk kasus jika field yang dipilih sebagai criteria pencarian bukan sebagai
primary key).
e. Pilih field yang akan digunakan sebagai criteria pencarian, yaitu Nama
f.
Untuk melihat nama control yang baru saja dibuat, klik kanan pada control Combo Box,
pilih menu Properties, dan klik tab others untuk melihat nama control. Nama ini perlu
diketahui untuk penulisan script program sederhana. Jika kita membuat control combo box
berkali-kali, maka access akan memberikan nama secara otomatis pada setiap control yang
dibuat. Nama ini harus sesuai dengan nama yang dituliskan pada script program di bagian
berikutnya.
3. Tambahkan satu button, dan pada panel command button wizard segera klik Cancel untuk
membatalkan proses tuntunan membuat command button.
4. Klik kanan command button yang baru saja dibuat, pilih menu Build Event dan pada panel
choose builder pilih Code Builder, klik OK.
5. Selanjutnya, Access akan membuka jendela penulisan script, yang popular dengan sebutan script
VBA (Visual Basic for Application), yaitu dialek pemrograman Visual Basic yang disisipkan di antara
aplikasi Office. Tuliskan kode berikut di tengah-tengah blok perintah Private sub.. End Sub.
Perhatikan bahwa Command2 adalah nama command button yang terdapat pada form di atas.
Dan Combo0 adalah nama combo box yang terdapat pada form.
Field [Nama] adalah field yang terdapat pada form yang akan dibuka (dalam kasus ini :
frmpegawai, yang berasal dari table t_pegawai).
6. Gantilah tulisan pada command button menjadi Cari, dengan cara klik kanan pada command
button dan pilih property Caption seperti berikut :
8. Jalankan form, klik nama yang ingin dicari, kemudian klik tombol cari.
Perhatikan bahwa data yang dicari langsung ditampilkan pada frmpegawai. Perhatikan juga di bagian
bawah frmpegawai terdapat status filtered yang menyatakan bahwa form hanya menampilkan data yang
sesuai criteria saja. Untuk menghapus status ini, klik sekali pada status tersebut sehingga berubah menjadi
status unfiltered. Perhatikan juga bahwa pada saat form menjadi unfiltered, maka semua data dapat
ditampilkan kembali.
1. Mula-mula, buat table t_barang, isi dengan beberapa data, misalnya 5 atau 8 baris.
2. Buatlah table trans1 dan trans2, kemudian atur lookup pada table trans2, supaya field no_trans
mengacu pada trans1 dan field kode_barang mengacu pada t_barang.
3. Relasikan table-tabel tersebut seperti pada gambar di atas.
4. Buatlah query untuk menampilkan data harga dan total harga dari table trans2 dan t_barang
seperti berikut. Pada bagian akhir, tambahkan field total, isi dengan ekspresi :
Tot : harga * jml
Simpan dengan nama q_trans2.
5. Buatlah form dari trans1, dengan menggunakan form wizard atau cara cepat. Perhatikan bahwa
form trans1 sudah otomatis meliputi data dari table trans2. Simpan form ini dan view design.
6. Klik kotak table.trans2 dan klik del (untuk menghapus bagian sub form tersebut).
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
71
7. Klik query q_trans2, geser dan letakkan di atas form trans1, ikuti langkah-langkah membuat
subform melalui sub form wizard
Perhatikan bahwa di bagian form sudah dibuatkan sebuah subform yang datanya berasal dari
q_trans2. Ukuran subform ini dapat diperbesar dengan cara menggeser batas kanan-bawah sub
form.
Simpan sub form dengan nama yang diberikan oleh Access.
8. Perbesar area di bawah form-footer di dalam bagian subform q_trans. Tambahkan satu textbox di
bagian footer sub form tersebut.
9. Klik kanan textbox tersebut, dan pilih property. Klik tab Data dan pilih button () di sebelah kanan
atribut control-source. Pada jendela expresi builder isikan ekspresi : =sum([tot]), klik OK.
Perhatikan bahwa pada ekspresi tersebut tertulis di control source, juga pada textbox di dalam
footer subform.
10. Gantilah nama textbox tersebut menjadi total1, melalui panel properties nya.
11. Ubah atau pastikan property default view untuk subform q_trans2 diset menjadi datasheet.
Caranya, klik kiri atas sub form dan pilih properties, isi Default view dengan Datasheet.
12. Tambahkan field baru pada form utama (Form trans1), Klik kanan dan pilih menu properties.
13. Klik field total1 dengan cara menelusuri form, trans1, subform dan pada kolom field pilih
total1. Klik OK.
15. Perhatikan bahwa field total di bagian bawah form akan menjumlahkan field tot yang berada
pada sub form, sesuai dengan nomor transaksi. Jika data pada form utama dipindahkan ke record
yang berbeda, maka field Total juga harus berubah nilainya.
2. Buatlah satu form kosong (dengan memilih menu Create-Blank Form). Pada form kosong tersebut,
sambungkan dengan table t_user, dengan cara mengklik menu properties form dan pilih
3. Pada form kosong tersebut, tambahkan 2 buah textbox, beri nama masing-masing txtuser dan
txtpwd. Tambahkan juga 2 command button, beri nama cmdgo dan cmdOut.
4. Letakkan sebuah label, untuk menampilkan jam digital, beri nama sebagai LabelJam.
5. Set property timer pada form dengan interval 1000 (= 1 detik)
6. Agar form ditampilkan selalu di bagian kanan atas, berukuran kecil dan tanpa icon maximize,
minimize dan close, ubahlah beberapa property form sebagai berikut :
7. Geser / ubah batas form agar sesuai dengan ukuran yang diinginkan dan letakkan pada posisi yang
diinginkan, misalnya di sisi kanan atas layar. Agar form dapat ditampilkan tepat sesuai ukuran yang
diinginkan (tidak memenuhi seluruh halaman layar), ubahlah setting pada Access Option, pada
bagian Current Database, option : Document Windows Options, pilih Overlapping Windows.
Setting ini akan berlaku setelah database ditutup dan dibuka kembali. Pada setting ini, tampilan
form, table dan query dapat diatur berupa jendela-jendela yang saling tumpang tindih. Perhatikan
tampilan form/table pada masing-masing setting seperti pada gambar berikut :
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
77
cobalogin = cobalogin + 1
MsgBox "percobaan login ke : " & cobalogin
If cobalogin = 1 Then
'ganti jadi oranye
Me!txtpwd.BackColor = vbYellow
End If
If cobalogin = 2 Then
'ganti jadi merah bata
Me!txtpwd.BackColor = vbRed
End If
If cobalogin >= 3 Then
MsgBox "dah 3x, time out"
Quit
End
End If
End If
End Sub
Catatan Penting:
Untuk semua kode di atas, yang dituliskan hanyalah kode yang terletak di antara blok Private sub End
Sub. Blok Private SubEnd Sub sudah disediakan oleh Access VBA dan jangan diubah-ubah kodenya.
2. Jika pada database belum pernah ada switchboard, maka akan ditampilkan pesan berikut, klik Yes
untuk mulai membuat switchboard.
3. Klik Edit untuk mengubah Switchboard default yang sudah disediakan oleh Access.
4. Isikan nama switchboard. Pada kolom Item on this switchboard klik New untuk menambahkan
item-item atau menu yang akan diakses oleh switchboard tersebut. Misalnya, akan dibuat sebuah
form switchboard utama, yang didalamnya memuat tombol untuk mengakses beberapa form lain
misalnya form pegawai, gaji dan golongan.
5. Pada bagian text, tuliskan text yang akan ditampilkan. Pada bagian command, pilih tindakan yang
akan dilakukan jika text diklik, misalnya membuka form. Kemudian pada bagian form (bagian ini
ditampilkan karena pada bagian command dipilih Open form..), pilih nama form yang ingin
ditampilkan.
6. Ulangi proses di atas hingga diperoleh 3 item pada kolom Item seperti pada gambar berikut,
masing-masing akan membuka form gaji, golongan dan pegawai.
7. Jika sudah selesai, klik Close dan switchboard akan ditampilkan seperti halnya form. Klik
switchboard untuk melihat hasilnya dan klik pada tombol-tombol yang sudah dibuat sebelumnya.
8. Tampilan switchboard dapat di-edit seperti halnya pada form, misalnya menambahkan gambar,
mengubah font, dan lain-lain. Untuk mengedit Switchboard, klik kanan pada switchboard dan pilih
menu Design View.
Pada gambar berikut, switchboard sudah mengalami beberapa perubahan yaitu perubahan pada
text di bagian Header, penyisipan object image pada header, dan perubahan warna background
pada bagian detail dan penambahan 2 textbox pada sisi kiri bagian detail.
Jika dijalankan, switchboard di atas akan menjadi seperti pada gambar berikut :
9. Switchboard dapat ditambahkan dan dipanggil dari switchboard yang lain. Misalnya, pada
switchboard di atas akan ditambahkan 2 switchboard lagi. Caranya adalah sebagai berikut :
a. Buka switchboard manager, klik tombol New, tuliskan nama switchboard baru, misalnya
Menu Barang.
b. Ulangi langkah 4, 5, dan 6, dengan cara menambahkan beberapa menu untuk membuka
beberapa form sembarang, misalnya membuat menu untuk mengakses form Data Barang.
c. Tambahkan satu switchboard baru dengan cara mengklik new pada switchboard
manager. Tuliskan item baru sebagai Aplikasi Tokoku.
d. Tambahkan dua item pada switchboard Aplikasi Tokoku. Pada bagian command klik
pilihan go to switchboard, kemudian isikan switchboard yang akan dipanggil (misalnya
switchboard yang sudah dibuat sebelumnya yaitu Menu Utama).
e. Tambahkan lagi satu item menu yaitu transaksi dan aturlah agar item ini akan memanggil
switchboard yang lain (misalnya switchboard Menu Barang).
Close panel edit Switchboard Page hingga kembali ke Switchboard manager. Pilih switchboard yang
pertama kali akan ditampilkan dengan cara mengklik tombol Make Default. Tutup switchboard
manager dan coba jalankan kembali form switchboard yang sudah dibuat.
Tutup panel Field List, karena kita tidak akan membuat form yang terhubung dengan table manapun.
Klik control button dan letakkan pada form. Access akan otomatis mengaktifkan Wizard.
Misalkan tombol tersebut digunakan untuk membuka form pegawai, pada kolom Categories pilih Form
Operation dan pada kolom Action pilih Open Form, kemudian klik Next
Klik pilihan Open the form and show all the records, kemudian klik Next.
Tuliskan text yang ingin ditampilkan pada command button tersebut, misalnya Data Pegawai, klik Next.
Nama control dapat diganti sesuai keinginan (biasanya untuk kemudahan penulisan kode program), atau
dibiarkan sesuai dengan nama yang diberikan oleh Access, klik Finish.
Pada form kosong akan ditampilkan satu command button bertuliskan Data Pegawai. Untuk mengujinya,
jalankan form dan klik tombol Data Pegawai tersebut.
Ulangi langkah di atas hingga kita memiliki beberapa command button pada form tersebut, sesuai dengan
form yang akan ditampilkan. Form kosong juga dapat disisipi gambar dari file, dengan cara yang sama
seperti menyisipkan gambar pada switchboard, yaitu menggunakan elemen image.
Gambar berikut ini adalah sebuah form kosong yang sudah diisi oleh beberapa command button dan setiap
command button akan mengakses form atau report tertentu. Pada form juga disisipkan satu gambar, yang
akan digunakan sebagai latar belakang, dengan cara mengisi file gambar pada property Form : Picture
pada tombol Office, kemudian pilih Access Option di bagian bawah panel. Pada panel berikutnya pilih
menu Current Database, kemudian isilah Option pada panel sebelah kanan.
4.11 Latihan 5
Buka kembali database tentang hotel yang sudah dikerjakan pada latihan 4.
1. Tambahkan field gambar pada table tipe_kamar. Siapkan beberapa gambar tentang kamar
hotel, simpan pada folder tertentu, misalnya c:\kamar. Isikan alamat file gambar-gambar tersebut
pada table tipe_kamar seperti berikut :
2. Buatlah form untuk menampilkan data dari tipe_kamar berikut gambar masing-masing kamar
tersebut.
3. Lakukan perubahan yang sama pada table fasilitas, dan tampilkan pada form disertai gambarnya
seperti contoh berikut :
4. Buatlah Form untuk mengisi data tamu yang berasal dari table tamu
5. Buatlah form dari table m_menginap, kemudian pada bagian bawah form, letakkan query q_kamar
sebagai subform dari form m_menginap, dengan cara klik q_kamar kemudian drag di bagian bawah
form m_menginap. Relasikan datanya agar no_trans pada m_menginap tersambung dengan
no_trans pada q_kamar.
Pada bagian footer subform, sediakan tempat kosong dengan cara menarik batas footer, letakkan
satu control textbox, dan beri nama sebagai subtotal
Isi property controlsource untuk text diatas melalui ekspresi sebagai berikut :
Simpan form.
Letakkan satu textbox lagi pada FORM UTAMA (di bawah subform), beri nama sebagai totalkamar
Tambahkan juga subform pada form Menginap di atas, yang berasal dari table t_fasilitas, letakkan di bagian
bawah subform q_kamar. Sisipkan juga field untuk menjumlahkan harga pada subform tersebut dan
menampilkan hasilnya pada form utama, sehingga tampilan pada form utama menjadi seperti pada gambar
berikut :
Buatlah sebuah form utama atau switchboard, untuk mengakses form-form yang sudah dibuat, yaitu form
tipe_kamar, form fasilitas, form tamu dan form menginap. Lengkapi dengan gambar dan judul sehingga
dapat digunakan sebagai form utama seperti pada gambar berikut
REPORT
Tujuan :
Mengenal fungsi Report pada Microsoft Access
Membuat Report Sederhana
Membuat Report Multitable
Report dapat ditampilkan dalam 3 jenis view yaitu design view, layout view dan print preview. Layout view
adalah tampilan yang hampir mendekati tampilan sebenarnya ketika report akan dicetak, tetapi tampilan
pada layout view memungkinkan kita melakukan modifikasi misalnya mengubah posisi field, mengubah isi
text dan lain-lain. Untuk mengatur agar layout view dapat ditampilkan, periksalah setting layout view pada
panel Access Option Current Database seperti pada gambar berikut :
Untuk membuka report dengan layout view, klik kanan report dan pilih menu Layout View :
Untuk mengubah tampilan menjadi layout view, klik kanan pada report dan pilih menu Layout View
2. Pada panel berikutnya, plih sumber data, yaitu Query: Q_Gaji, kemudian pilih nama field yang
ingin ditampilkan dengan klik tanda >. Setelah selesai klik Next
3. Karena Q_gaji merupakan gabungan dari beberapa table, maka pada panel berikutnya kita diminta
menentukan table apa yang akan dijadikan referensi dalam menampilkan data, misalnya kita pilih :
by t_pegawai
4. Panel berikutnya digunakan untuk menentukan tampilan report (Layout). Ada beberapa pilihan
misalnya columnar (menampilkan setiap field satu per satu ke arah samping, seperti pada form),
tabular (menampilkan dalam bentuk table), atau justified (menampilkan field diatur agar dapat
memenuhi seluruh report). Pilih Layout : Columnar. Pilih juga orientasi pencetakan, misalnya
Portrait
5. Panel berikutnya digunakan untuk memilih gaya atau style laporan yang diinginkan. Style meliputi
tata warna, pemilihan font, ukuran font dan sebagainya. Style ini sudah tersedia dalam bentuk
paket dan kita dapat memilih salah satu style yang diinginkan, klik next.
6. Panel terakhir digunakan untuk menentukan judul report. Tuliskan judul yang diinginkan dan klik
Finish.
Setelah selesai, report dapat langsung ditampilkan. Simpan report ini sebelum dimodifikasi lebih lanjut.
Untuk menambahkan field baru, klik menu Add Existing Fields, kemudian pada panel Field List pilih field
yang akan ditampilkan, drag atau seret ke bagian report.
Setelah selesai, simpan kembali report dan lihat hasilnya melalui menu View : Preview
Untuk menambahkan data pada report kosong tersebut, klik kanan kotak di sebelah kiri atas report, pilih
propeties, dan isikan query/table sebagai sumber data report tersebut, misalnya query q_gaji3.
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
103
Tambahkan field-field dari sumber data tersebut dengan cara klik icon Add Existing Fields.
Pada panel Field List, klik dan drag field-field yang ingin ditampilkan, pindahkan ke report kosong.
Karena pada sumber data yang dipilih (q_gaji3) belum tersedia field yang menjumlahkan elemen gaji, yaitu
gaji pokok + tunjangan-tunjangan, maka pada report dapat ditambahkan satu textbox kosong yang akan
Modul Praktikum Basis Data (Microsoft Access 2007)
104
diisi dengan jumlah field gaji pokok dan tunjangan-tunjangan. Kemudian isilah control source textbox
tersebut dengan ekspresi sebagai berikut :
Untuk mengelompokkan tampilan report berdasarkan kriteria tertentu, misalnya berdasarkan field
Departement, maka dapat ditambahkan band atau bagian baru pada report. Caranya, klik kanan property
report dan klik Sorting and Grouping. Di bagian bawah report akan ditampilkan panel group, sort and
total. Klik tombol Add a group
Klik field yang akan digunakan sebagai kriteria pengelompokan, misalnya Dept_name
Perhatikan bahwa pada Report akan ditambahkan band/baris baru yaitu Dept_name Header, yang
menyatakan pengelompokan data report berdasarkan field Dept_name.
Untuk melihat hasil akhir report, tampilkan report dalam bentuk print preview :
Jika ingin menampilkan satu record untuk setiap halaman, dan setiap record baru akan ditampilkan pada
halaman yang berbeda, klik kanan di bagian detail report dan pada kotak property Detail, pilih property
Force New Page : After New Session
Simpan kembali report, tampilkan dalam menu Print Preview untuk melihat hasil akhir report.
4. Pilih nama report yang akan ditampilkan, dan tentukan text yang akan ditampilkan pada command
button.
Latihan 6
5.8
Buatlah beberapa report untuk kasus database hotel, terutama report untuk menampilkan berapa
biaya yang harus dibayar tamu ketika checkout
Tambahkan command button untuk mengakses report tersebut dari form terkait.