Captulo 2 Archivo de Trmite y Procesos Tcnicos.

Durante el paso del tiempo el ser humano ha generado documentacin, esto dio
origen a la necesidad resguardar dicha informacin con el fin de preservarla
durante el paso del tiempo y que sirva para evidenciar hechos ocurridos en el
pasado o testimonios, el lugar donde se resguarda tal informacin se le conoce
como el archivo, aunque en la actualidad esta rea administrativa no es tomada
con debida importancia se trabaja para que as sea.
2.1 DEFINICIN DE ARCHIVO.
La etimologa de la palabra archivo puede variar segn sea el pas que defina el
concepto, generalmente se tiene 2 definiciones del termino archivo; uno lo muestra
como el conjunto de los documentos que se entiende como expediente y otro
como el lugar donde se resguarda la documentacin.
Fuster R. Francisco enfatiza con lo anteriormente sealado que ambos elementos
son imprescindibles para definir al archivo como:
Archivo es la institucin donde se rene uno o ms conjuntos orgnicos de
documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y
acumulados, como resultado del ejercicio de la funcin o actividad de una
persona o entidad pblica o privada, organizados y conservados
cientficamente, respetando su orden natural, en un depsito que rena las
debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al
sujeto productor o a cualquier persona, como testimonio de la gestin de
actos administrativos y/o jurdicos, o como informacin para fines cientficos
o culturales". (Ruiz, 1999, p. 110).
Manuel Vzquez Murillo dice que el archivo es la institucin o el rgano de una
institucin que conduce la Poltica de la gestin y guarda de los documentos y
su servicio a los usuarios como recursos y patrimonio [] segn su
jurisdiccin. (Murillo, 2004, p. 70).

En el diccionario archivstico de Arvalo da un concepto corto en el que menciona

que es Lugar en el que se guardan documentos [] de carcter pblico o
privado (Arevalo, 1998, p. 26).
Se tomara la definicin en la cual explica que se refiere a el lugar o rea donde se
conserva la documentacin, esto no quiere decir que el otro concepto sea un error
solamente es variante desde la corriente archivstica que se consulte, ya que se
considera al archivo como el lugar donde se resguarda la documentacin y no al
conjunto de documentos que es ms conocido como expedientes.
El archivo como se acaba de definir es el rea en la cual se resguarda y conserva
toda la documentacin generada por una persona o institucin durante el tiempo
de su gestin previamente ordenada y clasificada con el fin de preservar la
informacin y memoria de una persona, institucin, etc.
Con el fin de salvaguardar la informacin creada por una institucin o persona
durante su funcin y as facilitar su gestin, con el fin de actuar como memoria y
una fuente de obtencin histrica con la facilidad de encontrarlos al alcance del
usuario.
2.2 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS.
Toda la documentacin que llega por primera vez al archivo sin contar con una
previa ordenacin y clasificacin, ser necesario conocer el origen de la
documentacin que se est recibiendo; es aqu donde entran los dos principios
fundamentales para la organizacin de los archivos, el Principio de Procedencia y
el de Orden Natural u Orden Original.
*Principio de Procedencia o de Respeto a los Fondos.
En 1814 Natalis de Wally manifiesta la nocin de los fondos de los archivos
manejando los documentos provenientes de un organismo, persona, institucin,
surgiendo as el principio el cual se define como:

Es aqul segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo

documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la
unidad e independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter
seriado de las secciones, series y expedientes. Este principio es vlido
tanto para los archivos histricos como para los administrativos, pues en
todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolucin estructural
histrica de la institucin, identificando en ella las dependencias y funciones
que desarrolla o desarroll en el pasado [] la aplicacin del principio de
procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la
dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos
producidos agrupados en series. (Gaviln., 2009, p.1).
Otra definicin menciona que:
La operacin mediante la cual mantenemos separados y perfectamente
identificados y delimitados los fondos de una institucin de los de otras.
(Fernndez., 1999, p. 49).
Analizando los anteriores conceptos se llega a la conclusin de que la
documentacin generada ya sea por una persona o institucin se evitara mezclar
con fondos diferentes haciendo la documentacin nica, esto quiere decir que
ningn fondo es similar a otro.
Sin embargo no se garantiza que la documentacin se mezclara entre s misma,
se tena identificado el fondo de cada una mas no la de los niveles inferiores
(secciones, series y expedientes).
En 1881 H. Von Seybel manifiesta un nuevo principio el de orden original.
*Principio de Orden Natural-Orden Original.
El principio de que los archivos de procedencia individuales deben
conservar la disposicin establecida por el organismo de origen, institucin
u organizacin con el fin de preservar las relaciones existentes y los
nmeros de referencia, a veces implcita en el principio de procedencia y

tambin llamado el principio de respeto a la orden original. (Fernndez.,

1999, p. 59).

Otra definicin es:

Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de
cada carpeta o expediente ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo
como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su
produccin. Cuando una serie documental est compuesta por varios
expedientes o carpetas, stas tambin deben estar ubicadas de manera
consecutiva respetando el orden natural en que se fueron conformando.
(Gaviln., 2009, p. 1).
En conclusin este principio establece que la documentacin se agrupara en el
orden que se establezca segn las funciones administrativas, y de acuerdo a la
identificacin de las series y secciones que establezcan al ordenar la
documentacin.
Ambos principios son fundamentales para el proceso de identificacin y
ordenacin de la documentacin y delimitar que se resguardara y que no, estos
principios dan cavidad al inicio del Ciclo Vital de la Documentacin.
2.3 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.
Es la denominacin que se le da a las distintas fases o etapas por las que
pasa el documento, desde su creacin hasta su eliminacin o seleccin
pasa su custodia permanente y se establecen en funcin del valor de los
documentos y la frecuencia de uso. (IEDF, 2011).
Otro autor declara:
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que
atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin
final, siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente. Esto se debe

llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creacin por cada
entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta
los valores primarios y secundarios de cada documento (valor primario es cuando
el documento es de utilidad para la administracin y valor secundario es el que
pueden tener para la investigacin histrica). (Anonmo, 2009)
La teora del ciclo vital o las 3 edades de la documentacin es un principio que
surgi de la corriente archivstica americana que se asemeja con el ciclo de vida
de un ser vivo (nacer, crecer y morir), esto significa que un documento nace
cuando es creado; vida, el tiempo de utilidad que presta y la muerte, cuando cierto
tipo de documento son expurgados al comprobarse su inutilidad.
Esta teora surge debido a la problemtica de la explosin documental que
presentaban algunos archivos, como se ha venido mencionando, algunos autores
sealan que el ciclo vital tiene ms de 3 edades y los nombres con los que
conocen son distintos, de cualquier modo los conceptos se asemejan simplemente
cambia la axiologa, en este caso utilizara la corriente americana para desarrollar
el ciclo vital y explicarlo como se muestra en la figura 2.

Fig. 2 Ciclo Vital del documento

Esquema que muestra el Ciclo Vital de la Documentacin

(Cedillo, 2016)
Las fases que componen al ciclo vital son:
Activa: Es el inicio de vida del documento en esta fase el documento es creado o
se recibe su consulta es muy frecuente dado que es utilizada para trmites o
consultas administrativas, conservando valores administrativos, legales y/o
fiscales.
Semiactiva: Despus de realizar el proceso de transferencia se conserva la
documentacin que ha finalizado su vigencia documental as como sus trmites
que se realizaron en la fase activa. Deben ser evaluados para determinar que
documentacin se conserva y el tiempo de resguardo. (Gaviln, 2009, p. 8).
Inactiva: La documentacin se recibe de una segunda transferencia y se
conservara reconociendo los valores de la informacin que pueda contener para

preservarla de manera permanente o en determinado caso eliminarla. Dicha

informacin contara con nuevos valores y su consulta ser poco frecuente.
El resguardo de la documentacin se realizara en diferentes archivos dependiendo
de los valores que pueda tener la informacin, dichos archivos se les conoce por
los nombres:
*Tramite: Es la unidad encargada de la administracin de documentos que se
encuentran en constante uso y son necesarios para el desempeo de las
atribuciones de una unidad administrativa.
*Concentracin: rea conformada por la documentacin que concluyo su trmite
para su conservacin precautoria por una vigencia determinada.
*Histrico: Es la encargada del resguardo de la documentacin previamente
seleccionada por sus valores para conservarlos de manera permanente en
condiciones que garanticen su perpetuidad y que constituyen parte del patrimonio
nacional.
Cabe mencionar que para que la documentacin sea transferida de un archivo a
otro se realizara una valoracin para determinar que se va a transferir y cual se
eliminara, el primer filtro para realizar este proceso se le conoce como
Transferencia Primaria en la cual se realiza el proceso de depuracin que
consiste en:
Revisin sistemtica que con base en los plazos de vencimientos debe
efectuarse para separar el archivo de trmite, aquellos expedientes que por
haber superado todas sus etapas se consideran por el momento
terminados, para evitar que con su volumen entorpezcan las labores al
congestionarse los muebles archivadores y que adems resuelve el
problema de espacio para dar cabida a los asuntos nuevos. (Mastropierro,
2008, p.78).
Posteriormente la documentacin se transfiere al archivo histrico (Segunda
Transferencia), este proceso es el expurgo:

Es el proceso que permite seleccionar y eliminar con previa autorizacin,

aquellos documentos de archivo que habiendo perdido sus otros valores no
tienen, si se prev que tenga, valor histrico. Operacin por la que se
seccionan los documentos a fin de que solo aquellos que renen las
mejores condiciones de testimonio e informacin alcancen la tercera edad,
es decir, pasen a los archivos histricos para su conservacin perpetua en
ellos, como piezas valiosas del Patrimonio Documental. (Mastropierro,
2008, p. 120).
En caso de que la documentacin no desarrolle valores histricos por el contenido
de su informacin, esta deber eliminarse previa autorizacin del rea generadora
Finalmente la documentacin se le atribuirn valores conforme a su informacin
que puedan contener, esto determinara el uso que tendr la documentacin.
Valores Primarios.
Corresponde al desarrollo de sus actividades, protegiendo sus derechos y
garantizando la guarda de la documentacin que resulta til para los fines de la
propia institucin.
Los valores primarios son los siguientes:
Administrativo:
Establece el tiempo que debe conservarse en el archivo de una unidad
administrativa.
Legal:
Corresponde al plazo que la legislacin establece, que deben guardarse los
expedientes por su utilidad probatoria o testimonial.
Fiscal:
Es el plazo durante el cual cierta documentacin debe guardarse de conformidad
con disposiciones fiscales, por su utilidad de comprobacin o justificacin
presupuestal

Valores Secundarios.
Busca la utilidad social de la informacin que contienen los documentos, stos se
conservan por fines distintos de aquellos para los que fueron creados.
Testimonial:
Refleja la evolucin y los cambios ms importantes desde el punto de vista legal
que sufre la institucin.
Informativo:
Revelan fenmenos particulares y de las instituciones.
Evidencial:
Este valor refleja el origen, organizacin y funcionamiento de la institucin.

2.4 CONCEPTO DE ARCHIVO DE TRMITE.

Antonia Heredia lo llama Archivo Central y lo define como:
Es la primera concentracin documental de todos los Archivos de oficina de
la Institucin, [] es en esta rea donde ha de iniciarse y agilizarse el
proceso de valoracin, el mantenimiento de identificacin de las series y su
integracin para formar as expedientes. (Herrera, 2007, p. 62).
Otro autor lo llama archivo de gestin y significa:
La planificacin practica de tcnicas de gestin documental en las instituciones
con el objetivo de lograr los dos principios bsicos: eficacia en la produccin,
organizacin y gestin de documentos, optimizando los recursos empleados en
esa produccin, organizacin y gestin documental. (Fernndez., 1999, p. 165166).

La normatividad mexicana en materia de archivos dice:

Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
(CMARA DE DIPUTADOS DEL H. CONGRESO DE LA UNIN, 2012, p. 22)
Se puede definir que el archivo de trmite, tambin conocido como fase activa lo
conforma toda la documentacin que se encuentra en las reas generadoras de la
informacin con una consulta constante para cumplir con el objetivo para el cual
fueron creados para posteriormente ser transferidos al archivo de concentracin
para una conservacin precautoria.
2.4.1 CARACTERISTICAS.
Una de las caractersticas principales del archivo es la de constituir un testimonio
de la labor realizada por el sujeto o sujetos productores de la documentacin en
su tarea profesional (Rodrguez, 1995, p. 265).
Las instalaciones: el lugar y el mobiliario para el resguardo de los fondos
documentales debe contar con las siguientes caractersticas:

No ubicarse en zonas Hmedas.

Instalaciones elctricas seguras.
Instalaciones limpias.
Libre de plagas.
Infraestructura adecuada para la conservacin preventiva de los
documentos.

Resguardo de la documentacin de diferentes reas: El archivo de trmite se

encarga del resguardo de toda la documentacin creada y que se encuentra en
constante consulta, dado que la informacin aun cumple en el ejercicio de sus
funciones y evitar perder los valores que la caracterizan.

Prstamo y consulta: El archivo prestara los servicios de consulta de los archivos

dentro del rea correspondiente, y as como el prstamo de expedientes a
diferentes reas administrativas.
2.4.2 FUNCIONES.
Las funciones sern todas aquellas actividades a realizar por el personal que
labora dentro del archivo, estas son las siguientes:

Integrar expedientes.
Organizacin y control de expedientes.

Custodia y conservacin de los documentos garantizando la preservacin e

integridad fsica de los documentos.

Coadyuvar en la elaboracin del cuadro de clasificacin archivstica y
catlogo de disposicin documental.
Conservar la documentacin que se encuentra activa y aquella que ha sido
clasificada como reservada y confidencial, conforme al catlogo de
disposicin documental (cadido).
Valorar la documentacin y los expedientes para transferir, los que
procedan, al archivo de concentracin. (Instituto Federal Electoral, 2003, p.
2)
2.4.3 USUARIOS.
Al momento de planificar el servicio que se debe ofrecer a los usuarios de los
centros de informacin o archivos, el fondo o fondos marcaran el tipo de usuario
que tendr el archivo (Rodrguez, 1995, p. 275).
Se le van a considerar usuarios del Archivo de Trmite a todas las unidades
administrativas de la institucin, debido a que la informacin se encuentra en
constante consulta.
El usuario deber cumplir con algunas obligaciones para mantener la integridad
fsica en buen estado y tener un control del prstamo de informacin y evita

extraviar documentacin. Algunas funciones a cumplir del usuario son las

siguientes:

Verificar el estado fsico de la documentacin solicitada en prstamo; en

caso de anomalas detectadas, debern reportarlo al Archivo de Trmite.
Preservar la integridad fsica de los documentos solicitados en prstamo.

Reintegrar los documentos al Archivo de Concentracin al trmino de la

vigencia del prstamo.
Conservar la debida compostura dentro de las instalaciones del Archivo.
2.5 PROCESOS TECNICOS.
Un autor define a los procesos tcnicos como:
A los procedimientos bsicos que se desarrollan y practican en todo archivo
para que la documentacin est organizada, para su fcil acceso, y que sea
consultada por los diferentes usuarios, por lo que es importante el describir
de inicio el concepto de la palabra procedimiento la cual nos dice que es la
gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o
ms personas realizan un trabajo. (Torrez, 2000, p. 35).
Otra definicin a mencionar es:
Es la Sucesin cronolgica de una serie de operaciones interrelacionadas
entre s, dependientes una de otra, y que mediante un mtodo determinado
de ejecucin e instrucciones se obtiene un resultado lgico y secuencial de
elementos que resuelven un problema, o que integran una actividad.
(Cortes & Calleti, 1980, p. 101).
Los procesos tcnicos Archivsticos son propios y nicos de la misma
(Archivonoma). Para implementarlos, mejorarlos, sustituirlos o bien permitir el
tratamiento de la documentacin, con el fin de ponerla al servicio de los usuarios
planeado con anterioridad un plan general en la recopilacin de la informacin.
Los procesos son los siguientes:

2.5.1 IDENTIFICACION.
La identificacin es el proceso tcnico de investigacin y sistematizacin de las
categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un
fondo. La identificacin nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y
describir la documentacin. (Gaviln, 2009, p. 1).
Otro autor determina que la identificacin:
est vinculada al principio de procedencia en cuanto supone investigar
los orgenes de la documentacin partiendo de su doble vinculacin a la
procedencia institucional y al sujeto o unidad productora, [] Determinara,
pues, la estructura general del fondo [], en definitiva facilitara la
descripcin, a partir de la tipologa documental. (Herrera, 2000, p. 21).
La identificacin es el primer proceso parte de la gestin documental con el
objetivo de asegurar la valoracin de las secciones documentales dado que
determina la estructura del fondo documental imprescindible para la evaluacin y
clasificacin, recabando toda la informacin posible acerca del organismo
generador y las funciones para as singularizarse cuanta documentacin posee, en
que cantidad y quien y como las producen. Posteriormente se analiza para
averiguar conforme a su tipologa documental las funciones y competencias para
generar sugerencias de conservacin o en todo caso eliminacin.
2.5.2 CLASIFICACION.
La clasificacin es parte de los procesos tcnicos archivsticos, que se define
como:
Clasificacin se considera dividir un conjunto de cosas o clases [] como cada
grupo o divisin que resulta de repartir o suponer repartidas las cosas de un

conjunto poniendo juntas la que tiene el mismo valor o ciertas caractersticas

comunes. (Arvalo 2003, p. 74).
Otro autor define la clasificacin de la siguiente manera:
Clasificar

consiste

en

agrupar

jeraquicamente

los

documentos

estableciendo agregados o clases, desde los mas especificos a los mas

amplios, en los siguientes niveles:
1. Nivel: Unidades Archivisticas (expedientes, libros, dosieres)
2. Nivel: Las Series (todas la unidades archivisticas como expedientes,
etc.)
3. Nivel: Las Secciones.
4. Nivel: El Fondo. (Cruz Mundet & Mikelarena Pea, 2001, p. 225226).
El proceso de clasificacin permitir identificar y agrupar sistemticamente la
documentacin que comparten caractersticas, teniendo como base una estructura
orgnico-funcional de las instituciones y los trmites administrativos

de las

dependencias en el ejercicio de sus funciones.

La clasificacin responde a la necesidad de proporcionar una estructura lgica a
los documentos y facilitar su localizacin y a su vez agruparlos jerrquicamente
para su fcil acceso.
2.5.2.1 TIPOS DE CLASIFICACION.
De acuerdo a la teora archivstica hay tres elementos a considerar en la
clasificacin de los documentos: las acciones a que estos se refieren, la
estructura orgnica de la dependencia que los produce, y los asuntos o
materias a que se refieren. Por consiguiente existen 3 sistemas o criterios
de clasificacin. (Cruz Mundet & Mikelarena Pea, 2001, p. 226).

La Clasificacin Funcional.
Es la agrupacin de los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones
generales y las actividades concretas de la institucin, dentro de una estructura
jerrquica y lgica. La identificacin y agrupacin de los documentos se lleva a
cabo mediante un cuadro de clasificacin.
Clasificacin Orgnica.
Este sistema las series son agrupadas en funcin de las estructura orgnica de la
institucin o bien sus divisiones administrativas, quedando sujeta a los
departamentos unidades con una estructura jerrquica separada de las unidades
ms simples a las ms amplias.
Clasificacin por Materias.
Esta clasificacin establece los grupos documentales e virtud de los asuntos o
materias a que se refiera su contenido (guerra, abastos, cuentas,).
La eleccin de un sistema de clasificacin depender de la naturaleza del fondo, si
se tiene un fondo documental que no ha sufrido modificaciones se aplicara un
cuadro de clasificacin orgnico que reflejara la estructura del organismo; si el
fondo no ha sufrido modificaciones ser recomendable utilizar un cuadro de
clasificacin funcional.
La Ley Federal de Archivos en su artculo 4 seccin XI dice que la clasificacin
archivstica es Proceso de identificacin y agrupacin de expedientes
homogneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados;
(CMARA DE DIPUTADOS DEL H. CONGRESO DE LA UNIN, 2012, p. 2).
Podemos decir que la clasificacion archivistica nos identificar la documentacion
peara acomodarla por sus caracteristicas en comun dando relevacia a la creacion
del cuadro general de clasificacin que a travez de este se separan los grupos
documentales que tengan caractersticas similares identificndolos como las
series que conforma el cuadro de clasificacin archivstica.

2.5.3 ORDENACION.
La ordenacin es un proceso complementario de la clasificacin, se define como:
La ordenacin es la operacin manual consistente en instalar fsicamente
los documentos en los estantes, cajas, carpetas, etc. siguiendo un criterio
preestablecido. En este sentido, podemos decir que ordenar un expediente
no es ms que colocarlo en un orden alfabtico, sistemtico, cronolgico o
numrico. (Gaviln, 2009, p. 5).
Otro autor dice que:
La ordenacin es una tarea material consistente en relacionar unos
elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano,
bien sea fecha, letras de alfabeto, los nmeros [] la ordenacin se aplica
sobre

diversos

elementos

en

diferentes

niveles:

documentos,

expedientes, series, etc. (Cruz Mundet & Mikelarena Pea, 2001, p. 230).
En la ordenacin se integra acomoda la documentacin que se clasifico
anteriormente tomando en cuenta la estructura jerrquica y lgica, as como en la
asignacin del espacio fsico en el archivo, esto quiere decir que es una operacin
de unir un conjunto de documentos que se relacionan uno con otros de acuerdo
con un orden que se debi establecer anteriormente. Para aplicar este proceso se
toma de referencia los elementos internos del documento como forma, fecha,
nombre, asunto, etc.
2.5.3.1 TIPOS DE ORDENACION.
Los mtodos de ordenacin dependen del criterio que se estableci con
anterioridad, podran ser las letras del abecedario (alfabtico), fechas de la
documentacin (cronolgico), la secuencia en la numeracin (numrico) y
la combinacin de varios de ellos formando uno nuevo como por ejemplo el
alfanumrico. Los principales mtodos empleados son. (Cruz Mundet &
Mikelarena Pea, 2001, p. 230).

1.-Ordenacin Cronolgica. La fecha de los documentos es el criterio ordenador

empleado por este medio, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor
a menor: los aos, el mes y el da. Comenzando por el ao ms remoto hasta la
fecha ms reciente.
2.- Ordenacin Alfabtica. Las letras del abecedario se usan como criterio de
ordenacin, y su posicin en la palabra o frase sobre la que se basa. En esta
ordenacin se pueden tres variaciones:
-Onomstica: Se consideran nombres de personas ordenndose por el
primer apellido seguido del segundo y terminando el nombre propio.
-Geogrfica:

Se

consideran

nombres

de

lugares

ordenndose

jerrquicamente empezando por las mayores agrupaciones y terminando

por las menores. Si no es factible determinar la jerarqua se sigue un orden
alfabtico de los topnimos.
-De materias: No hay necesariamente una relacin sistemtica, su
ordenacin puede ser alfabtica segn la experiencia que se obtenga de su
utilidad.
3.- Ordenacin Numrica: Establece una ordenacin siguiendo la serie de los
nmeros (0, 1, 2, 3,) o en su caso agrupaciones de esto por bloques.
4.- Ordenacin Alfanumrica: Consiste en la combinacin de letras y nmeros para
componer cdigos de ordenacin.
Teniendo en cuenta los distintos mtodos de ordenacin no es posible establecer
cul es el mejor, en todo caso se deber elegir el que mejor se acople con las
necesidades del archivo y el que mejor se pueda adaptar a los documentos a
ordenar, que en otros casos podra usarse la fusin de varios mtodos para
resultar un nuevo mtodo de ordenacin.
Ordenando jerrquicamente la informacin siguiendo los criterios anteriormente
sealados.

2.5.4 EXPEDIENTACION.
Consiste en clasificar el Tipo Documental, al abrir el expediente
escribiendo en la ceja de la carpeta el nmero, encabezamiento, extracto y
el ao siguiendo un orden determinado para formar, identificar y controlar
un expediente al elaborar sus cubiertas y registros correspondientes.
(Jordan., 2000, p.147).
Jimnez Rodrguez conceptualiza que la expedientacin es la impresin de los
datos del expediente en la cartula de la carpeta o flder, que permiten una rpida
identificacin y control del mismo. (Rodrguez M. J., 1983, p. 89).
Otro autor seala que:
Es la operacin que consiste en agrupar los documentos que tratan del mismo
asunto, siguiendo un orden determinado para formar, identificar controlar un
expediente, al elaborar sus cubiertas y registros correspondientes. (Cortes &
Calleti, 1980, p. 62).
Teniendo en cuenta los anteriores conceptos, la expedientacin es un proceso que
permite la creacin de expedientes referentes a un mismo asunto, capturando los
datos del expediente en una caratula que permitir una fcil identificacin y control
del mismo.
Los datos que debe contener la portada del expediente vienen marcados en los
Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Federal, los cuales son:
I. Unidad administrativa;
II. Fondo;
III. Seccin;
IV. Serie;

V. Nmero de expediente o clasificador: el nmero consecutivo que dentro de la

serie documental identifica a cada uno de sus expedientes;
VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;
VII. Asunto (resumen o descripcin del expediente);
VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental;
X. Nmero de fojas tiles al cierre del expediente: es el nmero total de hojas
contenidas en los documentos del expediente (SEGOB, 2004, p 5.).

De esta manera si se realiza una correcta expedientacin, nos permitir identificar

y controlar los expedientes del archivo; as como tener un control apropiado de la
documentacin y tener conocimiento de que tipo de documentacin se tiene y de
que habla.
2.5.5 DESCRIPCION DOCUMENTAL.
La descripcin documental es
Elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y,
en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilacin, el
anlisis, la organizacin y el registro de la informacin que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as
como su contexto y el sistema que los ha producido. (Consejo internacional
de Archivos., 2000)
Se puede decir tambin que la descripcin constituye la parte culminante del
trabajo archivstico ya que su finalidad no es ms que la de informar []
encaminada a poner los documentos en servicio es decir, hacer de ellos un til
disponible para la sociedad (Cruz Mundet & Mikelarena Pea, 2001, p. 232).

Con esto se puede podremos concluir que en el proceso de descripcin de la

documentacin se analizara en diferentes niveles el documento; organizando,
analizando y sintetizando esto con la finalidad de enunciar o dar a conocer los
documentos para su difusin.
2.5.5.1 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION.
Dentro de la descripcin se encuentran los siguientes instrumentos: Instrumentos
de descripcin principales: son los que proporciona al usuario toda informacin
relevante objetiva y lgica que sintetizada explique el origen la procedencia y
caractersticas especficas de un fondo, seccin, serie o piezas documentales.
Instrumentos descriptivos auxiliares o secundarios: son aquellos que orientan al
usuario a encontrar informacin de un acervo pero sin embargo, descritos de
forma muy general y hacen referencia a un tema muy especfico, por ejemplo un
lugar, un nombre, un archivo, etc. (Bonilla, 2003, p. 12).
Los Instrumentos de descripcin documental son una parte muy importante dentro
del archivo ya que son los medios por los cuales se mostrara el contenido y
carcter de la documentacin resguardada a todo usuario que necesite la consulta
de algn expediente; tambin ayudaran a facilitar la localizacin.
Existen varios tipos de descripcin cuyas diferencias dependern de las diferentes
agrupaciones documentales, dichos instrumentos son: gua, el inventario y el
catlogo, mismos que se abordaran en los siguientes apartados.
GUA.
La gua es el instrumento de descripcin de fondos que sirve para orientar al
investigador en el conocimiento y exploracin del contenido de todos o parte de
los fondos, de uno o varios archivos (Pescador del Hoyo, 1993, p. 116).
Se menciona que existen dos tipos de guas las cuales son:
Gua General: Esta gua se encargara de centrar la informacin la historia de la
institucin o instituciones cuyos fondos se albergan en esos archivos; exposicin

sistemtica de los fondos, de sus secciones con indicacin del volumen de

unidades, fechas lmite, modificacin en los fondos por cesiones o adquisiciones;
orientacin bibliogrfica sobre el archivo pero, sobre todo, relacin completa de
los instrumentos de descripcin sobre dichos fondos. (Heredia,1991, p. 326).
Gua Especfica: Son las de un fondo o una seccin de fondo integrantes de un
archivo, los datos sobre el archivo se reducen, se presta ms atencin a la historia
de la institucin productora de los documentos integrantes del fondo o de la
seccin y de sus series, insistiendo en las funciones y actividades de aqullas que
van a dar origen a dichas series. Se desciende hasta particularizar la gnesis de
stas y al contenido informativo general que pueden ofrecer al investigador, tanto
en un sentido positivo como negativo o de exclusin. Se trata tambin de fijar las
relaciones unas series con otras, tras una tarea de reclasificacin, precisa en
muchas ocasiones, tratando de facilitar al historiador el camino de la
investigacin. (Herrera, 1991, p. 327).
La gua es el instrumento que proporciona la informacin general, exacta sobre los
fondos; as como el conocimiento de las entidades productoras, la historia
institucional, las relaciones que se tengan y como la documentacin se encuentra
jerrquicamente ordenada para tenerla disponible para su acceso y consulta; se
tomaran en cuenta las caractersticas generales que se analizaron anteriormente y
si tiene una vinculacin con otro archivo.
INVENTARIO
El inventario es un instrumento que tiene un carcter meramente localizador y por
lo mismo no est provisto ms que de aquellos datos imprescindibles mediante los
cuales se reconocen los documentos por su calidad, fecha y lugar es de carcter
domstico y para uso de los funcionarios en labor de servicio (Pescado del Hoyo,
1993, p. 15).
La Ley Federal de Archivos menciona que los inventarios documentales son
instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y
que permiten su localizacin (inventario general), transferencia (inventario de

transferencia) o baja documental (inventario de baja documental) (Presidencia de

la Republica, 2012, p. 3).
Se puede observar que la ley menciona 3 tipos de inventarios , aunque se
constituye un formato unico de inventario; para distinguirlos se es necesario
establecer un formato que permita seleccionar cual de los tres se utilizara dicho
formato es el Manual Administrativo de Aplicacin General en las materias de
Transparencia y de Archivos emitido por la Secretaria de la Funcin Pblica y el
Archivo General de la Nacin que dictamina que requisitos tendr que contener
cada formato.
Inventario General (por expediente).
Este describir los expedientes que estn resguardados en el archivo, su objetivo
es el de facilitar su consulta y localizacin; as como tener el control total de cada
expediente.
De Transferencia.
Este instrumento refleja las series y expedientes que sern transferidos ya sea al
archivo de concentracin (transferencia primaria) o al archivo histrico
(transferencia secundaria) donde se resguardara de manera permanente o en s
caso se dar de baja.
De Baja Documental.
Este instrumento describe los expedientes, cajas o paquetes que sern dados de
baja con la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin.
las dependencias y entidades, a travs del rea coordinadora de archivos, o
del responsable del archivo de concentracin, segn sea el caso, solicitarn al
Archivo General de la Nacin un dictamen de valoracin para determinar el
destino final de los documentos. (SEGOB-AGN, 2004, p. 7).
Tambin es necesario asentar que los inventarios de baja documental autorizados
por el Archivo General de la Nacin, debern conservarse en el archivo de

concentracin por un plazo determinado por el catlogo de disposicin

documental.

Catlogo.
Es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las
piezas documentales o las unidades archivsticas de una serie o un conjunto
documental que guardan entre ellas una relacin o unidad tipolgica, temtica o
institucional. (Pescado del Hoyo, 1993, p. 149).
Tamayo ,menciona que el catalogo describe la pieza documental individualizada,
bien sea documento suelto, formado por uno o varios folios, bien sean unidad
archivstica, es decir expediente administrativo, expediente judicial (testimonio de
actos judiciales) documentos agrupados por referirse a una misma materia, o bien
sean de cdices o libros manuscritos. (Tamayo, 1996, p. 40).
El catalogo se divide en 3 areas o campos, dependiendo de su contenido son los
siguientes:
a) Datos internos
Fecha completa (ao, mes, da, lugar)
Tipologa documental (diplomtica y jurdica)
Tradicin documental
Autor
Destinatario
Asunto o materia
b) Datos externos o fsicos
Folios
Medidas

 Materia rescriptoria
Conservacin
c) Datos de localizacin o signatura
Archivo
Fondo o seccin de fondo
Unidad de instalacin
Nmero de orden.
Por los tanto se concluye que el catlogo es un instrumento de descripcin y
consulta que puntualiza las unidades documentales de un fondo documental de
manera individual, es decir solamente de una unidad archivstica. Su elaboracin
es elemental en el archivo pues resalta los datos de los documentos, individualiza
los documentos separados del conjunto con determinado nmero de datos,
permitiendo conocer con detalle el contenido de cada uno de los expedientes o de
las piezas documentales.