FACULTAD DE INGENIERA Y

CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

Contenido
1.

INTRODUCCIN............................................................................................. 3

2.

JUSTIFICACION.............................................................................................. 4

3.

OBJETIVOS.................................................................................................... 5
3.1.

OBJETIVO PRINCIPAL............................................................................... 5

3.2.

OBJETIVOS SECUNDARIOS......................................................................5

4.

METODOLOGIA.............................................................................................. 6
5.

DESARROLLO DE LA METOLOGIA...............................................................8

6.

CRITERIOS DE EVALUACION PARA SOLUCIONES PROPUESTAS....................13

7.

RESULTADOS DE LA METODOLOGA PROPUESTA.........................................15

BIBLIOGRAFA.................................................................................................... 17

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

1. INTRODUCCIN
El presente contiene el estudio del caso FORTIPASTA, este nos presenta el
desarrollo de la implementacin del sistema WMS en el cual se busca implementar
una aplicacin de software que da soporte a las operaciones diarias del almacn y
se implementa bajo el sistema de gestin de almacenes, esto con el fin de
remplazar el sistema SAP que estaba implementado desde el ao 2000 y por ende
actualizarlo.

Podemos definir WMS como un sistema de gestin de almacenes, se utiliza para

el movimiento y almacenamiento de mercancas y sus transacciones asociadas,
es asociado a sistemas de automatizacin de datos, como escneres,
radiofrecuencias, para verificar en tiempo real el estado de los productos
almacenados.

Su funcin principal es gestionar el control de inventarios y operaciones, coordinar

los movimientos, recibo, almacenaje, despachos es decir que controla desde
insumos y materias primas hasta despachos de producto terminado, pasando por
las diferentes etapas del proceso productivo. Tambin es til cuando se usa
presupuesto de costeo basado en las actividades.

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

2. JUSTIFICACION

Las mediciones constituyen un fundamento bsico en la formacin en la logstica.

Es necesario conocer aspectos generales en el software, como es el tratamiento
estadstico de datos y tambin las tcnicas de almacenamiento lgico y fsico.

El sistema de gestin de almacenamiento (WMS) es habitualmente la herramienta

de gestin clave de los procesos logsticos y el corazn de los procesos de
distribucin sobre los que se asienta la calidad del servicio hacia los clientes.

El desarrollo de este caso nos coloca en contexto sobre la implementacin de los

sistemas de gestin de almacenamiento y todo el desarrollo que puede conllevar,
observando no solo la implementacin de los mismos, sino abordando la
complejidad que sugieren causas limitantes para el fracaso como la organizacin,
preparacin y confiabilidad de la compaa.

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

3. OBJETIVOS.

3.1.

OBJETIVO PRINCIPAL

Analizar los diferentes factores que dirigieron a la compaa FITOPASTA

a prdidas desde la implementacin del sistema WMS y buscar
alternativas de mejora que se pudieron utilizar para evitarlos.

3.2.

OBJETIVOS SECUNDARIOS

Identificar el comportamiento de los diferentes sistemas en el manejo de

almacenamiento y despacho de mercancas
Establecer cules son los tipos de escaneo y verificacin de los productos
Conocer la forma de instalacin adecuada en los WMS.
Analizar los procedimientos que componen la operacin.
Definir la importancia de cada una de las reas de la compaa en la
implementacin de nuevos sistemas y la participacin primordial de la alta
gerencia.

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

4. METODOLOGIA

Segn la lectura sobre la empresa Fortipasta podemos ver que despus de una
buena inversin, basada en la idea de adoptar un nuevo sistema de despachos los
resultados estn completamente errados si se comparan con los esperados.
A pesar de la gran planeacin para la implementacin del nuevo sistema, creo que
falto un punto que resulto ser importante, ya que no se hacan reportes diarios
para ser verificados por las personas de mayor antigedad, basados en la
experiencia se puede notar si existen movimientos sospechosos, o anormales.
Como los que se llevaron a cabo para desviar entregas.
Se pude observar un mal manejo de claves, estas deben ser personales y son
fuente de seguridad, al dejar computadores sin bloqueo o prestar claves es difcil
hacer seguimiento a la ruta de cada movimiento ya que se puede modificar desde
varios puntos.
Podemos ver personal no familiarizado con el proceso, aunque se trataba de
introducir un proceso nuevo, se requera la participacin de personal familiarizado
con el proceso, que conociera de cantidades y referencias, si bien la metodologa
cambia no se van a cambiar los clientes y sus promedios.
No se hizo seguimiento a los primeros despachos para verificar su destino, a
tiempo, completo y en buenas condiciones.
Mercanca sin factura indica que no hay punto de control de despachos.
Aunque puede ser que estn organizados para desfalcar a la empresa, conductor
y despachador, se puede ver que el conductor llega sin una orden fija, no tiene
informacin de su destino y carga.
Segn he investigado, el nuevo sistema maneja en tiempo real el almacn y esto
nos da a entender que no se verificaron reportes a diario, por lo menos los
primeros das, que eran crticos, para supervisar el desarrollo de las operaciones.
No se confirm llegada de despachos con los clientes, dado que es un sistema en
prueba, sera bueno asegurar la satisfaccin del cliente, verificar si el despacho
fue correcto en tiempo y cantidad, y corresponde con el pedido generado con
anterioridad.
5

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

No se contaba con personal capacitado y de confianza, para los despachos, esto

se demuestra en los despachos desviados.
No se inform a clientes y proveedores de la implementacin del nuevo sistema,
de ser as la transportadora ya advertida, tendra la posibilidad de hacer
seguimiento a los vehculos, en tiempo real.
No se observa la tenencia de un plan de contingencia, para ser ejecutado en caso
de fallas durante la implementacin del nuevo sistema WMS.
Otro factor deteriorado es el de los inventarios cclicos, es un punto de control
bastante importante, y que debe mejorar con la implementacin de WMS, sin
embargo se descuid al destinar personal para apoyar labores de despacho.
Se despach mercanca en mal estado y producto bueno est a punto de ser dado
de baja por el sistema, esto puede deberse a errores en el recibo y falta de
verificacin fsica, ya que no se debe confiar plenamente en un sistema recin
montado y bsicamente en etapa de prueba.
Durante la implementacin del proyecto Positrones, se modificaron varios cargos
y algunos no fueron soportados o fueron soportados por personal sin experiencia
en el cargo, esto unido a un proceso nuevo favoreci el deterioro del proceso.

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

5. DESARROLLO DE LA METOLOGIA.
En el desarrollo de la metodologa del caso Fortispasta daremos solucin a los
problemas relacionados anteriormente en la metodologa, donde analizaremos las
posibles soluciones y tambin les daremos una solucin cuantitativa.
Para evitar errores en los despachos una persona que conozca el proceso debe
estar verificando las salidas, por lo menos en la etapa inicial, un mes por ejemplo,
dicha persona aunque no est familiarizada con el nuevo sistema debe conocer
los clientes y sus consumos, su funcin principal seria controlar las salidas y
compararlas con los pedidos, no debe contar cantidades fsicas, adems debe
servir de puente para verificar entregas, hablando con los clientes, y controlando
tiempos y satisfaccin a la hora de recibir la mercanca. Debe tambin controlar
que todos los despachos salgan con su correspondiente factura.
Otra posible solucin es contar con auditoria externa. Para verificacin de datos de
cada despacho. Pero es un mtodo mucho ms costoso y menos fiable, ya que
una empresa externa no contara con la experiencia que ya tienen los operarios de
planta. Se puede hacer un programa para esto, pero una persona detectara ms
fcil los aumentos sbitos en los consumos y los despachos nuevos, en cuyo caso
se cuestionara sobre nuevos clientes o nuevas direcciones de despacho.
Por tratarse de un empleado con experiencia que estar asumiendo un nuevo
papel temporal, el cargo vacante puede ser asumido por una persona menos
experimentada pero muy bien capacitada.
Respecto al mal uso de las claves, es vital programar jornadas de refuerzo en
dicho tema, para que cada persona involucrada se sienta responsable por los
problemas que se detecten desde su dominio, adems se debe implementar un
programa para cambio de claves frecuente, que mejore la confianza en el manejo
de la informacin.
Para evitar inconvenientes generalizados o malos entendidos es bsico capacitar
a todo el personal sobre la aplicacin de nuevas metodologas, no necesariamente
debe tratarse de capacitaciones extensas, pero se debe socializar a todos los
miembros del equipo, haciendo nfasis en los detalles ms relevantes a cada
parte del proceso.
Se debe hacer partcipe a los agentes externos que interactan en los procesos de
la empresa, empresa de vigilancia, trasportadora, contratistas a fin no solo de
estar comprometidos en la implementacin del nuevo proceso, sino adems, para
7

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

que sobre ellos recaiga algo de responsabilidad, en el desarrollo practico del

nuevo proceso. Para ello se pueden realizar reuniones con los jefes y supervisores
de cada empresa para que ellos a su vez definan los grados de competencia de
cada empleado en el nuevo proceso y se encarguen de capacitar a su personal,
as como de incluirle sus posibles funciones.
Otra solucin es enviar la informacin por correo y que cada empresa lleve a cabo
las actividades que considere pertinentes, pero estos mtodos poco
personalizados no siempre son fiables.
Aunque ya se ve claramente que la puesta en marcha del WMS no resulto como
se esperaba, se debe contar con un plan de contingencia, que pueda ser activado
en el momento que se detecten fallas en el funcionamiento del nuevo sistema,
aunque no es lo mejor, se pueden usar documentos manuales para adelantar
entregas y salidas, siempre que estos cumplan con unos requisitos
preestablecidos y bajo la supervisin estricta de una persona competente.
Se deben verificar a diario los movimientos, y aunque esta labor puede ser
realizada por la misma persona que va a controlar los despachos, se recomienda
que lo haga una persona diferente con lo cual se consiguen dos criterios
independientes.
Se debe nombrar una persona que este capacitada en el nuevo sistema para que
supervise los alistamientos de los despachos, si este cargo ya existe entonces
debe asegurarse la capacitacin adecuada para detectar en primera instancia
cualquier anomala y reportarla o corregirla, consiguiendo as minimizar el impacto
ocasionado por cualquier inconsistencia.
Debido a que los empleados no estn capacitados en el nuevo sistema, se debe
capacitar, comprobar que hayan aprendido con pruebas, simulacros de fallas y
errores comunes que se puedan presentar al implementar el sistema.
Para evitar despachar mercanca en mal estado o desechar buena, es
recomendable realizar un inventario previo a la puesta en funcionamiento del
nuevo sistema, con el cual se garantice la existencia, ubicacin, disponibilidad, de
los materiales, as como la fcil identificacin mediante el uso de habladores
actualizados. Por otro lado se puede dejar este inventario a una empresa externa,
pero determinar la calidad y estado de los productos, es algo que hacen mejor los
empleados que estn familiarizados con la produccin.
Se debe asegurar que los cargos que han sido modificados, queden soportados
de forma confiable, de ser necesario se deben realizar nuevas capacitaciones.
8

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

Verificando la informacin del anexo 5 podemos ver incumplimiento de los

cronogramas establecidos, ya que se redujo a solo el 30% el tiempo que deba
dedicarse a documentacin y generacin de procedimientos, capacitacin al
personal de planta y administrativo, se dedic solo 50% las pruebas en ambiente
no real con operarios, todo esto para cumplir con las metas de arranque, pero los
resultados no fueron los esperados, por tal razn se debe empezar por realizar las
jornadas completas de capacitacin como estaban programadas y de ser
necesario, aumentar dichas capacitaciones para asegurar que todo el personal
est preparado, en resumen se debe hacer un cronograma realista y debe llevarse
a cabo.
En cuanto a la documentacin se debe realizar manuales de funciones y dar a
conocer y capacitar a cada empleado sobre sus funciones para as corregir los
errores.

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

10

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

Nota: la fiabilidad esta medida cualitativamente de entre 1 y 5, siendo 5 la ms

fiable y 1 poco fiable.

11

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

6. CRITERIOS

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

DE EVALUACION PARA SOLUCIONES

PROPUESTAS

1. Los operarios del rea de bodega despus de recibir una segunda

capacitacin debern:
-

Habilidad y mtodo en el manejo correcto de mercancas.

Reduccin de tiempos en el manejo de mercancas.
Demostrar su conocimiento en campo sobre el seguimiento de
mercancas con el nuevo sistema de control WMS.
Demostrar conocimiento en el manejo de cdigos y de maquinaria
utilizada para realizar registro de mercancas.
Aprobar prueba de conocimientos y de campo en un ambiente simulado
aplicando la nueva metodologa.
Debe ser capaz de aportar soluciones a problemas de manera rpida.
Ser proactivos reportando posibles problemas e irregularidades en el
proceso.

2. El rea administrativa del departamento de logstica deber:

-

Evaluar continuamente la utilizacin de un mtodo alternativo de gestin

de inventarios.
Mejorar el flujo de mercancas mediante un estudio de mtodos y
tiempos.
Reducir el inventario en existencias mejorando o complementando la
gestin de inventarios.

3. Los supervisores de bodega y el nuevo supervisor:

-

Demostrar conocimientos y habilidades en el manejo de la nueva

herramienta.
Se debe contar con un supervisor de otra planta de la misma empresa
donde este sistema ya se haya implementado.
Garantizaran un control completo de la mercanca en inventario y de los
despachos.
Hacer cumplir con los procedimientos y evaluar irregularidades.
12

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

4. El rea logstica despus de integrarse con el rea de seguridad:

-

Coordinar y controlar los despachos en su totalidad.

Se revisarn documentos y la autenticidad de los mismos.
Aportaran retroalimentacin reportando las inconsistencias detectadas.

5. Controlar las actividades del transportista

Garantizara un correcto control de sus vehculos, as como de la

mercanca y su descargue.
Garantizar un servicio de calidad en la prestacin de sus servicios.
Proponer activamente mtodos de mejora continua en su servicio.
Reportar oportunamente inconsistencias detectadas en la totalidad de
las operaciones.
Responder por las posibles fallas de sus operarios.

6. Formar un grupo permanente de auditores internos y asesores enfocados a

el mejoramiento continuo en el proceso:
- Presentar anlisis estadsticos de la mejora del sistema.
- Reforzar continuamente los conocimientos y resolver inquietudes de los
operarios.
- Demostrar capacidad de resolucin de problemas y toma de decisiones.
- Proponer soluciones a inconvenientes detectados.
- Identificar falencias en el sistema.

13

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

7. RESULTADOS DE LA METODOLOGA PROPUESTA.

A continuacin vamos a seleccionar las que a nuestro juicio y basndonos en la

evaluacin cuantitativa son las mejores propuestas para la solucin de los
inconvenientes surgidos en la implementacin del sistema WMS en la compaa
Fortipasta.
Errores en los despachos: La solucin ms viable es nombrar una persona que
se encargue de verificar dichos eventos, ya que contratar una auditora externa, ya
sea una firma especializada en logstica o personal de la empresa de seguridad,
no tendra mejoras significativas en cuanto a confiabilidad en los despachos.
Una persona dedicada solo a ello no solo brinda tranquilidad, adems basndose
en el proceso conocido puede detectar en el sitio y momento cualquier movimiento
o actividad sospechosa, pero para que esto se cumpla, no solo de debe tratar de
una persona competente y capacitada, adems se requiere que sea de total
confianza, comprometida con la empresa y de honestidad comprobada.
Control diario: Para solucionar optamos por nombrar a una persona, quien se
debe hacer responsable de llevar seguimiento estricto tanto a los pedidos como a
las salidas, confrontando dichos procesos y soportndolos con la documentacin
necesaria. No sera un trabajo de tiempo completo ya que solo se requieren dos
horas diarias aproximadamente para dicha labor, se pueden reorganizar cargas o
asignar tiempo extra, no se requiere una persona extremadamente capacitada,
solo que sea de confianza.
Manejo de claves: Se puede capacitar sobre la confidencialidad y se debe
establecer quines son las personas que pueden tener acceso aparte del usuario.
Errores y malos entendidos: Se deben establecer sensibilizaciones sobre el
trabajo en equipo y fortalecimiento de confianza, para ello es recomendable que
toda la compaa participe de manera activa y sean encabezadas por la alta
gerencia.
Se pueden realizar actividades por parte del rea de bienestar al trabajador para
generar pertenencia por parte de los mismos hacia la compaa.
Manejo del proceso: Se deben trazar cronogramas con tiempos reales y
realistas, establecer responsables de cada labor durante el proceso y verificacin
del cumplimiento de las mismas.
14

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

Estado de productos: Se deben inventariar los productos con sus fechas de

vencimiento y establecer las fechas prioritarias para despacharlos. No se debe
tener tanto producto de reserva o excedentes.
Cargos: Establecer manuales de funciones y contratar personal tanto como se
requiera.
Incumplimiento de cronogramas: Cuando suceda, se deben establecer
responsables y causas para que el departamento que incumpli pueda corregirlo
dando fechas lmites y puntuales.
Falta de procedimientos y funciones: Contratar personal y solo asignar labores
que pertenezcan a dichos cargos.

PROCESOS A SEGUIR PAR AEVITAR FUTUROS INCONVENIENTES

Lo primero es trazar un plan de accin real y llevarlo a cabo, la falta de
capacitacin de la empresa y la demora en ejecucin de algunos plazos hace que
todo el proyecto sufra grandes retrasos y al tratar de ajustar tiempos se reducen
jornadas importantes en capacitacin y ensayos.
Adems se debe comprometer a toda la compaa en todos los procesos de la
misma, generar pertenencia de los trabajadores y establecer motivaciones que
ayuden a encaminar con el progreso de la empresa.
El rpido desarrollo y la expansin de las industrias han generado la necesidad de
una mejora de funcionalidad, mayor eficiencia y ms versatilidad en los procesos
de la industria. Gracias al desarrollo tecnolgico y demandas industriales, los
WMS ahora se usan extensivamente en la industria como un sistema poderoso y
verstil. Es un sistema indispensable en las secciones de control de calidad y
manejo en la logstica que persiguen un aumento de la eficiencia y de la exactitud
del almacenamiento. Qu conlleva al personal en capacitaciones continas y
reforzar ms los conocimientos para descartar posibles inconvenientes a futuro.
Por otro lado podemos decir que el sistema WMS nos permite orientar, coordinar
simplificar y unificar a nivel internacional los procedimientos donde la industria
debe garantizar las obligaciones requeridas.

15

FACULTAD DE INGENIERA Y
CIENCIAS BSICAS

PROYECTO GRUPAL

INSTITUCIN UNIVERSITARIA POLITCNICO

GRANCOLOMBIANO

BIBLIOGRAFA

Rouse, M, (2005), Sistema de gestin de almacenes, techtarget.com, recuperado de:

http://searchdatacenter.techtarget.com/es/definicion/Sistema-de-gestion-dealmacenes-WMS

Politcnico GranColombiano, Unidad 1, de las semanas 1-3, correspondientes a

mdulo gestin de transporte y distribucin, recuperado de
http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula#

Mandos consultores, (2010), ventajas de implementar un WMS, estrategias para

mejorar la cadena de suministros, recuperado de: http://mandos-cadenavalor.blogspot.com.co/2010/04/ventajas-de-implementar-un-wms.html

16