INFORME N 00001-2016-OCI/GRA-AC

INFORME N 00001-2016-OCI/GRA-AC
ASISTENCIA Y PERMANENCIA DEL PERSONAL DE LA SEDE DEL BOBIERNO
REGIONAL DE APURIMAC

INDICE

I. ANTECEDENTES:
1. Origen
2. Objetivos
3. Materia examinada y alcance
4. Antecedentes y base legal de la entidad
5. Comunicacin de las desviaciones de cumplimiento
6. Aspectos relevantes de la auditoria
II.DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
III.
OBSERVACIONES
IV.
CONCLUSIONES
V.
RECOMENDACIONES
VI.
APENDICES
FIRMAS

AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO A LA SEDE DEL GOBIERNO REGIONAL DE APURIMAC

ASISTENCIA Y PERMANENCIA AL PERSONAL DE LA SEDE DEL GOBIERNO REGIONAL DE
APURIMAC
Periodo: 1 de enero al 31 de Diciembre.
I.

INTRODUCCION
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1. ORIGEN DEL EXAMEN
La auditora de cumplimiento a la Sede del Gobierno Regional de Apurmac, en adelante
Entidad corresponde a un servicio de control programado en el Plan Anual de Control 2016 del
rgano de Control Institucional, aprobado mediante Resolucin de Contralora n 598-2014-CG
de 26 de diciembre de 2014, registrada en el sistema de control gubernamental (SCG) con el
cdigo n2-5367-2015-001.la comisin auditora comunico el inicio de la auditoria con oficio N
005-OCI-2016 de 01 de setiembre del 2016.
2. OBJETIVOS
2.1. Objetivo General
Determinar la asistencia y permanencia del personal de la sede del gobierno regional de Apurmac, de
conformidad a la normatividad vigente y disposiciones internas.
2.2. Objetivo Especifico
Determinar la legalidad de los pagos realizados por asistencia y permanencia en el centro
de labor del personal de la sede del gobierno regional de Apurmac, de acuerdo a la
normatividad vigente.
3. MATERIA EXAMINADA Y ALCANCE
La materia examinada en la presente auditoria corresponde a la asistencia y permanencia del
personal de la sede del Gobierno Regional de Apurmac.
La Auditoria de Cumplimiento fue realizada de acuerdo a lo dispuesto en las Normas Generales
de Control Gubernamental, aprobado mediante la Resolucin de la Contralora N273-2014-CG,
la directiva N007-2014-CG/GCSII denominada Auditoria de Cumplimiento. Comprende la
evaluacin de la asistencia y permanencia de la sede del Gobierno Regional d Apurmac,
durante el periodo de 05 de enero al 31 de Diciembre del ao 2015.
4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD
4.1 ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD
Norma de Creacin
El da 28 de Abril de todos los aos, se conmemora la creacin Poltica del Departamento
de Apurmac, efectivizada mediante Ley de fecha 28 de Abril de 1873, promulgada por el
Presidente Constitucional del Per Don Manuel Pardo y Lavalle.
Que, resulta necesario declarar feriado regional no laborable, por tratarse de un hecho
trascendental e histrico que nos involucra en nuestro compromiso con todas las
generaciones apurimeas y apurimeos y como forma de coadyuvar el reconocimiento
de la participacin ciudadana y social en la promocin y desarrollo de la interculturalidad,
los valores histricos, cvicos, morales y la conciencia cvica y la institucionalidad
democrtica, as como el respeto a nuestros smbolos, emblemas, como una forma de
impulsar el desarrollo apurimeo.
Que, de acuerdo a 10 establecido por el Articulo 191 de la Constitucin Poltica del
Estado, Artculos 9, 15,21, de la Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos
Regionales, sus Modificatorias y estando a 10 expuesto, acordado y aprobado, con el
voto unnime de los miembros del Consejo Regional de Apurmac, con dispensa del
trmite de lectura y aprobacin del acta.
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Naturaleza y finalidad de la entidad.
El Gobierno Regional, es un organismo de derecho pblico, con autonoma poltica,
econmica y administrativa en asuntos de su competencia, constituyendo, para su
administracin econmica y financiera, un Pliego Presupuestal, conforme lo disponen la
Ley N 27680, Ley de Reforma Constitucional del Captulo XIV del Ttulo IV sobre
Descentralizacin; Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin; Ley N 27867,
Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y sus modificatorias Leyes N 27902, 28013,
28926, 28961, 28968, 29053, 29125, 29611.
La finalidad esencial del Gobierno Regional, es fomentar el desarrollo regional integral
sostenible, promoviendo la inversin pblica, privada y el empleo y garantizar el ejercicio
pleno de los derechos y la igualdad de oportunidades de sus habitantes, de acuerdo con
los planes y programas nacionales, regionales y locales de desarrollo.
Funciones
a) Elaborando y aprobando normas de alcance regional y regulando los servicios de su
competencia.
b) Diseando polticas, prioridades, estrategias, programas y proyectos que promuevan
el desarrollo regional de manera concertada y participativa, conforme a la Ley de
Bases de la Descentralizacin y la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales.
c) Organizando, dirigiendo y ejecutando los recursos financieros, bienes activos y
capacidades humanas, necesarios para la gestin regional, con arreglo a los sistemas
administrativos nacionales.
d) Incentivando y apoyando las actividades del sector privado nacional y extranjero,
orientada a impulsar el desarrollo de los recursos regionales y creando los
instrumentos necesarios para tal fin.
e) Fiscalizando la gestin administrativa regional, el cumplimiento de las normas, los
planes regionales y la calidad de los servicios, fomentando la participacin de las
organizaciones de la sociedad civil.
Sntesis del Alcance del Plan Estratgico
El Reglamento de organizacin y funciones seala que su misin y visin, son los
siguientes:
Visin
Apurmac al 2021 es una regin integrada y descentralizada con una sola identidad
regional andina y moderna surgida del dilogo intercultural de sus pueblos, quines han
alcanzado unidad para construir su desarrollo basado en una economa competitiva
desde su produccin agroecolgica, pecuaria, de sus potencialidades tursticas y el uso
responsable de sus recursos naturales, en una sociedad con paz y buen gobierno, justa y
solidaria, que promueve el desarrollo humano sostenible.
Misin
Somos un Gobierno Regional democrtico, participativo e incluyente, que lidera e impulsa
el proceso de gestin integral del desarrollo humano, sostenible y sustentable, de
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acuerdo a sus competencias exclusivas, compartidas y delegadas, para construir una
sociedad con calidad de vida y justicia.
Objetivos estratgicos
a) Construir una comunidad integrada, unida y con identidad cultural, donde se garantice
el acceso a la educacin, la atencin de salud, el empleo digno y la calidad de vida
para todas y todos, la poblacin ejerce sin restricciones sus derechos a la igualdad de
oportunidades, la inclusin y equidad social.
b) Construir una economa regional andina, moderna competitiva y solidaria, armnica
con el desarrollo humano y sostenible, que se sustenta en su produccin
agroecolgica y pecuaria, la integracin de la actividad turstica y una minera sujeta
al uso ambiental y socialmente responsable de sus recursos naturales.
c) Convertir Apurmac en una regin saludable y ambientalmente sostenible, ordena
territorialmente, donde sus habitantes conocen y hacen uso adecuado del ambiente y
sus recursos naturales en sus diversos pisos ecolgicos y han desarrollado sus
capacidades y mecanismos eficientes para el planeamiento y la gestin territorial con
un adecuado manejo de riesgos y adaptada a los cambios climticos.
d) Forjar una sociedad andina y democrtica donde su poblacin ejerce sus derechos y
ha fortalecido sus capacidades para autogobernarse desde la participacin social y
ciudadana de sus hombres y mujeres, quines concertan desde sus organizaciones e
instituciones de la sociedad civil, con las autoridades regionales y locales para
alcanzar un clima de paz, libertad y justicia social

Estructura Orgnica

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Fuente. Del Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado con Ordenanza Regional n 027-

2005-CR.APURIMAC, de fecha 04 de noviembre del 2005.

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Presupuesto Institucional del periodo Auditado

Apendice 1
4.2 Base Legal.
La normativa principal que la entidad debe cumplir en el desarrollo de sus actividades y
operaciones, as como relacionadas con el objetivo de la auditoria, son las siguientes.
Normas Generales

Constitucin poltica del Per de diciembre de 1993.

Ley de bases descentralizacin n 27783.
Ley orgnica de los gobiernos regionales 27867.
Resoluciones ministeriales.

Normas de creacin y Funcionamiento.

Ley N 27680, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado

Ley N 27867 y sus modificatorias.
Ley de Bases de la Descentralizacin Ley N 27783
Reglamento de organizacin y funciones aprobado con ordenanza regional N 0272005CR-APURIMAC, de fecha 04 noviembre 2005

Normas presupuestales

Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley n 28411. Vigente desde el 1 de
enero del 2005.
Ley de presupuesto del Sector Publico para el Ao fiscal 2015 Ley 30281, Vigente
desde el 1 de enero al 31 de diciembre de 2015.
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Normas de tesorera

Ley General del Sistema Nacional de Tesorera- Ley n 28693, vigente desde el 23 de
marzo del 20006.
Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Publico Ley n 28112, vigente
desde el 28 de noviembre de 2003.
Directiva de Tesorera n 0001-2007-EF/77.15 Resolucin Directoral n 0002-2007EF/77.15, vigente desde el 25 de enero de2007.

Normas de contrataciones

Ley de Contrataciones con el Estado Decreto Legislativo n 1017, vigente desde el 1

de febrero de 2009.
Reglamento de la ley de contrataciones del Estado Decreto supremo n 184-2008-EF,
Vigente desde el 1 febrero de 2009.
Ley que modifica del Decreto Legislativo n 1017 que aprueba la ley de contrataciones
con el Estado- Ley n 30225, vigente desde el 11 de julio del 2014.
Decreto Supremo n. 350-2015-EF que aprueba el reglamento de la ley 30225, Ley de
Contrataciones con el Estado.

Normas de personal

Ley Marco del Empleo Pblico n 28175, vigente desde el 1 de enero de 2005.
Ley de Bases de la carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Publico
Decreto Legislativo n 276, vigente desde el 25 marzo de 1984.
Decreto Supremo n 138-2012-EF, que modifica el Decreto Supremo n. 184-2008-EF
que aprueba el Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado, vigente desde el 20
de setiembre de 2012.
Resolucin Ejecutiva regional N 331-2004-GR.APURIMAC/PR.

Normas de control

Ley de Control Interno de la Entidades del Estado Ley n 28716, vigente desde el 19
de abril de 2006.
Ley N 27785, Ley del Sistema Nacional de Control.
Normas de Control Interno Resolucin de Contralora n 320-2006-CG, vigente desde
el 3 de noviembre de 2006.
Gua para la Implementacin del sistema de control de las entidades del Estado
Resolucin de Contralora de General n 458-2008-CG, aprobado de 28 de octubre de
2008.

5. COMUNICACIN DE LAS DESVIADIONES DE CUMPLIMIENTO

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En aplicacin del numeral 7.31 de las Normas Generales de Control Gubernamental,
2014; numeral 151, (1.5) del Manual de Auditoria de Cumplimiento aprobados mediante la
Resolucin de Contralora n 473-2014-CG, se cumpli con el procedimiento de comunicacin
de desviaciones de cumplimiento a las personas comprendidas en los hechos advertidos a fin q
formulen sus comentarios.
La relacin de personas comprendidas en los hechos observados se presenta en el Apndice
n 1.
Las cedulas de comunicacin de desviacin de cumplimiento y los comentarios presentados, se
incluyen en el Apndice n2: asimismo, la evaluacin de los citados comentarios se encuentra
en el Apndice n 3.
6. ASPECTOS RELEVANTES DE LA AUDITORIA
Durante el desarrollo de la auditoria de cumplimiento, no se identificaron hechos, acciones o
circunstancias que puedan ser reveladas en el presente.

II.

DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

Como resultado de la evaluacin de la estructura del control Interno de la materia examinada se
incluye lo siguiente:

CUESTIONARIO DEL AREA DE CONTROL DE ASISTENCIA Y

PERMANENCIA DE PERSONAL
RESPUEST
PREGUNTA
A
S
I NO N/A

Se ha colaborado y aprobado un Reglamento interno de

1 Control de asistencia y permanencia del personal.
El Reglamento Interno de Control de Asistencia y
Permanencia de Personal es de conocimiento de los
2 servidores?
Existe un control adecuado de asistencia de los
3 servidores?
Ha implantado la Entidad un sistema de relojes
4 marcadores de tiempo?
5 Son confiables dichos sistemas?
Cumple con marcar su tarjeta la totalidad del personal
6 de la Entidad?
Existe autorizacin escrita para exonerar a algunos
7 servidores del registro de ingreso y salida?
Participan los Jefes Inmediatos en el Control de
8 asistencia y Permanencia del personal a su cargo?
Se mantiene actualizado el Kardex anual de control de
9 Asistencia del personal de la entidad?

x
x
x
x
x
x
x
x
x

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Los detalles del Kardex Anual, se encuentran
1 debidamente sustentados con la documentacin
0 correspondiente?

1 Las tarjetas de control de Asistencia permiten conocer

1 detalles del comportamiento laboral del servidor?
Se cumple oportunamente con emitir los informes para
1 efectos de descuento por faltas, tardanzas y licencias sin
2 goce de haber?
x
1 El personal capacitado y/o especializado es debidamente
3 utilizado por la entidad?
1 Se dicta charlas o cursos al personal de la entidad para
4 transmitir los conocimientos adquiridos?
1
5 Al retorno despus del almuerzo (14Hs.) se marca tarjeta
Los permisos locales mediante tarjeta son firmados por
1 los jefes inmediatos en cada unidad y por el responsable
6 de personal?

x
x
x
x

1 Vigila un empleado de la Unidad de Recursos Humanos, la

7 hora de marcar la tarjeta de control de asistencia.
Se cumple con aplicar sanciones disciplinarias al
1 personal Acreedor a ellas de acuerdo a la legislacin
8 vigente?

x
x

CUESTIONARIO DE CONTROL DEL AREA DE

REMUNERACIONES
PREGUNTAS
N

RESPUES
TAS
S N N/
I O A

Las planillas de Haberes se elaboran de acuerdo al

1 Presupuesto Analtico de Personal?

Son distintas las personas encargadas de preparar,

2 revisar, aprobar las mismas?

Firman las planillas las personas encargadas de preparar,

3 revisar y aprobar las mismas?

Est prohibido la preparacin de recibos, planilla adicional

4 o especial independientemente de la Planilla nica?
5 Se incluyen en la Planilla nica entre otros:
. El incentivo por productividad?
. Bonificacin de personal.
. Bonificacin de Familiar

x
x

. Transitoria para homologacin otorgado de Acuerdo a las

normas legales vigentes.
. Los rubros remunerativos que se otorgan en porcentajes,
se verifican respectivamente?
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Permite asegurar el control existente que la planilla no
incluya la remuneracin al personal cesado y con licencia
6 particular
Son descontados o recuperados de acuerdo a la ley los
montos pagados en exceso por error, a partir del mes
7 siguiente de producido

x
X

Est prohibido la inclusin en planilla de descuentos de

8 naturaleza personal, distintos a los autorizados por ley?
Se han tomado las medidas tendientes a evitar, que las
remuneraciones sean pagadas desde la fecha del
nombramiento ,y no desde la fecha en que el empleado
9 asume el cargo

Se han establecido procedimientos adecuados, para

1 impedir que sean alteradas o cambiadas las planillas o sus
0 totales, una vez que haya sido debidamente aprobadas
Se opera una Cuenta Bancaria Especial individual para
1 efectuar depsitos directamente del pago de
1 remuneraciones?
1 Se efecta el pago a funcionarios y empleados por
2 multired?
1
3
1
4

X
X
X

Los funcionarios y Servidores firman las planillas despus

de recibir su pago respectivo?
En caso de que efecten los pagos remuneraciones en
efectivo

X
X

. Acompaa al pagador una persona que no participa en

la preparacin de la planilla?
. Se toman precauciones para proteger el efectivo?
. Se efecta tener el efectivo dentro de la entidad hasta el
da en que se efecta el pago?
1 Son comparadas las firmas de las planillas, con las
5 registradas por los empleados en la oficina de personal?
1 Si los servidores otorgan poderes segn Ley, a terceros,
6 para el cobro de sus remuneraciones:
. Son otorgadas notarialmente
. Se anota esta circunstancia en la Planilla nica de pagos.

X
X

. Tiene en Pagador a la vista dicho poder para comparar la

firma del que cobra.
. Se mantiene estos debidamente archivados
. Son renovados semestralmente , excepto los otorgados
por Escritura publica
1 Estn prohibidos los adelantos o prestamos internos a los
7 servidores.
1
8 Los pagos a cuenta del Impuesto a la Renta
. Son deducidos conforme a ley?
. Son empozados dentro del plazo de Ley
1 Los descuentos originados por tardanzas e inasistencia son:

X
X

X
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9
. Depositados en una cuenta Especial en el Banco de la
Nacin?
. Son utilizados conforme a los dispositivos legales
vigentes?

III.

2 Son los descuentos de Ley efectuados por planilla pagados

0 oportunamente en Plazos establecidos?

2 Las planillas canceladas se mantienen archivadas y

1 centralizadas en orden cronolgico?

OBSERVACION
FUNCIONARIOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE APURMAC NO CONSIGNARON EL
CONSOLIDADO DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE LOS FUNCIONARIOS Y SERVIDORES
EN SU CENTRO DE TRABAJO, DE ACUERDO CON LA JORNADA LABORAL Y HORARIOS
ESTABLECIDOS.
De la revisin selectiva a informes del Gobierno Regional de Apurmac, reportes del sistema nico
de pago SUP y constancia de pago del ao 2015, se determin que los coordinadores del sistema
de personal del Gobierno Regional de Apurmac seor Rebelino Pea Jurez no consigno el
consolidado de partes mensuales la cantidad real de faltas de personal administrativo, a pesar de
haber sido comunicado por el responsable
Elaboracin de Planillas del Gobierno Regional de Apurmac.
La elaboracin de planillas de la sede del gobierno se inicia con los reportes de los informes
mensuales de Asistencia del Personal del Gobierno Regional de Apurmac, enviado por el seor
Rebelino Pea Jurez que luego de su revisin recepcin y consolidacin en la coordinacin del
Sistema de Personal, reporta el consolidado de sus trabajadores mediante oficio al responsable de
remuneraciones para su registro en el Sistema nico de Planillas SUP que es habilitado por el
rea de Recursos Humanos a partir del da 8 de cada mes la Planilla con las respectivas boletas de
pago para la distribucin al personal, programndose los pagos con los cheques y/o abonos en
cuentas individuales del banco de la nacin la misma que es transmitida a travs de sistema
integrado de administracin financiera sector publico SIAF-SP.
Informes Mensuales de Asistencia del Personal Administrativo Remitidos por el Jefe
Personal del Gobierno Regional de Apurmac.
Que aprueba el reglamento de control de asistencia y permanencia del personal del gobierno
Regional de Apurmac los responsables de Recursos humanos remitieron a la coordinacin del
sistema de personal, los reportes de informes mensuales de asistencia del personal del periodo
2015 (Enero a Diciembre), mediante las cuales informaron las faltas del personal que laboraron bajo
su direccin; documentos que fueron decepcionados, revisados y consolidados por la encargada de
control de asistencias, del Personal de la Sede del Gobierno, producto de esta consolidacin los
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responsables del sistema de personal el seor Rebelino Pea Jurez informo la Asistencia del
Personal mediante cuadros que detallan a continuacin.

El rea de Coordinacin del Sistema de Personal de la Sede del Gobierno Regional de

Apurmac Informo Incorrectamente las Faltas, Reportadas al rea de Remuneraciones
Generando Pagos Irregulares.
De la contratacin de los reportes del sistema nico de pago con los informes mensuales de
asistencia del personal del ao 2015, remitido por el jefe personal se ha determinado que existe
diferencias entre los das reportadas como faltas sujetos a descuento y los das realmente
descontados, reportes consolidados por la encargada de control de asistencia seor Rebelino Pea
Jurez, al rea de remuneraciones, que generando pagos sin la prestacin efectiva de servicio.
Cabe resaltar que este procedimiento se repiti mes a mes durante el periodo de enero a Diciembre
meses durante los cuales la responsables del control de asistencia del personal de la sede del
Gobierno Regional informo irregularmente menos das de los que correspondan ser descontado
irregularidad que fue avalado por los coordinadores del sistema de personal permitiendo que los
responsables del rea de remuneraciones se apropie de dinero del estado indebidamente.
Al respecto se ha transgredido la normatividad siguiente:
Reglamento de Control de Asistencia y Permanencia del Personal de la Sede del Gobierno
Regional de Apurmac Aprobado por Resolucin Ejecutiva Regional N 404-2007-GRAPURIMAC/PR.

Artculo 14- Los servidores encargados del control de asistencia verificarn bajo
Responsabilidad, que, la hora registrada en el reloj marcador de tarjetas corresponden a la hora
oficial del pas, y de ser el caso, que las tarjetas de control permanezcan en los silleros
correspondientes tanto al ingreso como a la salidas del personal.
Artculo 16- Es responsabilidad del servidor concurrir puntualmente y observar los horarios
establecidos, debiendo obligatoriamente registrar su asistencia al ingreso y salida del centro de
labores; as como, registrar su ingreso y salida en hora adicionales de trabajo.
Articulo 18.- El ingreso de los servidores a la Institucin, pasado el horario de
La tolerancia. Ser considerado como inasistencia sujeto a descuento.
Artculo 28.- Los descuentos por tardanzas e inasistencias injustificadas, sern aplicados de la
remuneracin total que percibe el trabajador, Dichos descuentos no
Tienen naturaleza disciplinaria, por lo que no eximen de la aplicacin de sancin de
Acuerdo a ley,

IV. CONCLUSIONES
Como resultado de la auditoria de cumplimiento a la sede del Gobierno Regional de Apurmac,
se formulan las conclusiones siguientes:
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1. Se ha determinado que la Sub Gerencia de Personal no ha adoptado medidas para la el
mejoramiento de los controles internos en los procesos de elaboracin de las Planillas de Pago
de Remuneraciones; habindose establecido adems que de acuerdo al estado situacional de la
implementacin de las recomendaciones de los Informes de Auditora, dicha Sub Gerencia no
tiene recomendaciones que se encuentren pendientes y/o en proceso de implementacin.
2. Se ha determinado que los pagos por concepto de remuneraciones, se efectuaron de
conformidad con las escalas remunerativas establecidas por la entidad para los funcionarios y
trabajadores integrantes de la Planilla de Remuneraciones; no habindose efectuado los
descuentos correspondientes por tardanzas e inasistencias, dentro de los plazos establecidos.
V. RECOMENDACIONES
Como resultado de la auditoria de cumplimiento practicada a la Sede del Gobierno Regional de
Apurmac, en uso de las atribuciones y competencias conferidas en el literal b) del artculo 15,
literal d) de artculo 22 y artculo 45 de la ley n 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Control y de la Contralora General de la Republica, modificados por la ley n29622, con el
propsito de coadyuvar a la mejora de la capacidad y eficacia de la entidad en la toma de
decisiones y en el manejo de sus recursos, se formulan las recomendaciones siguientes:
Asimismo, en uso de las atribuciones conferidas en el literal b) del artculo 15 de la Ley n
27785, con el propsito de coadyuvar a la mejora de la capacidad y eficiencia de la entidad en la
toma de decisiones y en el manejo de sus recursos, se formulan las siguientes
recomendaciones.
Al Titular De La Entidad:
1. Disponga que la Sub Gerencia de Personal ejecute las acciones pertinentes, a fin de lograr
la implementacin de las recomendaciones contenidas en el Memorndum de Control Interno
que se incluye como Anexo N 01, y que por su naturaleza a la fecha del presente Informe no
hayan sido implementadas, debiendo comunicar a la Oficina de Control Institucional, los
resultados de las medidas correctivas adoptadas.

VI. APENDICES
Apndice n 1: cuadro

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