BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan berjalannya waktu, perkembangan zaman yang kian canggih
telah menempatkan kita pada teknologi moderen. Franchising pada hakekatnya
adalah sebuah konsep pemasaran dalam rangka memperluas jaringan usaha
secara cepat. Sistem franchise dianggap memiliki banyak kelebihan terutama
menyangkut pendanaan, SDM dan managemen, kecuali kerelaan pemilik merek
untuk berbagi dengan pihak lain. Franchising juga dikenal sebagai jalur distribusi
yang sangat efektif untuk mendekatkan produk kepada konsumennya melalui
tangan-tangan franchisee.
Fenomena yang menarik dibeberapa tahun ini yaitu makin tumbuh
suburnya Bisnis Franchise, terutama pada bidang makanan. Kalau kita amati saat
ini banyak sekali usaha baru yang sangat kreatif menawarkan berbagai jenis
produk dan jasa, misalnya usaha makanan modern. Beberapa diantara mereka
membuka gerainya di pusat-pusat pertokoan atau di jalan utama di lokasi yang
strategis di tengah kota. Contoh yang sangat mudah adalah usaha makanan Mc
Donald, Kentucky Fried Chicken, Pizza Hut, Dunkin Donuts. Itupun disusul dengan
sangat banyak lagi usaha franch ise asing lain seperti Bread Story, Bread Talk,
Wendys, Kafe Dome dan sebagainya.
Beberapa pemilik usaha berada di luar negri seperti Mc Donald, Dunkin
Donuts, Kentucky Fmarket demandried Chicken, Pizza Hut, Wendys, Starbucks
yang berasal dari Amerika Serikat, Bread Story dari Malaysia dan Bread Talk dari
Singapura dengan pembeli yang cukup banyak. Pembeli rela untuk meluangkan
waktu yang cukup lama tertib dalam antrian untuk memilih produk dan
membayarnya. Untuk lebih jelasnya penulis akan memaparkan mengenai
perkembangan franchise dalam negeri dengan franchise luar negeri yang akan
dijelaskan pada makalah ini.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka dirumuskan beberapa masalah
sebagai berikut :
1. Apa yag dimaksud dengan system akuntansi pembelian?

Page 1

2. Apa sajakah
pembelian?

jaringan

prosedur

yang

membentuk

sistem

akuntansi

3. Apa informasi yang diperlukan oleh manajemen?

C. Tujuan
Adapun tujuan dari penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut :

Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan sistem akuntansi pembelian

Untuk mengetahui apa saja prosedur yang membentuk sistem akuntansi
pembelian
Untuk memahami informasi ang diperlukan oleh manajemen

Page 2

BAB II
PEMBAHASAN
A. Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian
digolongkan menjadi 2, yaitu pembelian lokal dan import. Pembelian lokal adalah
pembelian dari pemasok dalam negeri sedangkan impor adalah pembelian dari
pemasok luar negeri.
Beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian, antara lain
fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
Masing-masing fungsi mempunyai tanggung jawab yang berbeda. Fungsi gudang
bertanggungjawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh
fungsi penerimaan, fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memeroleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan
order, Fungsi penerimaan bertanggungjawab melakukan pemeriksaan terhadap
jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, sedangkan dalam
fungsi akuntansi ,terdapat 2 fungsi yaitu fungsi pencatat uang dan fungsi
pencatat persediaan yang masing-masing memiliki tanggung ajwab yang
berbeda, fungsi pencatat uang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian
ke register bukti kas keluar dan untuk fungsi pencatat persediaan bertanggung
jawab untuk mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup beberapa prosedur, yakni
:
a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. Dasar
dari permintaannya adalah saldo persediaan suatu barang, bila saldo
mendekati jumlah minimum, maka bagian gudang segera membuat
permintaan pembelian.
b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok, kemudian membuat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih. Order pembelian dibuat rangkap empat (4), lembar
pertama untuk pemasok, lembar kedua untuk gudang, lembar ketiga untuk
voucher, lembar keempat untuk arsip.
Page 3

c. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh

pemasok, menyerahkan barang yang diteima kepada fungsi gudang untuk
disimpan, dan melaporakan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi
d. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur
dari pemasok tersebut, fungi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.

B. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :

Prosedur permintaan pembelian: Fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi
pembelian

Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok: Fungsi

pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepaa para
pemasok untuk memeroleh informasi menganai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lain.

Prosedur order pembelian: Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian

kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi
lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan
perusahaan.

Prosedur penerimaan barang: Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima lalu membuat
laporan penerimaan barang.

Prosedur pencatatan utang: Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen

yang berhubungan dengan pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip
dokumen dan mencatatnya sebagai utang.

Prosedur distribusi pembelian: Meliputi distibusi rekening yang didebit dari

transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Page 4

C. Informasi yang Diberikan oleh Manajemen

Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah :

D.

Jenis pesediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali

Order pembelian yang dikirim kepada pemasok

Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu

Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu

Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

Daftar harga barang dagangan, atau daftar bahan baku yang relatif
penting

Kontrak pembelian dan realisasinya

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan adalah :

Surat permintaan pembelian
Surat permintaan penawaran harga
Surat order pembelian
Laporan penerimaan barang
Surat perubahan order

E. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan adalah :

Register buku kas keluar

Jurnal pembelian (Register Pembelian)
Kartu utang
Kartu persediaan
Page 5

F. Unsur Pengendalian Internal

Unsur pengendalain intern dirancang untuk mencapai tujuan pokok
pengendalain intern akuntansi, yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan
kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar),
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Unsur
pokok sistem pengendalian intern terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan
prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.
1. Organisasi

Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi
pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu bagian dari
fungsi tersebut.

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang

yang disiman dalam gudang, oleh atau fungsi pemakai barangm untuk
barang yang langsung pakai.
Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang
lebih tinggi
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih
tinggi
Penctatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung
dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari
pemasok
Pencatatan ke dalam kartu utang dengan register bukti kas keluar diotorisasi
oleh fungsi akuntansi

3. Praktik yang sehat

Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabka oleh fungsi gudang
Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan

Page 6

Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai pemasok
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini
telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan mengisnpeksi barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian
Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian
perkalian dlam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk
dibayar
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar
Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh
potongan tunai
Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oelh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

Page 7

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian, antara lain
fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
Masing-masing fungsi mempunyai tanggung jawab yang berbeda. Fungsi gudang
bertanggungjawab mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh
fungsi penerimaan, fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memeroleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan
order, Fungsi penerimaan bertanggungjawab melakukan pemeriksaan terhadap
jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok, sedangkan dalam
fungsi akuntansi ,terdapat 2 fungsi yaitu fungsi pencatat uang dan fungsi
pencatat persediaan yang masing-masing memiliki tanggung ajwab yang
berbeda, fungsi pencatat uang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian
ke register bukti kas keluar dan untuk fungsi pencatat persediaan bertanggung
jawab untuk mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan.

B. Saran
Secara pribadi penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini
masih banyak terdapat kekurangan. Untuk itu saran dan kritik yang membangun
sangat penulis harapkan demi kelancaran dalam pembuatan makalah selanjutnya.
Semoga dengan dibuatnya makalah ini dapat menambah informasi dan juga
memberikan manfaat bagi pembacanya. Dan dengan dibuatnya makalah ini dapat
membuat pembacanya lebih mengetahui tentang perkembangan sistem
akuntansi pembelian.

Page 8