PERSONALIDAD DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Personalidad de la secretaria ejecutiva

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las
destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de la manera ms ptima y
adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de
las cualidades personales ms importantes que una secretaria debe poseer son las
siguientes:
Discrecin.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene
acceso a material considerado reservado, deber tener los documentos alejados de miradas
indiscretas, adems de mantener la prudencia respecto a la informacin que conoce.
Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a
los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que
debe tener disposicin favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.
Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda
persona para emprender una accin, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una
secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaucin y
criterio.
Puntualidad.- Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser
puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores
encomendadas.
Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera
ptima sin necesidad de supervisin.
Limpieza y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos,
armarios y estanteras en orden y limpios.
Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando
las cosas no marchen como lo espera.

Cooperacin.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por

lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los dems compaeros de
trabajo.
Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar informacin
sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la accin que sea ms apropiada, en
beneficio a los intereses de la empresa.
Buena voluntad.- Toda organizacin requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo
adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus
servicios cuando se lo requieran y calidad.
Dedicacin.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar
dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus
quehaceres habituales.
Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su
presentacin debe ser impecable.
Previsin.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la
organizacin.
Sinceridad.- La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto
la secretaria debe transmitir informacin correcta y verdadera a su jefe cuando este la
solicite.
Buena educacin.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compaeros de
trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.

PERFECCIN DE UNA SECRETARIA

El sueo ideal de una empresa, ms especficamente de todos los directivos de una, es
poder contar con la secretaria perfecta, aquella que desde una sonrisa hasta sus
conocimientos profesionales ms avanzados, sean impecables

Ella suele ser la mano derecha del jefe, la que hace favores, recuerda fechas importantes y
recibe con una sonrisa a cada persona que entra a la empresa. Pero cmo lograr ser la
secretaria perfecta? A continuacin 6 tips para encontrar y ser, la secretaria perfecta.
Secretaria es confianza.
Su formacin en cuanto a su nivel de discrecin, su carcter, su personalidad y su empata,
son clave para que exista una relacin de confianza absoluta y sea partcipe tambin de las
fortalezas y debilidades de la misma empresa. Su compromiso, fidelidad e identificacin
con la empresa y las personas que la dirigen debe ser a un 100%.
Agendar el tiempo como el recurso valioso que es.
Para empresas exitosas, el tiempo es escaso y valioso. Para atender la mayor cantidad de
temas posibles, hacerlo sin estrs y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una
secretaria intuitiva y organizada, capaz de preparar a tiempo toda la documentacin para
una reunin, que maneje adems la habilidad para cortar una visita que se prolonga
excesivamente y poder dar la excusa perfecta para llegar media hora ms tarde a un
prxima reunin y que el jefe no quede mal. Es anticiparse a lo que el jefe necesita y
piensa. Una secretaria perfecta vive el da a da intentando cuidar cada minuto del jefe, es
ayudarle a cumplir la agenda sin estrs y manejar los imprevistos.
Proactividad.
Aqu la secretara cada vez que contesta el telfono, transmite la importancia de la empresa
y los valores con tal destreza, que se convierte en un factor de imagen, invaluable para la
compaa. En otro orden de cosas, gestiona hbilmente que un vuelo comn y corriente sea
en primera clase. Se preocupaba de buscar el mejor restaurante para una salida con posibles
inversionistas, no el que le dijeron que era el mejor, si no el que realmente lo es y adems,
reserva la mesa ms especial.

El jefe sigue siendo autoridad y ella lo representa como tal.

La secretaria es la garanta de que cualquier decisin tomada en una reunin, se lleve a
cabo. Ella har un seguimiento temporal de manera eficiente, tomando notas, siendo
emptica, dejando recordatorios especiales, llamando con anticipacin para que los plazos
se cumplan, etc. En definitiva, si alguien se comprometi en algo con el jefe, ella se
preocupar de que ese algo, se cumpla. As, de esta manera, el jefe podr descansar de esas
tareas, confiando en que todo saldr a la perfeccin, pudiendo ocuparse de cosas nuevas.
Ella logra un buen clima laboral
La secretara ideal logra que en el entorno de su oficina se respire un aire positivo en todos
lados. Recibe a las visitas en el ascensor con una clida sonrisa saludando con nfasis. Hace
que quien llame a su jefe por telfono se sienta importante, aunque realmente no lo fuera.
Su cordialidad, discrecin, forma de vestir, elegancia, la convertir en la primera dama de
la empresa. Ella debe ser respetada y considerada por el jefe para crear un magnfico clima
de
confianza.
No deja de perfeccionarse como profesional.

Ella necesita aprender tanto como el jefe y nunca dejar de hacerlo. Debe ponerse al da de
todo lo que es importante en la empresa, familiarizarse de cosas nuevas y estar siempre al
da. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios
extras, sin que afecte al normal desarrollo del da a da.

COMPORTAMIENTO DE LA SECRETARIA
La secretaria son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas
que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o
impresin de lo que puede ser la empresa.
Segn el conocido autor, Manuel Antonio Carreo, una secretaria debe ser:

1. Eficiente, discreta y respetuosa.

2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no,

lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.

3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados

4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.

5. Debe congeniar con sus compaeros de trabajo, pero sin llegar a tener
relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas

interpretaciones.

6. Las comidas con el jefe y compaeros de oficina debern ser de trabajo,

dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la
de trabajo.

7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de

informacin que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en
las que est presente.