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AUDITORIA II

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Qu es el sistema de control interno?
El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de acciones,
actividades, planes, polticas, normas, registros, procedimientos y mtodos,
incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a
cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una
organizacin, con la finalidad de:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institucin
Verificar la razonabilidad y la confiabilidad de los informes contables y
administrativos
Promover la adhesin a las polticas administrativas establecidas.
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados

OBJETIVOS DE LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Al realizar la evaluacin del sistema de control interno, se debe incluir todos los
procedimientos y mecanismos que permitan la evaluacin del sistema como
una medida de previsin, para lo cual se tendr en cuenta los siguientes
objetivos:
El establecimiento de la confianza en el propio sistema; es decir debido a
que no pueden inspeccionar los registros de todas las operaciones
realizadas en el periodo bajo examen, por el contrario se debe confiar en
la eficiencia del sistema contable con la eficacia de sus propios controles
internos relacionados con los registros apropiados de las operaciones y
la
elaboracin
de
Estados
Financieros
que
reflejen
estos
acontecimientos.
Aplicar las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, ajustando
todos los procedimientos de evaluacin a estas, con el fin de obtener los
resultados satisfactorios.
Mejorar y fortalecer el Sistema de Control Interno, al haber analizado y
detectado insuficiencias, formulando las correcciones necesarias, las
cuales sern presentadas a la gerencia para su correccin.

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AUDITORIA II

SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE

COMPRAS
El sistema de control interno de compras comprende la estructura, las polticas,
el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos de la
empresa, dirigidos a asegurar el suministro de recursos necesarios en el
momento adecuado para cumplir con sus actividades.
Un control interno adecuado para las adquisiciones de recursos requiere que la
funcin de compras est segregada tanto de la recepcin de, como del registro
de la compra y de su pago subsecuente.
Un departamento de compras especializado deber poseer amplias facultades
y exclusividad en la colocacin de rdenes de compras relacionadas con los
activos, una vez que las rdenes hayan sido debidamente autorizadas en su
origen, y luego aprobadas.

PRINCIPALES OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

1. Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor
costo posible:
Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad
de las operaciones. Y este punto es de suma importancia que evales el precio
constantemente.
Para las empresas grandes, la recomendacin es negociar por volumen
teniendo en cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequea empresa,
lo ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.

2. Asegurar el flujo continuo de la produccin:

A travs de un suministro continuo de materias primas, componentes,
herramientas, etc., junto con el departamento mantencin.

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AUDITORIA II
3. Aumentar la rotacin de activos:
La inversin en los inventarios se debe mantener mnimo en relacin con el
volumen de ventas. Principalmente por los costos asociados a mantener
inventarios.

4. Desarrollar una fuente alternativa de suministro:

En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratgica.
Entonces, un buen comprador buscar otras fuentes alternativas de suministro
para aumentar la capacidad de negociacin, con ello, minimizamos el costo de
los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.
5. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores:

Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolucin de una

imagen favorable en todos los mbitos.

Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en trminos de cambiar o

negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial en caso de
escasez de materiales.
Cada negocio necesita una buena y confiable fuente proveedores, ya que su
influencia en la actividad de la empresa es enorme, debido principalmente al
volumen de suministros para la produccin, adems, el precio de los materiales
entregados afecta directamente el costo del producto acabado.
6. Conseguir la mxima integracin con otros departamentos de la
empresa:
La funcin de compra est ntimamente relacionada con:
El departamento de produccin, en relacin a las especificaciones y el
flujo de material.
Al departamento de ingeniera para la compra de herramientas, equipos
y mquinas.

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AUDITORIA II
A marketing por los pronsticos de ventas y su impacto sobre la compra
de materiales.
A finanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar
el capital de trabajo requerido.
A recursos humanos para una correcta dotacin de personal.
Y al mejor funcionamiento de los departamento de compra y mantencin
para una buena relacin con los proveedores.
7. Formar y desarrollar al personal:
Al igual que las otras reas, el departamento de compras est compuesto por
diversos tipos de personas.
La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la
capacitacin o formacin del personal utilizando el recurso humano propio
8. Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de
gestin cuando se requieran:
Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado,
de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado y analizado
para y por todos los interesados.
La presentacin de informes peridicos de gestin de las actividades de
compra, justifica la existencia independiente del departamento.

Una manera eficaz de mantenerse en la misma lnea con los proveedores es

compartiendo informacin sobre las principales transacciones.

PROCESO DE COMPRA EN LA EMPRESA

Los siguientes pasos estn involucrados en un debido control interno de las
compras.

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AUDITORIA II

Necesida
d de
compra
Facturas
de los
proveedo
res y
Pago

Recepci
n

La
requisici
n de
compra

La Orden
de
compra

Necesidad de compra: Identifica la necesidad de algn recurso por parte

de las diferentes reas de la empresa.
La requisicin de compra. El departamento o persona que solicite un
artculo deber enviar una requisicin debidamente autorizada al
departamento de compras. Es mediante la requisicin de compras que
se inicia el trmite por parte del departamento de compras para la
adquisicin del artculo solicitado.
La Orden de compra. Despus de la aprobacin por el funcionario
indicado, el departamento de compras coloca el pedido al proveedor
(agricultor de arroz en cscara) de acuerdo con la poltica de la
compaa referente a la calidad, precio y cantidad. Las rdenes de
compra debern estar numeradas anticipadamente y en forma
consecutiva, manteniendo un control sobre el nmero de todas ellas y si
un pedido fuese cancelado o bien si fuese rechazado por el proveedor,
todas las copias debern recobrarse y archivarse.
Recepcin. Todos los insumos comprados debern ser entregados a un
departamento centralizado de recepciones en donde se cuentan y se
inspeccionan de acuerdo con las especificaciones.
Facturas de los proveedores y Pago. Las facturas debern ser
comparadas con la copia de la orden de compra e informe de recepcin
y contabilidad verificar las sumas y datos consignados en ella. Antes de
pagar una factura sta y toda la documentacin relacionada con la

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AUDITORIA II
compra debern ser aprobadas por la persona encargada de autorizar
los desembolsos de efectivo.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COMPRAS:

1. Obtener informacin confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena
toma de decisiones.
2. Prevenir fraudes en compras.
3. Promover la eficiencia del personal de compras.
4.

Mejorar la gestin en la adquisicin de materiales y/o materias primas

5. Conocimiento suficiente de los proveedores por el parte del personal de

compras.

CONTROLES DEL CICLO DE COMPRAS:

Los aspectos del control a tener en cuenta en el ciclo de compras van a ser los
siguientes:
Seleccionar a proveedores y acordar las condiciones en cuanto a precios,
descuentos por volumen, crdito y disponibilidad de las entregas. Es
conveniente que exista una verificacin peridica, por una persona
perteneciente a la empresa o un tercero, con ello se evita que se
efecten compras a proveedores no autorizados o se paguen productos
o servicios ms altos que los acordados.
Determinar la cantidad de bienes a comprar, sus lmites y las
especificaciones de calidad de las mismas. todas las ordenes de compras
estarn aprobadas por el responsable de compras y se evitaran los
excesos en inventario, salvo los expresamente autorizados por la
direccin de la empresa, con ello se tiene la seguridad de solicitar el
producto que se necesita, evitar compras anticipadas o con demasiada
tardanza y que las mercancas renen las especificaciones de calidad
definidas por la empresa.
Asignar actividades especficas para el personal del departamento.

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AUDITORIA II
Formalizar los pedidos de compra nicamente cuando tienen la oportuna
aprobacin.
Control de documentos pre numerados.
Peridicas inspecciones para comprobar que los pedidos de compra
estn completos y autorizados (claves, productos, cantidad, cdigo,
proveedores, etc.)
Aceptacin de mercaderas recibidas previas solicitud y autorizacin de
las mismas.
Numeracin correlativa de los documentos generales en la recepcin.
Confeccin de un registro de entradas de bienes reflejando una
numeracin de cada documento recibido.
Comprobacin de las bienes recibidas con las rdenes de compra
autorizadas correspondientes.
Verificacin de las cantidades, precios y condiciones de las facturas
recibidas con las rdenes de pedidos autorizadas.
Verificaciones del inventario permanente.
a) Anlisis de diferencias entre inventarios fsicos y registros contables.
b) Supervisin de las verificaciones por el personal designado.
c) Inspeccin del correcto funcionamiento de altas y bajas para el
control de existencias.
Ingresar las compras en su respectivo registro.
a) Los archivos de la documentacin deben estar en lugares adecuados,
con la seguridad y proteccin necesaria.
b) Copias de seguridad y restricciones en su acceso.
c) Supervisin del responsable designado.

De esta manera se disminuye la posibilidad de errores no detectados o

situaciones irregulares al estar el proceso.

Con esto se asegura la inclusin de proveedores autorizados, calidad de las

mercaderas, los pedidos necesarios y precios acordados y autorizados.

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AUDITORIA II

CASO PRACTICO: SISTEMA DE CONTROL

INTERNO EN LA EMPRESA LA ESPIGA S.A.C

JUNTA GENERAL
Gerente
General

rea de
Compras

Administracin

Secretaria

rea de
Produccin

rea de almacn

rea de Ventas

Almacn de
Materias Primas

Seccion de
Maquinas

Seccion de
Secado

Seccion Pesado
y Embolsado

Control de
Calidad

Almacn de
Productos
Terminados

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AUDITORIA II

De qu manera se realiza el
control interno en la empresa?

La Empresa ESPIGA S.AC. ejecuta su sistema de control interno en el rea de

compras, llevando la documentacin necesaria para sustentar las compras de
bienes; adems cuenta con un personal adecuado para la realizacin de sus
actividades y el control adecuado de sus compras. Por otro lado el jefe de cada
rea se encarga de supervisar las labores de sus subordinados, para garantizar
un trabajo eficaz y eficiente y de esta manera cumplir con los objetivos que se
ha trazado la empresa.
Una de las maneras de sustentar la compra de bienes es a travs de la
documentacin necesaria que contribuye a una formalizacin tanto como del
pedido de compra de bienes, su compra, el traslado de dichos bienes al
almacen, asi como el ingreso de dichos documentos a su respectivo registro.

PROCESO DE COMPRAS
1) NECESIDAD DE COMPRA

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AUDITORIA II

2) REQUISICIN DE COMPRA:
Se recepciona un requerimiento, el cual plasma la necesidad de ciertos
bienes por las distintas reas de la empresa. Es mediante la requisicin
de compras que se inicia el trmite por parte del departamento de
compras para la adquisicin del artculo solicitado.

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1

Nota: Cada saco debe

contener 50 Kg

3) ORDEN DE COMPRA:
El departamento de compras coloca el pedido al proveedor (agricultor de
arroz en cscara) de acuerdo con la poltica de la compaa referente a
la calidad, precio y cantidad. Para este paso el departamento de
compras cuenta con un listado de sus principales proveedores para
poder abastecerse y cumplir con el requerimiento del rea especfica.

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AUDITORIA II

2035602309
1

4) RECEPCIN:
Todas las materias primas compradas debern ser entregadas al
departamento de almacn, previa verificacin de los bienes adquiridos,
en cuanto a calidad y cantidad, adems de la verificacin de la factura
correspondiente y archivarla en el registro correspondiente.

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AUDITORIA II

AUDITORIA II

AUDITORIA II

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL

REA DE VENTAS
El departamento de ventas juega un papel importante en la instalacin de un
sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende
procedimientos y mtodos con el fin de lograr polticas adecuadas para la
empresa, y de esta manera salvaguardar los recursos invertidos y obtenidos en
el rea central y razn de ser la compaa.
El control interno de ventas tiene por objeto obtener informacin segura,
oportuna confiable y promover la eficiencia de las operaciones de ventas.
PRINCIPIOS
separacin de funciones de ventas, cobro y registro en contabilidad.
Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad
La funcin de registro de operaciones de ventas ser exclusivo del
departamento de contabilidad.

OBJETIVOS

Prevenir fraudes en ventas.

Localizar errores administrativos, contables y financieros
Obtener informacin segura, oportuna y confiable de ventas.
Promover la eficiencia del personal de ventas.

CICLO DE VENTAS

Captacin del
Pedido

Despacho del
pedido

El flujo de operaciones y procesos que forman parte del ciclo de ventas son los
siguientes:
1. CAPTACIN DEL PEDIDO:

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a) Solicitud pedido de clientes: Se acepta el pedido de los clientes para la
confeccin de la orden de pedido para despachar los bienes. Deber ser
aprobada por el Departamento de ventas y notificada al departamento de
crditos.
b) Aprobacin del pedido: No habr nunca un pedido sin la aprobacin del
departamento de ventas y la autorizacin del rea de Contabilidad. Ventas
tendr la labor de la aceptacin del pedido en cuanto a la fijacin de precios,
control de envos, etc.
c) Nota de pedido: Se genera a raz de la aprobacin de la solicitud de
pedido, y es la orden que recibe el almacn para servir.
d) Control y seguimiento: El pedido aprobado y autorizado llevar una
numeracin correlativa y se incluir dentro de un registro de pedidos de
clientes pendientes de suministrar y se ir actualizando.

2. DESPACHO DEL PEDIDO:

a) Preparacin del pedido: El almacn recibe todas las relaciones de pedidos
autorizados para servir a clientes.
b) Conformacin inspeccin: La nota de pedido, una vez preparadas las
mercancas debe reflejar evidencia de la preparacin del mismo y a la vez se
anotar cualquier tipo de anomala que se detecte. Las notas de pedido
sern supervisadas y firmadas por el responsable.
c) Suministro de la mercadera: Se da salida a los productos de almacn,
generando as una gua de salida. Este documento debe coincidir con lo
reflejado en la nota de pedido preparada, adecuadamente, firmada y
supervisada. Estas guas debern siempre estar firmados por el cliente o
transportista una vez entregadas las mercancas y posteriormente, sern
archivados y unidos junto con la factura de venta que se emita.
d) Control y seguimiento: Tras la anotacin en los registros contables de las
facturas y notas de abono autorizadas, se controlar y clasificar las facturas
mediante el archivo de las mismas en un orden numrico secuencial.
Adems de manera peridica se realizarn conciliaciones del saldo contable
de ventas con los registros de facturas emitidas.
La composicin de los procesos de una venta, con los flujos de documentos y
los principales controles sera esquemticamente as: las facturas mediante
el archivo de las mismas en un orden numrico secuencial. Adems de
manera peridica se realizarn conciliaciones del saldo contable de ventas
con los registros de facturas emitidas.

AUDITORIA II
La composicin de los procesos de una venta, con los flujos de documentos y
los principales controles sera esquemticamente as:

Controles fundamentales a tener en cuenta:

a) Asignacin de responsabilidades y de autoridad a personas apropiadas y de
acuerdo con las polticas establecidas con el objeto de:
Lograr definir los requisitos que deben cumplir los clientes para su
seleccin y su posterior aprobacin del crdito tomando como base su
estabilidad financiera.
Determinar precios de venta, los mismos que tendrn que ser aprobados
por la Direccin, siendo recomendable que existan revisiones peridicas
por personal independiente al ciclo. Con ello se excluye el riesgo e
aceptar pedidos de clientes a precios o condiciones no autorizadas.
Aceptar los pedidos de los clientes, controlar el despacho, devoluciones
y reclamaciones de productos.
Autorizar situaciones especficas o anmalas que impliquen ajustes en
las polticas previamente definidas.
c) Formalizacin y preparacin de pedidos de clientes solamente cuando exista
la oportuna aprobacin de los mismos. Se tendr en cuenta:
Al captarse un pedido, se deber tener la aprobacin (precio,
condiciones, descuentos y despacho); adems de la autorizacin de
crdito.
La utilizacin de documentos pre-numerados.
Inspecciones sistemticas de las notas de pedido y seguimiento de la
preparacin de pedidos.
d) Prestacin de servicios de mercancas de una manera correcta y siempre con
las autorizaciones correspondientes. A considerar:
Confeccin de guas de remisin con numeracin.
Verificacin de que las mercancas preparadas para enviar son las que
constan en las rdenes de entrega.

AUDITORIA II

CASO PRACTICO: SISTEMA DE CONTROL

INTERNO EN LA EMPRESA LA ESPIGA S.A.C
1) CAPTACIN DEL PEDIDO:
a) Solicitud pedido de clientes: Se recibe los pedidos de los clientes que
servir para confeccionar la orden de pedido para despachar los bienes.
Deber ser aprobada por el Departamento de ventas.
El cliente realiza su pedido a travs de una llamada telefnica o acude al
establecimiento personalmente.
b) Aprobacin del pedido: el departamento de ventas aprueba el pedido del
cliente, previo anlisis hecho por contabilidad respecto al cliente.

Cliente

Empresa

Client
e

Empresa

AUDITORIA II

c) Nota de pedido: Se genera a raz de la aprobacin de la solicitud de

pedido, y es la orden que recibe el almacn para despachar la
mercadera.

AUDITORIA II

d) Control y seguimiento: El pedido aprobado y autorizado llevar una

numeracin correlativa y se incluir dentro de un registro de pedidos de
clientes pendientes de suministrar y se ir actualizando.

2. DESPACHO DEL PEDIDO:

a) Preparacin del pedido: El almacn recibe todas las relaciones de pedidos
autorizados para servir a clientes.

AUDITORIA II

b) Conformacin inspeccin: La nota de pedido, una vez preparadas la

mercadera, se debe verificar si concuerda con la nota de pedido y a la vez
se anotar cualquier tipo de anomala que se detecte. Las notas de pedido
sern supervisadas y firmadas por el responsable.
c) Suministro de la mercadera: Se da salida a los productos de almacn,
generando as una gua de salida. Este documento debe coincidir con lo
reflejado en la nota de pedido preparada, adecuadamente, firmada y
supervisada. Estas guas debern siempre estar firmados por el cliente o
transportista una vez entregadas las mercancas y posteriormente, sern
archivados y unidos junto con la factura de venta que se emita.

AUDITORIA II

d) Control y seguimiento: Tras la anotacin en los registros contables de las

facturas y notas de abono autorizadas, se controlar y clasificar las facturas
mediante el archivo de las mismas en un orden numrico secuencial.
Adems de manera peridica se realizarn conciliaciones del saldo contable
de ventas con los registros de facturas emitidas.