12th INTERNATIONAL CONFERENCE ON INFORMATION SYSTEMS & TECHNOLOGY MANAGEMENT - CONTECSI

INFORMAO COMO RECURSO PARA FORTALECER A GESTO

ORGANIZACIONAL - ESTUDO DE CASO EM UMA INSTITUIO DE ENSINO
SUPERIOR PBLICA DE MOAMBIQUE1 - ISAP2
Bernardo Cndido David Nhasengo3

As organizaes educacionais buscam cada vez mais a relevncia das informaes como forma
de melhorar sua atuao no ambiente. So vistas como sistemas que processam grande volume de
informaes no seu dia a dia administrativo, criando novos produtos e servios de informao. A
relevncia de tais produtos e servios criar diferencial competitivo de forma a interagir mais
proativamente com seu pblico alvo. Para este artigo, estabeleceu-se como problema de pesquisa
verificar como o recurso informao pode fortalecer a gesto de uma Instituio de Ensino
Superior Pblica. Portanto, o objetivo do presente trabalho consistiu em identificar como o
recurso informao fortalece a gesto de uma Instituio de Ensino Superior Pblica. Como
orientao metodolgica optou-se por uma pesquisa de carter exploratrio e descritivo com
abordagem qualitativa. Neste contexto, foi realizada uma reviso bibliogrfica acerca do tema em
estudo e realizado um estudo de caso com corte temporal transversal em uma Instituio de
Ensino Superior Pblica em Moambique, por meio de anlises documentais da instituio,
observao participante e questionrio estruturado aplicado a quarenta funcionrios que ocupam
cargos de direo e chefia, tcnicos administrativos e docentes em tempo integral. Os resultados
foram analisados sob a tica do modelo de Davenport e Prusak (1998) e apontam diversas
prticas de gesto da informao, com base nos recursos informacionais disponveis na
instituio, que influenciam o comportamento informacional dos funcionrios. Percebeu-se a
utilizao de mecanismos como memorandos e relatrios, bem como telefone e correio
eletrnico, reforando uma tradio cultural de oralidade na disseminao da informao.
Tambm foi possvel perceber que no so utilizados, como poderiam ser, recursos suportados
por tecnologia da informao, embora tais recursos estejam disponveis na Instituio. Assim,
possvel concluir, que nem todos os recursos informacionais so utilizados regularmente pelos
funcionrios para fortalecer o processo de gesto da organizao, havendo a necessidade de
ateno na utilizao destes recursos com a finalidade de atender s necessidades informacionais
da instituio. Foi possvel concluir, ainda, que o recurso informao no percebido como
relevante para o fortalecimento da gesto organizacional, apesar da literatura estudada e da
pesquisa realizada demonstrarem inequivocamente que este recurso de fundamental
importncia.

Artigo realizado a partir da Dissertao de Mestrado em Cincia, Gesto e Tecnologia da Informao

Universidade Federal do Paran (UFPR), defendida em 21 de Novembro de 2012, com superviso dos Professores
Edelvino Razzolini Filho (Orientador, E-mail: razzolini@ufpr.br) e Jos Simo de Paula Pinto (Coorientador, Email: simao@ufpr.br).
2
Instituto Superior de Administrao Pblica Moambique/Maputo.
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Mestre em Cincia, Gesto e Tecnologia da Informao, pela Universidade Federal do Paran. E-mail:
didiseleca@live.com.pt

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Palavras chave: Informao, Recursos Informacionais, Gesto Organizacional, Gesto da

informao, Instituio de Ensino Superior
ABSTRACT
The educational organizations quest each time the relevance of information as a way to improve
its performance in the environment. It is seen as systems processing high volume of information
daily, creating new products and informational services. The relevance of such products and
services is to create competitive differential in order to interact more directly with its public
target. For this article, it has been established as problem research to verify how the resource of
information can strengthen the management of the Public Higher Education Institute. Therefore,
the aim of the present work consisted on identifying how the information can fortify the
management in a higher public institution. As methodological orientation it was opted for an
exploratory character and descriptive with qualitative approach. In this context, a bibliographical
review has been done on the the topic in study and a study case with temporal transversal cut in a
Higher Public Institution in Mozambique as well, through documental analyses, participant
observations and structured questionnaire applied for forty employees taking charge of
administration and leadership, and full time teachers. The results were analyzed by the Davenport
and Prusak (1998) pattern and points out several practices of information management with
support on informational resources available in the institution influencing the informational
behavior of the employees. It was noticed the use of mechanisms such as memos and reports,
telephones, and electronic mails as well reinforcing a cultural tradition of orality on
disseminating the information. It was also noticed that it is not used, like it should be, resources
supported by information technology, although such resources are available in the institution.
Thus, it is possible to conclude that not all the informational resources are regularly used by the
employees in order to fortify the management process in the organization, having the need of
attention in use of those resources with the purpose of attending the informational necessities of
the institution. It was possible yet to conclude that the resort information is not perceived as
relevant for fortifying the management organization, although the literature studied and the
accomplished resource demonstrate that that resource is extremely important.
Key Words: Information, Informational Resources, Organizational Management, Information
Management, Higher Teaching Institution
INTRODUO
Atualmente, as organizaes esto sendo espelhadas como sistemas que processam
grandes volumes de informaes, visto que o volume dessas cresce constantemente.
Independentemente do ramo de atividade, as organizaes necessitam cada vez mais de
informaes para melhor interagirem com o seu pblico e para as atividades do dia a dia
administrativo.
Nas organizaes a informao um recurso que resulta em novos conhecimentos ou
aes, que responde a uma questo, subsidia o processo de tomada de deciso, auxilia uma
negocia o e d sentido a uma estratgia (CHOO, 2003). Nesse sentido, em plena era da
informao, percebe-se que essas atividades so apoiadas pelo seu uso, pois o volume das
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mesmas tem crescido constantemente agregando valor para as organizaes que queiram se
manter competitivas no seu ambiente.
Razzolini Filho, Tsunoda e Silva (2009), colocam que uma das atividades administrativas
mais importantes nas organizaes a tomada de deciso, sendo que a qualidade das decises
tomadas diretamente proporcional qualidade das informaes disponveis durante o processo
decisrio. Portanto, imprescindvel compreender o papel das informaes para a administrao,
onde elas esto disponveis para serem melhor gerenciadas para que a qualidade do processo
decisrio seja melhorada. Desta forma, considerando a abordagem proposta por Razzolini Filho,
Tsunoda e Silva (2009), importante destacar que a deciso s se efetiva se dispuser da
qualidade das informaes necessrias para alcanar os objetivos das organizaes.
Para McGee e Prusak (1994), a informao precisa tambm ser tratada com a mesma
seriedade com que qualquer outro recurso estratgico tratado, uma vez que uma estratgia exige
informao precisa e em tempo hbil, informao variada e no volume necessrio. Alm disso,
necessrio que a informao seja gerenciada com o suporte tecnologia de informao (TI), pois
estas tecnologias provocam alteraes nos processos que as organizaes desenvolvem para
agregar valor na sua gesto. Portanto, fundamental determinar as exigncias da informao,
assim como obter, distribuir e utilizar a informao para determinados setores e unidades da
organizao de forma a acompanhar as exigncias do mercado. Uma importante contribuio de
Rezende e Abreu (2003) no desconsiderar a TI e seus recursos disponveis. Esses autores
consideram difcil elaborar sistemas de informao (SI) essenciais para as organizaes sem
envolver esta moderna tecnologia.
A gesto da informao (GI) tem sido um processo que cada vez mais vem sendo
utilizado por organizaes pblicas e privadas. Observa-se que gerenciar informaes de forma
eficiente constitui um processo imprescindvel para as organizaes. A GI tem como finalidade
moldar os recursos informacionais de uma organizao e as suas capacidades de informao para
ensin-la a aprender e adaptar-se a mudanas ambientais (TARAPANOFF, 2006). Sendo assim,
ela um processo estratgico de grande valor que acontece em todos os setores e unidades das
organizaes e implica buscar dados no ambiente que produzem informaes de fontes internas e
externas para gerar conhecimento. Portanto, define um problema e encontra a informao que
possa resolv-lo (DAVENPORT e PRUSAK, 1998). Assim, surge a questo norteadora de
pesquisa que foi definida da seguinte forma: Como o recurso informao pode fortalecer a
gesto de uma Instituio de Ensino Superior Pblica de Moambique?
A GI pode suprir as necessidades e dificuldades informacionais das organizaes pblicas
e privadas para que possam sobreviver no seu ambiente. Ela responsvel por gerenciar
recursos informacionais, desenvolvendo uma nova cultura no tratamento da informao,
utilizando a TI como ferramenta para interao com diferentes nveis que compem as
organizaes.
Atualmente, a TI gera novos conhecimentos no gerenciamento da informao, alm da
informao que um recurso estratgico de grande valor, que quando bem valorizado, d
liberdade para que as organizaes possam competir e obter resultados desejados para a
sobrevivncia na concorrncia com outras organiza es. Os novos conhecimentos permitem
desenvolver novas capacidades, criar novos produtos e servios, aperfeioar os j existentes e
melhorar os processos organizacionais (CHOO, 2003).
A partir desse contexto, e da definio do problema de pesquisa, estabeleceu-se como
objetivo para este artigo identificar como o recurso informa o fortalece a gesto de uma
Instituio de Ensino Superior Pblica de Moambique.
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Na continuao so apresentados alguns conceitos tericos que embasam o presente texto,

depois se descreve a metodologia utilizada, discorre-se sobre os resultados encontrados e
finaliza-se com algumas consideraes reflexivas sobre tais resultados.

INFORMAO PARA A GESTO DAS ORGANIZAES

O estudo da informao est no mbito da teoria da informao, formalizada no incio do
sculo XX, com o objetivo de estudar os problemas de transmisso de mensagens (COHEN,
2002). A informao, atualmente, torna-se indispensvel para o desenvolvimento dos processos
organizacionais, pois no cenrio atual, que a sua busca tem se caracterizado como base
impulsionadora de extrema importncia para organizaes que queiram se sobressair no ambiente
interno e externo com o objetivo de criar mudanas para adquirir vantagem em um cenrio
altamente competitivo na gesto dos seus processos.
Para gerenciar a informao no contexto organizacional, torna-se essencial conhecer o
ambiente que circunda os processos que a organizao desenvolve, considerando a tecnologia, a
cultura, as pessoas, os objetivos, metas e outros. No entanto, a informao para a gesto nas
organizaes ajuda a melhorar a eficincia e a eficcia na definio de estratgias, tomada de
deciso e colaborao de grupos de trabalhos, o que pode fortalecer posies competitivas.
Contextualizando a informao apresentado, a seguir, o Quadro 1 que ilustra a importncia da
informao para a gesto nas organizaes na viso de alguns autores.

Autor

McGEE e PRUSAK

Ano

Importncia da informao para a gesto

1994

- Cria valor significativo possibilitando a criao de

novos produtos e servios, e aperfeioamento na
qualidade do processo decisrio em toda organizao;
e,
- o elemento que mantm as organizaes
unificadas.
- D sentido aos processos de uma organizao; e,

CARVALHO e TAVARES

2001

- Direciona o caminho que garante a sobrevivncia de

uma organizao.
- Auxilia o gerenciamento de diversas tarefas dentro
de uma organizao; e,

SIQUEIRA

2005

- Permite que as organizaes percebam as

oportunidades e ameaas a sua operao, e a deteo
de problemas e tendncias.
- o insumo bsico para tomada de deciso; e,

LACOMBE e HEILBORN

2006

- a fora motriz na criao de riquezas e

prosperidade nas organizaes.

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Quadro 1 - Importncia da informao para a gesto nas organizaes

Fonte: Os autores (2013)
Kossowski (2008) afirma que a informao um recurso mais importante em uma
organizao na era da informao e, essencial que os gestores possam utilizar essas informaes
no momento desejado, sendo que quando utilizada nos processos de execuo e gerncia dos
servios representa subsdios soluo de problemas e aos processos de tomada de deciso.
Portanto, a prxima seo, discorre sobre informao e gesto da informao, onde se
estabelece a diferena entre dados e informao, bem como se apresenta o modelo de gesto da
informao.

INFORMAO E GESTO DA INFORMAO

Neste tpico se apresentam os conceitos adotados, no artigo, para informao e o modelo
de gesto da informao que suportou a pesquisa aplicada.
Informao
A definio de dados e informao apresentada por vrios autores. Para Davenport e
Prusak (1999) dados so conjunto de fatos distintos e objetivos relativos a eventos. Na viso
destes autores, num contexto organizacional muitas das vezes os dados assumem um sentido
utilitrio, sendo que so considerados como registros estruturados de eventos. Na interao
organizacional entre as pessoas, os dados ganham um significado e utilidade, se tornando em
informao para a sua utilizao.
McGee e Prusak (1994) definem a informao como dados
coletados, organizados, orientados, aos quais so atribuidos significados e contexto. No que tange
ao conceito de informao, Davenport e Prusak (1998, p.19) citam que Peter Druker definiu a
A informao
informao com eloquncia, como dados dotados de relevncia e propsito.
produzida a partir de dados dotados de relevncia e propsito onde o resultado do
processamento dos dados gera informao para o uso nas organizaes. Importante destacar que
o contexto (pessoal ou organizacional) pode determinar o que dado e o que informao, uma
vez que o que dado para determinada pessoa ou organizao, pode ser informao para outra, e
vice versa.
Desse modo, necessrio estabelecer um padro de qualidade da informao com
a finalidade de se avaliar a forma como as organizaes lidam com este recurso. A questo da
qualidade vem sendo primordial no contexto das organizaes por se tratar de um aspecto
fundamental que merece ateno tambm no gerenciamento e no uso da prpria informao. Na
viso de OBrien (2006), para se obter a qualidade da informao so adotadas trs dimenses:
tempo, contedo e forma. O Quadro 2 demonstra os atributos importantes para a qualidade da
informao que agregam valor para uma organizao.

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Dimenses e
atributos
Tempo
Prontido
Aceitao
Frequncia
Perodo
Contedo
Preciso
Relevncia
Integridade
Conciso
Amplitude
Desempenho

Forma
Clareza
Detalhe
Ordem
Apresentao
Mdia

Significado

A informao deve ser fornecida quando for necessria.

A informao deve estar atualizada quando for fornecida.
A informao deve ser fornecida tantas vezes quantas forem necessrias.
A informao pode ser fornecida sobre perodos passados, presentes e futuros.

A informao deve estar isenta de erros.

A informao deve estar relacionada s necessidades de informao de um receptor especfico
para uma situao especfica.
Toda a informao que for necessria deve ser fornecida.
A informao deve ser objetiva, resumida, sem perda de contedo.
A informao pode ter um alcance amplo ou estreito, ou um foco interno ou externo.
A informao pode revelar desempenho pela mensurao das atividades concludas, do
progresso realizado ou dos recursos acumulados.

A informao deve ser fornecida de uma forma que seja fcil de compreender.
A informao pode ser fornecida em forma detalhada ou resumida.
A informao pode ser organizada em uma sequncia predeterminada.
A informao pode ser fornecida apresentada em forma narrativa, numrica ou grfica.
A informao pode ser fornecida na forma de documentos em papel, monitores de vdeo ou
outras mdias.

Quadro 2 - Atributos da qualidade da informao

Fonte: adaptado de OBrien (2006)
Para Beal (2008) as informaes de uma organizao provm de diversas fontes, so
usadas para finalidades variadas e ficam armazenadas em uma diversidade de meios e formatos, o
que contribui para que o tempo gasto na localizao de uma informao costume ser considervel
na maioria das organizaes. A qualidade da informao se tornou fundamental para as
organizaes, pois as mesmas produzem grandes volumes de informaes durante o processo de
gesto de informao, sobre o que se discorre a seguir.
Gesto da Informao
O processo de gesto da informao est voltado para as organizaes com o objetivo de
disponibilizar a informao em diversas reas de atuao para o desempenho das atividades do
dia a dia. Realizar a gesto da informao passou a ser uma atividade essencial para
sobrevivncia das organizaes, medida que percebem a sua importncia como diferencial
estratgico e competitivo, pois as organizaes que melhor gerenciarem as suas informaes
tanto no ambiente interno e externo tero mais possibilidades de identificar as oportunidades e as
ameaas no mercado (SANTOS, 2009).
McGee e Prusak (1994) destacam que gesto da informao um processo porque
representa tarefas interligadas por duas razes: (i) a informao recebe nfases diferentes em cada
segmento econmico e em cada organizao; e (ii) as diferentes tarefas dentro do modelo
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assumem diferentes nveis de importncia e valor entre as organizaes. A informao torna-se

cada vez mais a base para a competio, e as necessidades da gesto de informao devem
acionar as alternativas tecnolgicas.
Por sua vez, Razzolini Filho, Tsunoda e Silva (2009), definem gesto da informao
como um processo que consiste nas atividades de busca; identificao; classificao;
processamento; armazenamento; disseminao de informaes e recuperao, independentemente
do formato ou meio em que se encontra (seja em documentos fsicos ou digitais). Para Davenport
e Prusak (1998) a gesto da informao um conjunto estruturado de atividades que incluem o
modo como as empresas obtm, distribuem e usam a informao e o conhecimento. Na definio
de gesto da informao proposta por Davenport e Prusak (1998), verifica-se que o conhecimento
fundamental, pois est voltado para as organizaes que queiram desenvolver os seus processos
e compartilhar a informao com o uso do conhecimento.
Contudo, o modelo proposto para a realizao do estudo o modelo de Davenport e
Prusak (1998), composto de quatro etapas: conforme a Figura 1. 1) determinao das exigncias,
2) obteno da informao, 3) distribuio da informao, e 4) uso da informao. importante,
identificar todas as etapas de um processo informacional, incluindo as fontes envolvidas, todas as
pessoas que afetam cada passo, todas as mudanas que fazem a diferena (DAVENPORT e
PRUSAK, 1998). Para Beuren (2000), um modelo representa ou descreve os elementos
relevantes de um processo ou de uma situao e as interaes existentes entre eles.

Determinao das

Obteno

Distribuio

Utilizao

Exigncias

Figura 1 - Modelo de gesto da informao

Fonte: Davenport e Prusak (1998)
Na etapa um, determinao das exigncias, Davenport e Prusak (1998) expem que
determinar as exigncias da informao um problema difcil porque envolve identificar como os
gerentes e os funcionrios tem a percepo do ambiente informacional.
A etapa dois, obteno ou coleta de informaes, para Davenport e Prusak (1998), uma
atividade ininterrupta que no pode ser finalizada e despachada, tendo em conta o ambiente
organizacional. Para os autores a obteno ou coleta de informaes consiste em vrias atividades
como explorao do ambiente informacional, classificao da informao em uma estrutura
pertinente; formatao e estruturao das informaes.
A etapa trs, distribuio da informao, reflete como a informao formatada no
ambiente organizacional. Para Davenport e Prusak (1998), os documentos so a maneira mais
bvia e til de estruturar a informao, sendo que os mesmos tm uma estrutura e contexto
incluindo a quantidade suficiente de informaes.
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A quarta etapa, refere-se a utilizao da informao, onde o uso da informao algo

bastante pessoal, a maneira como um funcionrio procura, absorve e digere a informao antes
de tomar uma deciso (DAVENPORT e PRUSAK, 1998). Para Choo (2006), o uso da
informao desempenha um papel estratgico no crescimento e na capacidade de adaptao da
organizao, sendo que a organizao usa a informao para dar sentido s mudanas do
ambiente externo.
Braga (2000), destaca que quanto mais importante for determinada a informao para as
necessidades da organizao, e quanto mais rpido for o acesso a ela (informao), essa
organizao poder atingir os seus objetivos por meio da informao. O Quadro 2, a seguir,
ilustra os objetivos da gesto da informao para as organizaes na viso de alguns autores.

Gesto da Informao
Autor

Ano

Objetivos
- Planejar o armazenamento e distribuio dos dados em meios
eletrnicos ou em papel;

DAVENPORT
e PRUSAK

1998

- Analisar o contedo da informao para estabelecer os nveis de

confiabilidade, segurana e qualidade; e,
- Distribuir a informao aos que necessitam dela.
- Apoiar a poltica global da organizao, na medida em que torna
mais eficiente o conhecimento e a articulao entre vrios
subsistemas que constituem a organizao;

BRAGA

2000

- Tornar mais eficaz o conhecimento do meio ambiente que rodeia

a organizao;
- Apoiar de forma interativa a evoluo da estrutura
organizacional a qual se encontra em permanente adequao s
exigncias concorrenciais; e,
- Ajudar a formar a imagem da organizao, do seu projeto e dos
seus produtos, por meio da implantao de estratgias.

CHOO

2003

- Aproveitar os recursos e capacidades informacionais de forma

que as organizaes aprendam a se adaptar em um ambiente de
mudanas.
- Identificar e potencializar os recursos informacionais de uma
organizao e sua capacidade de informao;

TARAPANOFF

2006

- Ensinar a organizao a aprender e adaptar-se s novas

mudanas ambientais; e,
- A criao, aquisio, armazenamento, anlise e uso da
informao provm estrutura para o suporte ao crescimento e ao
desenvolvimento de uma organizao inteligente, adaptada s
exigncias e as novidades do ambiente.
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- Identificar os principais fluxos de informao que se

estabelecem nos processos de gesto;
RAZZOLINI
FILHO

2009

- Melhorar os processos de inteligncia competitiva dentro das

organizaes; e
- Melhorar a qualidade dos processos de tomada de deciso.
Quadro 2 - Objetivos da gesto da informao
Fonte: Os autores (2013)

Desse modo, a gesto da informao deve atender os objetivos da organizao em vrios

nveis hierrquicos, o nvel estratgico, ttico e operacional, com a finalidade de processar
informaes relevantes que agreguem valor organizao. Na seo seguinte, feita a descrio
dos procedimentos metodolgicos adotados no estudo.

METODOLOGIA
A pesquisa limitou-se em identificar como o recurso informao fortalece a gesto de uma
Instituio de Ensino Superior Pblica, em Moambique. Teve como base o modelo terico
proposto por Davenport e Prusak (1998). Para cada etapa no modelo, pesquisou-se o
comportamento dos funcionrios da Instituio face ao uso da informao no ambiente de
trabalho.
Visando atingir os objetivos da pesquisa, adotou-se uma metodologia de carter
exploratrio e descritivo. Segundo Gil (1991), a pesquisa exploratria proporciona maior
familiaridade com o problema, com vista a torn-lo mais explcito ou construir hipteses, pois o
principal objetivo deste tipo de pesquisa aprimorar ideias ou a descoberta de intuies. Na viso
de Cooper e Schindler (2003), a explorao til quando os pesquisadores no tm uma ideia
clara dos problemas que vo enfrentar durante o estudo. Com relao ao tipo de abordagem,
desenvolveu-se uma pesquisa de carter qualitativo, suportada por um estudo de caso nico com
corte temporal transversal (YIN, 2005). Os dados foram analisados por meio da anlise
documental; observao participante de um dos autores como servidor da Instituio o que
contribuiu bastante na anlise e interpretao dos resultados.
Na sequncia, o quadro 3 sintetiza o objeto de estudo considerado na pesquisa.

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Sntese do objeto de estudo

rea da pesquisa

Instituio de Ensino Superior Pblica (MoambiqueMaputo).

Universo

Funcionrios do ISAP.

Populao
Amostra
pesquisa

sujeitos

A populao formada por 45 funcionrios.

A amostra foi composta por 40 funcionrios (88,88% da
da populao), que ocupam cargos de direo e chefia, tcnicos
administrativos e docentes em tempo integral.
Quadro 3 - Sntese do objeto de estudo
Fonte: Os autores (2013)

Na seo seguinte, apresentam-se os resultados obtidos com a pesquisa de campo, a

anlise dos dados e comentrios sobre tais resultados, fazendo a referncia dos resultados
relacionados gesto da informao na Instituio estudada.
APRESENTAO, ANLISE E DISCUSSO DOS RESULTADOS
Esta seo apresenta os resultados obtidos com a pesquisa de campo, a anlise dos dados
e comentrios sobre tais resultados, fazendo referncia dos resultados relacionados gesto da
informao na organizao estudada (ISAP), utilizando como referncia o modelo de Davenport
e Prusak (1998), descrito na fundamentao terica (Figura 1).
Os itens que compuseram o questionrio abordam os seguintes tpicos: determinao das
necessidades informacionais, obteno (coleta) de informaes, distribuio (disseminao) da
informao e utilizao da informao conforme se percebe na sequncia.
ETAPA DA DETERMINAO DAS NECESSIDADES INFORMACIONAIS
Quanto aos recursos disponveis na Instituio, verificou-se que so importantes, uma vez
que a sua existncia condiciona, e mesmo determina, o comportamento informacional dos
funcionrios. Os resultados podem ser percebidos no grfico a seguir.

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Grfico 1: Recursos disponveis no ISAP

Fonte: Dados da pesquisa
Observou-se que os funcionrios demonstram perceber que a informao circula mais por
meio dos memorandos (73% das respostas). Existiu uma igualdade de percepo (58%) no que
diz respeito s publicaes em revista, quadros de aviso e e-mail (correio eletrnico), visto que
so meios mais acessveis. Porm, o autor percebeu, pela observao participante, que existe
utilizao de outros recursos informacionais, no relatados pelos pesquisados, como por exemplo,
o fax recurso que processa a entrada e sada de documentos e recurso de comunicao via
Skype, por exemplo. Recursos informacionais da Instituio utilizados pelos superiores, para
73% dos pesquisados, os superiores utilizam as reunies formais, uma vez que, na viso desses,
atende s necessidades informacionais para o pblico interno em geral. Ainda conforme a
observao participante, as reunies formais e informais so uma prtica na instituio seja no
caf, no almoo, corredor entre outras possibilidades. Como se pode constatar, o portal (5%) que
no foi considerado um recurso utilizado pelos superiores, pois se observou que este se encontra
desatualizado, no permitindo que as informaes sejam divulgadas para o pblico interno e
externo.
Quanto s teleconferncias/vdeoconferncias que so sistemas que permitem reunies
por meio do uso de computadores, este recurso possui uma parcela de 3%, pois os chats (0%) no
foram considerados recursos utilizados. Percebeu-se que os recursos informacionais suportados
por TI so pouco utilizados (portal, SMS, teleconferncias, chats) talvez pela pouca cultura de
informtica na instituio.
Quanto a forma como as informaes chegam aos usurios, a maioria delas chegam aos
funcionrios por meio telefnico (73%), visto que o recurso bastante utilizado para estabelecer
os processos de comunicao com o meio interno assim como para o externo. Notou-se que em
quase todos os setores do ISAP existe o telefone, o que torna a atividade mais dinmica, visto que
um dos recursos acessveis aos funcionrios. Os memorandos (70%), reunies (65%) so
tambm importante fonte para fazer chegar as informaes. Dessa forma, percebe-se que na
Instituio alm de utilizarem os recursos j citados (telefone, memorandos e reunies), dois
recursos igualados (48%) so tambm destacados com maior evidncia: quadros de aviso e e-mail
(correio eletrnico).

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ETAPA DE OBTENO (COLETA) DE INFORMAES

Partindo das respostas na tica dos funcionrios, 83% afirmam que os documentos do
departamento so a maior fonte de informao, conforme se percebe no grfico 2, a seguir.
Destaca-se que nos departamentos que so produzidos diversos tipos de documentos que
servem como fonte de informao para atender a atividades do dia-a-dia administrativo.
Percebeu-se que estes documentos, na maioria das vezes, no so indexados nos computadores da
instituio com o intuito de reduzir incertezas na busca por informaes, pois os documentos so
impressos e armazenados em sistemas de arquivos fsicos disponveis nos setores.

Grfico 2: Fontes de informaes

Fonte: Dados da pesquisa
Em relao s conversas informais, 38% dos pesquisados consideram este processo no
que diz respeito ao uso da informao. Estas conversas so realizadas de servidor para servidor
seja no caf, no almoo assim tambm como no corredor, tambm nos setores de trabalho e
outros, trazendo muitas das vezes informaes relevantes para a tomada de deciso em
determinadas reunies. Quanto aos especialistas externos (10%) e consultores internos (10%)
percebe-se que so recursos humanos pouco utilizados como fontes de informao, tratando-se da
necessidade de identificar a qualidade das informaes geradas por estes para a tomada de
decises. Beal (2008), destaca que as informaes de uma organizao vm de diversas fontes e,
so usadas para finalidades variadas e ficam armazenadas em uma diversidade de meios e
formatos, o que contribui para que o tempo gasto na sua localizao costume ser considervel.
Quanto ao processo de filtragem das informaes coletadas, foi considerado atividade
importante, pois permite antes de transmitir a informao aos funcionrios verificar qual
informao relevante para desenvolvimento das atividades. Sendo assim, grande parte dos
pesquisados (72%), responderam que no realizada a filtragem das informaes coletadas, cerca
de 28% mostra que este processo realizado. No entanto, existem recursos de tecnologia da
informao, como, por exemplo, computadores pessoais, sistemas de arquivos fsicos e outros
disponveis em quase todos os setores da instituio que propiciam o auxlio no processo de
filtragem das informaes. No entanto, notou-se que muitas vezes os funcionrios no tem
conhecimento de como proceder a este processo.
Em relao a disperso das informaes, a maioria dos pesquisados (62%) leva em
considerao que as informaes no se encontram dispersas, pois apenas 38% afirmam que as
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mesmas (informaes) encontram dispersas. Nota-se que a instituio precisa gerenciar melhor as
suas informaes de forma que os funcionrios tenham acesso a informaes de diversos tipos
para atingir os objetivos traados. As mesmas informaes precisam ser classificadas e indexadas
em sistemas de arquivos fsicos, banco de dados da instituio de modo a permitir que todas essas
informaes estejam bem alocadas facilitando a sua localizao para o processo de tomada de
deciso o que vai contribuir para manter o diferencial competitivo.
ETAPA DE DISTRIBUIO (DISSEMINAO) DA INFORMAO
O grfico 3, abaixo, demonstra que (65%) dos pesquisados consideram que este processo
ocorre por meio da rede de computadores locais (LAN), pois estas ferramentas encontram-se
disponveis em quase todos os setores da instituio.

Grfico 3: Tecnologias para a disseminao das informaes

Fonte: Dados da pesquisa
Os outros mecanismos de disseminao da informao so as ferramentas de escritrio
que so usadas com frequncia (MS- Word, MS- Excel ou similares) com 50%. Pela
observao notou-se que existe a mquina de datilografia, que no utilizada e concluiu-se que
este instrumento no faz parte da conjuntura tecnolgica da instituio na gesto da informao.
O portal de informaes, tambm no mecanismo para a disseminao da informao, pois este
resultado aponta que no existe o compartilhamento de informaes com o ambiente interno e
externo.
Em relao aos meios de distribuio utilizados para divulgar informao, foi possvel
constatar que a disseminao acontece com mais frequncia por meio de reunies (78%) o que
permite a interao fsica entre os funcionrios. Os boletins informativos (23%) e publicaes/
revistas (20%) so tambm considerados meios para a distribuio da informao segundo os
pesquisados. Verificou-se pela observao que a instituio realiza palestras e simpsios como
meio para divulgar a informao para o seu pblico (interno e externo). O grau de facilidade de
acesso as informaes, 64% dos pesquisados concorda em no ter acesso a uma variedade de
informaes, seguido de 36% que afirmaram ter acesso a essas informaes. A instituio
necessita de um trabalho voltado a implantao de um banco de dados que possa permitir a
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localizao da informao para diferentes atividades. Notou-se que uma parte dos funcionrios se
desloca para outros setores a busca de determinadas informaes. Infere-se que durante a busca
dessas informaes pode haver demora que pode comprometer o processo de tomada de deciso e
planejamento das atividades do dia a dia administrativo.

ETAPA DE UTILIZAO DA INFORMAO

A formalizao da demanda de informaes, na instituio feita por algum, pois uma
parte dos funcionrios precisa em alguns casos buscar essas informaes em alguns setores para a
realizao de atividades. 30.56% dos funcionrios discordam deste processo, havendo a
necessidade de realizar atividades de gesto da informao de modo a permitir que a informao
esteja disponvel em sistemas de arquivos fsicos, banco de dados e outros, de forma que todos os
funcionrios tenham acesso a uma variedade de informaes.
No que diz respeito necessidade de descentralizao das informaes, 72.97% dos
pesquisados concordam com a necessidade da descentralizao das informaes. Percebe-se que
existe o conhecimento por parte dos pesquisados que a necessidade de descentralizao das
informaes fundamental na instituio, mas existe a necessidade de melhorar e estruturar os
processos informacionais.
Em relao a importncia do compartilhamento de informaes, 87.5% dos funcionrios
concordam com o compartilhamento de informaes, sendo que 5% dos pesquisados (que um
nmero no considervel), discorda do compartilhamento dessas informaes com outros
funcionrios, o que no vivel para o desenvolvimento das atividades e aprendizagem na
Instituio.

CONSIDERAES FINAIS
A instituio objeto de estudo se destaca pela necessidade da capacitao em
Administrao Pblica de dirigentes e quadros, em funes de direo e chefia e elevao da
qualificao e tcnico profissional dos funcionrios em exerccio para o desenvolvimento do pas.
Por meio da reviso da literatura foi possvel verificar que as organizaes podem ser
vistas tambm como instituies que usam a informao como um recurso fundamental para
desenvolverem os processos do dia a dia. Entretanto, a pesquisa apontou a existncia de vrias
prticas em relao a gesto da informao na instituio analisados sob a tica do modelo de
Davenport e Prusak (1998) que contempla as etapas de gesto da informao que segue uma
sequncia lgica desde a determinao das necessidades informacionais at o uso da informao
pelo indivduo no ambiente organizacional para a tomada de deciso.
Nem todos os recursos disponveis na instituio que condicionam o comportamento
informacional dos funcionrios so utilizados, pois os memorandos, telefone e reunies foram
considerados recursos informacionais mais usados no dia a dia administrativo para a eficincia
dos processos, uma vez que, na viso dos funcionrios, promovem um ambiente voltado gesto
da informao.
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Destaca-se que esta uma realidade na maioria das Instituies de Ensino Superior
mesmo com a proliferao das tecnologias de informao que provocam mudanas na forma de
disponibilizar e usar a informao para a tomada de deciso. A utilizao desses outros recursos
informacionais pode oferecer um alicerce seguro e um diferencial competitivo para a gesto das
atividades do dia a dia em benefcio da instituio estudada.
Com relao gesto da informao praticada, no tocante aos recursos informacionais
disponveis, pode-se inferir que os funcionrios demonstraram ter o conhecimento da importncia
desses recursos, visando criar um diferencial competitivo na realizao das atividades. Mesmo
com a presena desses recursos informacionais os pesquisados afirmaram que os seus superiores
utilizam mais as reunies, uma vez que na percepo desses dirigentes as reunies satisfazem as
necessidades informacionais, o que permite interagir fisicamente com o pblico interno para a
troca de experincias, acordos, at a resoluo de um determinado problema institucional.
O presente trabalho permitiu concluir que, na instituio objeto de estudo, so realizadas
vrias formas de gesto da informao com base nos recursos informacionais disponveis e
analisados sob a tica do modelo de Davenport e Prusak (1998).
Ao considerar os recursos informacionais existentes na organizao objeto de estudo,
percebe-se que so observados semanalmente o que fundamental para a tomada de deciso.
no cenrio competitivo que a informao d base para a gesto como, por exemplo, as
tecnologias de informao que so alimentadas pela informao para manter a competitividade,
gesto, desenvolvimento das atividades, assim como colaborao de grupos de trabalho. Assim, a
informao surge como um recurso considervel de maior valor que precisa ser gerida de forma a
manter a competitividade e garantir melhores resultados para a instituio estudada.

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