Formatos Oaxaca

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia
de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca
ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO

DEL ESTADO DE OAXACA
LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN,

CONSERVACIN Y CUSTODIA DE LOS
ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO DEL
ESTADO DE OAXACA
Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca
Aprobacin del Documento
Firma
Elabor:
C.P. Carlo Magno Ochoa Arellano

Director del Archivo General del Poder Ejecutivo
Revis:
Aprob:
Control de Revisiones
Revisin
01
Fecha
Revisin
Consideracin del cambio en el documento

CONTENIDO
I.
INTRODUCCIN .......................................................................................
II.
GLOSARIO ................................................................................................
III.
OBJETIVO .................................................................................................
IV.
ALCANCE ..................................................................................................
V.
NORMATIVIDAD APLICABLE ...................................................................
VI.
DISPOSICIONES GENERALES ................................................................
VII.
ANEXOS ....................................................................................................
27

I.- INTRODUCCIN
El Plan Estatal de Desarrollo de Oaxaca 2011-2016, documento rector que sienta las bases para el
progreso y desarrollo en Oaxaca, establece, entre sus principales estrategias lograr la modernidad e
innovacin en la administracin gubernamental mediante instrumentos de la nueva gestin pblica, tales
como la calidad en el servicio, el uso eficiente de la tecnologa, la transparencia gubernamental y el
acceso a la informacin pblica, vistos, finalmente como elementos fundamentales de la gobernabilidad
en nuestra entidad.
La Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica para el Estado de Oaxaca, publicada en el
Peridico Oficial del Estado el 15 de marzo del 2008, es el instrumento reglamentario del artculo
114Apartado C, de la Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Oaxaca, ya que bajo el
principio de mxima publicidad y transparencia, las acciones y decisiones de las instituciones pblicas
podrn ser del conocimiento ciudadano.
Atendiendo al hecho lgico, de que la informacin descansa en algn tipo de soporte para luego
constituirse en registro, prueba y evidencia de las decisiones, actividades, y/o acciones en el ejercicio
cotidiano de las atribuciones y funciones de las instituciones pblicas, la organizacin de los documentos
y expedientes, generados por las mismas, debern sufrir la metamorfosis necesaria para enfrentar los
nuevos retos y obligaciones estipuladas, tanto en la citada Ley de Transparencia como en su similar Ley
de Archivos del Estado de Oaxaca, aprobada y publicada en el Peridico Oficial del Estado de Oaxaca
con fecha 19 de julio del 2008.
De sta manera, resulta prioritario fortalecer los procesos de gestin documental en el Estado,
necesarios para la oportuna atencin de los asuntos gubernamentales, toma de decisiones, acceso a la
informacin, entre otros.
La estrategia primordial en cada Sujeto Obligado lo constituir la conformacin de un Sistema Integral de
Archivos que organice, conserve y custodie los acervos documentales pblicos, con criterios uniformes
para la localizacin expedita, disponibilidad, e integridad; por esta razn, es necesario establecer
lineamientos que regulen de manera homognea la actividad documental y archivstica de los Sujetos
Obligados del Poder Ejecutivo del Estado.
El derecho de acceso a la informacin est vinculado con la organizacin documental, conservacin y
custodia de los expedientes y documentos que constituyen el medio que permitir a la ciudadana
acceder a la informacin y a las instancias de gobierno respectivas, solventar los procesos de rendicin
de cuentas.
Por lo anterior, corresponde a la Secretara de Administracin a travs del Archivo General del Poder
Ejecutivo del Estado, segn lo estipulado en los artculos 21, 23 fraccin III, 26 y 27 de la Ley de Archivos
del Estado de Oaxaca y, 22, 25 fracciones I, II, III, IV, VIII Y IX, 26 fraccin I y 29 del Reglamento de los
Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, expedir los presentes lineamientos para la
organizacin, conservacin y custodia de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

II.- GLOSARIO
Para efectos de la aplicacin de los presentes Lineamientos, adems de los conceptos establecidos en el
artculo 4 de la Ley de Archivos del Estado de Oaxaca, se entender por:
rea Administrativa: Toda Direccin, Unidad, Departamento u Oficina de los sujetos obligados que
generan y reciben documentos oficiales.
Archivar: Actividad fsica, consistente en guardar documentos en un determinado orden y lugar
establecido.
Archivos Administrativos: Son los archivos de trmite y archivos de concentracin de los sujetos
obligados.
Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca: Establecimiento pblico encargado de
formular, orientar y controlar la poltica archivstica de los Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo del
Estado, a travs de los Comits Tcnicos de Archivo. Es responsable de la salvaguarda del patrimonio
documental del Estado y de la conservacin y difusin del acervo documental que lo integra y del que se
le confa en custodia.
Archivo Histrico del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca: Es la unidad
responsable de organizar, conservar, resguardar, administrar, describir y difundir la memoria colectiva
viva que el pueblo de Oaxaca deposita para su custodia. Recibe, mediante transferencias secundarias,
donaciones, convenios, acuerdos, concesiones, etc.; expedientes u otros documentos como libros,
mapas, planos, fotografas, etc.
Asunto: Contenido especfico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la
individualizacin dentro del conjunto de caractersticas homogneas al que estn integrados. Tambin es
el tema; motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata un expediente o
documento de archivo y que se genera como consecuencia de una accin administrativa.
Catlogo de disposicin documental (CADIDO): Registro general y sistemtico que establece los
valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de la
informacin.
Clasificacin de la informacin: El acto por el cual se determina que la informacin que posee una
dependencia o entidad es pblica, reservada o confidencial, de acuerdo con lo establecido por los
ordenamientos legales en la materia.
Comit Tcnico de Archivo: Es un rgano operativo de cada Sujeto Obligado, integrado por el
Coordinador Normativo y por los responsables de las unidades de archivo. Tendr como finalidad
administrar la documentacin, instrumentando las tcnicas y mecanismos para la adecuada recepcin,
organizacin, administracin, preservacin, conservacin, uso y difusin del acervo documental.
Conservacin de Archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la
preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin de los documentos de archivo.

Conservacin precaucional o guarda precautoria: Disposicin que fija el tiempo que deben guardarse
los documentos en el Archivo de Concentracin antes de proceder a la seleccin y valoracin histrica
para su conservacin permanente o baja.
Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesin fsica y que
no siempre implica la propiedad jurdica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos (ISAD (G)
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica).
Depuracin: Se entiende como el proceso de seleccin final de los documentos, eliminando los que por
su irrelevancia no pasaran a la etapa de conservacin en el archivo histrico, esta actividad se realiza en
el archivo de concentracin.
Descripcin Archivstica: Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso
y conocimiento de los archivos.
Disposicin Documental: Producto final de la valoracin y vigencia de los documentos: transferencia
primaria o secundaria, conservacin precautoria o permanente o baja documental para su reciclaje.
Documentacin Activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las reas
Administrativas, de uso frecuente, sujeta a un proceso administrativo o de gestin y que se conserva en
el archivo de trmite.
Documentacin Histrica: Documentos que poseen valor informativo, evidencial y/o testimonial y que
es determinado mediante dictamen, por el Archivo Histrico del Archivo General del Poder Ejecutivo del
Estado de Oaxaca.
Documentacin Semiactiva: Aquella de uso espordico que debe conservarse en los archivos de
concentracin, por razones institucionales y por contener valores legales y/o fiscales.
Documento de Archivo: Informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida,
recibida y conservada por cualquier organizacin (pblica o privada) o personas en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de su actividad (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica).
Documento de Comprobacin Administrativa: Son aquellos creados o recibidos por una institucin o
individuos en el transcurso de trmites administrativos o ejecutivos. Son comprobantes de la realizacin
de un acto administrativo inmediato.
Documento de Apoyo Informativo: Se trata de documentacin constituida por ejemplares de origen y
caractersticas diversas, cuya utilidad en las unidades responsables reside en la informacin que
contienen para el apoyo en las tareas asignadas.
Entidades Generadoras: Instituciones, Organismos, Direcciones Generales o sus equivalentes, de
acuerdo a la estructura orgnica de cada Sujeto Obligado, que en el ejercicio y cumplimiento de sus
funciones reciben o producen documentos de archivo.
Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos de archivo repetidos o intiles contenidos en un
expediente determinado, previo a la transferencia al Archivo de Concentracin.

Foja: Hoja de papel, sobre todo de un documento oficial, que forma parte de un expediente.
Foliar: Numerar las fojas de un expediente.
Folio: Nmero que indica el orden consecutivo de las hojas de un expediente, un libro, etc.
Fondo: Conjunto de documentos producidos y/o recibidos por cada una de las reas administrativas de
una dependencia o entidad en el ejercicio de sus competencias, con cuyo nombre se identifica. (Nota, en
el trmino seccin hace referencia al trmino fondo y subfondo)
Frmula Codificadora: Identificacin nica de los expedientes, en base al Cuadro General de
Clasificacin Archivstica institucional.
Glosar: Relacionar ordenadamente los datos internos y externos de un expediente.
Gua Documental de Archivo: Esquema general de descripcin de las series documentales de los
archivos de los Sujetos Obligados, que indica sus caractersticas fundamentales conforme al Cuadro
General de Clasificacin Archivstica y sus datos generales.
Informacin: La contenida en los documentos que las reas administrativas de cada Sujeto Obligado, ya
sea que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier ttulo.
Informacin Confidencial. Se considera la estipulada en los artculos 23 y 24 de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica para el Estado de Oaxaca.
Informacin Reservada: Aquella informacin clasificada con carcter temporal como restringida al
acceso pblico, considerada dentro de la hiptesis que sealan los artculos17, 18, 19 y 20 de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica para el Estado de Oaxaca.
Instrumento de Descripcin: Trmino genrico que sirve para denominar cualquier descripcin o
instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control
administrativo e intelectual de los documentos (ISAD (G) (Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica).
Nmero de Expediente: El nmero que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus
expedientes.
Organizacin Documental: Proceso archivstico orientado a la clasificacin y ordenacin de los
documentos de una institucin, tomando como base el principio de procedencia y de orden original.
Portada o Guarda Exterior: Frente del expediente donde se establecern los elementos para describir
su contenido, considerando la informacin establecida en los artculos 24 y 25 de la Ley de Archivos del
Estado de Oaxaca, 32 de los Lineamientos para la Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin en
Posesin de los Sujetos Obligados por la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica para el
Estado de Oaxaca, Cuadro General de Clasificacin y el Catlogo de Disposicin Documental.
Preservar: Es el conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas
a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, cuidando con ello su integridad y
estabilidad.
4

Principio de Procedencia o Pertenencia: Fundamento de la archivstica que establece que los

documentos producidos por una institucin u organismo no deben de mezclarse con otros.
Principio de Orden Original: Principio bsico de la archivonoma que establece que los documentos de
archivo debern conservarse de acuerdo con el orden que le dio el rea productora de los mismos.
Publicacin: La reproduccin en medios electrnicos o impresos de los instrumentos de control
archivstico que describen los documentos de cada Sujeto Obligado para su conocimiento pblico.
Reciclado: Transformacin de los residuos a travs de distintos procesos que permiten restituir su valor
econmico, evitando as su incineracin, siempre y cuando esta restitucin favorezca un ahorro de
energa y materias primas sin perjuicio para la salud, los ecosistemas o sus elementos.
Reglamento: Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.
Seccin: Divisiones del Fondo, basadas en las atribuciones de cada rea administrativa, de conformidad
con las disposiciones legales aplicables.
Serie: Conjunto de expedientes de estructura y contenido homogneo emanado de una misma rea
administrativa, son el resultado del ejercicio de sus atribuciones o funciones especficas.
Sistema Estatal de Archivos: Es el mecanismo institucional de coordinacin, vinculacin e integracin
de los archivos del Estado de Oaxaca, que funge como coadyuvante para regular y garantizar el uniforme
e integral manejo de las unidades archivsticas de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, as como
de los Municipios, rganos Autnomos del Estado, Sindicatos, instituciones sociales y privadas de la
Entidad.
Sistema Integral de Archivos: Es el conjunto de unidades archivsticas, administrativas e histricas de
un Sujeto Obligado, adheridos al Sistema Estatal de Archivos, que tienen por objeto controlarla
produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso y destino final de los documentos de archivo de
una institucin.
Soporte Documental: Materia fsica, en la que se contiene la informacin registrada.
Subfondo: Subdivisin del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre s que
corresponden a las Dependencias y Entidades.
Sujetos Obligados: Cualquier autoridad, entidad, rgano u organismos del Estado y Municipios de
Oaxaca.
Tipo Documental: Clase de documentos que se distingue por la semejanza de sus caractersticas
fsicas.
Valor Administrativo: Es aquel que poseen los documentos, expedientes o series documentales para el
rea productora, relacionada con un trmite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos
los documentos producidos y recibidos por una institucin u organismo, responden a procesos y
actividades administrativas.

Valor Legal: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se
refieren a derechos y obligaciones legales o jurdicas. Tambin es el plazo durante el cual los
documentos de archivo se conservarn en la institucin para su posible uso.
Valor Fiscal: Valor de los documentos que sirven de explicacin, justificacin y comprobacin de las
operaciones contables y financieras, o sirven de testimonio de obligaciones tributarias.
Valor Histrico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia institucional o del
ente que lo produjo.
Valor Primario: Aquel que tiene el documento a partir de su creacin o recepcin, puede ser legal,
administrativo y fiscal.
Valor Secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene
una utilidad histrica y social.
Valoracin: Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores documentales para
establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia.
Valoracin Primaria: Identificacin y determinacin de los plazos y modalidades de uso de los
documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan.
Valoracin Secundaria: Es la identificacin y aplicacin de los usos que los documentos tendrn para la
investigacin cientfica y social en todos sus campos, as como su utilidad como fuentes de informacin
de carcter nico o permanente.
III.- OBJETIVO
Los presentes Lineamientos tienen por objeto establecer el marco general para la organizacin,
conservacin y custodia de los archivos que por su naturaleza son pblicos, buscando implementar los
procesos y requisitos mnimos para la eficiente administracin documental.
IV.- ALCANCE
Las disposiciones de estos Lineamientos son de observancia obligatoria para los Sujetos Obligados del
Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.
Criterios genricos para la organizacin, conservacin y custodia de los

archivos:
1.
Existir un slo canal para organizar y conservar los archivos: exclusivamente el Comit Tcnico de
Archivos.

2.
Se establecer una clasificacin homognea, partiendo de las definiciones oficiales y conceptos

bsicos, con el fin de lograr un lenguaje comn en materia de archivo a nivel de cada Sujeto
Obligado.
3.
Ser responsabilidad de cada Sujeto Obligado determinar los plazos de conservacin de los
expedientes en los archivos de trmite y concentracin que detenten sus reas administrativas,
plasmando estos tiempos en el Catlogo de Disposicin Documental de su institucin, debiendo
remitirlo al Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.
4.
El Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, dar capacitacin y asesora tcnica
a todos los Coordinadores Normativos de cada Sujeto Obligado, mediante programas que brinden
criterios uniformes en materia de organizacin, conservacin y custodia de archivos, para que estos
a su vez reproduzcan los conocimientos al personal involucrado en la administracin documental en
su institucin.
5.
El reciclado ser el destino final de los papeles y materiales (grapas, broches, clips, etctera)
retirados de los expedientes durante el proceso de expurgo en los archivos de trmite, as como los
que resulten del proceso de valoracin secundaria y baja documental llevada a cabo por el archivo
de concentracin de cada Sujeto Obligado y avalados por el Archivo General del Poder Ejecutivo del
Estado, conforme a la normatividad aplicable en la materia.
6.
Para la transferencia primaria, el archivo de concentracin recibir del archivo de trmite

correspondiente, nicamente, expedientes que estn debidamente clasificados, ordenados y
valorados conforme al Cuadro General de Clasificacin Archivstica y al Catlogo de Disposicin
Documental elaborados bajo la normatividad aplicable.
V.- NORMATIVIDAD APLICABLE
Ley de Archivos del Estado de Oaxaca.

POGE
19 de julio de 2008
ltima Reforma 07 de marzo de 2012
Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica para el Estado de Oaxaca.

POGE
15 de marzo de 2008
ltima Reforma 15 de noviembre de 2012
Ley de Proteccin de Datos Personales del Estado de Oaxaca.

POGE
23 de agosto de 2008
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios de Oaxaca.

POGE
10 de junio de 1996
ltima Reforma 08 de septiembre de 2012
Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

POGE Extra
22 de abril de 2009
7

VI.- DISPOSICIONES GENERALES

DE LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS:
Sistemas Integrales de Archivo.

1.
El Sistema Integral de Archivos es el conjunto de unidades archivsticas, administrativas e histricas

de un Sujeto Obligado, que tiene por objeto controlar la produccin, circulacin, organizacin,
conservacin, uso y destino final de los documentos de archivo de dichos sujetos obligados.
2.
El Sistema Integral de Archivos de cada Sujeto Obligado estar compuesto por las siguientes
unidades funcionales:
3.
La estructura operativa de este sistema, se llamar Comit Tcnico de Archivos y estar integrada
por los siguientes servidores pblicos:
4.
Unidad Central de Correspondencia,

Unidad de Archivo de Trmite,
Unidad de Archivo de Concentracin, y
Unidad de Archivo Histrico.
Coordinador Normativo de Archivo.

Responsable de la Unidad Central de Correspondencia.
Responsable de la (s) Unidad (es) de Archivo de Trmite.
Responsable de la Unidad de Archivo de Concentracin.
Responsable de la Unidad de Archivo Histrico.
La integracin de este esquema organizacional, no implica la creacin forzosa de plazas o

estructuras nominales nuevas, es el cabal cumplimiento de las funciones en cada unidad.
Coordinador Normativo de Archivos

5.
El titular de cada Sujeto Obligado designar a un funcionario pblico, con el adecuado perfil, como
Coordinador Normativo de sus Archivos, de preferencia el responsable del rea administrativa o
servidor pblico con nivel pertinente, que pertenezca a la misma y que no haya movilidad en su
puesto para que exista seguimiento en las actividades, derivado de la necesidad de permeabilidad
de los trabajos hacia todas las reas operativas del Sujeto Obligado.
6.
El Coordinador Normativo, tendr las siguientes funciones, adems de las que estipulen, tanto la Ley
de Archivos del Estado de Oaxaca, como el reglamento respectivo:
a)
b)
Reunir, analizar, identificar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar y facilitar los documentos,
expedientes y libros, que constituyen el patrimonio documental del Estado;
Coordinar la integracin y actualizacin peridica de los instrumentos de consulta y control
archivsticos de su dependencia u organismo;
8

c)
Emitir las normas, polticas y criterios especficos conforme a los cuales se fijen las relaciones
operativas internas y externas entre las unidades de archivo;
d) Disear, elaborar y emitir los procedimientos internos, correspondientes a las unidades de
archivo que integran el Comit Tcnico de Archivos en el Sujeto Obligado correspondiente;
e) Vigilar y evaluar el cumplimiento de las normas expedidas para regular el manejo, transferencia,
conservacin o eliminacin de los documentos que integren los archivos administrativos;
f)
Registrar el incremento del acervo documental histrico, ante el Archivo General del Poder
Ejecutivo del Estado de Oaxaca, con documentos rescatados, relacionados con la vida
econmica, poltica, histrica, y cultural;
g) Utilizar los sistemas informticos adecuados para la gestin documental delos archivos de
trmite y conservacin del acervo documental histrico;
h) Emitir las normas de seguridad y conservacin de los archivos existentes en su dependencia u
organismo, conforme al reglamento;
i)
Tomar las medidas necesarias para proteger los documentos que se encuentren abandonados
e impedir su destruccin o desaparicin;
j)
Asesorar, en la materia, a los responsables de las unidades de archivo de su institucin que as
selo soliciten e integrar conjuntamente guas, inventarios, ndices y catlogos de los
documentos y expedientes que obren en su poder;
k) Elaborar y publicar los instrumentos archivsticos para facilitar el acceso a la informacin;
l)
Elaborar, en coordinacin con las diferentes Unidades de Archivo, el Cuadro General de
Clasificacin Archivstica, el Catlogo de Disposicin Documental, la Gua Documental de
Archivo, as como el Inventario General de su institucin;
m) Elaborar, actualizar y comunicar al Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca,
el registro de los responsables de la unidad de correspondencia, de los archivos de trmite,
concentracin e histrico de su institucin;
n) Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con base en la
normatividad vigente.
o) Apoyar al Sistema Integral de Archivos en el establecimiento de criterios especficos en materia
de organizacin, conservacin y custodia de archivos.
Unidad Central de Correspondencia

7.
Las unidades de control de gestin documental, determinadas por las reas administrativas de cada
uno de los Sujetos Obligados, son aqullas dedicadas especficamente a las funciones de recepcin,
seguimiento y despacho de los documentos.
8.
El responsable designado tiene las siguientes funciones:

a) Recibir y distribuir la correspondencia;
b) Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida;
c) Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus reas; y
d) Elaborar una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestin a la que d lugar
el documento ingresado al rea administrativa (con elementos mnimos de descripcin).

Unidad de Archivo de Trmite

9.
Las unidades de archivo de trmite, son responsables de la administracin de documentos de uso

cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de las reas administrativas.
10. El o los responsables de los archivos de trmite sern designados por el titular de cada Sujeto
Obligado.
11. El responsable de la unidad de archivo de trmite, tendr, adems de las estipuladas en la Ley de
Archivos del Estado y su reglamento (Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de
Oaxaca), las siguientes funciones:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Integrar, clasificar, ordenar, describir, archivar y custodiar los expedientes en trmite;

Conservar la documentacin que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como
reservada o confidencial, estipulada en el Catlogo de Disposicin Documental, conforme a la
norma tcnica respectiva;
Coadyuvar, con el Coordinador Normativo en la elaboracin del Cuadro General de
Clasificacin Archivstica, el Catlogo de Disposicin Documental y el Inventario General;
Proponer las actualizaciones de los instrumentos de control y consulta archivstica especficos
de su mbito de competencia: Cuadro General de Clasificacin Archivstica, Catlogo de
Disposicin Documental, Gua Documental de Archivo e Inventario de Transferencia Primaria;
Controlar y dar seguimiento estricto a los prstamos de los expedientes de archivo.
Corroborar la valoracin y seleccin de los documentos y expedientes de las series
documentales, con el objeto de preparar y realizar las transferencias primarias de los
expedientes de acuerdo al Catlogo de Disposicin Documental y conforme a los
procedimientos que se establezcan; y
Coadyuvar con la unidad de archivo de concentracin para la valoracin y seleccin de las
series documentales conforme al Catlogo de Disposicin Documental.
Unidad de Archivo de Concentracin

12. Las unidades de archivo de concentracin son las responsables de la administracin de los
documentos cuya consulta, por las reas administrativas, es espordica y donde se canalizan todos
los documentos y expedientes de archivo que han concluido su trmite para su guarda precautoria;
permanecern en este hasta dictaminar su destino final, de acuerdo a las normas establecidas en
materia archivstica.
13. El responsable de la unidad de archivo de concentracin, ser designado por el titular de cada
Sujeto Obligado y tendr, adems de las estipuladas en la Ley de Archivos del Estado y su
reglamento, las siguientes funciones:
a)
b)
c)
Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de la normatividad en la materia;

Coadyuvar con el Coordinador Normativo en la elaboracin del Cuadro General de Clasificacin
Archivstica, el Catlogo de Disposicin Documental y el Inventario General;
Recibir de los archivos de trmite, la documentacin semiactiva;
10

d)
e)
f)
g)
h)
Inventariar los expedientes y dar seguimiento de las fechas de guarda precautoria, conforme al
Catlogo de Disposicin Documental;
Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su vigencia documental
conforme al Catlogo de Disposicin Documental, o al cumplir su periodo de reserva;
Atender los servicios de prstamo de expedientes de archivo;
Elaborar el programa de transferencias secundarias al Archivo Histrico de cada Sujeto
Obligado o en su caso al Archivo Histrico del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado
de Oaxaca; e
Informar al Coordinador Normativo, con el visto bueno del rea administrativa generadora, la
liberacin de los expedientes que hayan concluido su guarda precautoria para determinar su
destino final, que podr ser: La baja para su reciclaje o conservacin permanente.
14. Cuando se requieran documentos en custodia del Archivo de Concentracin, sern entregados
exclusivamente, en calidad de prstamo, al rea administrativa generadora y responsable de la
informacin.
Unidad de Archivo Histrico

15. Es la responsable de organizar, preservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental
institucional.
16. Con la remisin adecuada de los expedientes con carcter histrico al Archivo Histrico del Archivo
General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca, generados por la Administracin Pblica;
culmina la labor desarrollada por el Sistema integral de archivos de cada Sujeto Obligado para la
integracin y organizacin de las fuentes de informacin producidas y utilizadas por la Institucin en
el curso de sus gestiones.
17. Los documentos pblicos, adems de ser instrumentos indispensables para el correcto desarrollo de
las actividades propias de la entidad, constituyen testimonios fundamentales de la gestin pblica y,
por lo tanto, recursos informativos valiosos, no slo para la administracin pblica, sino tambin para
la sociedad en su conjunto.
18. La preservacin y difusin del patrimonio histrico documental, del Gobierno del Estado de Oaxaca,
representa un compromiso y una obligacin bsica de cada Sujeto Obligado, que al auspiciar la
investigacin sobre la Administracin Pblica Estatal, promueve el fortalecimiento de la memoria
colectiva de la sociedad.
19. El responsable de la unidad de archivo histrico, en el Archivo General del Poder Ejecutivo del
Estado de Oaxaca, tendr, adems de las estipuladas en el Reglamento de los Archivos del Poder
Ejecutivo del Estado de Oaxaca, las siguientes funciones:
a)
b)
c)
d)
Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de la normatividad en la materia;

Coadyuvar con el Coordinador Normativo en la elaboracin del Cuadro General de Clasificacin
Archivstica, el Catlogo de Disposicin Documental y el Inventario General;
Recibir, conservar, describir y difundir la documentacin con valor histrico institucional;
Dictaminar la documentacin que deba conservarse permanentemente por tener valor histrico;
11

e)
f)
g)
h)
i)
j)
Recibir de los Archivos de Concentracin, exclusivamente los documentos y expedientes que

con carcter histrico sean identificados en el proceso de valoracin, formando con ellos las
series documentales de acuerdo al Cuadro General de Clasificacin Archivstica y el Catlogo
de Disposicin Documental;
Constatar que los expedientes histricos estn debidamente organizados con estricto apego al
principio de procedencia y al respeto del orden original a partir de las categoras de secciones y
series, de acuerdo a las funciones de las reas Administrativas de cada Sujeto Obligado.
Elaborar y mantener actualizado el inventario de las series existentes en su acervo, as como
establecer un programa para la elaboracin de los catlogos de las series que estn bajo su
custodia;
Elaborar y publicar la Gua Documental de Archivo, as como los inventarios y catlogos que se
vayan elaborando, a efecto de difundir con mayor amplitud, los trmites y servicios ofrecidos por
la institucin destinados a la investigacin;
Establecer un programa que permita respaldar los documentos histricos a travs de sistemas
electrnicos; y
Para la conservacin fsica de los materiales documentales de valor histrico, se dispondr de
un local digno, que cumpla con las mnimas normas de preservacin documental: un ambiente
estable con una temperatura entre 18 y 20, con una humedad entre 45% y 55% HR;
instalaciones elctricas de tipo industrial externas, buena ventilacin, proteccin contra los
rayos directos del sol sobre las cajas, mobiliario adecuado, espacios para el acervo, rea
administrativa y de consulta.
DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS

La estructura documental, con base en series de documentos y expedientes, se compone de:
Documentos de archivo.
Documentos de comprobacin administrativa y apoyo informativo.
Documentos electrnicos.
Expedientes de archivo.
Documentos de archivo.
20. Se identifican por medio de las siguientes caractersticas:
a)
b)
c)
d)
Tienen un carcter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno, al paso del tiempo
constituyen series;
Tienen carcter orgnico, son parte de un todo estructurado, deben su existencia a una
persona o institucin que los produjo, y solo alcanzan sentido al interrelacionarse;
Tienen carcter de unicidad, la informacin que contiene es nica, a diferencia de otros
documentos mltiples, como los libros o las revistas. Son producidos en forma natural en
funcin de una actividad administrativa. Constituyen el nico testimonio y garanta documental
del acto administrativo, por tanto se trata de documentacin nica;
Los documentos de archivo proporcionan la evidencia oficial de la actividad que
registran por lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad estar vinculada a su creacin, al
generador y a la autoridad que tienen para producirlo. Tambin las firmas, encabezados y sellos
son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo;
12

e)
f)
Los documentos de archivo, pueden ser segn su valoracin, patrimonio documental del
Estado; y
Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentracin para su conservacin
precaucional y posteriormente, previa valoracin documental, son transferidos al Archivo
Histrico para su conservacin permanente o se tramita su baja por carecer de valores
primarios y secundarios.
Documentos de comprobacin administrativa y apoyo informativo.

21. Tienen las siguientes caractersticas:
a)
b)
c)
d)
No son documentos estructurados en relacin a un asunto;

Su vigencia administrativa es inmediata a no ms de un ao;
No es necesario transferirlos a un archivo de concentracin y;
Su baja es inmediata al trmino de su utilidad en la oficina que los gener o recibi.
22. Los documentos de apoyo informativo no son propios ni generados por la gestin administrativa y se
constituyen por ejemplares de origen y caractersticas diversas, cuya utilidad en las reas
generadoras o reas administrativas responsables reside en la informacin que contiene para
apoyar en las tareas asignadas.
23. Cuando los documentos de apoyo informativo pierdan su utilidad se proceder a su disposicin final
para reciclado, conforme a la normatividad vigente en la materia. Los documentos de apoyo
informativo que contengan datos personales (fotocopias de trmites administrativos de los
trabajadores) debern ser tratados segn la normatividad en la materia.
24. Si en la revisin de material que conforman documentos de apoyo informativo se localiza otro tipo de
documentos de inters institucional, como libros o publicaciones, se enviarn a las instituciones
bibliotecarias previa revisin y autorizacin de su titular. Las fotografas o pelculas generadas por la
dependencia, se rescatarn a fin de que sean incorporadas como documentos institucionales a los
diferentes centros documentales del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado, donde se les
dar un tratamiento especial para garantizar su conservacin fsica.
Documentos Electrnicos
25. La administracin de los documentos electrnicos, al igual que los documentos en soporte papel,
obedece al principio de procedencia y del orden original, as como al principio del ciclo vital delos
documentos.
26. A la par los sujetos obligados realizarn programas de respaldo y migracin de documentos
electrnicos, con la periodicidad que estos requieran y de acuerdo con la disponibilidad de sus
recursos.
27. En caso de que los documentos sean completamente generados y gestionados de manera
electrnica y cumplan con las caractersticas anteriormente estipuladas de documento de archivo, se
13

deber garantizar la conservacin de los mismos y la informacin que detentan, de acuerdo a lo que
estipule la norma en materia de archivos y de medios electrnicos oficiales, respectivamente.
Expedientes de archivo
28. Los expedientes son un conjunto de documentos producidos o recibidos por cualquier individuo, o
institucin, tanto pblica como privada, en el desarrollo de sus actividades, que se conservan de
forma organizada, para servir inicialmente como prueba y despus como fuente de informacin
general.
29. Los expedientes deben estar integrados con una portada o guarda exterior, la cual debe incluir la
identificacin del mismo, considerando la estructura del Cuadro General de Clasificacin Archivstica
y la informacin del Catlogo de Disposicin Documental especficos de cada Institucin.
30. La identificacin nica de los expedientes de archivo que constituyen el Sistema Integral de
Archivos, es por medio de la frmula codificadora.
DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVSTICOS.

31. Los titulares de los Sujetos Obligados debern asegurarse de que se elaboren los instrumentos de
consulta y control que propicien la organizacin, conservacin y localizacin expedita de sus
archivos.
Cuadro General de Clasificacin:

32. Es el instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las funciones y
actividades de cada rea administrativa de los sujetos obligados.
33. Los objetivos primordiales que justifican la elaboracin del Cuadro General de Clasificacin son:
a)
b)
Facilitar el acceso y la consulta de la documentacin desde su creacin en las reas

administrativas hasta su recepcin y resguardo en los archivos de trmite; e
Identificar los documentos y expedientes con un cdigo y un ttulo precisos que derivan de las
funciones y actividades especficas de la dependencia o entidad.
34. La estructura del Cuadro General de Clasificacin para el Sistema Integral de Archivos en Oaxaca,
cuenta con los siguientes niveles establecidos con base en la Norma Internacional de Descripcin
Archivstica (ISAD (G)).
14

Componentes del Cuadro General de Clasificacin
35. Conforme a las necesidades de las reas administrativas de cada Sujeto Obligado, se podrn abrir
los niveles de seccin y serie, es decir, utilizar subsecciones y subseries.
36. Cada Sujeto Obligado elaborar su Cuadro General de Clasificacin (ANEXO 1), el cual estar
basado en el formato anexo a los presentes lineamientos.
37. El Cuadro General de Clasificacin Archivstica se elaborar y codificar de acuerdo a las funciones
sustantivas y comunes de la entidad, utilizando las letras S y C respectivamente.
Catlogo de Disposicin Documental

38. El Catlogo de Disposicin Documental es un registro general y sistemtico que establece los
valores documentales primarios y secundarios, los plazos de conservacin, la vigencia documental,
la clasificacin de la informacin en pblica, reservada o confidencial y el destino final de los
documentos.
39. Los objetivos primordiales que justifican la elaboracin del Catlogo de Disposicin Documental son:
a)
b)
c)
Unificar los criterios sobre los tiempos de retencin de expedientes que forman las series
documentales, en los archivos de trmite y de concentracin, para una mejor circulacin de los
documentos a nivel institucional;
Conocer la informacin con que se cuenta, lo cual se logra detectando las diferentes series de
documentos que se producen y reciben; y
Determinar el tiempo de vida til de los documentos y su flujo a travs del sistema de archivo,
hasta convertirse en informacin histrica o baja documental. As se impide la acumulacin
innecesaria de papeles en los archivos, permitiendo a la vez la fluidez y obtencin oportuna de
la informacin.
40. Cada Sujeto Obligado, elaborar su Catlogo de Disposicin Documental (ANEXO 2), derivado de
su Cuadro General de Clasificacin.
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Inventarios documentales
41. El Inventario Documental es el instrumento de consulta que describe las series y expedientes de un
archivo y que permite su localizacin (inventario general), transferencia (inventario de transferencia)
o baja documental (inventario de baja documental), realizado por los responsables de las unidades
archivsticas de las reas Administrativas, de cada Sujeto Obligado.
42. Los objetivos primordiales que justifican la elaboracin de los inventarios documentales son:
Describir los documentos y expedientes por medio de ciertos elementos, con la finalidad de
conocer su contenido y localizacin fsica; y
Ser instrumentos de control y de consulta de las transferencias primarias y secundarias, as
como de las bajas de la documentacin sujeta a la disposicin documental.
43. El Inventario General se conforma con la unin del inventario documental de cada una de las reas
administrativas, siendo el Coordinador Normativo de cada Sujeto Obligado, el responsable de los
trabajos de integracin y actualizacin peridica. Cada rea administrativa deber contar con un
inventario que describa los expedientes, series y secciones de los archivos que tiene en resguardo
(ANEXO 3).
44. Los Inventarios documentales de transferencia primaria, transferencia secundaria y baja se
elaboraran conforme a los formatos (ANEXO 4, 5 Y 6).
Gua Documental de Archivos

45. Esquema general de descripcin de las series documentales y de los archivos pblicos del Estado
de Oaxaca, que indica sus caractersticas fundamentales conforme al Cuadro General de
Clasificacin Archivstica y sus datos generales.
46. Los elementos de descripcin de la gua documental de archivos, se agrupan en dos reas
informativas:
Identificacin
a.
b.
c.
d.
rea administrativa
rea de procedencia del archivo
Nombre y cargo del responsable
Domicilio, telfono y correo
electrnico.
Contexto
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
rea generadora o de procedencia

Fondo
Subfondo
Seccin
Serie (s) (nombre y descripcin)
Fecha (s) extrema (s)
Volumen (expedientes /cajas)
Ubicacin fsica
Cdigo de clasificacin
Descripcin
47. Cada Sujeto Obligado elaborar una Gua Documental que describa sus secciones y series, as
como otras caractersticas de los archivos que obran en su poder.
16

48. El comit tcnico de archivo debe integrar y actualizar anualmente, los instrumentos de consulta y
control archivstico ya mencionados.
Elaboracin, revisin y actualizacin de los instrumentos de consulta y

control archivstico.
49. Los sujetos obligados a travs de su Comit Tcnico de Archivos, debern elaborar un programa
institucional de administracin documental, en el que se estipulen tanto las fechas para la
organizacin total de sus archivos, as como un informe de la situacin que guarda el cumplimiento
de los presentes Lineamientos, el cual ser presentado ante a la Direccin del Archivo General del
Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.
50. El Comit Tcnico de Archivos, de cada Sujeto Obligado, obedecer a los plazos de revisin y
actualizacin de los instrumentos de consulta y control archivsticos, contenidos en la tabla que a
continuacin se presenta:
Instrumento
Periodicidad
Plazo perentorio
Cuadro General de Clasificacin
Anual
ltimo da hbil del mes de enero.
Catlogo de Disposicin Documental
Anual
ltimo da hbil del mes de febrero.
Inventario General
Anual
ltimo da hbil del ao.
Inventarios de transferencia
Anual
Inventario de baja documental
Anual
Gua documental de archivo
Anual
ltimo da hbil del mes de febrero.
DE LA ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
Recepcin de documentos
51. Acto jurdico administrativo que compromete a cada Sujeto Obligado al cumplimiento administrativo
de su gestin; el ingreso formal de cualquier documento, debe motivar acciones y respuestas
institucionales; por ello, los documentos que cada Sujeto Obligado recibe son materia de su
infraestructura documental y de un conjunto de acciones institucionales.
52. La recepcin de documentos, sus implicaciones jurdicas y administrativas para los servidores
pblicos y la Institucin, obligan a tener un proceso definido que d cuenta del ingreso oficial del
documento, su tratamiento y destino. Por ello, en la etapa de recepcin de documentos oficiales de
cada Sujeto Obligado se debern cumplir los siguientes principios:
a) Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentacin recibida;
b) Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentacin recibida al rea que se
encargar de su atencin y trmite; y
c) Garantizar que la documentacin recibida sea captada, organizada y conservada como
antecedente til para la gestin y toma de decisiones.
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53. Los documentos debern ingresar a cada Sujeto Obligado slo por medio de un rea especfica que
la Entidad Generadora haya destinado para ello (Unidad Central de Correspondencia).
54. Para este caso se deber elaborar una cdula de control cuyos elementos mnimos de descripcin
son:
a) El nmero identificador (folio consecutivo de ingreso, renovable anualmente);
b) El asunto (breve descripcin del contenido del documento);
c) Fecha y hora de recepcin; y
d) Generador y receptor del documento (nombre y cargo).
55. En el caso de que se implemente una aplicacin informtica para el control del archivo documental y
de gestin, estos elementos podrn ser complementados, en su caso.
56. La unidad central de correspondencia deber cerciorarse de que la documentacin sea
efectivamente para la institucin en donde se remite y que se encuentre ntegra y completa; deber
registrarla y separarla por rea y despachar la informacin.
57. Se deber despachar la documentacin de forma oportuna y expedita.
58. Los criterios de prioridad que se debern tomar en consideracin son:
a) Remitente;
b) Destinatario;
c) Plazos o vencimientos legales y fiscales;
d) Notaciones de confidencialidad y urgencia; y
e) La documentacin jurdica y fiscal, por su naturaleza, debe canalizarse de forma inmediata.
59. Cada rea de Control de Gestin Documental llevar el registro de su documentacin a travs de un
sistema.
60. Se deber determinar las reas y personas a las que, por sus funciones, se les respetar el carcter
de confidencial para la documentacin que sea recibida en sobre cerrado.
61. Toda la documentacin que ingrese en sobre cerrado con carcter de confidencial (de acuerdo a los
parmetros estipulados) o que contenga valores monetarios, se registrar y se turnar al rea
respectiva sin ser abierta.
62. Toda la documentacin que ingrese en sobre cerrado con carcter de oficial, se abrir para su
verificacin y registro, turnndola al rea respectiva para su gestin.
Seguimiento y control de documentos en trmite

63. Aspecto fundamental para la correcta y oportuna gestin administrativa y para la adecuada
integracin y preservacin de los acervos documentales.
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64. El seguimiento documental garantiza, por una parte, la recuperacin archivstica de la informacin y
por la otra, permite conocer el volumen y la situacin que guardan los asuntos recibidos y turnados a
las reas.
65. De acuerdo con lo anterior, y a efecto de garantizar un adecuado manejo de la documentacin en
trmite, se debern observar los siguientes criterios:
a) Las reas responsables de dar seguimiento a los documentos ingresados en las reas
administrativas de cada Sujeto Obligado, trabajarn en estrecha coordinacin para conocer la
situacin en la que se encuentran los documentos y su proceso de atencin;
b) El seguimiento de los documentos en trmite se har por medio de los mecanismos
establecidos por cada Sujeto Obligado;
c) Cada una de las reas administrativas deber dar el trmite que institucionalmente
corresponda, en apego a sus facultades e informar a las instancias de competencia las
gestiones realizadas; y
d) Todos los documentos recibidos por las reas responsables, as como las copias de los
documentos emitidos con su respectivo acuse, debern canalizarse al Archivo de Trmite
respectivo.
Despacho de la documentacin
66. Es la correcta y oportuna distribucin de todos los documentos que ingresan a las reas
administrativas de cada Sujeto Obligado y aquellos que genera la propia Institucin derivado de sus
actividades.
67. El correcto despacho de documentos constituye una actividad de alta significacin para el desarrollo
ordenado y para la culminacin satisfactoria de la gestin institucional.
68. Para garantizar el adecuado manejo de la documentacin, en el despacho de los documentos se
observarn puntualmente los siguientes criterios:
a) El despacho de la documentacin ser realizado segn sea establecido por cada Sujeto
Obligado.
b) Es responsabilidad de la unidad central de correspondencia ofrecer un servicio que garantice
seguridad, eficiencia y eficacia en el reparto de la documentacin;
c) La Unidad Central de Correspondencia deber solicitar a las reas que los documentos a
despachar contengan:
Remitente;
Destinatario: Nombre y cargo;
Direccin completa: calle, nmero, piso, Estado o Municipio, localidad, cdigo postal; y
Tipo de servicio preferente que se solicita.

d) Del mismo modo, en caso de que exista una oficina especfica para el despacho de los
documentos, sta ser la instancia responsable del despacho por mensajera, franqueo o valija;
y,
e) En cualquiera de las modalidades en que se despache la documentacin se reportar por los
medios que cada rea administrativa crea conveniente.
f)
En el caso de que se determine una aplicacin integral se considerarn los elementos de este
proceso.
19

Produccin y reproduccin de documentos

69. La produccin y reproduccin de documentos institucionales debe atender al criterio de suficiencia,
con la finalidad de generar los documentos en la cantidad necesaria; para lo cual se deber procurar
reducir el consumo inercial de papel, evitar el dispendio y explosin documental de copias y
fotocopias, optimizando con esto los procesos y evitando que se dupliquen los archivos
institucionales, las copias de conocimiento slo sern justificables si el proceso de gestin del
trmite lo estipula.
70. Para garantizar la adecuada produccin y reproduccin de documentos, se observarn
puntualmente los siguientes criterios:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Como regla general, los comunicados oficiales que sean generados por las reas
administrativas de cada Sujeto Obligado no emitirn copias para conocimiento, a menos que la
comunicacin involucre en el proceso a otra rea administrativa, en tal caso, las copias
formarn parte de su expediente respectivo;
Las reas administrativas slo conservarn para su archivo las copias emitidas de acuse de
recibo, en caso de que no hayan sido integrados en el expediente original, documento que hace
las veces del original emitido;
En caso de que sea indispensable disponer de copias como instrumento de trabajo y ayuda
para el control interno, stas no se tomarn como material de archivo y sern expurgadas, por
la propia oficina en el momento en que pierdan su utilidad funcional, previa constatacin de la
existencia del original en papel o su disponibilidad como documento electrnico;
Los documentos originales debern conservarse directamente en los expedientes de las reas
que los requieran, aun cuando hayan sido elaborados en una instancia diferente;
Las sntesis informativas, revistas, diarios y otros materiales documentales similares, no se
considerarn como parte del archivo. stos, una vez concluida su vida til, podrn canalizarse a
la biblioteca, hemeroteca o en su caso, podrn reciclarse;
Los documentos de fax o digitalizado impreso (escaneado) son instrumentos de comunicacin
empleados para optimizar tiempos y agilizar trmites; sin embargo, no sern materia de archivo
ni tampoco excluyen el trmite de recepcin o envo del documento original. Slo en los casos
en que el fax o el documento digitalizado impreso, sirvan como evidencia por la fecha para
algn trmite, se guardar como parte de los documentos originales. Se recomienda, en este
caso, sacar una fotocopia del fax, en caso de que est muy deteriorado para asegurar la
conservacin de la informacin; y
Todo expediente original que requiera de uno o ms duplicados debern generarse en medios
electrnicos si es posible, o en papel con el carcter de copia, adems no ser concentrado con
el propsito de optimizar su manejo, recursos y espacios.
Documentos activos o en trmite

71. La organizacin y conservacin de la documentacin activa de los Sujetos Obligados, sirve para que
cumplan su funcin como fuentes de informacin, para la operacin institucional y la toma de
decisiones.
20

72. Para el proceso de archivo de documentos activos o en trmite las reas administrativas de cada
Sujeto Obligado debern atender los siguientes principios:
a) Dar seguimiento y controlar los documentos sujetos a trmite hasta su integracin final al
archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas de manera
institucional;
b) Vigilar que al archivo ingresen slo documentos de archivo definidos por funciones y
competencias de cada rea administrativa o documentos oficiales en original o los que hagan
las veces de original, como establecen las disposiciones en cada materia, en el momento y del
modo adecuados, segn los manuales de procedimientos y de acuerdo a la integracin natural
segn los criterios archivsticos; y
c) Conservar sistemticamente organizados los expedientes obtenidos, adquiridos, transformados
o custodiados por las reas administrativas, integrando lgicamente los antecedentes
institucionales y garantizando su fcil localizacin y consulta.
73. Para garantizar el adecuado manejo de los documentos activos o en trmite, se observarn
a) Cada rea administrativa contar con el control o registro de los archivos de trmite necesarios,
en los que se conservarn los documentos de archivo recibidos o producidos en las reas que
de ella dependen;
b) Los responsables de los Archivos de Trmite debern garantizar la captacin ntegra y oportuna
de los documentos recibidos o producidos por la propia rea administrativa en el curso de sus
gestiones regulares, reuniendo sistemticamente los antecedentes de los trmites
institucionales;
c) Los Archivos de Trmite se organizarn por expedientes;
d) Los expedientes de cada Sujeto Obligado se integrarn tomando en cuenta los siguientes
elementos:
Los documentos debern corresponder a un mismo asunto;
Se integrarn siguiendo el orden cronolgico ascendente o descendente del trmite;
Los documentos preferentemente no debern ser perforados a menos de que por su

volumen sea necesario;
Los documentos sern guardados en un flder o carpeta cuya portada seguir el modelo
establecido (ANEXO 7);
Los documentos sern foliados de forma manual con lpiz o mecnicamente al cierre del
expediente.
e)
f)
g)
h)
La clasificacin de los expedientes se harn por fondos, secciones, series y subseries, si es el

caso, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificacin Archivstica;
Cada serie documental se ordenar alfabtica y cronolgicamente o de otra forma conveniente,
atendiendo la naturaleza de su contenido;
Cada contenedor (caja, archivero, librero o mobiliario especfico para guardar los expedientes)
deber tener su etiqueta identificadora al frente, con el nmero de gaveta o entrepao y nombre
de la(s) serie (s) que contenga (ANEXO 8);
En los casos en que un contenedor tenga varias series al interior, debern identificarse con la
codificacin respectiva, mediante separador con etiqueta;
21

i)
En los casos en que los archivos de trmite estn resguardados en un rea especfica y por un
responsable, podrn prestar la documentacin, previa autorizacin del servidor pblico
designado para tal efecto;
j)
Con el fin de evitar su alteracin, prdida, transmisin y acceso no autorizado, el expediente
nicamente podr ser consultado por otras reas en razn de sus funciones, previa autorizacin
del titular del rea administrativa o por los servidores pblicos designados por ausencia u otras
razones, y siempre que el solicitante firme la responsiva correspondiente;
k) Los expedientes prestados quedarn bajo la responsabilidad del solicitante, quien deber
devolverlo de manera ntegra, a ms tardar al trmino de 15 das calendario. De requerirlo por
ms tiempo, el solicitante deber volver a llenar una nueva solicitud de prstamo (ANEXO 9 y
10);
l)
El responsable del Archivo de Trmite deber dar seguimiento de los expedientes prestados y
requerir aqullos que hayan cumplido con el tiempo lmite de prstamo; y
m) El responsable del Archivo y el solicitante debern cotejar la integridad del expediente al
momento de la entrega-recepcin.
Transferencias primarias y la conservacin de expedientes semiactivos.

74. Con la finalidad de que los archivos de trmite sean eficientes y no acumulen indefinidamente
documentos que hayan perdido su vigencia operativa para las reas administrativas, es
indispensable transferir la documentacin semiactiva al Archivo de Concentracin.
75. La transferencia de documentacin debe realizarse conforme al procedimiento correspondiente y el
Catlogo de Disposicin Documental de la Institucin.
76. Con la finalidad de garantizar un adecuado tratamiento de la documentacin de cada Sujeto
Obligado, para la transferencia y conservacin de los expedientes semiactivos se observarn los
siguientes criterios:
a) La instancia responsable de la captacin y conservacin de los expedientes semiactivos ser el
Archivo de Concentracin, instancia que recibir directa y exclusivamente de los Archivos de
Trmite, los expedientes cuya utilidad operativa haya concluido, conforme al Catlogo de
Disposicin Documental;
b) El responsable del Archivo de Concentracin deber presentar su Programa de Transferencias
al Coordinador Normativo de cada Sujeto Obligado y turnarlo a las reas administrativas
responsables para su aplicacin;
c) El Programa de Transferencias deber contener el calendario anual, al que debern sujetarse
cada uno de los Archivos de Trmite para realizar sus transferencias;
d) Toda transferencia de expedientes semiactivos al Archivo de Concentracin se preparar de
forma correcta y organizada. Ser responsabilidad del rea administrativa que transfiera,
formular el inventario completo y preciso de los materiales concentrados mediante formato de
Inventario de Transferencia Primaria (ANEXO 4) al Archivo de Concentracin, que deber ser
revisado y, en su caso, validado por la propia instancia receptora;
e) Los Archivos de Trmite debern llevar un registro completo y preciso delas transferencias que
efecten; por su parte, el Archivo de Concentracin establecer el registro central de los
movimientos habidos en su institucin en tal materia, alimentando con esta informacin, en su
caso, la base de datos correspondiente;
22

f)
g)
h)
i)
El Archivo de Concentracin nicamente recibir la documentacin debidamente integrada en

expedientes de archivo, con el formato de inventario establecido y en cajas, modelo AM-30, con
su respectiva cartula;
El Archivo de Concentracin integrar, durante el primer semestre de cada ao y conforme al
calendario establecido, su acervo de acuerdo a la recepcin que haga de los expedientes,
previamente organizados y tendr el segundo para validar los inventarios;
El Archivo de Concentracin prestar los expedientes nicamente a las reas que transfirieron
los documentos, por medio del formato de prstamo establecido, por un periodo mximo de
treinta das calendario, con posibilidad a renovarse, previa justificacin;
En todo caso, el Archivo de Concentracin implementar los sistemas idneos para brindar un
apoyo efectivo a los Archivos de Trmite de su Sujeto Obligado, recibiendo con la agilidad
necesaria los expedientes semiactivos liberados por las reas administrativas, manteniendo
correctamente organizados los materiales, concentrados y resguardados en los repositorios
destinados para tal fin, en caso de ser requeridos, facilitarlos en consulta, durante el plazo
establecido para su conservacin precautoria dentro del respectivo Catlogo de Disposicin
Documental.
Valoracin secundaria, bajas documentales y transferencias secundarias.

77. La valoracin secundaria consiste en el proceso de anlisis y estudio para realizar la seleccin final
de los expedientes inactivos, representa una de las funciones ms delicadas de cuantas competen a
los servicios archivsticos, ya que consiste en decidir cules expedientes sern conservados o dados
de baja.
78. A efecto de garantizar el adecuado manejo de la documentacin de cada Sujeto Obligado, para la
valoracin y, en su caso, para la transferencia secundaria de documentos inactivos se observarn
a) El Archivo General del Poder Ejecutivo es la nica instancia que tendr facultades para
dictaminar acerca del destino final de la documentacin que ha terminado su guarda
precautoria, para promover la transferencia secundaria o baja de la misma;
b) Respecto a los plazos de conservacin y a las modalidades de valoracin de la documentacin
de cada Sujeto Obligado, aplicar los establecidos dentro del Catlogo de Disposicin
Documental del mismo;
c) Antes de proceder a la valoracin de los expedientes que han terminado su guarda precautoria,
el Archivo de Concentracin recabar, mediante oficio, la aprobacin del rea administrativa
que haya transferido los expedientes en cuestin, para garantizar la prescripcin efectiva de los
valores primarios de tales expedientes;
d) En caso de que el rea administrativa requiera la prrroga del plazo de conservacin de los
expedientes transferidos, lo har mediante oficio, registrando los cambios en el Catlogo de
Disposicin Documental a efecto de que en la actualizacin correspondiente se regularice el
nuevo periodo;
e) Toda transferencia de expedientes con valor permanente o histrico, deber ser
cuidadosamente preparada y organizada por el Archivo de Concentracin del Sujeto Obligado,
quedando los documentos bajo la responsabilidad del Archivo Histrico, y avalada por el
Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado;
23

f)
La seleccin de tales expedientes, la organizacin de la remesa y el inventario de los mismos

por transferir, debern ser revisados y validados por el Archivo Histrico de cada sujeto
Obligado y dictaminado por el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado;
g) El Archivo Histrico nicamente recibir la documentacin debidamente integrada en
expedientes de archivo, con el formato de transferencia secundaria (ANEXO 5) y en cajas
modelo AG-12, con su respectiva cartula;
h) La baja de los documentos y expedientes, sin valor alguno, conservados por el Archivo de
Concentracin, deber apegarse a las normas vigentes sobre la materia.
i)
Para este caso, el Archivo de Concentracin de los Sujetos Obligados, deber tramitar por
escrito ante la Direccin del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado, las solicitudes de
autorizacin de baja documental correspondientes, conforme a lo establecido en la normatividad
vigente, y ste a su vez, emitir el dictamen respectivo; as como requerir la intervencin
oportuna del rgano interno de control (Contralora), por medio de la Unidad o rea
administrativa, con la finalidad de vigilar la baja de la documentacin, mediando para ello el acta
de baja correspondiente (ANEXO 11);
j)
El dictamen del Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca y las actas de baja
documental o de transferencia secundaria se conservarn de manera precautoria, por un
mnimo de 10 aos y sern documentos de carcter pblico;
k) El responsable del Archivo de Concentracin deber elaborar y enviar al Archivo General del
Poder Ejecutivo del Estado, en todos los casos un informe final de los procesos de seleccin y
eliminacin documental de acuerdo al Catlogo de Disposicin Documental (CADIDO),
describiendo detalladamente el conjunto documental depurado, as como las tcnicas aplicadas
y los resultados del proceso en su conjunto;
l)
El responsable del Archivo de Concentracin deber integrar un expediente por cada baja
autorizada, cuidando incorporar los oficios, inventarios y acta respectiva;
m) Para el caso de los expedientes transferidos al Archivo Histrico del Archivo General del Poder
Ejecutivo del Estado de Oaxaca, tambin se abrir un expediente de transferencia con el acuse
del oficio de envo y copia de los inventarios remitidos; y
n) Los expedientes de baja documental autorizados por el Archivo General del Poder Ejecutivo del
Estado, forman parte de la serie baja documental, los que debern conservarse en el Archivo
de Concentracin por el plazo estipulado en el inciso j.
DE LA CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS

79. En los plazos de conservacin de los archivos se tomar en cuenta la vigencia documental as
como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente.
Vigencias documentales para los archivos

80. En la determinacin de vigencias documentales, se debern perseguir los siguientes propsitos:
a) Establecer los tiempos mximos de conservacin de archivos para lograr un manejo racional y
ptimo de los mismos;
b) Facilitar el flujo de archivos a fin de evitar su acumulacin innecesaria en oficinas; y
c) Facilitar el proceso de valoracin y disposicin de archivos.
81. Las vigencias documentales consisten en establecer los periodos en que los archivos se
conservarn en la Institucin. Para el establecimiento de tiempos de conservacin de archivos se
24

debe considerar sus valores primarios y secundarios, adems de las disposiciones jurdicas
aplicables a los mismos.
82. En la aplicacin de vigencias documentales se tomar en consideracin lo siguiente:
En el caso de expedientes, con ms de un valor, siempre aplicar el mayor en el

establecimiento del tiempo de conservacin;
Las vigencias documentales son aplicables a las series documentales, previamente

establecidas en el Cuadro General de Clasificacin Archivstica y segn lo estipule el Catlogo
de Disposicin Documental; y
Slo se aplicarn vigencias especficas a series, subseries y expedientes cuando contengan

informacin que requiera un tratamiento especial.
83. En los plazos de conservacin de los archivos se tomar en cuenta la vigencia documental as
como, en su caso, el periodo de reserva de la informacin correspondiente; en el caso de que otras
disposiciones jurdicas establezcan plazos mayores a los sealados, se contemplar lo establecido
por tales disposiciones.
84. Al concluir los plazos establecidos, cada Sujeto Obligado, a travs del Archivo de Concentracin de
su institucin, solicitar al Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado el dictamen de valoracin
para determinar el destino final de los documentos, como se seala en el apartado de valoracin
documental, bajas documentales y transferencias secundarias de estos lineamientos.
Condiciones fsicas para la conservacin de los archivos

85. El espacio fsico y el mobiliario de los archivos de trmite debern ofrecer las condiciones de
seguridad y funcionalidad que garanticen la conservacin de los documentos. Entre las cuales
destacan las siguientes:
El acervo no debe estar en una zona de humedad;
No debe representar el repositorio riesgo de inundaciones;
Los documentos no deben estar expuestos a la intemperie;
No deben ser expuestos directamente a los rayos del sol;
Cuidar que las instalaciones hidrulicas y elctricas sean seguras;
Para la ubicacin de los repositorios de Archivos, preferentemente deber utilizarse la planta

baja de los edificios, en caso de utilizar segundos o ms niveles deber garantizarse la
resistencia de la estructura del inmueble;
No utilizar stanos para Archivos;
Garantizar la limpieza del lugar;
Estar libre de plagas nocivas;
Contar con extintores especficos para apagar fuego originado por quema de papel;
Garantizar la seguridad en la guarda y custodia de los expedientes.
Guarda y custodia de los archivos

86. La guarda y custodia de los archivos es responsabilidad de las reas que los generan y de los
titulares de las unidades de archivo.
25

87. La guarda y custodia de los archivos implicar la integridad de los soportes y la confiabilidad de la
informacin.
88. Los archivos debern estar identificados y preservados y no se mezclarn con otros materiales.
89. La custodia de los archivos no slo corresponde al acceso y a su integridad, sino tambin a su
conservacin fsica, cuidando las condiciones mnimas en general, en los repositorios destinados
para tal fin.
90. La conservacin de los acervos se fundamenta en el principio de que todo documento posee una
naturaleza corprea o fsica y es portadora de un mensaje o contenido. Esto determina la bsqueda
de un necesario equilibrio entre la funcin conservadora, forzosamente restrictiva como protectora
de la materialidad del documento, y la funcin difusora, que debe ser magnnima por conocedora de
los valores que el documento detenta. De aqu se establece que la conservacin debe orientarse,
hacia la integridad fsica del documento (el soporte) y a su integridad funcional (la informacin
sustentada).
26

VII.- ANEXOS
ANEXO 1
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA.
ANEXO 2
CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL (CADIDO).
ANEXO 3
INVENTARIO GENERAL.
ANEXO 4
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.
ANEXO 5
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA.
ANEXO 6
INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL.
ANEXO 7
CARTULA DE EXPEDIENTE.
ANEXO 8
CARTULA DEL CONTENEDOR.
ANEXO 9
VALE DE PRSTAMO DE DOCUMENTACIN ACTIVA DE ARCHIVO DE TRMITE Y

CONCENTRACIN.
ANEXO 10
SOLICITUD DE PRRROGA DE PRSTAMO DE DOCUMENTACIN ACTIVA EN EL

ARCHIVO DE TRMITE O SEMIACTIVA EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIN.
ANEXO 11
ACTA DE BAJA DOCUMENTAL.
27

Anexo 1
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA

(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD)
Fondo: ____________________________________ (1) __________________________________________________________________

Subfondo: _________________________________ (2) __________________________________________________________________
Funcin: __________________________________ (3) _________________________________________________________________
NOMBRE DE LA SECCIN (4)
CDIGOS DE CLASIFICACIN (5)

SECCIN
SERIES
SUBSERIES
FUNCIN O ACTIVIDAD (6)
1S
1 S.1
1S.1.1
28

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA

INSTRUCTIVO DE LLENADO
No.
NOMBRE
FONDO
SUBFONDO
FUNCIN
NOMBRE DE LA SECCIN
CDIGOS DE CLASIFICACIN
FUNCIN O ACTIVIDAD
DEBE ANOTARSE
Nombre del Sujeto Obligado: Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.
El nombre que identifica a cada una de las Dependencias o Entidades del Poder Ejecutivo
del Estado.
Primero.- FUNCIN SUSTANTIVA, para especificar todas aquellas actividades que
constituyen la razn de ser de la Dependencia o Entidad.
Segundo.- FUNCIN COMN, para especificar todas aquellas actividades que facilitan el
cumplimiento de las atribuciones de la Dependencia o Entidad.
El nombre de la primera seccin (tercer nivel jerrquico), de la estructura archivstica. Se
utilizar un formato por cada seccin documental. Ejemplo: Recursos Humanos.
Seccin: El cdigo 1S que identifica a la primera seccin sustantiva.
Serie: El cdigo 1S.1 que identifica a la primera serie en que se dividir la primera seccin
sustantiva.
Subserie: 1S.1.1, solo cuando aplique, este cdigo llevar la primera subserie de la serie
1S.1
El nombre de las series y subseries que correspondan en relacin a las actividades y/o
funciones de cada Dependencia o Entidad.
29

Anexo 2
CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL (CADIDO)

Fondo: Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.
Subfondo: ____________________ (1) _________________________
Seccin: ______________________ (2) _________________________
Serie y Subserie
documental
Cdigo
(3)
Nombre
(4)
Plazos de conservacin
Valores primarios
A
(5)
L
(6)
F
(7)
Disposicin final
Baja
(11)
Vigencias
AT
(8)
AC
(9)
Conservacin
total (12)
Informacin
Muestra
(13)
Observaciones
Periodo de
reserva (14)
Confidencial (15)
Total
(10)
30

CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL (CADIDO)

No.
NOMBRE
DEBE ANOTARSE
SUBFONDO
SECCIN
CDIGO
NOMBRE
El nombre que identifica a cada una de las Dependencias o Entidades del Poder Ejecutivo del
Estado. Ejemplo: Secretara de Administracin.
Clave y nombre de la seccin del subfondo de acuerdo a las atribuciones correspondientes.
Ejemplo: Recursos Humanos
Las claves de las series y en su caso las subseries, de acuerdo al Cuadro General de
Clasificacin Archivstica.
Definicin genrica de la series, y en su caso, las subseries.
ADMINISTRATIVO (A)
Marcar con una X si la serie o subserie documental tiene este valor.
LEGAL (L)
FISCAL (F)
10
ARCHIVO DE TRMITE
ARCHIVO DE
CONCENTRACIN
VIGENCIA TOTAL
11
BAJA
12
CONSERVACIN TOTAL
13
MUESTRA
14
PERIODO DE RESERVA
15
CONFIDENCIAL
El tiempo (en aos) de conservacin en el Archivo de Trmite de la Dependencia o Entidad.

El tiempo (en aos) de conservacin en el Archivo de Concentracin de la Dependencia o
Entidad.
El total de aos sumados de los tiempos indicados en (8) y (9).
Marcar con X si la serie o subserie no contiene valores secundarios para tramitar su baja al
trmino de la vigencia total.
Marcar con X si la serie o subserie contiene valores secundarios para su transferencia al
Archivo Histrico al trmino de la vigencia total.
Marcar con X si algunos expedientes de la serie o subserie contienen valores secundarios
para guardar muestra, al trmino de la vigencia total.
El tiempo (en aos) en que los expedientes que forman la serie o subserie estarn reservados
por la informacin que contienen.
Marcar con X si los expedientes de la serie o subserie contienen informacin confidencial.
Simbologa:
A=
L=
F=
AT =
AC =
Nota:
Valor Administrativo.
Valor Legal.
Valor Fiscal
Archivo de Trmite.
Archivo de Concentracin.
En caso de que los documentos contengan otros valores, estos se indicarn.
31

Anexo 3
INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTE

FECHA: _________ (1) ____________
CLAVE
NOMBRE
FONDO:
SUBFONDO: (2)
SECCIN: (3)
SERIE: (4)
SUBSERIE: (5)
AREA ADMINISTRATIVA: (6)
Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca
NM. DE CAJA O PAQUETE ____ (7)__

CLAVE
DEL EXP.
(9)
DESCRIPCIN DEL EXPEDIENTE

(10)
UBICACIN TOPOGRFICA _______________________(8)____________________________________

VALOR
DOCUMENTAL
(11)
A
INFORMACIN (12)
RESERVADA
CONFIDENCIAL
FECHAS
(13)
APERTURA
CIERRE
VIGENCIA DOCUMENTAL
(14)
TRMITE
CONCENTRACIN
ELABOR
AUTORIZ
VALID
(15)
________________________
NOMBRE Y FIRMA
(16)
________________________
NOMBRE Y FIRMA
(17)
________________________
NOMBRE Y FIRMA
32

INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTE

Para el llenado de los formatos, se tomar estrictamente la informacin contenida en el Cuadro General de Clasificacin
Archivstica y el Catlogo de Disposicin Documental.
N
NOMBRE
FECHA
SUBFONDO
SECCIN
SERIE
SUBSERIE
6
7
8
REA
ADMINISTRATIVA
NMERO DE CAJA O
PQUETE
UBICACIN
TOPOGRFICA
CLAVE DEL
EXPEDIENTE
10
DESCRIPCIN DEL
EXPEDIENTE
11
VALOR DOCUMENTAL
12
VALOR DE LA
INFORMACIN
13
FECHAS DE
EXPEDIENTE
14
VIGENCIA
DOCUMENTAL
15
ELABOR
16
17
AUTORIZ
VALID
DEBE ANOTARSE
Da, mes y ao en que se registra el inventario.
Clave y nombre de la seccin del subfondo de acuerdo a las atribuciones correspondientes.
Ejemplo: Recursos Humanos
Clave y nombre de la serie documental que se va a inventariar, tomada de la seccin anterior
de acuerdo al Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
Clave y nombre de la subserie (cuando aplica) que se va a inventariar tomada de la serie
anterior de acuerdo al Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
Nombre del rea Administrativa responsable que recibe o genera los documentos de archivo
que integran el expediente.
Indicar el nmero de caja o paquete en el cul esta contenido el expediente.
La ubicacin fsica de la caja que contiene el expediente, indicando los datos que permitan su
localizacin (anaquel, estante, charola, etc.).
Frmula codificadora que contiene los elementos: subfondo, seccin, serie y/o subserie al
cual se le agrega el nmero consecutivo de expediente ms el ao en el que se abri el
primer documento.
Asunto de que trata el expediente, brevete o asiento descriptivo.
Las letras iniciales de los nombres de los valores que contiene el expediente que pueden ser
A para el valor administrativo, L para el valor legal y F para el valor fiscal.
Marcar con una X cuando el expediente contenga informacin reservada o confidencial, de
forma total o parcial por determinacin de la Ley de Transparencia Acceso a la Informacin
Pblica y Proteccin de Datos Personales.
APERTURA.- El da, mes y ao en nmeros arbigos, de la fecha del primer documento de
archivo (expediente recibido o generado). CIERRE.- El da, mes y ao en nmeros arbigos, de
la fecha del ltimo documento de archivo (expediente recibido o generado).
ARCHIVO DE TRMITE.-El tiempo que el expediente se conservar fsicamente en la unidad
de Archivo de Trmite.
ARCHIVO DE CONCENTRACIN.- El tiempo que el expediente se conservar fsicamente en la
unidad de Archivo de Concentracin.
Nombre y firma de la persona (Responsable), que requisita el inventario general por
expediente.
Nombre y firma del Responsable que autoriza, del rea Administrativa.
Nombre y firma del Responsable que valida.
33

Anexo 4
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

No. DE TRANSFERENCIA: ___ (1) ___
FECHA: _______ (2) __________
CLAVE
NOMBRE
FONDO:
SUBFONDO: (3)
SECCIN: (4)
SERIE: (5)
REA ADMINISTRATIVA: __________________________ (6) ___________________________
CLAVE DEL
EXPEDIENTE
FECHAS DEL EXPEDIENTE

(8)
APERTURA
CIERRE
VALOR DOCUMENTAL
(9)
ADMTVO.
LEGAL
FISCAL
CLASIFICACIN DE LA
INFORMACIN
(10)
RESERVADA
CONFIDENCIAL
VIGENCIA DOCUMENTAL
(11)
DESTINO FINAL
(12)
TRMITE
CONCENTR.
(7)
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRMITE
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIN
(13)
___________________________________
NOMBRE, CARGO Y FIRMA
(14)
___________________________________
34

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Para el llenado de los formatos, se tomar estrictamente la informacin contenida en el Cuadro General de Clasificacin
Archivstica y el Catlogo de Disposicin Documental.
NOMBRE
NMERO DE
TRANSFERENCIA
FECHA
SUBFONDO
SECCIN
SERIE
REA
ADMINISTRATIVA
CLAVE DEL
EXPEDIENTE
FECHA DEL
EXPEDIENTE
9
10
VALOR DOCUMENTAL
CLASIFICACIN DE LA
INFORMACIN
11
VIGENCIA
DOCUMENTAL
12
DESTINO FINAL
13
14
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE TRMITE
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIN
DEBE ANOTARSE
El nmero consecutivo de la remesa a realizar.
Da, mes y ao en que se efectu el inventario de transferencia primaria.
Clave y nombre en que se divide el subfondo de acuerdo a las atribuciones correspondientes.
Clave y nombre de la serie (subserie cuando aplica) documental, que se va a inventariar
tomada de la seccin anterior de acuerdo al Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
El nombre del rea Administrativa responsable que recibe o genera los documentos de archivo
que integran el expediente.
Frmula codificadora que contiene los elementos: Subfondo, seccin, serie y/o subserie al cual
se le agrega el nmero consecutivo de expediente ms el ao en que se abri el primer
documento.
APERTURA.- El da, mes y ao en nmeros arbigos, de la fecha del primer documento de
archivo del expediente recibido o generado.
CIERRE.- El da, mes y ao en nmeros arbigos, de la fecha del ltimo documento de archivo
del expediente recibido o generado.
Marcar con una X el valor correspondiente (ADMINISTRATIVO, LEGAL Y FISCAL).
Marcar con una X si la informacin contiene documentos reservados o confidenciales de
forma parcial o total (RESERVADA Y CONFIDENCIAL)
ARCHIVO DE TRMITE.-El tiempo que el expediente se conservar fsicamente en la unidad de
Archivo de Trmite.
ARCHIVO DE CONCENTRACIN.- El tiempo que el expediente se conservar fsicamente en la
unidad de Archivo de Concentracin.
La letra B si el expediente se dar de baja, C si se conservar totalmente y M si se guarda
una muestra. Despus del trmino de su vigencia total y de acuerdo al Catlogo de Disposicin
Documental
Nombre, cargo y firma del Responsable del Archivo de Trmite.
Nombre, cargo y firma del Responsable del Archivo de Concentracin.
35

Anexo 5
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

No. DE TRANSFERENCIA:_____ (1) ___
FECHA: _______ (2) ___________
CLAVE
FONDO
SUBFONDO (3)
SECCIN (4)
SERIE (5)
SUBSERIE (6)
NOMBRE
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ____________________________ (7) _____________________________
No. DE CAJA
O PAQUETE
CLAVE DEL
EXPEDIENTE
(8)
(9)
FECHAS DEL
EXPEDIENTE (10)
INICIAL
FINAL
VALORES SECUNDARIOS (12)

INFORMATIVOS
TESTIMONIALES
EVIDENCIALES
(11)
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIN
RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTRICO
(13)
___________________________________
(14)
___________________________________
36

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Para el llenado de los formatos se tomar estrictamente la informacin contenida en los instrumentos de consulta
institucionales, los cuales son: Cuadro General de Clasificacin Archivstica, Catalogo de Disposicin Documental y Gua Simple
de Archivos. Todos los campos contenidos en el formato de Inventario de Transferencia Secundaria debern ser requisitados
segn el caso para cada rea Administrativa.
N
NOMBRE
2
3
4
NMERO DE
TRANSFERENCIA
FECHA
SUBFONDO
SECCIN
SERIE
SUBSERIE
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
NMERODE CAJA O
PAQUETE
CLAVE DEL
EXPEDIENTE
7
8
9
10
11
12
13
14
FECHAS DEL
EXPEDIENTE
DESCRIPCIN DEL
EXPEDIENTE
VALORES
SECUNDARIOS
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIN
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE
HISTRICO
DEBE ANOTARSE
Nmero consecutivo de la Transferencia Secundaria a realizar por el Archivo de Concentracin
del rea Administrativa.
Da, mes y ao en que se realiza el inventario de Transferencia Secundaria.
La clave que identifica a cada una de las Dependencias o Entidades del Poder Ejecutivo.
Divisin del fondo de acuerdo a las atribuciones correspondientes, clave y nombre.
Clave y nombre de la serie en la que se divide la seccin de acuerdo a las atribuciones y
actividades correspondientes.
Clave de la divisin de la serie as como el nombre.
Nombre del rea Administrativa responsable que recibe o genera los documentos de Archivo
que integran los expedientes.
Nmero progresivo otorgado a las cajas o paquetes en el momento de realizar el inventario.
El nmero clasificador o frmula codificadora que contiene los elementos: subfondo, seccin,
serie y en su caso subserie del cual se le agrega el numero consecutivo del expediente.
INICIAL.- Da, mes y ao en nmeros arbigos, de la fecha del primer documento de archivo
del expediente.
FINAL.- Da, mes y ao en nmeros arbigos, de la fecha del ltimo documento de archivo del
expediente.
Asunto o asiento descriptivo del expediente.
La condicin de los documentos contenidos en el expediente que les confieren valores
informativos, testimoniales o evidnciales.
Nombre, cargo y firma del Responsable del Archivo de Concentracin.
Nombre, cargo y firma del Responsable del Archivo Histrico.
37

Anexo 6
INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL

No. DE INVENTARIO: __ (7) ___
FECHA: __ (8) ___
FOJA: __ (9) ___
CLAVE
NOMBRE
FONDO: (1)
SUBFONDO: (2)
SECCIN: (3)
SERIE: (4)
SUBSERIE: (5)
REA ADMINISTRATIVA___________________________________________________________________(6)________________________________________________________
NMERO
DE CAJA
NMERO DE
EXPEDIENTE
(10)
(11)
FECHAS DEL EXPEDIENTE (12)

INICIAL
FINAL
DA
TRMINO DE LA VIGENCIA (14)

MES
AO
(13)
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIN DE LA

DEPENDENCIA O ENTIDAD
TITULAR DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD GENERADORA
_________________(15)__________________
NOMBRE Y FIRMA
_________________(16)__________________
NOMBRE Y FIRMA
38

INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL

Para el llenado de los formatos se tomar la informacin contenida en los instrumentos de consulta institucionales: Cuadro
General de Clasificacin Archivstica, Catlogo de Disposicin Documental y Gua simple de archivos. Todos los campos
contenidos en el inventario de Baja Documental debern ser requisitados segn el caso por cada rea Administrativa.
N
NOMBRE
1
2
3
FONDO
SUBFONDO
SECCIN
SERIE
SUBSERIE
REA ADMINISTRATIVA
NMERO DE INVENTARIO
8
9
10
FECHA
FOJA
NMERO DE CAJA
11
NMERO DE EXPEDIENTE
12
FECHAS DEL EXPEDIENTE
13
14
15
16
DESCRIPCIN DEL
EXPEDIENTE
FECHA DEL TRMINO DE LA
VIGENCIA
RESPONSABLE DEL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIN
TITULAR DE LA
GENERADORA
DEBE ANOTARSE
Identificador del Poder Ejecutivo del Estado.
La clave que identifica a cada una de las Dependencias o Entidades.
Divisin del subfondo de acuerdo a las atribuciones correspondientes, clave y nombre.
Clave y nombre de la Serie en la que se divide la seccin de acuerdo a las atribuciones y
actividades correspondientes en el rea Administrativa.
La clave y el nombre de acuerdo a la divisin de la serie.
Nombre del rea Administrativa responsable que recibe o genera los documentos de
archivo, (Coordinacin, Direccin, Unidad o Departamento).
Nmero consecutivo del inventario de baja a requisitar por el responsable del Archivo de
Concentracin.
Fecha en que se requisita el formato.
Nmero consecutivo de fojas del inventario.
Nmero progresivo otorgado a los paquetes o cajas al realizar el inventario.
El nmero clasificador que contienen los elementos: Subfondo, seccin, serie y en su caso
subserie, al cual se le agrega el nmero consecutivo del expediente.
INICIAL.- Da, mes y ao en nmeros arbigos, de la fecha del primer documento de
archivo del expediente.
FINAL.- Da, mes y ao en nmeros arbigos de la fecha del ltimo documento de archivo
del expediente.
El asunto o asiento descriptivo del expediente as como el nmero de fojas.
Da, mes y ao en que termina la vigencia total asignada en el Catlogo de Disposicin
Documental.
Nombre completo y firma del Responsable del Archivo de Concentracin que formul el
inventario.
Nombre, cargo y firma del titular o Representante de la Dependencia o Entidad que
promueve la baja documental.
39

Anexo 7
CARTULA DE EXPEDIENTE
(DEPENDENCIA O ENTIDAD (1))
REA ADMINISTRATIVA: (2)
SUBFONDO: (3)
SECCIN: (4)
SERIE: (5)
SUBSERIE: (6)
FRMULA CODIFICADORA: (7)
FECHA DE APERTURA: (8)
ASUNTO: (10)
FECHA DE CIERRE: (9)
VALORES DOCUMENTALES (11)

ADMINISTRATIVO:
VIGENCIA EN TRMITE: (12)
VIGENCIA EN CONCENTRACIN: (13)
PBLICA
LEGAL:
CONFIDENCIAL
FISCAL:
No. DE FOJAS: (14)
CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN
RESERVADA
PARCIALMENTE PBLICA
INFORMACIN RESERVADA/CONFIDENCIAL
FUNDAMENTO LEGAL: (16)
FECHA DE CLASIFICACIN: (17)
PERIODO DE RESERVA: (18)
AMPLIACIN DEL PERIODO DE RESERVA:(19)
RBRICA DEL TITULAR DEL REA: (20)
FECHA DE DESCLASIFICACIN: (21)
NOMBRE
SERVIDOR PBLICO QUIN DESCLASIFICA: (22)

CARGO
FIRMA
40

CARTULA DE EXPEDIENTE
Para el llenado del formato se tomar estrictamente la informacin contenida en los instrumentos de consulta institucionales:
Cuadro General de Clasificacin Archivstica, Catlogo de Disposicin Documental y Gua Documental de Archivos. Todos los
campos contenidos en el formato de la portada o guarda exterior de los expediente debern ser requisitados segn sea el caso
para cada rea administrativa.
No.
1
3
4
NOMBRE
REA
ADMINISTRATIVA
SUBFONDO
SECCIN
SERIE
SUBSERIE
FRMULA CODIFICADORA
FECHA DE APERTURA
FECHA DE CIERRE
10
ASUNTO
11
VALORES DOCUMENTALES
12
VIGENCIA EN TRMITE
13
14
15
VIGENCIA EN
CONCENTRACIN
No. DE FOJAS
CLASIFICACIN DE LA
INFORMACIN
16
FUNDAMENTO LEGAL
17
FECHA DE CLASIFICACIN
18
PERIODO DE RESERVA
19
AMPLIACIN DEL PERIODO

DE RESERVA
20
RBRICA DEL TITULAR
21
FECHA DE CLASIFICACIN
22
SERVIDOR PBLICO QUE

DESCLASIFICA
DEBE ANOTARSE
Nombre de la Dependencia o Entidad del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.
Nombre del rea Administrativa responsable que recibe o genera los documentos de
archivo que integra el expediente.
Nombre que identifica a cada una de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo.
Nombre de la seccin documental determinado en el Cuadro de Clasificacin.
Nombre de la serie a la que corresponde el expediente de acuerdo con el Cuadro de
Clasificacin Institucional.
Cuando aplica el nombre de la subserie a la que corresponde el expediente de acuerdo
con el Cuadro de Clasificacin.
Nmero clasificador que contiene los elementos: Subfondo, seccin, serie y subserie al
cual se le agrega el nmero consecutivo del expediente ms el ao de apertura del primer
documento.
Da, mes y ao en nmeros arbigos, de la fecha del primer documento de archivo del
expediente recibido o generado
Da, mes y ao en nmeros arbigos, de la fecha del ltimo documento de archivo del
expediente recibido o generado
Resumen o sinopsis del contenido sobre el que versa el expediente.
Marcar con una X las opciones de valores que contenga el expediente en el Archivo de
Trmite y de Concentracin.
Periodo en que el expediente se guardar en la Unidad de Archivo de Trmite del rea
generadora.
Periodo en que el expediente se guardar en la Unidad de Archivo de Concentracin de la
Dependencia o Entidad.
Nmero de fojas que integran el expediente concluido debidamente foliado.
Marcar con una X la(s) opcin(es) de acuerdo a la clase de informacin que contenga el
expediente. Previamente definida por el Comit de Informacin.
El nombre de la Ley, Reglamento y/o cualquier disposicin que fundamente y motive que
el expediente contiene informacin confidencial o reservada.
Da, mes y ao en que el expediente es clasificado por su informacin.
El tiempo que el expediente permanecer reservado de conformidad con los criterios
establecidos por el Comit de Informacin.
Cuando sea el caso, el tiempo autorizado por la Comisin de Transparencia una vez
transcurrido el periodo de reserva.
Firma del Titular del rea Administrativa (Direccin, Subdireccin, Coordinacin, Unidad o
Departamento) responsable que gener el expediente.
Da, mes y ao en que termina el periodo de reserva y se ha extinguido la causa que
origin su clasificacin.
El nombre completo, cargo y firma del Servidor Public que desclasifica el expediente, una
vez que se han extinguido las causas que origin su clasificacin.
41

Anexo 8
CARTULA DEL CONTENEDOR

FONDO:_____________________________________________ CAJA__DE__(7)___
SUBFONDO:_______________________(1)_________________________________
SECCIN:_________________________(2)_________________________________
SERIE:______________________(3)_______________________________________
SUBSERIE:___________________________ (4)______________________________
FRMULA CODIFICADORA ___________(5)__________________________________
TOTAL DE EXPS.__(6)____
CONTINUAR EN CASO NECESARIO:
SERIE:____________________________(3)_________________________________
SUBSERIE:___________________________ (4)______________________________
FRMULA CODIFICADORA ___________(5)_________________________________
42

CARTULA DEL CONTENEDOR

Para el llenado de los formatos se tomar estrictamente la informacin contenida en los instrumentos de consulta: Cuadro
General de Clasificacin Archivstica, Catlogo de Disposicin Documental y Gua Simple de Archivos. Todos los campos
contenidos en el formato Cartula del Contenedor debern ser requisitados segn el caso para cada Unidad Administrativa.
o
NOMBRE
SUBFONDO
SECCIN
SERIE
SUBSERIE
FRMULA CODIFICADORA
TOTAL DE EXPEDIENTES
CAJA N _______________
DE___________________
DEBE ANOTARSE
Nombre del subfondo que identifica cada una de las Dependencias y Entidades del Poder
Ejecutivo.
Nombre de la seccin en que se divide el subfondo de acuerdo a las atribuciones
correspondientes.
Nombre de la serie en que se divide la seccin de acuerdo a las atribuciones o actividades
correspondientes.
Cuando aplica, el cdigo de la divisin de la serie que identifica al conjunto de expedientes
producidos en las reas Administrativas.
Nmero clasificador que contiene los elementos: Fondo, subfondo, seccin, serie y
subserie a la cual se le agrega el nmero consecutivo del expediente, ms el ao en el que
se abri el primer documento.
Nmero total de expedientes que contiene la caja.
Nmero consecutivo y progresivo de las cajas contenedoras.
43

Anexo 9
VALE DE PRSTAMO DE DOCUMENTACIN ACTIVA DE ARCHIVO DE TRMITE Y CONCENTRACIN

No. de solicitud:
Fecha de elaboracin:
No. de empleado:
DATOS DEL SOLICITANTE
Nombre (s):
Puesto:
rea de Adscripcin:
Domicilio (oficina):
Telfono:
(8)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Correo electrnico:
(9)
DATOS DEL EXPEDIENTE:

CLAVE
FONDO:
SUBFONDO:
SECCIN:
SERIE:
SUBSERIE:
NOMBRE
(10)
(11)
(12)
(13)
Contenido del expediente:
(14)
Estado fsico del expediente:
(15)
Nm. Fojas
Fecha y hora de Prstamo:
Prrroga (20)(Formato Anexo)
(16)
(18)
Observaciones:
(21)
SOLICITA
(22)
_____________________
NOMBRE Y FIRMA
Calidad Documental:
Plazo de Prstamo:
AUTORIZA
(23)
_____________________
NOMBRE CARGO Y FIRMA
(17)
(19)
ENTREGA
(24)
______________________
NOMBRE Y FIRMA
RECIBE
(25)
_______________________
NOMBRE Y FIRMA
44

VALE DE PRSTAMO DE DOCUMENTACIN ACTIVA DE ARCHIVO DE TRMITE Y

CONCENTRACIN
Para el llenado de los formatos se tomar estrictamente la informacin contenida en los instrumentos de consulta: Cuadro
General de Clasificacin Archivstica, Catlogo de Disposicin Documental y Gua Documental de Archivos. Todos los campos
contenidos en el vale de prstamo de documentacin activa de Archivo de Trmite y Concentracin, debern ser requisitados
segn el caso para cada rea productora de documentos.
o
NOMBRE
NMERO DE SOLICITUD
FECHA DE ELABORACIN
NMERO DE EMPLEADO
4
5
6
7
NOMBRE (S)
PUESTO
REA DE ADSCRIPCIN
DOMICILIO (OFICINA)
TELFONO
9
10
11
CORREO ELECTRNICO
SUBFONDO
SECCIN
12
SERIE
13
SUBSERIE
14
15
16
17
18
CONTENIDO DEL
EXPEDIENTE
ESTADO FSICO DEL EXP.
NMERO DE FOJAS
CALIDAD DOCUMENTAL
FECHA Y HORA DE
PRSTAMO
19
PLAZO DE PRSTAMO
20
PRRROGA
21
OBSERVACIONES
22
SOLICITA
23
AUTORIZA
24
ENTREGA
25
RECIBE
DEBE ANOTARSE
Nmero consecutivo de solicitud para control interno.
El da, mes y ao en que se requisita el formato de prstamo de expediente de Archivo de
Trmite o concentracin.
Nmero de empleado autorizado y asignado por la Dependencia al servidor pblico que
solicita los expedientes en calidad de prstamo.
Nombre del servidor pblico autorizado que solicita el prstamo.
Cargo que desempea el solicitante del prstamo.
Nombre del rea a la que pertenece el solicitante del prstamo.
La ubicacin fsica dentro de la Dependencia del solicitante.
Nmero telefnico de la oficina de adscripcin en el rea Administrativa a la que pertenece
el solicitante.
La direccin electrnica del solicitante del prstamo.
Clave del subfondo que identifica a cada una de las Dependencias y Entidades del Ejecutivo.
Clave en la que se divide el subfondo de acuerdo a las atribuciones correspondientes.
Clave en la que se divide la seccin de acuerdo a las atribuciones o actividades
correspondientes.
Clave de la divisin de la serie que identifica al conjunto de documentos producidos en las
reas Administrativas resultado de una actividad o accin administrativa.
Descripcin breve o asunto sobre el cual versa el expediente.
Estado fsico en que se encuentra el expediente al momento del prstamo.
Nmero total de hojas tiles al cierre del expediente.
La calidad de documentos de archivo que contiene el expediente (original, copia o mixto)
Da, mes, ao y hora en que se presta el expediente de Archivo de Trmite o Concentracin
Da, mes, ao y hora en que se devolver el expediente de Archivo de Trmite o
Concentracin
La extensin del tiempo de prstamo solicitada mediante oficio dirigido al titular del rea
Administrativa.
Ubicacin topogrfica y las condiciones fsicas, en las que es devuelto el expediente y/o
cualquier otra circunstancia que amerite dejar constancia en el expediente.
Nombre y firma del servidor pblico que solicita el prstamo y/o consulta del (los)
expedientes de Archivo de Trmite o Archivo de Concentracin.
Nombre cargo y firma del servidor pblico autorizado para aprobar el prstamo de
expedientes de Archivo de Trmite o Archivo de Concentracin.
Nombre y firma del Servidor Pblico autorizado que efecta la entrega fsica del expediente
de Archivo de Trmite o Archivo de Concentracin.
Nombre y firma del servidor pblico que recibe la documentacin o expediente de Archivo
de Trmite o Archivo de Concentracin
45

Anexo 10
SOLICITUD DE PRRROGA DE PRSTAMO DE DOCUMENTACIN ACTIVA EN EL ARCHIVO DE TRMITE O SEMIACTIVA

EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIN
No. de solicitud:
Fecha:
No. de
empleado:
(1)
(2)
(3)
Nombre: (4)
Prrroga:
PRRROGA DEL__________(5)____________________________________ AL___________________________________(6)_____________
AUTORIZA
SOLICITA
ENTREGA
(7)
_________________
(8)
_________________
(9)
_________________
46

SOLICITUD DE PRRROGA DE PRSTAMO DE DOCUMENTACIN ACTIVA EN EL ARCHIVO DE

TRMITE O SEMIACTIVA EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIN
No.
1
2
3
NOMBRE
NMERO DE
SOLICITUD
FECHA DE
ELABORACIN
NMERO DE
EMPLEADO
NOMBRE (S)
PRRROGA DEL_
AL _
AUTORIZA
SOLICITA
ENTREGA
DEBE ANOTARSE
Nmero consecutivo para control interno.
Da, mes y ao en que se requisita el formato de prrroga de documentacin activa de
Archivo de Trmite o semiactiva de Archivo de Concentracin.
Nmero de empleado asignado por la Dependencia al servidor pblico que solicita los
expedientes en calidad de prstamo.
Nombre del servidor pblico que solicita el prstamo.
Da, mes y ao en que da inicio la prrroga del prstamo del expediente de Archivo de
Trmite o Archivo de Concentracin.
Da, mes y ao en que se prorroga el prstamo del expediente de Archivo de Trmite o
Archivo de Concentracin.
Nombre, cargo y firma del servidor pblico autorizado para aprobar la prrroga del prstamo
de expedientes de Archivo de Trmite o Archivo de Concentracin.
Nombre, cargo y firma del servidor pblico que solicita la prrroga del prstamo y/o consulta
de (los) expedientes de Archivo de Trmite o Archivo de Concentracin.
Nombre, cargo y firma del servidor pblico que efecta la entrega fsica del expediente de
Archivo de Trmite o Archivo de Concentracin.
47

Anexo 11
FORMATO DE ACTA DE BAJA DOCUMENTAL
EN EL MUNICIPIO DE __________________ OAXACA, SIENDO LAS_____ HORAS DEL DA ________ DE

___________ DEL AO DOS MIL ___________, SE RENEN EN EL LOCAL QUE OCUPAN LAS OFICINAS
DE_____________________________, EL C. _______________________, DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL
DEL
PODER
EJECUTIVO
DEL
ESTADO,
EL
C.
__________________,
TITULAR
DE
_________________________, EL C.______________________ REPRESENTANTE DE LA SECRETARA DE LA
CONTRALORA Y TRANSPARENCIA GUBERNAMENTAL, Y LA LIC. ____________________________
COORDINADORA DEL PROGRAMA RECCLAJE, A PETICIN ESCRITA DEL C.______________DE
___________________________, DEPENDENCIA QUE SOLICITA LA BAJA DEFINITIVA DE LOS DOCUMENTOS
QUE FORMAN PARTE DE SU ARCHIVO DE CONCENTRACIN Y QUE A CONTINUACIN SE DESCRIBE:--------------------------------------------------------------------------ANTECEDENTES-----------------------------------------------------------------UNA VEZ REVISADA Y VALIDADA LA DOCUMENTACIN REQUERIDA, POR LAS PARTES ACTUANTES Y CON
EL PROPSITO DE EJERCER UNA ADECUADA ADMINISTRACIN ARCHIVSTICA Y DAR CUMPLIMIENTO A LA
SOLICITUD, SE EMITE DICTAMEN POR EL ARCHIVO GENERAL QUIEN EN ESTE ACTO HACE:----------------------------------------------------------------------------------------------CONSTAR---------------------------------------------------------------------PRIMERO:- LA DOCUMENTACIN CUYA BAJA SE PROMUEVE, NO POSEE VALORES ADMINISTRATIVOS,
LEGALES, FISCALES, INFORMATIVOS, EVIDNCIALES Y TESTIMONIALES.-------------------------------------------------SEGUNDO.- QUE NINGUNO DE LOS DOCUMENTOS REVISADOS MERECE SER INCORPORADO AL ACERVO
DEL REA DEL ARCHIVO HISTRICO DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO, NI AMERITA SER
DIGITALIZADO ANTES DE EFECTUAR LA PRESENTE ACTA.----------------------------------------------------------------------TERCERO.- QUE NINGUNA DE LAS CAJAS CONTIENE OBJETOS O VALORES DE CONSERVACIN
SEMEJANTES A LOS DESCRITOS EN LA LEGISLACIN VIGENTE PARA LA PROTECCIN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DEL ESTADO O PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS BIENES DEL DOMINIO PBLICO DEL
ESTADO.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CUARTA.- QUE TAMPOCO CONTIENE BIENES IGUALES A LOS DESCRITOS EL ARTCULO 6 FRACCIN XVIII
DE LA LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES, PUBLICADA EN EL DIARIO OFICIAL DE FECHA 20 DE MAYO
DE 2004.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------QUINTA.- LA_______________________________, DE INMEDIATO Y UNA VEZ EMITIDO EL DICTAMEN POR EL
ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE OAXACA Y CON EL VISTO BUENO DE LA
SECRETARA DE LA CONTRALORA Y TRANSPARENCIA GUBERNAMENTAL, SE COMPROMETE A
IMPLEMENTAR Y LLEVAR A CABO EL MTODO PARA DESECHAR LA DOCUMENTACIN PREVIAMENTE
DEPURADA E INVENTARIADA, DE CONFORMIDAD CON LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE OAXACA Y
REGLAMENTO DE LOS ARCHIVOS CORRESPONDIENTES.
POR LO ANTERIOR, HEMOS TENIDO A BIEN CON BASE EN LAS FACULTADES QUE NOS CONFIERE LA
NORMATIVIDAD VIGENTE, SUSCRIBIR LA SIGUIENTE--------------------------------------------------------------------------------
48

-----------------------------------------------------------------DECLARATORIA-------------------------------------------------------------------
NICA.- CON LAS FORMALIDADES DE RIGOR, Y A INSTANCIA DEL OFICIO__________________ DE

FECHA_________ SUSCRITO POR EL C.__________________________________SE PROCEDE A DAR DE
BAJA:________________________________________________________________________________________
QUE SE RELACIONA EN EL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIN SELECCIONADA PARA BAJA
DOCUMENTAL Y SE ANEXA EN LA PRESENTE ACTA QUE CONSTA DE ______ FOJAS.
NO HABIENDO OTRO ASUNTO QUE TRATAR, SE CIERRA LA PRESENTE ACTA, SIENDO EL MISMO DA Y
AO DE SU INICIO, AS MISMO SE ANEXAN COPIAS FOTOSTTICAS DE IDENTIFICACIN OFICIAL CON
FOTOGRAFA DE LOS REPRESENTANTES QUE INTERVIENEN-------------------------------------------------------------------
FIRMAN DE CONFORMIDAD
DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO
C. _____________________________________
POR LA DEPENDENCIA O ENTIDAD GENERADORA

TITULAR
C. _____________________________________
POR LA SECRETARA DE LA CONTRALORA Y TRANSPARENCIA GUBERNAMENTAL.

REPRESENTANTE
C. _____________________________________
PROGRAMA RECICLAR PARA LEER

C. _____________________________________
ESTA HOJA FORMA PARTE DEL ACTA DE BAJA DOCUMENTAL CELEBRADA ENTRE EL ARCHIVO
GENERAL
DEL
PODER
EJECUTIVO
DEL
ESTADO
DE
OAXACA
Y____________________________________________________________________________________________
49

Oaxaca de Jurez, Oaxaca, a 06 de marzo de 2014.- Secretario de Administracin, Licenciado

Alberto Vargas Varela, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Oaxaca,
Licenciado
Gabino
Cu
Monteagudo,
____________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Rbricas.
50

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Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia

de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca

ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN,

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Aprobacin del Documento

C.P. Carlo Magno Ochoa Arellano

Consideracin del cambio en el documento

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

NORMATIVIDAD APLICABLE ...................................................................

DISPOSICIONES GENERALES ................................................................

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Principio de Procedencia o Pertenencia: Fundamento de la archivstica que establece que los

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Criterios genricos para la organizacin, conservacin y custodia de los

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Se establecer una clasificacin homognea, partiendo de las definiciones oficiales y conceptos

Para la transferencia primaria, el archivo de concentracin recibir del archivo de trmite

V.- NORMATIVIDAD APLICABLE

Ley de Archivos del Estado de Oaxaca.

Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica para el Estado de Oaxaca.

Ley de Proteccin de Datos Personales del Estado de Oaxaca.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios de Oaxaca.

Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

VI.- DISPOSICIONES GENERALES

Sistemas Integrales de Archivo.

El Sistema Integral de Archivos es el conjunto de unidades archivsticas, administrativas e histricas

Unidad Central de Correspondencia,

Coordinador Normativo de Archivo.

La integracin de este esquema organizacional, no implica la creacin forzosa de plazas o

Coordinador Normativo de Archivos

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Unidad Central de Correspondencia

El responsable designado tiene las siguientes funciones:

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Unidad de Archivo de Trmite

Las unidades de archivo de trmite, son responsables de la administracin de documentos de uso

Integrar, clasificar, ordenar, describir, archivar y custodiar los expedientes en trmite;

Unidad de Archivo de Concentracin

Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de la normatividad en la materia;

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Unidad de Archivo Histrico

Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de la normatividad en la materia;

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Recibir de los Archivos de Concentracin, exclusivamente los documentos y expedientes que

DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Documentos de comprobacin administrativa y apoyo informativo.

No son documentos estructurados en relacin a un asunto;

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVSTICOS.

Cuadro General de Clasificacin:

Facilitar el acceso y la consulta de la documentacin desde su creacin en las reas

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Componentes del Cuadro General de Clasificacin

Catlogo de Disposicin Documental

Lineamientos para la Organizacin, Conservacin y Custodia de

Gua Documental de Archivos

rea generadora o de procedencia

Fondo: (1) ______________________________