SIG Gestor Comercial

Universidad Central del Ecuador
Facultad de Ingeniería – Escuela de Ciencias

Sistema de Información Gerencial
Gestor Comercial
Presentación
Los sistemas de Información Gerencial están diseñados para proporcionar

información para la toma de decisiones por parte de la Administración de una
organización, la información base está en un sistema transaccional.
Un sistema de información gerencial se puede realizar si se comprende la

información que maneja y los procesos que están relacionados, por lo que a
efectos de desarrollar el curso y tener información para utilizar en las prácticas,
se especifica la funcionalidad del sistema.
Es necesario que los procesos estén definidos y por ende los flujos de trabajo.
Este documento, de apoyo al desarrollo de la clase, explica la funcionalidad de

un sistema y un somero diseño de una base de datos.
Con esta información el estudiante puede tener una mejor información para el
desarrollo del curso de Sistemas de Información Gerencial, de un modelo de
Gestor Comercial.
1.- Manejador de Aplicaciones
Módulo para el manejo de opciones con los permisos a nivel de usuario que se
definan.
Esté módulo es parte del sistema comercial y es requisito para el

funcionamiento.
o Manejo de usuarios
o Manejo de opciones
o Manejo de asignación de opciones a usuarios
o Manejo del sistema.
1.1.- Análisis
Una herramienta para el manejo de aplicaciones, debe permitir definición

menús, opciones y usuarios, manejo de autorizaciones por nivel.
El menú debe tener niveles de accesos para: opciones y usuarios, principio de

Negar todo. Adicionalmente el manejo de accesos explícitos.
El menor nivel de acceso es 0, el mayor nivel 9. Puede funcionar: 0 para

usuarios finales, 5 para programadores y 9 para administrador.
Gestor Comercial /Ing. César Morales Mejía 1

El momento que un usuario navega por el menú, solo se presentan las

opciones que tiene habilitadas, por lo que disminuye el riesgo.
Se utiliza los niveles de acceso del usuario, del elemento y los accesos
explícitos. Se maneja el nivel de granularidad para seguridad.
1.2.- Diseño
Para la navegación es importante la definición del elemento, debe tener:

número elemento padre, número elemento, descripción, tipo (menú, opción,
comando).
Definición de Elemento: Nivel de acceso elemento, nombre programa a

ejecutar, número de orden de presentación en menú, estado.
La definición del usuario: Id. Nombre, Cargo, Siglas, Nivel de acceso usuario,
Estado, Clave (encriptada). Código de empleado en organización.
Con el código de empleado, se puede tener acceso a Recursos Humanos,

para información adicional: Foto, Firma, Area de trabajo, Estado, etc.
Los empleados que salen de una organización deben ser desactivados del
menú, se ejecuta un proceso en base al Estado del Empleado en Recursos
Humanos
El registro de auditoría se debe realizar el momento que un usuario utiliza una

opción, permite realizar un seguimiento del uso del sistema.
El registro de auditoría debe tener al menos: fecha, hora, usuario, dispositivo,

programa llamado. Se deben hacer consultas por criterios.
Ventajas
Si una opción no se utiliza durante un tiempo, lo más seguro es que no fue

bien diseñada, implica problemas en la calidad del software.
Se pueden generar estadísticas de auditoría, los programas que más se

utilizan representan una oportunidad de realizar otros desarrollos.
Implementar el Menú en una base de datos, permite que el mantenimiento de

las opciones un sistema sea más fácil de presentar.
Se puede generar un listado de las opciones de un sistema, lo cual es de

mucha ayuda el momento de la documentación de un aplicativo.
Es posible manejar la documentación de ayuda, asociado a la opción se debe

poner un documento donde está la ayuda. Genera manual de usuario.

Para el manejo de autorizaciones, se puede generar un listado de los accesos

que tiene un usuario, haciendo un barrido por el menú y accesos.
Es posible generar un listado de los usuarios que tienen acceso a una opción.
Si es crítica, validar con el responsable para darle seguridad.
2.- Gestor Comercial
Para un Gestor comercial de una Empresa de Servicio de Agua Potable y

Alcantarillado, se estudiará el manejo de:
o Catastros
o Clientes
o Contratos
o Lecturas
o Facturación
o Recaudación
o Información Económica
Se tiene una Empresa nueva, el primer paso es el levantamiento de la

información y luego ingresar en un Sistema de Gestión Comercial.
La empresa tiene una Matriz y Agencias en sectores cercanos.
La Matriz y/o las Agencias pueden ser operadas por diferentes Gestores
Comerciales, pero el Ente Regulador necesita disponer de toda la información
para tomar decisiones.
El Gestor Comercial toma las lecturas y factura en sus instalaciones.
2.1.- Catastros.
2.1.1.- Análisis.
La empresa de agua potable necesita contar con la información de los

clientes, reales y potenciales, para lo cual ha realizado un censo y la
información se encuentra en formularios, que se utiliza para ingresar la
información al sistema.
Se debe considerar que existirá un margen de error.
Si un cliente no se encuentra catastrado o es incorrecta la

información, debe llenar un formulario manualmente, se debe
efectuar una inspección si es del caso e incorporarlo a la base de
datos o actualizar la información.
Para actualizar el nombre o la dirección debe presentar

documentación de respaldo: escritura, cédula.

Si el error se produce como resultado del levantamiento de datos

se debe proceder de igual manera, si es necesario se debe
corregir la información de los demás clientes afectados.
La identificación de un cliente se realiza por: Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3,

Nivel 4, Nivel 5, que es clave única, se conoce como clave catastral. Es
diferente a la Clave Catastral Municipal.
o Nivel 1, identifica Matriz o Agencia.

o Nivel 2, identifica un sector de organización Municipal
o Nivel 3, identifica un sector de organización del Gestor Comercial.
Disponer de 5 niveles, permite que se organice la información para un

manejo de sectores de una ciudad, en función del ámbito de influencia
del Gestor Comercial. Para los clientes se debe tener otro número de
identificación.
Se debe permitir el cambio de clave catastral, por la incorporación de

nuevos clientes.
Los cambios de la información deben generar un archivo de auditoría

para el control.
Si el cliente dispone de agua o alcantarillado debe tener el número de

cuenta.
El usuario de Catastros podrá actualizar la información y será quien

emita los listados.
Los usuarios de atención al cliente sólo podrán consultar.
Se necesita realizar una aplicación que permita manejar la información

del catastro.
2.1.2.- Diseño
La identificación del Catastro es conveniente que esté en varios campos

para poder obtener información detallada. El nivel 1 es el superior y los
otros son subdivisiones.
Catastro
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
Departamento
Número de cuenta

Nombre del Propietario

Dirección
Intersección
Cisterna, código
Tipo abastecimiento, código
Conexión de agua
Dispone, código
Diámetro, código
Estado, código
Uso, código
Tipo Cliente, código
Medidor de Agua
Dispone, código
Ubicación, código
Número del medidor
Marca, código
Estado, código
Cifras
Número de Familias
Número de Personas
Control de cambios
Clave catastral
Fecha y hora cambio
Tipo de cambio
Dato anterior
Dato Nuevo
Usuario, Programa, Dispositivo
Código.
Código
Descripción
Los campos de la hoja catastral que puedan codificarse deben

almacenarse en tablas.
El mantenimiento del Catastro deberá utilizar las tablas de códigos, con

opción de selección, para garantizar la integridad referencial de la
información y considerando las definiciones del análisis.
2.2.- Módulo de clientes
2.2.1.- Análisis
El levantamiento de la información catastral permite identificar los

clientes que tienen o pueden solicitar los servicios de Agua Potable y/o
Alcantarillado.

En la carga inicial de datos, se debe actualizar el número de cuenta del

cliente. La asignación del número de cuenta es un número formado por
los Niveles 1 al 3 más un ordinal a nivel 3.
Los niveles 4 y 5, se pueden cambiar para reorganizar la información. El

Número de Cliente, es un solo campo.
Para los que tienen el servicio automáticamente se convierten en

clientes
Los clientes Catastrados que solicitan un servicio, se convierten en

Clientes Reales para lo cual se les asigna un número de cuenta.
No se puede realizar el cambio de número de cuenta.
La facturación se efectúa en forma cíclica, un ciclo o corresponde Nivel

1 y Nivel 2.
Los clientes reales son sujetos de facturación para lo cual se necesita

manejar información de: Nivel 1, Nivel 2, Agua potable, Alcantarillado,
valores, forma de pago.
Originalmente todos los cambios se los realiza en la oficina central para

lo cual los abonados deben llenar una solicitud preimpresa en la agencia
y adjuntar la documentación de respaldo, se envía a la oficina central y
se realiza el cambio, previa una inspección si es del caso.
Posteriormente algunas tareas se pueden delegar a las agencias.
Para los cambios se debe registrar quien lo solicita, para lo cual se

necesita una copia de la cédula
Cambio de nombre o dirección: Documento de respaldo la

escritura y cédula.
Cambio de forma de pago: Copia del documento de la cuenta del

abonado.
Cambios de datos de agua potable o alcantarillado: Solicitud
La solicitud de cambio, puede generar cambio de datos de algunos

campos los cuales deben reflejarse en la auditoría de control de
cambios. Para los clientes catastrados no se contempla este
procedimiento en el sistema por cuanto no son sujetos de facturación y
los que soliciten cambios serán los clientes reales.
2.2.2.- Diseño
Cliente
Número de cuenta,

Código de barrio. Barrio al que pertenece la cuenta. Código
Estado del Cliente: Activo o Inactivo
Datos de agua Potable. Factura, Consumo promedio, estado de

la conexión (en servicio, cortado), número de contrato, fecha
contrato, fecha servicio, Forma de cálculo (real-estimado)
Si factura fecha de servicio mayor a cero,

Puede ser que tenga contrato pero todavía no tenga el servicio,
por esa razón se debe manejar independiente del contrato la
facturación. O puede ser que no tenga contrato pero si servicio,
en ese caso numero = 9999 y fecha del contrato la de
actualización
El estado de la conexión es momentáneo, por lo cual el criterio

que se considera es si factura o no
Medidor: Dispone, marca, número, número de cifras, fecha de

instalación, lectura inicial, ubicación, lectura anterior, fecha lectura
anterior, causa de no-lectura anterior, lectura actual, fecha lectura
actual, causa de no-lectura actual.
Datos de alcantarillado: Factura, Base de cálculo (depende de la

política de la empresa, usualmente se factura por alcantarillado
un porcentaje del consumo de agua, pero sí el cliente no tiene
servicio de agua debe tomarse una referencia para el cálculo de
alcantarillado. P.ej. pozos de agua). Consumo base, Estado de la
conexión (en servicio, cortado). número de contrato, fecha
contrato, fecha servicio.
Si factura fecha de servicio mayor a cero
Puede ser que tenga contrato pero todavía no tenga el servicio,

por esa razón se debe manejar independiente del contrato la
facturación. O puede ser que no tenga contrato pero si servicio,
en ese caso numero = 9999 y fecha del contrato la de
actualización
El estado de la conexión es momentáneo, por lo cual el criterio

que se considera es si factura o no
El mismo criterio que agua potable.
Si base de cálculo es agua potable el consumo base es 0

Si base de cálculo no es agua potable el consumo base mayor a
cero.

Datos para Facturación: Estado de cuenta (activo, inactivo), Tarifa

(uso de conexión agua potable), tipo de tarifa, emite factura,
Fecha inicio consumo promedio, consumo promedio acumulado.
Factura contratos, método de cálculo última facturación, meses
de atraso. Fecha último pago, valor último pago, número de
pagos.
Datos para recaudación. Banco (si o no), código de banco, tipo

cuenta, número de cuenta, fecha registro.
Valores.
Valores atrasados: Consumo, alcantarillado, servicios,
intereses financiamiento, interés mora
Valores facturados: consumo, alcantarillado, servicios,

interés financiamiento, interés mora
Otros valores: Anticipo, Pago parcial, Corte.
Saldo servicios. Saldo contrato agua, número de cuotas,

saldo contrato alcantarillado, número de cuotas, saldo otros
servicios, número de cuotas.
IVA
Sistema Hidráulico. Sistema, tanque, línea, sector.
Sistema Alcantarillado. Sistema, Colector, línea, sector
Solicitud de cambio
Cuenta
Tipo de cambio: Datos Generales, Agua / Alcantarillado, Forma
de pago, Valores.
Texto de la solicitud
Nombre de quien solicita
Cédula
Fecha, hora, agencia, usuario recepta
Fecha, hora, agencia, usuario atiende
Control de cambios
Cuenta
Fecha y hora cambio
Tipo de cambio código
Dato anterior
Dato Nuevo
Usuario, Programa, Dispositivo
2.2.3.- Módulo de contratos

2.2.3.1.- Análisis
La empresa ofrece una serie de servicios, que pueden tener un costo,

algunos generan orden de trabajo.
Un servicio puede planificarse que se ejecute en un tiempo dado,

adicionalmente se debe dar la facilidad de pagar a crédito con un
determinado plazo.
Para que un cliente catastrado se convierta en real debe firmar un

contrato, de Agua Potable o Alcantarillado.
A continuación, utilizando los servicios disponibles se ingresa la

información del contrato y las condiciones de pago.
La solicitud del servicio se recepta en el Gestor Comercial, se planifica

cuando se realizará y se asigna el área responsable.
Cuando se ha realizado el servicio se registra en el sistema, para el

caso de contratos de agua, alcantarillado, instalación de medidor.
Contrato de agua: Fecha servicio. Si se instala medidor, los datos del

medidor, lectura inicial, método de cálculo real.
Contrato de alcantarillado: Fecha de servicio, base de cálculo.
Se debe permitir genera un listado de servicios planificados, atendidos
2.2.3.2.- Diseño
Servicios
Código de servicio
Descripción
Genera orden de trabajo, sí o no
Servicio único por cuenta.
Estado del servicio, vigente o no
Fecha Inicio servicio

Fecha fin servicio, para los no vigentes
Tiempo promedio de ejecución.

Cuotas máximo de pago
Valores
Fecha Inicio Vigencia
Valor del servicio
Contrato
Cuenta

Servicio
Número del contrato.
Fecha del contrato.
Valor (toma de la definición del servicio)
Valor contado
Valor crédito
Cuotas de plazo
Interés de Financiamiento, debe calcularse o no
Pagos
Fecha pago contado
Valor pagado crédito
Atención
Fecha planificada atención
Área atiende
Fecha atención. Actualiza en datos del cliente.

Observaciones
Estado Financiero del contrato. Tiene o no saldo

Estado de atención. Atendido o no
Detalle de pagos
Fecha
Tipo de pago. (Comprobante de Ingreso, Facturación)
Banco
Valor Pago
Fecha de pago
2.2.4.- Facturación
El escenario es una nueva Empresa, se debe definir la condición inicial y luego

se van regulando en función de los datos históricos que se tiene.
Se realiza este ejemplo, por cuanto al iniciar un sistema de Información

Gerencial se tiene una información de partida, obtenida de una forma dada, la
misma que debe validarse con la que se obtiene por el sistema, por cuanto es
un nuevo proceso.
2.2.4.1.- Análisis
Este proceso es el más crítico de la aplicación, por cuanto debe tomar la

información de las cuentas del Nivel 1-2 a procesarse para poder: calcular,
emitir la factura y generar la información que se debe enviar a los bancos, se lo
puede realizar el momento que las lecturas están validadas.
Debe contemplarse dos procesos: facturación inicial y facturación normal.

Inicialmente se facturará con promedios y conforme se instalen los medidores

y se disponga de lecturas reales se calculará con esta información.
Los contratos también se deben incorporar al sistema al igual que saldo

atrasado, cortes.
El esquema de facturación es el siguiente:
Los valores pendientes de pago del mes, se acumulan en saldos

atrasados, se inicializa los campos del mes.
Se aplica el valor de anticipo, si es mayor que cero con el mismo criterio

de pagos en la distribución a los valores
Se calcula el consumo de agua y se aplica el pliego tarifario. Se calcula

también alcantarillado y se asigna mantenimiento de la conexión.
Se calcula cuotas de contratos e interés de financiamiento.
Se calcula interés de mora
Número de meses de atraso.
Se graba un registro histórico de la cuenta luego de la facturación.
Se inicializa número de pagos.
Para el cálculo de la facturación debe considerarse:
Clientes a facturar. Estado de la cuenta activo, Factura Agua,

Alcantarillado, contratos. Determinar el consumo de agua con promedio
o real. Consumo de alcantarillado (agua o base de cálculo), Contratos
(Factura contratos).
Tarifa que se debe aplicar. Definir el pliego tarifario y la tarifa vigente.
Tasa de alcantarillado.
Tasa de Intereses de financiamiento y mora
Calendario de facturación. Control de procesos para que se facture el

momento adecuado. El calendario implica la planificación y ejecución de
los diferentes procesos mensualmente para cada Nivel 2, desde la toma
de lecturas hasta el vencimiento.
Forma de recaudar. Cobro normal o débito por medio de bancos.
Emisión de facturas. Los clientes a los que se deben emitir facturas

para entrega a domicilio o débito por banco. Este proceso debe ser

posterior al de facturación, no es conveniente realizar simultáneamente

el cálculo y la emisión por que es muy pesado.
Mensaje en la factura. Cliente normal y cliente en mora.
Este proceso afecta los valores que debe un abonado y utiliza información de
toda la aplicación.
El proceso de facturación se podría realizar cuando ya se han validado las

lecturas. Para que los errores derivados de la toma de lecturas se reduzcan es
necesario realizar el proceso de prefacturación.
El proceso de prefacturación simula el cálculo del consumo de agua y permite

que se obtenga información de los abonados que su consumo real está fuera
de los límites establecidos o tienen un método de cálculo real y no se dispone
de información de lecturas o el consumo estimado acumulado es mayor a cero.
Límite inferior. Si el consumo del abonado es menor que la mitad del consumo
promedio. Este factor se puede parametrizar por la temporada.
Límite superior. Si el consumo del abonado es mayor que el doble del

consumo promedio. Este factor se puede parametrizar por la temporada.
Si el consumo estimado acumulado es tres veces el promedio se debería tratar

de obtener la lectura real para evitar que se tenga que realizar regulaciones a
futuro por la falta de datos de lecturas.
Realizada la prefacturación y efectuados los cambios de ser del caso, para el

caso de errores de lecturas solicitar una inspección para verificar el dato, se
puede realizar la facturación y generar información de resumen de alguna
información (consumos y valores) para que sea analizada con el objetivo de
realizar un control de calidad a fin de certificar el correcto funcionamiento de la
aplicación. Es importante realizar este control de calidad por cuanto las
condiciones de la facturación son susceptibles de cambiar por ejemplo:
abonados, tarifas, tasas de interés, incorporar lecturas, contratos, cortes.
Por seguridad se debe obtener un respaldo de los archivos a ser afectados

para poder reprocesar la facturación si el proceso de análisis detecta que no
estuvo correcta. Si esto sucede y el error es atribuido al sistema, se debe
suspender el proceso y pedir soporte técnico, caso contrario restaurar la
información de los respaldos, realizar la corrección y reprocesar la facturación.
Este reproceso sólo deberá realizarse en casos excepcionales y será de uso

restringido.
El proceso de emisión de facturas debe ser luego que se realizó el análisis de

la facturación lo cual indica que esta todo correcto.

Adicionalmente se debe generar la información para la recaudación por medio

de los bancos.
Pliego tarifario.
La tarifa está en función del uso de la conexión de agua, se la establece

externamente, rige a partir de una fecha y debe manejarse diferenciada
por rangos. Se suele tener un costo fijo de administración para todas las
tarifas.
Tasa de Interés
Los contratos que tienen financiamiento se deben calcular el interés con

la tasa de interés legal vigente.
Los valores de saldos atrasados deben calcularse el interés de mora con

la tasa de interés de mora vigente.
Estas tasas cambian frecuentemente por lo cual se debe tener un

registro histórico por tipo de tasa.
Calendario de procesos
El proceso de facturación comprende algunas etapas para cada Nivel 1-

2. El responsable de facturación debe elaborar el calendario
mensualmente.
Los diferentes procesos toman como base la información del calendario

que se está ejecutando para permitir que se activen algunos procesos,
en importante manejar el calendario por la secuencia de procesos que
deben ejecutarse.
Se tiene un calendario con fechas programadas y fechas ejecutadas de

los procesos, para realizar análisis.
Resumen de facturación
Periodo Año y mes

Nivel1, Nivel2, Nivel 3
Número de clientes
Metros cúbicos (reales, estimados, estimados-acumulados)
Valores atrasados (agua, alcantarillado, contratos, interese)
Valores facturación mes (agua, alcantarillado, contratos, interese)
2.2.5.- Recaudación
2.2.5.1.- Análisis

La recaudación se realizará por medio de los bancos que tengan convenio por
medio de débito directo de una cuenta o pago en ventanilla, el intercambio de
información será por un medio magnético en un archivo con un formato
definido.
Se debe enviar información de la facturación, abonado con el valor que debe

y el banco envía información de los valores recaudados a cada abonado.
Con la información de los valores recaudados se debe procesar para afectar a

la cuenta del abonado aplicando el orden en que deben abonarse el valor
pagado en los diferentes rubros que tiene deuda el abonado.
Orden de aplicación
Valor Pagado + Anticipo
Anticipo = 0
Valores atrasados:
interés mora
interés financiamiento
Corte
Coactiva
Mantenimiento conexión
Agua
Alcantarillado
Servicios
Valores mes
interés mes
interés financiamiento
Mantenimiento conexión
Agua
Alcantarillado
Servicios
Si aplicado estos conceptos existe un saldo, se suma a Anticipo.
Si un abonado desea que se debite directamente de una cuenta debe solicitar

el servicio y adjuntar un documento para verificar la cuenta corriente o de
ahorros de la cual solicita el débito.
El titular de la cuenta en el banco puede ser diferente al que tiene el servicio de

agua.
Enviada la información al banco para el cobro, esta entidad realiza el débito de

la cuenta si tiene fondos, caso contrario no efectúa el pago de la factura y se le
excluye al cliente del convenio de pago por bancos a partir de la siguiente
facturación. El banco debe enviar información de los clientes a los cuales ha
cobrado y el documento de respaldo del crédito en la cuenta corriente de la
empresa de agua.

La información recibida del banco, número de abonado, nombre y valor debe

ser procesada en el sistema, si existe algún registro que no existe en el
sistema del Gestor Comercial se debe generar un listado y solicitar al banco
corregir este dato incorrecto.
Los registros válidos se procesan y de los incorrectos el banco debe enviar un

nuevo archivo a procesar. Los costos derivados por el error del banco no
serán regulados por el sistema (Sí se factura y no estuvo registrado el pago del
cliente con problema)
Para los clientes que pagan en ventanilla, el banco envía información número
de abonado, nombre y valor deben ser procesadas en el sistema, se procede
igual que los que tienen convenio de pago.
Procesada la información enviada por el banco, remite información del total

recaudado y detalle de los pagos, se actualiza información a los abonados y
se graba el valor total procesado y para cada registro de detalle si fue
procesado o no.
Por lo que se debe tener un registro de los valores en tránsito, que

corresponden a los clientes que pagan en el banco y tienen problema de
número de abonado inexistente. Una vez corregido el problema se aplica el
pago
Adicionalmente se debe considerar el caso de los errores originados por el

número de cuenta de agua incorrecta enviado por el banco, el pago
corresponde a otro abonado, el cliente debe presentar un reclamo, verificar si
el pago se efectúo y proceder a regular con la opción de mantenimiento de
clientes valores y forma de pago.
Si el banco envía información duplicada, se debe regular al abonado afectado,

una vez que se ha notificado del particular.
2.2.5.2.- Diseño
Cliente. Se especificó en módulo

Datos para recaudación. Banco (si o no), código de banco, tipo cuenta,
número de cuenta, fecha registro
Débito directo envío banco

Cabecera
Banco
Número de facturas
Valor total
Fecha
Detalle
Cuenta abonado

Nombre
Valor a pagar
Tipo cuenta banco
Número cuenta banco
Débito directo regresa banco

Cabecera
Banco
Número de facturas cobradas
Valor total cobrado
Fecha
Número de documento depósito
Estado. Ingresado, procesado correcto, procesado errores.
Número facturas procesadas correcto
Valor procesado correcto
Detalle cuentas cobradas
Cuenta abonado
Nombre
Valor pagado
Tipo cuenta banco
Número cuenta banco
Estado: ingresado, procesado correcto, procesado error
Pago por bancos envío

Cuenta abonado
Nombre
Valor a pagar
Fecha límite pago
Pago por bancos regresa

Cabecera
Banco
Número de facturas cobradas
Valor total cobrado
Fecha
Número documento de depósito
Estado: ingresado, procesado correcto, procesado error
Valor total procesado correcto
Número de facturas procesadas correcto.
Detalle
Cuenta abonado
Nombre
Valor pagado
Pagos en tránsito
Fecha
Banco
Número de depósito
Origen (débito directo, pago ventanilla)

Cuenta abonado
Nombre
Valor pagado
Fecha solución
Estado: ingresado, procesado
2.2.6.- Lecturas
2.2.6.1.- Análisis
El proceso de facturación de un Nivel 1se inicia con la toma de lectura,

el proceso de lecturas se puede esquematizar de la siguiente manera:
Generar listado y archivo de lecturas del Nivel 1-2 para ese año y
mes
Tomar las lecturas
Ingresar las lecturas tomadas.
Listado de lecturas ingresadas
Validar las lecturas, para corregir errores de digitación
Lecturas listas.
Las lecturas se toman por Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3, Nivel 4 y Nivel 5, en

función de la clave catastral cambia la secuencia catastral por secuencia
de lectura, para los abonados que están activos, que se factura agua,
método de cálculo real y que tienen medidor, se necesita información
de: cuenta, nombre, dirección, numero de medidor, marca, ubicación, la
fecha de lectura anterior, causa de no lectura, valor de lectura, consumo
promedio acumulado. Se debe tener información de la fecha de la
lectura, causa de no lectura, valor de la lectura.
Se genera un archivo, borrando la información del periodo anterior.
El ingreso de las lecturas tomadas debe ser de los mismos clientes que
se generaron los listados, por cuanto desde la emisión de los listados
hasta que se realice el proceso de digitación pudieron cambiar los
clientes y se presentaría un problema el momento de digitar.
Al digitar se debe validar, si se tomó la lectura: que no sea inferior a la

lectura anterior.
Para realizar un control de calidad, se puede emitir un listado de las

lecturas ingresadas.
Se deben validar las lecturas para lo cual se genera un listado de

posibles inconsistencias: lecturas no tomadas, consumo mayor que
límite superior (tres veces el consumo promedio), consumo menor que
límite inferior (mitad del consumo promedio). Se simula el proceso de
cálculo del consumo que se utiliza en la facturación, regulando el
consumo promedio acumulado.

Estos límites deben ser variables en función de la temporada: límite

superior y límite inferior, se lo realiza con los parámetros del sistema.
Corregidos los errores, se tienen las lecturas listas para el proceso de

facturación.
En el proceso de facturación se debe manejar los siguientes criterios.
Si un cliente tiene dos meses consecutivos lecturas, y tenía

método de cálculo estimado, la primera vez se actualiza el
método de cálculo como real y se inicializa el consumo promedio
acumulado en cero.
Si un cliente no tiene medidor, la causa de no lectura es no tiene

medidor, se actualiza el método de cálculo como estimado y se
inicializa el consumo promedio acumulado en cero.
El control de la ejecución de estos procesos se realiza utilizando el

calendario de facturación del mes en proceso.
2.2.6.2.- Diseño
Lecturas
Año y mes
Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3, Nivel 4 y Nivel 5
Cuenta
Fecha lectura anterior
Causa no lectura anterior
Valor lectura anterior
Fecha lectura actual
Causa no lectura actual
Valor lectura actual
1.- Generar archivo para toma de lecturas y listado

2.- Ingreso de datos
3.- Validación datos ingresados
4.- Consistencia de datos
2.2.6.3.- Calendario de procesos
Se utilizan los principios de sincronización de procesos de Sistemas Operativos

para el manejo de Bloqueos Mutuos y la secuencia de Ejecución de Procesos,
a fin de determinar la transición de estados.
Los procesos tienen unos estados y se puede ir de uno a otro si se cumplen

algunas condiciones.
2.2.6.3.1.- Análisis

La facturación debe realizarse por Nivel 1 para lo cual se establece un

calendario de facturación por año y mes.
Determinado el calendario para cada Nivel 1 se ingresa al sistema y se

aprueba. Todos los procesos para la facturación se realizan en función
del calendario, para que el usuario responsable de los procesos tenga
control completo de todas las tareas y lograr el control en la secuencia
de ejecución del calendario.
El formato del calendario se definió en el módulo de facturación.
Toma de lecturas. Si el estado es ingresado se puede ejecutar el

proceso de toma de lecturas. Genera el archivo de lecturas para ese
año y mes y los listados para la toma de lecturas. El estado se actualiza
como LET.
Ingreso de lecturas. Si el estado es LET, LEI o LEV se permite el

ingreso de lecturas para ese Nivel 1-2 y obtener listado para control de
calidad. Finalizado el control de calidad se debe ejecutar este proceso
y se actualiza el estado como LEI.
Lectura validada. Si el estado es LEI, se puede emitir el listado para la

validación, al concluir el proceso de validación de lecturas se debe
actualizar el estado como LEV. Si se actualizó a este estado se puede
reversar y el estado es LEI lo cual permite ingresar lecturas.
Prefacturación. Si el estado es LEV se puede ejecutar el proceso, que

permite obtener un listado del consumo con el cual se facturaría al
abonado, si es del caso se debe corregir la lectura tomada. Terminada
la validación se debe ejecutar este proceso y el estado es PRE. Se
bloque el ingreso de lecturas, se puede reversar este proceso y el
estado es LEV.
Corte. Este proceso se lo puede realizar recién luego de dos meses de

facturación en el sistema. Se puede ejecutar este proceso si no se ha
realizado la facturación y si no se ha ejecutado el proceso de corte
antes. Este proceso es independiente del de lecturas, por lo cual no se
realiza un control de procesos previos y no se actualiza el estado del
calendario. En función de la política de cortes se genera el valor del
corte y el listado para cortes.
Facturación. Si el estado es PRE y se han procesado los cortes se

puede realizar la facturación, el estado se actualiza como FAC.
Realizado el control de calidad sin novedad y si el estado es FAC se
pueden generar las facturas a ser impresas.

Emisión Factura. Concluida la impresión de las facturas generadas, se

actualiza este estado como FEM y se registran el número de facturas
emitidas.
Entrega Factura. Si el estado es FEM se puede actualizar la fecha en la

cual se concluyó la entrega de facturas y el estado se actualiza como
FET.
Fin. Si el estado es FET, al ejecutar este proceso se finaliza el Nivel 1-2

y ya no se puede realizar nada, el estado se actualiza como FIN.
2.2.7.- Información económica
2.2.7.1.- Análisis
El sistema comercial maneja información de valores que debe el

abonado y los pagos realizados, esta información debe registrarse en un
sistema contable en función del plan de cuentas y transacciones
definidas de manera que permita evaluar la situación económica de la
empresa en su relación con los clientes.
Se deben considerar los siguientes procesos:
Facturación del mes: los valores facturados en el mes de cada

Nivel 1-2.
Pagos: valores pagados en los bancos, valores en tránsito y

valores aplicados a los abonados, para cada uno con detalle de
los campos que han sido afectados, para cada pago del banco
procesado.
Conversión de cartera: los valores facturados en el mes y que no

han sido cancelados se convierten en cartera vencida.
Contratos. Los valores de los contratos a crédito que se han

realizado diariamente.
Saldos de fin de mes: Valores de los los abonados que se tiene a

fin de mes, se utiliza para cuadrar con el sistema de contabilidad,
por cuanto los ajustes por regulaciones no se registran como
transacciones.
3.- Información Gerencial
Para cada módulo del Gestor Comercial se debe generar información

estadística, lo que permitirá organizar el Data Warehouse sobre el cual
funcionará el Sistema de Información Gerencial.

Un Gestor Comercial define los objetivos, en base al análisis de la información

puede planificar las acciones estratégicas que le permitan llegar a esos
objetivos.
En base a los módulos planteados, defina las metas que se desea lograr y
analice si con la información de base es posible realizar.
Estructure el Sistema de Información Gerencial que necesita para tomar las

decisiones.
Analice que información adicional se debe incorporar para obtener los datos
que necesita la Administración.
Recuerde, según información publicada en Wikipedia.
“Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas,

tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de
información- orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS
(también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information
System) se diferencian de los sistemas de información comunes en que para
analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades
operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente
utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información
vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por
ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y Sistemas de
información para ejecutivos). “

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Universidad Central del Ecuador

Facultad de Ingeniería – Escuela de Ciencias

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2.2.- Módulo de clientes

El levantamiento de la información catastral permite identificar los

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Los niveles 4 y 5, se pueden cambiar para reorganizar la información. El

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Los clientes Catastrados que solicitan un servicio, se convierten en

No se puede realizar el cambio de número de cuenta.

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