Ficha del proceso Gestin de Documentos:

Ficha del Proceso Gestin de Documentos

En la ficha del proceso Gestin de Documentos que ves en la imagen de esta pgina puedes ver cmo se
define la misin del proceso Definir el sistema de elaboracin y control de los documentos que forman parte
del SGC de la empresa, que asegure una gestin correcta de los mismos.
Las actividades que conforman este proceso, como podrs imaginar, son:

Propuesta de creacin de documentos

Elaboracin de borradores

Revisin y Aprobacin de borradores

Edicin y Archivo de originales

Modificacin de la Lista de Documentos en Vigor

Creacin y Derogacin de Listas de Edicin de Copias Controladas.

Entrega de Copias Controladas

Recogida y Destruccin de Copias Obsoletas

Archivo de Originales Obsoletos

Gestin de Documentos Externos

Gestin de Copias no controladas

Codificacin de Documentos.

Adems, se designa a todo el personal de la empresa como responsables de seguir este proceso, con un
nfasis especial en el Responsable de Gestin de Calidad.
Las entradas y salidas de este proceso son claras. Como entradas tenemos las propuestas de creacin,
modificacin y derogacin de documentos del sistema de gestin de la calidad. Y como salida, Documentos
actualizados, controlados y dispuestos en sus puntos de uso.
Los procesos relacionados con el de gestin de documentos del sistema, son todos aquellos en los que surja
la necesidad de crear documentos o sencillamente la necesidad de controlar los existentes, ya sean internos
o externos.
Tambin en esta ficha vemos los recursos y necesidades del proceso. Procesador de textos, lista de
documentos en vigor, listas de distribucin de documentos, archivo para documentos, sello para marcar
originales y acceso a intranet.
Los registros que facilitarn el control del proceso sern, los propios documentos originales, la lista de
documentos en vigor y las listas de distribucin de documentos. Adems se indica el cdigo identificativo de
estos registros.
Los indicadores que nos darn una idea del buen funcionamiento del proceso sern:

Nmero de incidencias por incorrecta elaboracin de documentos

Nmero de incidencias por incorrecta distribucin de documentos

Nmero de incidencias por falta de actualizacin de documentos

Nmero de incidencias por uso de documentos obsoletos

Nmero de incidencias relacionadas con el proceso abiertas en auditorias externas

Nmero total de incidencias relacionadas con el proceso abiertas en auditorias.

Finalmente se indica el ttulo del documento aplicable, en este caso, el procedimiento de Gestin de
Documentos, y se indica su codificacin.