Introduccin a la metodologa

BPM

SEMANA 1

[ AUTOMATIZACIN DE PROCESOS BPM ]

OBJETIVO UNIDAD 1:

Introducir al estudiante a la automatizacin de procesos por medio de la metodologa BPM y
el Enfoque por procesos de negocio.

INTRODUCCIN A LA METODOLOGA BPM (BUSINESS

PROCESS MANAGEMENT)

NDICE

1. Introduccin
1.1 Introduccin a la metodologa BPM.
1.2 Metodologas CPI
1.3 Metodologa BPM
1.3.1 Dimensiones de la metodologa BPM
2. Algunas Ventajas de la metodologa BPM
3. Bibliografa

1. INTRODUCCIN
La metodologa BPM (Business Process Management), o ms conocida como Gestin de
Procesos de Negocio es una herramienta que estn adoptando las compaas a nivel mundial,
con el objetivo de conseguir la flexibilidad y agilidad necesarias para adaptarse a los rpidos y
continuos movimientos del mercado, gestionar los riesgos operacionales y financieros, e
incrementar a su vez la rentabilidad empresarial y la satisfaccin de sus clientes.

Por lo tanto, y basados en la premisa anterior, durante esta unidad estudiaremos qu es esta
metodologa y qu son los enfoques por procesos de negocios y podremos entender las
ventajas que ofrece esta herramienta.

METODOLOGA

Durante el desarrollo del mdulo, estarn disponibles los diferentes recursos que nos
permitirn abordar esta nueva metodologa.

Dentro de las habilidades que debe tener un ingeniero industrial est la capacidad para
diagnosticar y evaluar los conceptos tericos aprendidos y aplicarlos en las organizaciones.

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Para entender los conceptos, se deben realizar las diferentes actividades semanales, con el
objetivo de lograr un adecuado aprendizaje de las diversas unidades y, por consiguiente, una
clara comprensin y aprendizaje del mdulo.

2. INTRODUCCIN A LA METODOLOGA BPM

En la actualidad, los directivos de las organizaciones se han percatado de la importancia de
los procesos que se realizan en las diferentes reas y de cmo el rendimiento de estos
procesos afecta la efectividad, la eficacia y la eficiencia de sus operaciones internas y
externas. Adicionalmente, y debido a la globalizacin y a las tecnologas de la informacin IT
(Information Technology), por sus siglas en ingls, los procesos de las organizaciones deben
presentar ciertos grados de flexibilidad a los cambios del mercado y de su entorno, con el
objetivo de responder a estos y tener ventajas competitivas.

Por esto se ha presentado una masificacin en la utilizacin de metodologas utilizadas para
el mejoramiento continuo de los procesos, con el objetivo de analizar cada uno de estos y
disear unos nuevos que sean eficientes o redisear procesos actuales, con el objetivo de
mejorar su desempeo.

Estas metodologas, denominadas CPI (Continuous Process Improvement) por sus siglas en
ingls, han sido de vital importancia en la operacin actual de las organizaciones.

2.1 METODOLOGAS CPI

Las metodologas ms utilizadas y conocidas son:
-

Six Sigma: es una metodologa que utiliza herramientas estadsticas para la

caracterizacin y el estudio de los procesos, de ah el nombre, ya que sigma es
la desviacin tpica que da una idea de la variabilidad en un proceso y el objetivo de la
metodologa es reducir sta, de modo que el proceso se encuentre siempre dentro de
los lmites establecidos por los requisitos del cliente.

El objetivo de Six Sigma es reducir la variacin de salida de los procesos en largos
periodos de tiempo lo cual deber resultar en no ms de 3.4 defectos por milln de
oportunidades (DPMO). Para procesos con solo un lmite de especificacin
(superior o inferior), esto resulta en seis desviaciones estndar del proceso entre la
media del proceso y el lmite de especificacin del cliente. (De aqu el trmino 6
sigma). Para un proceso con dos lmites de especificacin (superior e inferior) esto se
traduce a un poco ms de seis desviaciones estndar entre la media y cada lmite de
especificacin en la que el porcentaje de defectos totales corresponde al equivalente
de seis desviaciones estndar del proceso.

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Six Sigma pone siempre primero al cliente (interno o externo) y se basa en datos
objetivos para impulsar mejores resultados e incrementar la calidad y la eficiencia.

Fue iniciado en Motorola el ao 1982 por el ingeniero Bill Smith, como una estrategia
de negocios y mejora de la calidad, pero posteriormente mejorado y popularizado por
General Electric. Los resultados para Motorola hoy en da son los siguientes:
Incremento de la productividad de un 12,3 % anual; reduccin de los costos de mala
calidad sobre un 84,0 %; eliminacin del 99,7 % de los defectos en sus procesos;
ahorros en costos de manufactura sobre los Once Billones de dlares y un
crecimiento anual del 17,0 % compuesto sobre ganancias, ingresos y valor de sus
acciones.

Dentro de los beneficios que se obtienen del Seis Sigma estn: mejora de
la rentabilidad y la productividad. Una diferencia importante con relacin a otras
metodologas es la orientacin al cliente.
-

TQM (Total Quality Management): TQM (Total Quality Management) por sus siglas en
ingls supone la integracin de todas las funciones y procesos de una organizacin,
con el fin de lograr la mejora continua de la calidad de los bienes y servicios que
suministra para de este modo garantizar la satisfaccin de los clientes. Esta
estrategia de gestin fue desarrollada en las dcadas de 1950 y 1960 por las
industrias japonesas, a partir de las prcticas promovidas por los expertos en materia
de control de calidad W. Edwards Deming y Joseph Juran.

La TQM puede ser entendida como la filosofa de direccin que abarca a todas
aquellas actividades a travs de las cuales se satisfacen las necesidades y expectativas
de los clientes, de los empleados, de la comunidad en general.

Adicionalmente, los objetivos de la organizacin, son satisfechos de la forma ms
eficiente y eficaz posible al maximizar el potencial de todos los empleados a travs de
su participacin y colaboracin en la bsqueda continua de mejora.
Los componentes de la TQM son:

Orientacin al cliente
Liderazgo y participacin total
Control estadstico del proceso
Mejora continua.

Reingeniera: La Reingeniera se puede definir como el rediseo radical y Re-

concepcin fundamental de los procesos de negocios para lograr mejoras dramticas
en medidas de desempeo tales como en costos, calidad, servicio y rapidez.

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Por lo tanto se trata de una Re-concepcin fundamental y una visin holstica de una
organizacin. Cuando se realizan preguntas como: por qu hacemos lo que
hacemos? y por qu lo hacemos como lo hacemos? Obtenemos como resultado la
interiorizacin de los procesos organizacionales.

La reingeniera de procesos es radical hasta cierto punto, ya que busca llegar a la raz
de las cosas. No solamente trata de mejorar los procesos, sino y principalmente,
busca reinventarlos, con el fin de crear ventajas competitivas.

Las metodologas mencionadas anteriormente, buscan el mejoramiento de los procesos por
medio de las mediciones continuas de los procesos. Estas mediciones se denominan BAM
(Business Activity Monitoring) por sus siglas en ingls, hasta obtener mediciones que
permitan establecer la eficiencia de las metodologas aplicadas a los procesos, por medio de
Indicadores que midan los resultados denominados KPI (Key Performance Indicators).

Pero, si ya hemos definido algunas metodologas que permiten cuantificar y mejorar el
rendimiento de los procesos de negocio, entonces Qu ser BPM? Ser una nueva
metodologa? Por qu esta nueva metodologa est teniendo tanto xito a nivel mundial?
Cul es su diferencia con las metodologas anteriormente expuestas? A continuacin se da
respuesta a estos interrogantes.

2.2 METODOLOGA BPM

BPM se puede definir como un conjunto de metodologas, herramientas y tecnologas
utilizados para disear, representar, analizar y controlar procesos de negocio.

Teniendo en cuenta la definicin dada anteriormente, podramos concluir que la nica
diferencia con las metodologas CPI presentadas anteriormente es el uso de la tecnologa,
pero se debe aclarar que esto es un error muy comn. BPM no solamente consiste en una
solucin tecnolgica, realmente, est bastante lejos de ser eso.

BPM es un conjunto de tecnologas, herramientas, metodologas y disciplinas de gestin, y,
cmo nuestro principal objetivo es gestionar los procesos, ese conjunto nos va a permitir
identificar procesos clave en las organizaciones, modelarlos, ejecutar los procesos y
automatizacin. Con esto, podremos analizar el comportamiento de estos, controlar la
ejecucin de los procesos y realizar actividades en busca de una mejora continua y
optimizarlos.

Hay que tener en cuenta que, cuando hablamos de la automatizacin de los procesos de
negocio, hacemos referencia a que estas tareas ya no van a ser realizadas de forma manual,
sino que, por medio de una Suite de BPM (Conocida como BPMS), los procesos de negocio

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se van a relacionar con los sistemas de informacin empresariales, obteniendo informacin

en tiempo real por los administradores de los procesos. Esto es de vital importancia, ya que,
al realizar las actividades de forma automatizada, se pueden generar estadsticas y reportes
en los momentos necesarios y tomar las medidas necesarias cuando se requieran. BPMS es la
suite de tecnologas BPM, lo que incluye todos los mdulos funcionales, las capacidades
tcnicas y la infraestructura de apoyo, integradas en un nico entorno que realiza todas las
funciones de la tecnologa que soporta la metodologa BPM.

2.2.1 DIMENSIONES DE LA METODOLOGA BPM

La metodologa BPM se basa en 3 dimensiones. Estas son:

1. La dimensin de Valor: Cuando utilizamos e implementamos la metodologa BPM,
estamos buscando alinear todos los procesos de la organizacin con los objetivos y
estrategias definidos por la gerencia. Haciendo esto, buscamos crear ms valor en el
negocio al que se dedican las organizaciones, por medio de la creacin de valor para
los clientes internos y externos.

Se genera valor para los clientes internos ya que la interaccin de los colaboradores
de la organizacin es necesaria para generar el mejoramiento continuo de los
procesos de negocio, ya que estos son los directamente implicados en la operacin.
Adicionalmente, cuando los procesos son automatizados, se obtienen menores
tiempos de respuesta y el flujo de informacin es ms eficiente, lo que permite
responder ms rpidamente a los cambios del mercado, lo que significa mejores
resultados por parte de la organizacin, que significa mayores outputs o salidas de los
procesos y se traducen en mayores beneficios para el cliente externo.

2. La dimensin de la transformacin: Cuando hablamos de esta dimensin, hacemos
referencia a la transformacin de insumos (Pueden ser materias primas, solicitudes,
personas, etc.) con el objetivo de que pasen por una serie de actividades relacionadas
y con un orden y una secuencia lgica. Al realizar este conjunto de actividades,
tenemos un proceso de negocio y mientras ms efectiva sea esta transformacin, con
mayor xito se crea valor.

Por medio de la metodologa BPM, los procesos de negocio son ms efectivos, ya que
se fomenta la automatizacin adaptativa y la coordinacin de personas, informacin y
sistemas por medio de la respuesta y adaptacin continua a eventos en tiempo real.

Adicionalmente, son ms transparentes porque puede visualizar de forma directa
todos los elementos del diseo de los procesos como el modelo, flujo de trabajo,
reglas, sistemas y participantes as como su rendimiento en tiempo real.

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Adems, los procesos de negocio son ms agiles, ya que la metodologa proporciona
agilidad en los procesos al minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para traducir
necesidades e ideas en accin.

3. La dimensin de la Capacitacin: La dimensin de capacitacin es una de las ms
desarrolladas y potencializadas con esta metodologa, ya que genera en los
colaboradores de la organizacin una cultura de mejoramiento continuo, lo que se
traduce en mayores conocimientos en los procesos de negocio, generando no solo
personal ms capacitado, sino fuentes en generacin de ideas en el mejoramiento
continuo.

Estas 3 dimensiones se relacionan directamente, ya que la metodologa permite que las
organizaciones y los usuarios interacten y participen activamente en el desempeo de los
proceso de negocio. A continuacin se presenta esta relacin:



















Ilustracin 1 - Dimensiones de la Metodologa BPM

BPM

Dimensin de
Valor

Dimensin de la
Transformacin
Dimensin de la
Capacitacin

3. ALGUNAS VENTAJAS DE LA METODOLOGA BPM

Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, nos damos cuenta que la metodologa BPM
involucra herramientas de mejoramiento de los procesos de negocio con la tecnologa.

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Cuando se realiza esta mezcla, buscamos automatizar los procesos de negocio, obtenido
algunas ventajas como:

Mejora la atencin y servicio al cliente.

Disminuye drsticamente el tiempo de transferencia de trabajo, informacin y
documentos entre actividades.
Asegura la continua participacin y colaboracin de todo el personal en el proceso.
Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestin y optimizacin de procesos.

4. BIBLIOGRAFA

Laudon & Laudon. Management information systems. Chp. 14 (14.2).

Romero, E. Emerging Trends Business Process Management. October 2008.
Bruce Silver Associates. The BPMS value proposition. Industry trend reports. January
2007.
http://www.bpm.com/what-does-bpm-actually-mean.html

Resea (resumen):

Con esta lectura se da una breve introduccin de lo que es la metodologa BPM.
Adicionalmente, se presenta la diferencia entre las metodologas existentes en la actualidad
y que es lo que destaca a BPM como un impacto a nivel mundial. Adicionalmente, se
presentan algunas de las ventajas de implementar esta metodologa para el mejoramiento y
la automatizacin de los procesos de negocio

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